gemeente Eindhoven Evenementenbeleid in Eindhoven Gastvrij en veilig

Transcriptie

1 A gemeente Eindhoven Evenementeneleid in Eindhoven Gastvrij en veilig Juli 2012

2 Evenementeneleid in Eindhoven Gastvrij en veilig Colofon Uitgave Gemeente Eindhoven Datum Juli 2012 gemeente Eindhoven

3 Evenementeneleid in Eindhoven Gastvrij en veilig Inhoudsopgave 1 INLEIDING DE GEMEENTE EINDHOVEN ALS EVENEMENTENSTAD MISSIE VISIE STRATEGISCHE UITGANGSPUNTEN Organisator/organisatie: De gemeente, partners en hulpdiensten: Off rand en on randevenementen DOELSTELLING MET WELKE ORGANISATIES GAAN WE DIT REALISEREN? Organisator Gemeente Eindhoven Eindhoven Hulpdiensten Advisering randweer Advisering politie Advisering GGD/GHOR Overige diensten Operationele voorereiding hulpdiensten WAARVOOR EEN VERGUNNING AANVRAGEN? CATEGORIEËN EVENEMENTEN BIJZONDERE EVENEMENTEN GEEN EVENEMENT, MAAR WEL VOORSCHRIFTEN Film/tv-opnames Tv-schermen ij sportevenementen Manifestaties Rampenoefeningen Evenementen zonder organisator Activiteiten innenlocaties Leegstaande panden LOCATIES LOCATIEBELEID LOCATIEPROFIEL PROCEDURE FRONT-OFFICE RESERVERING OP DE EVENEMENTENKALENDER CATEGORIE A CATEGORIE B EN C EVENEMENTEN HOE WORDT EEN VERGUNNINGSAANVRAAG BEOORDEELD? RISICOSCAN Pulieksprofiel Ruimteprofiel Activiteitenprofiel SPOORBOEKJE MULTIDISCIPLINAIR VEILIGHEIDSOVERLEG MULTIDISCIPLINAIRE RISICOANALYSE gemeente Eindhoven 3

4 Evenementeneleid in Eindhoven Gastvrij en veilig 7 AAN WELKE VOORSCHRIFTEN MOET DE ORGANISATOR VOLDOEN? VOORWAARDEN EVENEMENTVERGUNNING OF MELDING COMMUNICATIE BEREIKBAARHEID/TOEGANKELIJKHEID MOBILITEITSPLAN VEILIGHEIDSPLAN AANSPRAKELIJKHEID ALCOHOLMISBRUIK TEGENGAAN MILIEU: GELUID, AFVAL EN DUURZAAMHEID ACTIVITEITEN IN HET LUCHTRUIM TOEZICHT EN HANDHAVING INTEGRALE HANDHAVING BIJ EVENEMENTEN MULTIDISCIPLINAIRE SCHOUW BEREIKBAARHEID GEMEENTE EVALUATIE gemeente Eindhoven

5 Evenementeneleid in Eindhoven Gastvrij en veilig 1 Inleiding In Eindhoven worden al jarenlang succesvolle, sfeervolle, goedezochte en veilige evenementen georganiseerd. Door het gevarieerde aanod (voor ieder wat wils) en het goede verloop van evenementen heeft Eindhoven als evenementenstad een goede naam opgeouwd. Zowel vanuit maatschappelijk als economisch oogpunt zijn evenementen elangrijk voor de gemeente. De pulieke elangstelling voor Eindhovense evenementen groeit zowel regionaal, nationaal als internationaal. Denk aan de Dutch Design Week, Glow, de Marathon en Koninginnedag, maar ook aan kleinere evenementen zoals Theaterfestival Straffe madammen en makke mannen of Parkdans. De gemeente Eindhoven ehoort al jaren tot de top 5 in Nederland en heeft de amitie om met een evenwichtig aanod haar imago en positie als ruisende evenementenstad te ehouden en te versterken. De gemeenteraad van Eindhoven heeft in juli 2009 het evenementeneleid vastgesteld. Zoals toen al esloten vraagt het evenementeneleid van 2009 op enkele onderdelen uitwerking en aanvulling. De groeiende elangstelling voor pulieksevenementen en de noodzakelijke aandacht voor de veiligheid en eheersaarheid van evenementen zijn daarnaast aanleiding om het evenementeneleid op onderdelen te actualiseren. De primaire verantwoordelijkheid van de overheid ligt op het geied van vergunningverlening en openare orde en veiligheid. Deze verantwoordelijkheden staan daarom centraal. 2 De gemeente Eindhoven als Evenementenstad De gemeente Eindhoven heeft als 5 e stad van Nederland een aantal specifieke kenmerken en kernkwaliteiten, die voor een ieder herkenaar zijn en tot ieders vereelding spreken. Deze kenmerken leveren een ijdrage aan de profilering van de gemeente Eindhoven. gemeente Eindhoven 5

