DUURZAME OVERHEIDSOPDRACHTEN

Transcriptie

1 Seminarie Duurzaam Bouwen DUURZAME OVERHEIDSOPDRACHTEN 07 oktober 2016 Naar een beslissing overeenkomstig het waardensysteem van de beslissingnemers Jean-François VANSNICK VALUE FOCUSED CONSULTING

2 DOELSTELLING(EN) VAN DE PRESENTATIE Het belangrijkste bij de realisatie van een offerteaanvraag is dat deze leidt tot het selecteren van de inschrijver/inschrijving die het beste aan de bekommernissen, behoeften, ambities en eisen van de aanbestedende overheid voldoet. Daarom dient er bij de realisatie van een offerteaanvraag grondig nagedacht te worden over het waardensysteem op basis waarvan de inschrijver zal worden geselecteerd. Voor overheidsopdrachten zou de ondubbelzinnige formulering van het waardensysteem van de aanbestedende overheid de basis van alle offerteaanvragen moeten vormen. We willen u bewust maken van dit voorafgaande denkproces.

3 PLAN VAN DE UITEENZETTING I. De ondubbelzinnige formulering van het waardensysteem op basis waarvan de beslissing moet worden genomen II. III. Het belang van de criteria bij de realisatie van een offerteaanvraag De ondubbelzinnige formulering van de verwachtingen van de aanbestedende overheid: het geheim van een succesvolle opdracht

4 I. DE ONDUBBELZINNIGE FORMULERING VAN HET WAARDENSYSTEEM OP BASIS WAARVAN DE BESLISSING MOET WORDEN GENOMEN De ondubbelzinnige formulering van het waardensysteem op basis waarvan de beslissing moet worden genomen, omvat vier grote stappen. 1. Opstelling van een reeks criteria die de bekommernissen van de beslissingnemer expliciteren. 2. Precisering van de verwachtingen (ambities, behoeften, eisen) van de beslissingnemer voor elk kwaliteitscriterium 3. Bepaling van de respectieve rollen van de kwaliteitscriteria zoals de beslissingnemer ze ziet. 4. Ondubbelzinnige formulering van de positie van de beslissingnemer op financieel vlak in het kader van de betreffende offerteaanvraag.

5 I. DE ONDUBBELZINNIGE FORMULERING VAN HET WAARDENSYSTEEM OP BASIS WAARVAN DE BESLISSING MOET WORDEN GENOMEN In het kader van deze uiteenzetting gaan we uitvoeriger bespreken welke elementen er precies voor zorgen dat de beslissing overeenstemt met het waardensysteem, nl.: Het belang van het opstellen van een reeks criteria die de bekommernissen van de beslissingnemer expliciteren De specificatie van de verwachtingen (ambities, behoeften, eisen) van de beslissingnemer voor elk kwaliteitscriterium

6 I. DE ONDUBBELZINNIGE FORMULERING VAN HET WAARDENSYSTEEM OP BASIS WAARVAN DE BESLISSING MOET WORDEN GENOMEN Het belang van een precieze specificatie van het waardensysteem van de aanbestedende overheid De precieze specificatie van dit waardensysteem is niet alleen belangrijk omdat zo uit alle aanvaardbare offertes diegene wordt geselecteerd die het beste met het waardensysteem van de aanbestedende overheid overeenstemt; deze specificatie is ook interessant voor de beslissingnemers zelf omdat ze hen aanspoort over hun waarden na te denken; dit is bijzonder nuttig als ze de keuze van de uiteindelijk geselecteerde offerte moeten motiveren, dit het opstellen (door de inschrijvers) van offertes afgestemd op hun bekommernissen en verwachtingen bevordert, dit hun offerteaanvraag transparanter en moeilijker aanvechtbaar maakt.

