Verslag Raad van Beheer GC Colomba

Transcriptie

1 Verslag Raad van Beheer GC Colomba Datum: 21 maart 2006 Aanwezig: zie aanwezigheidslijst 1. Goedkeuring van de agenda De agenda wordt goedgekeurd 2. Goedkeuring van het verslag van de Raad van Beheer van Het verslag wordt goedgekeurd 3. Opvolging van het verslag van de Raad van Beheer van Marcel heeft bij Stef Ryckmans geïnformeerd naar de ontbrekende podiumelementen van het overgenomen concertpodium van Conek. Stef ging navraag doen en heeft nog niets aan Marcel laten weten. Het steekkarretje is nog steeds niet terug. Guido zal hiervoor zorgen. Ingrid zegt iets over de situatie onder het podium. Zowel het opbergen van het materiaal van Hellespot als dat van t Akkosjeke is nog niet helemaal in orde. Maar ze hebben al stappen ondernomen waardoor het eerstdaags wel in orde zal zijn. Het parkeren van vrachtwagens is sterk verminderd Er zijn te weinig of te kleine afvalcontainers. Er worden vaak zakken naast gezet. Het gaat gedeeltelijk over sluikstorten. De containers zouden misschien vaker leeg gemaakt (ze komen maar om de twee weken dit afval ophalen) moeten worden. Er moet een extra container bijgekocht worden. Hoe komen de ophalers van het afval aan een sleutel om de container open te doen. Kan de beschadigde tafel hersteld worden via de verzekering van de school? Freek vraagt dit na. Guido zegt dat het nog steeds de bedoeling is dat GC Colomba deelneemt aan de Dag en Nacht Applaus (de opendeurdag van alle cultuur- en gemeenschapscentra in Vlaams-Brabant) op zondag 24 september Freek zegt dat er die zondagnamiddag een familievoorstelling zal georganiseerd worden: Beestebende van Leporello. De opvolging van het drankverbruik loopt terug vlot. 4. Mededelingen Freek is papa geworden van een derde kindje. 1

2 Er zal binnenkort een opleiding geluid- en lichttechniek worden opgezet. Er wordt een informatief artikel uitgedeeld met alle praktische informatie. Willy zegt hij aan deze cursus meewerkt. De cursus wordt gegeven door FLS uit Strombeek-Bever. Ingrid deelt mee dat ze DKO niet meer zal vertegenwoordigen in de OCR. De andere vier leden van de raad die wel deel uitmaken van de OCR moeten maar af en toe de stem van GC Colomba laten horen en bij ons verslag uitbrengen. 5. Beknopte verslaggeving van het bureau en de commissies a. Bureauvergadering 17 februari en 17 maart 2006 Er werd onder andere gesproken over het al dan niet terugbetalen van waarborgen en de op te volgen werken. Al de rest komt op één of andere manier in deze vergadering terug aanbod. b. Commissie programmering: niet meer samengekomen Guido en Freek hebben al gesproken over Dag en Nacht Applaus c. Commissie administratie en informatie Willy zegt dat de commissie al een tijdje geen vergaderingen meer heeft gehad. Maar er is wel heel wat werk geleverd zoals de aanpassing van de website en de update van de klankinstallatie (zie bijlage 1). Er is ondertussen de mogelijkheid om op verschillende plaatsen de micro s te gebruiken en om radio te laten spelen (Radio Donna) met bediening ter plaatse en dus zonder de regiekamer te moeten betreden. De huurder die van de radio gebruik maakt moet zorgen dat hij in orde is met een eventuele Sabamvergunning. Een volgende update zou zijn de aankoop van enkele monitors om op het podium te plaatsen. Willy is aan het onderzoeken hoe de podiumverlichting kan verbeterd worden met kleurverlichting, volgspots, extra spots, Dit zal gebeuren in samenwerking met Luk. Willy deelt mee dat hij de vraag heeft gekregen van Bose om een tevredenheidsverklaring te ondertekenen. Willy is zeer tevreden. De raad geeft toestemming om positief te reageren. Het gemeentebestuur zal dit ondertekenen. Er zullen schema s opgemaakt worden die in de zalen hangen en waarop staat hoe de zaal moet geschikt worden na gebruik. d. Commissie infrastructuur Er is een herstelling geweest van lampen. Er zijn tafels nagekeken. De opslag in de ruimte onder het podium werd opgevolgd. Er wordt gewacht op het plaatsen van de inclinometers op de filters (deze liggen klaar in het gebouw). Willy heeft dit al aan heel wat mensen en diensten gevraagd maar er is nog niets gebeurd. 2

