09UIT

Transcriptie

1 gemeente Schiedam Aan de gemeenteraad van Schiedam Burgemeester en wethouders Postbus EA SCHIEDAM Stadskantoor Stadserf DZ SCHIEDAM T F W UW KENMERK ONS KENMERK DATUM Q Q Al ui 09UIT14148 UW BRIEF VAN DOORK1ESNUMMER icm.baltus@schiedam.nl ONDERWERP Project vermindering administratieve lasten Geachte dames, heren, Inleiding In het collegewerkprogramma is vermindering regeldruk en administratieve lasten als een prioriteit voor deze bestuursperiode genoemd. Op 23 oktober 2007 besloten wij tot het instellen van het project reductie administratieve lasten (ook wel genoemd vermindering regeldruk) voor burgers en bedrijven. Inmiddels vormt dit project zoals u bekend onderdeel van het Masterplan Dienstverlening. Wij hebben als projectdoel geformuleerd: 'de reductie van administratieve lasten, in nauwe samenhang met het verbeteren van de dienstverlening zoals beoogd met het programma dienstverlening'. Gezegd kan worden dat de dienstverlening is verbeterd als er minder regels zijn of de regels minder administratieve lasten betekenen en klanten dat ook daadwerkelijk ervaren. Hieronder informeren wij u over de voortgang van het project. Wij zullen u in beginsel in het voorjaar 2010 wederom informeren. Maatregelenplan Concrete verbetermaatregelen In 2008 is in workshops met vertegenwoordigers van uw raad en ons college, burgers, ondernemers en ambtelijke organisatie gezocht naar de mogelijkheden voor vermindering van administratieve lasten. Op basis hiervan is een Maatregelenplan opgesteld, van welk (lijvige) plan wij de managementsamenvatting bijvoegen en dat voor u ter inzage ligt. In het plan wordt een algemene denkwijze gegeven voor het verminderen van administratieve lasten. Daarnaast wordt in het plan een zestal producten genoemd, waarvan door de betrokken groep van deelnemers wordt verwacht dat met een relatief geringe inspanning (doorvoering van een maatregelenpakket) een substantiële lastenvermindering kan worden bereikt. Het gaat hier om de producten Evenementenvergunning, Parkeervergunning, Bouwvergunning, Sloopvergunning/sloopmelding, Aanvraag Hulpmiddelen WMO en Aanvraag bijzondere bijstand. Op 11 juni jl. heeft de stuurgroep van het project het genoemde Maatregelenplan vastgesteld evenals een planning voor de doorvoering van de maatregelen en de te hanteren werkwijze daarvoor. In zomer en najaar 2009 vindt nader onderzoek plaats naar de wenselijkheid en realiseerbaarheid van de in het Maatregelenplan genoemde verbetermaatregelen en de uitwerkingsvarianten daarvan. Eind dit jaar moeten die onderzoeken zijn afgerond. Opgemerkt wordt daarbij dat de in het plan opgesomde

