100 /namiddag 100 /avond 150 /dag 200 /dag + avond op zaterdag & zondag

Transcriptie

1 O C M W KAMPENHOUT Reglement voor het gebruik van de Glazen zaal van het OCMW Kampenhout Het OCMW van Kampenhout stelt haar Glazen zaal ter beschikking. De activiteiten die hiervoor in aanmerking komen zijn van socio-culturele, ontspannende en vormende activiteiten. Partijpolitieke activiteiten en de organisatie van fuiven en bals worden niet toegelaten. Het huidig reglement vervangt alle voorgaande reglementen betreffende het gebruik van de Glazen zaal met ingang van Aanvraag/annulatie De gevraagde ruimte kan slechts worden voorbehouden nadat: het volledig ingevulde boekingsformulier (zie bijlage 1) ten minste 3 weken voorafgaand aan de activiteit werd bezorgd aan het OCMW, Dorpsstraat 9 te 1910 Kampenhout (tel: 016/ of via fax 016/ , onthaal@ocmw-kampenhout.be); en de toestemming werd verleend door het vast bureau van het OCMW, of via delegatie aan de OCMW-administratie; en na het ontvangen van de waarborg. De Glazen zaal is beschikbaar tijdens de volgende perioden: Voormiddag (9h00 tot 13h00, ook tijdens weekends) Namiddag (14h00 tot 17h00, ook tijdens weekends) Dag (van 9h00 tot 17h00, ook tijdens weekends) Avond (van 18h00 tot 24h00, ook tijdens weekends) Een annulering van de reservatie dient tijdig (ten minste 1 week voor de geplande activiteit) aan het OCMW te worden doorgegeven. Bij laattijdige annulatie moet 50% van de huur worden betaald. De organisator dient de sleutel van de Glazen zaal af te halen aan het onthaal van het OCMW en dit tijdens de kantooruren (elke werkdag van 9h00 tot 12h00 en van 14h00 tot 16h00). De sleutel dient na de activiteit tijdens dezelfde uren te worden terugbezorgd of dient te worden gedeponeerd in de brievenbus van het OCMW. 2. Prijzen Organisator Privé-gebruik Glazen zaal Koffietafels Privé-aangelegenheden Commerciële vergaderingen Inwoner Kampenhout 75 /voormiddag 75 /namiddag 75 /avond 125 /dag 175 /dag + avond op zaterdag & zondag Niet-inwoner Kampenhout 100 /voormiddag 100 /namiddag 100 /avond 150 /dag 200 /dag + avond op zaterdag & zondag

2 Waarborg 50 (Bij verhuur van 2 opeenvolgende dagen: éénmalige betaling van de waarborg) Organisator Instellingen, organisaties en verenigingen van de gemeente Kampenhout Glazen zaal 20 /min. 30 weken/keren per jaar 25 /voormiddag 25 /namiddag 25 /avond 50 /dag Instellingen, organisaties en verenigingen van buiten de gemeente Kampenhout 50 /voormiddag 50 /namiddag 50 /avond 100 /dag Waarborg 50 (Bij verhuur van 2 opeenvolgende dagen: éénmalige betaling van de waarborg) 3. Betaling waarborg A. Waarborg De waarborg dient betaald te worden ter bevestiging van de reservatie op rekeningnummer of IBAN: BE van het OCMW, Dorpsstraat 9 te 1910 Kampenhout, met duidelijke vermelding van datum geplande activiteit en naam van de organisator. De waarborg wordt in mindering gebracht bij de afrekening na controle van de gebruikte ruimte. Het OCMW kan beslissen (al dan niet gedeeltelijk) de waarborg in te houden, indien na gebruik van de infrastructuur bepaalde tekortkomingen werden vastgesteld, er schade werd aangericht of er voorwerpen ontbreken (zie controleformulier). B. Huurprijs De huurprijs moet betaald worden binnen de maand na ontvangst van de factuur. Alle betalingen dienen te gebeuren op rekeningnummer of IBAN BE van het OCMW, Dorpsstraat 9 te 1910 Kampenhout, met duidelijke vermelding van de referenties van de factuur. De huurprijs omvat het gebruik van de zaal alsook het kuisen van de zaal. De organisator krijgt vooraf een inventaris (zie bijlage 2). De organisator zorgt zelf voor het klaarzetten van de Glazen zaal, leveringen van drank en materiaal op de dag zelf of na afspraak met het onthaal.

