Naar een flexibele, betrouwbare en kostenbewuste informatievoorziening

Transcriptie

1 Projectenboek Dienstverlening Centraal Naar een flexibele, betrouwbare en Documentnaam: Projectenboek Dienstverlening Centraal 2015 Auteur: Erik Hoffman Datum: Versie: 1.0 Status: Definitief Vertrouwelijkheid: Openbaar Akkoord Directie: Programmamanager: Projectleider: Datum: Datum: Datum: Paraaf: Paraaf: Paraaf:

2 Versiebeheer en besluitvorming Versie Datum Auteur Wijziging Erik Hoffman Definitief Datum Behandeld door / besproken met: Managementoverleg Stuurgroep Portefeuillehouder Opmerkingen Pagina 2 van 73

3 1. Upgrade internet conform webrichtlijnen Nummer 1 Vóór 2015 moeten alle overheidswebsites toegankelijk zijn. De overheid en de leveranciers die webdiensten aanbieden (ContentManagement Systeem-leveranciers, leveranciers van frontoffice toepassingen zoals digitale loketten, web oplossingen of e-formulieren, webontwerpers en ontwikkelaars) werken samen om invulling te geven aan het realiseren van een toegankelijke digitale overheid. Functionele website t.b.v. een adequate informatievoorziening conform de webrichtlijnen en ter ondersteuning van onze dienstverlening aan burgers en bedrijven. In 2015 voldoen aan de Webrichtlijnen, versie 2 (de pas toe of leg uit lijst van College Standaardisatie). SAAS oplossing. Betere overheidswebsites die toegankelijk zijn voor alle gebruikers (zoekmachines, browsers, mobiele toepassingen en mensen met een (visuele) beperking. Doel 3: Het verbeteren van de publieke dienstverlening. : Functionele website tbv een adequate informatievoorziening Pagina 3 van 73

4 2. Productencatalogus, Samenwerkende catalogi Samenwerkende Catalogi laat internetloketten van overheden op zo n wijze samenwerken dat bezoekers van de elektronische overheid niet meer voor een dichte deur komen te staan, door gebruikers toe te leiden naar het loket van die overheid die de gevraagde informatie of transactie kan leveren. Door de koppeling van internetloketten vinden burgers en ondernemers altijd de gewenste producten en diensten, onafhankelijk van de website waarop ze hun zoektocht naar informatie starten. De standaard helpt de overheidslagen gezamenlijk iets voor de burgers te betekenen. De standaard Samenwerkende catalogi maakt integraal onderdeel uit van de architectuur van overheid.nl en Antwoord voor Bedrijven. Nummer 2 Verantwoordelijke Manager Dienstverlening Implementeren samenwerkende catalogi. In het kader van het NUP is afgesproken dat alle gemeenten, provincies en waterschappen gebruik maken van de standaard Samenwerkende catalogi. Aansluiting dient uiterlijk plaats te vinden. Doel 3: Het verbeteren van de publieke dienstverlening Resulaat: Functionele website tbv een adequate informatievoorziening Pagina 4 van 73

5 3. Doorontwikkeling Bedrijvenloket fase 1 en 2 Fase 1 (2012): De gemeentelijke website moet ook voor ondernemers in Stein hét digitale loket zijn voor alle vragen aan de overheid. Via een apart in te richten Bedrijvenloket op de gemeentelijke website kan informatie worden gevonden over alle, voor bedrijven relevante producten (vergunningen) en kunnen deze (zo mogelijk digitaal) worden aangevraagd. Daarnaast moet Stein in het kader van de Europese dienstenrichtlijn: aansluiten op de Berichtenbox van Antwoord voor Bedrijven ( haar productencatalogus ontsluiten door deelname aan het programma Samenwerkende Catalogi; relevante regelgeving (vergunningstelsels) via Samenwerkende Catalogi online toegankelijk maken; dit is mogelijk door vanuit de relevante productbeschrijvingen in de productencatalogus (het digitaal loket) door te linken naar wetten.overheid.nl (dit vereist deelname aan het programma Decentrale regelgeving). Het integreren van de berichtenbox, het IMI - informatiesysteem interne markt (IMI is een beveiligde online-toepassing waarmee nationale, regionale en lokale overheden snel en gemakkelijk met hun partners in het buitenland kunnen communiceren). Fase 2 (2014): Met eherkenning als onderdeel van het doorontwikkelen van het bedrijvenloket is het eenvoudiger voor bedrijven en overheidsorganisaties om elektronisch zaken met elkaar te regelen. Door de inzet van eherkenning stelt de overheidsinstantie zich in staat het bedrijf en zijn vertegenwoordiger te identificeren. Het is één van de negentien bouwstenen van het Nationaal Uitvoeringsprogramma Dienstverlening en e-overheid (NUP). Het resultaat van dit project is: Een Bedrijvenloket op de gemeentelijke website, dat doorlinkt naar Antwoord voor Bedrijven en vice versa. Bedrijven kunnen op beide plaatsen complete en actuele (product)informatie van de gemeente vinden. Informatie wordt vraaggericht aangeboden, inclusief een goede doorverwijzing naar (informatie van) andere overheden. Bedrijven kunnen (al of niet via de Berichtenbox) direct vragen stellen (aan een vaste persoon). Bedrijven kunnen direct online producten (eherkenning) aanvragen. De interne organisatie is er op ingericht om het bovenstaande optimaal te faciliteren. Nummer 3 - Ga na hoe werkprocessen moeten worden ingericht om berichten en (aan)vragen vanuit het Bedrijvenloket, resp. de Berichtenbox en het IMI van Antwoord voor Bedrijven efficiënt te kunnen afhandelen. Beleg het actueel houden van de informatie in het Bedrijvenloket resp. de productencatalogus bij de webmaster. Beleg de verantwoordelijkheid voor (het monitoren van berichten in) de Berichtenbox en het IMI in de organisatie / bij één coördinator. Toets de in het kader van de Europese Dienstenrichtlijn relevante regelgeving (vergunningstelsels) aan de geldende eisen en pas deze zo nodig aan. Dit kan worden uitgevoerd als onderdeel van het project Pagina 5 van 73

6 Decentrale regelgeving. Sluit vóór aan op Antwoord voor Bedrijven inclusief de Berichtenbox en het IMI (al gerealiseerd). Sluit aan op Samenwerkende Catalogi (al gerealiseerd). Sluit aan op Decentrale regelgeving. Ontwerp en bouw digitale formulieren/transacties voor de aanvraag van voor bedrijven relevante producten/vergunningen. Implementeer e-herkenning voor Communiceer intern over de gevolgen voor de relevante werkprocessen van de Europese Dienstenrichtlijn en van de digitale (aan)vragen vanuit het Bedrijvenloket resp. de Berichtenbox van Antwoord voor Bedrijven. Communiceer extern over de lancering van het Bedrijvenloket en over Antwoord voor Bedrijven inclusief de Berichtenbox. Sluit aan bij communicatie die wordt verzorgd door de rijksoverheid. Doel 3: Het verbeteren van de publieke dienstverlening Resulaat: Functionele website tbv een adequate informatievoorziening Pagina 6 van 73