2 verbetermaatregelen richtinggevend zijn, maar dat wij openstaan voor betere alternatieve zo die uit het nader onderzoek komen (goedkoper, innovatiever of anderszins). Begin 2010 zullen wij dan overgaan tot implementatie van de geselecteerde maatregelen. Invoeren algemene denkwijze lastenvermindering In het Maatregelenplan is naast de concrete maatregelen ook een meer algemene denkwijze geformuleerd voor het verminderen van administratieve lasten. Deze denkwijze kent vier reflectiestappen, te doorlopen volgens de hierna volgende stappen. Stap 1. is beantwoording van de vraag of een bepaald product, proces of dienst nog wel nodig is. Als het antwoord daarop is dat het product kan worden afgeschaft, hoeven de andere stappen niet meer doorlopen te worden (er wordt hier ook wel gesproken van een 'knock out systeem'). De andere drie stappen houden in het achtereenvolgens beantwoorden van de vragen: 2. kan het aantal klantcontacten voor dat product of voor een combinatie van producten worden verminderd? 3: moeten we het zelf doen of kunnen anderen het doen? En 4. kunnen we sneller en slimmer leveren? (Bv. schrap overbodige vragen en bewijsstukken). Wij hanteren deze algemene denkwijze in de organisatie om tot extra lastenvermindering te komen; bij het verlenen van andere (nieuwe) producten dan de al geselecteerde zal steeds via deze algemene denkwijze worden bezien of het product voor de aanvrager via een 'makkelijker, sneller of slimmer' weg kan worden geleverd. Wij zullen ons echter eerst focussen op de doorvoering van de al genoemde concrete verbetermaatregelen, en per begin 2010 intensiever zoeken naar mogelijke verbetermaatregelen voor andere producten. Wij denken daarbij ook aan lastenverlichting vanuit andere invalshoeken zoals het invoeren van (pre-)mediation waarmee klachten en juridische procedures mogelijk beperkt kunnen worden. Eind 2011 zullen wij het project afronden. Organisatorische aspecten Voor de doorlichting van de producten en de selectie van producten die kansrijk zijn uit het oogpunt van lastenvermindering is in 2007 een stuurgroep en een klankbord groep ingesteld. Aan de klankbordgroep nemen deel leden uit uw raad en vertegenwoordigers van het bedrijfsleven en burgers. De stuurgroep kent naast een vertegenwoordiging uit ons college een afvaardiging van de in de klankbordgroep zittende categorieën (elk één persoon). De klankbordgroep toonde zich bij de selectie van producten en maatregelen een vruchtbaar klankbord. Thans is echter een nieuwe, meer uitvoerende fase, ingegaan. Wij zien daar voor een klankbordgroep vooralsnog geen rol in. Financiële aspecten Het project valt onder het Masterplan Dienstverlening. Onder dat plan is voor aan lasten voor het project begroot. Thans resteert daarvan nog voor dit jaar nog een bedrag van voor te maken onderzoekskosten. Momenteel wordt onderzocht welke kosten verbonden zijn aan de implementatie van de geformuleerde maatregelen; dit kostenonderzoek vormt onderdeel van het dit jaar te houden onderzoek naar de gewenste wijze van implementatie van de geformuleerde verbetermaatregelen. Relevant is dat er voor de implementatie van verbetermaatregelen sinds 1 juli van dit jaar een Rijksvoucherregeling bestaat (uitgevoerd door Senter Novem). Op basis daarvan wordt 50% van de kosten van inschakeling van een extern deskundige vergoed, tegen een maximum van per deelnemende gemeente. Ook de Kamer van Koophandel stelt een stimuleringsbudget beschikbaar. Wij hebben inmiddels aan Senter Novem en de Kamer van Koophandel de intentie uitgesproken te zullen deelnemen aan de regelingen. Wij onderzoeken momenteel de precieze (financiële en organisatorische) consequenties daarvan.

3 Er mag van worden uitgegaan dat het project vermindering administratieve lasten op termijn kostenbesparend werkt voor niet alleen burger of ondernemer maar ook voor de gemeentelijke organisatie. Zodra wij ons onderzoek naar de gewenste wijze van implementatie van de verbetermaatregelen hebben afgerond en daarmee ook de implementatiekosten kennen, brengen wij in kaart welke eventuele besparingen (op termijn) met de doorgevoerde maatregelen kunnen worden bereikt. Daarbij moet niet vergeten dat er, voordat een kostenbesparing kan worden bereikt, wellicht eerst investeringen voor de gemeente aan vooraf zullen moeten gaan. Wij hopen u hiermede voldoende te hebben geïnformeerd. Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Schiedam, ^taris, de burgemee W.P.H. Redert W.M. Verver-Aartsen

4 Schiedam Doorlichting en maatregelenplan administratieve lasten In opdracht van: Dhr. J.F. Boet Clustermanager Dienstverlening EIM & Zenc, mei 2009 Auteurs: Frank van IJzerloo (Zenc) Marjan Grootveld (Zenc) Arjan Ruis (EIM) John Boog (EIM)

