DigiSuite. DigiRent Matthieu Hendriks. DigiRent PRAGMATISCH PROJECT MANAGEMENT. Sales Serena Frijters

Transcriptie

1 DigiSuite Matthieu Hendriks 1

2 Agenda 1. Introductie 2. DigiSuite a) Intro DigiProject b) Intro DigiFolio 3. Hoe werkt het a) Schermopbouw b) Functies c) 4. Demo 5. Releases / toekomst 6. Afsluiting

3 Visie van DigiSuite: - is eenvoudig en pragmatisch in het gebruik; - is compleet zonder overbodige functionaliteit; - wordt als dienst aangeboden. DigiSuite bestaat uit: - DigiProject voor de projectmanager - DigiFolio voor de project portfolio manager - DigiUren voor de projectmedewerker - DigiService voor Service Management - DigiSSP, selfservice portal voor Service Management 3

4 DigiService Meldingen Problemen Wijzigingen SLAs CMDB Software Chg Kalender Hardware Rapportages Grafieken FAQ s Taken Monitoring ToDo Folders 4

5 DigiProject Project nn Fase 1 Product 1 Fase 2 Product 2 Product 2.1 Uren Risico s Wijzigingen Product 2.2 Geld Bevindingen Gantt Besluiten Issues Acties Lessons Learned Exceptions Idee ->Projectbrief -> PID > Voortgang -> Fasewissel -> Decharge 5

6 DigiFolio Portfolio 1 Buss Focus 1 Buss Focus 2 Project 1.1 Budgetten Producten Uren Project 2.1 Project 2.2 Geld Budgetten Budgetten Producten Producten Resources Planning Opbrengsten DashBoard Budget in Geld en uren Opbrengsten/uitgaven (Producten/Diensten) 6

7 Portfolio Dashboard 1 7

8 Portfolio Dashboard 2 8

9 Projecten plot 9

10 Projectenkalender 10

11 DigiProject Hoe het werkt 11

12 Hoe werkt het DigiModule Inlog gegevens Mededelingen Welk project Menu conform projectproces Tabbladen met verschillende schermen Titel Functies voor gegevensblad Snelmenu naar Data bladen. Standaard gesloten. Gegevensblad met een of meer records 12

13 Inloggegevens Welk project Mededelingen Menu naar workflows Todo Scherm Favorieten menu standaard gesloten 13

14 Submenu 14

15 Niet sluitbare tab Sluitbare tab(s) Resultaten van selectie 15

16 Data-export functies 16

17 Tabbladen Functies voor dit datablad Datablad 17

18 Extra functies 18

19 Records ophalen Snel zoeken Uitgebreid zoeken 19

20 Records ophalen Uitgebreid zoeken 20

21 PVA / PID 21

22 Voortgangsrapportage / Highlight Report Exceptions en bij Extra het Exception report 22

23 Decharge rapport / Project closure 23

24 Overige lijsten 24

25 Beheer profiel gegevens en wachtwoord Uitloggen Naar DigiFolio Naar DigiService 25

26 DigiProject: Rechten Voor toegang tot projectenmodule : Authorisaties en rollen Aanmaken rollen (default en specifieke) Rollen koppelen aan gebruiker Binnen project: Opvoeren van projectleden Per projectlid rechten toekennen 26

27 DigiService Hoe het werkt. 27

28 Scherm indeling Inlog gegevens Mededelingen Welke relatie / folder Menu met de basis ITIL processen Tabbladen met verschillende schermen Titel Functies voor gegevensblad Favorieten Menu Gegevensblad met een of meer records 28

29 Inloggegevens Welke klant Mededelingen Menu naar processen Gegevensblad Snelmenu 29

30 Procesmenu 30

31 Niet sluitbare tab Sluitbare tabs Resultaten van selectie 31

32 Data-export functies 32

33 Tabbladen Datablad 33

34 Extra functies 34

35 Ophalen selectie Snel zoeken 35

36 Standaard selectie(s) Uitgebreid zoeken 36

37 Rapportage functies 37

38 Naar: DigiProject DigiFolio DigiUren Beheer profiel gegevens Uitloggen 38

39 DigiService: Mail import/alert Mail import configureren Op basis van IMAP Default poort op 993 Poorten moeten openstaan voor Van Mail naar Melding: 1. Ophalen Mail: mailbox uitlezen en nieuwe mail in te verwerken que zetten. Mail wordt niet verwijderd uit de mailbox. 2. Mail vanuit que beoordelen en of weggooien (spam) of omzetten in melding Automatisch versturen van een Mail alert (Meldingen, Problemen, Wijzigingen, taken en bevindingen): Bij wijziging van toegewezen aan; Vinkje voor mail alert dient aan te staan bij medewerker; Mail template dient aanwezig te zijn. 39

40 DigiService: SLA service tijden SLA service tijden Meldingen specifiek op combinatie Type en Prioriteit Problemen op Categorie Wijzigingen vrij kiesbaar Benodigde SLA wordt automatisch opgehaald bij meldingen en problemen als Op te lossen voor niet gevuld is. Bij wijzigingen wordt SLA in 2 e instantie ingenomen. Na bepaling van de juiste SLA worden eenmalig de volgende velden berekend: Op te lossen voor, Alarm1, Alarm2, Alarm3, Alarm4. Bij correcties achteraf het Op te lossen voor veld schonen om opnieuw SLA op te halen. Feestdagen: let op je registreert de aanwezigheid op een feestdag ofwel als er de hele dag geen bezetting is dan 00:00 tot 00:00 40

41 DigiService: Rechten Folders / relaties Authorisaties en rollen Aanmaken rollen (default en specifieke) Rollen koppelen aan gebruiker 41