3 Niemand weet hoe de temperatuur hoger en lager moet gezet worden. Dit blijkt geen opdracht te zijn voor Ackermans. Wie doet het dan wel. Luk is nu bezig met een registratie van de temperatuur van de verschillende lokalen. Hij zal hierover een verslag maken. Hoe gebeurde dit in het verleden. André zegt dat dit werkt met een eenvoudige thermostaat. Luk betwijfelt of het op zo n eenvoudige manier kan geregeld worden. De firma TA-Controle zou moeten langskomen. Chris van Openbare Werken heeft beloofd dat dit zou gebeuren. Het gebouw zou een groot onderhoud moeten krijgen vooral van de moeilijk bereikbare plekken. Zeker het podium zou een speciale onderhoudsbeurt moeten krijgen. De timer van de buitenlampen die in de grond zitten is niet goed afgesteld. Er zijn wat problemen geweest met gebruik van de sterke toestellen in de keuken waardoor de zekeringen sprongen. Via het gebruikersreglement zal aan de huurder duidelijk gemaakt worden dat dergelijke toestellen niet kunnen in de keuken. Het bureau stelt voor dat voor alle materiaal dat binnengebracht wordt eerst toestemming moet gevraagd worden aan het bureau. Willy stelt voor om dit enkel te vragen voor toestellen met een groot vermogen (vb 400 watt). Op de stopcontacten zou het maximum vermogen moeten vermeld worden. Dit punt heeft wat te maken met hoe de keuken in de toekomst kan gebruikt worden. Marcel zegt dat de keuken enkel kan gebruikt worden voor die zaken waarvoor er materiaal is. Er zijn ondertussen deuren aan de keukenkasten geplaatst. Bijna alle klein materiaal is hierin nu opgeslagen volgens bijgevoegd schema. (zie bijlage 2). Er is dus nu gerief voor 580 personen (koffie en taart) en voor 180 personen (borden en couverts voor koude of warme maaltijd). De vraag is of er meer gerief moet zijn voor warme en koude maaltijden. De raad vindt dat dit niet nodig is voor grotere groepen. Moet de koelinstallatie van de achterste tapkranen hersteld worden? Deze installatie wordt nooit gebruikt en is ondertussen al redelijk oud waardoor een herstelling zinloos is. Volgens Willy wordt deze oude installatie nog steeds gekuist. Dit moet nagegaan worden en indien dit het geval is moet aan de firma gezegd worden dit niet langer te doen. Luk vraagt naar de situatie van de verlichting. Marcel zegt dat drie weken geleden de testen op de verlichting hebben plaatsgevonden. Er wordt nu gewacht op nieuws van de raadsman van de gemeente. e. Commissie financiën De commissie staat op non-actief. Volgend jaar zal deze commissie misschien toch een taak hebben voor het beheer van het geld voorzien voor kleine aankopen (1.000 euro). Nu komen de facturen rechtstreeks bij de gemeente terecht. e. Enkele uit te voeren werken en geplande aankopen Ingrid vult de lijst van de reeds hierboven vermelde uit te voeren werken en geplande aankopen aan met hetgeen volgt en op het bureau opgesteld is. Enkele werken: - plaatsen van een kurken wand in de gang om affiches op te hangen - het korter snoeien van de hagen aan de parking - er liggen enkele paaltjes in de haag; deze moeten rechtgezet worden - er moeten nog handvaten op de keukenkastjes geplaatst worden 3

