Voordat je vergadert #1 Stel maximaal één doel per vergadering Ideaal gezien zou elke vergadering dus maar één doel moeten hebben!

Transcriptie

1

2 Voordat je vergadert #1 Stel maximaal één doel per vergadering Waarom verlopen vergaderingen vaak niet efficiënt en duren ze zo lang? Omdat we meerdere doelen in één vergadering willen stoppen! Er zijn grofweg drie redenen om te vergaderen: - het delen van informatie - het uitwisselen van meningen en nemen van besluiten - het spuien van nieuwe ideeën In de praktijk lopen deze verschillende doelen vaak door de verschillende agendapunten heen. En zo komt het dat in vergaderingen deelnemers bij een korte informatieve mededeling uitgebreid meningen gaan uitwisselen. Worden allerlei ideeën (opnieuw) ingebracht bij een concept-besluit. Of deelnemers gaan bij een brainstorm meteen allerlei conclusies trekken. Verwarrend en tijdrovend! Ideaal gezien zou elke vergadering dus maar één doel moeten hebben! Ga eens na of dat in jouw vergaderplanning haalbaar is. De ene week brainstormen om tot nieuwe ideeën te komen, de andere week kom je tot besluiten en afspraken. En als het niet lukt om je per vergadering te beperken tot één doel, zorg dan dat je de vergadering fysiek kan splitsen in meerdere onderdelen: - Het delen van informatie in een theateropstelling of met een informatiemarkt aan tafels verspreid in de zaal - Brainstormen in een kring zonder tafels en/of staand rondom flipover(s) - Uitwisselen van meningen in een Lagerhuisopstelling Een passende vergadersetting zorgt voor een passende mindset bij de deelnemers. En weet je wat een hele snelle manier is om vergadertijd te besparen? Alle ter informatie punten schrappen van de agenda en die op een andere manier delen! #2 Lean Coffee Lean Coffee is een vergadervorm met structuur, maar zonder agenda! Deze vergaderaanpak is geschikt voor groepen van 5 à 10 personen die nieuwe ideeën willen verkennen of meningen willen uitwisselen. Lean Coffee bestaat uit de volgende stappen: - De groep komt op een afgesproken tijdstip bijeen - Onderwerpen verzamelen: elke deelnemer brengt een of meerdere onderwerpen in, door deze op post-its te schrijven - Toelichting geven: de inbrengers plakken hun post-its op een flipover en geven een (hele) korte toelichting - Stemmen: elke deelnemer krijgt 3 stemmen, naar eigen inzicht te verdelen over de ingebrachte punten, 3 stemmen op één punt mag ook - Prioriteitenlijst maken: de onderwerpen worden op volgorde van het aantal stemmen op een rij gezet - Time-Boxed bespreken: elk onderwerp wordt binnen een vooraf afgesproken tijdspanne besproken (bijv. 10 minuten). Belangrijk is om de tijd goed te bewaken. Te beginnen met het onderwerp met de meeste stemmen. - Afronden

3 #3 Maak van "bijpraten" een agendapunt Ontmoeten de deelnemers van jouw vergaderingen elkaar (bijna) alleen tijdens de vergadermomenten? Plan dan altijd een bijpraatmoment in aan het begin van of halverwege de vergadering. En maak er dan ook gewoon het agendapunt bijpraten van. Zonde van de tijd? Echt niet! Sociale contacten onderhouden vinden we heel prettig, dus is het slim om daar bewust tijd voor in te ruimen. Op deze manier voorkom je dat de social talk op een hinderlijke manier vermengd raakt met de vergadering zelf. En de vergadering daarmee nodeloos lang duurt... #4 Spreek vooraf je verwachtingen uit Hoe bereid jij je vergadering voor? Lever je agendapunten aan, lees je vooraf de vergaderstukken? Spreek vooraf ook uit wat jij van de komende vergadering verwacht en wat je als vergaderresultaat wenst. Bijvoorbeeld: ik verwacht dat we in het komende overleg tot duidelijke afspraken komen over de werkverdeling dit jaar, of ik hoop dat we veel nieuwe ideeën verzamelen voor activiteiten deze zomer. Ben je de voorzitter van het overleg? Ga dan niet alleen uit van je eigen verwachtingen, maar vraag een paar dagen voor het overleg actief bij deelnemers wat zij verwachten en wensen. Je kunt de agenda er ook op aanpassen: schrap het agendapunt vaststellen agenda, en verander dit in wat verwacht jij als resultaat van dit overleg? Daarmee bereik je afstemming over het gewenste eindresultaat van de vergadering, in plaats van de te volgen route. Grote kans dat het overleg dan goed en efficiënt verloopt. Bij de start van de vergadering #5 Doe eens géén voorstelronde! De allereerste vergadering van een nieuwe groep. Hoe voorkom je een lange en saaie voorstelronde? Een mogelijkheid is de voorstelronde overslaan! Als je voorzitter van het overleg bent, neem je de regie en ga je interviewen! Stel bij opening een paar korte vragen aan de deelnemers, bijvoorbeeld: - Omschrijf in 3 zinnen jouw kennisgebied - Wat wil jij graag brengen in deze groep? - Wanneer is voor jou dit project geslaagd? - Waar kunnen anderen jou specifiek voor vragen? Stel deze vragen telkens aan één persoon tegelijk. #6 Of doe de voorstelronde anders - Bij de start van de vergadering (of bij de inloop vooraf) vraag je alle deelnemers bijeen. - Je noemt een onderwerp, eigenschap of interessegebied. - Geef de deelnemers de opdracht om binnen één minuut op zoek te gaan naar anderen met hetzelfde kenmerk en bij elkaar te gaan staan. Zo ontstaan er meerdere groepjes. - Geef elk groepje het woord voor een korte toelichting of opmerking. - Herhaal dit een aantal keren. Begin met algemene eigenschappen (bijvoorbeeld met welk vervoermiddel men is gekomen of gevolgde opleidingen). Sluit af met een of meerdere onderwerpen die direct met de vergadering te maken hebben. De deelnemers leren elkaar niet alleen beter kennen zo, je creëert ook saamhorigheid!

