Er valt veel te winnen in het beter maken van de alledaagse vergaderingen, periodieke overleggen en bijeenkomsten!

Transcriptie

1

2 Er valt veel te winnen in het beter maken van de alledaagse vergaderingen, periodieke overleggen en bijeenkomsten! Met de juiste werkvormen op de juiste momenten krijg je in vergaderingen betrokken deelnemers, waardevolle input van iedereen, en bovenal: een prettige sfeer! In dit E-book deel ik 13 werkvormen die je zonder veel voorbereiding kunt toepassen. Stop met oeverloos vergaderen, ga SLIMMER vergaderen! Hartelijke groet, Ruben Hurenkamp Processucces Wil je meer informatie of ondersteuning bij jouw bijeenkomsten? Ik help je graag! Kijk op of stuur een bericht naar

3 # 1 Stel per vergadering maar één doel vast Waarom verlopen vergaderingen vaak niet efficiënt en duren ze te lang? Omdat......we vaak meerdere bedoelingen hebben met een agendapunt,...we soms niet eens weten wat het doel is van een agendapunt,...de deelnemers zelf verschillende doelen in hun hoofd hebben bij een agendapunt. Zo kan het in een vergadering gebeuren dat deelnemers......bij een informatieve mededeling uitgebreid gaan discussiëren,...in een brainstorm meteen allerlei conclusies trekken....bij een concept-besluit dat voorligt allerlei suggesties (opnieuw) inbrengen, Ideaal gezien zou elke vergadering maar één doel moeten hebben: - het delen van informatie, - het spuien van nieuwe ideeën, of - het uitwisselen van meningen en het nemen van een besluit. Ga in jouw vergaderplanning na of het mogelijk is om in elk overleg telkens maar één van deze doelen te hanteren. Als dat niet lukt, splits dan je vergadering op in delen, en benoem vooraf bij elk onderdeel wat het vergaderdoel is (en wat niet). #2 Informatieve presentatie? Doe aansluitend de Ultrakorte Reactie In de vergadering geeft iemand een presentatie. Tijdens of daarna zijn het vaak dezelfde deelnemers die hun (uitgebreide) mening op tafel leggen. En zijn het dezelfde anderen die blijven zwijgen... Is dit herkenbaar? Pak het eens als volgt aan: Aansluitend op de presentatie geven alle deelnemers om de beurt een ultrakorte reactie. Bijvoorbeeld in maximaal 2 zinnen of binnen 10 seconden. De voorzitter van het overleg slaat niemand over, ook niet degenen die normaliter stil blijven. De inleider van de presentatie krijgt zo een totaalbeeld van de meningen in de groep. Vervolgens wijst de inleider een paar mensen aan waarvan hij graag een uitgebreidere reactie wil horen. Met deze aanpak zorg je voor actieve betrokkenheid van iedereen!

4 #3 Vergaderen zonder agenda, maar met structuur: Lean Coffee ideeën spuien De werkwijze van Lean Coffee is als volgt: 1. Bij de start van het overleg (of vooraf) verzamelen deelnemers de onderwerpen of bespreekpunten. 2. De inbrengers geven om de beurt een hele korte toelichting (maximaal 30 seconden!) op het onderwerp: Wat houdt het in en waarom nu bespreken? 3. Eén van de deelnemers noteert het onderwerp in maximaal 3 woorden op een memokaartje en plakt deze op een flipover-vel. 4. Na het inbrengen van de onderwerpen volgt de stemronde. Iedereen geeft 3 punten, naar eigen inzicht te verdelen over één of meerdere onderwerpen. Eén van de deelnemers noteert de punten op elk memokaartje en plaatst deze in volgorde van het puntentotaal. 5. Dan volgt de time boxed bespreking: selecteer de 3 onderwerpen met de meeste punten, die je elk in 15 minuten bespreekt (kan natuurlijk ook met bijvoorbeeld 4 onderwerpen van elk 10 minuten). 6. Belangrijk: houd de afgesproken tijd goed in de gaten! 7. Sluit elk onderwerp af met een paar minuten afronding: Wat zijn de vervolgacties, wie doet wat? #4 Informatie beklijft beter met een opdracht vooraf Informatie die in een vergadering wordt gepresenteerd, blijft beter hangen als de deelnemers vooraf deze opdracht krijgen van de voorzitter: Maak tijdens de presentatie aantekeningen over - wat de belangrijkste 3 inzichten zijn - welke associaties de informatie oproept - wat het betekent voor het eigen werk - wat het betekent voor het werk van collega's of leidinggevenden - welke 3 actiepunten je kunt formuleren Je kunt elke deelnemer al deze (of andere) vragen voorleggen, of de vragen verdelen over de groep. Na afloop van de presentatie volgt (met de inleider) een gezamenlijke uitwisseling over de genoteerde antwoorden.

