Het Nieuwe Werken (HNW) een verkenning van kansen voor het SHARED SERVICE CENTER Gemeente Delfzijl Gemeente Appingedam Gemeente Loppersum

Transcriptie

1 Het Nieuwe Werken (HNW) een verkenning van kansen voor het SHARED SERVICE CENTER Gemeente Delfzijl Gemeente Appingedam Gemeente Loppersum December

2 1. Inleiding Het Nieuwe Werken (HNW) lijkt definitief zijn intrede te hebben gedaan. De komst van nieuwe technologieën en de ontwikkeling naar een kenniseconomie hebben grote gevolgen voor hoe wij kunnen en zullen werken. Om HNW een succes te maken, is een integrale managementaanpak nodig. Ook eist het een nieuwe stijl van omgaan met medewerkers. Onder die voorwaarden biedt het duidelijke voordelen voor organisaties en individuen. En voor de maatschappij als geheel. HNW: bijna iedereen heeft er al eens van gehoord. Dat kan ook bijna niet anders. De afgelopen jaren is er een stroom van publicaties en congressen over het onderwerp op gang gekomen. Steeds meer organisaties gaan er concreet mee aan de slag. Vele Nederlandse werknemers werken al buiten reguliere werktijden. Vele werknemers willen nog flexibeler werken. Toch is HNW een relatief nieuw concept, geboren uit de razendsnelle ontwikkelingen van de informatie- en communicatietechnologie. Denk aan internet en intranet, web 2.0 (interactief internet), social networking. De effectiviteit en productiviteit gaat erdoor omhoog, maar ook de werkplek verandert. Werk is veel meer tijd- en plaatsonafhankelijk geworden. De ontwikkeling van HNW is aanleiding geweest om op 23 juni 2011 Expent BV, Organisatieadvies & management een presentatie te laten verzorgen voor de gemeentesecretarissen van de DAL gemeenten en de leden van de projectgroep SSC DAL. Naar aanleiding van deze presentatie is besloten om het concept Het Nieuwe Werken te betrekken in de organisatievisie. 2. Over Het Nieuwe Werken 2.0. Containerbegrip HNW lijkt soms een containerbegrip. Er kan van alles in zitten. Maar een aantal ingrediënten komt telkens terug. Samen maken zij het recept voor een eigentijdse organisatie van werk, die aansluit bij de eisen die in de 21 ste eeuw worden gesteld vanuit de omgeving. En passend bij de houding die medewerkers in deze eeuw hebben ten opzichte van hun werk. En ten slotte een manier van werken, die gebruik maakt van de technologische mogelijkheden van onze informatiemaatschappij. Een recept voor een duurzame, flexibele en dynamische arbeidsorganisatie. 2.1 Definitie Het Nieuwe Werken is een pakket aan principes en richtlijnen voor een veranderstrategie om werken effectiever, efficiënter maar ook plezieriger te maken voor zowel de organisatie als de medewerker. Het gaat daarbij vooral om een verandering van cultuur en mentaliteit, waarbij de nieuwste technologie helpt om de verbinding tussen mensen te leveren. Of Het Nieuwe Werken betreft het samenspel tussen het ontwikkelen van nieuwe managementvaardigheden (dynamisch managen), het hanteren van innovatieve organisatieprincipes (flexibel organiseren) en het realiseren van hoogwaardige arbeidsvormen (slimmer werken) om het concurrentievermogen en de productiviteit te verbeteren. De meest prominente aspecten die op dit moment onder de paraplu van HNW worden gebracht zijn: Tijd- en plaatsonafhankelijk werken (loskomen van traditionele kantoortijden en - plek) Sturen op resultaat in plaats van op aanwezigheid Vertrouwen en verantwoordelijkheid De nieuwe manager, de nieuwe medewerker Optimale inzet van informatietechnologie. 2

