Bronregistratie op orde in de GGZ

Transcriptie

1 Bronregistratie Bronregistratie op orde in de GGZ Waar start je met het verbeteren van de juistheid, tijdigheid en volledigheid van de registratie van DBC s en activiteiten? Vanaf 1 januari 2008 is declaratie via de Diagnose Behandel Combinatie (DBC) voor ggz-instellingen een feit. Dit maakt een juiste, tijdige en volledige registratie van DBC s en bijbehorende activiteiten en verrichtingen essentieel. Een juiste registratie biedt onmisbare informatie voor het factureren van de geleverde zorg, interne sturing en de onderhandeling met de zorgverzekeraar. Daarom onderzocht Q-Consult samen met RiaggZuid en Dimence welke factoren van belang zijn bij het verbeteren van de registratie. Omdat deze registratie aan de bron plaatsvindt, door zorgverleners en behandelaars, wordt in dit artikel gesproken over bronregistratie. Met dank aan: Vincent Spikker (Dimence) en Jan Hendrik van Weelderen (RiaggZuid) Auteurs: Myriam Martens en Nathalie van Vemde (Q-Consult). i.s.m. Bart van den Dolder, zelfstandige in de zorg en voorzitter communicatiecommissie en Reinald van der Meer, inhoudelijk adviseur financieel beleid en ontwikkeling GGZ Noord Holland Noord en lid communicatiecommissie. Foto: Beeldredaktie 10

2 Jan Hendrik van Weelderen, manager informatievoorziening & beheer RiaggZuid. Q-Consult heeft met een data analyse, dossieronderzoeken en diverse interviews met medewerkers en behandelaren de bronregistratie onderzocht en bekeken op verbeterpotentieel. De verschillende verbeterpunten zijn geclusterd in vijf factoren die van invloed zijn op een juiste, tijdige en volledige bronregistratie. vijf factoren ter verbetering van de bronregistratie In figuur 1 staan vijf factoren die van invloed zijn op de kwaliteit van de registratie. Belangrijk hierbij is dat het niet gaat om afzonderlijke elementen, maar om een geïntegreerd geheel. De buitenste vier factoren vormen randvoorwaarden die goed ingericht en geregeld moeten zijn om medewerkers/behandelaren te kunnen laten registreren wat zij doen. Het is echter de attitude van deze medewerkers/behandelaren dat zij ook daadwerkelijk registreren wat zij doen. Aandacht voor de juiste randvoorwaarden en bewustzijn van de juiste registratiecultuur kenmerken de integrale aanpak die in dit artikel wordt besproken. De vijf factoren worden hierna afzonderlijk toegelicht. 1. Beleid Beleidskeuzes geven eenduidigheid en helderheid: wat mag wel en wat mag niet. Vragen waar antwoord op moet komen zijn bijvoorbeeld: wie autoriseert DBC s? Wat is de toegestane inactiviteitsperiode van een DBC? Wat is de verhouding direct en indirecte patiënt gebonden tijd in een DBC of van een behandelaar? Hoe gaan we om met een telefoontje van een cliënt tussendoor? Staan in de agenda s van behandelaren alle activiteiten of alleen de cliëntgebonden tijd? Er zijn geen goede en foute antwoorden. Het gaat erom dat er keuzes gemaakt worden. Beleidskeuzes bieden Figuur 1 Nieuwe inzichten De vijf factoren gaven Dimence nieuwe inzichten: Het zijn niet de losse factoren die de kwaliteit van de bronregistratie bepalen die voor mij interessant zijn, het is een integraal proces. Tijdens het project is het voor mij helder geworden dat bronregistratie niet alleen ingaat op de registratie door individuele behandelaren, maar juist ingrijpt op processen in de totale organisatie. Zo kun je bijvoorbeeld wel een vernieuwend EPD aanschaffen, maar als een behandelaar niet weet of en zo ja hoe hij moet registreren dan schiet je er niks mee op. (Vincent Spikker, circuitmanager verslavingspsychiatrie, Dimence) duidelijkheid en eenduidigheid voor de registratie, voor het inrichten van de systemen en voor het sturen van de behandelaren (managementinformatie). 