7 Opstelling van een reeks van criteria I. DE ONDUBBELZINNIGE FORMULERING VAN HET WAARDENSYSTEEM OP BASIS WAARVAN DE BESLISSING MOET WORDEN GENOMEN Eerste stap: opstelling van een reeks criteria die de bekommernissen van de beslissingnemers ondubbelzinnig formuleren Cr 1 Behoeften Ambities Eisen Bekommernissen Cr 2. Cr K Beslissingnemers

8 I. DE ONDUBBELZINNIGE FORMULERING VAN HET WAARDENSYSTEEM OP BASIS WAARVAN DE BESLISSING MOET WORDEN GENOMEN Eerste stap: opstelling van een reeks criteria die de bekommernissen van de beslissingnemers ondubbelzinnig formuleren Het begrip criterium Voor de beslissingnemers is een criterium een belangenas waarop verschillende prestaties kunnen worden genoteerd voor de offertes, en die als basis kan dienen om een oordeel over deze prestaties uit te drukken. Een belangenas kan slechts als een criterium worden beschouwd als de beslissingnemers en zich kunnen voorstellen welke prestaties op deze as kunnen worden gehaald ze deze prestaties kunnen rangschikken in dalende orde van aantrekkelijkheid.

9 I. DE ONDUBBELZINNIGE FORMULERING VAN HET WAARDENSYSTEEM OP BASIS WAARVAN DE BESLISSING MOET WORDEN GENOMEN Voorbeeld 1: oppervlakte van het lokaal (context: kiezen van een - te huren - lokaal om er een kleine print- en fotokopieerfirma in te vestigen) Door de beslissingnemers met deze belangenas verbonden prestaties 150 m m m m m 2 75 m m 2

10 I. DE ONDUBBELZINNIGE FORMULERING VAN HET WAARDENSYSTEEM OP BASIS WAARVAN DE BESLISSING MOET WORDEN GENOMEN Voorbeeld 1: oppervlakte van het lokaal (context: kiezen van een - te huren - lokaal om er een kleine print- en fotokopieerfirma in te vestigen) 225 m m 2 Rangschikking van deze prestaties in dalende orde van aantrekkelijkheid 175 m m m m 2 75 m 2 kwantitatief criterium

11 I. DE ONDUBBELZINNIGE FORMULERING VAN HET WAARDENSYSTEEM OP BASIS WAARVAN DE BESLISSING MOET WORDEN GENOMEN Voorbeeld 2: kwaliteit van de uitspraak van het Engels (context: kiezen van een communicatieverantwoordelijke voor een bedrijf) Door de beslissingnemers met deze belangenas verbonden prestaties Lichte uitspraakproblemen die de communicatie echter niet hinderen Perfecte uitspraak, alsof het zijn moedertaal is Uitspraakproblemen die tot voortdurende aandacht verplichten en af en toe tot een misverstand kunnen leiden Uitspraakproblemen die zo ernstig zijn dat de persoon haast niet te verstaan is Goede uitspraak, weinig sporen van een buitenlands accent Zeer moeilijk te verstaan wegens uitspraakproblemen: je moet dikwijls vragen te herhalen Altijd verstaanbaar ondanks een duidelijk accent

12 I. DE ONDUBBELZINNIGE FORMULERING VAN HET WAARDENSYSTEEM OP BASIS WAARVAN DE BESLISSING MOET WORDEN GENOMEN Voorbeeld 2: kwaliteit van de uitspraak van het Engels (context: kiezen van een communicatieverantwoordelijke voor een bedrijf) Perfecte uitspraak, alsof het zijn moedertaal is Goede uitspraak, weinig sporen van een buitenlands accent Rangschikking van deze prestaties in dalende orde van aantrekkelijkheid Altijd verstaanbaar ondanks een duidelijk accent Lichte uitspraakproblemen die de communicatie echter niet hinderen Uitspraakproblemen die tot voortdurende aandacht verplichten en af en toe tot een misverstand kunnen leiden kwalitatief criterium Zeer moeilijk te verstaan wegens uitspraakproblemen: je moet dikwijls vragen te herhalen Uitspraakproblemen die zo ernstig zijn dat de persoon haast niet te verstaan is

13 I. DE ONDUBBELZINNIGE FORMULERING VAN HET WAARDENSYSTEEM OP BASIS WAARVAN DE BESLISSING MOET WORDEN GENOMEN Tweede stap: specificatie van de verwachtingen van de beslissingnemers voor elk kwaliteitscriterium. Specificatie, voor elk kwaliteitscriterium, van de prestaties die met de ambities, behoeften en eisen van de beslissingnemers voor dit criterium overeenstemmen. Behoeften Ambities Eisen Bekommernissen Beslissingnemers

14 I. DE ONDUBBELZINNIGE FORMULERING VAN HET WAARDENSYSTEEM OP BASIS WAARVAN DE BESLISSING MOET WORDEN GENOMEN Tweede stap: specificatie van de verwachtingen van de beslissingnemers voor elk kwaliteitscriterium. Praktisch gezien houdt deze tweede stap in dat de beslissingnemers voor elk kwaliteitscriterium Cr het volgende moeten specificeren: de prestaties die ze bereikt zouden willen zien voor Cr (bestempeld als GOED Cr ), de prestaties die overeenstemmen met hun behoeften voor Cr en op het niveau liggen waaronder ze eigenlijk niet willen gaan voor Cr ( bestempeld als NEUTRAAL Cr ), de prestaties die op het minimumniveau liggen voor Cr (bestempeld als VERPLICHT Cr ).