4 - de noodverlichting zou eigenlijk beter veiligheidsverlichting zijn (deze brand permanent): eerst advies van de preventiedienst aanvragen - elektromagneten plaatsen op de branddeuren van de keuken - herstellen tegels (zaal en trappen) - vervangen lamp keldertrap - grondig reinigen podium - herstellen van podiumdoek - sluiting van de deuren van de kruipruimte herstellen - sticker parkeerverbod aanbrengen aan buitendeur van de grote zaal en aan de laadkaai Enkele geplande aankopen: - spreekgestoelte - een mobiele tv-video-dvd-combinatie kopen (de gemeente betaalt nu kabelaansluiting die niet gebruikt wordt) - nieuwe PC aankopen Ingrid vraagt expliciet de goedkeuring van de Raad met de geplande aankoop van de tv-video- DVD-combinatie. De gebruikers die vroeger gebruik konden maken van de apparatuur van de Verenigingsraad Kortenberg vragen hiernaar. De Raad verklaart zich unaniem akkoord. 6. Bespreking en mogelijke goedkeuring huishoudelijk reglement De tekst werd op de vorige vergadering rondgedeeld. Ingrid overloopt dit voorstel van reglement. Hier en daar wordt er iets verduidelijkt. Er worden enkele woorden weggelaten. Bij Art stelt Willy de vraag of de Raad van Beheer zelf middelen mag beheren? Freek vraag dit na bij Cultuur Lokaal. Er ontbreken nog twee beschrijvingen van commissies: programmering en infrastructuur. Ingrid vraagt met aandrang om deze aanvullingen in orde te brengen. De tekst wordt met deze aanpassingen goedgekeurd en zal overgemaakt worden aan het college. 7. Toekomstgerichte taakomschrijving gemeentepersoneel in GC Colomba Het bureau stelt voor om aan de gemeente te vragen om op niet al te lange termijn de praktische taken die nu door het bureau worden uitgevoerd (reservaties, controle, taakverdeling personeel, ) te laten uitvoeren door iemand van de gemeente. Volgens Ingrid kan dit misschien met de huidige personeelsbezetting. Op het moment dat Rik op pensioen gaat kan hij misschien vervangen worden door een hoger gekwalificeerde personeelslid dat het volledig complex beheert. Sommige leden zijn van mening dat dit onvoldoende ingrijpend is en dat bovenop het personeel dat er nu is een dergelijk iemand zou moeten aangesteld worden. Dat is nu blijkbaar niet mogelijk. Ingrid zegt dat dat ook niet meteen moet maar dat het nu wel het moment is om erover na te denken zodat we voorbereid zijn op het moment dat er zich wijzigingen zullen voordoen. Er ontstaat een discussie over de manier waarop het kuisen in dit complex best aangepakt wordt en zeker in het weekend. Door de grote bezetting is de infrastructuur vaak vuil in het weekend. Door het personeel onder te brengen onder de dienst vrije tijd is een eerste stap gezet om de situatie te verbeteren. Het zal verder moeten geoptimaliseerd worden door de dienst vrije tijd. 4

5 8. Correspondentie De gemeente vraagt advies over het nieuw voorstel van verhuurreglement. Ingrid deelt de nieuwe tekst uit. Ofwel wordt dit op een speciale raad van beheer besproken ofwel worden de opmerkingen naar het bureau gestuurd die ze verzamelt en doorstuurt naar Freek. De meerderheid kiest voor een aparte raadvergadering met dit als enige agendapunt en dit op dinsdag 4 april 2006 (Marinus, Johan, Willem laten zich verontschuldigen) Er is heel wat correspondentie over waarborgen, Al deze correspondentie kan ingekeken worden. 9. Varia Willy deelt mee dat hij ook lid wordt van de commissie infrastructuur. Roger Broos zal lid worden van de commissie informatie en infrastructuur 10. Rondvraag Willy stelt voor om een kleine demonstratie te geven met de vernieuwde geluidsapparatuur. Dit zal gebeuren na de vergadering van 4 april Ann vraagt of personen die een andere volwaardige cursus geluid- en lichttechniek hebben gevolgd ook toegang krijgen tot de regiekamer. Willy antwoordt hierop dat dit het geval is in de mate dat die personen de nodige attesten hebben om ook apparatuur van de provincie te mogen ontlenen. Ann vraagt ook of het systeem van de pool behouden blijft. Willy antwoordt dat het systeem van de pool behouden blijft maar dat het engagement vrijblijvend is. Michel vraagt zich af het bureau altijd zicht heeft op wie feitelijk de zaal reserveert. Michel vraagt om de reservatie van 21 februari te zien omdat er problemen waren bij de afrekening van de drank. Ingrid bekijkt dit samen met Michel na afloop van de vergadering. Marcel bedankt de leden van de Raad van Beheer voor hun tijd die ze steken in het beheer van dit centrum. Zie hieronder 2 bijlagen 5