2. AO, Taken, Bevoegdheden en Verantwoordelijkheden Helderheid in de verdeling van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden vormt de basis voor goede bronregistratie. Het is belangrijk dat secretariaten, behandelaren en de zorgadministratie weten wat ze moeten doen en hoe ze elkaar aanvullen. Duidelijk maken wie welke taken heeft op welk moment is hierbij het centrale uitgangspunt. Hierbij maak je een afweging in de verantwoordelijkheid van de behandelaar om te registreren wat hij/zij doet en tegelijkertijd de mogelijkheid voor secretariaat en zorgadministratie om de behandelaar hierin te ondersteunen. Je wilt dat de registratie zo dicht mogelijk aan de bron plaatsvindt én op zo n manier dat de behandelaar zijn/haar tijd vooral besteedt aan de behandeling van cliënten. (Jan Hendrik van Weelderen, manager informatievoorziening & beheer, RiaggZuid). Bij een optimale bronregistratie is de volgende taakverdeling aanwezig: Zorgadministratie: communiceert over nieuwe ontwikkelingen, veel gestelde vragen en frequent gemaakte fouten en helpt secretariaten bij vragen. Het secretariaat: helpt behandelaren om optimaal te kunnen registreren; de juiste codes bij de juiste activiteiten. De behandelaren wisselen onderling kennis uit en stellen hun vragen aan het secretariaat. Het secretariaat geeft eenduidig antwoord. Zo ontstaat er een dialoog tussen zorgadministratie, secretariaat en behandelaren. Deze dialoog is essentieel voor een blijvende optimale bronregistratie. Door gebruik te maken van verschillende communicatiemiddelen (nieuwsbrief, intranet, vraagbaak) en registratie structureel onderwerp op werkbesprekingen te maken organiseer je als instelling de dialoog. 11

3 Bronregistratie Nu helder is waar de aandachtspunten liggen, is er focus hoe te werken aan een optimale bronregistratie 3. Kennis Voldoende kennis van onder meer de DBC-bekostiging, registratieregels, te gebruiken codes en de werking van het registratiesysteem maakt het registreren eenvoudiger en bovendien eenduidig. Er is een groot verschil in kennis tussen behandelaren en ondersteuners onderling. De optimale registreerders kunnen een positieve bijdrage leveren in de verspreiding van kennis. Zowel in de uitwisseling van behandelaren onderling, als tussen de zorgadministratie, het secretariaat en de behandelaren is winst te behalen. 4. Systeem De werking van het registratiesysteem is vanzelfsprekend een belangrijke factor in het optimaal functioneren van het registratieproces. Een goede inrichting, gebruiksvriendelijkheid en structurele ondersteuning door ICT faciliteren de registreerder en maken het registreren eenvoudiger. In de meest optimale situatie ondersteunt het registratiesysteem het primaire proces en zijn zelfs zorgprogramma s geïntegreerd. Belangrijk hierbij is om registreerders te ondersteunen in het optimaal gebruikmaken van het registratiesysteem. 5. Attitude Tot slot de centrale factor voor een optimale bronregistratie: attitude. Behandelaren (en ondersteunende medewerkers) moeten willen registreren. Een positieve attitude is een essentiële voorwaarde voor een goede bronregistratie. Investeren in de attitude van registreerders maakt het voor alle betrokkenen een stuk eenvoudiger. De juiste attitude van registreerders heeft invloed op hun bereidheid tot kennisdeling, beleidsvorming, aanpassingen in het systeem en duidelijke taakverdelingen. Het is tevens een lastig te beïnvloeden factor. Attitude verandert immers niet in een sessie of met Uit de praktijk Het systeem volgt de stappen in de behandeling niet, de