UPDATE EVENEMENTENBELEID

Transcriptie

1 UPDATE EVENEMENTENBELEID Beste organisator, Achter de schermen wordt op dit moment invulling gegeven aan de invulling van het nieuwe evenementenbeleid dat eind november 2015 door de gemeenteraad is vastgesteld. U ontvangt deze update zodat u weet wat de belangrijkste veranderingen zijn per 2017 waarmee u rekening dient te houden. Stichting Apeldoorn Promotie Juni

2 NIEUW EVENEMENTENBELEID Apeldoorn heeft een compleet en breed programma voor verschillende publieksgroepen. Het aantal grote, middelgrote en kleine evenementen zit rond de 550 per jaar! In het nieuw vastgestelde evenementenbeleid zijn vier typen evenementen onderscheiden. TYPE EVENEMENTEN 1. Citymarketingevenementen 2. Publieksevenementen 3. Springplankevenementen 4. Topsportevenementen 1.Citymarketingevenementen Dit zijn evenementen die volledig aansluiten bij de citymarketingstrategie van de gemeente Apeldoorn en daar ook zichtbaar invulling aan geven. Deze evenementen leveren een essentiële bijdrage aan de strategische doelstellingen van de gemeente Apeldoorn, waaronder de profilering van Apeldoorn als: - comfortabele gezinsstad (buitengewoon kindvriendelijk); - toeristisch toplandschap (door zichtbare verbinding met de Veluwe) en - stad van toegepaste kennis en innovatie. We noemen citymarketingevenementen ook wel on-brandevenementen en vallen per 1/1/2017 volledig onder het werkveld van Stichting Apeldoorn Marketing. 2. Publieksevenementen Publieksevenementen vallen niet primair onder citymarketing maar zijn wel zeer aantrekkelijk voor inwoners en bezoekers. Deze evenementen leveren een belangrijke bijdrage in een evenwichtig evenementenjaarprogramma in soort, tijd, doelgroep, locatie en/of thema. 3.Springplankevenementen. Dit zijn nieuwe, kleinschalige en veelal creatieve evenementen die aansluiten op de strategische doelstellingen van het gemeentelijk evenementenbeleid. 4.Topsportevenementen (Inter)Nationale sportevenementen die aansluiten bij de kernsporten van de provincie Gelderland (atletiek en wandelen, hippische sporten, wielrennen en tennis). 2

3 FINANCIËLE ONDERSTEUNING Ook voor 2017 kunnen organisatoren in aanmerking komen voor financiële ondersteuning van evenementen. Gemeentelijke subsidie zal, meer dan in voorgaande jaren, worden ingezet als een aanvullende subsidie. Evenementen moeten kunnen aantonen financieel grotendeels op eigen benen te kunnen staan. Er wordt vanaf 2017 gewerkt met een nieuwe subsidieverordening die begin juli wordt besproken in de gemeenteraad voor vaststelling. Hieronder vindt u de belangrijke informatie omtrent het aanvragen van financiële ondersteuning. Citymarketingevenementen Sluit uw evenement naadloos op (één van de) citymarketingdoelstellingen (zie type evenementen) en is het evenement onderscheidend in soort? Dan kunt u in aanmerking komen voor een sponsorbijdrage vanuit Stichting Apeldoorn Marketing. Medio juli ontvangt u meer informatie over het aanvragen van een bijdrage vanuit Apeldoorn Marketing. Publieksevenementen Publieksevenementen zijn evenementen die bijdragen aan een aantrekkelijk jaarprogramma in tijd, soort, locatie, doelgroep en ruimte. Voor 2017 is hier een gemeentelijk bedrag van ,- ter beschikking gesteld. Nieuw ten opzichte van voorgaande jaren is dat een aanvraag voor financiële ondersteuning in 2017 vóór 1 oktober 2016 moet worden ingediend. Er is nog maar één ronde in plaats van meerdere rondes per jaar. Zodoende kan er gewerkt worden aan een evenwichtig evenementenprogramma en krijgen organisatoren tijdig uitsluitsel dat ook qua sponsoring meer zekerheid biedt. Daarnaast is de criteria subsidie wordt in drie jaar afgebouwd niet meegenomen in de nieuwe regeling voor publieksevenementen. Alle aanvragen worden beoordeeld door Apeldoorn Marketing (voorheen Apeldoorn Promotie). Nieuw is dat evenementen tevens beoordeeld worden via een matrixscore. Hier speelt de verhouding tussen de gevraagde bijdrage en het rendement voor de stad een belangrijke rol bij het vaststellen van de toe te kennen bijdrage. U ontvangt medio juli meer informatie over het aanvragen van financiële ondersteuning vanuit de gemeente Apeldoorn. Houd in uw planning alvast rekening met de nieuwe indieningstermijn van uw subsidieaanvraag! Springplankevenementen Kleinschalige, nieuwe initiatieven, zogenaamde springplankevenementen, kunnen ook in aanmerking komen voor financiële ondersteuning. Indien u beroep wilt doen op financiële ondersteuning dient u uw aanvraag 16 weken voorafgaand aan uw evenement te hebben ingediend. Het budget voor springplankevenementen is maximaal 10% van het jaarlijks vastgestelde evenementensubsidieplafond. Springplankevenementen worden maximaal drie jaar gesubsidieerd. De gemeente ondersteunt maximaal 40% van de begroting met een maximaal subsidiebedrag van 2.500,- per evenement per jaar. Topsportevenementen Er is een beperkt topsportevenementenbudget beschikbaar. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met dhr. Geelen, projectleider topsportevenementen. h.geelen@apeldoorn.nl 3