6 Bijlage 1 Inventaris keukenkasten en toog Kast 1 portoglazen Kast 2 champagneglazen Kast 5 wijnglazen Kast 6 koffiekannen Kast 7 karaffen Kast dessertborden 100 ondertassen 100 tassen 100 koffielepeltjes 100 taartvorkjes Kast dessertborden 100 ondertassen 100 tassen 100 koffielepeltjes 100 taartvorkjes Kast 8 90 platte borden 90 diepe borden 90 dessertborden 90 ondertassen 90 tassen 90 vorken 90 messen 90 soeplepels 90 taartvorkjes 90 koffielepeltjes Kast 9 90 platte borden 90 diepe borden 90 dessertborden 90 ondertassen 90 tassen 90 vorken 90 messen 90 soeplepels 90 taartvorkjes 90 koffielepeltjes Toog 20 wijnglazen 40 ondertassen 40 tassen roerstokjes Kast 10 reserve Bijlage 2 Commissie administratie en informatie Een update van de klankinstallatie volgens een door mij opgemaakt schema is gebeurd. De twee luidsprekers vooraan van 16 W werden vervangen door twee luidsprekers van 100 W. Het vermogen van alle luidsprekers langs beide wanden is opgevoerd van 16 naar 32 W. Een nieuwe versterker van 300 W is bij ingebouwd in de rack van de regiekamer. Een nieuwe dubbele CD-speler is aangekocht en rechtstreeks aangesloten op de mengtafel. Twee nieuwe zangmicrofoons (senheiser) met statief zijn aangekocht. Een intercomsysteem is aangekocht en aangesloten tussen de regiekamer en het patchpaneel achter het podium. Het regelkastje van de cafetaria is ingebouwd in een metalen afsluitbaar wandkastje. 6

7 Idem voor het regelkastje van de grote zaal dat vervolgens ook naar de grote zaal werd verplaatst. Via het regelkastje van de grote zaal kan met een sleutel de regiekamer worden opgestart. Het mengpaneel, de ontvangers van de draagbare microfoons en de radio-tuner worden gelijktijdig via het regelkastje ingeschakeld. Het patch-paneel onder het podium is verplaatst, het bevindt zich nu boven het podium naast het gordijnkoord. Twee DI s werden aangekocht om rechtstreeks een muziekinstrument, een DJ of een orkest aan te sluiten Beide patch-panels werden uitgebreid, zij bezitten nu 11 ingangen, 4 uitgangen en 1 aansluiting voor de intercom. De 6 eerste aansluitingen en de ontvangers van de draagbare microfoons zijn permanent open op de mengtafel. Dit laat toe om zowel een microfoon en/of een andere geluidsbron in te pluggen op het patch-paneel op het podium of in één van de regelkastjes en terzelfdertijd de 2 draadloze microfoons te gebruiken, zonder toegang tot de regiekamer. Bij het opstarten van de regiekamer via het regelkastje van de grote zaal, kan men momenteel, via kanaal 1, steeds radio Donna ontvangen in alle zones. Een volgende update van de klankinstallatie zal bestaan uit het terugkoppelen van de geluidsbronnen van de mengtafel, via de patch-panels, naar 4 monitor-luidsprekers op het podium. Dit is noodzakelijk bij een optreden waar muziek en micro s worden gebruikt, omdat de microgebruiker de muziek in de zaal niet kan horen (schoolfeesten, zanggroepen e.a.). Een summiere uitleg van vorige punten is aangebracht naast de regelkastjes en ad valvas in de grote zaal. Een update van de lichtinstallatie is in onderzoek. De mogelijkheid om de TL-verlichting op het podium te kunnen bedienen langs beide zijden van het podium is reeds aangevraagd. Kleurbelichting, volgspot, bijkomende spots en regeltechniek zullen deel uitmaken van deze update. Willy Trappeniers Voorzitter commissie Administratie en Informatie 7