3 Daarnaast kan aan andere aspecten worden gedacht, zoals: Maatschappelijk verantwoord ondernemen Duurzame productie Papierloos kantoor Flexibele arbeidsverbanden Netwerkorganisaties. De essentie van HNW is een transitie naar een 21 e eeuwse managementcultuur gebaseerd op vertrouwen en gericht op output. Begrippen als input, controle en wantrouwen zijn typisch 20 e eeuws en behoren hiermee tot het verleden. De essentie van HNW is dus veel breder dan flexibele werkplekken alleen. Er zijn ook allerlei principes en gedragsregels aan verbonden. 2.2 Integrale aanpak Met HNW zijn in principe grote voordelen te behalen. Maar nieuwe technologie en andere huisvesting garanderen nog geen succes. De uitdaging voor het management is: hoe maak je er zo gebruik van dat mens en organisatie erbij winnen? Oude organisaties en oude managementmethoden veranderen immers niet vanzelf. HNW heeft gevolgen voor alle onderdelen van de organisatie. Een succesvolle invoering vraagt het nodige voorwerk. En een integrale aanpak waarbij: - de top van de organisatie de toon zet; - managers en medewerkers vanaf het begin betrokken worden; - alle disciplines, zoals HRM, ICT, facilitaire zaken, Financiën, planning en control, communicatie nauw samenwerken. Verder is het van belang te weten dat HNW niet past bij alle functies en werkzaamheden. Denk aan de plaats gebonden functies zoals baliemedewerkers en medewerkers facilitair.. Sommige werknemers hebben meer behoefte aan structuur dan anderen. Op die manier werkt HNW ook als een selectiemiddel voor personeel. Mensen die graag hun eigen verantwoordelijkheid nemen en zelf hun zaken kunnen plannen, voelen zich bij HNW als een vis in het water. 2.3 Voor- en nadelen HNW is niet alleen meer een theoretisch concept. In veel organisaties wordt er al mee gewerkt en geëxperimenteerd. Natuurlijk zijn er aan HNW voor- en nadelen verbonden. Een aantal voordelen (baten) Werkplezier en bevlogenheid: werknemers ervaren meer verantwoordelijkheid, vrijheid en vertrouwen. Zij voelen zich betrokken, en hun werkplezier en bevlogenheid nemen toe. De werknemerstevredenheid wordt hierdoor verhoogd. Toename productiviteit: de werknemers werken op de plaats waar zij zich het beste voelen. Zo werken ze efficiënter en zijn ze productiever. Vooral door zelf de werktijden in te delen. Kostenbesparing: onder meer op kantoorruimte: op de lange termijn vermindert het verloop, het verzuim, de reiskosten en de facilitaire kosten. Goed werkgeverschap: de werknemers krijgen vertrouwen en regelruimte, waardoor ze zich meer verbonden voelen met de organisatie. Tegelijkertijd is de organisatie aantrekkelijk voor nieuwe mensen op de arbeidsmarkt. Goede balans tussen privé en werk. 3

