Project regionalisering brandweer Gelderland-Midden. Organisatieplan Vastgesteld per

Transcriptie

1 Project regionalisering brandweer Gelderland-Midden Organisatieplan Vastgesteld per 9--

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave... Voorwoord Inleiding Brandweer Gelderland-Midden Bouwstenen voor nieuwe organisatie Ambitie Resultaat Hoofdstructuur en inrichtingsprincipes Definitie Sturingsfilosofie Cultuur Processen Hoofdstructuur brandweer Gelderland-Midden Inrichting brandweer Gelderland-Midden Incidentbestrijding Definitie Doelstelling Producten, diensten en activiteiten Inrichtingsprincipes Gebiedsindeling Structuur Operationele Voorbereiding Definitie Doelstelling Producten, diensten en activiteiten Samenwerking Structuur Risicobeheersing Definitie Doelstelling Producten, diensten en activiteiten Samenwerking Structuur Stafbureau Definitie Doelstelling Producten, diensten en activiteiten Samenwerking Structuur Relatie sector brandweer - sector facilitaire zaken Definitie Doelstelling Producten, diensten en activiteiten Samenwerking Formatie Bijlage : uitgewerkte procesbeschrijvingen op hoofdlijnen Bijlage : overzicht posten regio Gelderland-Midden Bijlage 3: operationele hoofdstructuur brandweer Gelderland-Midden per januari

3 Voorwoord Beste brandweercollega s, Voor jullie ligt het definitieve concept van het organisatieplan. Het document is nog verder aangeschept naar aanleiding van de vragen en opmerkingen die aan bod zijn gekomen in de laatste informatiebijeenkomsten en de reacties die ontvangen zijn op de conceptversie van het organisatieplan. Ik wil jullie bedanken voor alle input die wij hebben ontvangen en jullie deelname aan de verschillende informatiebijeenkomsten. Ik vind het mooi om te zien dat wij in gezamenlijkheid zo verder bouwen aan een nieuwe brandweerorganisatie in Gelderland-Midden. Het vorige organisatieplan had de naam organisatieplan op hoofdlijnen, logischerwijs zou dit plan dan het organisatieplan in detail zijn. Er is voor gekozen om het gewoon organisatieplan te noemen, want niet alles is nu al in detail uitgewerkt. Er blijft ruimte in zitten voor de leidinggevenden en hun teams om verdere invulling te geven aan hoe het werk straks wordt ingericht. Een aantal zaken is nu ook nog niet definitief bekend, zoals hoe de plaatsingsprocedure plaatsvindt en wanneer precies. Dat is afhankelijk van de onderhandelingen met het Bijzonder Georganiseerd Overleg. In de planning van het project regionalisering brandweer is opgenomen dat begin september 0 een definitief concept van het organisatieplan ter advisering wordt voorgelegd aan de Bijzondere Ondernemingsraad. De uiteindelijke besluitvorming over het organisatieplan door het Algemeen Bestuur vindt volgens planning in december 0 plaats gezamenlijk met het beleidsplan brandweer en het met de vakbonden overeengekomen sociaal statuut. De functiebeschrijvingen van de nieuwe functies zijn niet opgenomen in dit plan, maar zijn ter informatie beschikbaar. De beschrijvingen en waardering zijn voorlopig vastgesteld door de directie en zullen eind 0 definitief worden vastgesteld door het Algemeen Bestuur. Zoals het er nu naar uitziet, kan in de eerste maanden van 03 hopelijk al een start worden gemaakt met het traject van plaatsing. Dit is nog onder voorbehoud, omdat het traject van plaatsing afhankelijk is van het overeen te komen sociaal statuut dat samen met het Bijzonder Georganiseerd Overleg wordt opgesteld. De onderhandelingen hiervoor zijn nog in volle gang. De eerste stap in het plaatsingtraject is de invulling van leidinggevende functies. Er zal gestart worden met de selectie van afdelingshoofden en het hoofd stafbureau. Vervolgens staat de selectie van teammanagers op de planning en het plaatsingtraject wordt afgesloten met de plaatsing van alle medewerkers. Hiervoor wordt een was-wordt-lijst opgesteld, die waarschijnlijk door een onafhankelijke plaatsingscommissie wordt getoetst. Eind van dit jaar worden jullie uitgebreid geïnformeerd over het proces. Na afronding van het plaatsingtraject wordt gestart met de nadere invulling van het werk en de werkwijzen in de nieuwe afdelingen samen met de mensen die op de nieuwe functies zijn geplaatst. Voor de functie van vrijwilligers verandert er niet veel, behalve dan dat zij een clustercommandant krijgen. De clustercommandant zal in de tweede helft van 03 met de ploegcommandanten aan de slag gaan om praktische afspraken te maken over wie wat doet. Tijdens de komende informatiebijeenkomsten in september wil ik graag jullie vragen beantwoorden over het voorliggende organisatieplan. Bovendien wil ik jullie persoonlijk meer toelichting geven over het traject van plaatsing en de activiteiten die hieruit voortvloeien. Met vriendelijke groet, Paul Joosten 3

4 . Inleiding Een belangrijke stap in het project regionalisering is de keuze hoe de brandweerorganisatie in Gelderland-Midden er uit komt te zien vanaf januari 04. Hiervoor is een eerste aanzet gegeven in het organisatieplan op hoofdlijnen dat in het voorjaar van 0 bestuurlijk is vastgesteld. Het voorliggende document is het definitieve organisatieplan voor de brandweerorganisatie in Gelderland- Midden. In dit document worden de in het organisatieplan op hoofdlijnen gekozen richting en de hoofdstructuur van de nieuwe organisatie verder uitgewerkt. Het organisatieplan geeft een beeld weer van de nieuwe organisatie met de verschillende afdelingen, teams en functies voor de brandweer in Gelderland-Midden. 03 staat voor het project regionalisering brandweer in Gelderland-Midden in het teken van het ontwerpen en het inrichten van de nieuwe organisatie. Er zijn en worden op veel fronten ideeën gecreëerd en uitgewerkt om de nieuwe brandweerorganisatie vorm te geven. Dit organisatieplan is het startpunt voor de verdere ontwikkeling en opbouw van de nieuwe organisatie. Het organisatieplan op hoofdlijnen is de basis waarop dit plan verder is doorontwikkeld. Het organisatieplan op hoofdlijnen is met een positief advies van de Bijzondere Ondernemingsraad vastgesteld door de stuurgroep van dit project op 9 februari 0 en is op maart 0 vastgesteld door het Algemeen Bestuur. Dit organisatieplan beschrijft de structuur van de nieuwe brandweerorganisatie in Gelderland-Midden met bijbehorende functies en werklocaties. In dit plan is het implementatietraject van de nieuwe organisatie niet opgenomen. Hiervoor wordt een implementatieplan opgesteld in het najaar van 0. Het implementatieplan zal verder ingaan op hoe de overgang naar één nieuwe brandweerorganisatie wordt vormgegeven. Zo komt in het implementatieplan aan bod hoe medewerkers en leidinggevenden worden begeleid in het werken met processen. Maar het implementatieplan beschrijft bijvoorbeeld ook hoe wordt gekomen tot een passende overlegstructuur voor de nieuwe brandweerorganisatie in Gelderland-Midden. Het is belangrijk om te benoemen dat de vorming van de nieuwe brandweerorganisatie een dynamisch proces is. Dit betekent dat tijdens de ontwerp- en inrichtingsfase nieuwe inzichten naar voren kunnen komen die invloed hebben op de vormgeving van de nieuwe organisatie waardoor kleine wijzigingen noodzakelijk zijn. Bovendien kan het zo zijn dat bijvoorbeeld een vooraf bedachte structuur van een team in de praktijk toch niet efficiënt of effectief functioneert. Het organisatieplan is dus ook een dynamisch document. Het is de basis voor brandweer Gelderland-Midden. Door nieuwe inzichten of opgedane praktijkervaringen kan het plan nog aanvullingen krijgen. Het organisatiemodel zal geëvalueerd worden per januari 06. Per januari 05 vindt een eerste tussenevaluatie plaats. Leeswijzer Na deze inleiding wordt in hoofdstuk twee de nieuwe brandweerorganisatie van Gelderland-Midden geduid. In hoofdstuk drie wordt dit verder uitgewerkt in de hoofdstructuur en bijbehorende inrichtingsprincipes. De hoofdstukken vier tot en met zes beschrijven elk één inhoudelijk afdeling en hoofdstuk zeven beschrijft het stafbureau. Het laatste hoofdstuk gaat kort in op de relatie tussen de sector brandweer en de sector facilitaire zaken binnen Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland- Midden. In het organisatieplan worden enkele processen beschreven om daarmee duidelijk te maken hoe processturing een wezenlijk onderdeel is van de nieuwe organisatie. Verdere uitwerking van deze en andere processen zal tijdens en na inrichting van de nieuwe organisatie plaatsvinden. De overige processen worden beschreven in een separaat handboek. Voor de volledigheid: daar waar over "hij" of "hem" gesproken wordt in de notitie, kan ook "zij" en "haar" gelezen worden. 4

5 . Brandweer Gelderland-Midden. Bouwstenen voor nieuwe organisatie In het project regionalisering geldt een aantal uitgangspunten waaraan de nieuwe brandweerorganisatie in Gelderland-Midden moet voldoen. Deze uitgangspunten komen voort uit het projectplan en worden hieronder nader gedefinieerd. Een efficiënte organisatie Efficiëntie komt tot uiting in het realiseren van een eenvormige werkomgeving door te kiezen voor één standaard, zoals op het gebied van materieel en materiaal. Maar ook door te organiseren in enkelvoud: bijvoorbeeld één rechtspositie en één verantwoordelijk managementteam. Hierbij is oog voor het minimaliseren van overhead en coördinatiedrukte. Uitvoering van wettelijke brandweertaken en taken op het terrein van rampenbestrijding & crisisbeheersing De brandweerorganisatie voert de taken uit op het gebied van brandweerzorg, rampenbestrijding en crisisbeheersing zoals omschreven in de Wet Veiligheidsregio's. De brandweer voert daarnaast de multidisciplinaire coördinatie uit in de voorbereiding van de rampenbestrijding en crisisbeheersing. Een eenduidig en stuurbaar organisatiemodel voor de brandweerorganisatie als onderdeel van VGGM De nieuwe organisatie wordt ingericht op basis van een organisatie- en besturingsmodel dat duidelijke sturing biedt. De leidinggevenden in dit organisatiemodel hebben de positie en middelen om sturing te geven aan de werkzaamheden waarvoor zij verantwoordelijk zijn. In de organisatie wordt de repressieve brandweerzorg herkenbaar neergezet voor de vrijwilliger en de beroepsmedewerker. Een slagvaardige organisatie die snel inzetbaar is en voldoende kritische massa heeft Paraatheid en slagkracht zijn kerneigenschappen van de brandweerorganisatie. Dit uit zich in beschikbaarheid, gekwalificeerd personeel, goede voorbereiding en geoefendheid. De brandweer kan in korte tijd veel mensen en materiaal in stelling brengen. Slagvaardigheid heeft ook betrekking op de beheersorganisatie: de uitvoering van risicobeheersing, operationele voorbereiding, bedrijfsvoering wordt op een slagvaardige wijze neergezet. Een uniform kwaliteitsniveau voor het gemeenschappelijke deel en als afgeleide daarvan eensluidende werkwijzen De organisatie voert haar taken uit op alle schakels van de veiligheidsketen op basis van een bestuurlijk vastgesteld uniform kwaliteitsniveau voor de gehele regio. Er ontstaat een basispakket dat in de gehele regio wordt geleverd volgens uniforme werkwijzen. Daarnaast heeft elke gemeente de mogelijkheid om aanvullende werkzaamheden in te kopen of een hoger kwaliteitsniveau uit te laten voeren. Korte informatielijnen met betrokken gemeenten op bestuurlijk en ambtelijk niveau In overleg met de gemeenten wordt per gemeente de dienstverlening bepaald. Afspraken worden vastgelegd in individuele dienstverleningsovereenkomsten. Aan de voorkant worden ook duidelijke afspraken gemaakt over vaste aanspreekpunten bij de advisering vanuit de brandweer aan de gemeenten op bestuurlijk en ambtelijk niveau.. Ambitie Brandweer Gelderland-Midden is straks één van de 5 brandweerkorpsen in Nederland. Het korps is gericht op de taken behorend bij de veiligheidsketen (pro-actie, preventie, preparatie, repressie en nazorg). Bij het uitvoeren van deze taken is de veiligheidsketen herkenbaar in de organisatie en een gesloten en krachtige keten. Het korps zorgt voor een continue paraatheid van de basisbrandweerzorg. Om dit te bereiken is samenwerking tussen medewerkers uit de diverse afdelingen, beroepskrachten èn vrijwilligers van onze regio van groot belang. Voor alle medewerkers geldt dat er sprake zal zijn van een herkenbare werkeenheid, met een aanspreekbare leidinggevende (bevoegd om te beslissen) èn een herkenbaar bovenliggend leidinggevend niveau. Concreet: iedereen kent zijn baas en de 'baas van zijn baas. 5

6 Hiermee is herkenbaarheid en betrokkenheid geborgd. Brandweer Gelderland-Midden is een bekwame organisatie, die werkt vanuit de wetenschap dat repressieve brandweerzorg in belangrijke mate wordt verzorgd door vrijwilligers. De organisatie is op januari 04 toekomstbestendig ingericht en houdt rekening met de relevante omgevingsontwikkelingen. Dit omdat stabiliteit van taken en werkeenheden bijdraagt aan een goede taakuitvoering. In de uitvoering van de werkzaamheden is er ruimte voor het verrichten van extra taken voor gemeenten op basis van bestuurlijke wensen. De hoogste besturingslaag van de brandweerorganisatie is gezamenlijk verantwoordelijk voor de totale resultaten en voor de afstemming tussen bestuur en de organisatie. Deze samenhang is in de gehele organisatie herkenbaar. Werkzaamheden zijn op elkaar afgestemd en medewerkers zijn daarin aanvullend aan elkaar. Niet alleen de eigen werkzaamheden, maar juist ook de bijdrage aan de herkenbare producten voor onze klanten zijn bepalend..3 Resultaat Het project regionalisering brandweer in Gelderland-Midden streeft naar het volgende resultaat: Een brandweerorganisatie voor Gelderland-Midden onder eenhoofdige leiding die regionaal beheer voert en waarbij al het brandweerpersoneel in dienst is; De start van de nieuwe organisatie is op januari 04; Een eenduidig, efficiënt en stuurbaar organisatiemodel voor de brandweerorganisatie als onderdeel van Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden; Een eenduidige set van arbeidsvoorwaarden, -regelingen en functies; Een stabiele financiële situatie met een transparant financieel model dat recht doet aan de gebiedsgebonden kenmerken en risico s; Een uniform kwaliteitsniveau voor het gemeenschappelijk deel en als afgeleide daarvan eensluidende werkwijzen; Opgestelde dienstverleningsovereenkomsten met alle gemeenten in de regio Gelderland-Midden waarin de brandweerzorg met het geldende kwaliteitsniveau is vastgelegd. Dit niveau voldoet tenminste aan het instapkwaliteitsniveau; Korte informatielijnen met betrokken gemeenten op bestuurlijk en ambtelijk niveau. 6

7 3. Hoofdstructuur en inrichtingsprincipes 3. Definitie In de regio Gelderland-Midden zijn momenteel 0 brandweerkorpsen, waarvan een aantal meerdere gemeenten bedient. In de regio zijn 4 uitrukposten van waaruit de brandweerzorg geleverd wordt. Dat gebeurt met de inzet van ruim 800 vrijwilligers en ruim 00 beroeps. Er werken zo'n 50 medewerkers met een beheersmatige functie bij de brandweer, waarvan een deel ook een repressieve functie vervult. Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden (VGGM) is één dienst die als wettelijk aangewezen hulpverleningsorganisatie op het terrein van brandweer, volksgezondheid, rampen en crises fungeert. De organisatie kent drie sectoren: brandweer, volksgezondheid en facilitaire zaken. De sector facilitaire zaken ondersteunt de beide inhoudelijke sectoren. De gemeentelijke brandweerkorpsen in de regio gaan samen met de sector brandweer van VGGM één nieuwe brandweerorganisatie vormen. In het proces van regionalisering worden de andere twee sectoren binnen VGGM niet opnieuw ingericht. Uiteraard wordt de sector facilitaire zaken wel aangepast op de uitbreiding aan de brandweerkant. Dit valt buiten de verantwoordelijkheid van het project regionalisering. De directie van VGGM leidt dit proces. De herinrichting van de brandweerorganisatie vindt plaats binnen de context van de bestaande VGGM organisatie. Dit betekent dat het voorgestelde organisatiemodel van de brandweer moet aansluiten op de rest van de organisatie van VGGM. Dat geldt vooral op het aspect bedrijfsvoering. De PIOFACH taken (personeel & organisatie, financiën, automatisering, communicatie en huisvesting) zijn op dit moment centraal belegd binnen de sector facilitaire zaken. Het hierop aansluiten is als randvoorwaarde meegenomen in de uitwerking van dit organisatieplan. Daar waar significante voordelen kunnen worden behaald door af te wijken van dit centrale gedachtegoed voor de sector brandweer, zal dat worden benoemd. 3. Sturingsfilosofie Brandweer Gelderland-Midden wordt gevormd uit gemeentelijke brandweerkorpsen en de sector brandweer van VGGM; ieder met een eigen identiteit en eigen manier van werken. Dit betekent dat het belangrijk is een eenduidige sturingsfilosofie te hebben. Leiderschap dat zich kenmerkt door leidinggevenden die zich niet alleen verantwoordelijk voelen voor hun eigen organisatieonderdeel, maar gezamenlijk staan voor het belang van het geheel. Leiderschap is werken aan identiteit, cultuur en gedrag. Dit creëren we door: Te sturen op samenhang. Het management draagt uit hoe de eigen taken samenhangen met andere taakgebieden in de organisatie, om de doelstellingen van het geheel te kunnen realiseren. Naast de verbondenheid met het primaire taakgebied bestaat er ook een collectieve ambitie. Te sturen op resultaten met het accent op goedlopende processen, output en samenwerking. Te sturen op kostenbewustzijn en efficiëntie met een accent op goed budgetbeheer van geld en tijd. De bereidheid om prestatieafspraken te maken en elkaar daarop aan te spreken. 7

8 Het management maakt prestatieafspraken maar geeft ook de nodige vrijheid en ruimte bij de uitvoering van de taken zodat kennis en ervaring optimaal worden benut. Het management is in staat om coachend te sturen maar ook directief als het nodig is. Werkprocessen bevorderen effectieve samenwerking met collega s en externe partners. Processen zijn beschreven en bieden daardoor voldoende informatievoorziening. 3.3 Cultuur De organisatie die wij met elkaar willen zijn, moet zich vanaf januari 04 gaan ontwikkelen. Dat geldt ook voor de cultuur van de organisatie. De brandweer Gelderland-Midden wordt een grote organisatie met veel verschillende teams. Die verscheidenheid van de organisatie is een groot goed. Die zullen we ook koesteren, zonder te denken in "wij-zij-hokjes". De belangen in de brandweerorganisatie zijn immers hetzelfde. Dat geeft saamhorigheid. Als brandweer zijn wij dienstbaar naar anderen, maar ook naar elkaar. De "warme" en "koude" organisatie zijn beide van waarde en houden we daarom dicht bij elkaar. Ook qua gevoel. Bij de brandweer werken vrijwilligers en beroepsmedewerkers intensief samen. In de organisatie werken we niet alleen samen binnen de afdelingen, maar vinden we het juist belangrijk dat medewerkers afstemming zoeken met andere afdelingen, gericht op het resultaat, en verder kijken dan het eigen team. Iedereen realiseert zich dat hij of zij onderdeel uitmaakt van het totaal en dat samen gewerkt wordt aan het neerzetten van een resultaat dat voldoet aan de wensen en eisen van onze interne en externe partners. Vanuit dat verantwoordelijkheidsgevoel wordt gehandeld. De brandweer blijft geworteld in de lokale gemeenschap, waarbij een post zijn eigen identiteit heeft. We organiseren betrokkenheid bij de organisatie en bij het verzorgingsgebied. Dit vraagt om inspirerend leiderschap, goed werkgeverschap en een management dat werkt volgens het principe: zeggen wat we doen en doen wat we zeggen. Open en transparant. Medewerkers worden uitgedaagd te doen wat ze leuk vinden en wat ze goed kunnen. Met passie en deskundigheid. 3.4 Processen Een organisatie heeft structuur nodig wil het niet eindigen in chaos. Een structuur alleen is echter niet genoeg. Het kan namelijk duidelijk zijn welke afdelingen, functies, taken en bevoegdheden er zijn, maar als er niet duidelijk is hoe het werk wordt uitgevoerd en afgestemd, kan een organisatie niet leveren wat zij wil leveren. Een hiërarchische structuur alleen maakt niet duidelijk welke resultaten de organisatie wil behalen en hoe die behaald moeten worden. Processen maken dit wel inzichtelijk, omdat het te behalen eindresultaat centraal staat in een proces. Processen zijn ketens van activiteiten (c.q. werkzaamheden) in onderlinge samenhang, logisch geordend en gericht op het bereiken van een resultaat. Input = bijv. informatie Proces Product of dienst Klant = bijv. inwoner, bedrijf of gemeente In bovenstaand figuur leidt het proces, dat weergegeven wordt in het blok, tot een eindproduct dat bestemd is voor de klant. Een procesbeschrijving laat zien uit welke activiteiten een proces bestaat, wat het moet opleveren, wie er bij betrokken zijn en met welke andere activiteiten het samenhangt. De meerwaarde van het werken met processen voor de brandweer is: De samenhang in de activiteiten van de organisatie is duidelijk zichtbaar. Het geeft een beter inzicht in hoe een specifieke taak zich verhoudt ten opzichte van het geheel, gericht op een helder geformuleerd resultaat/product. 8

9 De rollen van de verschillende medewerkers in een werkstroom worden inzichtelijk. Communicatie over verbeteringen wordt vergemakkelijkt. Er ontstaat een betere overdraagbaarheid van kennis aan nieuwe medewerkers, kennis wordt immers vastgelegd. Er is een afgesproken werkwijze, waarbij er sprake is van een optimale balans in efficiency en effectiviteit. Klantgericht denken en externe gerichtheid worden gestimuleerd, omdat het eindresultaat en de klant centraal staan. Zelfsturing is beter mogelijk omdat de kaders duidelijk(er) worden vastgelegd. Met een medewerker worden resultaatafspraken gemaakt van wat er in een bepaalde periode van hem verwacht wordt. Er is aandacht voor het cyclische aspect van processen: alle processen hebben een herkenbare plan-do-check-act-cyclus in zich. Het procesgestuurde model De brandweer in Gelderland-Midden kiest voor processturing. Het procesgestuurde organisatiemodel staat voor dat wat we wettelijk verplicht zijn te doen: één brandweerorganisatie bouwen op de schaal van de regio, gebaseerd op de optimale schaal van werkprocessen. Dit betekent dat de werkprocessen in de organisatie centraal staan. De processen beschrijven het werk van medewerkers, wat van hen verwacht wordt in het werkproces, wie nog meer betrokken is bij de werkzaamheden en met wie dus samenwerking moet worden gezocht. Medewerkers worden in het procesgestuurde model gestimuleerd om verder te kijken dan een afgebakende taak, zij zijn medeverantwoordelijk voor een proces. De taak is onderdeel van een groter geheel en draagt bij aan het einddoel. De gekozen primaire producten van de brandweer in Gelderland-Midden zijn incidentbestrijding, operationele voorbereiding en risicobeheersing. Deze producten komen tot stand doordat medewerkers uitvoering geven aan zowel afdelingsoverstijgende als afdelingspecifieke werkprocessen. Daarnaast zijn er verschillende ondersteunende en besturende processen te onderkennen, die deels binnen de brandweer en deels binnen de VGGM-sector facilitaire zaken zijn ondergebracht. Het landelijke procesmodel van de Nederlandse Vereniging voor Brandweer en Rampenbestrijding (NVBR) is als uitgangspunt genomen voor de in de tabel hieronder weergegeven processtructuur binnen Gelderland-Midden. Binnen de NVBR is een model ontwikkeld voor alle veiligheidsregio s die de regio s kunnen gebruiken als referentie voor het definiëren van de eigen werkprocessen en het ontwikkelen van procesbeschrijvingen. In dit NVBR procesmodel zijn de belangrijkste werkprocessen van de brandweer benoemd en onderverdeeld in verschillende categorieën. Er is voor gekozen om aansluiting te zoeken bij dit bestaande procesmodel van de brandweer. Op basis van het NVBR procesmodel zijn zeven afdelingsoverstijgende processen gekozen om nader uit te werken als onderdeel van dit organisatieplan. Bij de keuze voor deze processen is betrokkenheid van meerdere afdelingen als leidend criterium genomen. Afdelingsspecifieke processen maken ook onderdeel uit van de processtructuur binnen brandweer Gelderland-Midden. Dit zijn de werkprocessen die binnen één afdeling plaatsvinden. 9

10 Voorlopige processtructuur brandweer Gelderland-Midden Primaire producten: Incidentbestrijding Operationele voorbereiding Risicobeheersing Afdelingsoverstijgende processen (horizontaal georganiseerd) o.a.: Bereikbaarheidskaarten Evalueren Risicoanalyse Advisering externe veiligheid Opleiden / vakbekwaam worden Oefenen / bijscholen Advisering ten aanzien van vergunningverlening Afdelingsspecifieke processen, bijvoorbeeld: Controle op brandveiligheid (afdeling risicobeheersing) Bestrijden van incidenten (afdeling incidentbestrijding) Onderhoud van voertuigen (afdeling operationele voorbereiding) Ondersteunende processen, bijvoorbeeld: P&O Het leveren van facilitaire diensten Besturende processen, bijvoorbeeld: Beleid en sturing Processen in relatie tot hiërarchie In de brandweerorganisatie van Gelderland-Midden is elk afdelingshoofd verantwoordelijk voor één primair product voor de gehele regio. Voor de totstandkoming van de primaire producten is een hiërarchische (c.q. verticale) structuur noodzakelijk om het werk te kunnen doen. Maar een belangrijk kenmerk van het procesgestuurde model is dat de drie afdelingen nauw met elkaar verbonden zijn door afdelingsoverstijgende (c.q. horizontale) processen. In onderstaand figuur zijn deze afdelingsoverstijgende processen weergegeven in relatie tot afdelingsspecifieke processen. 0

11 AFDELINGSSPECIFIEK PROCES AFDELINGSSPECIFIEK PROCES AFDELINGSSPECIFIEK PROCES AFDELINGSOVERSTIJGEND PROCES AFDELINGSOVERSTIJGEND PROCES De afdelingsoverstijgende processen lopen dwars door de hiërarchische structuur heen om onderlinge afstemming en informatie-uitwisseling tussen de afdelingen te borgen. Voor deze afdelingsoverstijgende processen worden zogenoemde proceseigenaren benoemd die de gemaakte afspraken in het proces bewaken. Het MT draagt de gezamenlijke verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van afdelingsoverstijgende processen. De proceseigenaar organiseert in samenspraak met afdelingshoofden het werkproces over de afdelingen heen op basis van het product (c.q. dienst) dat wordt geleverd en de eisen en wensen die de klant aan dit product (c.q. dienst) stelt. Daarbij zoekt de proceseigenaar afstemming met de betrokken afdelingshoofden in het proces, bijvoorbeeld over de te leveren capaciteit. Verder genereert de proceseigenaar in opdracht van het MT belangrijke managementinformatie over het proces waarop het MT stuurt om processen te kunnen verbeteren. De rol van proceseigenaar is een structurele taak die een aantal functionarissen binnen de brandweer naast het reguliere werk op zich nemen. Proceseigenaren worden op basis van competenties benoemd. De proceseigenaar en het afdelingshoofd zijn in sterke mate afhankelijk van elkaar om resultaten te behalen. In relatie tot de proceseigenaar, is het afdelingshoofd verantwoordelijk voor het product dat wordt geleverd in het proces terwijl de proceseigenaar namens het MT de inrichting en de kwaliteit van

12 het proces bewaakt. In geval van conflicten tussen proceseigenaren en afdelingshoofden, wordt dit besproken in het managementteam waar immers de gezamenlijke verantwoordelijkheid ligt voor de processen. De leden van het managementteam worden geacht te kunnen schakelen en afwegen tussen overkoepelende prioriteiten en doelstellingen en de afdelingsbelangen. De uiteindelijke doorzettingsmacht ligt bij de directeur brandweer, in het geval dat het managementteam er in goed overleg niet uitkomt. Een goed voorbeeld van een afdelingsoverstijgend proces is de totstandkoming van bereikbaarheidskaarten. Hieronder is de procesbeschrijving weergegeven. De afdelingen die verantwoordelijk zijn voor de specifieke activiteiten in het proces zijn ook bij iedere processtap aangegeven. Bereikbaarheidskaarten worden opgesteld voor de incidentbestrijding met behulp van informatie vanuit de afdelingen risicobeheersing en operationele voorbereiding. Als resultaat heeft de bevelvoerder bij een uitruk juiste en volledige informatie tot zijn beschikking. Maar aan de voorkant moeten wel duidelijke afspraken worden gemaakt over welke prestaties behaald moeten worden in het werkproces. Een prestatie-indicator van het proces bereikbaarheidskaarten kan bijvoorbeeld actualiteit van een bereikbaarheidskaart zijn. Zo kan binnen de organisatie worden afgesproken dat het aanpassen van een bereikbaarheidskaart door een wijziging van het object binnen tien werkdagen doorgevoerd moet zijn. Bij de totstandkoming van het organisatieplan is bewust gekozen om eerst te starten met het beschrijven van een aantal afdelingsoverstijgende werkprocessen. Hier ligt tenslotte de crux van het procesgestuurde organisatiemodel: samen werken aan één eindresultaat (een door de brandweer te leveren product of dienst) met meerdere mensen vanuit verschillende afdelingen over de hele regio Gelderland-Midden verspreid. Voor zeven afdelingsoverstijgende processen zijn procesbeschrijvingen gemaakt door medewerkers van de brandweerorganisaties in Gelderland-Midden die momenteel ook betrokken zijn bij de werkzaamheden in het proces. De processen zijn op hoofdlijnen beschreven. Dit betekent dat er geen uitgebreide handboeken gemaakt worden met gedetailleerde procesbeschrijvingen. Werkprocessen zijn geen doel op zich, ze worden ingezet als middel om resultaten te bereiken. Het leidende principe hierbij is vakmanschap, de medewerkers die in het proces betrokken zijn, weten zelf hoe ze invulling kunnen geven aan de werkzaamheden op detailniveau. De volgende procesbeschrijvingen zijn in bijlage opgenomen: Evalueren Risicoanalyse Advisering externe veiligheid Opleiden / vakbekwaam worden Oefenen / bijscholen Advisering ten aanzien van vergunningverlening De afkorting RB staat voor de afdeling risicobeheersing en wordt aangegeven met de kleur groen; OV staat voor de afdeling operationele voorbereiding en wordt aangegeven met de kleur geel. IB staat voor de afdeling incidentbestrijding en wordt aangegeven met de kleur rood. Indien meerdere afdelingen betrokken zijn bij een specifieke processtap, dan is het blokje blanco gelaten.

13 Tijdens de sessies waarin medewerkers van de brandweerorganisaties in Gelderland-Midden aan de slag zijn gegaan met de procesbeschrijvingen, is ook een aantal inhoudelijke details en vragen naar voren gekomen. Met de uitwerking van deze inhoudelijke details en de beantwoording van de geformuleerde vraagpunten gaan de nieuwe leidinggevenden met de afdelingen verder aan de slag. Een vervolgstap is het beschrijven van nog een aantal afdelingsoverstijgende werkprocessen en het beschrijven van de werkprocessen die binnen één afdeling plaatsvinden. Deze laatste activiteit zal plaatsvinden in het tweede halfjaar van 03 wanneer alle medewerkers van de brandweer in Gelderland-Midden op een functie zijn geplaatst. Dan start een traject waarin leidinggevenden en proceseigenaren gezamenlijk met medewerkers van de afdeling aan de slag gaan met hoe zij het werk in de afdeling willen organiseren en dus hoe zij de werkprocessen willen inrichten. Dit zal doorlopen in het eerste half jaar van 04 als de nieuwe organisatie van start is gegaan. Samenwerking Er zijn vier soorten samenwerkingsrelaties te benoemen in de brandweerorganisatie van Gelderland- Midden:. Externe relaties: bijvoorbeeld inwoners, Regionale Uitvoeringsdiensten, leveranciers en de pers. Interne relaties: andere afdelingen binnen de brandweerorganisatie van Gelderland-Midden, andere sectoren binnen VGGM 3. Ketenpartners: de partners binnen en buiten de Veiligheidsregio Gelderland-Midden zoals gemeenten 4. Bestuurders: het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de burgemeesters Waar relevant worden de verschillende samenwerkingsrelaties van de betreffende afdeling benoemd in de volgende hoofdstukken van deze notitie. Informatiemanagement Goede en adequate informatievoorziening is een voorwaarde om succesvol te kunnen werken in een procesgestuurde organisatie. Door informatie en gegevens op een adequate wijze te registreren en te beheren, kan inzicht worden verkregen in geleverde resultaten en kan gericht worden (bij)gestuurd om gestelde doelen te behalen. Verder is een groot deel van de werkzaamheden dat wordt uitgevoerd in de nieuwe brandweerorganisatie niet specifiek locatiegebonden. Dit vraagt dus ook dat informatie overal beschikbaar is. Bovendien moet informatie actueel, betrouwbaar, controleerbaar en tijdig zijn. Informatievoorziening behelst vooral het ontsluiten van een veelheid aan bronsystemen, zodat van de grote hoeveelheid gestructureerde en ongestructureerde data gegevens kunnen worden gemaakt. Van deze gegevens wordt door inhoudsdeskundigen informatie gemaakt voor de desbetreffende doelgroep. Deze informatie kan dan worden gebruikt om te kunnen sturen, verantwoorden en/of adviseren, dit zowel in de koude als warme situatie. Het organiseren van een goede informatievoorziening zal de nodige inspanning vragen om dit gestructureerd en structureel op poten te zetten. Het is belangrijk om hierbij een onderscheid te maken tussen informatievoorziening en ICT automatisering. Automatisering gaat over het beschikbaar stellen aan medewerkers van geautomatiseerde hulpmiddelen (PC's, laptops, telefoon, etc.) en alles wat daar voor nodig is om dat te faciliteren. Waar automatisering randvoorwaardelijk is om te kunnen werken, is informatievoorziening randvoorwaardelijk om de goede dingen te kunnen doen. 3.5 Hoofdstructuur brandweer Gelderland-Midden De brandweer in Gelderland-Midden heeft een eenhoofdige leiding: de directeur brandweer. Het managementteam is gezamenlijk verantwoordelijk voor de brandweerorganisatie in Gelderland- Midden. De directeur brandweer is voorzitter van het managementteam en bestaat naast hem uit de drie afdelingshoofden incidentbestrijding, operationele voorbereiding en risicobeheersing, het hoofd financiën, het hoofd advies & service en het hoofd stafbureau. 3

14 De organisatie is centraal ingericht en kent gedeconcentreerde werkplekken in de regio. Er is dus geen sprake van centrale of decentrale werklocaties en taken in de nieuwe organisatie. Terminologie In dit organisatieplan worden de volgende begrippen gebruikt voor aanduidingen binnen de organogrammen van de verschillende afdelingen: Afdeling: er zijn drie afdelingen binnen brandweer Gelderland-Midden: incidentbestrijding, operationele voorbereiding en risicobeheersing. Iedere afdeling wordt geleid door een afdelingshoofd. Team: elke afdeling is waar nodig onderverdeeld in teams. Een team wordt geleid door een teammanager. De teammanager heeft volledige personele verantwoordelijkheid voor alle medewerkers die onder het team vallen. Onder de teammanager zijn enkele medewerkers werkzaam die functioneren als inhoudelijk aanspreekpunt voor de overige medewerkers. Daarnaast nemen zij een deel van de werkplanning op zich, zoals het uitzetten van werkzaamheden of opdrachten bij verschillende medewerkers in het team. Deze medewerkers hebben geen personele verantwoordelijkheid. 4

15 Repressief cluster: de afdeling incidentbestrijding kent een afwijkende benaming van de organisatieonderdelen. De afdeling is onderverdeeld in repressieve clusters die ieder aangestuurd worden door een clustercommandant. De clustercommandant stuurt rechtstreeks alle ploegcommandanten in het cluster aan. Ploeg: de vrijwilligers en beroepsmedewerkers die de brandweerzorg leveren vanuit de 4 uitrukposten in de regio Gelderland-Midden zijn onderverdeeld in ploegen. Een ploeg wordt geleid door een ploegcommandant. Een ploegcommandant heeft personele verantwoordelijkheid voor alle vrijwilligers of beroepsmedewerkers in de ploeg. 3.6 Inrichting brandweer Gelderland-Midden De brandweerorganisatie in Gelderland-Midden wordt opnieuw, van onderop, opgebouwd. Enerzijds betekent dit dat eerder gemaakte keuzes voor het vormgeven van de (lokale) brandweerorganisaties niet meer van toepassing zijn. Anderzijds geldt dat een brandweerorganisatie gebouwd wordt op een aantal vaststaande uitgangspunten, zoals: Processturing. Een wettelijk bepaalde taakstelling. De combinatie van een beheersmatige en een repressieve organisatie waarin veelal dezelfde mensen een functie vervullen. De lokale verankering van brandweerposten. Er is geprobeerd een zo optimaal mogelijke balans te vinden tussen de twee oriëntaties van de brandweer: de beheersmatige organisatie en de repressieve organisatie. Waar de repressieve organisatie primair een lokale focus heeft, zal de beheersmatige organisatie vooral worden georganiseerd op basis van een optimale schaalgrootte voor de betreffende taak. Daarbij spelen diverse factoren als kritische massa, uniforme kwaliteit, eenduidige werkwijze, continuïteit, efficiëntie en sturing een rol. Deze factoren worden door de procesgestuurde werkwijze ondersteund. Ten aanzien van de totale organisatie worden de volgende inrichtingsprincipes gehanteerd: Een afdeling heeft enkele uitvoerende teams (of clusters) om de kwaliteit te borgen en de gelaagdheid van de organisatie beperkt te houden. De opdeling in teams gebeurt op basis van span of control, het bundelen van specifieke kennis / kunde, de logische aansluiting bij andere organisaties en/of geografie. Dit wordt toegelicht in de betreffende hoofdstukken. De span of control van teammanagers is lastig te generaliseren voor alle teams. Per team is gekeken wat werkbaar is in de context van het te leveren product (c.q. dienst) en het gebied dat bediend moet worden. De aansturing van de teammanager varieert tussen de 5 tot 5 medewerkers. Ondersteunende staffuncties worden sectorbreed georganiseerd in een stafbureau. Vakinhoudelijk beleid is in de afdelingen belegd, algemeen beleid in het stafbureau. Hierbij wordt projectmatig werken niet bij één specifiek organisatieonderdeel belegd. In de afdelingen is een brede groep medewerkers beschikbaar die net als nu de rollen van projectleider, projectmedewerker of projectsecretaris op zich kunnen nemen bij het uitvoeren van een project. Daarnaast is vakinhoudelijke administratieve en secretariële ondersteuning in de afdelingen belegd, algemene administratieve en secretariële ondersteuning in het stafbureau. Op een aantal taakvelden die direct gerelateerd zijn aan de uitrukposten, is bewust gekozen om niet alles vanuit één punt te organiseren, maar juist aansluiting te zoeken bij de lokale verbondenheid en omstandigheden. Ten aanzien van de afdeling incidentbestrijding worden de volgende inrichtingsprincipes gehanteerd: De huidige posten zijn de basis voor de borging van de repressieve uitruksterkte. De span of control van een ploegcommandant en van een clustercommandant is tot 8 medewerkers. Zo is er voldoende gelegenheid om de medewerkers (waarvan velen vrijwilligers zijn) personele ondersteuning te bieden en de periodieke functionerings- en beoordelingsgesprekken te voeren. Voor de clustercommandant geldt tevens dat hij voldoende gelegenheid moet hebben om zichtbaar te zijn op de posten, de medewerkers hierin te kennen en de oefeningen geregeld bij te wonen. 5

16 Ten aanzien van de verbinding tussen de repressieve en beheersmatige organisatie worden de volgende inrichtingsprincipes gehanteerd: Verbinding en samenwerking in de veiligheidsketen vindt plaats op de werkvloer. Medewerkers met een beheersmatige functie werken op de diverse posten in de regio waar ook de clustercommandanten en ploegcommandanten werkzaam zijn. Op basis van de huidige ervaring en inzichten is duidelijk dat medewerkers van de beheersmatige organisatie ook nodig zijn voor het ondersteunen van de repressieve uitruksterkte op een aantal posten in de dagsituatie. Dit belang kan uitstijgen boven het bereiken van de optimale schaal voor de organisatie van de koude processen. Medewerkers die nu mee uitrukken in de dagsituatie, hebben bij de overgang naar de nieuwe brandweerorganisatie een keuzemogelijkheid voor de manier waarop zij uitvoering geven aan de beheersmatige en repressieve werkzaamheden. De eerste mogelijkheid is dat een medewerker één aanstelling heeft bij VGGM en daarbij twee functies kan bekleden (zowel beheersmatig als repressief). Dit betekent dat een medewerker beheersmatige taken uitvoert voor de brandweer, bijvoorbeeld de organisatie en begeleiding van oefeningen, en daarnaast ook een repressieve functie bekleedt doordat hij mee uitrukt tijdens kantoortijden op een bepaalde post als bevelvoerder. In dit geval worden uitruk- en oefenuren gezien als werktijd. Een tweede mogelijkheid is dat een medewerker een beheersmatige aanstelling heeft bij VGGM en daarnaast een aanstelling als vrijwilliger heeft bij VGGM. Uitruk- en oefenuren worden bij deze mogelijkheid vergoed volgens de vrijwillige aanstelling. Bij deze keuze moet wel de Arbeidstijdenwet als randvoorwaarde in acht worden genomen. In de toekomst krijgen nieuwe medewerkers bij de brandweer in Gelderland-Midden één aanstelling bij VGGM waarin zij meerdere functies kunnen bekleden (zowel beheersmatig als repressief). Definitieve besluitvorming over dit punt volgt nog in afstemming met het Bijzonder Georganiseerd Overleg. Repressieve taken zijn niet hard te matchen met beheersmatige taken, er is dus geen koppeling op voorhand tussen beheersmatige en repressieve functies. Voor de repressieve functie worden, net als voor de beheersmatige functie, eisen geformuleerd op basis waarvan mensen wel of niet geschikt zijn om deze functie uit te oefenen. Strategisch, tactisch en operationeel niveau In een procesgestuurde organisatie vindt besturing plaats op strategisch, tactisch en operationeel niveau. De directeur brandweer en de drie afdelingshoofden sturen voornamelijk op strategisch en tactisch niveau. Het gaat hierbij over het richting geven aan de organisatie en welke resultaten over een termijn van drie tot vijf jaar moeten worden neergezet. Tactische besturing gaat specifiek over het inrichten van de organisatie. Waar op strategisch niveau besluiten zijn genomen over de richting van de komende drie tot vijf jaar, gaat het op tactisch niveau over de vertaling van die keuzes in consequenties voor de brandweerorganisatie. Bijvoorbeeld welke middelen zijn nodig voor het behalen van strategische doelstellingen en welke medewerkers en/of externe samenwerkingspartners komen hierbij in beeld? Het is de taak van afdelingshoofden om de vertaalslag van strategisch naar tactisch niveau goed te maken voor het middenmanagement dat gevormd wordt door de verschillende teammanagers en clustercommandanten. Deze laatste groep heeft namelijk op hun beurt weer de taak om naast de tactische besturing een goede vertaling hiervan te maken naar het operationeel niveau. Medewerkers van brandweer Gelderland-Midden verrichten vooral uitvoerende werkzaamheden, omdat de activiteiten die zij ondernemen een directe bijdrage leveren aan de totstandkoming van producten of diensten die de brandweer levert aan bijvoorbeeld inwoners, bedrijven, samenwerkingspartners of andere afdelingen binnen de sector brandweer of binnen de veiligheidsregio. Directeur brandweer De directeur is eindverantwoordelijk voor de gehele brandweerorganisatie. Hij stuurt op hoofdlijnen, de afdelingshoofden zijn integraal verantwoordelijk voor de drie afdelingen en hebben een gezamenlijke verantwoordelijkheid voor het totale resultaat. Naast de sturing van de interne organisatie is hij adviseur van het bestuur en heeft hij een sterke externe oriëntatie. De organisatie maakt beleid, het managementteam stelt vast en de organisatie voert uit. De directeur brandweer wordt bij afwezigheid vervangen door een van de afdelingshoofden. Deze wordt aangesteld als plaatsvervangend directeur brandweer. 6

17 De directeur brandweer is samen met de directeur publieke gezondheid verantwoordelijk voor de gehele VGGM organisatie. Daarnaast is hij voorzitter van de veiligheidsdirectie. De directeur brandweer heeft, samen met zijn managementteam, als eerste standplaats de werklocatie Arnhem Rietgrachtstraat. Dit om dichtbij de ondersteunende sector facilitaire zaken en de directie volksgezondheid georganiseerd te zijn. Relatie met gemeenten Afdelingshoofden dragen in de procesgestuurde brandweerorganisatie niet alleen verantwoordelijkheid voor het primaire product dat wordt afgeleverd, maar zijn ook gezamenlijk integraal verantwoordelijk voor het totale resultaat. Zij fungeren namelijk, ook voor de andere beleidsvelden buiten de eigen afdeling om, individueel als aanspreekpunt voor een aantal gemeentelijke bestuurders. De onderlinge afstemming over de lopende zaken in de drie afdelingen is dus van cruciaal belang. Dit contact heeft betrekking op zowel de operationele gang van zaken als de zaken op strategisch niveau, zoals beleidsmatige wijzigingen, ontwikkelingen in de gemeente en aanpassingen in de dienstverleningsovereenkomst. Het procesgestuurde model biedt ruimte en regie om gemeentelijk maatwerk te kunnen leveren. Relatie met veiligheidsbureau Gelderland-Midden kent een veiligheidsbureau waarin de betrokken multidisciplinaire partners (brandweer, GHOR, politie, gemeenten, waterschap, Openbaar Ministerie en defensie) een bijdrage leveren aan het multidisciplinaire product. Het veiligheidsbureau is geen eigenstandige organisatie. De betrokken organisaties leveren elk een bijdrage in de vorm van capaciteit. Het managementteam van het veiligheidsbureau bestaat uit tactisch leidinggevenden van de parate diensten op het gebied van meldkamer, risico- en crisisbeheersing en een coördinerend functionaris namens de gemeente. Waterschap, Openbaar Ministerie en defensie zijn agendalid. Op basis van het beleidsplan Rampenbestrijding en Crisisbeheersing Gelderland-Midden wordt door het managementteam leiding gegeven aan dit bureau en de multidisciplinaire meldkamer. In de jaarplanning worden afspraken gemaakt over het aantal en het soort oefeningen, planfiguren en de te leveren capaciteit vanuit de verschillende partijen. Het managementteam van het veiligheidsbureau legt verantwoording af aan de veiligheidsdirectie. Werkzaamheden van het veiligheidsbureau vinden veelal plaats in de vorm van "projecten". Per oefening of planvorm wordt een projectleider benoemd. Vanuit de afdelingen worden de projectleden benoemd en door deze multidisciplinaire gelegenheidsteams worden de producten inclusief een evaluatie geleverd. Deze samenwerking vindt fysiek plaats in het politiebureau aan de Beekstraat in Arnhem. De brandweer zorgt voor de coördinatie en beleidsmatige ondersteuning van de werkzaamheden. De bijdrage aan het veiligheidsbureau en de coördinerende taak van de brandweer blijven ook na 04 in stand en worden ondergebracht binnen de afdeling operationele voorbereiding. Het afdelingshoofd operationele voorbereiding is de coördinator van het veiligheidsbureau. 7

18 4. Incidentbestrijding 4. Definitie Incidentbestrijding is het bestrijden van brand en het beperken en bestrijden van gevaar voor mensen en dieren bij ongevallen anders dan brand. 4. Doelstelling Incidentbestrijding heeft als taak het bestrijden van brand en het beperken en bestrijden van gevaar voor mensen en dieren bij ongevallen anders dan bij brand. Daarnaast heeft incidentbestrijding in Gelderland-Midden een First Response Brandweer taak. Om deze taken uit te voeren, kan de afdeling continu (7 dagen per week, 4 uur per dag) vrijwilligers en beroepsmedewerkers inzetten. Deze rukken uit naar de plaats van het incident, met voldoende en gekwalificeerd personeel en met adequate hulpmiddelen. 4.3 Producten, diensten en activiteiten De afdeling incidentbestrijding levert meerdere producten en diensten. De taken worden verricht op basis van wetgeving, dienstverlening, of op basis van het aannemen van een opdracht. Conform de wetgeving worden de volgende producten/diensten geleverd: Redden van mens en dier Brandbestrijding Hulpverlening Schadebeperking Stabiliseren In de regio Gelderland-Midden is als extra taak door het bestuur vastgesteld: First Response Brandweer (FRB) De afdeling incidentbestrijding zorgt eveneens voor het ontwerpen, het toepasbaar maken en het actualiseren van procedures voor de brandweerzorg. De ontwikkeling en het beheer van werkinstructies, handboeken voor bevelvoerders, Officieren van Dienst en Hoofdofficieren van Dienst maken ook deel uit van dit taakveld. De taken op dit gebied zijn meer dan alleen het beschrijven van een procedure. Het wordt uitgevoerd door medewerkers die bekend zijn met de ontwikkelingen op het desbetreffende vakgebied. De vertaling van plannen en procedures naar het meldkamerdomein en het overleg hieromtrent horen ook bij dit taakveld. 4.4 Inrichtingsprincipes Voor de afdeling incidentbestrijding blijven een groot aantal zaken gaan zoals ze op dit moment gaan in de bestaande organisaties. De kracht van de brandweer zit in de lokale aansluiting en de identiteit van de verschillende posten. De wijze waarop de posten zijn opgebouwd, is en blijft herkenbaar voor alle collega s. Voor het repressief personeel is de ploegcommandant aanspreekbaar voor de dagelijkse gang van zaken. Wat verandert, is dat meerdere posten samen een repressief cluster vormen. Het cluster wordt geleid door een clustercommandant. De herkenbaarheid /aanspreekbaarheid van direct leidinggevenden is hierbij voor iedereen van belang. De clustercommandant en de Officier van Dienst zullen regelmatig op de post zijn voor een bezoek tijdens of na de oefeningen. Vrijwilligers en beroepsmedewerkers van de afdeling incidentbestrijding kunnen dus terecht bij de eigen ploegcommandant met vragen of problemen, maar kunnen ook aankloppen bij de clustercommandant. 4.5 Gebiedsindeling Voor de repressieve organisatie hanteren we clusters van posten die samen onder de verantwoordelijkheid vallen van één clustercommandant. De repressieve sterkte per post zoals die in de huidige situatie georganiseerd is, is een gegeven. Het risicoprofiel van het ene gebied is eenmaal anders dan dat van een ander gebied in de regio. Een post heeft een of meerdere ploegcommandanten voor de aansturing van de repressieve organisatie op de post. Voor de span of control van een ploegcommandant wordt als uitgangspunt gehanteerd dat hij leiding geeft aan een 8

19 ploeg van zo'n - 8 personen. Indien de sterkte van een post groter is dan 8 personen, heeft het de voorkeur een tweede ploegcommandant aan te stellen, maar er zijn ook andere oplossingen denkbaar. Voor de indeling van de repressieve clusters is gekeken naar het aantal ploegcommandanten in relatie tot de span of control van een clustercommandant. Daarnaast is bij de inrichting van de repressieve clusters rekening gehouden met de gemeentegrenzen en de eerder afgesproken vijf OvDgebieden. In de operationele hoofdstructuur van brandweer Gelderland-Midden, die verderop in dit hoofdstuk wordt toegelicht, wordt ook uitgegaan van deze OvD-gebieden. Voor een zo optimaal mogelijke aansturing en samenwerking worden OvD-gebieden en repressieve clusters op dezelfde schaal georganiseerd. In bijlage is een overzicht te vinden van de posten in de regio en het aantal vrijwilligers en beroepsmedewerkers per post. Aan de hand daarvan is het aantal verwachte ploegcommandanten toegekend aan de posten. Dit komt uit op een aantal van 68 ploegcommandanten in de regio. Een clustercommandant kan qua taken ook weer zo'n - 8 ploegcommandanten aansturen. Uitgaande van deze uitgangspunten is de gebiedsindeling als volgt: Cluster Posten Aantal ploegcommandanten Noord West Midden Oost Zuid Barneveld Garderen Kootwijkerbroek Voorthuizen Zwartebroek Nijkerk Hoevelaken Scherpenzeel Ede Ede-Stadspoort Bennekom Lunteren Otterlo Harskamp De Valk Ederveen Wageningen Arnhem Arnhem-Zuid Doorwerth Oosterbeek Renkum/Heelsum Wolfheze Doesburg Duiven Rheden Dieren Velp Zevenaar Giesbeek Lobith Pannerden Bemmel Huissen Gendt Doornenburg Elst Heteren Oosterhout Valburg Zetten Totaal aantal ploegcommandanten De bezetting van een tankautospuit bestaat uit 6 personen. Uitgaand van een factor 00% voor de bezetting komt het neer op personen, en bij een factor van 300% gaat het over 8 personen. 9

20 Om de brandweerzorg te kunnen leveren heeft de brandweer beroepsmedewerkers en vrijwilligers paraat. Deze paraatheid is op diverse manieren vormgegeven. De korpsen Arnhem en Ede kennen een gedeeltelijke beroepsbezetting om brandweerzorg te kunnen leveren. De overige korpsen in de regio werken met vrijwilligers. Daarbij kan weer onderscheid worden gemaakt tussen posten waar alle vrijwilligers altijd gealarmeerd worden, vrijwilligers met consignatiedienst of posten waarbij vrijwilligers in een groep of sectie draaien die in een bepaalde week "dienst heeft". Posten met dagbezetting In principe kunnen medewerkers op alle 4 posten in de regio Gelderland-Midden werken. Op een aantal plekken in de regio worden specifieke werklocaties ingericht van waaruit medewerkers hoofdzakelijk uitvoering geven aan hun werkzaamheden. Alle medewerkers van de brandweer in Gelderland-Midden hebben in overleg met hun leidinggevende een eerste standplaats van waaruit zij hun werkzaamheden uitvoeren. Daarnaast kunnen medewerkers nog een aantal nevenlocaties hebben waar zij bijvoorbeeld lokaalgebonden werkzaamheden verrichten. Vanuit een aantal posten wordt overdag ondersteuning van de uitruksterkte georganiseerd. De locaties zijn gekozen aan de hand van de huidige ervaring en inzichten op welke posten in de regio Gelderland-Midden ondersteuning van de repressieve uitruksterkte in de dagsituatie noodzakelijk is, omdat de uitruk op deze posten overdag niet volledig door vrijwilligers kan worden verricht. Het ondersteunen van de repressieve uitruksterkte in de dagsituatie is geen nieuw verschijnsel. Op veel posten in de regio werken nu medewerkers met beheersmatige taken die mee kunnen uitrukken. Per korps zijn daar afspraken over gemaakt hoe deze medewerkers mee uitrukken. Op basis van de ervaring en inzichten van alle commandanten over hun eigen korps is geïnventariseerd op welke posten in de dagsituatie knelpunten zijn in de uitruksterkte en in welke mate. Hierbij is ook gekeken naar het aantal meldingen tijdens werkdagen het afgelopen jaar. Op de volgende locaties wordt, op de momenten dat er knelpunten zitten in de bezetting, op roosterbasis de ondersteuning van de uitruksterkte met maximaal twee medewerkers (bevelvoerder en chauffeur/manschap) georganiseerd: Barneveld Bemmel Dieren Doorwerth Elst Nijkerk Wageningen Zevenaar Doordat op een aantal posten medewerkers aanwezig zijn die mee kunnen uitrukken, kan een post overdag bij een melding toch uitrukken. Immers, de post hoeft niet buitendienst gesteld te worden omdat er te weinig mensen beschikbaar zijn, of er hoeft geen buurpost gealarmeerd te worden omdat na een melding er niet voldoende mensen opkomen. Er zullen afspraken gemaakt worden op de post hoe de medewerkers mee uitrukken, bijvoorbeeld dat zij pas opstappen na een aantal minuten. Er zal nadrukkelijk overleg zijn met de post over de invulling van deze ondersteuning. In Arnhem (locaties Rietgrachtstraat en Beekstraat) en Ede zijn ook drie werklocaties gevestigd voor de nieuwe brandweerorganisatie, alleen hier is geen sprake van ondersteuning van de repressieve organisatie. 0