PROJECTJOURNAAL. Dubbeldik herfstnummer NIEUW. Zomerklussen

Transcriptie

1 In deze uitgave PROJECTJOURNAAL SEPTEMBER 2013 EVEN VOORSTELLEN PAGINA 2» VOORBEREIDINGEN PROCES- STURING IN VOLLE GANG PAGINA 4» BRANDWEER WAGENINGEN IS EEN SMELTKROES, MAAR DAT IS DE STAD OOK. STEVEN VAN RIJN, PAGINA 6» START PROJECT DRO PAGINA 9» Colofon Deze nieuwsbrief is een uitgave van Veiligheids-en Gezondheidsregio Gelderland-Midden Redactieadres Postbus 5364, 6802 EJ Arnhem Meer informatie Dubbeldik herfstnummer Het vorige Projectjournaal is voor de zomer, in juni, verschenen. De afgelopen maanden is er veel werk verzet. Daar willen we je graag over informeren. Alle artikelen in één Projectjournaal was een beetje te veel van het goede. Daarom verschijnt er volgende week een extra editie. NIEUW Vanaf nu wordt ieder (regulier) projectjournaal afgesloten met een speciale pagina over het project Doorontwikkeling Repressieve Organisatie (DRO). Hier vind je informatie over de laatste ontwikkelingen binnen het project. Zomerklussen In de zomerperiode is hard doorgewerkt aan het project regionalisering. Een mooie tijd om zogenoemde zomerklussen op te pakken. Hierbij kun je o.a. denken aan: kennismakingsgesprekken met medewerkers; voorbereidingen eerste teambijeenkomsten; invullen van overdrachtsovereenkomst per gemeente; afstemming met gebouwenbeheerders van gemeenten over het onderhoud van brandweerkazernes; afstemming met financieel controllers en adviseurs over gemeentelijke bijdragen; het maken van een actielijst voor gemeenten en VGGM waarin de activiteiten voor het najaar 2013 zijn uitgewerkt; eerste beeld voor inrichting van werklocaties; afstemming met gemeentelijke salarisadministraties over overgang naar VGGM en uitbetaling salaris laatste maand/ kwartaal 2013; trainingsdagen voor proceseigenaren en voorbereidingen voor het uitwerken van de processen; controleslag voor personeelsgegevens vrijwilligers in Safety Portal (programma voor incident en oefenregistratie).

2 2 Even voorstellen In deze rubriek stellen alle nieuw benoemde teammanagers zich bij toerbeurt voor. Niet allemaal tegelijk gelukkig, maar zo n twee tot drie managers per editie zodat je de gezichten en verhalen daarbij hopelijk een beetje kunt onthouden. Evert-Jan van Veldhuizen Teammanager brandveiligheidszorg Vallei Mijn naam is Evert-Jan van Veldhuizen, 35 jaar, en ik ben geboren in Wekerom. Ik ben getrouwd met Miranda. Samen hebben we twee kinderen, Anne (12) en Teun (8). Met veel plezier wonen we in Bennekom. Van jongs af aan ben ik betrokken geweest bij het brandweervak. Mijn vader was vrijwillig brandweerman. Op mijn tiende ben ik bij de jeugdbrandweer in Ede gegaan. Tot mijn achttiende heb ik daarbij gezeten. Vervolgens ben ik anderhalf jaar lid geweest van de brandweer in De Valk. Toen ik verhuisde naar Ede ben ik vrijwilliger geworden bij Ede-Centrum. Tijdens de opleiding HTS bouwkunde heb ik stage gelopen op de afdeling proactie/preventie in Ede. Sindsdien ben ik in contact gekomen met de proactie- en preventiewerkzaamheden binnen de brandweer. Op de afdeling heb ik een aantal functies doorlopen. Op dit moment ben ik afdelingshoofd. Na mijn officiersopleiding ben ik vrijwillig OvD geworden in Wageningen. Sinds 2011 ben ik OvD/ROGS van het cluster West. Naast mijn werk probeer ik zoveel mogelijk tijd door te brengen met mijn gezin. Ik mag graag wandelen met de hond, varen met ons bootje, tuinieren, skiën en een film kijken bij de open haard onder het genot van een glas whisky. Vanaf 1 januari mag ik de functie Teammanager brandveiligheidszorg Vallei bekleden. Op dit moment zijn we volop bezig om de overgang op 1 januari zo vlekkeloos mogelijk te laten verlopen. Ik kijk er erg naar uit om onze energie te bundelen voor de beste samenwerking en kwaliteit. Het is en moet een organisatie blijven om trots op te zijn.

