Wijkraad Overvecht p/a Zamenhofdreef 17 postbus RJ Utrecht

Transcriptie

1 Notulen vergadering Wijkraad Overvecht Plaats: Huis aan de Vecht, Costa Ricadreef Datum: donderdag 10 november 2016 Aanwezig: Gert Balk, Jasper Fastl (voorzitter), Abdel Harchaoui, Fadoua Koulij, Alie Räkers, Harm Schoonhoven, Ernst Stolk, Gülseren Urker, Els Wegdam, Nelleke Wuurman Afwezig met bericht: Mustafa Erdoğan, Job Haug, Wendy de Leeuw, Dick de Soeten, Michiel van Uden en Wilhelmien Looymans Afwezig zonder bericht: Mohammed Joemman Overige aanwezigen: Robina Donken (bewoonster Overvecht Zuid) en Monique Theijsmeijer (wijkadviseur) Notulen: Majne van de Merwe (Rosenbaum Select, notulisten & verslaggevers) 1. Opening De voorzitter opent de vergadering. Er zijn al dan geen berichten van verhindering volgens bovenstaand overzicht; de voorzitter had Mustafa Erdoğan vanavond graag willen verwelkomen als nieuw wijkraadslid, maar hij had helaas een verplichting elders. Gemeenteraadsleden zijn er vanavond evenmin, omdat de raad bezig is met de begrotingsbehandeling. Met de vooraf toegestuurde agenda gaan allen akkoord. 2. Notulen vorige vergadering ( ) De tekst van de notulen wordt vastgesteld. Naar aanleiding van de inhoud (zie blz. 3) merken enkele wijkraadsleden op dat zij nog niet veel hebben gemerkt van het werk van VeelzijdigVeilig. Monique Theijsmeijer zal naar de voortgang informeren bij Annemiek Tomassen (gebiedsmanager Veiligheid), en haar bevindingen aan de wijkraad terugmelden. Het advies dat de wijkraad heeft geformuleerd en inmiddels verstuurd met betrekking tot het Initiatievenfonds zal nog worden rondg d (zie blz. 3 onderaan, agendapunt 6). Actiepuntenlijst Persbericht over het rapport van Art. 1 Midden Nederland: dit punt wordt afgevoerd, want de werkgroep Welzijn houdt dit in de gaten. Actiepunt 2 (advies Initiatievenfonds) wordt ook afgevoerd, want het advies is inmiddels aan het college van B&W gestuurd. 3. Mededelingen Van het DB a. Wendy de Leeuw heeft het DB laten weten dat zij op donderdag als vaste vergaderavond van de wijkraad altijd verhinderd is, maar dat zij wel graag het penningmeesterschap op zich wil nemen. Geen van de wijkraadsleden heeft daar bezwaar tegen; iedereen is blij dat Wendy voorlopig 'op de achtergrond' betrokken wil blijven. b. Wendy heeft daarnaast besloten dat zij terugtreedt uit de werkgroepen Zandpad en Ruimtelijke Ordening. Er wordt naar een opvolg(st)er gezocht. 1

2 c. Wilhelmien Looymans heeft aangegeven dat zij graag wil blijven meedoen in de werkgroep Gezondheid, en ook wijkraadslid wil blijven. Voor deelname aan andere werkgroepen en voor het bijwonen van de wijkraadsvergadering ontbreekt het haar aan tijd. Niemand heeft hier bezwaar tegen, want ook de betrokkenheid van Wilhelmien wordt zeer gewaardeerd. Van het wijkbureau d. Zie de schriftelijke mededelingen, ter vergadering uitgereikt. Aanvullend daarop vertelt Monique Theijsmeijer dat Annemieke Eggink is aangesteld als wijkmanager ad interim. Annemieke zal in een van de volgende vergaderingen met de wijkraad komen kennismaken. e. Het wijkbureau is bezig om thuiszittende jongeren (zonder diploma en/of zonder werk) op te sporen, met als doel hen terug naar school te krijgen of naar werk te leiden. Dit werkt goed, vertelt Monique. Een en ander wordt bekostigd uit de versnellingsgelden. Van de wijkraadsleden f. Nelleke Wuurman en Els Wegdam bezochten een bijeenkomst waarin werd gediscussieerd over Motie 155. Het schriftelijke verslag zal worden rondgestuurd. g. De wijkraad volgt met belangstelling de ontwikkelingen rond de spetterbadjes zeer belangrijke ontmoetingsplekken in de wijk! 4. Evaluatie wijkraad Zie de notitie van de voorzitter, bij vergaderstukken. Ten behoeve van de evaluatie zullen Els Wegdam en Gülseren Urker individuele evaluatiegesprekken met de wijkraadsleden voeren. Zij maken samen een schema voor de gesprekken en zullen dat rondsturen. Een goed initiatief, vinden de aanwezigen. Allen vinden de notitie duidelijk en herkenbaar. Maximale spreektijd Natuurlijk kan de voorzitter mensen die niet zoveel zeggen wat nadrukkelijker uitnodigen om gebruik te maken van de spreektijd, maar het is de vraag of dit knelpunt wel wordt opgelost met het instellen van maximale spreektijd. Bij belangrijke punten helpt het misschien om een vragenronde te houden, waarin iedereen kort de gelegenheid krijgt om iets te zeggen. Jasper neemt zich voor om hiernaar te streven, en ook goed te letten op opgestoken vingers. Bij onderwerpen waarvoor een werkgroep is ingesteld, voert de voorzitter van die werkgroep het woord. Onderwerpen op de agenda Veel onderwerpen komen regelmatig ter sprake, zoals veiligheid en gezondheid. Daarmee staat de agenda wel eens erg vol. Het zou ideaal zijn om per vergadering één hoofdonderwerp te hebben, met wat kleinere zaken erbij. Allen zijn het erover eens dat uitloop van de vergadering een uitzondering moet zijn, maar soms is het onvermijdelijk, bijvoorbeeld als er zware onderwerpen op de agenda staan als gevolg van politieke ontwikkelingen. De suggestie wordt gedaan om op de agenda te vermelden of een onderwerp 'ter informatie' of 'ter bespreking' wordt geagendeerd. Is het wel nodig dat de wijkraad zich over elk onderwerp uitvoerig uitspreekt? De leden verwachten dat het DB hierin keuzes maakt. Zittingsduur Als het huishoudelijk reglement nauwgezet wordt gevolgd, moeten er binnen afzienbare tijd nogal wat leden aftreden. Dat is jammer, want daarmee vloeit kennis weg. De meesten vinden twee termijnen van twee jaar te weinig. In twee termijnen van vier jaar kun je de wijk veel beter 'in de vingers' krijgen, wordt gezegd. Aan de andere kant: het kan ook wel goed zijn om na verloop van tijd af te treden en het werk aan iemand anders over te dragen. Een 'frisse wind' van tijd tot tijd kan beslist geen kwaad. Enkele 2

