VERENIGING TOT EXPLOITATIE GEBOUW BERNHARDSTRAAT

Transcriptie

1 VERENIGING TOT EXPLOITATIE GEBOUW BERNHARDSTRAAT Geachte Leden, Leiderdorp, juli 2014 Het Bestuur van de Vereniging tot Exploitatie van het Gebouw Bernhardstraat te Leiderdorp nodigt u hierbij uit tot het bijwonen van de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering, die gehouden zal worden op maandagavond 22 september 2014 in het clubgebouw Bernhardstraat 3 te Leiderdorp, voorafgaand aan de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering van de Leiderdorpse Bridge Club. Aanvang uur. Agenda 1. Opening. 2. Vaststelling agenda. 3. Mededelingen en ingekomen stukken. 4. Verslag van de Algemene Ledenvergadering, gehouden op 21 september Jaarverslag. 6. Financieel verslag van de penningmeester. 7. Verslag van de kascommissie. 8. Benoeming nieuwe kascommissie. 9. Begroting W.v.t.t.k. en rondvraag. 11. Sluiting. Namens het Bestuur van de VEB, Bert Friele, secretaris. 1

2 Verslag Algemene Ledenvergadering van 21 september Opening De voorzitter opent om uur de vergadering en heet een ieder welkom. 2. Vaststelling agenda Op voorstel van de voorzitter worden aan de agenda onder punt 9 agendapunten toegevoegd: - Drank- en Horecawet - Inrichting Barzaal twee 3. Mededelingen en Ingekomen Stukken Er zijn geen ingekomen stukken en verder mededelingen. 4. Verslag van de Algemene Ledenvergadering, gehouden op 24 september 2012 Er wordt opgemerkt dat in het verslag sprake is van een bedrag van 5000,- dat alsnog aan de Belastingen moet worden afgedragen. Achteraf is gebleken dat het om een bedrag van 6000,- gaat. Er zijn geen verdere op- en aanmerkingen betreffende het verslag dat hiermee wordt vastgesteld onder dankzegging aan de secretaris. 5. Jaarverslag In zijn toelichting deelt de voorzitter mee, dat zowel in 2012 als in 2013 een noodzakelijke prijsverhoging van de consumpties heeft moeten plaatsvinden. Naast hogere inkoopsprijzen is verminderde omzet hier debet aan. Er wordt erop aangedrongen dat een en ander voortaan beter moet worden duidelijk gemaakt. In antwoord op een vraag over de bouwtechnische commissie blijkt dat het onderhoud van de puien van ons gebouw voor rekening komt van het Stichtingsbestuur. Aansluitend daarop wordt wederom gevraagd om ondersteuning voor de bouwtechnische commissie. Voor het geven van klein onderhoud, het uitvoeren van eenvoudige klussen, is dringend behoefte aan helpende handen. 2

3 6. Financieel jaarverslag van de penningmeester Penningmeester Fred van der Laan geeft een korte toelichting op het financieel verslag. Met betrekking tot de teruglopende omzet merkt Han van de Water op dat de kwaliteit van de witte wijn en de droge sherry niet aan de eisen voldoet. Verder wordt opgemerkt dat het gratis verstrekken van drink(leiding)water ook schoonmaken van de glazen en verdere handelingen vereist, zodat het vragen van een (kleine) vergoeding in de rede ligt. Floor Berkhout merkt ter zake op dat dit wel een goede uitleg aan de leden behoeft, om onbegrip te voorkomen. Voorzitter zegt toe hier nader overleg te zullen voeren. Verder wordt aandacht gevraagd voor geconstateerd schenkverlies. Hierop komt aan de orde dat barcommissieleden tijdens hun functie gratis kunnen drinken. Ook hier zou sprake kunnen zijn van enige versobering. Voorzitter merkt op, dat over het algemeen geen sprake is van misbruik en dat men zich moet realiseren dat het gaat om vrijwilligers die zich voor het welzijn van onze vereniging inzetten. In aansluiting hierop wordt opgemerkt, dat een schenkverlies van 2000,- fors lijkt, maar in feite slechts een gering percentage van de totale omzet betreft. 7. Verslag van de kascommissie Liesbeth Schenk doet mede namens Theo van de Laar verslag van de gehouden kascontrole. Zij deelt namens de commissie mee, dat de balans een getrouw beeld geeft van de financiële positie van de vereniging en dat in de exploitatierekening de geldstromen duidelijk zijn weergegeven. Verder spreekt de commissie haar waardering uit over de wijze waarop de penningmeester de kascontrolecommissie heeft geholpen bij haar werk. Op voorstel van de commissie wordt het bestuur decharge verleend voor het gevoerde financieel beleid. 8. Benoeming van de nieuwe kascommissie Liesbeth Schenk wordt bedankt voor haar inzet in de kascommissie. Hiermee wordt Theo van de Laar eerste commissielid en reserve lid Corrie Boin wordt tweede commissielid. Floor Berkhout stelt zich beschikbaar als reserve-lid. 9. Begroting 2012/2013 De penningmeester licht de begroting voor het komende jaar kort toe. Jacques Serdijn vraagt zich af waarom de verkoopsprijzen ten opzichte van de inkoopsprijzen wel twee of drie keer over de kop zijn gegaan. De penningmeester deelt mee dat dit zijn oorzaak heeft in het verleden. 3