4 Een aantal nadelen (belemmeringen) Vermenging van privé en werktijden: gezin en sociale activiteiten komen vaker in de knel Verminderd sociaal contact met collega s blijkt een reden om niet thuis te werken Virtuele teams functioneren minder. Slechts 7% van de communicatie wordt bepaald door gesproken tekst, de rest lichaamstaal/ gezichtsuitdrukking Creatieve processen moet je bewuster organiseren Deze ontstaan niet meer spontaan bij de koffieautomaat Concentratieproblemen Afgeleid door zaken thuis. Teveel vrijheid in de taakuitvoering en ontbreken van de resultaatfeedback maakt dat medewerker minder snel leert Organisatiedoelen zijn niet altijd helder en soms ook tegenstrijdig. Dit bemoeilijkt het sturen op output. Vaste werkplek boven flexibele werkplek Gebleken is dat veel medewerkers een vaste werkplek kiezen boven een flexibele werkplek - Geconcentreerd werken vraagt om bepaalde minimumvereisten van de werkomgeving en hulpmiddelen Borgen van veilige en gezonde werkplek Hoe borg je dat je een veilige en gezonde werkomgeving voor je personeel kan creëren? Beperkt contact met collega s Hoe gezellig is het om alleen te werken? Steeds een flexibele werkplek te hebben en dat contact met collega s beperkt is tot wekelijks netwerkmoment (missen nieuwtjes uit wandelgangen) 3. Kansen voor het SSC DAL 3.1 Doel of middel voor het SSC? Introductie van HNW wordt in veel organisaties al snel als doel op zich beschouwd. En wordt door velen gezien als een nieuwe hype waar we ook nog wat mee moeten. Deze gevoelens zullen ongetwijfeld ook bij ons, het SSC DAL (gaan) spelen. Het onderwerp zal vele ja maar gevoelens oproepen. Bepaalde elementen uit het HNW zullen voor het SSC DAL een versterking zijn om de in te zetten organisatieontwikkeling naar een klantgerichte overheid te realiseren. Staat de organisatie open voor voortdurende aanpassing van de organisatieprincipes en de manier waarop het werk is ingericht in relatie tot de eisen die de omgeving vraagt. Een besef dat belangrijk lijkt voor het slagen van HNW is de stip aan de horizon. Hierbij is het belangrijk dat er doelen worden gesteld. Het doel voor het SSC is voor de komende jaren vierledig: 1. de dienstverlening verbeteren; 2. de taak van toegangspoort tot de overheid waarmaken; 3. een innovatieve organisatie opzetten; 4. een aantrekkelijk werkgever worden. 3.2 Organisatie ontwikkelingen Het SSC stelt de klant centraal Dit bereiken we door maximale omstandigheden te creëren zodat iedere medewerker in zijn of haar dagelijkse werk, gemeenschappelijk, en met meer samenhang, werkt aan dezelfde klant, en bijdraagt aan een grotere klanttevredenheid -> De kans vanuit HNW is dat we nieuwe kanalen inzetten voor een beter publiek- en klantbereik. Zowel rechtstreeks met de klant, maar ook door sneller te leren van goede ervaringen elders. 4

5 Het SSC wil teamgericht organiseren Wij willen in het SSC een organisatievorm en cultuur die groei van het eigen initiatief en het nemen van eigen verantwoordelijkheid stimuleert, medewerkers in ontwikkeling brengt en breder inzetbaar maakt en resultaat- en klantgericht werkt. -> De randvoorwaarden die in HNW worden genoemd over outputsturing, zelfstandigheid, ontwikkeling medewerkers etc. komen hiermee overeen. Het SSC wil een aantrekkelijke werkgever zijn In 2014 moet er een SSC staan, die zelfstandig in staat is om een financieel gezonde dienstverlening en bedrijfsvoering te verzorgen aan onze klanten. -> De mogelijkheden om vanuit HNW een aantrekkelijke werkgever te worden en te blijven, zijn helpend om ook in 2014 de juiste medewerkers beschikbaar te hebben. 3.3 Waarom kan het HNW deze ontwikkelingen versterken? Er zijn een aantal argumenten te noemen die HNW in het SSC stimuleren: Door een flexibele hantering van werktijden en werkplaats, kun je een aantrekkelijker werkgever zijn en blijven voor nieuwe en huidige medewerkers. Medewerkers kunnen het privé- leven makkelijker inpassen (kinderen), eventueel thuiswerken bij een lichte ziekte of minder reis/filetijd woon- werk. Er zit een potentiële kostenbesparing in doordat onderzoeken uitwijzen dat HNW leidt tot hogere productiviteit en lagere kantoorkosten inzet van social media biedt mogelijkheid tot andere, wellicht effectievere en kostenbesparende, communicatie in ons publieksbereik/klantcontact De beelden over verfrissende, kleurrijke, fysieke kantoorinrichting, kan ons inspireren ook onze eigen werkplek te verbeteren (kleuren, ontmoetingszitjes, stilteruimte). Af en toe bij andere gemeenten een dag werken, versterkt het onderlinge contact en stimuleert de kennisdeling, zeker ook vanuit het perspectief van meer samenwerking in de regio. De eisen die HNW aan de cultuur stelt van de organisatie (vertrouwen, zelfstandigheid, resultaatsturing) komen overeen met de gewenste cultuurgedragingen zoals vermeld bij het teamgericht organiseren. Bijdragen leveren aan duurzaamheid Samenvattend: - De organisatiecultuur en de managementstijl; - de huidige en toekomstige human resources - de technologie; - huisvesting en faciliteiten. Bij HNW staat de mens centraal en niet de organisatie. Het personeel moet letterlijk de ruimte krijgen en nemen. Dit betekent een mentaliteitsomslag bij management en medewerkers. Daarvoor is aandacht voor de noodzakelijke gedrag- en cultuurverandering vereist. Het gaat vooral om de juiste organisatiecultuur en managementstijl. Hierbij heeft HRM een belangrijke opgave te vervullen wat betreft het ontwikkelen van een modern HRM instrumentarium dat aansluit bij HNW. Een belangrijke opgave ligt er ook voor de ICT afdeling (GEMCC). Hierbij gaat het om de bestaande technische mogelijkheden effectief in te zetten bij de uitwisseling van informatie, kennisdeling en verdere vormen van interactief samenwerken. Verder zal er een innovatief huisvestingsbeleid ontwikkeld moeten worden. Waarbij dit beleid nooit een doel op zich mag zijn. Het moet altijd in dienst staan van een beter functionerende organisatie. 5