4 #7 Spreek uit en stem af tot hoe laat je wilt vergaderen Herken je deze situatie: bij de start van een overleg spreekt een van de deelnemers uit: "ik moet uiterlijk om uur weg zijn". De voorzitter reageert alleen met: "dan zullen we proberen om de agenda dan afgewerkt te hebben" en opent de vergadering. Het is uur, de deelnemer staat op en vertrekt. En de vergadering gaat nog een half uur door Dit is mij weleens overkomen. Ook als voorzitter. Ik heb gemerkt dat het volgende goed werkt: benoem bij opening van de vergadering wat je zelf als eindtijd wenst (maakt niet uit of je voorzitter bent of deelnemer). En vraag aan alle anderen of zij ook op dat tijdstip klaar willen zijn. Spreek dus met álle deelnemers gezamenlijk een eindtijd af! Hele grote kans dat op het afgesproken tijdstip de hele agenda is afgewerkt! Of zelfs nog eerder #8 De Parkeerplaats Leg een Parkeerplaats aan in je vergadering! De Parkeerplaats is een groot vel (flipover) met daarop een grote letter P getekend. Op het vel noteer je gedurende de vergadering de ingebrachte opmerkingen, discussiepunten, tips en vergaderingen die niet passen bij een van de agendapunten. Met het toepassen van de Parkeerplaats zorg je dat de ingebrachte punten niet verloren gaan, en je voorkomt dat de voortgang van het overleg wordt opgehouden door zaken die niet op de agenda staan. Aan het eind van de vergadering loop je (heel kort) de punten op de Parkeerplaats met alle deelnemers na. Eventueel stuur je deze na per . Ook kan de Parkeerplaats input zijn voor de agenda van het volgende overleg. Tijdens de vergadering #9 Informatieve presentatie? Daarna eerst ultrakorte reactie Eén deelnemer houdt tijdens de vergadering een presentatie. Na afloop zijn het vaak dezelfde mensen die hun (uitgebreide) reactie geven. En dezelfde mensen die blijven zwijgen. Is dit herkenbaar voor jou? Pak het eens als volgt aan: na de presentatie geven alle deelnemers om de beurt een ultrakorte reactie. Bijvoorbeeld in maximaal 2 zinnen of binnen 10 seconden. De voorzitter van het overleg slaat niemand over, ook niet degenen die anders stil blijven. De inleider van de presentatie krijgt zo een totaalbeeld van de meningen in de groep. Vervolgens wijst de inleider een paar mensen aan waarvan hij graag een uitgebreidere reactie wil horen. Met deze aanpak zorg je actieve betrokkenheid van iedereen.

