ICT-governance. (Beschrijving van de ICT-besturing binnen de AHK) CONCEPT. Amsterdam, Juli Ferry J. de Jong (hoofd ICT)

Transcriptie

1 (Beschrijving van de ICT-besturing binnen de AHK) CONCEPT Amsterdam, Juli 2013 Ferry J. de Jong (hoofd ICT)

2 Index Document informatie...3 Document locatie...3 Versie geschiedenis...3 Eigenaar...3 Distributie...3 Algemeen...4 Doel...4 Context...4 ICT-Governance...5 Algemeen...5 Rollen en verantwoordelijkheden...5 Overlegvormen...7 Nieuwe Diensten en Projectportfolio...9 Jaarplan...9 Financiële afspraken...9 Documenten...10 Bijlage 1 Agenda template per overleg...13 Datum: /13

3 Document informatie Document locatie Dit document zal na accorderen geplaatst worden in het kwaliteitssysteem van de AHK en beschikbaar zijn (leesrechten) voor alle studenten/cursisten, medewerkers en gastdocenten van de AHK. Versie geschiedenis Versie Versie Samenvatting van de aanpassingen Datum e opzet structuur Verdere uitwerking en verwerking van input F. de Jong Nadere uitwerking na gesprek F. de Jong en A. Terwey Review van F. de Jong Review van F. de Jong en aanpassing naar Huisstijl Review A. Terwey verwerkt Review P. Waller en F. de Jong verwerkt Review P. Waller Aanpassingen m.b.t. tweedeling ICT contactpersoon: - bedrijfsvoering/exploitatie - onderwijsproces Review R. Andrieu Review R. Andrieu verwerkt Opmerkingen in gesprek met Robin Andrieu en Aafje Terwey verwerkt Verwerking feedback ronde langs directies faculteiten Laatste aanpassingen nav overleg Robin Andrieu, Patrick Waller en Michael Visser Laatste aanpassingen nav overleg Robin Andrieu, Patrick Waller en Michael Visser Eigenaar Het College van Bestuur is eigenaar van de ICT-governance. Distributie Na accorderen van de ICT-governance zal het document: 1. ingezien kunnen worden via de website van de AHK. 2. fysiek verzonden worden naar directeuren, ICT contactpersonen, CvB, informatiemanager en. Naam Afdeling/Functie Verzend datum Versie Datum: /13

4 Algemeen Doel ICT-governance (ICT-besturing) is een onderdeel van het ondernemingsbestuur en richt zich op de besluitvorming rondom ICT-voorzieningen. Of in een beknopte treffende definitie: ICT-Governance beschrijft de wijze waarop een organisatie de besluitvorming van ICT het beste kan organiseren en welke rollen (taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden) in een organisatie belegd moeten zijn om ICT goed te laten functioneren. Elke rol brengt zijn specifieke eigenschappen in en het samenspel tussen deze rollen zorgt voor control en beheersing, maar ook innovatie, creativiteit en vernieuwing. 1 De doelen die men nastreeft door de invoering van ICT-governance zijn onder andere o Grip krijgen op ICT-investeringen o Op elkaar afstemmen van ICT en bedrijfsvoering/onderwijs o Inzicht krijgen in ICT waardetoevoeging o Minimaliseren van risico s Aangezien de ICT-voorzieningen binnen de AHK voor een groot deel gezamenlijk zijn georganiseerd, is een heldere ICT-governance structuur voor de AHK wenselijk. Dit document geeft een voorstel voor de inrichting van de ICT-governance binnen de AHK, daarbij gaat het onder andere over: Hoe gaan we binnen de AHK om met ICT-vernieuwingen? Welke rollen onderkennen we binnen de ICT-governance? Welke overleg- en besluitvormingsorganen bestaan er (met welk mandaat)? Hoe organiseren we kennisdeling op het gebied van ICT? Afspraken over de financiële sturing m.b.t. de ICT-voorzieningen Context De context van deze afspraken betreft: Faculteiten: o Academie voor Beeldende Vorming o Academie van Bouwkunst o Conservatorium van Amsterdam o Nederlandse Film Academie o Reinwardt Academie o de Theaterschool Servicebureau ICT-afdeling (binnen het Servicebureau) Informatiemanager 1 Bron Datum: /13