7 4. Persoonlijke Internet Pagina, MijnOverheid.nl Nummer 4 MijnOverheid.nl is de persoonlijke website voor overheidszaken. Burgers kunnen hier zien hoe ze geregistreerd zijn bij de overheid, berichten van de overheid ontvangen en uw zaken met de overheid regelen. Een lokale Persoonlijke Internet Pagina (PIP) is de lokale variant van MijnOverheid.nl. Realiseren van een PIP door aan re sluiten op MijnOverheid.nl. De processen zijn bij de lokale PIP en bij Mijn Overheid vooral gericht op het begeleiden van de eindgebruiker (burger) bij het gebruik van zijn persoonlijke (status)informatie en producten. Hierbij speelt de actualiteit van de informatie een grote rol in de kwaliteit. Medewerkers moeten ervan doordrongen zijn dat zij verantwoordelijk zijn voor het up-to-date houden van de gegevens, zodat altijd mag worden uitgegaan van de actuele stand van zaken in de informatievoorziening. De informatie op de website wordt de norm. Een PIP kan over het algemeen als een standaardproduct worden afgenomen bij verschillende leveranciers die werkzaam zijn in het overheidsdomein. Aansluiten is relatief simpel, maar de ICTmaatregelen aan de achterkant vragen veel aandacht in het beheer. De informatievoorziening moet up-to-date blijven door een goede borging van de procedures en van de ICT-infrastructuur. De Midoffice componenten (zaakmagazijn en gegevensmagazijn) zijn randvoorwaardelijk om de kwaliteit van de informatie in de PIP te borgen. Belangrijk in het bijhouden van gegevens in de PIP en in Mijn Overheid is dat de informatie moet voldoen aan de regels van het college bescherming persoonsgegevens. De Midoffice componenten (zaakmagazijn en gegevensmagazijn) zijn randvoorwaardelijk om de kwaliteit van de informatie in de PIP te borgen. Doel 3: Het verbeteren van de publieke dienstverlening : Klant heeft een persoonlijke internet pagina (PIP) Pagina 7 van 73

8 5. KCC, Antwoord Nummer 5 Het KCC is een exponent van een veranderende manier van werken en denken bij de gemeenten. Deze verandering doorloopt een proces van enkele jaren en heeft zijn doorwerking in bijna alle organisatieonderdelen en beleids- en aandachtsvelden. Centrale begrippen hierin zijn professionele klantgerichte dienstverlening, procesgericht werken, basisprocessen op orde en basisinformatie toegankelijk en digitalisering. Fasering van de ontwikkeling kan conform Gemeente heeft Antwoord : Fase 1: Dienst geeft Antwoord Fase 2: Kanaal geeft Antwoord Fase 3: Frontoffice geeft Antwoord Fase 4: Gemeente geeft Antwoord Fase 5: Overheid geeft Antwoord Opzetten van een KCC, met als resultaat: één loket voor alle dienstverlening ongeacht het kanaal eenduidige afhandeling van vragen producten en diensten kanaal onafhankelijk vraaggerichte processen integrale klantbenadering kwaliteitsnormen en borging nakomen kwaliteitsnormen Waar mogelijk wordt samenwerking in de regio gezocht. De nog nader te benoemen processen worden gestandaardiseerd en geïmplementeerd. De werkzaamheden aan de FrontOffice, en dan vooral aan de receptie, balie en de telefoon zullen fors gaan veranderen. Een klantgerichte benadering en kwaliteitsdenken zijn daarbij uitgangspunt. Dat vraagt om ontwikkeling van de medewerkers om hen voor te bereiden op de nieuwe manier van werken. Goede toegankelijkheid tot informatie over producten en diensten, beschikbaarheid voor afspraken, zaken en documenten. Mogelijkheid om eenvoudige diensten zelfstandig af te kunnen handelen. Wet op de bescherming van persoonsgegevens (WBP): koppeling van de diverse informatiesystemen en de organisatiebrede ontsluiting van die gegevens vraagt om protocollisering van dat gebruik. KCC levert functionele eisen voor ontwikkeling MidOffice KCC-systemen kunnen pas geïmplementeerd worden als MidOffice daarvoor is ingericht., wel landelijk beleid. In het kader van het NUP is afgesproken dat voor alle gemeenten een KCC hebben, dat ook is aangesloten op het 14+nummer en alle informatie over producten van provincies en waterschappen wordt door deze organisaties geleverd aan de gemeentelijke KCC s. Doel 3: Het verbeteren van de publieke dienstverlening : 80% afvang klantvragen door FrontOffice; Routinematige diensten via de FrontOffice (klaar terwijl u wacht) Pagina 8 van 73

9 6. DigiD Nummer 6 DigiD is een gemeenschappelijke voorziening van en voor de overheid om elektronisch de identiteit te verifiëren van burgers en bedrijven die gebruik maken van overheidsdiensten. Een burger of een bedrijf kan met zijn eigen unieke- DigiD via internet communiceren en transacties afhandelen met een groot aantal verschillende overheidsinstellingen. Men hoeft dus niet voor iedere overheid apart inloggegevens aan te vragen en te onthouden: één gebruikersnaam en wachtwoord voldoen. De overheid kan op haar beurt de identiteit van de gebruiker van haar diensten controleren. DigiD voorkomt dus dat iedere overheidsinstelling een eigen authentificatiesysteem moet ontwikkelen en draagt daardoor bij aan de efficiëntie van de overheid. DigiD voor burgers is gekoppeld aan het BSN (BurgerServiceNummer) en DigiD voor bedrijven is gekoppeld aan het KvK-nummer. Implementeren DigiD voor burgers en bedrijven in dienstverlening gemeente Stein Indien gemeenten burgers en bedrijven mogelijkheden biedt om elektronisch producten en diensten af te nemen is een koppeling met de werkprocessen essentieel. DigiD voor burgers en bedrijven heeft geen personele of organisatorische consequenties, buiten het feit dat de over de inzet van de DigiD breed moet worden gecommuniceerd DigiD voor bedrijven zal via een landelijke voorziening beschikbaar komen, vergelijkbaar met DigiD voor burgers. De FrontOffice van de gemeenten zal worden aangesloten op deze voorziening. Prefill van gegevens van burgers kan plaats vinden via de GBA en de BAG. Eventuele prefill van bedrijfsgegevens kan in de naaste toekomst dan gaan verlopen via het NHR. De gemeenten zijn voorlopig vrij om DigiD in te zetten. Koppeling met landelijke voorziening DigiD vraagt de nodige securityinstellingen. Vooral over het mogelijke gebruik van DigiD voor bedrijven zullen medewerkers goed moeten worden geïnformeerd. Het verandermanagement moet vooral worden gericht op het doordringen van de medewerkers van de mogelijkheid om ook nieuwe producten via de website aan te bieden als dit mogelijk wordt door de inzet van DigiD voor bedrijven.. In het kader van het NUP is voor DigiD burger afgesproken dat: - per DigiD-burger wordt toegepast voor alle overheidsdienstverlening waarbij elektronische identificatie vereist is - gebruik van DigiD-burger zoveel mogelijk wordt gestimuleerd - andere (bestaande) elektronische identificatiemiddelen voor burgers uiterlijk door DigiD burgers wordt vervangen Doel 3: Het verbeteren van de publieke dienstverlening Pagina 9 van 73