5 #10 Eerst luisteren en samenvatten Ben jij in vergaderingen vooral bezig te bedenken wat jij wilt zeggen? Houd daar mee op! Ga actief luisteren: samenvatten, structureren en daarna pas je eigen reactie. Is het merendeel van de deelnemers in jouw vergaderingen vooral aan het zenden en luistert men slecht naar elkaar? Introduceer deze spelregel in je volgende vergadering: - Elke deelnemer die het woord krijgt in een discussie tijdens de vergadering, geeft eerst een korte samenvatting van de voorgaande spreker - Daarna pas mag hij/zij zijn eigen punt inbrengen Hiermee bevorder je dat deelnemers actief gaan luisteren en ze ook echt reageren op elkaars inbreng. #11 Ga actief op zoek naar de afwijkende mening Tijdens een vergadering kan het voorkomen dat de discussie vrij snel een bepaalde richting uit gaat. Deelnemers vullen elkaars ideeën aan en zo vormt zich al gauw een gezamenlijk beeld van een visie of aanpak. De neiging is om daarover dan ook tot besluitvorming over te gaan. Maar is er wel echt sprake van gezamenlijkheid? Zijn alle mogelijke inzichten van de groep ingebracht? Een manier om daar achter te komen: vraag (als voorzitter of deelnemer) expliciet naar de afwijkende mening. Bijvoorbeeld: is er iemand die nog een heel ander idee heeft? Door deze vraag te stellen, nodig je deelnemers uit om hun nog niet uitgesproken gedachten te delen met de groep. Deze aanpak is ontleend aan Deep Democracy, een methode om tot betere besluiten in groepen te komen. Meer informatie: kijk op #12 Gebruik een talking stick Een hulpmiddel om iedereen te stimuleren beter naar elkaar te luisteren en om luidruchtige deelnemers af te remmen is de talking stick. De talking stick is een eeuwenoud gebruik onder Indiaanse stammen. De deelnemer die in de vergadering het woord heeft, houdt de stok vast. Alle andere deelnemers zwijgen en luisteren. Als de deelnemer klaar is met wat hij/zij wil zeggen, biedt deze een ander de stok aan. Die heeft dan het recht om te spreken. Zo wordt de talking stick van de ene persoon op de andere overgedragen. #13 Ga tekenen in de vergadering We onthouden 10% van wat we horen, 20% van wat we lezen en 80% van wat we zien. Leg in je vergadering dus de nadruk op het visuele! Zorg voor een flipover, een grote wallpaper of A4/A3-vellen en stiften in diverse kleuren. Laat iemand een beeldverslag maken, met getekende illustraties en korte teksten. Dat wordt ook visueel notuleren of Graphic recording genoemd. Eén plaatje zegt meer dan woorden. Met beelden kun je eenvoudiger verbanden leggen en het leest sneller. Zo blijven de belangrijkste inzichten, conclusies en afspraken veel beter hangen bij de deelnemers.

6 #14 Schaf de rondvraag af Duurt de rondvraag bij jou zo lang? Merk je dat deelnemers in de rondvraag vragen stellen over zaken die vooral henzelf aangaan? Of dat er juist hele nieuwe agendapunten worden aangevoerd? Schaf de rondvraag af! Wij kunnen elkaar toch elk moment van de week vragen stellen en daar antwoorden op geven? Via de , whatsapp, etc. etc. of gewoon door bij elkaar langs te gaan. Daar is echt geen apart rondvraagmoment voor nodig! En mocht een vraag relevant zijn om daar in de hele groep op terug te komen, dan agendeer je deze gewoon in de volgende vergadering. Voor de volgende vergadering #15 Doorbreek het vergaderpatroon! Is dit herkenbaar: meerdere keren per jaar vergaderen met dezelfde mensen, in dezelfde zaal, met dezelfde tafelschikking. Zo n vergaderpatroon slaat de inspiratie dood en leidt tot slechte besluiten. Doorbreek bewust het patroon! Kies een andere locatie (bij een klant of projectpartner bijvoorbeeld), andere opstelling van tafels en stoelen, of ga staand vergaderen, rouleer het voorzitterschap. Wie slim vergadert, doorbreekt het patroon!