15 I. DE ONDUBBELZINNIGE FORMULERING VAN HET WAARDENSYSTEEM OP BASIS WAARVAN DE BESLISSING MOET WORDEN GENOMEN Voorbeeld: kwaliteitscriterium oppervlakte van het lokaal Door de beslissingnemers met dit criterium Cr verbonden prestaties, gerangschikt in dalende orde van aantrekkelijkheid 225 m 2 GOED Cr 200 m m m 2 NEUTRAAL Cr 125 m 2 VERPLICHT Cr 100 m 2 75 m 2

16 I. DE ONDUBBELZINNIGE FORMULERING VAN HET WAARDENSYSTEEM OP BASIS WAARVAN DE BESLISSING MOET WORDEN GENOMEN Derde stap: Bepaling van de respectieve rollen van de kwaliteitscriteria zoals de beslissingnemers deze zien Kwaliteitscriteria Cr 1 Cr 2 Cr Q GOED Cr1 GOED Cr2 GOED CrQ NEUTRAAL Cr1 NEUTRAAL Cr2 NEUTRAAL CrQ Bepaling van het relatieve belang dat de beslissingnemers hechten aan de overgang van NEUTRAAL Cr1 naar GOED Cr1 NEUTRAAL Cr2 naar GOED Cr2 NEUTRAAL CrQ naar GOED CrQ

17 I. DE ONDUBBELZINNIGE FORMULERING VAN HET WAARDENSYSTEEM OP BASIS WAARVAN DE BESLISSING MOET WORDEN GENOMEN Vierde stap: Ondubbelzinnige formulering van de positie van de beslissingnemers op financieel vlak in het kader van de betreffende offerteaanvraag Kwaliteitscriteria Cr 1 Cr 2 Cr Q GOED Cr1 GOED Cr2 GOED CrQ NEUTRAAL Cr1 NEUTRAAL Cr2 NEUTRAAL CrQ Vraag de beslissingnemers hoeveel ze maximaal zouden willen betalen om van een voor alle kwaliteitscriteria NEUTRALE offerte naar een voor alle kwaliteitscriteria GOEDE offerte te gaan - uiteraard zonder overschrijding van hun budget.

18 II. HET BELANG VAN DE CRITERIA BIJ DE REALISATIE VAN EEN OFFERTEAANVRAAG

19 HET BELANG VAN DE CRITERIA Inzake overheidsopdrachten verplicht de Europese wetgeving de aanbestedende overheid de weging van de criteria bekend te maken als de offerteaanvraag een bepaald bedrag bereikt. Er wordt echter geen informatie verstrekt over de betekenis van het aan de criteria toegekende gewicht. Vaak wordt er gezegd dat dit gewicht het relatieve belang moet weergeven dat de beslissingnemers aan de criteria hechten. In de praktijk wil dit echter niets zeggen. Het probleem wordt er slechts door verschoven naar het begrip relatief belang van de criteria, een begrip dat nergens wordt gedefinieerd. Waar kunnen we de operationele betekenis vinden van de bewering dat een bepaald criterium belangrijker is dan een ander?

20 Een voorbeeld ter verduidelijking van het begrip relatief belang van de criteria : aankoop van een auto voor een vriend Aankoop van een auto Prijs 2 criteria Comfort De prijs is belangrijker dan het comfort

21 Prijs Comfort Auto A Middelm. ( ) Auto B Uitstekend ( + + ) Het criterium Prijs is belangrijker dan het criterium Comfort. Welke auto te kopen?

22 Prijs Comfort Auto A Auto B Middelm. ( ) Uitstekend ( + + ) Het criterium Prijs is belangrijker dan het criterium Comfort Welke operationele betekenis heeft de bewering dat een bepaald criterium belangrijker is dan een ander?