registratie is nu een extra belasting. Als de registratie beter aansluit bij het zorgprogramma en inzicht geeft in de te volgen stappen in de behandeling, dan levert het mij ook iets op en zou ik het veel beter bijhouden. aanpassingen in het systeem, maar het vraagt om een doordachte aanpak op verschillende niveaus. Om de weerstand weg te nemen is bewustwording van het nut en de noodzaak van een juiste, tijdige en volledige registratie essentieel. Daarnaast is het goed om op de bezwaren te anticiperen. Bij RiaggZuid en Dimence is dit onder andere gedaan door de behandelaren nauw te betrekken bij het onderzoek en hen zelf te vragen naar verbeterpunten. In gesprekken met hen en in de werkgroepen zijn onduidelijkheden opgehelderd en verbeterpunten geformuleerd. Ook zijn de verbeterpunten uit het onderzoek eerst in een pilot doorgevoerd en daarna pas organisatie breed doorgevoerd. Op die manier is optimaal aansluiting gevonden met de praktijk. Aan de slag Dimence en RiaggZuid zijn aan de slag gegaan met de aanbevelingen van het onderzoek. Op basis van de resultaten heeft een interne werkgroep een verbeterplan opgesteld, verbeteracties uitgezet in een pilot omgeving, de pilots geëvalueerd en de resultaten uit de pilot over de rest van de organisatie uitgerold. De verbeterplannen van beide organisaties hadden overeenkomsten en verschillen, maar waren qua structuur beiden gekoppeld aan de vijf factoren die in figuur 1 zijn geschetst. De resultaten van het onderzoek naar een optimale bronregistratie en de verbeterpunten uit de pilots bij Dimence en RiaggZuid zijn relevant voor alle GGZ-instellingen. Inzicht in de vijf factoren die de kwaliteit van de bronregistratie bepalen, helpt een instelling om kritisch naar zichzelf te kijken (wat is goed geregeld en wat vraagt nog om aandacht?). Een optimale bronregistratie is niet het doel, maar een middel om tot een gezonde financiële organisatie te komen, waarin bewuste keuzes worden gemaakt over het juiste zorgaanbod. Het inrichten van zorgprogramma s is hierbij behulpzaam. Figuur 2 toont de stappen naar een gezonde financiële organisatie. Een integrale aanpak van de factoren brengt Dimence en RiaggZuid naar een gezonde financiële toekomst. Als we alle verbeterpunten goed oppakken zijn we er klaar voor om de omslag te kunnen maken naar ander type van financiering. 12

4 13

5 Bronregistratie Figuur 2 Bewustwording Behandelaren begrijpen waarom ze moeten registreren en zijn bereid dit te doen. Ze nemen hun eigen verantwoordelijkheid bij het registreren. Hierdoor gaan ze vragen stellen, informatie zoeken en meedenken om een optimale registratie te bewerkstelligen. Gewenst resultaat: behandelaren zijn zich bewust van het nut en de noodzaak van registratie. Registreren wat je doet Behandelaren weten wat ze moeten registreren en hoe. Het is voor iedereen duidelijk welke taken, bevoegdheden en verantwoordelijken hij heeft in het registratieproces. Deze juiste en volledige registratie levert goede stuurinformatie. Gewenst resultaat: alle uitgevoerde activiteiten zijn uniform geregistreerd en gekoppeld aan de DBC. Analyseren en keuzes maken in aanbod Met de informatie van de gemiddelde profielen van de instelling voor een specifieke productgroep kan de instelling strategische keuzes maken. Kostprijzen kunnen worden berekend en zo kan worden bepaald welk product wel/ niet rendabel is. Met deze informatie kan de instelling strategische keuzes maken over het zorgaanbod. Men kan kijken of de productgroepen uiteindelijk rendabel zijn zowel in tijd als in samenstelling van de betrokken behandelaren. Inrichten van de zorgprogramma s Het zorgaanbod is op basis van de