3 3 Hans Hazebroek Clustercommandant Midden Voor mijn omgeving was het al heel vroeg duidelijk dat ik brandweerman zou worden. Ik ben als driejarige kleuter door mijn ouders in de kinderwagen meegenomen naar een grote brand. Daarna wilde ik alleen nog maar met brandweerwagens spelen. Het brandweervirus bleek erg hardnekkig, en daarom was ik superblij dat ik na mijn studie Bestuurs- en organisatiewetenschappen in Nijmegen mijn droom kon waarmaken en bij de brandweer aan de slag kon. Nou ja 'bij de brandweer...': ik kon beginnen als onderzoeker bij het toenmalige Nibra. Na een paar jaar kon ik de overstap maken naar brandweer Gelderland-Midden. Daar heb ik diverse functies vervuld: commandant in Didam, senior beleidsmedewerker bij RGO en vervolgens afdelingshoofd repressie voor Arnhem, Renkum en Westervoort. Vanaf januari ga ik met veel plezier de functie van clustercommandant Midden vervullen en repressief optreden als HOvD. Als ik kijk naar de komende jaren, en het gegeven dat we met z'n allen één brandweer gaan worden, is voor mij duidelijk dat het een continue zoektocht wordt naar balans tussen regionale uniformiteit en lokaal maatwerk. Onze 41 posten zijn en blijven de basis van onze brandweer. Veel zaken zullen regionaal worden afgesproken, maar voor het functioneren van een brandweerpost zal een behoorlijke portie eigen initiatief en zelfsturing noodzakelijk zijn. Mijn streven is om alle posten binnen de regionale uniformiteit zoveel mogelijk de ruimte te geven om lokale problemen ook lokaal op te kunnen lossen. Dat vraagt echter vertrouwen: vertrouwen in de (nieuwe) leidinggevenden en in de nieuwe organisatie die brandweer Gelderland-Midden heet. Maar zeker zo belangrijk is vertrouwen onder elkaar als collega's. Om elkaar te vertrouwen, moet iedereen zichzelf kunnen zijn, ongeacht geslacht, afkomst of seksuele voorkeur. Dat vraagt van ons allemaal een open instelling! Naast alle formele regelingen en werkafspraken die voor 1 januari moeten worden gerealiseerd, denk ik dat we vooral moeten investeren in vertrouwen opbouwen. Daar ga ik me de komende jaren in ieder geval hard voor maken! Tot slot: Ik denk dat ik net als de meeste collega's een brandweerhart heb, en dat er brandweerrood bloed door mijn aderen stroomt. De adrenaline die je krijgt bij een uitruk is dezelfde, ongeacht of je manschap of HOvD bent. Brandweerwerk is weinig praten en vooral doén. Ik hoop dan ook dat we met die instelling de komende jaren met elkaar stevig zullen aanpakken om ook de uitdaging van de regionalisering gezamenlijk onder de knie te krijgen.

4 4 Voorbereidingen processturing in volle gang Het implementatieteam processturing ondersteunt het brandweermanagement bij de invoering van procesgestuurd werken. In de eerste helft van 2013 heeft het implementatieteam achter de schermen veel werk verzet. Inmiddels is beschreven wat processturing inhoudt, zijn de producten en processen vastgesteld en zijn de proceseigenaren benoemd en getraind. De komende periode ligt de nadruk op het verder uitwerken van de processen, samen met collega s. Proceseigenaren Het brandweermanagement heeft per werkproces een proceseigenaar benoemd. Dit zijn mensen die het proces aan de voorkant uitdenken, die het proces bewaken en waar nodig bijstellen. De proceseigenaar is een medewerker of een teammanager uit onze nieuwe organisatie. Om de proceseigenaren voor te bereiden op hun taak, zijn ze deze zomer getraind door het implementatieteam processturing. Tijdens een simulatie hebben ze ervaren wat een proces inhoudt en wat er zoal bij komt kijken. Ook hebben ze met een GGD-proces geoefend in het definiëren van een proces en het werken mer het proces-format. Verder is vooral gesproken over hun rol en hoe deze zich verhoudt tot de lijnmanagers. Processen uitwerken In september en oktober worden in totaal drie bijeenkomsten georganiseerd waarbij alle proceseigenaren zich samen met collega's gaan buigen over hun werkproces. Resultaat is dat er medio oktober een compleet ingevuld proces-format per proces ligt. Per proces is dan duidelijk: wat het proces is; wie de klant(en) is; wat de processtappen zijn om tot het product te komen; welke input en output erbij komt kijken; hoe op het proces kan worden gestuurd. Alle processen worden vervolgens afzonderlijk bekeken en naast elkaar gelegd om de onderlinge samenhang te bepalen. Sluiten ze goed op elkaar aan? Zijn de processen helder voor alle collega's die straks in het proces werken? Worden eventuele risico's/knelpunten voldoende afgedekt? Op basis van de antwoorden op deze vragen zullen de processen waar nodig worden bijgesteld. Vervolg Na het uitwerken en vaststellen van de processen zullen de vervolgacties voor 2013 en 2014 worden bepaald. Denk hierbij aan het bespreken en implementeren van de processen in de betreffende teams en het verder uitwerken van de rol van proceseigenaar ten opzichte van de teammanager. De regie van dit vervolgtraject ligt tot eind 2013 bij het implementatieteam processturing. Vanaf 2014 neemt het stafbureau deze rol op zich.