4 NIEUW Er is nog maar één subsidieronde voor publieksevenementen. Dit betekent dat uw aanvraag voor financiële ondersteuning vóór 1 oktober 2016 bij de gemeente dient te zijn aangevraagd. Aanvragen voor springplankevenementen dienen minimaal 16 weken voorafgaand aan het evenement te worden aangevraagd. Evenementen die naadloos aansluiten op de citymarketingdoelstellingen van Apeldoorn kunnen in aanmerking komen voor een sponsorbijdrage 4

5 NIEUW: LOCATIEPROFIELEN VOOR EVENEMENTEN Als u een evenement in Apeldoorn wilt organiseren kan dat op meerdere locaties. De gemeente Apeldoorn heeft voor 18 evenementenlocaties (waar veel evenementen plaatsvinden) locatieprofielen opgesteld, zodat u gemakkelijk kunt zien welke locatie geschikt is voor uw evenement. Deze profielen houden rekening met de gewenste programmering, de omgeving (bijv. woon- of winkelgebied), de fysieke kenmerken van het terrein, veiligheidsaspecten, eventuele natuurwetgeving en het bestemmingsplan, het akoestisch profiel (geluid), parkeren & verkeer en de informatieverspreiding naar omwonenden. De profielen bieden helderheid aan zowel evenementenorganisatoren als aan omwonenden. Via kunt u als organisator de locatieprofielen inzien en inventariseren wat voor u van toepassing is. Heeft u opmerkingen over de locatieprofielen? Neem dan vóór maandag 20 juni contact op per mail met Ernst Jan Peters, projectleider locatieprofielen. e.j.peters@apeldoorn.nl. In september zal er een brede gemeentelijke inspraakronde zijn. Staat uw gewenste locatie er niet bij? Dan wordt er gekeken naar alle ruimtelijke aspecten zoals altijd bij een aanvraag voor een evenementenvergunning. Daar hoort een toets op bestemmingsplan bij. 5

6 Evenementenvergunning tijdig aanvragen Als u van plan bent om een evenement in 2017 te organiseren adviseren wij om uw vergunningaanvraag vóór 1 november 2016 in te dienen. Dit geldt met name voor middelgrote en grote evenementen. Officieel dient u een evenementenvergunning uiterlijk twaalf weken voor het evenement aan te vragen, maar doe dit zo spoedig mogelijk. Indien u later in het jaar besluit om een evenementenvergunning aan te vragen loopt u de kans dat uw evenement niet meer op de gewenste datum en/of locatie kan plaatsvinden omdat het maximum op een locatie bereikt is. Hoe eerder we inzicht krijgen in de evenementenaanvragen voor 2017 des te beter we kunnen werken aan: optimale afstemming van de evenementenjaarkalender; een zorgvuldige beoordeling van de aanvraag; de risico s van het evenement; het op tijd regelen van inzet van hulpdiensten, zoals de politie. Door het vroegtijdig indienen van een evenementenvergunning wordt u ook eerder op de hoogte gesteld over de mogelijkheden en onmogelijkheden rondom uw evenement en kunnen we -waar mogelijk - in een vroeg stadium op zoek gaan naar een oplossing. Voor ieder evenement dat in Apeldoorn georganiseerd wordt, is (in principe) een evenementenvergunning nodig. De evenementenvergunningsaanvraag kunt u digitaal indienen via Bent u zich nog aan het oriënteren? Heeft u ideeën voor een nieuw evenement in Apeldoorn en oriënteert u zich op de haalbaarheid hiervan? Wilt u over de toekomst van uw bestaande evenement van gedachten wisselen of juist inventariseren of er nog overige evenementen op de gewenste datum plaatsvinden? U kunt uw plannen voor 2017 bespreken met Michaela Luttenberg, evenementenmanager van Apeldoorn Promotie. m.luttenberg@apeldoornpromotie.nl. Nieuw: Apeldoorn Promotie wordt Apeldoorn Marketing Per 1 januari 2017 gaat Stichting Apeldoorn Promotie verder onder Stichting Apeldoorn Marketing waaronder ook citymarketing, toerisme alsmede evenementencoordinatie wordt ondergebracht. Apeldoorn Marketing werkt met een Raad van Toezicht en een adviescommissie en staat los van de gemeente. Roeland Tameling is aangenomen als citymarketeer. 6