5 Ma nagementsamen vatting In 2008 hebben EIM en Zenc een onderzoek uitgevoerd naar de administratieve lasten van de gemeente Schiedam. In deze managementsamenvatting worden kort de belangrijkste resultaten gepresenteerd. Er wordt ingegaan op: 1. resultaten van de doorlichting (kwantitatief en kwalitatief) 2. specifieke maatregelen voor een zestal Schiedamse producten 3. aanbevelingen voor de vervolgstappen voor Schiedam bij de implementatie van de maatregelen voor het verminderen van de administratieve lasten en het verbeteren van de dienstverlening. 1. Doorlichting administratieve lasten in Schiedam Kwantitatieve resultaten uit de doorlichting: Ondernemers Ondernemers in Schiedam hebben in 2007 in totaal uur (afgerond 278 dagen ofwel 835 werkdagen) besteed aan het aanvragen van de verschillende producten. Uitgaande van een gemiddeld uurtarief van 50 komt dit neer op een administratieve last van Naast deze kosten is er ook sprake van externe kosten a 75 per uur. Deze bedragen in totaal en behoren voor het grootste gedeelte tot het Bouwen en aanleggen De totale administratieve lasten voor ondernemers voor alle gemeentelijke producten bedragen Burgers Burgers in Schiedam hebben voor de (gekozen) tien gemeentelijke producten in 2007 in totaal uur besteed aan het aanvragen van de verschillende producten. 1 In de doorlichting van ondememersproducten zijn een aantal producten opgenomen die zowel door ondernemers als burgers worden afgenomen. Deze administratieve lasten zijn onder de ondernemers lasten geschaard. Een goed voorbeeld hiervan is de bouwvergunning. De administratieve lasten voor het bedrijfsleven liggen in werkelijkheid dus lager. Datum: :18 Pagina 2 van 59

6 Kwalitatieve bevindingen uit de doorlichting: In de doorlichting is niet alleen de kwantitatieve informatie van belang geweest, maar speelt ook zeker de kwaliteit van de dienstverlening een grote rol. De volgende zaken zijn opgevallen tijdens het analyseren van de website en de gemeentelijke formulieren: Veel informatie is niet of slecht te vinden op het webloket; simpele zoektermen leveren met de algemene zoekfunctie op de website vaak niet het gewenste resultaat op. Verbetering zou kunnen bestaan uit duidelijke verwijzingen naar het digitale loket en de daar te vinden aanvraagformulieren. De aanvraagformulieren hebben geen uniforme stijl/lay-out van de gemeente Schiedam. Dit heeft op zich geen directe invloed op de administratieve lasten en/of de beleving. Naar buiten toe staat het niettemin professioneler indien alle aanvraagformulieren dezelfde opmaak en structuur hebben. Perceptie van ondernemers over gemeentelijke producten: Bij de producten voor bedrijven bestaat ongeveer een kwart uit vormvrije aanvragen, d.w.z. de aanvraag gaat per brief. Dit lijkt ogenschijnlijk gemakkelijk voor de aanvrager, maar het is niet altijd duidelijk wat er wel en niet vermeld moet worden in de aanvraag en bovendien kost het opstellen van een brief (onnodig) veel tijd. Het ontwikkelen van korte, duidelijke (digitaal beschikbare) formulieren voor de nu nog vormvrije producten bespaart de aanvrager veel tijd. Op niet alle formulieren staat een retouradres, bijvoorbeeld bij de 'Aanvraag Drank- en horecavergunning' en de 'Aanvraag exploitatievergunning horeca'. Perceptie burgers over gemeentelijke producten: Er worden veel onnodige vragen gesteld. Veel informatie is al bij de gemeente bekend (bijvoorbeeld vanuit de GBA) of is eigenlijk niet relevant voor de aanvraag. Er zou meer gebruik kunnen worden gemaakt van informatie die reeds beschikbaar is. Er wordt om informatie gevraagd die voor de aanvrager lastig is op te zoeken en dus veel tijd kost. Bij de aanvraag van een kapvergunning moet bijvoorbeeld het soort boom en de diameter van de stam worden aangegeven. Datum: :18 Pagina 3 van 59