5 ICT-governance Algemeen Onderstaand is een schematisch overzicht opgenomen van de ICT-functies en -rollen binnen de AHK. (een sterke vereenvoudiging van het 9-vlaks model) Rollen en verantwoordelijkheden Binnen de AHK onderkennen we de volgende functies/rollen met de bijbehorende verantwoordelijkheden: Organisatie Afdeling Functie/Rol Taken/Verantwoordelijkheden mbt ICT AHK CvB Voorzitter Portefeuillehouder ICT, eigenaar van de informatiemanagement op hogeschoolniveau AHK Allen Functioneel beheer Beheert de functionaliteit van applicaties en voert acceptatie testen uit. De functioneel beheerder maakt procesbeschrijvingen mb.t. dat deel van het proces waarvoor hij verantwoordelijk is. Levert input aan informatiemanagement en de functioneel verantwoordelijke m.b.t. vernieuwingen. In principe ligt deze verantwoordelijkheid bij de desbetreffende faculteiten en/of Servicebureau, tenzij expliciet anders overeengekomen. Allen Functioneel Eigenaar van en verantwoordelijk voor de Datum: /13

6 Organisatie Afdeling Functie/Rol Taken/Verantwoordelijkheden mbt ICT verantwoordelijke functionaliteit en de data. Kan één persoon zijn of een groep (platform) onder begeleiding van de informatiemanager. Allen Key-user De key-user is de expert gebruiker van de desbetreffende functionaliteit. Kent de processen binnen de desbetreffende eenheid en kan deze vertalen naar globale functionele eisen, zodat de functioneel beheerder hier verder mee kan. Faculteiten FAC Directeur Is eindverantwoordelijk voor de faculteit en is lid van de ICT-Board (=Directie Datum: /13 FAC ICT-contactpersoon (bedrijfsvoering/ exploitatie) Team) Is op tactisch niveau op het gebied van de bedrijfsvoering de schakel tussen de faculteit en de ICT-afdeling. Voert gesprekken met ICT-afdeling over geleverde diensten en wijzigingen. Maakt forecasts voor de afname in de toekomst. Deze rol is toegekend door de directeur en heeft mandaat voor beslissingen die bij deze rol horen. Kan in de praktijk dezelfde persoon zijn als de ICT-contactpersoon voor het onderwijsproces. FAC ICT-contactpersoon (onderwijsproces) Is op tactisch niveau op het gebied van het onderwijsproces de schakel tussen de faculteit en de ICT-afdeling. Voert gesprekken met ICT-afdeling over geleverde diensten en wijzigingen. Maakt forecasts voor de afname in de toekomst. Deze rol is toegekend door de directeur en heeft mandaat voor beslissingen die bij deze rol horen. Kan in de praktijk dezelfde persoon zijn als de ICT-contactpersoon voor de bedrijfsvoering/exploitatie. FAC Gebruikers Eindgebruikers van de ICT voorziening. Servicebureau SB/Algemeen Directeur Servicebureau Is eindverantwoordelijk voor de centrale ICT-diensten en Informatievoorziening en is lid van de ICT-Board (=Directie Team). SB-ICT Eindverantwoordelijk voor het leveren van technisch beheer, applicatiebeheer, van de servicemanagement processen en de van servicedesk. Medeverantwoordelijk voor de informatiebeveiliging. Verantwoordelijk voor het AHK-CERT (AHK-Computer Emergency Response Team). Legt (periodiek) verantwoordelijkheid af aan de faculteiten over de dienstverlening. Samen met de informatiemanager verantwoordelijk voor de advisering over de ICT-strategie (technisch deel), ICT beleid en investeringsvoorstellen. SB/Algemeen Informatiemanager Is AHK breed verantwoordelijk voor het opstellen van het informatiebeleid. Vertaalt de vraag van de processen naar