5 #5 Snelle uitwisseling in een groep: De Stand-Up De Stand-Up is een onderdeel van Scrum, een project-methode afkomstig uit de ICT. Voor gewone periodieke vergaderingen is Scrum niet echt geschikt, maar de Stand-Up als werkvorm is wel goed toe te passen! Je kan de Stand-Up dagelijks doen, of wekelijks, 2-wekelijks, maandelijks, etc. Elke keer komen de volgende vragen aan bod: Wat heb ik gedaan sinds de vorige meeting? Wat ga ik doen tot de volgende meeting? Waar loop ik tegenaan en welke hulp heb ik daarbij nodig? De werkwijze is als volgt: 1. Deelnemers inventariseren de onderwerpen en actiepunten. Elk punt komt op 1 memokaart te staan. 2. Verdeel een flipover-vel of whiteboard in 3 kolommen. Boven de 1 e kolom zet je TO DO. Boven de 2 e kolom DOING. Boven de 3 e kolom komt DONE te staan. 3. Verdeel alle memokaarten op basis van de huidige stand van zaken over deze 3 kolommen. 4. Nu kan het korte overleg starten. De deelnemers verzamelen zich en lopen alle punten in de kolommen na. Bij TO DO: Wat moet gedaan worden? Binnen welke termijn? Wie doet het? Wat is er nodig? Bij DOING: Waar loop je tegen aan? Wat heb je nodig? Wat is klaar en kan naar DONE? Belangrijk detail: de Stand-Up doe je staand! #6 Ideeën rangschikken met de COCD Box Als je in een brainstorm met een groep veel ideeën hebt verzameld, kan het veel tijd kosten om deze te clusteren en te rangschikken. De COCD-box is een werkvorm die kan helpen dit proces te versnellen: 1. Noteer tijdens de brainstorm elk idee op een aparte memokaart 2. Geef elke deelnemer blauwe, rode, en gele stickers. Blauw = niet origineel, wel goed uitvoerbaar, op korte termijn resultaat Rood = origineel en ook uitvoerbaar. Het geeft een WOW gevoel Geel = een heel origineel idee, nog niet duidelijk hoe uit te voeren, misschien in de toekomst? 3. Alle deelnemers noteren individueel op papier welke ideeën ze welke kleur willen geven. 4. Laat iedereen dan de gekleurde stickers op de gekozen ideeën plakken. Door iedereen eerst individueel te laten kiezen, voorkom je dat deelnemers in hun stemgedrag reageren op elkaar. Zo kom je tot een mooie clustering en prioritering van alle ideeën, van laaghangend fruit tot baanbrekende voorstellen. Een uitgebreide toelichting van deze werkvorm vind je op

6 #7 De Omgekeerde Brainstorm Is het lastig om met een groep in een vergadering nieuwe ideeën te bedenken? Ga dan out-of-the-box denken! Tja, dat is makkelijker gezegd dan gedaan. Een werkvorm die je out-of-the-box kan helpen is De Omgekeerde Brainstorm. Daarbij richt de groep zich op wat er zou moeten gebeuren om een probleem te vergroten in plaats van op te lossen! Het gaat als volgt: 1. Formuleer de kernvraag, bijvoorbeeld: hoe zorgen we ervoor dat onze medewerkers inzetbaar blijven en zich betrokken voelen bij de organisatie? 2. Herformuleer deze vraag in het tegenovergestelde: hoe bereiken we in onze organisatie een zo hoog mogelijke uitval en totale onverschilligheid bij de medewerkers? 3. Ga brainstormen over deze omgekeerde vraag. Er komen dan waarschijnlijk suggesties op tafel zoals: - Laat medewerkers zoveel mogelijk overwerken - Geef opdrachten waarbij geen inspraak mogelijk is - Bezuinig op hulpmiddelen en opleidingen 4. Verander alle ingebrachte suggesties in het positief tegenovergestelde, dus: - Voorkom overwerk - Geef medewerkers de vrijheid hun eigen werk in te richten - Investeer in hulpmiddelen en opleidingen 5. Kies met de groep één of meerdere oplossings- of denkrichtingen. Maak afspraken over het uitwerken daarvan. De Omgekeerde Brainstorm is een snelle en luchtige werkvorm, die je goed kan toepassen als je in een vergadering een lastige en complexe vraag gaat bespreken.