10 7. DigiD Machtigen (Gemeenschappelijke machtigings- en vertegenwoordigingsvoorziening) Met DigiD Machtigen kunnen burgers hun overheidszaken via internet door iemand anders laten regelen. Dit is handig als ze hier zelf niet toe in staat zijn. Of ze vinden het makkelijk als iemand anders dit voor ze doet. Het afstaan van de persoonlijke DigiD is hierbij niet nodig. Organisaties die gebruik mogen maken van DigiD kunnen DigiD Machtigen inzetten voor alle digitale diensten aan burgers waarvoor zij DigiD inzetten. Machtigen van burger naar burger te combineren met DigiD gebruik. De burger kan online een machtiging registreren of start een registratieproces via de DigiD Helpdesk. Een beheerapplicatie voor dienstverleners. De diensten catalogus maakt het mogelijk om met één machtigingshandeling een burger voor meerdere diensten te machtigen. Nummer 7 Alle processen die op dit moment gerelateerd zijn aan DigiD, kunnen in de naaste toekomst ook worden gekoppeld aan de GMV. Met name bij de WMO-dienstverlening en de vergunningverlening zal de GMV veel gebruikt gaan worden. De GMV heeft geen personele of organisatorische consequenties, buiten het feit dat over de inzet van de GMV breed moet worden gecommuniceerd. De gemeenten zijn vrij om de GMV in te zetten. Koppeling met landelijke voorziening DigiD vraagt de nodige securityinstellingen. Vooral over het mogelijke gebruik van DigiD voor bedrijven zullen medewerkers goed moeten worden geïnformeerd. Het verandermanagement moet vooral worden gericht op het doordringen van de medewerkers van de mogelijkheid om ook nieuwe producten via de website aan te bieden als dit mogelijk wordt door de inzet van DigiD voor bedrijven. Doel 3: Het verbeteren van de publieke dienstverlening Pagina 10 van 73

11 8. enik (Elektronische Nederlandse Identiteitskaart) Nummer 8 Bij de implementatie van enik (Nederlandse identiteitskaart) gaat het zowel om uitgifte als om afname. Uitgifte betekent het toevoegen van een chip op identiteitspapieren zodat de burger veilig met de overheid kan communiceren. Bij afname gaat het om het daadwerkelijk gebruiken van enik als digitaal authenticatie voor het afnemen van producten en diensten van de gemeente via internet Introductie van de elektronische identiteitskaart met een: gerealiseerde koppeling met landelijke voorziening gerealiseerde koppeling enik met webformulieren Nog nader te bepalen Nog nader te bepalen Nog nader te bepalen Nog nader te bepalen Nog nader te bepalen Nog nader te bepalen Doel 3: Het verbeteren van de publieke dienstverlening Pagina 11 van 73

12 11. Binnengemeentelijk gebruik Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) De Basisregistratie GBKN (nieuwe naam Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT)) bevat de zgn. grootschalige topografie : een digitale topografische kaart met een vast gedefinieerde minimale inhoud en precisie, waarop de belangrijkste topografie in het terrein staat aangegeven (gebouwen, wegen, waterlopen). In tegenstelling tot de Basisregistratie Topografie loopt het bruikbare schaalbereik van ongeveer schaal 1:500 tot 1: De gemeente registreert en levert authentieke GBKN-gegevens aan de LV GBKN conform nog formeel vast te leggen kwaliteitseisen Basisregistratie BGT - De gemeente hanteert de authentieke BGT-gegevens. Nummer 11 Gemeenten maken nu al gebruik van een vorm van grootschalige topografie. De impact zal daardoor beperkt zijn. Belangrijk aandachtspunt is de relatie BAG / BGT. Geen aanpassingen, buiten het feit dat medewerkers in de organisatie verplicht gebruik moeten maken van de gegevens uit de BGT en ook verplicht zijn om (vermeende) onjuistheden terug te melden. Gemeenten zullen naar alle waarschijnlijkheid mede-bronhouder van de BGT worden, zoals ze dat nu ook reeds voor de GBKN is. Voor het ontsluiten van het digitaal kaartmateriaal maken de gemeenten gebruik van een zogenaamde GIS-viewer voor intern gebruik. Nu de BGT tot Basisregistratie wordt verheven, zal het verplicht gebruik tot hogere eisen en behoeften leiden. De vraag naar meer functionaliteit in de Geografische Informatie Systemen zal groeien. Onder andere voor het distribueren van geografische informatie naar de diverse afdelingen, meer integratie met administratieve systemen, mogelijkheden om de geografische informatie ook aan te bieden in de frontoffice, enz. Specifiek aandachtspunt is de koppeling tussen de pandgeometrie die in de BAG opgebouwd wordt en de pandgeometrie in de BGT. Deze gegevens bevatten overeenkomsten maar ook verschillen. Kortgezegd: de geometrie van de BAG is gedetailleerder. Wordt bij wet geregeld. Op dit moment wordt gewerkt aan een convenant tussen de betrokken partijen op basis waarvan de realisatie van de BGT kan starten. Essentie hiervan is instemming met de beoogde rol en positie in de toekomstige basisregistratie en medewerking aan het transitieproces. Nog nader te bepalen Over het bestaan van de BGT en het verplicht gebruik ervan moeten de medewerkers worden voorgelicht.. In het kader van het NUP is afgesproken dat er begin 2009 nadere afspraken gemaakt worden over het op te leveren resultaat eind 2010 en dat per verplicht wordt aangesloten (afhankelijk van besluitvorming) Pagina 12 van 73