7 2. Specifieke maatregelen per besproken product Zes producten zijn uitvoerig geanalyseerd met betrokkenen vanuit de gemeente, de KvK, burgers en ondernemers. De maatregelen zijn tijdens de workshops gezamenlijk geformuleerd en leiden, naar mening van de aanwezigen, tot een vermindering van de administratieve lasten. Het zijn concrete voorstellen voor implementatie. Hieronder staan per product de afgesproken maatregelen: Ondernemers: 1. Evenementenvergunning Maatregel 1: Wijs aanvragers proactiefop andere relevante vergunningen Maatregel 2: Maak meer onderscheid tussen het centrum en de rest van Schiedam (hierbij valt o.a. te denken aan bepaalde vergunningsvrije delen) Maatregel 3: Zorg dat de informatie op de website actueel en correct is 2. Parkeervergunning Maatregel 1: Verminder de bewijslast van de ondernemer en de burger (2008) Maatregel 2: Verminder de frequentie van aanvragen (parkeervergunning voor onbepaalde tijd (2008) Maatregel 3: Ga na in hoeverre de Delftse methode toepasbaar is in Schiedam Maatregel 4: Verstrek duidelijke informatie 3. Bouwvergunning Maatregel 1: Onderzoek de bruikbaarheid van een 'witte lijst' (Boekelse methode) Maatregel 2: Vervang de toetsing deels door een verklaring (Heerenveens model) Maatregel 3: Kijk pragmatisch waar welstandseisen kunnen vervallen Maatregel 4: Gebruik het vooroverleg voor verwachtingsmanagement 4. Sloopvergunning / sloopmelding Maatregel 1: Vervang de sloopmelding door een algemene maatregel Datum: :18 Pagina 4 van 59

8 Maatregel 2: Introduceer een eformulier Maatregel 3: Onderzoek of een aanvraag sloopvergunning voldoende grond is voor een flora- en faunatoets en een archeologische toets n.a.v. het besluit bodemkwaliteit Maatregel 4: Geef duidelijkheid over de maximale termijn waarbinnen de gemeente reageert op een sloopveiligheidsplan dat na de vergunningtoekenning wordt ingediend Maatregel 5: Zorg voor een duidelijke en eenduidige toelichting op de sloopvergunning Maatregel 6: Hanteer alleen nog de naam Vergunningen en Handhaving voor de betreffende afdeling Burgers: 5. WMO aanvragen hulpmiddelen Maatregel 1: Versterk de positie van het WMO loket, bijvoorbeeld i.c.m. Regelhulp Maatregel 2: Zorg dat herhalingsaanvragen voor kinderen worden voorkomen Maatregel 3: Zorg voor een digitaal formulier Maatregel 4: Verbeter de website Maatregel 5: Vereenvoudig het aanvraagformulier 6. Aanvraag bijzondere bijstand Maatregel 1: Verleen bijzondere bijstand proactief Maatregel 2: Verstrek eenduidige informatie Maatregel 3: Maak het aanvraagproces sneller door digitalisering Maatregel 4: Maak gebruik van beslisbomen Voor de producten die, gezien de scope van de opdracht, niet in de workshops zijn besproken, staan in een separate bijlage per product specifieke maatregelen geformuleerd. 3. Aanbevelingen voor vervolgstappen Datum: :18 Pagina 5 van 59

9 Voor een succesvolle implementatie van de maatregelen adviseren wij om de volgende stappen te zetten na het accorderen van het maatregelenplan. Schiedam is met een aantal stappen al vrij ver. Implementatie 1. Neem de uitkomsten van de workshops mee in de al lopende projecten 2. Creëer een groep gangmakers die kunnen helpen bij het uitvoeren van het dienstverleningsprogramma Sturing 1. Benoem een politiek en ambtelijk combi van verantwoordelijken 2. Ontwikkel indicatoren over het verloop van het klantproces heen. Registreer niet alleen het aantal verstrekte producten, maar houd ook rekening met indicatoren zoals uitval tijdens de procedure, niet-ontvankelijke aanvragen, samenloop van producten en resultaat van de aanvraag 3. Blijf de administratieve lasten meten. Ondersteuning 1. Moderniseer en gebruik de technologische infrastructuur 2. Neem de interne diensten en externe accountant mee in de nieuw te ontwikkelen werkwijze, zoals het vervangen van een kopie van een bewijsstuk door een inkijkje in een database van een andere afdeling of overheidsorganisatie. Controlerende partijen moeten akkoord gaan met de nieuwe werkwijze. Datum: :18 Pagina 6 van 59