4 Er zijn geen verder op- of aanmerkingen waarop de begroting ongewijzigd wordt goedgekeurd onder dankzegging aan de penningmeester Consequenties Drank- en Horecawet De voorzitter geeft hiervoor het woord aan de secretaris die verslag doet van een bijeenkomst van verenigingen in Leiderdorp waar drankgebruik voorkomt, met de gemeente Leiderdorp. Onderwerp was een concept wijziging van de Algemene Plaatselijke Verordening ter uitvoering van de gewijzigde Drank- en Horecawet betreffende de paracommercie: verenigingen en stichtingen die horeca-activiteiten ontplooien die losstaan van de hoofddoelstelling. Tijdens de bijeenkomst werd een voorstel regeling voorgelegd, die onder meer met betrekking tot de tijden waarom drank zou mogen worden geschonken voor onze, en andere verenigingen beslist onaanvaardbaar zijn. Inmiddels is conform afspraak ons commentaar per naar de gemeente gestuurd. Wachten is nu op een reactie van gemeentezijde. Hans den Hartog geeft in overweging bij gebleken behoefte hulp van de Nederlandse Bridge Bond in te schakelen. Waarvan acte Inrichting Barzaal Voorzitter deelt mee dat een onderzoek is gestart naar een verbetering van de inrichting van de barzaal onder meer met betrekking tot aankleding, gordijnen, verlichting en dergelijke. Essentieel daarbij is aanpassing van de huidige verwarming en ventilatie omdat die van grote invloed is op de verdere mogelijkheden. Hiervoor is nog nader onderzoek nodig die in de komende tijd gaat plaatsvinden. De vergadering neemt de plannen voor kennisgeving aan. 10. Samenstelling VEB-bestuur Voorzitter deelt mee dat Syb Gorter zich helaas door gezondheidsproblemen genoodzaakt voelt zijn functie als voorzitter van de bouwtechnische commissie en lid van het bestuur te beëindigen. Hij wordt uitvoerig bedankt voor de door hem bewezen diensten. Verder wordt naarstig gezocht naar een opvolger. Ook wordt afscheid genomen van het bestuurslid Joyce Truffino vanwege het overschrijden van het maximaal toegestane aantal jaren als lid van het bestuur. Naast een woord van dank voor haar jarenlange inzet voor het interieur van ons gebouw, krijgt zij een bos bloemen. Gelukkig blijft Joyce zich beschikbaar stellen als adviseur van het bestuur. 4

5 Ter uitbreiding van het bestuur wordt een nieuw bestuurslid in de persoon van Paul de Jonge voorgedragen. Vooralsnog heeft hij geen specifiek takenpakket. De vergadering geeft met applaus kennis van haar instemming met de voordracht waarop Paul de Jonge als nieuw bestuurslid aan de bestuurstafel plaats neemt. 11. W.v.t.t.k. en rondvraag Nel van Klaveren deelt mee dat bij openen van de ijskast een onaangename stank moest worden geconstateerd. Nader onderzoek zal plaatsvinden. Liesbeth de Vrind neemt het woord en spreekt namens de vergadering een woord van dank uit tot het VEB-bestuur voor haar inzet voor onze vereniging in het afgelopen jaar. De vergadering geeft met applaus haar instemming hiermee aan. 12. Sluiting Vz. bedankt alle aanwezigen voor hun inbreng en voor het vertrouwen aan het bestuur geschonken. Vervolgens sluit hij ten uur de vergadering. Leiderdorp, 16 oktober 2013 Piet Jansen, voorzitter Bert Friele, secretaris 5

6 Vereniging tot Exploitatie Gebouw Bernhardstraat Jaarverslag VEB Piet Jansen Bestuur: Piet Jansen, voorzitter Bert Friele, secretaris Fred van der Laan, penningmeester vacature huishoudelijke dienst vacature bouwtechnische commissie Bert de Klein, lid Paul de Jonge, lid Bouwtechnische commissie: vacature voorzitter Theo van de Laar, lid Han Jansen, lid Piet van Weelden, lid Jan Slats Barcommissie: Piet Jansen, voorzitter Beb Verduin, secretaris Koos v.d. Meer, speciale activiteiten Bevoorrading en weekdiensten: Piet Dijkstra Koos v.d. Meer Jan Lam Herman Bavinck Kascommissie: Theo van de Laar Corrie Boin Floor Berkhout (reserve) 6

