Beheer in praktijk bij ROCvA en ROCvF: Hoe houden we EduArte levend in de praktijk? April 2014 DOI/IV. S.J. Lim A Po. En bij wie moeten we

Transcriptie

1 Beheer in praktijk bij ROCvA en ROCvF: Hoe houden we EduArte levend in de praktijk? WAT moeten we levend houden? April 2014 DOI/IV S.J. Lim A Po En bij wie moeten we 12 Februari dat dan 2014 beleggen? HOE kunnen we dat organiseren?

2 Welke procesgebieden kent EduArte nú en moeten dus levend worden gehouden? KRD Spec. Intake Doorstart klas Zorg Zorg via LEC Geoorl verzuim OCE AAR Signaleren, handelen Onderwijs intake Loopbaan begel. BPV begel. Pluscoach Volg SCC / Zorgcoo PresReg Verzuimloket DUO

3 EduArte is een lege huls. Met de inrichting komt EduArte tot leven. Om EduArte levend te houden hebben we elkaar hard nodig!

4 BELEID Vanuit welke vertrekpunten? 1. EduArte kent één standaard inrichting voor alle MBO colleges van het ROC, gebaseerd op standaard processen onder verantwoordelijkheid van proceseigenaren 2. Elke proceseigenaar wordt in haar functie als eigenaar ondersteund door: a) Een centrale afdeling Informatievoorziening IV die verantwoordelijk voor de uitvoering van het functioneel beheer en de informatievoorziening van het procesgebied binnen EduArte b) Een decentrale procesbeheerder met kennis en deskundigheid over het procesgebied en het MBO C 3. De procesbeheerder heeft kennis over het procesgebied en de standaarden binnen het ROC via de proceseigenaar en de functioneel beheerder. Hij is in staat dit te vertalen naar het eigen MBO C. (Deze zienswijze sluit nauw aan bij het gedachtegoed van de MBO Colleges klein binnen groot ) 4. Binnen het MBO C zijn er keyusers binnen de teams, die ruime basiskennis hebben van EduArte en daarmee de standaard gebruikersvragen kunnen beantwoorden SJL 4

5 Dus. Is de directe schakel tussen het MBO C en Proceseigenaar DOI/IV (heeft een signaal functie, zit in procesbeheerders-overleg, levert inhoudelijke deskundigheid, dient wijzigingsverzoeken in, krijgt (bij) scholing)..

6 En Is de directe schakel tussen Proceseigenaar DOI/IV en MBOC (levert directe ondersteuning binnen MBOC tav procesgebied en EduArte, heeft intern overleg met Key users, verzamelt relevante wijzigingsverzoeken, zorgt voor scholing binnen MBOC) Heeft kennis van het team, (Is op de hoogte van de teamafspraken, weet van de opleidingen die binnen het team worden gegeven, heeft kennis over het dagelijks gebruik van EduArte ( standaard gebruikersvragen ), beschikt over tips en trucs t.a.v het gebruik EduArte)

7 Standaardisatie vraagt om centrale coördinatie & decentrale participatie ( klein binnen groot ) SJL 7

8 Beheertaken vragen geen nieuwe functies. het zijn operationele taken binnen bestaande functies SJL 8

9 De invulling van de decentrale rollen vloeit logisch voort uit het takenpakket van een functie KRD Keyusers: TC BSZ Zorg Procesbeheerder:.. Keyusers:. OCE Procesbeheerder: Keyusers:. Volg Procesbeheerder: Keyusers:. AAR Procesbeheerder: Keyusers:. 9

10 En wie is dan de juiste man op de juiste plek? Conclusies n.a.v. stellingen en handreikingen op Onderwijsconferentie 14 maart

11 Zorgactiviteiten zijn van het LEC De procesbeheerder van Zorg is dus Hoofd LEC De keyusers van Zorg zitten in het LEC én in de opleidingsteams. Daar vindt de uitvoering van Zorg plaats

12 VOLG & OC(E): vormen tezamen het HART van de onderwijsorganisatie, en moeten daarom onder 1 (één) procesbeheerder worden geplaatst. Bij grote MBO C: procesbeheerder is: de directeur Onderwijs Bij kleine MBO C: procesbeheerder is: een opleidingsmanager De keyusers zitten in de opleidingsteams De procesbeheerder van E is een TEC voorzitter De keyuser is een functionaris binnen de TEC