3 4. Aansprakelijkheid A. Orde en veiligheid Kinderen en jongeren staan steeds onder toezicht van de organisator. De organisator ziet toe op de naleving van de geldende regelgeving (o.m. inzake openbare orde en veiligheid) tijdens de duurtijd van de overeenkomst. De organisator ziet er tevens op toe dat in en rond de gebouwen alle mogelijke geluidsoverlast vermeden wordt. Eventuele klachten vallen onder de verantwoordelijkheid van de organisator. De organisator zal als een goede huisvader instaan voor het correct gebruik van de ter beschikking gestelde ruimte en technische installaties en er over waken dat: geen beschadigingen gebeuren; geen geluidshinder zich voordoet; er niet gerookt wordt; de openbare rust niet verstoord wordt. Na het gebruik en vooraleer de Glazen zaal te verlaten dienen: alle gebruikte glazen gespoeld; de tafels en toog netjes; de vloer geveegd; alle materialen terug op hun oorspronkelijke plaats; alle ramen en deuren gesloten; alle lichten gedoofd en kranen gesloten; de nodige voorzorgen genomen worden om brand en andere schade te voorkomen. De organisator van een avondactiviteit ziet er eveneens op toe dat bij het verlaten van het gebouw de toegang volledig wordt afgesloten. Ook dit valt onder de verantwoordelijkheid van de organisator. B. Schade De organisator erkent uitdrukkelijk via de inventaris (zie bijlage 2) dat de hem ter beschikking gestelde infrastructuur in goede staat is. Elke onregelmatigheid moet kenbaar gemaakt worden op het ogenblik dat de organisator de Glazen zaal in gebruik neemt. De organisator is tegenover het OCMW aansprakelijk voor elke beschadiging van welke aard ook. Er mogen geen nagels, duimspijkers of sterke kleefband gebruikt worden op muren en wanden. Per gebroken bord/glas wordt er een vergoeding aangerekend van 1. C. Kosten/verzekering Alle kosten, zoals de belastingen op de vermakelijkheden, de billijke vergoeding en de auteursrechten (SABAM), zijn volledig ten laste van de organisator. Elke gebruiker is verplicht een allesomvattende geldige polis van burgerlijke aansprakelijkheid te nemen voor het gebruik van de infrastructuur. D. Aantal toegelaten personen Het aantal toegelaten personen (staand) in de Glazen zaal: beneden: max. 190 personen; boven: max. 60 personen. E. Rookverbod Het rookverbod is van toepassing in het volledige gebouw zonder uitzonderingen. F. Brandpreventie Het gebruik van gasflessen en open vuur is verboden.

4 5. De ontruiming De infrastructuur dient te worden achtergelaten in de staat waarin de gebruiker het gevonden heeft: opgeruimd en rein. Alle materialen zoals decors, geluids- en lichtinstallaties en andere voorwerpen die niet tot het gebouw behoren, moeten uiterlijk de eerstvolgende werkdag (voor 12h00) of voor het begin van de volgende activiteit verwijderd zijn. Indien niet is voldaan aan deze afspraken krijgt de organisator een boete van 100 aangerekend. De organisator staat in voor de verwijdering van alle afval, waarbij dit afval moet worden gesorteerd en afgevoerd overeenkomstig de gemeentelijke bepalingen hieromtrent. Is er nog afval aanwezig, zal het OCMW het zelf verwijderen waarbij de hiervoor gemaakte kosten verrekend zullen worden op de factuur. 6. Beschikbaar materiaal In de Glazen zaal zijn diverse materialen ter beschikking van de gebruikers (zie bijlage 2). Schade aan dit materiaal dient tegen vervangingswaarde te worden vergoed. De gebruiker dient zelf te zorgen voor: vaatdoek; handdoeken; vuilniszakken. 7. Gebruik van dranken Het OCMW stelt geen drank ter beschikking. De organisator dient zelf drank te voorzien. 8. Reservatie via tussenpersonen Elke reservatie via een tussenpersoon aan derden is verboden. 9. Contractbreuk Elke tekortkoming vanwege de organisator ten opzichte van de bovenvermelde voorwaarden geeft het bestuur het recht het contract op te zeggen of te verbreken zonder enige schadevergoeding aan de organisator. Bovendien kan elke eerder genomen beslissing ten allen tijde door het vast bureau worden herzien. Betwistingen hieromtrent worden door het vast bureau voorgelegd aan de OCMW-raad.