realiteit geanalyseerd. Dit levert informatie om vervolgens zorgprogramma s in te richten. Deze maken de zorg zowel voor de behandelaar als voor de cliënt en de financiering transparanter. Gezonde financiële situatie Optimale bronregistratie is een belangrijke schakel om te komen tot een financieel gezonde organisatie. Gewoon beginnen en doen! Dat vindt Jan Hendrik van Weelderen, manager informatievoorziening & beheer van RiaggZuid, als wij hem vragen naar zijn advies voor collega s. Wij zijn bij hem op bezoek omdat wij benieuwd zijn naar het hoe en waarom bij de invoering van bronregistratie. Kort na zijn komst bij de Riagg in 2009, het beginjaar van de invoering van de DBC s in de ggz, verbaasde Jan Hendrik zich er over dat er in de DBC-productie overzichten te weinig was terug te zien van de vele uren die medewerkers aan de zorg besteedden. De Riagg had er voor geko zen om medewerkers die uren zelf te laten verantwoorden. Gelukkig was daar over het algemeen geen weerstand tegen, maar er klopte iets niet. Er werd blijkbaar niet goed geregistreerd. Hoe kwam dat en wat kon hieraan worden gedaan? Als relatief kleine speler in de in de gezondheidszorg (omzet 16,5 mln. en ruim 250 medewerkers) kiest de RiaggZuid er voor om niet altijd zelf het wiel uit te vinden, maar om samenwerkingspartners te vinden. Rond de tijd dat de onderregistratie van DBC-tijd aan het licht kwam, liep Jan Hendrik Q-consult tegen het lijf. Daar hadden ze ervaring met DBC s in ziekenhuizen en wilden ze die kennis verbreden naar de ggz. In een pilotstudy werden bij de RiaggZuid de knelpunten en mogelijke oplossingen geïnventariseerd. Belangrijk is dat dit niet vanuit een ivoren toren van de EAD gebeurde, maar dat alle sleutelfiguren uit de pilot-afdeling er bij werden betrokken. De oplossingen bleken vaak neer te komen op een mix van leren, controleren en formuleren van kaders. Ter illustratie van het laatste: algemeen beleid is dat behandelaars vooraf in hun agenda s afspraken opnemen en dus niet achteraf. Ook kennisoverdracht is van belang. Daarvoor werd er één medewerker vrijgesteld die niet alleen klassikaal, maar vaak ook 1-op-1 voorlichting gaf aan medewerkers met vragen over de registratie. Jan Hendrik heeft het als lastig ervaren dat medewerkers in de zorg opkijken tegen de administratieve rompslomp en dat sommige medewerkers wars zijn van veranderingen. Maar gelukkig was ook bij velen het besef aanwezig dat een goede registratie van levensbelang is voor het voortbestaan van de organisatie. De bedrijfscultuur van betrokkenheid bij de organisatie is heel belangrijk gebleken. De RiaggZuid heeft er voor gekozen om decentraal te registreren. Dat betekent een nieuwe taakverdeling tussen behandelaar, decentraal secretariaat en centrale Zorgadministratie. Het decentrale secretariaat onder- 14

6 steunt de behandelaar en zorgt voor (volledige) registratie en validatie. Managers die goede productie-informatie willen hebben, moeten dus zorgen dat ze de zorgregistratie decentraal goed op orde hebben. Voordat het zo ver is, moet er de nodige tijd in kennisoverdracht worden gestoken. De Zorgadministratie is verantwoordelijk voor facturatie, verstrekt informatie over de productie en vervult de rol van back-office. Jan Hendrik: De Zorgadministratie krijgt meer de rol van kenniscentrum, waar kaders worden geformuleerd, beleidsontwikkelingen worden bijgehouden, controles op de aangeleverde informatie worden verricht. Daar is ook het functioneel beheer belegd. Bij dat laatste wordt er bijvoorbeeld aan gewerkt om gebruikers zo veel mogelijk te betrekken bij de inrichting van het pakket of het testen van nieuwe releases. Van