13 AAR vindt plaats binnen de opleidingsteams Rondom AAR is er strakke wet en regelgeving (VSV, DUO, ACC) AAR vraagt daarom om een zorgvuldig IC binnen het MBO C De procesbeheerder van AAR is de directeur Bedrijfsvoering De keyusers van AAR zitten in de teams

14 Bijlage: De procesbeheerder binnen het MBO C Binnen het MBO C is voor elk procesgebied een procesbeheerder aanwezig: Heeft kennis van het MBO College (organisatorische kennis, opleidingskennis ) Heeft inhoudelijke kennis van een procesgebied Heeft (basis)kennis van de ondersteunende applicatie, EduArte, op het betreffende procesgebied. Is de directe schakel tussen het MBO C en DOI/IV bekleedt een signaalfunctie richting DOI/IV en richting de directie van het MBO C verzamelt én dient wijzigingsverzoeken in participeert in het centrale procesbeheerdersoverleg Er zijn maximaal 6 overleggen per procesgebied per jaar. Hierin participeren: de proceseigenaar, de IV deskundige en de procesbeheerders per MBO C. volgt opleiding/training, gefaciliteerd door DOI/IV bij grote functionele wijzigingen een aanpassingen levert op verzoek inhoudelijke /functionele deskundigheid aan de proceseigenaar en/of DOI/IV Monitort het gebruik van EduArte binnen het eigen MBO C Levert ondersteuning aan keyusers inzake het procesgebied Is verantwoordelijk voor het voeren van overleg binnen het eigen MBO C Is verantwoordelijk voor het verzorgen van trainingen binnen het eigen MBO C 14

15 Bijlage: De keyusers binnen de teams van het MBO C De procesbeheerder wordt doorgaans ondersteund door één of meerdere keyusers per opleidingsteam(s), die binnen een team de standaard gebruikersvragen beantwoordt. De keyuser: Heeft kennis van het team, Is op de hoogte van de teamafspraken, Weet van de opleidingen die binnen het team worden gegeven, Heeft kennis over het dagelijks gebruik van EduArte Beschikt over tips en trucs t.a.v. het gebruik van de applicatie Levert directe en inhoudelijke ondersteuning aan directe collegae bij het gebruik van EduArte Wordt tezamen met de procesbeheerder getraind/opgeleid bij grote functionele wijzigingen en aanpassingen 15

16 En hoe gaat dat nu werken? De 7 meest voorkomende vraagpunten 1. Ik wil graag tips en trucs voor het gebruik van EduArte; ik weet niet meer hoe dat moet? Via de help in EduArte Via een keyuser van het procesgebied, van het eigen MBO C Of : via de Hulplijn van de Servicedesk (wachttijden mogelijk) of tijdelijk telefonisch 2. Ik weet niet hoe het proces loopt? Welke afspraken zijn er gemaakt? Via een keyuser Via de procesbeheerder van het eigen MBO C Via DOI/IV (algemene processtromen) Via de proceseigenaar 3. Ik wil graag mijn rechtenstructuur laten aanpassen omdat ik van functie van gewijzigd Via de Servicedesk, met akkoord van leidinggevende via een standaardformulier (binnen 24 uur afgehandeld)

17 En hoe gaat dat nu werken? De 7 meest voorkomende vraagpunten 4. Ik wil graag een voorstel doen voor een proceswijziging/wijziging in EduArte Aandragen via de procesbeheerder, die het, indien nodig, als wijzigingsverzoek bij de Servicedesk meldt, en het in het centrale procesbeheerders overleg meeneemt. Vandaaruit wordt besloten of de wijziging wel/niet wordt doorgevoerd. Let op, doorlooptijd! Standaardpakket. Afhankelijkheid EduArte 5. Ik wil graag een nieuwe (standaard) brief in EduArte Aandragen via de procesbeheerder, die het, indien nodig, als wijzigingsverzoek bij de Servicedesk meldt, en het in het centrale procesbeheerders overleg meeneemt. Vandaaruit wordt besloten of de wijziging wel/niet wordt doorgevoerd. Let op, doorlooptijd! Standaardpakket. 6. We willen (opnieuw) opgeleid worden voor gebruik van EduArte Aangeven bij de procesbeheerder die de opleiding dan regelt. De keyusers verzorgen de opleiding en kunnen daarbij hulp inroepen van DOI/IV (via de senior FB) 7. Communicatie vanuit DOI/IV is te mager Verbeteren van communicatie bij calls! (Continue aandachtspunt IV.) Kortere lijnen met MBO C door instellen van procesbeheerders en keyusers