13 12. Binnengemeentelijk gebruik Basisregistratie Topografie (BRT) Nummer 12 Eén unieke bron voor alle topografische kaarten met een schaal van 1: meter. Dat moet de Basisregistratie Topografie worden. Zodat alle overheidsorganisaties makkelijk met elkaar geografische informatie kunnen uitwisselen. De basisregistratie Topografie is één van de zes registraties uit het stelsel van basisregistraties. De Basisregistratie Topografie wordt beheerd door het Kadaster. De verdere ontwikkeling ervan hangt nauw samen met de inrichting van de Grootschalige Basis Kaart Nederland (GBKN). Doelstelling is dat gemeenten de authentieke gegevens uit de basisregistratie Topografie in hun gegevenshuishouding verplicht gebruiken, bij gerede twijfel aan de juistheid van een gegeven een terugmelding doen aan het Kadaster en burgers en bedrijven niet meer vragen naar deze gegevens. De basisregistratie Topografie bestaat uit digitale topografische kaarten op verschillende schaal. Het gaat hierbij concreet om TOP10NL op schaal 1: De daarvan afgeleide kaarten met de schalen 1:50.000, 1: , 1: en 1: zullen in de toekomst ook tot de basisregistratie Topografie gaan behoren Gemeenten dienen per voor alle publieke taken waarbij authentieke kadastrale gegevens nodig zijn deze te ontlenen aan het Kadaster en de basisregistratie Topografie te gebruiken bij de uitvoering van publieke taken waarvoor dat schaalniveau passend is. aanpassen zodat burgers en bedrijven niet onnodig naar gegevens gevraagd worden. Voorlichting en instructie voor alle betrokken medewerkers, zonodig aanpassen van de organisatiestructuur. - Gebruik maken van de kaartproducten. - Zich conformeren aan het achterliggende gegevenswoordenboek. - Aanpassen binnengemeentelijk informatiebeleid. - Terugmelden. Bij wet geregeld. Nog nader te bepalen Nog nader te bepalen. In het kader van het NUP is afgesproken dat alle overheden verplicht aansluiten per en dat alle overheden onderzoek verrichten naar mogelijke vormen van gebruik basisregistratie en nemen de relevante processen intern in gebruik Pagina 13 van 73

14 13. Binnengemeentelijk gebruik Basisregistratie Kadaster (BRK) Nummer 13 De basisregistratie Kadaster is één van de zes registraties uit het hele stelsel van basisregistraties. De basisregistratie Kadaster bevat informatie over percelen, appartementsrechten en leidingnetwerken. Ook de kadastrale kaart behoort tot de basisregistratie. Voor het Kadaster geldt net als voor de GBA dat het eigenlijk al werkt als een basisregistratie. Doelstelling is dat gemeenten de authentieke gegevens uit de basisregistraties Kadaster in hun gegevenshuishouding verplicht gebruiken, bij gerede twijfel aan de juistheid van een gegeven een terugmelding doen aan het Kadaster en burgers en bedrijven niet meer vragen naar deze gegevens. De basisregistratie Kadaster bestaat uit de kadastrale registratie en de kadastrale kaart. De producten van het Kadaster blijven beschikbaar via Kadaster-on-line en andere kanalen. Enkel de massale informatieverstrekking zal de nodige aanpassingen behoeven. Met andere basisregistraties zullen directe koppelingen worden gelegd om ook gegevens van andere registraties op te kunnen nemen in de kadastrale registratie en op kadastrale producten. Gemeenten dienen per voor alle publieke taken waarbij authentieke kadastrale gegevens nodig zijn deze te ontlenen aan het Kadaster en te gebruiken bij de uitvoering van publieke taken waarvoor dat schaalniveau passend is. aanpassen zodat burgers en bedrijven niet onnodig naar gegevens gevraagd worden. Voorlichting en instructie voor alle betrokken medewerkers, zonodig aanpassen van de organisatiestructuur. - Gebruik maken van de kadastrale producten. - Zich conformeren aan het achterliggende gegevenswoordenboek. - Aanpassen binnengemeentelijk informatiebeleid. - Terugmelden. Bij wet geregeld. Nog nader te bepalen Nog nader te bepalen. In het kader van het NUP is afgesproken dat alle overheden verplicht aansluiten per en dat alle overheden onderzoek verrichten naar mogelijke vormen van gebruik basisregistratie en nemen de relevante processen intern in gebruik Pagina 14 van 73

15 14. Binnengemeentelijk gebruik Nieuw Handelsregister (NHR) Nummer 14 Het nieuwe Handelsregister wordt de basisregistratie van ondernemingen en rechtspersonen. Het maakt deel uit van het stelsel van basisregistraties. Daarmee draagt het Handelsregister bij aan een efficiëntere overheid en aan een betere dienstverlening voor ondernemers. Doordat het Handelsregister een basisregistratie wordt, moet het voldoen aan de eisen die de overheid stelt aan alle basisregistraties. Hierdoor stijgt de kwaliteit van de gegevens verder, evenals door de samenhang met de andere registers. Het Handelsregister biedt straks ook informatie over ondernemingen en rechtspersonen die zich voorheen niet hoefden te registreren, maar nu wel. Het gaat dan onder andere om: eenmanszaken in de landbouw; maatschappen; vrije beroepen; de publieke sector, zoals ministeries, gemeenten en ZBO s; verenigingen van eigenaren. De gemeente moet zich als publiekrechtelijke rechtspersoon zelf laten inschrijven in het Handelsregister, inclusief alle vestigingen met hun activiteiten. Uiterlijk per 1 januari 2015 moeten gemeenten verplicht gebruik maken van gegevens uit het NHR en mogen deze niet meer rechtstreeks bij bedrijven vragen. Hiervoor moeten de volgende stappen worden ondernomen: - beschrijven proces gebruikmaking NHR en andere basisregistraties; - implementeren proces gebruikmaking NHR en andere basisregistraties; - instrueren medewerkers gemeenten over gebruikmaking NHR en andere basisregistraties; toezien op naleving. aanpassen zodat burgers en bedrijven niet onnodig naar gegevens gevraagd worden. Voorlichting en instructie voor alle betrokken medewerkers, zonodig aanpassen van de organisatiestructuur. - Gebruik maken van het register. - Zich conformeren aan het achterliggende gegevenswoordenboek. - Aanpassen binnengemeentelijk informatiebeleid. - Terugmelden. Bij wet geregeld. Nog nader te bepalen Nog nader te bepalen Pagina 15 van 73

16 15. Modernisering GBA - Basisregistratie Personen (BRP) fase 1 &2 Nummer 15 De basisregistratie BRP die is opgebouwd uit de mgba en de RNI is als wet aangenomen in Deze vervangt de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en vormt het nieuwe wettelijke kader voor de basisregistratie personen. Het wetsvoorstel vormt de juridische vertaling van de nieuwe ontwikkelingen die zich op het terrein van de Nederlandse bevolkingsadministratie voordoen. De belangrijkste daarvan zijn: de technische modernisering van de basisregistratie, de uitbreiding van de basisregistratie met de opneming van gegevens over niet-ingezetenen, de verbetering van de kwaliteit van de basisregistratie, de verbetering van de dienstverlening en de vermindering van de administratieve lasten in verband met de basisregistratie. aanpassen aan de uitgangspunten van de basisregistratie (gebruik, terugmelden, beheer, etc.) Voorlichting en instructie voor alle betrokken medewerkers, zonodig aanpassen van de organisatiestructuur. - Gebruik maken van de basisregistratie. - Zich conformeren aan het achterliggende gegevenswoordenboek. - Aanpassen binnengemeentelijk informatiebeleid. - Terugmelden. Bij wet geregeld. Nog nader te bepalen Nog nader te bepalen Doel 3: Het verbeteren van de publieke dienstverlening Pagina 16 van 73