5 5 Rietgrachtstraat verhuist Half oktober start de sloop van het kantoorpand aan de Rietgrachtstraat. De afdelingen die daar werkzaam waren, hebben vanaf 23 september een nieuwe, tijdelijke werkplek. Op de Broerenstraat in het centrum van Arnhem zijn werkzaam: directie, staf en afdeling preventie. De afdelingen BOV, O&O, Technische dienst en het afdelingshoofd Repressie zijn tijdelijk ondergebracht in het Flexstaete gebouw achter het GGD-gebouw. Teambijeenkomsten Eind september, begin oktober organiseren de nieuwe teammanagers een bijeenkomst met alle medewerkers van het nieuwe team. Doel van de bijeenkomsten is nadere kennismaking en het praten over de verdere inrichting van het werk. Data Risicobeheersing 23/09 Staf 24/09 Incidentbestrijding Noord - 26/09 Oost - datum is nog niet bekend Zuid - 03/10 West - datum is nog niet bekend Midden - 10/09 Operationele voorbereiding Vakbekwaamheid - 04/10 Logistiek & beheer - 01/10 Inkoop & werkplaatsen - 09/10 Operationele informatievoorziening - 15/10 Van Nijkerk naar Rijnwaarden: een rondje door de regio Paul Joosten reed de afgelopen weken aardig wat kilometers door de regio. Hij maakt een rondje langs alle burgemeesters om de overdrachtsovereenkomst door te spreken. De inhoud van de overeenkomsten is deze zomer in samenwerking met de gemeenten tot stand gekomen. De afspraken zijn bedoeld om met elkaar nog even te kijken of alles rond is. En het is een aardige gelegenheid om weer even bij te praten over de regionalisering. Tot slot geeft het ook een positief gevoel. Met elkaar hebben we toch maar weer een flinke klus geklaard, " aldus Paul. Nieuwe communicatieadviseur Ellen van Hees Half augustus is Ellen van Hees gestart als adviseur binnen het communicatieteam van VGGM. Op tijdelijke basis vervangt zij Ine Haanappel. Met de projecten Regionalisering en Doorontwikkeling Repressieve Organisatie in portefeuille is de kans groot dat je Ellen de komende maanden tegenkomt of spreekt.