6 Evenementeneleid in Eindhoven Gastvrij en veilig Het profiel van de gemeente Eindhoven wordt (in algemene zin) gekenmerkt door: Lichtstad Technologie- en kennisstad Sportstad Cultuur (Design)stad Participatiestad (reed) Regiostad Braantstad (cultuur hoofdstad) Kennis, technologie en design zijn tevens de kernwaarden in de op 16 oktoer 2010 door de raad vastgestelde city marketingstrategie. De evenementen die innen de stad Eindhoven worden georganiseerd zijn ondersteunend aan de genoemde kernkwaliteiten van de gemeente Eindhoven en dragen ij aan een positieve profilering van de stad. 2.1 Missie De missie op het geied van evenementen is als volgt weer te geven: Wij, als gemeente Eindhoven, leveren een ijdrage aan een ruisend en veilig verloop van evenementen in de stad Eindhoven. Woorden die deze missie ondersteunen zijn Gastvrij en veilig. 2.2 Visie Evenementen zijn van grote etekenis voor een stad, voor een positief stedelijk imago, op economisch geied, maar juist ook sociaal-maatschappelijk voor wat etreft de leefaarheid en sociale cohesie. We hechten aan het economische en maatschappelijke elang van alle evolkingsgroepen in de wijk en de stad. De gemeente Eindhoven ehoort al jaren tot de top 5 in Nederland en heeft de amitie haar imago en positie als ruisende evenementenstad te ehouden en te versterken. De primaire verantwoordelijkheid van de gemeente (het cluster Evenementen) in relatie tot evenementen ligt op het geied van de openare orde en veiligheid. Dit vertaalt zich in een proceseschrijving rondom vergunningverlening en handhaving. Voor de gemeente Eindhoven lijft een ordelijk en veilig verloop van evenementen voorop staan. 6 gemeente Eindhoven

7 Evenementeneleid in Eindhoven Gastvrij en veilig 2.3 Strategische uitgangspunten Om invulling te geven aan deze missie en visie is het van elang dat vooraf een aantal uitgangspunten wordt vastgesteld, zowel ten aanzien van de organisator/organisatie als ten aanzien van de gemeente, partners en hulpdiensten Organisator/organisatie: Een organisator is primair verantwoordelijk voor een ordelijk en veilig verloop van een evenement en het eperken / voorkomen van overlast / effecten in de omgeving innen de kaders van de gemeente Eindhoven. Dit geldt zowel op openaar terrein als in innenlocaties. Alle etrokkenen ij een evenement (organisatie, ezoekers, gemeente, hulpdiensten, omwonenden) heen elang ij een ordelijk en veilig verloop. De organisatie stelt daarom alles in het werk om de veiligheid zoveel als mogelijk te garanderen en om alans aan te rengen in de lusten en lasten ij evenementen. De organisatie die een vergunning aanvraagt is verplicht om alle informatie te verschaffen die voor de eoordeling van de aanvraag noodzakelijk is. De organisator is verantwoordelijk voor het treffen van de noodzakelijke voorzieningen (zowel facilitair als eheersmatig) en de ijehorende kosten. In het kader van de off rand financiering worden de kaders van doorerekening van kosten en financiële ondersteuning nader uitgewerkt De gemeente, partners en hulpdiensten: Evenementen zijn vanuit maatschappelijk en economisch oogpunt elangrijk voor de gemeente. De gemeente streeft naar een evenwichtig aanod waarmee ze haar imago en positie als ruisende evenementenstad ehoudt en versterkt. De primaire verantwoordelijkheid van de gemeente in relatie tot evenementen ligt op het geied van openare orde en veiligheid. Dit vertaalt zich in een proces rondom vergunningverlening en handhaving. De secundaire verantwoordelijkheid van de gemeente in relatie tot evenementen ligt in het opstellen van het evenementeneleid. Om deze twee verantwoordelijkheden op elkaar aan te laten sluiten zijn de kaders innen het evenementeneleid gericht op openare orde en veiligheid. Het evenementeneleid en evenementenvergunningeneleid (o.a. ontwikkeling en evaluatie) is een verantwoordelijkheid van de portefeuillehouder Evenementen. gemeente Eindhoven 7