17 16. Verplicht gebruik Register Niet Ingezetenen (RNI) Nummer 16 Het RNI (Register Niet-Ingezetenen) gaat samen met de GBA de BRP (Basis Registratie Personen) vormen. Op dit moment worden voorbereidingen getroffen voor de inrichting van het RNI in zestien uitgekozen gemeenten. Aansluiten op Register Niet-Ingezetenen als onderdeel van Basis Registratie Personen De processen die gelden voor het GBA zijn ook van toepassing op het RNI. Geen aanpassingen, buiten het feit dat medewerkers in de organisatie verplicht gebruik moeten maken van de gegevens uit het RNI en ook verplicht zijn om (vermeende) onjuistheden terug te melden. Bij wet geregeld. Aangezien het GBA systeem is gekoppeld aan het landelijk netwerk heeft het RNI geen technische consequenties voor de gemeenten. Over het bestaan van het RNI en het gebruik ervan (analoog aan het GBA) moeten de medewerkers worden voorgelicht. Met name het terugmelden van vermeende onjuistheden is van groot belang. In het kader van het NUP is afgesproken dat in 2010 alle voorbereiding gereed zijn om de RNI in 2011 te implementeren Pagina 17 van 73

18 17. Digikoppeling (voorheen OverheidsServiceBus) Nummer 17 Digikoppeling (v/h OSB) richt zich op het uitwisselen van berichten tussen overheidsorganisaties op basis van afgesproken standaarden. Voor Digikoppeling wordt de standaardisatie van de berichten op drie verschillende niveaus onderverdeeld. Dit zijn: Inhoud van bericht Logistiek van het bericht Transport van het bericht Digikoppeling standaardiseert de logistiek van het bericht. Hiermee wordt een zo gemakkelijk mogelijke berichten uitwisseling bereikt met een zo klein mogelijke ontwikkelinspanning Aansluiten op Digikoppeling Bij de inzet van Digikoppeling worden berichten afgehandeld volgens beschreven processen, die uitgaan van standaard uitwisselingsformaten en koppelvlakken. Webservices staan geregistreerd in het Service Register. Met name de ICT medewerkers moeten kennis krijgen van de Service Gerichte Architectuur. Voor eindgebruikers is kennis van Digikoppeling niet van belang. Eenmalige gegevensverstrekking, meervoudig gebruik van gegevens. Digikoppeling wordt een landelijke eis als standaard voor de uitwisseling van overheidsinformatie. Aansluiten op de Digikoppeling voorzieningen en conformeren aan de Digikoppeling standaarden. Voor alle concrete Digikoppelingen moeten individuele afspraken worden gemaakt met leveranciers.. In het kader van het NUP is afgesproken dat alle bestuurslagen gebruik maken van de OSB standaarden en voorzieningen alle bestuurslagen bijdragen aan de doorontwikkeling van de OSB standaarden en voorzieningen alle bestuurslagen de brede toepassing van de OSB standaarden en producten ondersteunen. Doel 3: Het verbeteren van de publieke dienstverlening : De klant hoeft slechts eenmaal klantgegevens te verstrekken Pagina 18 van 73

19 18. Digimelding (voorheen Terugmeldfaciliteit) Nummer 18 Bij basisregistraties draait het om betrouwbaarheid en om juiste, actuele en eenduidige gegevens. De meeste gegevens staan goed in de basisregistraties. Maar er kan altijd iets misgaan. Daarom is er Digimelding. Via dit webportaal kan een ambtenaar die vermoedt dat gegevens niet kloppen, daarvan melding maken. Die melding komt automatisch bij de juiste instantie terecht. Zijn de gegevens inderdaad onjuist, dan worden ze aangepast. Aansluiten op Digimelding Digimelding wordt gebruikt door: Kadaster, Topografie, GBKN: Digimelding is een generieke infrastructurele voorziening voor alle basisregistraties. Digimelding heeft dus connecties met alle basisregistraties. BAG: Zodra BAG operationeel is, kan zij aansluiten op Digimelding. Dit vereist een tijdige beschikbaarheid van Digimelding. DKD: Potentiële relatie: Beschikbaarheid van deze bouwsteen levert toegevoegde waarde. Gemeente Stein is zelf verantwoordelijk om conform de WBP een autorisatiebeleid te ontwikkelen voor het machtigen van medewerkers om met Digimelding te werken. Digimelding is een voorziening waar gemeenten gebruik van maken en die centraal beheerd wordt De wetten op de verschillende basisregistraties bepalen dat alle afnemers die gerede twijfel hebben aan de juistheid van authentieke gegevens, dit moeten terugmelden aan de houder van dit gegeven. Ook voor nog te ontwikkelen wetgeving (bijv. RNI), zal deze verplichting naar verwachting worden opgenomen. Om gebruik te maken van het portaal hoeven gemeenten in principe geen techniek te implementeren of te beheren.. Doel 3: Het verbeteren van de publieke dienstverlening Pagina 19 van 73

20 19. Gemeenschappelijke ontsluiting basisregistraties Nummer 19 uit basisregistraties: hoe verkrijg je die zo efficiënt en eenvoudig mogelijk? Het project Gemeenschappelijke Ontsluiting Basisregistraties (GOB) realiseert generieke diensten, standaarden en voorzieningen die moeten voorzien in het zo efficiënt en eenvoudig mogelijk verkrijgen van gegevens uit basisregistraties. Implementatie van Digilevering Medewerkers werken nog steeds volgens functiebeschrijvingen met eigen taken en verantwoordelijkheden. Bevragingen aan registratiesystemen worden beoordeeld en verwerkt door de individuele ambtenaar. Hierdoor ontstaat een diversiteit aan kwaliteit in de informatievoorziening en daarmee in de informatieprocessen. De GOB is er op gericht om de informatieprocessen te stroomlijnen. en organisatie moeten zich naast de vakinhoudelijke kwaliteit meer richten op de proceskwaliteit. Het organisatorisch borgen van de kwaliteit van de informatieprocessen is uitgangspunt voor ambtenaren en overheidsorganisaties. De GOB moet verandering inbrengen door integrale koppelingsmogelijkheden als randvoorwaarde voor de verbetering van de informatievoorziening te stellen. Op landelijk en lokaal niveau moet de regelgeving gericht zijn op het unieke gebruik van de basisregistraties. Stein moet in haar regelgeving borgen dat er niet van het gebruik van de basisregistraties wordt afgeweken. Doel 3: Het verbeteren van de publieke dienstverlening Pagina 20 van 73