7 #8 Zo kom je tot uitwisseling én ideeën: De Meervoudige Kaartvraag In sommige vergaderingen wil je graag een uitwisseling van meningen over een bepaalde situatie of vraagstuk, en tegelijkertijd ook ideeën verzamelen over hoe iets anders en beter kan. Met De Meervoudige Kaartvraag lukt dat. Met deze werkvorm belicht je meerdere kanten van een vraagstuk. Hieronder lees je de werkwijze: 1. Het vraagstuk splits je eerst op in 3 deelvragen: - Wat vinden we prettig in de huidige situatie? - Van wat in de huidige situatie willen we af? - Welke ideeën ter verbetering hebben we? 2. De deelnemers krijgen memokaarten in 3 kleuren: voor "prettig" groene, voor "van af" rode, voor "ideeën" gele kaarten. 3. Per gekleurd memokaart schrijven de deelnemers één opmerking op (in maximaal 3 woorden). 4. Je kunt in één ronde de drie deelvragen tegelijkertijd behandelen, of het in 2 of 3 opeenvolgende ronden te doen. 5. De deelnemers plakken hun beschreven memokaarten op een groot vel aan de muur. Als er antwoorden overeenkomen, voeg je de memokaarten bij elkaar. 6. Eventueel kun je de deelnemers met turven of met stickertjes een waardering laten geven aan de antwoorden op de 3 deelvragen. De opbrengst van deze werkvorm: een gezamenlijk beeld van zaken die de groep nu wel en niet prettig & zinvol vindt in de huidige situatie, plus ideeën voor verbetering en verandering!

8 #9 De Ideeëncarrousel De Ideeëncarrousel is geschikt voor als je in een vergadering niet alleen nieuwe ideeën wilt verzamelen, maar ook concrete vervolgstappen wilt afspreken. Deze werkvorm kun je toepassen bij minimaal 9 deelnemers en een voorzitter. Als je alle stappen goed wilt doorlopen, heb je wel zo n 1,5 uur nodig. 1. Start met een brainstorm om te komen tot een hoeveelheid ideeën. 2. Cluster deze ideeën tot ongeveer 3 à 4 thema s. Als de thema s vooraf al bekend zijn, dan zijn stap 1 en 2 niet nodig. 3. Benoem per thema een thema-eigenaar. 4. Creëer thema-hoeken in de zaal, met flipovers, memokaarten en stiften. 5. Verdeel de overige deelnemers over de thema s (3 à 5 deelnemers per thema, afhankelijk van de omvang van de totale groep). 6. Binnen een vooraf afgesproken tijd (ongeveer 10 minuten) vult elk groepje ideeën aan op de flipover. Schrijf op memokaarten, zo kun je de ingebrachte punten makkelijk herschikken. 7. Is de afgesproken tijd verstreken, dan schuift elk groepje door naar de volgende themahoek. De thema-eigenaar blijft op zijn plek staan. 8. Na een korte briefing van de thema-eigenaren, borduurt de nieuwe groep voort op de ideeën van de vorige groep: aanvullen, clusteren, samenvoegen. 9. Zo schuiven alle groepjes in een aantal rondes telkens door. Maak het in elke volgende ronde steeds concreter: van thema naar onderwerpen, van onderwerpen naar prioriteren, van prioriteren naar acties en actiehouders. 10. In de laatste ronde eindigt elk groepje bij de plek waar deze is begonnen. Het groepje en themaeigenaar bereiden een korte pitch voor over het ontstane plan van aanpak. 11. In de pitchronde presenteren de groepjes hun plan van aanpak. Alle andere deelnemers kunnen vragen stellen en feedback geven. 12. Tenslotte is er de mogelijkheid voor iedereen om zich aan te sluiten bij één of meerdere thema s en daarover vervolgafspraken te maken. De thema-eigenaar bewaakt de afspraken.