8 Evenementeneleid in Eindhoven Gastvrij en veilig De raad stelt het evenementeneleid vast. De Burgemeester is verantwoordelijk voor Openare Orde en Veiligheid. De Burgemeester is tevens coördinerend estuurder op het geied van evenementen (inclusief toezicht en handhaving). Reden hiervoor is het afreukrisico op het geied van Openare Orde en Veiligheid. De Burgemeester verleent de evenementenvergunning, hij mandateert deze evoegdheid aan het sectorhoofd Veiligheid, Juridische Zaken en Bestuursondersteuning, het sectorhoofd VJB mandateert deze evoegdheid aan het afdelingshoofd van de afdeling Veiligheid. De hulpverleningsdiensten zijn verantwoordelijk voor het uitvoeren van hun wettelijke taken en verantwoordelijkheden (openare orde en veiligheid, randveiligheid, gezondheid, etc.). Het cluster Evenementen richt zich op de wettelijke taken, d.w.z. vergunningenverlening, meldingen en eleidsontwikkeling, waaronder handhavingprotocollen. De accountmanagers egeleiden organisatoren door het (vergunningen)proces met etrekking tot (complexe) B en C evenementen in de gemeentelijke organisatie. Acquisitie is géén onderdeel van het (wettelijke) takenpakket van het cluster Evenementen. Hiermee wordt een duidelijke scheiding aangeracht in rollen. Andere sectoren van de gemeente lijven innen hun vakgeied aanspreekpunt en ehouden daarmee hun acquisitierol. Het cluster Evenementen heeft in principe geen rol als organisator van een evenement. Waar dit wel het geval is wordt gekeken of en op welke manier dat voor de toekomst anders kan worden geregeld, er wordt ijvooreeld gekeken naar een Stichting Koninginnedag. Waar de gemeente een regierol houdt ij het evenement (ijvooreeld PSVkampioenschap, huldiging OS-sporters), vallen zowel de aansturing als de uitvoeringstaken (zowel facilitair als eheersmatig) onder de Sector Realisatie & Beheer (eheer) dan wel de sector ORVM (verkeer). De regie op deze taken wordt elegd ij de accountmanager. Hiermee houden we uitvoering en vergunningverlening van elkaar gescheiden Off rand en on randevenementen De gemeente Eindhoven kent twee soorten evenementen te weten: de on randevenementen en de off- randevenementen. On randevenementen zijn evenementen die volledig aansluiten ij de citymarketingstrategie van Eindhoven en daar ook mede invulling aan geven. Deze evenementen vallen volledig onder het werkveld van Eindhoven365. Zowel het accountschap als de financiële ondersteuning van die evenementen erust ij de 8 gemeente Eindhoven

9 Evenementeneleid in Eindhoven Gastvrij en veilig citymarketing organisatie Eindhoven365. Indien er voor deze evenementen een vergunning nodig is, is dit een verantwoordelijkheid van het cluster Evenementen. Off-rand evenementen zijn evenementen, die niet primair onder de citymarketingstrategie vallen, maar zijn voor inwoners van Eindhoven dan wel ezoekers zeer aantrekkelijk. De gemeente is verantwoordelijk voor de esluitvorming omtrent financiële ondersteuning van off-randevenementen. Hiervoor stelt zij kaders, op asis waarvan esloten wordt of een evenement in aanmerking komt voor financiële ondersteuning. 2.4 Doelstelling Met het evenementeneleid wil het college van urgemeester en wethouders de onderstaande doelen realiseren. - een eenduidig en samenhangend evenementeneleid; - een proceseschrijving(en) van eerste contact tot evaluatie; - een gemeentelijke organisatie die in staat is om een verdergaande professionalisering van de gemeentelijke taken op het geied van evenementen te kunnen realiseren. 2.5 Met welke organisaties gaan we dit realiseren? Organisator De organisator is op asis van het Burgerlijk Wetoek en de Algemeen Plaatselijke Verordening (verder APV) primair verantwoordelijk voor een veilig verloop van het evenement. De organisator organiseert conform de epalingen in de vergunning wat nodig is om het evenement veilig plaats te laten vinden, Gemeente Eindhoven Om de voorereiding van en het vergunningverleningtraject innen de gemeente Eindhoven gestalte te geven wordt innen de afdeling Veiligheid van de sector Veiligheid, Juridische zaken en Bestuursondersteuning een cluster Evenementen ingericht. Het cluster Evenementen is verantwoordelijk voor de gehele procesegeleiding rondom de evenementenvergunning (van aanvraag tot evaluatie). De afdeling Vergunningen, Toezicht en Handhaving wordt elast met de uitvoering van het handhavingprotocol Eindhoven365 Eindhoven365 is in het kader van citymarketing verantwoordelijk voor de coördinatie van alle on randevenementen. gemeente Eindhoven 9

10 Evenementeneleid in Eindhoven Gastvrij en veilig Hulpdiensten De hulpdiensten: - Reserveren capaciteit op asis van de regionale evenementenkalender; - Adviseren het evoegd gezag over de veiligheid van een evenement. Het adviseren geeurt door de randweer, politie en de GGD/GHOR. Afhankelijk van de risico-inschatting kan er ook aan het Veiligheidsureau van de Veiligheidsregio Braant-Zuidoost (randweer, politie, GHOR en gemeenten) een advisering gevraagd worden. Politie, randweer en GGD/GHOR participeren in het multidisciplinair veiligheidsoverleg. Zij leveren een aandeel in het maken van de risicoanalyse, stellen een integraal advies op en nemen deel aan de multidisciplinaire schouw. Advisering randweer De adviseringstaak van de randweer ij evenementen is geaseerd op de Wet veiligheidsregio s. Het advies richt zich op: - eperken van randgevaar; - voorkomen van onveilige situaties innen en/of door constructies die ij het evenement worden geruikt; - voorkomen en eperken van ongevallen ij rand; - eperken van gevaar voor mensen en dieren in algemene zin. Advisering politie De adviseringstaak van de politie ij evenementen is geaseerd op de Politiewet. Het advies richt zich op: - voorkomen van strafare feiten en gedragingen; - voorkomen van openare ordeverstoringen; - voorkomen van (ernstige) verkeershinder; - evordering van veiligheid in algemene zin. Advisering GGD/GHOR De adviseringstaak van de GGD/GHOR ij evenementen is afgeleid van de Wet veiligheidsregio s. Het advies richt zich op: - voorkomen van gezondheidsedreigende situaties; - technische hygiënezorg; - organisatie van de medische hulpverlening op de plaats van het evenement. 10 gemeente Eindhoven