21 20. Digitaliseren uitgaande post en bestuurlijke besluitvorming Nummer 20 Alle uitgaande post wordt digitaal gedistribueerd en beheerd. Het draagt bij tot efficiëntere en effectievere bedrijfsvoering, oa. door het stroomlijnen van werkprocessen, documentenstromen en door de aansluiting bij het concept binnen onze organisatie. Door een koppeling met huisstijl applicatie en DMS CORSA zullen alle uitgaande documenten op een uniforme wijze direct geregistreerd en beheerd worden in het DMS. Tevens kunnen documenten gegenereerd in werkproces afhankelijke applicaties gekoppeld worden zodat deze ook geregistreerd en beheerd worden in het DMS. Het digitaliseren van uitgaande documenten is een basis voor verdere uitvoering van gedigitaliseerde projecten. (denk bv. aan contract management etc.) Het proces van het registreren en scannen van uitgaande documenten / s is ingericht en de documenten worden in digitale vorm beschikbaar gesteld aan de organisatie. Daardoor zijn ze voor iedereen werkplekonafhankelijk beschikbaar, snel inzichtelijk en toegankelijk. Relatie met alle processen waar uitgaande documenten uit voort komen. Alle medewerkers, start uitgevoerd door projectgroep inventariseren uitgaande documenten en applicatiebeheer voor het inrichten van systeem Intern, vernieuwde werkwijze, extern geen tenzij men geen fysieke stukken wil archiveren dan zal er substitutie aangevraagd moeten worden bij Rijksarchiefdienst / Nationaal Archief Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Onderzoeken of het digitaal ondertekenen van brieven etc. vraagt om aanpassing van regelingen. Groot raakvlak met automatisering, ivm opslagcapaciteit, kennis van document server, snel handelen bij storing, applicatiebeheer voor het inrichten. Vanwege de grote impact op vele werkprocessen, verdient communicatie intensieve aandacht. Een communicatieplan moet opgesteld worden om draagvlak en borging te garanderen. Intern, extern indien gewenst Doel 3: Het verbeteren van de publieke dienstverlening Pagina 21 van 73

22 21. Koppeling CORSA Squit XO Nummer 33.2 In het DMS CORSA als in Squit XO kunnen documenten geregistreerd en gekoppeld worden. Bij Squit XO kunnen deze een zaak starten of eraan toegevoegd worden. Om alle gegevens om een beheersbare en uniforme manier te laten verlopen zal de koppeling CORSA Squit XO op zaak-niveau ingericht worden. Alle documenten die in Squit XO worden gebruikt cq worden gecreëerd zijn opgeslagen in Corsa. De opslag zal op zaakniveau plaats vinden. Raakvlakken met inkomende en uitgaande digitale document processen, vergunning processen, invoering WABO en PIP Gebruiker Squit XO van de afdelingen VH+H en PUZA mbt vergunningen en handhaving en DIV Geen dubbele opslag van informatie, eenmalige registratie van informatie GBA, WABO, APV Applicaties moeten op betrouwbare manier informatie uitwisselen, geen dubbele opslag capaciteit door koppeling, eenmalige registratie, alleen intern duidelijk afspraken Doel 3: Het verbeteren van de publieke dienstverlening Pagina 22 van 73

23 22. Koppelingen met andere applicaties De implementatie van de elektronische gemeente stelt nieuwe eisen aan de informatiearchitectuur van de gemeente Stein. De informatievoorziening verandert van taakgericht naar procesgericht. Eenmalige opslag en meervoudig gebruik van informatie wordt daarbij als leidraad gehanteerd. De introductie van de authentieke basisregistraties geeft voor een aantal gegevenssets een wettelijke grondslag. Om informatie breed te kunnen delen moeten er voorzieningen zijn die dat faciliteren. We denken hierbij aan koppelingen met intern en externe informatiebronnen (landelijke voorzieningen en/of ketenpartners). Een MidOffice wordt de verbindende schakel tussen front- en BackOffice. Deze MidOffice wordt gekenmerkt door de opslag van koude gegevens (gegevensmagazijn), de warme gegevens (zakenmagazijn), en een DMS/WFM voor opslag van documenten en processturing. In toenemende mate worden aanvragen/transacties binnen het MidOffice afgehandeld. Maar een echte kwaliteitsslag is te maken door deze systematiek ook te hanteren voor andere niet wettelijk vastgelegde basisgegevens. - Gerealiseerde koppelingen tussen Front-, Mid- en BackOffice - Eenduidige uitwisseling van gegevens binnen de organisatie, met ketenpartners en landelijke voorzieningen - Eenduidig gebruik van gecertificeerde gegevens in FrontOffice, website en e-formulieren Nummer 22 die betrekking hebben op het eenmalig opslaan en het meervoudig gebruiken van gegevens worden aangepast. Afspraken moeten worden gemaakt over de kwaliteit en actualiteit van gegevens en de uitwisseling van de gegevens. Het eenmalig opslaan en meervoudig gebruik van gegevens vraagt om discipline om de gemaakte afspraken na te komen. Procedures moeten worden nageleefd om werken binnen de nieuwe informatiearchitectuur te laten slagen. Eenmalige opslag en meervoudig gebruik Beschikbaarheid van koppelingen zowel intern als extern moet gegarandeerd zijn Pagina 23 van 73

24 27. Informatiebeveiliging Nummer 27 De dagelijkse taakuitoefening wordt steeds meer beheerst door het gebruik van computers, en daarbij ontstaat informatie die van wezenlijk belang is voor het organiseren en functioneren van de gemeentelijke organisatie. Informatiesystemen zijn langzamerhand het zenuwcentrum geworden van de gemeentelijke organisatie. Het is belangrijk dat we de kwetsbaarheid van de informatievoorziening zo laag mogelijk houden omdat dit een groot risico is, waarvan de gemeentelijke organisatie zeer nadelige gevolgen kan ondervinden. Kwetsbaarheid gaat over mogelijk misbruik. Door een verdergaande digitalisering neemt de kans op virussen, hackers en schending van privacy toe en daarmee de noodzaak voor beveiligde toegang tot systemen en gegevens en beveiligde uitvoering van transacties. Ook de wetgever stelt een aantal eisen, o.a. de Wet Bescherming Persoonsgegevens. In het kader van de GBA (Gemeentelijke basisadministratie personen), BAG (basisregistratie adressen en gebouwen) en SUWI (Uitvoeringsorgaan voor werk en inkomen) dienen we te beschikken over een informatiebeveiligingsplan. Adequate informatiebeveiliging is daarom geen overbodige luxe. De invoering van DigiD en het BSN (Burger Service Nummer) dragen bij aan de bestrijding van identiteitsfraude door de unieke identificatie van personen. Daarnaast is een adequate beheerorganisatie een belangrijke voorwaarde voor toegang tot onze systemen en de daarop opgeslagen gegevens voor alleen daartoe geautoriseerde personen. De gebouwen van gemeente Stein dienen beveiligd te zijn alsook de kritische ruimten. Voor het uitoefenen van bepaalde functies kan de gemeente Stein een laptop, telefoon e/o een token(telewerken) ter beschikking stellen, let wel alleen voor zakelijk gebruik, en natuurlijk in bruikleen. Daarnaast dienen we vanaf 2013 te voldoen aan de DigiD beveiligingsassesment. Opstellen informatiebeveiligingsbeleid, risicoanalyse, plan met beveiligingsmaatregelen, jaarlijks geëvalueerd en bijgesteld zodat ze voldoen aan de code voor informatiebeveiliging ISO 27001/2 en WBP. rondom hardware, software, GBA, waardedocumenten, BAG, SUWI. Het in bruikleen stellen van laptop, telefoon e/o token. De rol van beveiligingsbeheerder invullen. Dagelijkse Back-up van data. Data dient opgeslagen in een beveiligde ruimte. Bruikleenovereenkomst opstellen voor laptop, telefoon en token. Voldoen aan ISO 27001/2 en WBP. Uitwijkvoorziening en beveiliging voor hardware, software en datacommunicatieverbindingen, en daar waar mogelijk. Werkgroep Informatiebeveiliging, ambtelijke organisatie, MT, College Pagina 24 van 73