23 Prijs Comfort Auto A Middelm. ( ) Auto B Uitstekend ( + + ) Het criterium Prijs is belangrijker dan het criterium Comfort Als men de gewogen som gebruikt om de criteria samen te voegen, kan er onmogelijk een operationele betekenis worden gegeven aan het begrip relatief belang van de criteria.

24 HET BELANG VAN DE CRITERIA Voorbeeld van een financieel derivaat te wijten aan de inadequate bepaling van het gewicht van de criteria Een openbare instelling heeft onlangs een offerteaanvraag uitgeschreven. Zoals ze dat gewoonlijk doet, heeft ze besloten de prestaties van de ontvangen offertes voor elk criterium te beoordelen op de schaal [ 0, 100 ]. Omdat ze heeft horen spreken over de kritiek op de keuze van een dergelijke schaal en over het belang van het preciseren van een richtpunt, heeft ze haar voorzorgen genomen. Zo heeft ze voor elk kwaliteitscriterium Cr niet alleen de prestaties gedefinieerd die het waardecijfer 0 en 100 verdienen, maar ook de prestaties Neutraal Cr en Goed Cr die respectievelijk overeenstemmen met haar behoeften en ambities voor het criterium Cr. Zoals dat ook op school gebeurt, kent ze de prestaties Neutraal Cr en Goed Cr respectievelijk de waardecijfers 60 en 90 toe.

25 Ze heeft ook nagedacht over het bedrag dat ze wel zou willen betalen om van een voor alle kwaliteitscriteria neutrale offerte naar een voor alle kwaliteitscriteria goede offerte te gaan. Omdat ze zich deze vraag nooit eerder stelde, was ze ietwat onzeker. Ze won dan ook snel inlichtingen in. Zo vernam ze dat men zich in Québec dezelfde vraag stelde en dat er geen absoluut antwoord [zoveel euro ] maar wel een relatief antwoord op gegeven kon worden [een percentage tussen 10 % en 20 % van de prijs van een voor alle kwaliteitscriteria als neutraal bestempelde offerte. Het leek haar makkelijker een dergelijk antwoord te geven

26 Na rijp beraad meende de instelling bereid te zijn maximaal 20 % meer te betalen dan de prijs van een offerte die aan haar behoeften voldeed om van een dergelijke offerte (waarmee men verder kan) over te gaan naar een offerte die aan al haar ambities voldeed. Verder ging ze echter niet. En om geen risico te lopen, schreef ze haar offerteaanvraag uit met weging van de criteria zoals ze dat al jaren deed. Zo kende ze een gewicht van 0,6 toe aan het geheel van de kwaliteitscriteria en een van 0,4 aan het criterium Prijs (omdat ze meende de inschrijvers op die manier duidelijk te maken dat de kwaliteit voor haar belangrijker was dan de prijs).

27 De openbare instelling ontving twee regelmatige offertes op haar offerteaanvraag: offerte N die voor elk kwaliteitscriterium als neutraal werd bestempeld, met een prijs van offerte B die voor elk kwaliteitscriterium als goed werd bestempeld, met een prijs van Het globale waardecijfer voor elke offerte werd berekend d.m.v. de gebruikelijke formule: Globaal waardecijfer voor offerte X laagste prijs Waardecijfer voor = 100 0,4 + [ ] 0,6 prijs van offerte X de kwaliteit van offerte X

28 Globaal waardecijfer voor offerte N = 100 0,4 + [ 60 ] 0,6 = Globaal waardecijfer voor offerte B = 100 0,4 + [ 90 ] 0,6 = 77, Op basis van dit wiskundige resultaat koos de instelling voor offerte B, wat enerzijds niet overeenstemde met haar na rijp beraad ingenomen positie op financieel vlak en anderzijds duur ging uitvallen.