11 Evenementeneleid in Eindhoven Gastvrij en veilig Overige diensten Waar relevant consulteren de gemeenten, randweer, politie en/of GHOR andere edrijven of instellingen ten ehoeve van de advisering en operationele voorereiding op een evenement. Vooreelden zijn de Nederlandse Spoorwegen, de Provincie, Rijkswaterstaat en het Waterschap Operationele voorereiding hulpdiensten De hulpdiensten dragen zorg voor de voorereiding en uitvoering van hun enodigde operationele inzet ij een evenement. 3 Waarvoor een vergunning aanvragen? Niet alle activiteiten in de openare ruimte gelden als evenement. In dit hoofdstuk worden evenementen en uitzonderingen eschreven. 3.1 Categorieën evenementen Volgens de APV wordt onder een evenement elke voor puliek toegankelijke verrichting van vermaak verstaan, met uitzondering van o.a. ioscoopvoorstellingen en markten. Ondanks het afwijkende karakter is voor een herdenkingsijeenkomst in sommige gevallen wel een evenementenvergunning nodig. Wanneer de herdenkingsijeenkomst in esloten kring plaats vindt op een plek die daarvoor is aangewezen, valt deze onder Wet Openare Manifestaties (WOM) en heeft het lokaal gezag daar geen zeggenschap in. Herdenkingsdiensten uiten (of op locaties die hiervoor niet estemd zijn) vallen niet onder de WOM, conform de APV is hiervoor een evenementenvergunning noodzakelijk. Er wordt een onderscheid gemaakt in A-, B- en C- evenementen. Dit onderscheid wordt gemaakt door de mate van risico s op het geied van openare orde en veiligheid, de impact op de stad en de gevolgen voor het verkeer. Voor de eoordeling van de risico s wordt geruik gemaakt van een risicoscan. De risicoscan geeft een eerste indicatie van de impact en mogelijke risico s van een evenement. 1 De risicoscan wordt uitgevoerd tijden het proces dat gevolgd wordt in het kader van de vermelding op de evenementenkalender. De risicoscan estaat uit zowel een kwantitatief als een kwalitatief deel. 1 Wanneer er aanvullende informatie eschikaar is die niet in de risicoscan meegenomen kan worden, heeft de gemeente altijd de mogelijkheid om een evenement in een hogere categorie in te delen. gemeente Eindhoven 11

12 Evenementeneleid in Eindhoven Gastvrij en veilig De gemeente Eindhoven hanteert de volgende indeling: Categorie Categorie C Categorie B Categorie A Melding Ontheffing Wet Milieueheer Omschrijving Vergunningplichtig Hoog risico-evenement, waarij sprake is van grote impact op de stad en/of regionale gevolgen voor het verkeer. Bijvooreeld: Marathon, Koninginnedag. Vergunningplichtig Gemiddeld risico-evenement, waarij sprake is van grote impact op de directe omgeving en/of gevolgen voor het verkeer. Bijvooreeld: popconcerten, sportevenementen Vergunningplichtig Laag risico-evenement, waarij sprake is van een eperkte impact op de omgeving en de gevolgen voor het verkeer eperkt zijn. Bijvooreeld: raderie, sportwedstrijd, muziekoptreden. Kennisgevingsevenementen Buurt- en wijkfeesten onder epaalde voorwaarden. Ontheffing in het kader van de Wet Milieueheer onder epaalde voorwaarden. Voor de ehandeling van de vergunningaanvraag rengt de gemeente kosten (de zogenaamde leges) in rekening. De hoogte van de leges is afhankelijk van de kosten die gemaakt worden in het kader van de vergunningverlening. Aan een melding zijn geen kosten veronden. De kosten/leges zijn opgenomen in de Legesverordening van de Gemeente Eindhoven. De legeskosten worden etaald aan de gemeente. Daarnaast worden er nog andere kosten zoals elektriciteit en eventuele schoonmaakkosten in rekening geracht. Een indicatie van deze kosten wordt opgenomen in de locatieprofielen. 3.2 Bijzondere evenementen Voor enkele evenementen geldt dat zij vanwege de impact op de stad vragen om eperkende of verruimende maatregelen op maat waarin het (locatie)eleid niet volstaat. Het gaat hierij om de jaarlijks terugkerende evenementen: carnavalsoptocht, Koninginnedag, Park Hilaria en Marathon Eindhoven. Vanwege de impact op de stad en de te nemen maatregelen zijn deze organisatoren verplicht om 28 weken voor de datum van het evenement met de gemeente en hulpdiensten in overleg te treden. De procesgang van overleg en documentatie wordt door het cluster evenementen in een zogenaamd spooroekje vastgelegd. 12 gemeente Eindhoven