9 #10 De Parkeerplaats In veel vergaderingen hebben we last van een 'parkeerprobleem'. Dat probleem ontstaat als deelnemers niet relevante of persoonlijke punten aanstippen en daar (te veel) aandacht voor vragen. Vaak leidt dit tot ergernis bij de overige deelnemers en de voorzitter. Door het niet of niet-tijdig parkeren van deze punten duurt de vergadering onnodig langer! Er is een eenvoudige oplossing voor dit probleem: De Parkeerplaats. Die werkt als volgt: 1. Teken een grote P op een vel papier (minimaal A3-formaat) 2. Hang het vel op een zichtbare plek aan de muur, of leg het op de vergadertafel 3. De niet relevante, niet dringende punten, suggesties, tips en overige informatie kun je 'parkeren' door deze op het vel te noteren. 4. Aan het einde van de vergadering kun je de parkeerplaats kort nalopen. Of iemand stuurt de punten per mail na. #11 Ga actief op zoek naar de afwijkende mening Tijdens een vergadering kan een discussie vrij snel een bepaalde richting op gaan. Een paar deelnemers vullen elkaar aan en zo vormt zich al gauw een beeld van een visie of aanpak. De neiging is om daarover dan meteen een besluit te nemen. Maar is er wel echt sprake van gezamenlijkheid? Zijn alle mogelijke inzichten van de groep ingebracht? Een methode om daar achter te komen: Vraag (als voorzitter of deelnemer) expliciet naar de afwijkende mening(en) van de groep. Bijvoorbeeld: Is er iemand die nog een heel ander idee heeft? Door deze vraag te stellen, nodig je deelnemers uit om hun nog niet uitgesproken gedachten te delen met de groep. Deze aanpak is ontleend aan Deep Democracy, een zienswijze en methode om tot betere besluiten in groepen te komen. Kijk voor meer informatie op

10 #12 Prioriteren en besluiten Heb je met een groep in een vergadering diverse oplossingen bedacht voor een vraagstuk? En weet je niet zo goed hoe je met de groep tot een keuze komt? De werkvorm Prioriteren en besluiten helpt bij het nemen van een gezamenlijk besluit: 1. Zorg dat je evenveel oplossingen hebt als deelnemers aan de groep. Hiervoor moet je eventueel oplossingen clusteren of juist opsplitsen. Heb je veel meer deelnemers dan oplossingen? Stel dan duo's samen en zorg voor evenveel oplossingen als dat er duo's zijn. 2. De voorzitter van het overleg kan actief meedoen, of alleen begeleiden. 3. Alle deelnemers (of duo's) krijgen één kaartje waarop een oplossing staat geschreven. 4. Vervolgens loopt iedereen rustig door de zaal. 5. Al lopend ruilen de deelnemers telkens hun kaartje met iemand die ze tegenkomen. Zorg dat er 2 à 3 keer geruild wordt. 6. Op het teken van de voorzitter stopt iedereen met lopen. De deelnemers zoeken de persoon die het dichtst bij staat op en verdelen samen 7 punten over de 2 oplossingen die op de 2 kaartjes staan. Bijvoorbeeld: oplossing A krijgt 3 punten, oplossing D 4 punten. Andere verdeling kan ook. 7. De punten die elke oplossing krijgt, worden op het kaartje geturfd. 8. Dit herhaal je tot je 5 rondes hebt gehad. 9. Na de 5 e ronde tellen de deelnemers de punten op het kaartje dat ze dan in de hand hebben. 10. Plak de kaartjes in volgorde van punten op de muur of flipover. Ook kun je alle deelnemers in puntenvolgorde laten opstellen. #13 Ga tekenen! We onthouden 10% van wat we horen, 20% van wat we lezen en 80% van wat we zien. Leg in je vergadering dus de nadruk op het visuele! Zorg voor een flipover of A4/A3-vellen en stiften in diverse kleuren. Laat iemand een beeldverslag maken, met getekende illustraties en korte teksten. Visueel notuleren of Graphic recording heet dat. Eén plaatje zegt meer dan woorden. Met beelden kun je eenvoudiger verbanden leggen en het leest sneller. Zo blijven de belangrijkste inzichten, conclusies en afspraken beter hangen bij de deelnemers.