BOEKHOUDER EN PERSONEELSMEDEWERKER

Transcriptie

1 Niveau/schaal A1 x Part-time 50% VT M/V EVA VZW Al bijna 20 jaar brengt EVA een andere economie in de praktijk: een economie op maat van de buurt en haar bewoners en een economie op maat van werknemers. EVA vzw is een Nederlandstalige organisatie actief in het Brussels Hoofdstedelijk gewest. De initiatieven die EVA ontwikkelt laagdrempelige diensten die antwoord bieden op lokale noden in de nabijheid van de gebruikers. Tegelijkertijd wil EVA zoveel mogelijk mensen zinvol, duurzaam en kwaliteitsvol werk aanbieden dat hen versterkt professioneel en als mens. De deelname van buurtbewoners, klanten en medewerkers in de ontwikkeling en verbetering van nieuwe innovatieve diensten, maken al vijftien jaar inherent deel uit van de ontwikkelingsmethodiek van EVA. EVA consulteert en werkt samen met organisaties uit haar brede netwerk. Dit proces van cocreatie heeft als resultaat dat de diensten van EVA kwalitatief hoogstaand zijn, innovatief zijn en reële behoeften invullen. EVA zorgt voor maatwerk en creëert hierdoor een win-win-win: één voor de buurt, één voor werknemers en één voor de samenleving Tijdens een eerste ontwikkelingsgolf ontwikkelde EVA 5 initiatieven in Brusselse buurten: Aksent vzw, De Buiteling vzw, Elan dat ondergebracht werd in eat vzw, Elmer vzw, Kureghemnet dat intussen fusioneerde met Kurasaw en die samen Maks vzw vormen. Deze projecten zijn actief in de opvang van peuters, diensten aan senioren, buitenschoolse opvang en de aanpak van de digitale kloof door het aanbieden van laagdrempelige ICT initiatieven. EVA zit ook aan de oorsprong van het coöperatief renovatiebedrijf Brenco cvba. Meer dan 200 lokale arbeidsplaatsen werden gecreëerd en tientallen mensen beëindigden succesvol een kwalificatietraject. Bijkomend startte EVA ook het Bricoteam. En ontwikkelde zij samen met de Maison Médicale du Nord en Aksent een alternatief model van woon- en leefproject op voor kwetsbare senioren in de Brabantwijk Voor meer informatie ga naar onze website: DOELSTELLING VAN DE FUNCTIE De boekhouding van EVA vzw is analytisch opgebouwd. De EVA organisatie is gemengd BTW plichtig. De opgestarte projecten dragen gaandeweg meer en meer verantwoordelijkheid voor de financiële administratie van hun project. De boekhouder/personeelsadministratie beheert de boekhouding. Hij/zij is verantwoordelijk voor de input van de boekhouding van de ontwikkelingsstructuur én de beginnende projecten, en superviseert de input van de financiële gegevens die ingebracht worden door de lopende projecten en leert hen gaandeweg de knepen van het vak.

2 De boekhouder/personeelsmedewerker van EVA vzw bereidt de financiële rapportage naar de raad van bestuur en de algemene vergadering voor en zorgt ervoor dat alle wettelijke verplichtingen mbt de financiële administratie nagekomen wordt. De boekhouder/personeelsmedewerker geeft de loonopdrachten door aan het sociaal secretariaat en beheert de personeelsdocumenten ordentelijk. Hij/zij stelt alle sociale documenten tijdig ter beschikking van de personeelsleden van de EVA organisatie. TAAK- EN FUNCTIEPROFIEL Financiële administratie van EVA vzw 1) Uitvoeren en opvolgen van financieel- administratieve en boekhoudkundige taken - Voert de aankoopfacturen, verkoopfacturen, en financiële dagboeken van het EVA secretariaat en EVA ontwikkeling in. - Bereidt de EVA - betalingen voor en voert betalingsopdrachten elektronisch in. - Levert antwoorden op vragen van de projecten bij de input van hun financiële gegevens in de EVA boekhouding; - Verzorgt de BTW aangifte van EVA vzw. - Onderhoudt contacten met de beëdigd boekhouder en zorgt ervoor dat de nodige controles kunnen gebeuren. - Ontvangt desgevallend controleurs en maakt hen wegwijs in het financieel beheer van vzw EVA. 2) Voorbereiden jaarbegroting, budgetcontroles, jaarafsluitingen en opstellen van balans - Bereidt de start van de opmaak van de jaarbegroting voor met de coördinator. - Levert financiële gegevens uit de boekhouding aan de tussentijdse financiële controles mogelijk te maken. - Voert alle eindejaarsverrichtingen in voor de gehele EVA organisatie. - Stelt de jaarrekeningen en balans op en geeft aan de raad van bestuur en de algemene vergadering op vraag bijkomende toelichtingen. - Verschaft op eenvoudige vraag van de beëdigd boekhouder en/of de bedrijfsrevisor alle nodige informatie. - Zorgt ervoor dat EVA in orde is met de wettelijke verplichtingen van een vzw betreffende het neerleggen van de balans en de jaarrekeningen. 3) Beheer van financiële rekeningen - Beheert de financiële rekeningen - Stelt liquiditeitsplannen op en signaleert indien er zich liquiditeitsproblemen dreigen voor te doen. - Behoudt overzicht over de toegestane volmachten en de uitgedeelde bankkaarten.