6 6 "Brandweer Wageningen is een smeltkroes, maar dat is de stad ook." In deze serie laten we je kennismaken met brandweerlieden op een post, waarvan je misschien geen idee hebt wat daar gebeurt en wat de ploeg allemaal doet. Welk specialisme gaat schuil achter de post Wageningen? Steven van Rijn (42), medewerker brandpreventie en is gespecialiseerd in voorlichting voor jongeren. Zijn mail-handtekening: Voorkomen is beter dan blussen. Familie van...? Ha, ha... zou kunnen. We hebben allebei iets met tekenen en schilderen. We hebben het laten uitzoeken en kwamen uit bij een slager in Den Haag, toen zijn we gestopt. Hoe lang ben je al bij het korps Wageningen? Ik ben medewerker preventie sinds oktober Daarvoor was ik bij de brandweer in Voorburg. Daar ben ik in 1993 begonnen. Ik heb als klein jongetje altijd bij de brandweer gewild. Het was mijn droom. Ik ben gek van rode auto's en blauwe zwaailichten. Ik ruk ook mee uit als manschap of als chauffeur. Leuk! Mijn ouders verhuisden naar deze regio. Ik zag toen een vacature in Wageningen voor gebruiksvergunningen. Ik dacht een jaartje overbruggen en dan mijn dierenpension (Steven heeft nog altijd een dierenpension in Duiven, red.) verder ontwikkelen. Het is tot een verbinding gekomen, het liep goed. Hoe zou je de post omschrijven? Een verzameling van aparte, enthousiaste mensen: universitair, cafébezoeker, iemand die de wereld overvliegt, maar ook die Wageningen nog nooit uit is geweest. De brandweer is een smeltkroes, maar dat is de stad Wageningen ook. Wageningen is een bruisende gemeente, een grote stad in het klein. Wat is jouw specialiteit? Voorlichting in preventieve zin. Jongeren zijn mijn aandachtsgebied in opdracht van het bestuur. Het is een kwetsbare groep als het om brandveiligheid gaat. Ik merk nu dat de brandweer door de studenten herkend wordt, ze weten ons te vinden. Belangrijk is om ze een aantal keren per jaar te benaderen, bij controles in eigen huizen, maar ook tijdens de AID (Algemene Introductie Dagen). Daar doen we nu elk jaar hetzelfde, maar dat is herkenbaar. Bij studenten is het zo: hoe kunnen we ze raken? Hoe kun je die betonplaat die ze voor hun kop hebben breken? Grootste probleem in studentenwoningen is het kapot maken van de rookmelder. Ze weten niet hoe ze met die rookmelder om moeten gaan. Lees verder op de volgende pagina

7 7 Welke gebeurtenis/inzet is je het meest bijgebleven? Leuke inzet was een binnenbrand in de Kruisstraat (2009) waar we jonge katjes uit het huis haalden. Samen met Dennis Dekker. De brand was al uitslaand en de vrouw stond buiten te huilen, haar kittens stonden binnen in een doos in een kamer. Wij naar binnen, ik spoot af. We konden niks zien. Het was erg heet en ik duwde Dennis naar voren. Hij kon uiteindelijk de doos vinden en buiten hebben we ze ademlucht gegeven en met een politiewagen met Prio 1 naar de dierenarts. Drie van de vijf hebben het overleefd. Dat geeft voldoening! Hoe belangrijk is de brandweer voor de inwoners van Wageningen, krijg je respons? Wij profileren ons nadrukkelijk. We bewegen naar mensen toe bij controles, maar ook door samen als brandweer boodschappen te doen, samen naar de snackbar. Mensen spreken je dan aan. Wij doen ook mee aan festiviteiten en we zijn gesprekspartner bij de kinderopvang en ouderenzorg. Lokaal heb je je voelsprieten. Meer rood op straat, wat mij betreft. Cijfers & feiten korps Wageningen Aantal posten: 1 aan de Marijkeweg 25 Welk materieel: TS3131, TS3132, HW3151, PM3161, HV3171, FRB3180, DB3101, DA3195, HA DPU, 31SBA, 31M- SA, BRV3113 (De Berenboot). Deze wordt op korte termijn vervangen door de BRV3111. En niet te vergeten B1 dienstfiets. Aantal medewerkers: 45 vrijwilligers en 9 beroeps M/V: allemaal mannen behalve Inge, Dolores en Justine Studentenvoorlichting: 21 augustus tijdens de AID Wat kunnen andere posten van jou/jullie opsteken? Lastig. Wij zijn in Wageningen een flexibele volwassen organisatie. Pluspunt is dat alles niet over teveel schijven hoeft, dat remt af. Van Jan Piet Zijp krijg ik carte blanche als ik met een project aan de slag ga. Bij VGGM... de brandweer houdt niet van verandering. Ik ben voorstander van de regionalisering. Een nieuwe goede organisatie moet er zijn en daardoor wordt de burger nog beter bediend, daar gaat het uiteindelijk om. Ik ga met frisse moed naar Zevenaar, voorlopig is dat mijn nieuwe standplaats.