7 Vijf Werkvormen voor de alledaagse vergaderingen Werkvormen zijn methodes of een bepaalde aanpak voor bijeenkomsten. Werkvormen pas je toe om het overleg en de samenwerking tussen mensen te stimuleren. In trainingen of bij teambuilding worden vele werkvormen toegepast. Maar ook voor de alledaagse (periodieke) vergaderingen zijn er geschikte werkvormen die het overleg beter en leuker maken. Hieronder staan er 5 omschreven. Het ABC-tje Komt in jouw vergaderingen een brainstorm vaak moeizaam (of helemaal niet) op gang? "Het ABC-tje" is een werkvorm die kan helpen, vooral als bij deelnemers de ideeën niet zomaar opborrelen. Hoe gaat het in zijn werk: - Op een of meerdere flipovers schrijf je (in het groot!) alle letters van het alfabet onder elkaar - De deelnemers gaan bij de flipovers staan en pakken een stift - Vervolgens noteert iedereen ideeën en voorstellen, steeds beginnend met een van de letters van het alfabet. De uitdaging is om alle 26 letters ingevuld te krijgen! - Tenslotte bespreekt de groep met elkaar de opbrengst na. Stel jezelf voor aan de hand van je hand Wil je toch een voorstelronde doen in je vergadering? Geef er een duidelijke structuur aan! Dat helpt de deelnemers en bespaart tijd. Een interessante werkvorm waarbij de deelnemers in de voorstelronde elkaar goed leren kennen is de hand. Om de beurt stellen de deelnemers zich voor en steken daarbij achtereenvolgens hun duim, wijsvinger, middelvinger, ringvinger en pink in de lucht. - Bij duim vertellen ze: ik ben goed in - Wijsvinger: ik wil mij ontwikkelen in - Middelvinger: ik heb een hekel aan - Ringvinger: ik ben trouw aan - Pink: ik voel me kwetsbaar als De Gele Kaart Naarmate de discussie in een vergadering vordert, neemt de kans toe dat mensen irrelevante zaken aanvoeren, of twee keer hetzelfde punt inbrengen. Hoe voorkom je nou zo'n situatie, die vaak leidt tot (te) lange vergaderingen? Een eenvoudige en doeltreffende werkvorm is De Gele Kaart. Toe te passen in overleggen met minimaal 4 personen. - Elke deelnemer krijgt voor het begin van de vergadering één gele kaart - Bij langdradigheid of herhaling van zetten mag elke deelnemer een gele kaart op tafel schuiven - 3 gele kaarten op tafel = rood! Dat betekent dat de discussie direct ten einde komt - De deelnemer die als laatste de kaart op tafel legde vat samen. De Omgekeerde Brainstorm Is het lastig om met een groep in vergadering nieuwe ideeën te bedenken? Ga dan out-of-the-box denken! Tja dat is makkelijker gezegd dan gedaan. Een werkvorm die kan helpen bij het genereren van nieuwe ideeën is De Omgekeerde Brainstorm. De naam zegt het al, het is een andere manier van brainstormen. In deze werkvorm richt de groep zich op wat er zou moeten gebeuren om een probleem te vergroten in plaats van op te lossen.

8 Het gaat als volgt: - Formuleer de kernvraag waarin het gewenste doel/resultaat zijn verwoord. Bijvoorbeeld: hoe zorgen we ervoor dat alle medewerkers gezond blijven en zich betrokken voelen bij onze organisatie? - Herformuleer deze vraag in het tegenovergestelde. Bijvoorbeeld: hoe bereiken we in onze organisatie een zo hoog mogelijk ziekteverzuim en totale onverschilligheid bij alle medewerkers? - Ga brainstormen over deze omgekeerde vraag. Er komen dan misschien suggesties voorbij zoals: Geef mensen opdrachten waarbij geen inspraak mogelijk is Laat de directie niemand op de hoogte stellen van nieuwe ontwikkelingen Bezuinig op hulpmiddelen en opleidingen - Verander alle ingebrachte suggesties in het positief tegenovergestelde, dus: Geef mensen de vrijheid hun eigen opdrachten te formuleren Stel iedereen altijd van alles op de hoogte Investeer in hulpmiddelen en opleiding - Kies met de groep één of meerdere oplossings- of denkrichtingen, en maak vervolgafspraken over wie wat uitwerkt. De Omgekeerde Brainstorm is een snelle en luchtige werkvorm, die je goed kan toepassen als je in een vergadering een lastige en complexe vraag gaat bespreken. Geef een cadeau Sluit je met een groep een vergadercyclus af (bijvoorbeeld aan het einde van het jaar of bij afronding van het project)? Dan is dit een mooie afsluitende werkvorm. Je daagt alle deelnemers uit om iets persoonlijks te zeggen over een ander. Het vraagt wel enig verbeeldings- en improvisatievermogen! Dit is de werkwijze: - De groep zit in een kring (zonder tafels!) - De voorzitter begint: hij/zij geeft een denkbeeldig cadeau aan een deelnemer, door gebruik te maken van zijn handen, lichaamstaal, mimiek, etc. "Alsjeblieft, ik heb dit mooie grote cadeau voor je meegebracht!" Belangrijk is dat de gever niet benoemt wat het cadeau is - De deelnemer neemt het cadeau dankbaar in ontvangst en improviseert door een ding, dier, etc. te noemen: Bedankt, wat een mooi heb je meegebracht! - De gever moet daarop weer improviseren door de reden van het geven van dat specifieke cadeau te noemen: Ja, ik dacht je zo n te geven, want - Als alle deelnemers één keer aan de beurt zijn geweest, sluit je de werkvorm af - Met deze werkvorm kun je op een persoonlijke manier uitspreken hoe je de samenwerking met elkaar hebt ervaren! Ik hoop dat je met de tips en werkvormen in dit E-book jouw vergaderingen beter en leuker kan maken, met betrokken deelnemers en waardevolle input van iedereen! Wil je meer informatie of ondersteuning bij jouw bijeenkomsten? Neem contact op! Hartelijke groet, Ruben Hurenkamp ruben@processucces.nl