Begeleidingshandelingen BPV

Transcriptie

1 Begeleidingshandelingen BPV Datum Auteur Opmerkingen D. Verwer V1.2 Aanleiding... 1 Betrokken partijen... 1 Uitgangspunten... 1 Verzamelen BPVO-gegevens... 2 Mutatie in begeleider/relatiegegevens... 4 Contact met bpv-kandidaat en stagebedrijf... 6 (Voortijdig) beëindigen BPV... 7 Als de BPV de einddatum overschrijdt... 7 Voortijdig beëindigen... 7 Instructie DUF BPV mutatie... 8 Aanleiding De inrichting van Eduarte voor de BPV ligt momenteel stil in afwachting van doorontwikkeling van de vereiste functies door de leverancier. Hieronder worden een aantal mogelijkheden en afspraken genoemd voor de BPV binnen de huidige, beperkte versie van de applicatie. Betrokken partijen Onderwijs: BPV-coördinatoren, bpv-docenten voor aanleveren gegevens en registreren begeleiding. BSZ voor invoer en administratieve afhandeling Uitgangspunten Inrichting gaat uit van de verantwoordelijken in het proces: o voor BPV in het geheel (=stagecoordinator) o voor de uitvoering van de BPV begeleiding van de student (BPV-docent) o voor het aanmaak van de overeenkomst, bronmeldingen en rapportages (bsz) De betrokken medewerkers hebben eenvoudig inzicht in hun taken en verantwoordelijkheden begeleiding bpv v1.2 Pagina 1 van 9

2 Verzamelen BPVO-gegevens De BPVO-gegevens kunnen worden verzameld door: De bpv-coördinator eventueel met behulp van Stagemarkt De student (eventueel via Stagemarkt) in samenwerking met het bedrijf Altijd worden ze door de bpv-coördinator ontvangen en gecontroleerd. Daarna worden ze door BSZ ingevoerd in Eduarte, eventueel na aanvulling van de bedrijfsgegevens door BSZ. BBL-studenten BBL studenten zijn zelf verantwoordelijk voor een geaccrediteerde werkplek. Bij inschrijving wordt door BSZ aan de kandidaten een formulier (4003a BPV formulier BBL student) gezonden waarop de gegevens van de werkgever worden ingevuld. Dit formulier leveren ze in bij en spreken ze door met de BPV-coördinator. Het wordt dan verder op dezelfde manier behandeld als het BOL formulier. Formulier voor aanvraag BPVO (BOL en BBL) De BPV-coördinator is verantwoordelijk voor het aanleveren van de gegevens voor het aanmaken van de BPVO. Hulpmiddel is 4003b aanvraag BPV formulier. Op dit formulier wordt alle informatie verzameld die nodig is voor het aanmaken van de BPVO het bijwerken van de relatiegegevens de begeleiding van de student Het is beschikbaar voor: BPV-coördinator SLB/Coach/mentor BSZ (diverse rollen) Het is bereikbaar via Eduarte op de volgende manier: 1. Tab Deelnemers > Subtab Rapportages > Rapportages 2. Vanaf de deelnemerkaart: Personalia > Rapportage Onder de kop Verbintenis is het 4003b aanvraag BPV formulier Het kan worden aangemaakt voor: Één deelnemer Een volledige groep (alleen via manier 1) Een willekeurig aantal geselecteerde deelnemers (alleen via manier 1) Het kan handmatig en digitaal worden ingevuld. En, net als het oude formulier, wordt het ingeleverd bij de administratie. Alleen volledig ingevulde formulieren worden behandeld. Waarbij voor BBL uitdrukkelijk geldt dat de werkplek geaccrediteerd moet zijn voor het juiste crebo. Het gebruik ervan gaat voor Almere en Lelystad per direct in. begeleiding bpv v1.2 Pagina 2 van 9

3 begeleiding bpv v1.2 Pagina 3 van 9

4 Mutatie in begeleider/relatiegegevens Na het aanleveren van de BPV gegevens kunnen er wijzigingen of aanvullingen nodig zijn. Het kan gaan om: BPV docent Praktìjkbegeleider en/of contactgegevens hiervan Contactpersoon en/of contactgegevens hiervan Adres en/of contactgegevens van Bedrijf De basisgegeven voor de BPVO kunnen niet meer gewijzigd worden (bedrijfsnaam, inzet aan uren, start- en einddatum). Formulier voor aanvraag wijziging BPV-gegevens Op dit moment kunnen alleen BSZ en IV de BPV-gegevens wijzigen. Onderwijs moet de wijziging dus aanvragen. Hulpmiddel is Aanvraag wijziging BPV gegevens student. Op dit formulier staan Alle in Eduarte aanwezige gegevens voor een student Velden om de te wijzigen / aan te vullen gegevens in te vullen Het is beschikbaar voor: BPV-coördinator Het is bereikbaar via Eduarte op de volgende manier: 1. Tab Deelnemers > Subtab Rapportages > Rapportages 2. Vanaf de deelnemerkaart: Personalia > Rapportage LET OP: Onder de kop BPV is het Aanvraag wijziging BPV gegevens student Een deelnemer kan meer BPV verbintenissen hebben. [bijvoorbeeld als de vorige bpv nog niet beëindigd is.] Als je kiest voor manier 1, dan kun je de juiste verbintenis kiezen. Als je kiest voor manier 2, dan krijg je voor alle verbintenissen een wijzigingsformulier. Het formulier wordt het ingeleverd bij de administratie en wordt door BSZ en IV verwerkt. Het gebruik ervan gaat voor Almere en Lelystad per direct in. begeleiding bpv v1.2 Pagina 4 van 9