42 DigiService: Templates / sjablonen 1. Mail templates koppelbaar per status / folder; 2. Invoer Meldingen templates voor standaard wijzigingen/meldingen; 3. Gebruiker mail template, voor nieuwe gebruiker; 4. Password reset mogelijk door gebruiker zelf via de mail; 42

43 Volgorde keuze mail template 1. Specifieke mail template gekoppeld aan klant en status 2. Mail template zonder klant en maar met deze status 3. Systeem mailtemplate gebruiken (niet wijzigbaar door klant) Zodra een matchende template wordt gevonden wordt die gebruikt. Mailtemplate categorieën: 1: mailform 2: Wachtwoord 3: Scherm na mailclick 4: Alert mail toegewezen 5: Mail vanuit SSP 43

44 Gebruik van lookup tabellen Lookup tabellen Op systeemniveau vrij instelbaar; 1 is standaard en staat voor nieuw of open 99 is standaard en staat voor gesloten Daartussen zijn waarden meestal vrij te kiezen Wijzigen van de weergavevolgorde Uitzondering bij meldingen: Stop klok Oplostijden bij status (4,91,92,99) 44

45 Demo op testomgeving DigiProject DigiFolio DigiService 45

46 Releases / toekomst DigiProject: Ondersteuning Scrum / Product Backlog. DigiFolio: Verder uitbouwen Portfolio rapportages; Verder uitbouwen resource planning. DigiService: Ondersteuning release management; En verder afhankelijk van de klantvraag 46

47 Vragen

48 Bijlagen: Boeken uren vanuit DigiService Proces Resource planning vanuit DigiProject ->DigiFolio 48

49 Urenregistratie DigiService 49

50 Uren Registratie Status Urenregel Registratie urenregel Urenregel vrijgeven Urenregel goed- of afkeuren Urenregel goedgekeurd DigiProject Weekstaat Weekstaat Weekstaat goedkeuren Uren verwerken in projecten Weekstaat Meldingen DigiService Problemen Weekstaat Weekstaat goedkeuren Uren verwerken in DigiService Wijzigingen Taken

51 DigiService urenboeking Klik voor aanmaken entry in weekstaat 51

52 DigiService urenboeking Entry is aangemaakt en cursor staat op de juiste dag, Geef aantal uren in en klik op Urenregel Opslaan, na opslaan is Resultaat veld gevuld. Sluit tabblad van deze weekstaat. 52

53 DigiService urenboeking Klik op uren vrijgeven wanneer in deze week geen uren meer geboekt worden. 53

54 DigiService urenboeking Vrijgegeven urenregels worden groen, blauwe urenregels zijn Goedgekeurde en niet meer wijzigbare regels. 54

55 DigiService uren goedkeuren Voor het goed of afkeuren ga naar Weekstaat goedkeuren 55

56 DigiService uren goedkeuren Hier verschijnen alle uren geboekt op meldingen/wijziging ter goedkeuring. Een urenboeking kun je afkeuren door de regel te selecteren voor wijzigen, volgende sheet 56

57 DigiService uren afkeuren Zet de status op afgekeurd Indien de urenboeking niet correct is. Geef tevens een reden voor afkeuring aan 57

58 DigiService uren goedkeuren Indien alle af te keuren regels afgekeurd zijn en er alleen nog maar goed te keuren regels over zijn, kun je de deze regels in een keer goed keuren 58

59 DigiService uren goedkeuren Goedgekeurde en niet meer bewerkbare urenregels op de weekstaat 59

60 Inzet planning DigiPlan (Korte termijn, tot 10 weken ) 60

61 Inzetplanning Bron Resource-verzoeken tabel Resource-planning tabel User tabel met medewerkers DigiPlan: Verlof medewerkers DigiPlan: Beheeractiviteiten DigiProject: Projectproducten uren tegaan DigiProject: Aanmaken resource verzoeken DigiProject: Wijzigen resource verzoeken DigiPlan Inzetplanning DigiService: Meldingen DigiService: Problemen DigiService: Wijzigingen DigiService: Taken DigiService: Aanmaken resource verzoeken

62 DigiProject Admin: Medewerkers in user tabel aanmaken via DigiSuite userbeheer en aangeven hoeveel projecturen ze per week ingepland kunnen worden. DigiProject: Bij Project producten (periodiek) aangeven aantal uren te gaan per product, benodigde expertise om product te realiseren aangeven; Resource verzoeken aanmaken Resource verzoeken checken/bijstellen 62

63 DigiPlan Eventueel verlof medewerkers komende periode opvoeren; Urenclaims voor beheeractiviteiten opvoeren; Inzetplanning, resourceverzoeken koppelen aan medewerkers; Inzet planning details checken c.q. corrigeren; Rapportage weekplanning per medewerker, 63

64 Projectportfolio Resource behoefte planning (Lange termijn, maanden of kwartalen) 64

65 Resource behoefte planning Resource behoefte planning is op portfolio niveau; Een portfolio is opgedeeld in aandachtsgebieden; Aan aandachtsgebieden worden projecten gekoppeld vanuit DigiProject; Bij projecten wordt aangegeven begrote Projecturen per expertise en in welke periode; De begrote uren worden voor de resource behoefte planning gelijkmatig verspreid over de aangegeven periode; In portfolio rapportage is per periode de resource behoefte te zien; Middels Kalender projecten portfolio zijn projecten te verschuiven in tijd tot een optimale resource behoefte verdeling gekregen is; Daarna kunnen de projecten echt verschoven worden waarbij de complete projectplanning aangepast wordt. 65