PROJECTJOURNAAL. Processturing: focus op de interne samenwerking en de klant. Extra editie

Transcriptie

1 In deze uitgave PROJECTJOURNAAL 3 OKTOBER INTRANET VGGM EVEN VOORSTELLEN PAGINA 3» PAGINA 4» COLLECTIVITEITSKORTING EN REISTIJD SOCIAAL PLAN PAGINA 5» GELDERLAND-MIDDEN AAN DE KOOK PAGINA 6» Colofon Deze nieuwsbrief is een uitgave van Veiligheids-en Gezondheidsregio Gelderland-Midden Redactieadres Postbus 5364, 6802 EJ Arnhem Meer informatie brandweer@vggm.nl Extra editie Vorige week heb je het Projectjournaal van september 2013 ontvangen. Vanwege de grote hoeveelheid kopij hebben we toen besloten een extra editie uit te brengen. Processturing: focus op de interne samenwerking en de klant Procesgestuurd werken wordt een nieuwe manier van werken voor de brandweer. In 2012 is besloten toe te werken naar een procesgestuurde brandweerorganisatie om de samenhang en samenwerking in de organisatie inzichtelijk te maken en te bevorderen. Verder levert deze manier van werken een bijdrage aan het komen tot één werkwijze in de nieuwe organisatie. Processen centraal Procesgestuurd werken betekent dat de processen in de organisatie centraal staan. De processen kun je definiëren zodra je de producten/diensten die je aan klanten levert, helder hebt. Voorbeelden van producten zijn: de redding van mens en dier, uitrukgereed materiaal/materieel of een advies ten aanzien van een vergunning. De processen beschrijven het werk, wat verwacht wordt in het werkproces, wie betrokken is bij de werkzaamheden en met wie samenwerking moet worden gezocht. Processen verschaffen veel duidelijkheid rond het op te leveren eindresultaat, wie er samen aan werken in de organisatie en voor wie ze dat doen. Ook kunnen we tussen afdelingen en teams zo specifieke werkafspraken maken. Mensen worden in het procesgestuurde model gestimuleerd om verder te kijken dan een afgebakende taak, zij zijn medeverantwoordelijk voor een proces. Lees verder op de volgende pagina

2 2 Vervolg processturing Onze producten Het brandweermanagement heeft medio 2013 alle producten en processen van Brandweer Gelderland-Midden vastgesteld. De producten zijn weergegeven in onderstaand overzicht. In de groene blokken staan de producten bestemd voor externe klanten. Dit is dus feitelijk het bestaansrecht van de organisatie. De gele blokken geven de ondersteunende/interne producten weer die nodig zijn om de producten aan de externe klanten te kunnen leveren. (be)stuur en managementinformatie (beleids)advies risicoprofiel advies RB maatschappelijke betrokkenheid kennis en informatie risico communicatie toezicht RB vakbekwaam personeel uitrukgereed materiaal/materieel paraatheid redding mens en dier/ schade beperking objectinformatie operationele voorlichting (project)ondersteuning bereikbaarheid organisatie Totaaloverzicht producten Brandweer Gelderland-Midden Lees verder op de volgende pagina

3 3 Vervolg processturing Basisdocument processturing Er is een basisdocument processturing opgesteld als inleiding voor de nieuwe leidinggevenden en proceseigenaren. In dit document wordt toelichting gegeven over wat processturing betekent voor brandweer Gelderland- Midden en wordt ingegaan op definities en de rollen ten aanzien van processturing. Het basisdocument is in te zien via de teammanagers. Meerwaarde De meerwaarde van het werken met processen voor de brandweer is: 1. De samenhang in de activiteiten van de organisatie is duidelijk zichtbaar. 2. Het geeft een beter inzicht in hoe een specifieke taak zich verhoudt ten opzichte van het geheel, gericht op een helder geformuleerd resultaat/product. 3. De rollen van de verschillende medewerkers in een werkstroom worden inzichtelijk. 4. Klantgericht denken en externe gerichtheid worden gestimuleerd, omdat het eindresultaat en de klant centraal staan. 5. Zelfsturing is beter mogelijk omdat de kaders duidelijk(er) worden vastgelegd. Met een medewerker worden resultaatafspraken gemaakt van wat er in een bepaalde periode van hem verwacht wordt. Intranet VGGM P&O ontvangt regelmatig vragen over de arbeidsvoorwaarden van VGGM. Deze vragen gaan over onderwerpen die niet in het sociaal plan zijn opgenomen. VGGM heeft deze arbeidsvoorwaarden op haar intranet staan. Vanaf heden kan elke brandweermedewerker op het intranet kijken. Website: Inlognaam: vrijw-brw Wachtwoord: Welkom123 (hoofdletter W) Begin januari aan het werk Collega s die op 2 en 3 januari 2014 werken, kunnen die twee dagen het beste naar hun oude werkplek gaan. In verband met weekroosters en planningen is het handig als iedereen op maandag 6 januari 2014 start op zijn of haar nieuwe werkplek. Die dag wordt ook aangegrepen als markering van de start in onze nieuwe organisatie. Informatie over eventuele verhuizingen volgt in het volgende projectjournaal. P&O is nog hard bezig met het verder updaten van de informatie. Dus mocht je vragen hebben, stel ze gerust via de mail aan Janneke Snellink (janneke.snellink@vggm.nl) of Patricia Degen (patricia.degen@ede.nl).

4 4 Even voorstellen In deze rubriek stellen alle nieuw benoemde teammanagers zich bij toerbeurt voor. Niet allemaal tegelijk gelukkig, maar zo n twee tot drie managers per editie zodat je gezichten en verhalen daarbij hopelijk een beetje kunt onthouden. Henk Kamerbeek Teammanager brandveiligheidszorg Rivieren Had jij ooit gedacht dat jij dát zou worden? Dat is de vraag die bij mij opkwam, nadat ik telefonisch van Paul Joosten te horen had gekregen dat ik deze functie mag gaan vervullen. Het antwoord op deze vraag is voor mij duidelijk. Als iemand op mijn zestiende had gezegd dat ik bij de brandweer een dergelijke functie zou gaan krijgen, had ik gezegd dat hij zich moest laten nakijken. Maar, het is toch zover gekomen. Hoe ben ik dan hier gekomen? Om mijn hele loopbaan uit de doeken te doen, gaat nu te ver. De weg naar de brandweer is ongeveer verlopen van timmerman, naar tekenaar, naar onderhoudsopzichter, naar opzichter bouwtoezicht, naar vrijwillig brandweerman tot preventist brandpreventie en gastdocent bij het Instituut Fysieke Veiligheid (IFV). En nu dan uiteindelijk teammanager. Dat dit niet zonder de noodzakelijke avondstudies gepaard is gegaan, heb ik ook mogen ervaren. Is er dan nog iets anders dan de brandweer? Natuurlijk. Naast mijn vrouw en kinderen mag ik erg graag veel klussen aan en in huis, gitaar spelen en met onze caravan lekker in Nederland op vakantie gaan. Als je op je 55ste nog een nieuwe uitdaging mag aangaan, ervaar ik dat als een unieke kans. Het mooie aan deze kans is om met nog meer collega's de brandveiligheid op een hoger planniveau te brengen. Dat wij er nog lang niet zijn, leren de incidenten ons dagelijks. De komende jaren wil ik zo invulling gaan geven aan ons werk, dat wij naast regelgericht ook juist risicogericht gaan werken. Waarbij de verantwoordelijkheid voor eigen veiligheid ook duidelijk bij eenieder aanwezig is en het onnodig gepamper zoveel als mogelijk voorbij is. En dat in een werkomgeving waarbinnen in onze regio op een eenduidige manier wordt gewerkt. Afsluitend ben ik blij met mijn nieuwe functie, heb ik erg veel zin in de nieuwe organisatie en zie ik een enorme uitdaging. Over ongeveer vijf jaar hoop ik dat wij kunnen zeggen dat de regionalisering ons heel veel goede dingen heeft gebracht. Tot die tijd zullen er nog een hoop hobbels genomen moeten worden. Maar, met ons allen gaat dat zeker lukken!

5 5 Collectiviteitskorting Met het terugsturen van de statusdocumenten zijn er vragen binnengekomen over collectiviteitskorting bij (persoonlijke) verzekeringen. Het kan zijn dat je nu via je werkgever korting hebt op bijvoorbeeld je autoverzekering. Iedereen is zelf verantwoordelijk om bij de verzekeraar aan te geven dat hij/zij niet meer werkzaam is bij de betreffende gemeente. Hierdoor verlies je mogelijk je huidige collectiviteitskorting. VGGM heeft collectiviteitskorting bedongen bij een aantal verzekeringsmaatschappijen. Deze verzekeringen sluit je zelf af, het is geen verplichting en VGGM zit er verder niet tussen. Op het intranet van VGGM vind je meer informatie over deze collectieve overeenkomsten met verzekeraars. Ga naar 'P&O' en vervolgens naar 'collectiviteitskorting'. Reistijd sociaal plan De interpretatie van het sociaal plan op artikel is door VGGM niet helemaal juist blijkt na overleg met het BGO. Wanneer de extra reistijd meer dan 15 minuten is, mag de volledige extra reistijd gezien worden als werktijd. Artikel Indien de extra reistijd als gevolg van de locatiewijziging meer dan 15 minuten voor een enkele reis bedraagt, geldt de meerdere reistijd als diensttijd. Dit geldt voor de heen- en terugreis en geldt 5 jaar. Hieronder een voorbeeld om dit uit te leggen: Wanneer de extra reistijd bijvoorbeeld 8 minuten bedraagt, dan wordt de reistijd niet als werktijd gezien. Is de extra reistijd bijvoorbeeld 17 minuten dan wordt die volledige tijd als werktijd gezien (en dus niet 2 minuten zoals dit eerder is gecommuniceerd). Berekeningswijze De extra reistijd wordt als volgt berekend: tijd voor de afstand tussen huisadres en de nieuwe locatie min de tijd voor de afstand tussen huisadres en huidige werklocatie. Wanneer de uitkomst hiervan meer dan 15 minuten is, mag dus de volledige extra reistijd gezien worden als werktijd. P&O rekent met behulp van Routenet, meest optimale route, de afstand en tijd uit. P&O zal er voor zorgen dat bij de definitieve plaatsingsbesluiten de reistijd goed verwerkt zal zijn in het statusoverzicht.

6 6 Gelderland-Midden aan de kook De brandweer in Nederland slaat haar handen ineen om een gezamenlijk kookboek te maken. Een kookboek voor en door de brandweer doorspekt met de trots, passie en liefde voor het brandweervak. Begin september konden collega s deelnemen aan de kookworkshop in Ede. Bij deze workshop werden de messen geslepen voor een Oosters wokgerecht. Het bonte gezelschap van vrijwillige en beroepsmedewerkers verdeelden de taken feilloos. Tien minuutjes hak en snijwerk later, verspreidden de geuren van kruidige bouillon en gebakken spekjes zich door de remise. Op een van de tafels drupte water, vlak naast een pan soep. Dit werd veroorzaak door een lekkende ontvochtiger bovenin de remise. Ach dat hoort er allemaal bij als je tussen de rode wagens aan de kook gaat! Na een half uurtje werken begonnen de verschillende gangen steeds meer vorm te krijgen. Dienstdoende ploeg De geuren moeten zich waarschijnlijk vanuit de remise door het hele gebouw hebben verspreid want op enig moment vlogen de toegangsdeuren tot de remise open en kwam de dienstdoende beroepsploeg naar binnen: netjes in rij, en luid kloppend met bestek op de meegebrachte borden. Ze vroegen zich af wanneer ze aan konden schuiven en hadden voor de gelegenheid zelfs netjes een slabbetje omgedaan. Hetgeen een hoop hilariteit opleverde, maar de mannen moesten toch teleurgesteld worden. De meeste andere collega s uit het gebouw konden het ook niet laten om te komen kijken waardoor de workshop deels uitliep op een gezellige reünie. Het eten werd in de kantine opgediend waar de makers van elke afzonderlijke gang werden voorzien van commentaar vanuit de rest van de kookploeg. Kijk voor meer informatie over Brandweer aan de kook op:

7 7 Nieuws van buiten Onderzoek brandweervrijwilligers en hun keuze Hallo brandweervrijwilligers, Mijn naam is Tamo Vogel en naast vrijwillig brandweerman in Eibergen (Noord- en Oost Gelderland) ben ik student aan de opleiding Public Safety van de Universiteit Twente. Binnen mijn afstudeeropdracht onderzoek ik hoe brandweervrijwilligers tegenover hun toekomst binnen de brandweer staan en welke factoren nu daadwerkelijk van invloed zijn op de keuze om actief te blijven. Hierbij heb ik uw hulp nodig. Dat de brandweer de laatste paar jaar veel ontwikkelingen doormaakt zult u waarschijnlijk hebben gemerkt. Regelmatig komen er berichten naar buiten dat vrijwilligers minder plezier hebben in het werken bij de brandweer en er over denken om te stoppen met het vrijwilligersschap. Met mijn onderzoek wil ik dit op wetenschappelijke basis nagaan en analyseren welke factoren en ontwikkelingen een positieve of negatieve invloed hebben op uw motivatie. De laatste tijd zult u waarschijnlijk vaker benaderd zijn voor het meewerken aan een enquête. Om mijn onderzoek te laten slagen is het noodzakelijk dat ik voldoende deelnemers krijg. Met uw deelname helpt u mij enorm en levert u een belangrijke bijdrage aan een goed beeld van de keuze van brandweervrijwilligers over hun toekomst. Voor deelname aan de online enquête kunt u op onderstaande link klikken of deze kopiëren in uw webbrowser: Ik hoop dat u wilt meewerken aan mijn onderzoek. Alvast hartelijk bedankt! Tamo Vogel t.r.vogel@student.utwente.nl Met de resultaten kunnen we een toekomstverwachting schetsen over de keuzes van brandweervrijwilligers en proberen we te laten zien hoe deze keuze is opgebouwd. Op deze manier kunnen we bekijken waar eventuele knelpunten liggen en hoe gestuurd kan worden om vrijwilligers beter te behouden voor ons mooie vak.