25 28. Migratie Office Migratie Microsoft Office Gebruikmaken van de nieuwe ter beschikking staande functionaliteiten met betrekking tot de kantoorautomatisering van Stein. Dit wordt integraal meegenomen in de Europese aanbesteding van onze ICT omgeving. Nummer Upgrade kantoorautomatisering Pagina 25 van 73

26 31. Digitaliseren inkomende post Nummer 31 Alle fysiek inkomende post wordt ingescand en vervolgens digitaal verspreid en beheerd. Het inscannen van inkomende post draagt bij tot efficiëntere en effectievere bedrijfsvoering, oa. door het stroomlijnen van werkprocessen, documentenstromen en door de aansluiting bij het concept binnen onze organisatie. Het proces van het registreren en scannen van inkomende documenten / s is ingericht in Corsa en de documenten worden in digitale vorm beschikbaar gesteld aan de organisatie. Daardoor zijn ze voor iedereen werkplekonafhankelijk beschikbaar, snel inzichtelijk en toegankelijk. Het proces van inkomende documenten / s wordt heringericht; documenten worden in digitale vorm beschikbaar gesteld en heeft daarmee impact op alle werkprocessen. Het digitaliseren van inkomende post en het digitaal beschikbaar stellen van inkomende documenten raakt de werkzaamheden van alle medewerkers. Aan elk document wordt meta-informatie gekoppeld. Intern, vernieuwde werkwijze, extern geen tenzij men geen fysieke stukken wil archiveren dan zal er substitutie aangevraagd moeten worden bij Rijksarchiefdienst / Nationaal Archief Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap Groot raakvlak met automatisering, ivm opslagcapaciteit, kennis van document server, snel handelen bij storing, applicatiebeheer voor het inrichten. Voldoen de scanner die we nu hebben aan de eisen die we stellen? Vanwege de grote impact op vele werkprocessen, verdient communicatie intensieve aandacht. Een communicatieplan moet opgesteld worden om draagvlak en borging te garanderen. Intern ja Doel 3: Het verbeteren van de publieke dienstverlening. : Standaardisatie, efficiëntie, Persoonlijke Internet Pagina, uniformiteit, overal gegevens beschikbaar Pagina 26 van 73

27 32. Huisstijlapplicatie voor documentcreatie en sjabloonbeheer fase 1 & 2 Nummer 32 Door middel van in een huisstijl applicatie sjablonen in te richten zullen alle basis gegevens van documenten op een uniforme wijze vastliggen. Hiervoor zal geïnventariseerd worden welk type documenten er gecreëerd worden binnen de organisatie om daar sjablonen of bouwstenen van te maken. Er moet tevens rekening worden gehouden met een koppeling met DMS. Op de achtergrond kan dan elk document worden geregistreerd. Op basis van een Inventarisatie van type documenten die gecreëerd worden in de organisatie, worden sjablonen gemaakt in de huisstijl. Deze sjablonen worden beschikbaar gesteld aan de organisatie voor documentcreatie. Dit zal een relatie hebben met alle processen van waaruit documenten gecreëerd worden. Er zal dan ook een inventaris uitgevoerd moeten worden binnen alle processen wat voor een type documenten er gebruikt worden. Groot raakpunt met digitaliseren van uitgaande documenten. Alle medewerkers + sjabloonbeheerder voor het opmaken van diverse sjablonen of bouwstenen middels de door communicatie goed gekeurde lay-out. Intern zal duidelijk gemaakt moeten worden dat men alleen nog via deze manier documenten gecreëerd mogen worden. Nihil tot geen, aanschaf huisstijl applicatie? moet de huisstijl layout bewaken in de sjablonen Alleen voor werkwijze intern Doel 3: Het verbeteren van de publieke dienstverlening. : Standaardisatie, efficiëntie, Persoonlijke Internet Pagina, uniformiteit, overal gegevens beschikbaar Pagina 27 van 73

28 33. Contractmanagement Nummer 33 Als onderdeel van de integrale bedrijfsvoering worden alle contracten in het kader van de digitalisering opgenomen in het document management systeem CORSA als onderdeel van het MidOffice. CORSA / CONTRACT maakt de belangrijke gegevens direct toegankelijk vanuit een centraal en beveiligd archief voor de daartoe geautoriseerde personen. Het groeipad voor de contract management oplossing van CORSA start vanuit een reactieve benadering. Hiervoor wordt de Digital variant ingezet. In deze variant vindt registratie van uw contracten plaats, zónder dat daar meteen een procedurele bewaking aan wordt gekoppeld. Gemeente Stein heeft de mogelijkheid om vanuit deze varianten door te groeien naar een daadwerkelijk proactief contractmanagement systeem. Deze variant is Pro. Hierbij wordt een koppeling gemaakt tussen het contract en de voor uw organisatie geldende contractprocedure. Migratie van bestaande contracten als PDF naar CORSA/CONTRACT. Alle contracten dienen traceerbaar te zijn vanwege risicobeheersing (juridisch, financieel, politiek). Proces contractmanagement beschrijven Module Contractmanagement van Corsa Versterken sturend vermogen organisatie, realiseren van een flexibele, betrouwbare en en het verbeteren van de profilering van de organisatie richting klanten, bestuur en partners Pagina 28 van 73