13 Evenementeneleid in Eindhoven Gastvrij en veilig Het spooroekje is voor gemeente, hulpdiensten en organisatoren een handige leidraad in de voorereiding op een evenement. De momenten van overleg, de aan te leveren documenten en het tijdstip van het afgeven van de vergunning worden in het spooroekje opgenomen. Een PSV-kampioenschap of een evenement met een incidenteel karakter zoals een EK/WK voetal of Serious Request 2010 vallen ook onder de noemer ijzondere evenementen. Dit zijn actuele, onverwachte, niet planare geeurtenissen, die om meer flexiiliteit vragen. In deze gevallen zal de voorereiding met de gemeente en hulpdiensten niet aan de hand van het spooroekje worden opgepakt, maar zullen innen het multidisciplinair overleg maatwerkafspraken worden gemaakt. 3.3 Geen evenement, maar wel voorschriften Voor diverse activiteiten die niet onder een regulier evenement vallen, kan een evenementenvergunning of -melding worden afgegeven. Omdat deze activiteiten impact kunnen heen op de stad (denk aan wegafsluiting) kan het raadzaam zijn een vergunning aan te laten vragen om extra maatregelen op te kunnen leggen. De onderdelen uit eleid die van toepassing zijn op het waarorgen van de veiligheid voor omwonenden, deelnemers en hulpverleners worden daarij geruikt. Hieronder worden enkele veelvoorkomende activiteiten nader toegelicht: Film/tv-opnames Eindhoven is regelmatig toneel voor opnames. Soms heen deze opnames een redelijke impact op omwonenden, ijvooreeld ij een wegafsluiting of opnames in de nacht. Afhankelijk van de impact moet melding worden gemaakt of moet een vergunning worden aangevraagd, de externe partij rengt hier een advies over uit, de accountmanager neemt uiteindelijk het definitieve esluit. Opnames tellen niet mee in de telling van het locatieeleid mits zij geen geluidsoverlast met zich meerengen Tv-schermen ij sportevenementen Voor ieder EK/WK voetal of ij andere grote sportevenementen geldt het schermeneleid, waarin de landelijke en lokale uitgangspunten worden verwoord. Het schermeneleid wordt indien nodig aangepast aan de hand van landelijke richtlijnen of nieuwe inzichten. Het huidige schermeneleid maakt onderdeel uit van dit eleid Manifestaties Manifestaties, demonstraties en optochten tot elijden van godsdienst of levenseschouwing (zoals eschreven op asis van de Grondwet in de Wet openare manifestaties, Wom) worden vaak ten onrechte als evenement aangemerkt. Ze kunnen echter wel aanleiding geven tot het verstoren van de openare orde en gemeente Eindhoven 13

14 Evenementeneleid in Eindhoven Gastvrij en veilig veiligheid. In de voorereiding door de operationele diensten vertonen deze manifestaties dan ook grote overeenkomsten met de voorereiding op evenementen. Vandaar dat deze manifestaties wel aan epaalde voorschriften moeten voldoen Rampenoefeningen Met enige regelmaat vinden er rampenoefeningen plaats in Eindhoven. Deze oefeningen worden georganiseerd door de gemeente, de Veiligheidsregio Braant- Zuidoost of één van de hulpdiensten. Deze oefeningen kunnen impact heen op omwonenden, edrijven en andere elangheenden door ijvooreeld een wegafsluiting. Voor deze oefeningen hoeft geen evenementenvergunning te worden aangevraagd. Omwonenden, edrijven en andere elangheenden worden zoveel als mogelijk tijdig door de organisator geïnformeerd Evenementen zonder organisator Voor het afgeven van een vergunning of het evestigen van een melding is een organisator noodzakelijk. Soms geeuren er echter kleine, spontane activiteiten. Social media, zoals Faceook en Twitter zijn ij uitstek middel om in een korte tijd mensen te moiliseren voor een flash mo, tweet-up (ijvooreeld Bring-Your- Ownpicknick) of een soortgelijke activiteit. Bij dit soort kleinschalige activiteiten is er vaak slechts een initiator en geen duidelijke organisator aan te wijzen. Alleen ij overlast zal tegen deze activiteiten worden opgetreden. Wanneer dit het geval is, kan het evoegd gezag ingrijpen en het evenement stilleggen Activiteiten innenlocaties Een innenlocatie waar een evenement plaatsvindt, is veelal een inrichting, een edrijf, in de zin van de Wet milieueheer. Ook het uitenterrein kan deel uitmaken van een inrichting in de zin van de Wet milieueheer, ijvooreeld het TU/e-terrein. Activiteiten innen de normale edrijfsvoering Voor activiteiten die innen een inrichting in de zin van de Wet milieueheer worden georganiseerd en die innen de normale edrijfsvoering van die inrichting vallen, geldt dat daarvoor geen evenementenvergunning nodig is. Dit geldt ijvooreeld voor de reguliere activiteiten in de Effenaar, de Tongelreep, de Wim van Doornekiosk of het Parktheater en geldt tevens voor het uitenterrein van de etreffende inrichting. Wat als normale edrijfsvoering wordt gezien, is vastgelegd in de vergunning(aanvraag) ingeval van een vergunningsplichtige inrichting dan wel in de melding in het kader van de Wet Milieueheer ingeval van een meldingsplichtige inrichting. Voor deze activiteiten gelden dan de vergunningvoorschriften respectievelijk de voorschriften van het Barim (eter ekend als het 14 gemeente Eindhoven