3 Personeelsadministratie 1) Opvolgen en uitvoeren van de personeelsadministratie in relatie met het sociaal secretariaat Loonadministratie: - Verwerkt de arbeidsprestaties en geeft de loonopdracht door via het loonadministratie softwarepakket en de payrollbeheerder. - Bezorgt tijdig alle noodzakelijke documenten (maandelijks, jaarlijks) aan de medewerkers opdat zij hun rechten zouden behouden. - Verzorgt de administratie bij specifieke omstandigheden: ziekte, zwangerschapsverlof, aanvraag kinderbijslag of kraamgeld, arbeidsongeval, tijdskrediet, ouderschapsverlof, verlof, Werkgeversadministratie: - Is verantwoordelijke voor de correcte en tijdige uitvoering van de administratieve verplichtingen van de werkgever t.a.v. het medisch secretariaat, de arbeidsongevallenverzekering, het kinderbijslagfonds, - Bewaart en klasseert de werkgeversdocumenten die maandelijks, per kwartaal of jaarlijks afgeleverd worden. Sociale verslaggeving: - Vraagt via het softwarepakket de nodige rapporten en overzichtslijsten op ifv: jaarlijkse rapportage, opmaak van statistieken, Uitvoeren van administratie in functie van aanwerving en ontslag van medewerkers - Stelt op vraag van de coördinator en projectverantwoordelijken het arbeidscontract op. - Stelt het personeelsdossier samen. - Voert de personeelsgegevens in in DIMONA en in de loonverwerkingssoftware. Ontslag - Voert de ontslagbeslissing uit, stelt de ontslagbrief op en zorgt voor een tijdige en correcte verzending ervan. - Levert alle sociale documenten bij het uit dienst gaan van een werknemer. - Brengt bij einde contract de uitdiensttreding in in DIMONA en BLOX 2) Opvolgen van tewerkstellingsmaatregelen Opvolgen van betaallijsten gesco conventie - Levert de maandelijkse loonstaten tijdig af aan de respectievelijke subsidiërende overheden en volgt de administratie hiervan op. - Registreert en klasseert de ontvangen betaallijsten. - Controleert de ontvangen loonpremie per betrokken werknemer en per subsidieperiode

4 Sociale Maribel - Zorgt voor het doorgeven van de trimestriële prestatie en de jaarlijkse rapportage - Verzorgt de administratieve verplichtingen bij eventuele wijzigingen Functie- en competentieprofiel - Financieel doorzicht en inzicht hebben en in staat zijn om de boekhouding van een organisatie te begrijpen. - Vertrouwelijke kunnen omspringen met financiële- en persoonsgegevens. - Uitgebreide computerkennis (word, Excel, Access,..) om gegevens vlot te kunnen verwerken - Stipt en correct zijn. - Sterk georganiseerd zijn. - Inzicht hebben in de basisprincipes van sociale wetgeving. - Openstaan voor vernieuwing en zelf verbetervoorstellen aanreiken. - Zelfstandig kunnen werken - In staat zijn om efficiënt informatie op te zoeken, te verkrijgen en te verwerken. - Leergierig zijn en bereid zijn tot bijleren in functie van de werkopdracht. VOORWAARDEN EN AANWERVINGSPROCEDURE Niveau Bachelor of gelijkwaardig door ervaring Hij/zij kan zich vlot uitdrukken in het Nederlands én het Frans. Uitstekend kunnen werken met WORD, Excel, Access Snelle indiensttreding is een vereiste Tewerkstelling 50 % VT Barema PC A1 Uurrooster is onderling overeen te komen. Mogelijkheid tot het volgen van bijkomende opleidingen (sociale wetgeving, personeelsadministratie,.) Sollicitatiebrief en CV sturen naar ten laatste op 7 november 2014 Vragen naar extra informatie kan via secretariaat@evavzw.net of via tel. 02/

5