7 Leden barcommissie: Herman Bavinck Paul de Jonge Tine Huiberts Tien Bell Jan Lam Frans Wierdsma Kees van Bezooijen Koos v.d. Meer Wim Horn Cor de Boer Loes Overdevest Carla Veijgen Corry Boin Trudy van Piere Koos Ras Piet Dijkstra Guus Gauw Jaap Groen Jouko Renqvist Piet Schoorl Toos van Tol Betty van Hooidonk Jan van Hooidonk Wim Van Vergaderingen: Algemene jaarvergadering: 21 september 2013 Bestuursvergaderingen: 4 (16/10/2013; 22/01/2013; 22/4/2014; 09/07/2014) Vergaderingen barcommissie: 1 (28/082013) Algemeen Het bestuur vergaderde het afgelopen jaar vier maal. Het bestuur kende twee vacatures: voor de huishoudelijke dienst en de bouwtechnische commissie. Joyce Truffino, die vorig jaar statutair aftredend was, was het afgelopen jaar adviseur van het bestuur en heeft in die hoedanigheid de huishoudelijke dienst voor haar rekening genomen. Bij de komende ALV is zij weer kandidaat voor het bestuur en zal dan, zonder tegenkandidaat weer de huishoudelijke dienst gaan behartigen. De vacature voor de Bouwtechnische commissie kon niet op deze wijze worden vervuld en is het afgelopen jaar waargenomen door de voorzitter. Het blijkt moeilijk om voor de invulling van de verschillende functies leden bereid te vinden zich kandidaat te stellen. Voor de komende ALV is de functie van voorzitter, secretaris en bouwtechnische commissie vacant. Voor het voorzitterschap is Paul de Jonge kandidaat. Voor de andere twee functies zijn er nog geen kandidaten. Bert Friele is bereid de functie van secretaris waar te nemen. Wilt u zich kandidaat stellen of weet u iemand voor de Bouwtechnische Commissie, meldt u dit dan zo spoedig mogelijk. 7

8 De afgelopen jaren eindigde de jaarrekening met een negatief saldo, dat was deels gepland om het te grote saldo van een aantal jaren geleden terug te brengen tot een reserve die meer in relatie staat tot wat nodig is. Dat beleid was echter wat te ver doorgeschoten en de reserve was wat verder gedaald dan aanvankelijk gepland. Die trend is nu gekeerd. Het afgelopen jaar is afgesloten met een positief saldo van ruim 3800 euro. Dit bedrag is toegevoegd aan de algemene reserve en bedraagt het eigen vermogen euro. In Acollade (mrt. 14) is er reeds melding van gemaakt dat mede door de reactie van onze secretaris op een voorstel algemene plaatselijke verordening van het gemeentebestuur van Leiderdorp een dreigend schenkverbod na uur is voorkomen. In de aangepaste regeling is die tijd verruimd tot uur s-nachts. Het bestuur en de Bouwtechnische commissie blijven alert met betrekking tot het onderhoud van het gebouw en de technische installaties. Met een oud gebouw als het onze is moeilijk in te schatten wat er zoal op onze weg komt. Het afgelopen jaar viel het mee. Er waren het afgelopen seizoen voldoende barcommissarissen om op de bridgeavonden voor het openen en sluiten van het gebouw en de bediening van de kassa zorg te dragen. Voor wat betreft de woensdagavonden, daar kan de VEB echter nog wel wat versterking gebruiken. Voor het verrichten van de bardiensten, waarvoor men een vrijwilligersbijdrage ontvangt, waren er het afgelopen jaar voldoende medewerkers. Op de komende Algemene Ledenvergadering ben ik statutair aftredend en niet herkiesbaar. Derhalve is dit mijn laatste verslag. De afgelopen 9 jaar ben ik met veel genoegen voorzitter van de VEB geweest. Dat is niet zozeer mijn verdienste, maar meer die van de vele leden, die zich hebben ingezet voor het goed behartigen van allerlei zaken. Zonder die medewerking zou mijn plezier er niet of veel minder geweest zijn. Daarvoor dus op deze plaats hartelijk dank. 8