15 Evenementeneleid in Eindhoven Gastvrij en veilig Activiteitenesluit ) Activiteiten die niet innen de normale edrijfsvoering passen Dit kunnen activiteiten etreffen innen een vergunningsplichtige inrichting of innen een meldingsplichtige inrichting Wanneer een activiteit plaatsvindt innen een meldingsplichtige inrichting op de in de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) vermelde data en tijden, valt de activiteit onder de zogenoemde collectieve festiviteit. Dit geldt alleen voor horecaedrijven. Als een activiteit uiten deze data plaatsvindt, stelt de organisator het college tenminste twee weken voor de activiteit in kennis van de incidentele activiteit. In de Algemeen Plaatselijke Verordening staat aangegeven hoeveel incidentele festiviteiten er jaarlijks worden toegestaan. Hierij wordt verschil gemaakt tussen horeca-, recreatie- en sportinrichting en andere edrijven die niet onder deze noemer vallen. Per geied kan het aantal maximaal toegestane incidentele festiviteiten verschillen. Los van de estaande meldingsplicht vraagt de organisator voor deze activiteiten, zowel collectieve als incidentele festiviteiten, als ook voor de activiteiten uiten de normale edrijfsvoering van een vergunningsplichtige inrichting, een evenementenvergunning aan. Dit geldt overigens ook voor activiteiten op het uitenterrein van de etreffende inrichting Leegstaande panden Met regelmaat vinden er evenementen plaats in leegstaande edrijfspanden. Als er nog een Wao-(Wm-) vergunning actief is, geldt deze nog steeds voor wat etreft de (eerdere) normale edrijfsvoering. Wanneer er geen vergunning meer actief is of de activiteit valt uiten de (eerdere) normale edrijfsvoering zoals vergund, vraagt een organisator een evenementenvergunning aan. Hiervoor gelden dezelfde regels en voorschriften als voor een evenement op een uitenlocatie, niet zijnde een inrichting in de zin van de Wet milieueheer. 4 Locaties Een organisator kan innen de gemeente Eindhoven in principe voor elke locatie een vergunning aanvragen. Voor een aantal locaties geldt dat er frequent evenementen plaatsvinden of dat deze locaties om een ijzondere reden extra aandacht vragen (denk hierij aan de milieuaspecten in het geval van een evenement in het gemeente Eindhoven 15

16 Evenementeneleid in Eindhoven Gastvrij en veilig Stadswandelpark). Op deze locaties kunnen innen de geldende voorwaarden evenementen worden georganiseerd. Voor deze locaties worden in overleg met de elangheenden en omwonenden locatieprofielen opgesteld. 4.1 Locatieeleid Het locatieeleid geeft aan welke evenementen (qua soort, omvang etc), met welke frequentie en duur op de eschikare locaties (pleinen, straten etc.) innen een epaald geied mogen plaatsvinden en welke voorwaarden en eisen gesteld worden ten ehoeve van veiligheid, overlast, functieehoud en ereikaarheid etc. In het locatieeleid gaat het nadrukkelijk over de communicatie met en rol van omwonenden en ondernemers. 4.2 Locatieprofiel Het locatieprofiel geeft een meer technische eschrijving van de locaties en geeft inzicht in de voorzieningen, maatregelen en servicekosten die aan die locatie gekoppeld zijn. Het locatieprofiel is vooral ten ehoeve van de vergunningverlening en de organisatoren. 5 Procedure Voor de helderheid naar de organisator toe is er één front-office waar organisatoren terecht kunnen, ongeacht of het een vergunningsplichtig of een meldingsplichtig evenement etreft. Dit loket vormt de rug tussen de organisator en de gemeente. 5.1 Front-office Een externe partij (Eindhoven365) vervult de front-office functie vanuit de gemeente Eindhoven voor alle vragen en advisering met etrekking tot evenementen. Wanneer een evenement daar wordt aangemeld, zal er door hen aan de hand van criteria gekeken worden of het hier een meldingsplichtig of vergunningsplichtig evenement etreft. Deze partij adviseert de gemeente hierin, de definitieve eoordeling vindt door de gemeente plaats. Organisatoren van vergunningsplichtige evenementen moeten eerst langs de externe partij omdat het evenement op de concept-evenementenkalender geplaatst moet worden.. De externe partij stelt de concept-evenementenkalender (als advies) voor 1 oktoer van het voorafgaande jaar op. Dit advies wordt doorgezet naar het cluster evenementen van de gemeente Eindhoven, die de evenementenkalender 16 gemeente Eindhoven