3 wijkraadsleden geven aan dat zij graag lid zijn omdat zij dan goed op de hoogte zijn van wijknieuws en gemeentelijke informatie. Om die reden kan er misschien wel een 'combilidmaatschap' worden bedacht; een wijkraad met 'actieve' en 'passieve' leden, of meer ondersteunende groepen zoals de werkgroep Verkeer. De wijkraad gaat dan meer als een wijknetwerk werken. Er is geen discussie over de constatering dat regelmatige verversing goed is voor de wijkraad. Om te voorkomen dat de wijkraad 'leegloopt' zou kunnen worden afgesproken dat een terugtredend lid zelf voor een opvolger zorgt. In dit verband wordt gewezen op de ontwikkelingen rond Motie 155 (vernieuwing wijkparticipatie): die vraagt iets anders van wijkraden. Afspiegeling van de wijk Wijkraad Overvecht is nu geen afspiegeling van de wijk, vinden de aanwezigen cultureel noch geografisch. Delen van de wijk zijn ruimschoots ondervertegenwoordigd; dat geldt ook voor bewonersgroepen. We kunnen naar die mensen zoeken, maar we kunnen ook leden zoeken die deskundig zijn in bepaalde onderwerpen. Meedoen op basis van resultaat De afspraak was altijd dat wijkraadsleden de wijkraadsvergadering bezoeken. Wie driemaal niet komt, is geen lid meer. Het kan ook anders: het DB kan leden die een paar keer niet komen, opbellen om te vragen of er iets is. Het is goed als de leden er blijk van geven, belangstelling voor elkaar en voor elkaars motivatie te willen opbrengen. Werkgroepen Er is ook een andere werkwijze dan het werkgroepenmodel denkbaar. Meer netwerken en meer projectmatig werken bijvoorbeeld flexibeler. Dit aspect zal worden meegenomen in de individuele evaluatiegesprekken. Er wordt afgesproken dat er aan het werken in werkgroepen voorlopig niets wordt veranderd. Relatie met het college, gemeenteraad en het ambtelijk apparaat De laatste tijd waren er jammer genoeg maar weinig gemeenteraadsleden in de wijkraadsvergadering; de wijkwethouder laat nauwelijks iets van zich horen. De gang van zaken rond adviesaanvragen verloopt niet tot tevredenheid van de wijkraad. De wijkraad verwacht serieus te worden genomen door het college en door ambtenaren. De gemeente verwacht van wijkraadsleden dat zij de informatie die zij onder ogen krijgen, behandelen als vertrouwelijk. In dit verband wijst Monique erop dat de gemeente niet alle vertrouwelijke informatie met de wijkraad bespreekt. Vanuit de wijkraad wordt gesteld dat men zich daardoor soms onvoldoende geïnformeerd voelt over relevante zaken, waardoor het niet mogelijk is om te kunnen adviseren. Dit doet de relatie geen goed, maar de wijkraadsleden zijn het erover eens dat dit voor de wijkraad geen aanleiding zou moeten zijn om de gemeente met gelijke munt terug te betalen. Wijkraadsvergaderingen exclusief voor wijkraadsleden? Wijkraadsvergaderingen zijn openbaar, dus iedereen die dat wil mag de vergadering bijwonen. Toehoorders mogen best iets zeggen, vinden de aanwezigen, maar wijkraadsleden moeten voorgaan. Aan toehoorders kan worden gevraagd zich voor te stellen en te vertellen welk onderwerp op de agenda hun bijzondere interesse heeft. Het zou duidelijk zijn als wijkraadsleden naambordjes krijgen. Gemeenteraadsleden zijn geen deelnemer aan wijkraadsvergaderingen, maar naar bevind van zaken zou hen toch wel om inbreng kunnen worden gevraagd. De wijkraad heeft hen nodig! Hun positie moet echter duidelijk zijn. 3