7 Organisatie Afdeling Functie/Rol Taken/Verantwoordelijkheden mbt ICT informatie voorzieningen. Mede verantwoordelijk voor informatiebeveiliging. Samen met het verantwoordelijk voor het adviseren over de ICT-strategie (informatie deel), Werkt nauw samen met functioneel beheer, key-user, applicatiebeheer en technisch beheer. Is verantwoordelijk voor het projectportfolio management. SB-ICT ICT-Servicedesk Het eerste aanspreekpunt voor de eindgebruikers voor het melden van incidenten en wijzigingsverzoeken SB-ICT Netwerk- en Afdeling met technisch specialisten die Systeembeheer het daadwerkelijke technisch beheer van de ICT-systemen verzorgd (zelf of via SB-ICT (Technisch) Applicatiebeheer leveranciers) Afdeling met specialisten op het gebied van applicaties (technisch), koppelingen tussen systemen en de gebruikte databases bij de AHK. Zij vormen de brug tussen de functioneel beheer en netwerken systeembeheer. Daarnaast verantwoordelijk voor het leveren van applicatiekennis binnen het informatiemanagementproces Overlegvormen Datum: /13

8 Overleg Deelnemers Onderwerpen Regelmaat ICT-Board Voorzitter CvB Directeuren Faculteiten Directeur Servicebureau 1x6mnd Werkgroep ICT ICT-platform (adviserend aan werkgroep ICT) ICT-review overleg (per faculteit) Applicatieoverleg (grote applicaties) Infrastructuur Overleg (leden van het directieteam) Directeur Servicebureau Informatiemanager ICT-contactpersonen Informatiemanager (vz) ICT-contactpersoon Informatie Manager Functioneel eigenaar Functioneel beheerder (vz) Key-users Applicatie Management (ICT) Infrastructuur Management Applicatie Management -Vaststellen en sturen projectportfolio/jaarplan -Vaststellen Dienstencatalogus -Vaststellen en sturen Financiële kaders -Vaststellen en sturen IM-beleid -Vaststellen ICT Strategie -Voorbereidend voor ICT-Board -Capaciteitsplanning -Afstemming nieuwe projecten/wensen -Voorstel project portfolio/jaarplan -Delen kennis en nieuwe ontwikkelingen -Capaciteitsplanning -Nieuwe projecten/wensen -Project portfolio/jaarplan -Zowel op Onderwijsproces als op het gebied van Bedrijfsvoering -Evaluatie lopende dienstverlening (adv rapportage) -Afstemming lopende wijzigingen -Service improvements -Nieuwe diensten -Overleg over de functionaliteit van de applicatie -Afstemmen vernieuwingen -Adviserend aan ICT-platform -Overleg over de technische component(en) binnen de ICT -Afstemmen vernieuwingen -Adviserend aan ICT-platform 3xpj 1x3mnd 1x4mnd 1x3mnd (alleen voor grotere applicaties) 1x3mnd Datum: /13

9 Nieuwe Diensten en Projectportfolio Onderstaand is een zgn. swimminglane opgenomen die gevolgd zal worden indien een nieuwe dienst is gewenst of als er vernieuwingen noodzakelijk zijn. *PID: Project Initiating Document Wens Special Dit is functionaliteit (zijn applicaties) die door een beperkt aantal organisatorische eenheden gebruikt worden en niet zonder meer AHK-breed beschikbaar zijn, beschikbaar gemaakt kunnen worden of geschikt zijn. Het gaat dan vooral om software die direct in het onderwijs gebruikt wordt. Voorbeelden hiervan zijn: Finale (music notation software, enabling composers, arrangers, musicians, teachers, students and publishers to create, edit, audition, print and publish musical scores), AutoCad (technisch ontwerp software), etc. Jaarplan De swimminglane uit paragraaf 3.4 zal eveneens gevolgd worden voor het vaststellen van de jaarplannen door de ICT-Board. De Informatiemanager heeft hierbij tezamen met het hoofd ICT de taak om de wensen en de business cases te bundelen in een jaarplan. Financiële afspraken Het jaarplan zal vóór oktober vastgesteld worden voor het komende jaar. Datum: /13