17 Evenementeneleid in Eindhoven Gastvrij en veilig multidisciplinair afstemt. Daarna vindt afstemming plaats innen de driehoek (estaande uit Burgemeester, Openaar Ministerie en Politie). Het college van urgemeester en wethouders stelt de evenementenkalender vervolgens vast. (voor 1 decemer). Daarij wordt expliciet gekeken naar de eschikare capaciteit van de hulpverlenende instanties. Bij de vaststelling van de evenementenkalender wordt tevens een voorstel voor verdeling van de off-rand financiering voor het komende jaar door het college vastgesteld. De meldingsplichtige evenementen worden niet in de evenementenkalender opgenomen. Organisatoren van evenementen die meldingsplichtig zijn, worden doorverwezen naar de gemeente Eindhoven. Op het moment dat de organisator van een meldingsplichtig evenement geen vragen heeft, kan hij/zij zich ook rechtstreeks melden ij het cluster Evenementen. Na plaatsing op de evenementenkalender worden de organisatoren van vergunningsplichtige evenementen doorverwezen naar het cluster Evenementen van de gemeente Eindhoven voor de verdere afhandeling van de vergunningaanvraag en de vergunningverlening. Het cluster Evenementen zal de één-loket functie rondom vergunningverlening invullen. 5.2 Reservering op de evenementenkalender De evenementenkalender is doorgaans overvol. Organisatoren dienen voor 1 septemer in het voorafgaande jaar een plaats te reserveren op de evenementenkalender. Deze voorinschrijving geeurt aan de hand van een standaard meldingsformulier. Aan de organisator van een evenement dat voor de eerste maal wordt georganiseerd, wordt uitgereidere informatie gevraagd. Dit om een goede risico-inschatting te kunnen maken. De evenementenkalender wordt opgesteld om inzicht te krijgen in het aantal evenementen en de enodigde capaciteit vanuit de operationele diensten. Bij meerdere aanvragen voor dezelfde datum zal via een nog op te stellen afwegingskader een keuze gemaakt worden. 5.3 Categorie A De vergunningsaanvraag voor een categorie A-evenement dient de organisator 8 weken voor aanvang van het evenement in. Wanneer het evenement toch in een categorie B of C lijkt te vallen, kan de aanvraag als zodanig toch nog in ehandeling worden genomen. Indien een evenement niet op de evenementenkalender vermeldt staat, vindt ij de vergunningaanvraag de afweging plaats in relatie tot de eschikare ruimte innen de evenementenkalender, het locatieeleid, alsmede de eschikare capaciteit ij politie en ij Toezicht en Handhaving. Evenementen met een voorinschrijving op de evenementenkalender komen met voorrang in aanmerking ij vergunningverlening ten opzichte van andere aanvragen. In overleg met het cluster Evenementen wordt epaald of het noodzakelijk is dat er naast de vergunningsaanvraag een veiligheidsplan wordt ingediend. gemeente Eindhoven 17

18 Evenementeneleid in Eindhoven Gastvrij en veilig 5.4 Categorie B en C evenementen De deadline voor het indienen van een vergunningaanvraag voor B- en C- evenementen is minimaal acht weken voor aanvang van het evenement. Belangrijke voorwaarde voor het in ehandeling nemen van de vergunningaanvraag is dat de aanvraag volledig moet zijn, inclusief enodigde plannen. Het veiligheidsplan moet uiterlijk 8 weken voor het evenement worden ingediend, daar waar mogelijk eerder in verand met advisering van de hulpdiensten. Wanneer het niet mogelijk is om voor 1 septemer een plek op de evenementenkalender te reserveren, omdat ijvooreeld de datum nog niet ekend is, kan er nog steeds een vergunningaanvraag ingediend worden. De vergunningaanvraag moet minimaal acht weken voor aanvang van het evenement ingediend worden. Hierij geldt echter wel dat evenementen met een voorinschrijving op de evenementenkalender met voorrang in aanmerking komen ij vergunningverlening ten opzichte van andere aanvragen. Onverwachtse evenementen Natuurlijk vragen actuele, onverwachte, niet planare geeurtenissen soms om meer flexiiliteit. Denk aan een huldiging van PSV, FC Eindhoven of Olympische sporters of het houden van een stille tocht. Dit kan een reden zijn om de procedure te verkorten en versneld een vergunning voor het evenement te verlenen. Het evenementeneleid zou te rigide zijn als er geen plaats is voor onverwachte en niet planare festiviteiten. Er moet echter sprake zijn van ijzondere omstandigheden. In voorkomend geval wordt de aanvraag aan het College van Burgemeester en Wethouders voorgelegd. Ook hiervoor geldt dat de urgemeester alleen vergunning verleent in overleg met de overige leden van de driehoek. 18 gemeente Eindhoven