29 TE ONTHOUDEN VAN DEZE UITEENZETTING III. DE ONDUBBELZINNIGE FORMULERING VAN DE VERWACHTINGEN VAN DE AANBESTEDENDE OVERHEID: HET GEHEIM VAN EEN SUCCESVOLLE OFFERTEAANVRAAG

30 DE ONDUBBELZINNIGE FORMULERING VAN DE VERWACHTINGEN VAN DE AANBESTEDENDE OVERHEID: HET GEHEIM VAN EEN SUCCESVOLLE OFFERTEAANVRAAG Wat de tijd en inspanningen rechtvaardigt die heel wat mensen aan het nemen van een beslissing willen besteden, is het feit dat bepaalde beslissingen aantrekkelijker (wenselijker) zijn dan andere rekening houdend met hun verwachtingen. Het is niet meer dan normaal in elke situatie waarin een beslissing moet worden genomen aan de beslissingnemers te vragen hun verwachtingen ondubbelzinnig te formuleren. Dit is ook de beste garantie voor een succesvol beslissingproces. In de praktijk begint een dergelijke vraag met het ondubbelzinnig formuleren van de verwachtingen van de beslissingnemers voor elk kwaliteitscriterium Cr. Dit leidt tot het specificeren van de prestaties GOED Cr, NEUTRAAL Cr en VERPLICHT Cr die overeenstemmen met de ambities, behoeften en eisen van de beslissingnemers voor Cr.

31 DE ONDUBBELZINNIGE FORMULERING VAN DE VERWACHTINGEN VAN DE AANBESTEDENDE OVERHEID: HET GEHEIM VAN EEN SUCCESVOLLE OFFERTEAANVRAAG De kennis van deze drie prestaties voor elk kwaliteitscriterium is in meer dan een opzicht fundamenteel. Eerst en vooral is ze onontbeerlijk voor de transparantie van het beslissingproces ( ). Verder maakt de kennis van de prestaties GOED Cr en NEUTRAAL Cr (voor elk kwaliteitscriterium Cr) het mogelijk de beslissingnemers de echte vragen te stellen over: de respectieve rollen die ze voor de kwaliteitscriteria voorzien bij het nemen van beslissingen hun positie op financieel plan in de betreffende beslissingsituatie (wat overeenstemt met het ondubbelzinnig formuleren van hun verwachtingen m.b.t. het criterium Prijs) ( ) Het feit dat de Europese wetgeving inzake overheidsopdrachten de aanbestedende overheid niet verplicht deze informatie te verstrekken, is waarschijnlijk een van de oorzaken van het gebrek aan transparantie dat bij tal van overheidsopdrachten wordt vastgesteld!

32 DE ONDUBBELZINNIGE FORMULERING VAN DE VERWACHTINGEN VAN DE AANBESTEDENDE OVERHEID: HET GEHEIM VAN EEN SUCCESVOLLE OFFERTEAANVRAAG Tot slot vormen de prestaties GOED Cr en NEUTRAAL Cr een richtpunt voor elk kwaliteitscriterium Cr, wat onontbeerlijk is om: de offertes voor elk kwaliteitscriterium op intrinsieke wijze te kunnen beoordelen op technisch vlak een meeteenheid ( ) te bepalen voor de waarde (aantrekkelijkheid, wenselijkheid) van de offertes en zo de wereld van de kardinaalgetallen en de significante wiskunde te betreden. ( ) Sommigen hebben het over punten bij de beoordeling van offertes volgens de verschillende criteria, alsof het punt de meeteenheid is. Maar hoe wordt de meeteenheid punt gedefinieerd? Zonder richtpunt is er geen definitie mogelijk! De puntenmethode is een pseudowetenschappelijke methode zonder stevige wiskundige grondslag. Ze kan zeer makkelijk voor het gerecht worden aangevochten. Maar zodra er een richtpunt is, kan er nauwkeurig een meeteenheid worden gedefinieerd voor het meten van het betreffende criterium; in de wetenschap werkt men reeds lang zo.

33 DANK U VOOR UW AANDACHT

34 TOOLS, WEBSITE, BRONNEN De MACBETH-methode: In januari 2017 wordt er aan de universiteit van Bergen een tweedaags seminarie aan deze kwestie gewijd: MONS/formations_specifiques/ESIMAP/Pages/default.aspx Arrest van de Raad van State nr van 16 januari 2007: INASEP vs Namur Assainissement Het boek Adjuger un marché au mieux-disant, Jacques Pictet, Dominique Bollinger - Presses universitaires romandes, 2003: ver&hl=fr#v=onepage&q&f=false

35 CONTACTINFORMATIE Jean-François en Jean-Claude VANSNICK Vennoot-zaakvoerders VALUE FOCUSED CONSULTING Rue Peintre Léon Devos, La Louvière : Vfconsulting@voo.be