4 Relatie met het Bewonersplatform Overvecht (BPO) De verstandhouding met het BPO is zonder meer goed, maar soms wordt er wel eens dubbel werk gedaan. De beide organisaties zouden daar betere afspraken over kunnen maken. Het BPO heeft enkele leden die expert zijn in hun aandachtsgebied, maar er wonen meer experts in Overvecht. Aan hen kan wat vaker worden gevraagd om eens te komen meepraten over een bepaald onderwerp. Wijkraad en BPO moeten elkaar in elk geval niet bestrijden en zij moeten niet tegenover elkaar werken. Ze kunnen elkaar versterken, ook al hebben zij elk een andere positie. Hierover zou eens kunnen worden doorgepraat met het BPO. Huishoudelijk reglement actualiseren Daar zijn allen voorstander van. Het DB zal actie ondernemen in dezen. Vergaderlocatie In het Huis aan de Vecht is de wijkraad niet erg zichtbaar, al is het een prettige plek om te vergaderen. De wijkraad wil wel eens wat andere locaties proberen, bijvoorbeeld een vergaderruimte die goed past bij het hoofdonderwerp op de agenda en die laagdrempelig genoeg is voor de bewoners van de omliggende buurt. 5. Vergaderplanning 2017 Zie het memo, bij vergaderstukken. Voor het kiezen van woensdag als vaste vergaderavond pleit het feit dat gemeenteraadsleden dan meestal wel kunnen komen. Dit komt de meeste wijkraadsleden echter niet goed uit. Daarom wordt besloten om donderdag als vaste vergaderavond te handhaven. De planning vermeldt zeven vergaderdata. Dit geeft de wijkraad de ruimte om in te spelen op de actualiteit in de wijk of om eens aan een activiteit in de wijk mee te doen. Er zijn dus zeven vastgestelde donderdagavonden, en vier nog te plannen avonden voor een themavergadering, een ontmoeting met een buurtcomité of iets anders. Het zou ook een werkbezoek kunnen worden, met een voor- of nabespreking. De vier bijzondere avonden zullen tijdig worden ingepland. 6. Werving nieuwe leden De wijkraad ziet uit naar de komst van het nieuwe lid Mustafa Erdoğan, maar er kan nog wat meer versterking bij. Hoe komen we aan nieuwe leden? Om te komen tot de zo gewenste afspiegeling van de bevolking van Overvecht kunnen de moskeeën worden benaderd. Daarnaast kan aan bewonerscommissies uit alle delen van de wijk worden gevraagd of zij een wijkraadslid willen leveren. De wijkraad kan onder de aandacht worden gebracht door middel van een brief of klein cadeautje in het welkomstpakket dat nieuwe bewoners van de gemeente krijgen, bijvoorbeeld een kwartetspel of een usb-stick met een filmpje over de wijkraad erop. In 2017 bestaat Wijkraad Overvecht vijftien jaar. Als wij 2017 eens uitroepen tot 'jaar van ledenwerving,' en dat vieren met een tour door de wijk? Andere suggesties: aanhaken bij activiteiten in de bibliotheek, promotieteams bestaande uit jongeren vormen, de column in Dreefnieuws gebruiken of een pagina in Dreefnieuws kopen. Er wordt afgesproken dat iedereen nadenkt over nieuwe methoden van ledenwerving, zonder de reeds bestaande methode te verwaarlozen: het versturen van persberichten door de werkgroepen. Daarnaast is 4

5 het belangrijk dat alle werkgroepen actief en enthousiast aan de slag gaan, zodat potentiële nieuwe leden bij hun kennismaking een goede indruk van het wijkraadswerk krijgen. 7. Rondvraag en sluiting Er wordt geen gebruik gemaakt van de rondvraagmogelijkheid; de voorzitter sluit de vergadering. Hij nodigt allen uit om na te praten met een glas in de hand zoals gebruikelijk. Actiepuntenlijst Nr. Datum Actie Wie Wanneer Bij gebiedsmanager Veiligheid informeren naar voortgang aanpak VeelzijdigVeilig Monique Advies 'functioneren Initiatievenfonds' ter informatie aan wijkraadsleden mailen DB Verslag bijeenkomst 'Motie 155' rondmailen Els Nelleke Huishoudelijk reglement actualiseren DB Schema evaluatiegesprekken maken en rondsturen Els Gülseren 5