UITNODIGING VAN DE VEB VOOR DE ALGEMENE LEDENVERGADERING

Transcriptie

1 Geachte Leden, UITNODIGING VAN DE VEB VOOR DE ALGEMENE LEDENVERGADERING Leiderdorp, juli 2016 Het Bestuur van de Vereniging tot Exploitatie van het Gebouw Bernhardstraat te Leiderdorp nodigt u hierbij uit tot het bijwonen van de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering, die gehouden zal worden op 19 september 2016 in het clubgebouw Bernhardstraat 3 te Leiderdorp, voorafgaand aan de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering van de Leiderdorpse Bridge Club. Agenda 1. Opening 2. Vaststelling agenda 3. Mededelingen en ingekomen stukken 4. Verslag van de Algemene Ledenvergadering, gehouden op 28 september Jaarverslag 6. Financieel verslag van de penningmeester 7. Verslag van de kascommissie 8. Benoeming nieuwe kascommissie 9. Begroting Bestuursverkiezing Voor de functie van bestuurslid technische commissie is nog steeds geen kandidaat gevonden. De functie blijft vooralsnog dan ook vacant. Het bestuur blijft vooralsnog ongewijzigd. 11. W.v.t.t.k. en rondvraag. 12. Sluiting Namens het Bestuur: Bert Friele, Secretaris 1

2 2 VERSLAG ALGEMENE LEDENVERGADERING VAN 28 SEPTEMBER Opening De voorzitter opent om 21.05uur de vergadering en heet de aanwezigen welkom. 2. Vaststelling agenda De agenda wordt vastgesteld conform de beschrijving in de uitnodiging voor de vergadering. 3. Mededelingen en Ingekomen Stukken Er zijn geen mededelingen. Afmelding voor de vergadering is ontvangen van de leden Mieneke van Dooren, Jouko en Wil Renquist en Jan van Hooidonk. Er zijn geen verdere ingekomen stukken. 4. Verslag van de Algemene Ledenvergadering, gehouden op 22 september 2014 Er zijn geen op- en aanmerkingen betreffende het verslag dat wordt vastgesteld onder dankzegging aan de secretaris. 5. Jaarverslag Op het jaarverslag van de voorzitter zijn geen op- of aanmerkingen. Met betrekking tot het verslag van de Bouw-technische commissie merkt Theo van de Laar dat ten rechte slechts twee van de zeven verwarmingsketels in aanmerking komen voor vervanging. Kees van Bezooijen merkt op dat zorgvuldiger moet worden omgesprongen met het sluiten van de deuren om beschadiging te voorkomen. Klaas Timmerman meldt dat op woensdagmiddag de verwarming onnodig verwarmde. Achteraf bleek dat het gevolg te zijn van defecte batterijen. 6. Financieel jaarverslag van de penningmeester De Penningmeester licht zijn financieel verslag toe. De winst het afgelopen jaar bedroeg 7000,- en het vermogen ,- Naar aanleiding van een vraag van Cor de Jong wordt meegedeeld dat zowel de VEB als de SDL niet btw-plichtig zijn. Balans en exploitatierekening geven geen reden tot vragen en opmerkingen.

3 7. Verslag van de kascommissie Floor Berkhout doet mede namens Corrie Boin verslag van de gehouden kascontrole. Hij complimenteert de penningmeester met diens presentatie en deelt mee, dat de balans een getrouw beeld geeft van de financiële positie van de vereniging en dat in de exploitatierekening de geldstromen duidelijk zijn weergegeven. Op voorstel van de commissie wordt het bestuur decharge verleend voor het gevoerde financieel beleid. 8. Benoeming van de nieuwe kascommissie Corrie Boin wordt bedankt voor haar inzet in de kascommissie. Hiermee wordt Floor Berkhout eerste commissielid en reserve lid Jan Slats wordt tweede commissielid. Cor de Jong stelt zich beschikbaar als reserve-lid. 9. Begroting 2015/2016 De begroting voor het komende jaar is sluitend en geeft geen aanleiding tot vragen en opmerkingen aan penningmeester Fred van der Laan. Vervolgens wordt de begroting derhalve ongewijzigd goedgekeurd onder dankzegging aan de penningmeester. 10. Bestuursverkiezing Wegens het ontbreken van een opvolger heeft Bert Friele het afgelopen jaar de functie van secretaris waargenomen. Nu hij weer verkiesbaar is hij bereid deze functie voor de komende periode weer op zich te nemen. Het bestuur draagt hem hierbij voor aan de vergadering De vergadering geeft met applaus te kennen met het voorstel in te stemmen. Naar aanleiding van de opmerking dat nog steeds geen voorzitter voor de Bouw-technische commissie is gevonden, merkt Kees van Bezooijen op, dat een algemene oproep in de Acol-lade niet werkt en dus een persoonlijke benadering nodig. Waarvan acte. 11. Wat verder ter tafel komt en rondvraag In de vergadering van de Barcommissie heeft men om medische redenen afscheid moeten nemen van Bep Verduin die lange tijd de functie van secretaris heeft vervuld. De voorzitter bedankt haar nogmaals voor de gepleegde inspanningen en overhandigt haar een bos bloemen. Voorzitter deelt mee dat het bestuur voornemens is te stoppen met het jaarlijks verstrekken van kerstpakketten aan de vrijwilligers, van wege de hoge kosten. In plaats daarvan wordt een VVV-cadeaubon gegeven. 3

4 Van verschillende kanten uit de vergadering is er ruime oppositie tegen dit voornemen. Men vindt een cadeaubon te onpersoonlijk terwijl onze financiële positie het verstrekken van de pakketten best toestaat. Bovendien blijkt dat de kerstpakketten worden betaald door de SDL. Daartegenover wordt opgemerkt dat de vereniging in de nabije toekomst te maken krijgen met hoge kosten voor de instandhouding van ons gebouw. De kosten van de pakketten vallen daarbij in het niet vindt men, terwijl de vrijwilligers ons hoogste goed zijn. Alles overziend deelt de voorzitter mee dat het bestuur zich nogmaals over deze zaak zal beraden. Josė Velenturf stelt de vraag of het overwegen waard is om zonnepanelen aan te schaffen. Gezien ons verwarmingspatroon lijkt dit geen aantrekkelijke optie. Piet Schoorl deelt mee dat hij is afgetreden als voorzitter van de Stichting Denksportcentrum Leiderdorp, de SDL. Hij is opgevolgd door Wiet Schiethart. In aanvulling daarop wordt meegedeeld dat het bestuur van de SDL bestaat uit een onafhankelijke voorzitter en van LBC en VEB elk twee bestuursleden. Vervolgens komt de financiële positie van de Stichting ter sprake. De SDL kent als stichting geen leden en is juridisch niet verplicht verantwoording af te leggen aan LBC. Het blijkt dat men het een gemis vindt dat weinig of geen inzicht bestaat in de financiën. Daarover zal nader worden overlegd. Han van de Water merkt op dat zij de zalen onvoldoende warm vindt. Dit is een langlopend en moeilijk onderwerp van discussie. Voor de een te warm, voor een ander te koud. Er wordt echter aandacht aan besteed en aan een oplossing gewerkt. Theo van de Laar vraagt, wanneer men een mededeling op het attentiebord zet, deze te voorzien van een naam, zodat het gemakkelijker wordt een reactie te geven. Floor Berkhout vraagt de besturen van VEB en LBC te overwegen om dezelfde methodiek te gebruiken van financiële verantwoording en balans. Hierdoor wordt de beoordeling inzichtelijker en eenvoudiger. 4

5 12 Sluiting Voorzitter bedankt alle aanwezigen voor hun inbreng tijdens de vergadering en voor het vertrouwen aan het bestuur geschonken. Vervolgens sluit hij ten uur uur de vergadering. Leiderdorp, 13 oktober 2015 Paul de Jonge, voorzitter Bert Friele, secretaris Jaarverslag VEB Bestuur: Paul de Jonge, voorzitter Bert Friele, secretaris Fred van der Laan, penningmeester Joyce Truffino, huishoudelijke dienst vacature bouwtechnische commissie Bert de Klein, lid Bouwtechnische commissie: vacature voorzitter Han Jansen, lid Piet van Weelden, lid Jan Slats, lid Barcommissie Paul de Jonge, voorzitter Tine Huiberts, secretaris Koos vd Meer, speciale activiteiten(?) Bevoorrading en weekdiensten: Piet Dijkstra Koos vd Meer Jan Lam Herman Bavinck 5

6 Leden barcommissie: Herman Bavinck Rien Bell Kees van Bezooijen Cor de Boer Corry Boin Piet Dijkstra Guus Gauw Jaap Groen Jan van Hooidonk Wik Horn Reini Hulsker Jan Lam Anne Miek Manhoudt Koos van der Meer Loes Overdevest Trudy van Piere Koos Ras Jouko Renqvist Piet Schoorl Toos van Tol Wim Van Anneke van der Velde Carla Veijgen Frans Wierdsma Kascommissie: Floor Berkhout Jan Slats Cor de Jong (reserve) Vergaderingen: Algemene jaarvergadering: 28 september 2015 Bestuursvergaderingen: 4 (12/10/2015; 25/01/2016; 09/5/2016; 11/07/2016) Vergaderingen barcommissie: 1 (19/08/2015) Jaarverslag van de voorzitter Het afgelopen jaar stond vooral in het teken van de ventilatie en verwarming van het gebouw. Onderzoek heeft uitgewezen, dat de bestaande installatie voldoende capaciteit heeft om het gebouw te verwarmen. De hete lucht verwarming is overbodig en is daarom afgesloten en verwijderd. Er zijn 2 nieuwe verwarmingsketels geplaatst en er is een nieuw thermostaat geplaatst in de rokersruimte. Plan is om de thermostaat die de hartenzaal en schoppenzaal verwarmt te vernieuwen en te verplaatsen. Daarna is het slechts zaak de zaak goed af te regelen, waarbij het onmogelijk is het iedereen naar de zin te maken. Voor de een zal het te koud zijn en voor de ander te warm. 6

7 Bij het onderzoek naar de ventilatie bleek er gelukkig geen asbest in het gebouw aanwezig te zijn. Daardoor kan in augustus de eerste stap gezet worden in het opknappen van het gebouw. Dan wordt in de barzaal het afzuigkanaal van de hete lucht verwarming verwijderd en wordt er een verlaagd plafond aangebracht met ingebouwde verlichting. Een commissie zal zich gaan buigen over verdere stappen ter verfraaiing van deze ruimte. Achter de bar is vrijwilliger Luuk Hulsbos in oktober vervangen door Marco Vierkant. Koos van der Meer liet ons schrikken door twee keer kort achter elkaar in het ziekenhuis te belanden, maar heeft inmiddels zijn werkzaamheden weer volop hervat. De Bouwtechnische Commissie raakte Theo van der Laar kwijt. Eerst werd hij tijdelijk uitgeschakeld door een hartaanval en na zijn herstel besloot hij zijn werkzaamheden te staken. Wij zijn hem allemaal dankbaar voor het vele werk dat hij verricht heeft en hebben in kleine kring op passende wijze afscheid van hem genomen. Naar aanleiding van de discussie in de vorige ALV heeft de VEB besloten de kerstpakketten te handhaven en elke vrijwilliger heeft er met kerst een mogen ontvangen. De vrijwilligers van de VEB hebben bovendien als dank hun traditionele etentje bij Indrapoera gehad. De enige extra activiteit voor de VEB was dit jaar het Senioren paren kampioenschap in februari. De VEB heeft voor een lunch gezorgd en een hapje en een drankje. Deze drukbezochte zondag was een goede promotie voor onze club. Daarnaast heeft de VEB haar traditionele taken verricht te weten zorgen voor barbezetting, kassadienst, vuilafvoer, klein onderhoud en het draaien van de bar. 7

8 inkoopprijzen. EXPLOITATIEREKENING OVER 2015/2016 EN BEGROTING 2016/2017 In EXPLOITATIEREKENING het afgelopen boekjaar OVER is een 2015/2016 begin gemaakt EN BEGROTING met het opschonen 2016/2017 van het archief van de VEB. Omschrijving lasten rekening rekening begroting begroting De Omschrijving belangrijkste baten verschillen ten opzichte 2014/2015 rekening van de begroting 2015/2016 rekeningzijn 2015/2016 begroting : 2016/2017 begroting 2014/ / / /2017 Indirecte kosten Huur Overige Bernhardstraat baten kosten kosten baten baten Schoonmaken Rente gebouw kostprijs Bewaking consumpties gebouw Diversen Verslag van de lagere Bouwtechnische hogere lagere Commissie: hogere Zoals gas, Gas, en eerder vermeld ontbreekt Sponsoring water en elektriciteit het de BTC nog steeds aan een gebouw: voorzitter. Overig onderhoud, bewaking Verhuur gebouwmede gebouwdaarom zijn wij veel dank verschuldigd aan Han Jansen, en Tuin schoonhouden Ontrekking parkeerterrein uit eigen vermogen Piet tuin Algemene en parkeerterrein van kostenweelden en 986 Jan 300 Slats 741 die in het afgelopen jaar elke donderdagochtend onvoorzien veel werk Representatie 706 verzet 715 hebben Naast de routinematige algemene kosten, representatie 540 werkzaamheden Bijdrage jubileum LBC zoals: tuinonderhoud, klein straatwerk, 400 bardiensten 125 schoonhouden Bardiensten van overige het kosten dak bar en het vervangen van 300 lampen, zijn het afgelopen jaar de Overige kosten bar opbrengst barverkopen BALANS 349 PER 30 JUNI volgende Afschrijving vaatwasmachine werkzaamheden 400 uitgevoerd 400 reparaties aan het sanitair o.a. overige baten 120 spoelbak Aktiva Totaal Onvoorzien bar en bedrag spoelbak bedrag toilet, Passiva 0vastzetten bedrag regenwaterafvoer bedrag 120 reparatie kozijnen schoppenzaal, reparatie geluidsinstallatie, vervangen twee cv Totaal indirecte kosten ketels, isoleren verwarmingsbuizen in de technische ruimte van de Om Totaal tot overige een sluitende baten begroting voor het seizoen 2016/ te komen is een onttrekking uit het barzaal, Vaste eigen Kostprijs Activa vermogen Consumpties vervangen van noodzakelijk tl balken Gezien Afschrijving de hoogte en van nood- vaste het activa eigen en vermogen buitenverlichting, lijkt dat reparatie koffiemachine, geen Diverse Baten probleem Consumpties bieren te zijn vervangen slot hek, afwerking plafond ter hoogte van de Voorraden Wel moet rekening mee worden gehouden dat Voorzieningen een beperkt deel van het eigen vermogen2.500 Diverse fris, bieren sap en soep doorvoer wellicht Gedestilleerd ingezet cv gaat ketels, worden om een opnieuw deel van de aanbrengen komende verbouwingskosten van dakbedekking mee te dekken. tussenruimte Te Div. vorderen fris, sap en en bouillon harten Aan Wijnen het begin van het schoppenzaal, seizoen 2016/2017 zal door overbodige de VEB een enquette bekabeling worden gehouden weggehaald in de vooruitbetaald Gedestilleerd Eigen vermogen over een eventuele aanpassing van de te verkopen artikelen aan bar. barruimte. Koffie, WijnenThee e.d. Sommige werkzaamheden zijn door derden uitgevoerd, Vanwege Snacks bovengenoemde enquette en de 955 andere Te invulling betalen 901en van de woensdagavond 900bij Thee en koffie begeleid door leden van de bouwtechnische commissie. Liquide LBC Overige zullen de verkoopprijzen van de consumpties aan de bar voorlopig gelijk blijven. Snacks middelen kosten consumpties vooruitontvangen Overige baten consumpties 181 De Totaal penningmeester, Kostprijs Consumpties Fred Totaal van Baten der Laan Consumpties Voordelig saldo Totaal Nadelig Generaal saldo Totaal Generaal

9 Verslag van de penningmeester Het seizoen 2015/2016 is afgesloten met een winst van 3.902,13. Het exploitatieoverschot is ten gunste van het eigen vermogen gebracht. Het eigen vermogen stijgt van ,02 naar ,15. De begroting 2015/2016 was sluitend. De voorraad drank, koffie, thee en bouillon zijn gewaardeerd tegen de laatst bekende inkoopprijzen. In het afgelopen boekjaar is een begin gemaakt met het opschonen van het archief van de VEB. De belangrijkste verschillen ten opzichte van de begroting zijn : lagere hogere lagere hogere kosten kosten baten baten kostprijs consumpties gas, water en elektriciteit gebouw: onderhoud, bewaking en schoonhouden tuin en parkeerterrein 300 onvoorzien algemene kosten, representatie 540 bardiensten 125 overige kosten bar 300 opbrengst barverkopen overige baten 120 Totaal Om tot een sluitende begroting voor het seizoen 2016/2017 te komen is een onttrekking uit het eigen vermogen van noodzakelijk. Gezien de hoogte van het eigen vermogen lijkt dat geen probleem te zijn. Wel moet er rekening mee worden gehouden dat een beperkt deel van het eigen vermogen wellicht ingezet gaat worden om een deel van de komende verbouwingskosten mee te dekken. Aan het begin van het seizoen 2016/2017 zal door de VEB een enquette worden gehouden over een eventuele aanpassing van de te verkopen artikelen aan de bar. Vanwege bovengenoemde enquette en de andere invulling van de woensdagavond bij LBC zullen de verkoopprijzen van de consumpties aan de bar voorlopig gelijk blijven. De penningmeester, Fred van der Laan 9

10 BALANS PER 30 JUNI 2016 Aktiva bedrag bedrag Passiva bedrag bedrag Vaste Activa Afschrijving vaste activa Voorraden Voorzieningen Te vorderen en vooruitbetaald Eigen vermogen Liquide middelen Te betalen en vooruitontvangen

11 EXPLOITATIEREKENING OVER 2015/2016 EN BEGROTING 2016/2017 Omschrijving lasten rekening rekening begroting begroting 2014/ / / /2017 Indirecte kosten Huur Bernhardstraat Schoonmaken gebouw Bewaking gebouw Gas, water en elektriciteit Overig onderhoud gebouw Tuin en parkeerterrein Algemene kosten Representatie Bijdrage jubileum LBC Bardiensten Overige kosten bar Afschrijving vaatwasmachine Onvoorzien Totaal indirecte kosten Kostprijs Consumpties Diverse bieren Diverse fris, sap en soep Gedestilleerd Wijnen Koffie, Thee e.d Snacks Overige kosten consumpties Totaal Kostprijs Consumpties Voordelig saldo Totaal Generaal

12 EXPLOITATIEREKENING OVER 2015/2016 EN BEGROTING 2016/2017 Omschrijving baten rekening rekening begroting begroting 2014/ / / /2017 Overige baten Rente Diversen Sponsoring Verhuur gebouw Ontrekking uit eigen vermogen Totaal overige baten Baten Consumpties Diverse bieren Div. fris, sap en bouillon Gedestilleerd Wijnen Thee en koffie Snacks Overige baten consumpties 181 Totaal Baten Consumpties Nadelig saldo Totaal Generaal