19 Evenementeneleid in Eindhoven Gastvrij en veilig Bezwaar of eroep Op asis van de Algemene wet estuursrecht heen elangheenden de mogelijkheid om tegen een esluit van de gemeente (zoals de verlening van een evenementenvergunning) ezwaar of eroep aan te tekenen. Om ewoners en andere elangheenden de gelegenheid te ieden ezwaar te maken tegen een afgegeven evenementenvergunning, streeft de gemeente ernaar de vergunning vier weken voor het evenement te verlenen. 6 Hoe wordt een vergunningsaanvraag eoordeeld? De locatieprofielen en de evenementenkalender vormen samen het elangrijkste toetsingskader voor het mogelijk maken van een evenement. Als een evenement op een locatie past en er is ruimte in de evenementenkalender dan is het in principe mogelijk. In principe: de vergunningaanvraag voor een evenement verloopt via de normale evenementenprocedure. Plaatsing op de evenementenkalender iedt een kans, geen zekerheid op een evenementenvergunning. De organisator zal aan alle voorwaarden moeten voldoen. Het cluster evenementen vraagt advies aan etrokken diensten en organisaties over de ingediende aanvraag en adviseert de urgemeester over toekenning van de vergunning. Een esluit over het al dan niet afgeven van de vergunning valt, innen 4 weken nadat de volledige vergunningsaanvraag is ingediend. Om advies te kunnen geven, voert de vergunningverlener een (multidisciplinaire) risicoanalyse uit. 6.1 Risicoscan Iedere organisator meldt zijn evenement aan ij de externe partij middels een standaard meldingsformulier. Het is essentieel dat alle onderdelen van dit aanmeldformulier worden ingevuld, omdat deze informatie geruikt wordt om een eerste inschatting van de risico s van het evenement te maken. Deze eerste inschatting geeurt middels een risicoscan. De risicoscan kijkt naar het activiteitenprofiel, pulieksprofiel en ruimtelijk profiel van het evenement. Afhankelijk van de uitkomst van deze risicoscan wordt het evenement geclassificeerd als een A, B of C evenement 2. De evenementen die als B of C zijn gecategoriseerd krijgen vervolgens vanuit de gemeente een accountmanager toegewezen en zullen in het multidisciplinaire veiligheidsoverleg voorereid worden. Bij de voorereiding van A-evenementen vindt er wel afstemming plaats met de hulpdiensten, dit vindt echter niet in multidisciplinair verand plaats. 2 Wanneer er aanvullende informatie eschikaar is die niet in de risicoscan meegenomen kan worden, heeft de gemeente altijd de mogelijkheid om een evenement in een hogere categorie in te delen. gemeente Eindhoven 19

20 Evenementeneleid in Eindhoven Gastvrij en veilig In de risicoscan komen de volgende aspecten terug: Pulieksprofiel Het type ezoekers speelt een elangrijke rol ij de risicoepaling. Op welke evolkingscategorieën richt het evenement zich? Wat weten we van deze categorieën ezoekers? Is het aannemelijk, voorspelaar of ekend dat epaalde specifieke (ij politie en justitie ekende) groepen een evenement zullen ezoeken? Denk aan: te verwachten opkomst en massaliteit van het puliek leeftijdsopouw van het puliek kennis over en ervaring met ezoekers aanwezigheid van puliek als toeschouwer of als deelnemer aanwezigheid van rivaliserende groepen of groepen met verschillende elangen eventueel geruik van verdovende middelen of alcohol complete conditie-/gezondheidstoestand van deelnemers en puliek doel/verwachting van het puliek gedrag van ezoekers geestelijke en emotionele conditie van ezoekers Ruimteprofiel In de meeste gevallen is een evenemententerrein duidelijk (herkenaar) gescheiden van de openare ruimte. Bij statische evenementen zijn die grenzen duidelijk gedefinieerd. Bij moiele evenementen, zoals parades of (op)tochten, is de grens tussen het evenemententerrein en puliek domein op zijn minst diffuus. Bij zulke evenement en is er dan ook eerder sprake van een moeilijk eheersare locatie. Bij afgesloten ruimten is dit makkelijker. Ook de fysieke omgevingskenmerken doen ertoe: een ouwplaats met stenen langs de route, een veranderde verkeerssituatie of nieuwe ojecten in de openare ruimte die niet snel te verplaatsen zijn, kunnen risico's ten opzichte van eerdere edities van het evenement vergroten. Denk verder aan de stroomvoorziening, watervoorziening en voorzieningen op het vlak van crisiseheersing en communicatie. Hieraan gerelateerd is de ereikaarheid van het evenement. In de eerste plaats gaat het natuurlijk om de ereikaarheid voor de hulpdiensten, zij dienen zowel het evenemententerrein als de omliggende panden te kunnen ereiken. Daarnaast gaat het om de ereikaarheid voor ezoekers zowel met eigen als met openaar vervoer. 20 gemeente Eindhoven