9 Verslag van de penningmeester Het seizoen 2013/2014 is afgesloten met een winst van 3.872,71. Het exploitatieoverschot is ten gunste van het eigen vermogen gebracht. Het eigen vermogen stijgt van ,68 naar ,39. Het eigen vermogen is hierdoor op het gewenste niveau van ca ,00 gebracht. De begroting 2013/2014 was sluitend. De voorraad drank, koffie, thee en bouillon zijn gewaardeerd tegen de laatst bekende inkoopprijzen. De toename van de voorraad wordt grotendeels veroorzaakt door het toenemen van de voorraad rode en witte wijn. De belangrijkste verschillen ten opzichte van de begroting zijn: hogere lagere lagere hogere kosten kosten baten baten kostprijs consumpties 640 representatiekosten (kerstpakketten) onderhoud gebouw, tuin en terrein 720 overige verschillen 370 overige baten 320 opbrengst barverkopen Om de winstmarges op peil te houden en voor het komende seizoen een sluitende begroting te presenteren zijn enkele verkoopprijzen verhoogd, het betreft de prijs van cognac, whisky en rum (+ 0,15) en wijn en psv (+ 0,10). Omdat er geen vraag meer is naar gin en citroen brandewijn zijn deze artikelen uit het assortiment gehaald. De penningmeester, Fred van der Laan AKTIVA BALANS PER 30 JUNI 2014 PASSIVA bedrag bedrag bedrag bedrag Vaste aktiva Afschrijving vaste aktiva Voorraden Voorzieningen Te vorderen en vooruit Eigen vermogen betaald Te betalen en vooruit ontvangen Liquide middelen

10 EXPLOITATIEREKENING OVER 2013/2014 EN BEGROTING 2014/2015 Lasten Rekening rekening Begroting Begroting 2012/ / / /2015 Indirecte kosten Huur Bernhardstraat Schoonmaken gebouw Bewaking gebouw Gas, elek. en water Onderhoud gebouw Tuin en parkeerterrein Algemene kosten Representatie Bijdr. jubileum LBC Bardiensten Kleine artikelen Afschrijving vaatwasm Overige aktiviteiten 185 Kosten vorige jaren Onvoorzien Totaal indirecte kosten Kosten consumpties Diverse bieren Fris, sap, bouillon Gedestilleerd Wijnen Thee en koffie Snacks Overige kosten consumpties Totaal kosten consump Voordelig saldo Totaal Generaal

11 EXPLOITATIEREKENING OVER 2013/2014 EN BEGROTING 2014/2015 Lasten Rekening rekening Begroting Begroting 2012/ / / /2015 Overige baten Rente Diversen Algemene korting Verhuur gebouw Totaal overige baten Baten Consumpties Diverse bieren Fris, sap, bouillon Gedestilleerd Wijnen Thee en koffie Snacks Overige baten consumpties 694 Totaal baten Consump Nadelig saldo Totaal Generaal

12 Activiteiten Bouwtechnische Commissie De functie van voorzitter van de Bouwtechnische Commissie is vacant. Syb Gorter heeft om gezondheidsredenen zijn functie vorig jaar ter beschikking gesteld. De andere leden van de commissie hebben dat gemis op een goede wijze gecompenseerd. Voor de communicatie tussen BTC en het bestuur heeft de VEB-voorzitter zorg gedragen. Aan het begin van het jaar heeft zich een nieuw lid voor de BTC gemeld: Jan Slats. We heetten hem zeer welkom en na een korte inwerkperiode o.l.v. Theo van der Laar voelde Jan zich snel thuis in de BTC. De plaatsing van het hek vorig jaar heeft minder overlast opgeleverd. Het heeft dus in een behoefte voorzien Op verzoek van LBC heeft de VEB zich gebogen over het aantrekkelijker maken van de Barzaal, met name voor de after-bridge. Daartoe is een commissie in het leven geroepen, bestaande uit Inge Nieuwsma, namens LBC en Theo van de Laar, Han Jansen en ondergetekende. Een interieur adviesbureau heeft op ons verzoek een paar voorstellen gemaakt die de barzaal inderdaad aantrekkelijker zouden maken. Maar tegelijk liepen we dan tegen twee problemen op: de verwarming en de ventilatie. Over die laatste twee punten hebben Theo van de Laar en Han Jansen een inventarisatie gemaakt en een tussenrapportage gemaakt voor het bestuur. Naar aanleiding daarvan is besloten de heteluchtverwarming in de harten- en de schoppenzaal af te sluiten om na te gaan of de radiatorverwarming in die zalen voldoende is. Daar de winter echter erg zacht was, kon dat niet goed getoetst worden. Hopelijk is dat de komende winter wel mogelijk. Wanneer het probleem van de verwarming opgelost is, komen de twee andere punten pas aan de orde: de ventilatie en de inrichting. Het onderhoud aan het gebouw, zoals schilderwerk, het dak, de tuin, de parkeerplaats en kleine reparaties vraagt niet-aflatende aandacht, maar gelukkig nog geen ingrijpende maatregelen. Namens de BTC, Piet Jansen 12