5 Bijlage 1: Boekingsformulier Glazen zaal OCMW Kampenhout Dit formulier terugbezorgen aan OCMW Kampenhout, Dorpsstraat 9 te 1910 Kampenhout (fax 016/ of onthaal@ocmw-kampenhout.be) A. Gegevens van de organisator: Naam:.. Adres:.... Telefoon/GSM:. . Gevolmachtigde namens organisatie/vereniging: B. Activiteit: Datum:.. Omschrijving activiteit:.. Opmerkingen:..... C. Gegevens m.b.t. de Glazen zaal (aanvinken wat past): Glazen zaal: Voormiddag (9h00 tot 13h00) Namiddag (14h00 tot 17h00) Dag (9h00 tot 17h00) Avond (van 18h00 tot 24h00) D. Aansprakelijkheid: De organisator verklaart kennis te hebben genomen van het algemeen reglement voor het gebruik van de Glazen zaal van het OCMW Kampenhout en dit te aanvaarden. Datum: Handtekening organisator: E. Bevestiging OCMW na ontvangst waarborg: akkoord niet akkoord Datum: Handtekening en stempel OCMW Kampenhout: Bijlage 2: inventaris

6 Glazen zaal gelijkvloers: 100 zwarte stoelen 60 grijze klapstoelen 1 stoelencontainer 25 witte tafels 1 verrijdbare kapstokstandaard 6 hoezen voor receptietafel 6 panelen 1 whiteboard + 9 stiften 100 tassen 100 ondertassen 100 glazen 100 koffielepels 100 dessertborden 100 platte borden 100 soepkommetjes 100 messen 100 vorken 100 lepels 100 waterglazen 100 champagneglazen 120 witte wijnglazen 120 rode wijnglazen 60 bierglazen 200 koffielepels 2 vierkante dienborden 3 langwerpige dienborden 3 zilveren dienbladen 5 glazen schaaltjes 11 plastieken zilverkleurige onderborden 1 kurkentrekker 1 blikkenopener 1 schaar 1 flessenopener 1 koffieschepje 1 koffiezetapparaat 1 waterkoker 2 thermossen 2 suikerpotten 1 uurwerk 2 vuilnisbakken 1 EHBO-kastje 1 borstel

7 1 vuilblik met handborstel 1 aftrekker 1 afwasborstel 1 afwasmiddel 1 dweil 1 emmer Glazen zaal mezzanine 12 bruine stoelen 14 grijze tafels 6 Receptietafels

8 O C M W KAMPENHOUT Controleformulier Organisatie Glazen zaal Naam van de activiteit:... op./../ Vereniging:.... Verantwoordelijke:..... De Glazen zaal OK Niet OK Alles werd afgewassen, afgedroogd en op de juiste plaats teruggezet. Tafels (gereinigd) en stoelen werden op de juiste plaats teruggezet De frigo s werden geledigd Het sanitairblok en de Glazen zaal werd uitgeveegd en net achtergelaten Afval werd verwijderd (gemaakte kosten) Er werd schade vastgesteld aan: Totaal in te houden waarborg: