ZIL ZORGDESIGNER Een krachtige tool voor verandering

Transcriptie

1 ZIL ZORGDESIGNER Een krachtige tool voor verandering Nut en noodzaak van zorgprogramma s De recente ontwikkelingen in de GGZ vragen (ZIL) BIEDT U EEN om steeds meer focus op vraaggerichte, COMPLETE ONDERSTEUNING ROND professionele en toegankelijke zorg voor INVOER, EVALUATIE EN ONDERHOUD VAN ZORGPADEN! IN DEZE BROCHURE mensen met psychische problemen. De stelselwijzigingen en veranderingen in onder andere de financiering hebben impact MAAKT U KENNIS MET ONZE IDEEËN op de manier waarop instellingen willen OVER ZORGPROGRAMMERING EN en moeten omgaan met kwaliteit van zorg, ONS AANBOD. hun bedrijfsvoering en de verantwoording daarvan. Zorgverzekeraars vragen uw organisatie het zorgaanbod te beschrijven. Waarom? Wij zijn een team van ervaren professionals met gedegen kennis van zorg en ondersteunende processen in de GGZ. Wij helpen organisaties bij het maken van strategische keuzes en bij het realiseren van hun veranderambities. Ons doel is een zichtbare bijdrage te leveren aan de kwaliteit en de houdbaarheid van de zorg die onze klanten leveren. Wij hebben jarenlange ervaring in de GGZ met ontwerpen, inrichten en implementeren van zorgprogrammering, die we graag delen. We beschikken niet alleen over veel kennis van theoretische modellen, maar ook van de dagelijkse praktijk, en werken resultaatgericht aan de realisatie van optimale oplossingen. Wij zijn van mening dat zorgprogrammering met beperkte investeringen kan worden geïmplementeerd. Werken met zorgpaden helpt bij het voldoen aan de steeds strengere eisen. Zorgprogrammering vormt een kader, geen keurslijf, dat op basis van de zorgvraag van de patiënt op maat kan worden ingevuld. Wij hebben bewezen organisaties te kunnen helpen veranderen en zijn ervan overtuigd dat veranderingen stapsgewijs moeten worden doorgevoerd en dat wij organisaties kunnen helpen door hen veel zelf te laten doen en te leren. Het kader biedt inzicht in en transparantie van de zorgprocessen en van de bedrijfsvoering; een voorwaarde voor een effectieve en efficiënte behandeling. Zorg in Lijn heeft ZorgDesigner ontwikkeld, een programma waarmee samen met de organisatie zorgpaden van te voren kunnen worden gedefinieerd en doorgerekend op financiële uitkomsten. 1

2 Onze visie op zorgprogrammering We beschouwen zorgprogrammering in de eerste plaats als kwaliteits en kennisinstrument: het bevorderen van de toepassing van evidencebased of best practice inzichten in de behandeling. Zorgprogrammering biedt een kader waarmee de zorgverlening goed beschreven kan worden. Het kader bestaat uit zorgprogramma s, zorgpaden en modules. Een zorgprogramma richt zich op cliënten met een specifieke aandoening. Een zorgpad is bedoeld voor een cliëntgroep die op basis van specifieke cliëntkenmerken is ingedeeld. In een zorgpad wordt vastgelegd welke activiteiten ten behoeve van een specifieke cliëntengroep, door welke professionals kunnen worden gepland en worden uitgevoerd. Een module is een logische bundeling van activiteiten die binnen een of meer zorgpaden kan worden toegepast. De zorgprofessionals zijn leidend in het ontwerpen van zorgpaden. De staande praktijk, toetsing aan professionele richtlijnen en ervaring (best practice) vormen de basis voor het ontwerp. Vervolgens leidt systematische evaluatie tot het meetbaar maken van het resultaat. Zorgprogrammering gaat hand in hand met het systematisch meten van effecten van zorg. Omdat de zorg voortdurend aan verandering onderhevig is, zijn zorgpaden voortdurend in ontwikkeling. Daarnaast is zorgprogrammering en vooral zorgmodulering een manier om zichtbaar te maken hoeveel capaciteit nodig is voor een adequate zorgverlening en welke kosten daarmee (naar verwachting) gemoeid zijn. Het spanningsveld tussen kwaliteit en capaciteit krijgt hiermee een transparant kader en wordt voorzien van een heldere en eenduidige taal. Het werken met zorgpaden betekent een verandering in de werkwijze van behandelaren. De nieuwe werkwijze vereist breed draagvlak in de organisatie. Wij zien het invoeren van zorgprogrammering als een veranderkundige uitdaging die vanuit de inhoud moet starten. Het is meer dan het omhangen van de bordjes. WIJ ZIJN ERVAN OVERTUIGD DAT ZORGPADEN OP DIE MANIER TOT MEERWAARDE LEIDEN VOOR CLIËNT, BEHANDELAAR EN UW ORGANISATIE. Ons aanbod Zorg in Lijn heeft een compleet aanbod om organisaties te ondersteunen bij het ontwikkelen, invoeren en evalueren van zorgprogrammering. Naast inhoudelijke ondersteuning bieden wij programma en projectmanagement. In overleg met u stellen wij een passend plan van aanpak op. Het plan van aanpak is gebaseerd op 4 modules die Zorg in Lijn heeft ontwikkeld. Wij onderscheiden 4 fasen bij het toepassen van zorgprogrammering: 1. Voorbereiden 2. Ontwikkelen 3. Invoeren 4. Evalueren en onderhouden Voor iedere fase hebben wij een module ontwikkeld. De beschrijving van de modules vindt u hieronder. Voor de modules geldt dat deze in overleg kunnen worden ingezet. 2

3 Module 1: Neuzen dezelfde kant op Uw organisatie wil zorgprogramma s en zorgpaden gaan ontwikkelen. Maar er is nog Voorbeelden van onderwerpen die aan de orde kunnen komen: weinig bekendheid, en mogelijk ook kennis over dit onderwerp aanwezig. Wat zijn zorgpaden? Wij zien eenheid van taal als een belangrijke randvoorwaarde voor het succesvol Waarom begint onze organisatie daar (nu) mee? ontwikkelen van zorgpaden. Indien alle betrokkenen vanuit een eenduidig Zijn zorgpaden overal toepasbaar? begrippen en definitiekader met elkaar communiceren, voorkomt dat Is een zorgpad dwingend? misverstanden en zijn de verwachtingen helder. Ten slotte vormt de nieuwe Hoe worden de zorgprofessionals betrokken in de ontwikkeling van zorgpaden? taal de basis voor de aan te passen werkwijze. Zorg in Lijn spreekt deze taal Is er sprake van een bezuiniging door de invoering? en kan organisaties daarom goed helpen om zich voor te bereiden op het Wat is het tijdpad van de ontwikkeling? ontwikkelen van zorgpaden en het invoeren en evalueren daarvan. Wanneer vindt invoering plaats? Krijgen we een opleiding? Wat vindt de OR hiervan, hoe is die betrokken? Samen met u stellen wij een communicatieprogramma op om de eenheid van taal te bevorderen. Zorg in Lijn faciliteert, in afstemming met de interne experts, het zoeken naar de Bij de invulling van het programma kan ZIL desgewenst adviseren of ondersteuning bieden. Aanvullend kan een trainingsprogramma worden verzorgd dat dieper op juiste balans tussen gewenste uniformiteit van zorg en de mogelijke autonomie voor cliënt en behandelaar. de materie ingaat. Roadmap METHODIEK 1. In kaart brengen behoefte van het programma/ de boodschap die moet worden overgebracht; Wildgroei in behandelmogelijkheden veroorzaakt hoge kosten en bemoeilijkt vaak veranderingen. Bij het gaan werken met zorgpaden wordt de omvang hiervan goed zichtbaar. 2. Inventariseren onderdelen van de boodschap en zorgdragen voor besluitvorming; 3. Keuze van de werkvormen; 4. Uitvoeren van het programma. Zorg in Lijn formuleert heldere stappen en biedt bijbehorende hulpmiddelen om de zorgpaden op het netvlies van de organisatie te krijgen zodat ze makkelijker te ontwikkelen en te implementeren zijn. Het resultaat is tweeledig: 1. een kader waarbinnen de zorgprogrammering plaatsvindt; 2. het kader is binnen de organisatie bekend gemaakt. We gebruiken daarvoor de ZIL Roadmap. Een instrument dat alle activiteiten en data vastlegt in de verschillende fases van het proces. 3

4 Module 2: Ontwikkelen zorgpaden/ zorgprogramma s Uw zorgverzekeraar vraagt uw organisatie het zorgaanbod te beschrijven. Zorgpaden bieden daarvoor een goed kader. Maar hoe komt u met uw organisatie tot succesvolle ontwikkeling en invoering van zorgpaden? Zorg in Lijn heeft daarvoor een methodiek ontwikkeld die ondersteund wordt door een krachtige softwaretool: ZorgDesigner. Uitgangspunt daarbij is dat de organisatie zijn zorgaanbod/zorgpaden heeft beschreven. Afhankelijk van de uitgangssituatie doorlopen wij, samen met een of meer teams uit uw organisatie een workshop: (op basis van uitgangspunten en het zorgaanbod) brengen zij de gewenste zorgpaden in kaart; beschrijven zij de verbanden tussen de zorgpaden; maken zij de disciplinemix per zorgpad op; worden de zorgpaden ingevoerd in ZorgDesigner en worden alternatieven doorgerekend krijgen zij inzicht in de consequenties van de gemaakte keuzen. ZorgDesigner ondersteunt de grafische weergave van de zorgpaden, maakt het mogelijk modules aan te passen, en toont real time de gevolgen van wijzigingen (op bijvoorbeeld de disciplinemix en kosten). RESULTAAT Het resultaat is een verzameling zorgpaden die inhoudelijk én bedrijfseconomisch hout snijden. 1. Beschrijving van het zorgprogramma 2. Inzicht in kosten/baten en benodigde disciplinemix per zorgpad en per programma 3. Opbouw zorgproductencatalogus Zorg in Lijn draagt zorg voor het vaststellen van de uitgangssituatie, begeleidt workshops en helpt bij de beschrijving van zorgpaden in een gestandaardiseerd formaat waardoor ze op hun consequenties kunnen worden geanalyseerd. Het eindresultaat kan worden gebundeld tot een zorgproducten catalogus. VOORBEELD 1. BESCHRIJVING ZORGPROGRAMMA EN ZORGPADEN METHODIEK 1. Vaststellen uitgangssituatie; 2. Invoeren basisgegevens (o.a. instroomcijfers, uurtarieven medewerkers, modules); 3. Uitvoeren workshop(s) per zorgprogramma. VOORBEELD 2. KOSTEN BATENANALYSE 4

5 Module 3a: Organisatorische en procesmatige inrichting Uw organisatie heeft het ontwerp van de zorgprogramma s en zorgpaden afgerond. Nu staat u voor de volgende stap. Hoe zorgt u dat organisatorische en procesmatige aanpassingen vormkrijgen zodat de patiënten ook daadwerkelijk volgens het ontwerp hun behandeling krijgen. En hoe kunt u dat borgen? Aanpassen van inrichting informatievoorziening en invullen van andere randvoorwaarden De noodzakelijke aanpassingen in de inrichting van de ondersteunende systemen worden doorgevoerd inclusief aanpassingen in het datawarehouse en de rapportages daaruit. Zorg in Lijn biedt in deze fase structuur door het gericht bevragen van management en specialisten uit de ondersteunende diensten en het faciliteren van de onderlinge samenwerking tussen de verschillende betrokkenen en ten slotte het bewaken van de samenhang. PROGRAMMA EN PROJECTMANAGEMENT Zorg in Lijn kan programma en projectmanagement leveren voor de organisatorische en procesmatige inrichting voor het werken met zorgprogramma s en zorgpaden binnen uw organisatie. IN EEN AANTAL WORKSHOPS: Verkennen we scenario s We rekenen alternatieve modellen door en stellen een advies voor een keuze op. VOORBEELD 3. DBC BENUTTING EN DISCIPLINEMIX (Her)Ontwerpen we processen, logistiek en organisatie Voor gekozen scenario( s) worden de primaire en ondersteunende processen (her)ontworpen en geoptimaliseerd volgens een uniforme vastleggingsmethodiek en wordt de organisatie daarop ontworpen (structuur, disciplinemix, omvang, taken/ verantwoordelijkheden/ bevoegdheden etc.) en de knelpunten t.o.v. de bestaande situatie in kaart gebracht. 3 5

6 Module 3b: Implementatie Uw organisatie heeft zowel het inhoudelijke als het organisatorische ontwerp voor de invoer van zorgpaden afgerond. Nu komt het er op aan de laatste stap van de implementatie te zetten, de daadwerkelijke implementatie. Het in gebruik nemen van het ontwerp. In de implementatiefase vindt de feitelijke (her)inrichting van de organisatie, de processen en de logistiek plaats. Zorg in Lijn heeft draaiboeken om een dergelijk project voortvarend ter hand te nemen en biedt projectmanagement. We adviseren u bij de samenstelling, inrichting en implementatie van deze dashboards. Implementatie van zorgprogrammering betekent doorgaans ook de introductie van nieuwe rollen (bijvoorbeeld die van programmaleider). Wij kunnen deze mensen coachen in hun nieuwe rol. Dit geldt ook voor de betrokken managementlaag in uw organisatie. VOORBEELD 4. EIGENSCHAPPEN ZORGPADEN Onze ervaring is dat aansluiten bij de bestaande structuren en overleggen in deze fase leidt tot een laagdrempelige toegang tot de behandelaars. De vorm waarin de overdracht plaatsvindt, is mede afhankelijk van keuzes van de organisatie. Onderwerpen die aan de orde kunnen komen zijn: de impact van de veranderingen; motiveren van medewerkers en verwachtingenmanagement. Afhankelijk van de mogelijkheden van het EPD waarmee gewerkt wordt, worden de zorgpaden hierin uitgewerkt en wordt de logistieke ondersteuning ingeregeld. Voor de te onderscheiden rollen wordt managementinformatie in een rolspecifiek dashboard beschikbaar gesteld om in control te komen. Voor de inhoudelijk verantwoordelijke voor een zorgprogramma biedt zo n dashboard bijvoorbeeld zicht op: De instroom naar aard en omvang;; De werkelijk geboden zorg in vergelijking met de zorgpaden; De effectiviteit van de zorgpaden. 36

7 Module 4: Evaluatie, beheer en onderhoud Uw organisatie werkt sinds enige tijd met zorgpaden. Dan komt het moment in zicht voor de eerste evaluatie. Zorg in Lijn biedt in deze fase verschillende mogelijkheden tot ondersteuning. Zorg in Lijn kan helpen met het inrichten van het evaluatietraject, bijvoorbeeld door het toepassen van de plandocheckactcirkel. Ook kunnen wij analyses uitvoeren waarbij de praktijk (productiegegevens) wordt vergeleken met het ontwerp van het zorgprogramma. En uw organisatie begeleiden in het aanpassen van zorgprocessen en het doorvoeren van de benodigde veranderingen. Zorg in Lijn kan een jaarlijkse audit verzorgen, waarin wij de bestaande zorgpaden doorlichten en evalueren. Hierbij confronteren wij de oorspronkelijke plannen met de werkelijkheid. Wat zijn dan de afwijkingen en wat betekenen die voor de zorgpaden voor het komende jaar (qua omvang, bezetting en disciplinemix, kosten/opbrengsten). Onze bevindingen ontvangt u in een overzichtelijke rapportage. Zorg in Lijn kan indien gewenst medewerkers opleiden om deze activiteiten vanuit de organisatie op te pakken. Wie vormen? Mirko HAPPÉ Harry VAN IRSEL Han VAN OVERBEEKE Roel RUNDERKAMP Ton VAN DER SCHAFT Rien STRUIJK Jaco TAKKENKAMP 3 7