5 begeleiding bpv v1.2 Pagina 5 van 9

6 Contact met bpv-kandidaat en stagebedrijf Voor het noteren van de BPV begeleidingscontacten door de BPV-docenten en BPV-coördinator is een formulier ontwikkeld in Eduarte. BPV Begeleiding Iedereen die bij de begeleiding van de deelnemer kan, kan het formulier gebruiken. Het is in eerste instantie bedoeld voor de BPV-docent en de BPV-coördinator. Je vindt het bij de deelnemer: 1. Via de tab Begeleiding > zorgvierkant, of 2. Via de tab Begeleiding > Formulieren Het wordt automatisch opgeslagen in het zgn. Studievoortgang-kwadrant. Het is belangrijk om het bij het aanmaken het formulier te koppelen aan het Traject voor alle begeleidingsinformatie V_Loopbaan Hierdoor kun je het makkelijk terugvinden. De keuzes zijn als volgt: Soort contact Bezoek stage (verplicht) Telefonisch contact student Telefonisch contact bedrijf Mailcontact student Mailcontact bedrijf Anders Datum contact Datum invullen (verplicht) Voortgang stage Problematisch Volgens plan Zeer goed Inhoudelijk verslag Vrij in te vullen (veld is te vergroten) Afspraken Vrij in te vullen (veld is te vergroten) Eventueel kan je een ingevuld gespreksformulier als pdf-bestand opslaan of printen. Voorbeeld: begeleiding bpv v1.2 Pagina 6 van 9

7 (Voortijdig) beëindigen BPV Als de BPV de einddatum overschrijdt Voor het na de einddatum afsluiten van de BPV, zendt BSZ geregeld een lijst met BPV s die verstreken zijn, met de vraag om te bevestigen dat deze BPV s afgesloten kunnen worden, of met de vraag aan te geven dat de BPV verlengd moet worden. Voortijdig beëindigen De mogelijke redenen voor beëindiging zijn 1 : Naam Code Ziekte P01 op verzoek school BPV Onvoldoende begeleiding I14 Ongeoorloofd verzuim P20 Geen werk (meer) / ontslag A04 Uitgangspunt is dat degene die het eerste hoort dat de stage afgebroken wordt, dit doorgeeft aan de BPV-coördinator als verantwoordelijke voor de BPV/stages in het team. De BPV-coördinator geeft dit door aan BSZ, of wijst het af als het voorbarig blijkt te zijn. Het doorgeven aan BSZ gaat door middel van de DUF-BPV Mutatie. Dit is een stapsgewijs ingericht proces: 0 Starten proces BPV-coördinator 1 Invoeren DUF formulier BPV mutatie BPV-coördinator Hierin wordt aangegeven: Datum beëindiging BPV Reden beëindiging 2 Verwerken mutatie (beëindigen BPV verbintenis) BSZ allroud medew / BSZ teamcoord 1 In verband met rapportagebehoefte kunnen aanvullingen/mutaties op deze lijst worden aangevraagd bij de Servicedesk. begeleiding bpv v1.2 Pagina 7 van 9

8 Instructie DUF BPV mutatie Hoe werkt stap 0 Ga naar de student en naar Verbintenissen > BPV Klik op Proces starten > DUF BPV Stap 1 Ga naar Home en klik onder activiteiten op de taak DUF BPV Mutatie Er verschijnt een aanwijzing bovenaan je scherm. Voeg een formulier DUF BPV mutatie toe bij de student en vul in: o Template = o Naam (bijvoorbeeld de voornaam van de student) o Traject = o DUF Datum beëindiging = datum waarop de bpv voortijdig beëindigd wordt o reden te kiezen uit de lijst begeleiding bpv v1.2 Pagina 8 van 9

9 o Kies vervolgens Opslaan Je ziet nu het ingevulde formulier staan. NB: er kunnen ook nog andere formulieren tussen staan. o Klik nu op voltooien In het volgende scherm geef je aan dat het resultaat is: Naar BSZ voor verwerking en klik opslaan. Stap 2 BSZ behandelt de mutatie begeleiding bpv v1.2 Pagina 9 van 9