Weelderen vindt ook dat problemen in onderlinge afstemming moeten worden opgelost. Geen geschuif van hete aardappelen en los van elkaar opererende afdelingen, maar samen kijken waar met het oog op het bedrijfsbelang het beste een probleem kan worden neergelegd. Dat betekent bijvoorbeeld dat geconstateerde registratiefouten decentraal worden hersteld. Deze nieuwe rol van de Zorgadministratie vereist overigens wel (advies)vaardigheden en een andere opstelling. Nog even terug naar de samenwerking met Q-consult. Zoals gezegd, vanwege de omvang een bewust keus voor een externe partner. De meerwaarde daarvan is dat vreemde ogen dwingen en je scherp houden: waarom zijn zaken zo geregeld als ze geregeld zijn? Die kritische houding blijft nodig, ook nu het project zo goed als afgerond is: Herkennen en begrijpen wij de cijfers uit de rapportages? Nadrukkelijk wijst Jan Hendrik op het meervoud, want niet alleen hijzelf maar ook betrokken medewerkers in de organisatie moeten zich er in herkennen. Als je daar met elkaar over eens bent, kun je vervolgstappen maken en gaan nadenken over de producten die je levert. Darmee kan een belangrijke stap worden gezet naar de financiële gezondheid van een organisatie. Onderwijs Zorg en Belasting De leergang fiscaliteiten Besef van een noodzaak maakt de uitvoering niet altijd makkelijk. Uit het onderzoek De fiscale gevoelstemperatuur in de zorg, dat u als HEAD-lid vorig jaar kreeg toegezonden, bijkt dat velen onder u het belang van het thema fiscaliteiten hoog inschatten. Maar dan stap twee: de materie kennen, bijhouden en last but not least, er de fiscale risico s en kansen mee kunnen inschatten. Vanuit de resultaten van het onderzoek kunnen we stellen dat de HEAD-leden een groot hiaat zien tussen de huidige en gewenste dan wel noodzakelijke situatie. Er blijkt vraag te zijn naar opleidingen die hulp kunnen bieden. HEAD heeft in samenwerking met PwC daarom het initiatief genomen de Fiscale leergang in de zorg te ontwikkelen. Basiskennis en diepgang Tijdens de leergang worden de interessante uitkomsten van het onderzoek gekoppeld aan de praktijksituatie. Vaste docenten en gastsprekers uit de vereniging en de Belastingdienst belichten de materie voor u, om zowel de fiscale wet- en regelgeving als de rol van de Belastingdienst inzichtelijker te maken. De leergang is geen vast traject dat moet worden afgelegd, maar bestaat uit een viertal modules en een verdiepingscyclus. Met de modules wordt een basisniveau van kennis behaald. Tijdens de kleinschalige bijeenkomsten wordt onder andere ingegaan op onderwerpen als; De relevante btw-vrijstellingen voor de zorgsector Recht op aftrek van btw (met de ingewikkelde kantineregeling) De regeling met betrekking tot de (ver)huur en (ver)koop van onroerend goed Actualiteiten op het gebied van de vennootschaps belasting en het schenkingsrecht De recente wijzigingen in de btw-wetgeving, die specifiek betrekking hebben op de gezondheidszorg Tijdens de verdiepingscyclus wordt de materie steviger aan de tand gevoeld door in te gaan op actuele thema s zoals vastgoed of werkkostenregeling. Aanbod volgt op vraag De uitvoering en inhoud van de cursus valt onder verantwoordelijkheid van PwC Academy. De inhoud van het programma is tot stand gekomen in overleg met de onderwijscommissie en de expertgroep belastingen. Het alom bekende leuker kunnen we het niet maken, wel gemakkelijker gaan we niet verkondigen. Wel zijn we van mening dat het cursusaanbod een goede ondersteuning kan bieden in de kennisontwikkeling van fiscale thema s, waarover de HEAD-leden om studiemiddelen hebben gevraagd. Voor meer informatie over deze leergang gaat u naar of 15