8 8 Wageningen en Scherpenzeel: eerste korpsen die zijn overgegaan op het netwerk van VGGM Wageningen had uiteindelijk de primeur binnen de regio: op 5 juli ging de knop om en vanaf die datum werken de medewerkers op het netwerk van VGGM. Iedereen heeft een eigen account en een 088 telefoonnummer. Scherpenzeel volgde een week later. De reacties vanuit Scherpenzeel en Wageningen zijn erg positief over het proces van voorbereiding en de nazorg door medewerkers ICT. Enkele reacties uit de korpsen: Ron Bambacht, Wageningen Zowel Angelo als Martijn hebben goed de tijd genomen om medewerkers te instrueren. Na de migratie waren zij ter plekke aanwezig. Verder werkt het systeem vanaf dag 1 meteen goed. Ik ben erg blij met het feit dat mijn agenda nu synchroniseert met mijn telefoon zodat ik ook buiten de deur mijn agenda kan raadplegen. Het werken op het oude netwerk is wel wat omslachtig maar dat is van tijdelijke aard. Dolores Brouwer, Wageningen De eerste week werd ik een beetje gek van het switchen tussen de twee ICT omgevingen. Nu kan ik er mee overweg, al ben ik stiekem wel een beetje blij dat het er straks nog maar één is. Het printen vind ik wel omslachtiger geworden. Snel een printje maken is er niet meer bij. Vooruitblik De volgende kazernes die op de rol staan zijn de kazernes binnen de korpsen Nijkerk en Rijn IJssel. De migratiedatum is even uitgesteld omdat de apparatuur niet tijdig geleverd kon worden. Ondertussen worden wel voorbereidingen getroffen met de korpsen van Barneveld en Lingewaard. We gaan er van uit dat alle korpsen voor eind januari gemigreerd zijn, waarbij het korps van Overbetuwe de hekkensluiter is. Rinse Westerduin, Scherpenzeel Voor Scherpenzeel ging het natuurlijk maar om een beperkt aantal computers, een mooi project om mee te beginnen. We kwamen nog wel software tegen die niet van te voren bekend was uit de inventarisatie. Het werken nu bevalt prima, ook de snelheid van het systeem. Over de ondersteuning door Martijn en Angelo niets dan lof. Ze hoefden na de migratie geen hele week aanwezig te zijn maar waren wel telefonisch goed bereikbaar voor ons. Team ICT dat voor en achter de schermen hard werkt aan de migratie van systemen

9 9 DOORONTWIKKELING REPRESSIEVE ORGANISATIE Hoe bouwen we met elkaar een organisatie die robuust is voor de komende vijf tot tien jaar? Dat is de centrale vraag van het project DRO. Een actueel risicoprofiel, een vernieuwd dekkingsplan mogelijk met variabele voertuigbezetting en een efficiënte en effectieve spreiding van specialistische taken zijn enkele bouwstenen van het plan voor de repressieve organisatie van de toekomst. Voordat er een gefundeerd gesprek over dit toekomstbeeld kan plaatsvinden, moet er nog veel werk worden verzet. Het project is namelijk net gestart. Projectgroep Jan Slakhorst is projectleider. Voor de zomervakantie heeft hij een team om zich heen verzameld. De projectgroep bestaat naast hemzelf uit vijf deelprojectleiders, projectsecretaris Marieke Bik en stagiair Integrale Veiligheidskunde Jeroen van Rossum (vanaf november). Ellen van Hees is als communicatieadviseur aan de projectgroep toegevoegd. Deelprojecten De deelprojectleiders en deelprojecten zijn: Hans Hazebroek Risicoprofiel en nieuw dekkingsplan Rolf van Gerven Specialistische taken Chris Lems Paraatheid, beschikbaarheid vrijwilligers, gedifferentieerd alarmeren, consignatie Adri Koedam Gevolgen voor opleiden en oefenen Marrit Yntema Borgen van participatie, betrokkenheid en binding vanuit de organisatie. Stand van zaken Begin september is de projectgroep voor de tweede keer bijeengekomen. De deelprojectleiders hebben hun kijk op en aanpak van het betreffende deelproject toegelicht. Dwarsverbanden zijn benoemd. De afgelopen weken zijn de eerste collega s benaderd voor het bemensen van de deelprojectgroepen. Bij de samenstelling wordt rekening gehouden met vakinhoudelijke kennis, vertegenwoordiging beroeps-vrijwilligers en spreiding door de regio. Vergelijkbaar met het project Regionalisering wordt er een klankbordgroep opgericht. Iedere post wordt benaderd met het verzoek één afgevaardigde te leveren. Globale planning Najaar 2013 Inventarisatie en oriëntatie andere regio s Actualisatie regionaal risicoprofiel Voorjaar 2014 Vernieuwd dekkingsplan Zomer en najaar 2014 Plan materieel en personeel inclusief implementatieplan Meer weten Heb je vragen of opmerkingen? Benader één van de leden van de projectgroep of stuur een naar brandweer@vggm.nl.