29 34. e-facturen fase 1, 2 & 3 Nummer 34 Digitaliseren inkoop facturen. Door middel van het digitaliseren van de stroom van inkoopfacturen is er een vermindering van de papierstroom binnen de organisatie, een snellere afhandeling door budgethouders/beheerders en een betere financiële administratie beschikbaar. Facturen zijn te allen tijde snel traceerbaar en zichtbaar via budgetinfo. Een schaduwadministratie wordt hierdoor voorkomen. Fase 2 betreft het inrichten en opzetten van een verplichtingenadministratie. Herinrichten van het werkproces van afhandelen inkoopfacturen door middel van digitalisering en digitaal beschikbaar stellen van de inkoopfacturen. Gebruik maken van een verplichtingenadministratie en digitaal afhandelen facturen. Werkproces facturen dient helder te zijn, raakvlak met digitaliseren inkomende post. Medewerkers afdeling CC, budgethouders/beheerders, Bodes/DIV Voldoen aan de wettelijke regelgeving vwb opslag eisen van digitale facturen indien fysieke vernietigd gaan worden. Aanschaf hardware, Aanschaf software, applicatiebeheer?, implementatie /, sluit aan bij beleid alg. digitaliseren. Tevens zoveel mogelijk al digitaal vragen aan klant/leverancier. Doel 3: Het verbeteren van de publieke dienstverlening. : Standaardisatie, efficiëntie, uniformiteit Pagina 29 van 73

30 35. Digitaliseren Omgevingsvergunning en bouwdossiers Nummer 35 Nieuwe bouwdossiers worden digitaal samengesteld door koppeling SQUIT/CORSA (zie project 33.2: koppeling SQUIT/CORSA). Door de invoering van de WABO kunnen vergunningen digitaal via het Omgevings Loket Online worden aangevraagd. Door de reeds in het verleden verleende bouwdossiers te scannen zijn alle bouwdossiers digitaal beschikbaar. Digitale afhandeling van omgevingsvergunning. Bouwdossiers vanaf 1982 (na herindeling) zijn digitaal, werkplekonafhankelijk voor snel raadpleegbaar. De bouwplantoets zal op schaal op papier gebeuren. De externe klanten (burgers etc.) hebben de mogelijkheid om van thuis uit via de website bouwdossiers te raadplegen. Raakvlak met algemene proces digitaliseren en publieke dienstverlening. Tevens meer fysieke opslagcapaciteit in het fysiek archief van het gemeentehuis i.v.m. overhevelen naar streekarchief in Born. Nieuwe werkmethodiek treft de clusters BWT afdeling PUZA, BWT afdeling VH&H en DIV afdeling BO Geen v.w.b. openbaarheid bouwdossiers Opslag capaciteit (test van 2 dozen bouwdossier gescand is 107 Mb) Raakvlak met communicatie is groot, wanneer het een deel word van de internet pagina. intern Doel 3: Verbeteren publieke dienstverlening. : Functionele website, klant proces vanuit klantgericht, administratieve lasten verminderd, Bron beheer geregeld, beschikbaarheid informatie systemen Pagina 30 van 73

31 36. Digitaliseren W&I cliënt dossiers Nummer 36 De huidige cliëntdossiers (140 meter archief) staan grotendeels opgeslagen in het archief bij DIV. Per dossier wordt er een map aangemaakt, en de huidige archief registratie is als volgt opgebouwd, n.l. naam + geboorte datum + kleur(map) + volgnummer. Dit is tevens het snelst groeiende archief (i.v.m. veranderende wetgeving etc.). Wanneer een medewerker van de afdeling W&I een dossier wil inzien wordt er een dossier uitleen verzoek gestuurd naar DIV die dan binnen +/- 3 uur het dossier bezorgt. Dit proces verloopt te langzaam, ook omdat de W&I-medewerker slecht een kort tijdstip het dossier nodig heeft om de benodigde informatie te vinden. Dossier gaat weer terug naar DIV en zij bergen het weer op in archief. Dus tijd en efficiëntie besparing op 2 fronten. Wellicht voorloper op koppeling tussen proces applicatie bij W&I en DMS CORSA. De cliëntdossiers zijn gescand met OCR (optische tekenherkenning), en zijn digitaal, werkplek onafhankelijk raadpleegbaar. Na het digitaliseren van de dossiers moet het proces van digitale dossiervorming worden ingericht, zodat ook in een beheersituatie informatie digitaal beschikbaar is. Opleiden in procesgericht werken zijn digitaal beschikbaar voor het genereren van de gewenste informatie. Opslag capaciteit Doel 3:Verbeteren publieke dienstverlening. : Klant proces vanuit klantgericht, Administratieve lasten verminderd, Beschikbaarheid informatie systemen Pagina 31 van 73

32 37. Digitalisering Tekeningen Nummer 37 Digitale database van alle tekeningen o.a. Riool-huisaansluitingen, civieltechnische tekeningen, topgrafische kaarten, oude bestemmingsplannen enz. Hiervoor is al een applicatie aanwezig: Riobase, leverancier: Global Vitus. De beheerders hiervan zijn Frans Beumer en Gerrit Wensink Alle bij BORA aanwezige analoge tekeningen zijn gescand bij de verhuizing. Digitale database opgeschoond Het nog nader te bepalen beleid op het gebied van de geo-informatie kan ertoe leiden dat op enig moment deze keuze voor opslag in Riobase heroverwogen dient te worden Pagina 32 van 73

33 38. DURP conform nwro Het programma DURP is in 2000 is gestart en richtte zich in eerste instantie in het stimuleren van gemeenten en provincies om aan de slag te gaan met digitale plannen. De nieuwe Wet ruimtelijke ordening (Wro) is ingegaan op 1 juli Alle nieuwe ruimtelijke plannen mogen vanaf die datum digitaal worden gemaakt, gebruikt en beschikbaar gesteld. Met ingang van 1 januari 2010 zijn digitale plannen daadwerkelijk verplicht. Voor de gemeente Stein betekent dit: gericht gaan werken aan de implementatie van DURP en de ontsluiting van plannen naar RO-online (een landelijke raadpleegpunt voor overheden, bedrijven en burgers). Het is belangrijk om te zorgen dat de organisatie kan voldoen aan de minimale verplichtingen. Naast het (laten) vervaardigen en beheren van digitale plannen zal de gemeente Stein ook het extern ontsluiten van digitale plannen naar provincie, burgers en bedrijven moeten gaan organiseren. De gemeente Stein heeft als doelstelling van dit project: haar ruimtelijke plannen digitaal raadpleegbaar, uitwisselbaar en vergelijkbaar maken. Digitaal vaststellen BP en toegankelijk maken middels internet Nummer 38 ( ) Omschreven in Plan van Aanpak dd september 2007 Omschreven in Plan van Aanpak dd september 2007 Omschreven in Plan van Aanpak dd september 2007 Omschreven in Plan van Aanpak dd september 2007 Omschreven in Plan van Aanpak dd september 2007 Omschreven in Plan van Aanpak dd september 2007 ; Wro N.v.t. ingevolge nieuw beleid Doel 3: Het verbeteren van de publieke dienstverlening. : Klantprocessen zijn efficiënt en vanuit de klant ingericht : Administratieve lasten zijn verminderd Pagina 33 van 73