10 Er zijn twee opties voor om een nieuwe dienst aan te vragen: De weg waarbij de faculteit (vooraf) in overleg gaat met de overige faculteiten om van een nieuwe dienst een generieke dienst te maken (kosten delen) De weg waarbij de faculteit een nieuwe dienst zelf zal bekostigen (specifieke dienst) en eventueel later met de een of meer faculteiten in overleg zal gaan om er een generieke dienst van te maken (snellere route) Documenten Binnen de AHK zijn de volgende documenten leidend binnen de ICT-Governance: *Deze documenten zijn nog in ontwikkeling De diverse documenten worden beheerd volgens onderstaand tabel. Document Omschrijving Type Beheerder SLA (Service Level Agreement): AHK-brede overeenkomst m.b.t. de ICT dienstverlening, met verwijzingen naar de generieke en specifieke diensten en producten (per DAP (Dossier Afspraken procedures): Generieke producten/diensten: Generieke/Specifieke producten/diensten: Specifieke/diensten Projectenportfolio /Jaarplan organisatorische eenheid) Document met hierin per Organisatorische Eenheid opgenomen specifieke ICT werkafspraken Door de AHK breed gebruikte producten/diensten (bijvoorbeeld één netwerk) Door meerdere organisatorische eenheden gebruikte producten en diensten die nog niet tot standaard verheven zijn. Producten/diensten die sec voor één organisatorische eenheid worden aangeboden Overzicht van de projecten die zijn voorzien voor het volgende jaar. Dit Informatiemanager Datum: /13

11 Document Omschrijving Type Beheerder betreft zowel projecten voor de faculteiten als wel vernieuwingsprojecten voor de instandhouding van de technische voorzieningen. Projecten die door het jaar heen worden goedgekeurd worden hier aan toegevoegd. Informatie beleid Het informatiebeleid is een integraal Informatiemanager onderdeel van het bedrijfsbeleid dat uitspraken doet over: Hoe om te gaan met bedrijfsgegevens. Hoe om te gaan met informatiesystemen. Hoe om te gaan met informatietechnologie. Hoe om te gaan met de werkorganisatie rond de informatievoorziening. Hoe om te gaan met de inzet van middelen Business- en dataarchitectuur ICT strategie ICT beleid Informatiebeveiligingsbe leid Applicatie- en technologiearchitectuur t.a.v. de informatievoorziening. De business architectuur wordt gebruikt om informatietechnologie optimaal te integreren in een bedrijfsorganisatie. De businessarchitectuur bestudeert alle aspecten van de bedrijfsorganisatie, met het doel om beter te begrijpen hoe de informatietechnologie past in de algemene bedrijfsvoering. De data-architectuur geeft een overzicht van de aanwezige en benodigde gegevens in een organisatie. Het wordt bepaald door middel van analyse van de informatiebehoeften van een organisatie en wordt weergegeven met behulp van diverse modellen en technieken. ICT strategie beschrijft de huidige architectuur, organisatie en sturing en de veranderingen die de komende jaren nodig zijn en hoe deze veranderingen tot stand komen. ICT beleid beschrijft de huidige applicatie en technologische infrastructuur en welke veranderingen op ICT gebied nodig zijn om de ICT strategie te kunnen invullen Onder informatiebeveiliging (IB) wordt verstaan het treffen en onderhouden van een samenhangend pakket aan maatregelen om de kwaliteitsaspecten beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van de informatievoorziening te garanderen. De applicatiearchitectuur beschrijft de samenhang van applicaties en informatiesystemen binnen een organisatie. Het is een modelmatige Informatiemanager Datum: /13

12 Document Omschrijving Type Beheerder beschrijving van het applicatielandschap, de daadwerkelijk in productie zijnde systemen. De technologische architectuur is een geheel van inrichtingsprincipes en afspraken over de toe te passen techologie: Datum: /13

13 Bijlage 1 Agenda template per overleg In deze bijlage opnemen: Agenda template per overleg Vastlegging afspraken per overleg Overleg Concept Agenda Vastlegging Toelichting ICT Board Nog vullen Werkgroep ICT ICT Platform (adviserend aan werkgroep ICT) ICT Review overleg (per faculteit) Applicatieoverleg (grote applicaties) Datum: /13