10 1. Inleiding 1.1. Achtergrond In Schiedam is de reductie van administratieve lasten een belangrijk thema. De gemeente heeft al eerder een dienstverleningsconcept vastgesteld en daaruit voortvloeiend is een programma dienstverlening ontstaan. Binnen het programma is een twintigtal projecten opgenomen, waaronder het project vermindering regeldruk. Er is inmiddels ook al een en ander in gang gezet, de contouren zijn al zichtbaar. Zo komt er in de nabije toekomst één telefoonnummer voor alle klantcontacten. De introductie van dit ene telefoonnummer is de opmaat naar een gemeentelijk klantcontactcentrum. Schiedam kent ook een stuurgroep deregulering waar verschillende raadsleden van verschillende fracties zitting in hebben. Innovatie, goede dienstverlening, effectief en efficiënt werken staan daarmee hoog in het vaandel. De gemeente wil actief werken aan vermindering van administratieve lasten voor burgers en bedrijven en heeft daarom geparticipeerd in de subsidieregeling van het Rijk om administratieve lasten te verlichten. EIM en Zenc is gevraagd een bijdrage te leveren aan de daadwerkelijke uitvoering Situatieschets Zoals hierboven vermeld kent het programma dienstverlening van de gemeente Schiedam een twintigtal projecten. Het programma is bedoeld als een overkoepelend gremium dat de samenhang tussen de projecten moet garanderen. Voorbeelden van de projecten zijn, behalve vermindering regeldruk, het optimaliseren van de website (hiervoor zijn o.a. onlangs enkele webmasters geworven), het Digitaal Klantdossier (DKD) en de daarbij behorende introductie van een tiental e-formulieren. Op dit moment merken burgers en ondernemers hier nog niet zoveel van maar hier zal op korte termijn verandering in komen. Datum: :18 Pagina 7 van 59

11 1.3. Subsidieregeling Om de gemeenten te ondersteunen bij het verminderen van de lokale regeldruk heeft Staatssecretaris De Jager van het Ministerie van Financiën een tijdelijke subsidieregeling in het leven geroepen waarmee gemeenten externe hulp in kunnen roepen om de gemeentelijke administratieve regeldruk in kaart te brengen en aan te pakken. 2 De subsidie is zowel voor het in kaart brengen (doorlichten) van administratieve lasten voor burgers en ondernemers als voor het formuleren van concrete maatregelen ter vermindering van die administratieve lasten ter voorbereiding van besluitvorming Opdracht De verstrekte opdracht aan EIM en Zenc omvat het berekenen van de administratieve lasten van alle producten voor ondernemers en tien producten voor burgers en het formuleren van maatregelen die een reductie van de (perceptie van) administratieve last realiseren. Een implementatieplan valt buiten de scope van het onderzoek. Voorwaarden aan de opdracht De opdracht is uitgevoerd binnen de eisen die de subsidieregeling stelt. Dit betekent het onder meer het volgende: - Het onderzoek bestaat uit een doorlichting van administratieve lasten voor bedrijven volgens het Standaardkostenmodel en voor burgers op basis van de 'AL-werkmap burgers' van het Ministerie van BZK - Het onderzoek betreft alle producten voor ondernemers en tien producten voor burgers - Het onderzoek levert een maatregelenplan op De lokale afdeling van VNO-NCW, de Kamer van Koophandel of MKB-Nederland dient in te stemmen met gemaakte keuzen. Periode De doorlichting van de administratieve lasten heeft betrekking op het jaar In overeenstemming met de Staatssecretarissen Bijleveld van het Ministerie van BZK en Heemskerk van het Ministerie van EZ. Datum: :18 Pagina 8 van 59

12 1.5. Visie op administratieve lasten Administratieve lastenverlichting is meer dan het reduceren van regels alleen. De bronnen van administratieve lasten zitten zowel in de omvang en complexiteit van regels als in de uitvoering en handhaving ervan. Vooral het gebrek aan afstemming tussen regels is een bron van administratieve last. Bovendien behoort - tijdens de uitvoering van het beleid - het onhandig uitvragen van informatie of moeizaam opleggen van informatieverplichtingen tot de bronnen van administratieve lasten. Ook speelt het gevoel, de perceptie van de burger of ondernemer, met betrekking tot de ervaren lastendruk een belangrijke rol bij het vaststellen van administratieve lasten. Tot slot worden te hoge administratieve lasten veroorzaakt door inefficiënte werkprocessen. Aantal rebels \ Ervaren De aanpak van lastenreductie kan zich dus niet beperken tot regels die voortkomen uit de bestuurlijk-politieke wensen en het beleid, maar moet zich juist ook richten op de wijze waarop uitvoerders die regels interpreteren en handhaven. Ook de wijze waarop de burger en ondernemer administratieve last ervaren (perceptie) moet betrokken worden in het programma tot reductie van administratieve lasten. Datum: :18 Pagina 9 van 59