6 4. Invoering van de bruikbare elementen voor het SSC DAL Het doel is voor de langere termijn om een SSC DAL voor de toekomst te realiseren dat zich gaat bedienen van de principes en richtlijnen van Het Nieuwe Werken (Digitale tijdperk). Het uitgangspunt is dat de DAL- gemeenten die momenteel nog grotendeels volgens de principes van het oude werken (industriële tijdperk) werken dat dit waar mogelijk binnen het SSC zou moeten worden verrijkt en gemoderniseerd met de principes van het nieuwe werken. Voor de korte termijn: Invoering van HNW betekent dat er een extra veranderingsproces aan de vorming van het SSC DAL wordt toegevoegd. Dat maakt de vorming en de inrichting van het SSC DAL extra complex. Onderdeel van HNW is ook de invoering van het flexibel kantoorconcept. Bestuurlijk is evenwel uitgesproken dat het SSC moet gaan werken vanuit de drie bestaande gemeentehuizen. Dit is een belangrijk gegeven. Geconstateerd moet worden dat de huidige gemeentehuizen niet of maar ten dele geschikt zijn om het flexibel kantoorconcept in te voeren. Om dit te bereiken zullen de gemeentehuizen doorvoor geschikt gemaakt moeten worden via een ingrijpende verbouwing. Dit brengt hoge verbouwingskosten met zich mee en is niet reëel. Dit maakt dat het flexibel kantoorconcept in het SSC minimaal kan worden toegepast (de flex- plekken). Wij zijn dan ook van mening dat invoering van het totale concept van HNW op dit moment bij het SSC DAL niet haalbaar is. Wel zijn wij van mening dat bepaalde elementen vanuit HNW kunnen worden toegevoegd aan het SSC DAL. Echter alleen die elementen die de ontwikkeling van het SSC DAL kunnen versterken. Elementen die opgenomen moeten worden in het te ontwikkelen HRM instrumentarium (social media). Samenvattend: 1) We gaan door met het bestaande te verbeteren en/of verder te ontwikkelen. We gaan niet nu ineens Het Nieuwe Werken invoeren. Wel gaan we bruikbare ingrediënten benutten, die de reeds in gang gezette beweging versterken. 2) We staan niet op een nulpunt, thuis werken is bijvoorbeeld al een (beperkte) mogelijkheid die door de DAL gemeenten wordt gehanteerd 3) We gaan niet over tot een flexibel kantoorconcept waarbij iedereen zijn eigen werkplek kwijt raakt en ingrijpende verbouwingen noodzakelijk zijn. 4) We gaan niet vragen aan iedereen wat men er van vindt, we creëren de randvoorwaarden waardoor HNW mogelijk wordt en leren werkende weg van de ervaringen. Afrondend: De belangrijkste reden dat de huidige vernieuwing een kans van slagen heeft is dat er in sterke mate sprake is van een win- win situatie: een verandering naar het Nieuwe Werken doet niemand pijn, maar levert voor alle betrokkenen winst op. 6