Samenwerkingsprotocol

Transcriptie

1 Samenwerkingsprotocol Dit samenwerkingsprotocol is opgezet door de samenwerkende partners gemeente Apeldoorn, Adviesbureau De Overstap BV en Activa BV. Dit protocol is te gebruiken door elke publieke of private werkgelegenheidsvoorziening die efficiënt en effectief wil samenwerken met haar partners. Het protocol kan worden gebruikt als leidraad bij (aanbestedings-)contracten tussen publieke en private werkgelegenheidsvoorzieningen. Voorafgaand aan dit protocol hebben bovengenoemde partijen een analyse gemaakt van de huidige samenwerking tussen publieke en private partijen in het arbeidstoeleidingsproces (Analysis of the current situation of cooperation between public and private employment services in the Netherlands (1.1)). De belangrijkste conclusies en aanbevelingen uit deze analyse zijn geïntegreerd in dit protocol. Het samenwerkingsprotocol is te gebruiken zonder kennis van deze analyse, echter de inhoud ervan zal het werken met dit protocol vergemakkelijken. Veel inzichten die de analyse biedt, zijn verwerkt in het protocol. Het lezen van de analyse zal meer inzicht in het protocol en haar achtergrond prijsgeven. Voor een optimaal resultaat wordt dan ook aangeraden dat gebruikers kennisnemen van de analyse alvorens het protocol te tekenen en te gebruiken. Het protocol heeft betrekking op de meest noodzakelijke condities om te kunnen samenwerken zoals die uit de analyse naar voren zijn gekomen. Er is daarbij onderscheid gemaakt in voorwaarden die zijn gerelateerd aan het gedrag van deelnemende partners en voorwaarden die zijn gerelateerd aan de uitvoerende taken van de deelnemende partners. In het protocol wordt naast de termen PES (Public Employment Services) en PRES (Private Employment Services) ook gesproken over opdrachtnemer/opdrachtgever, waarin PRES hoogstwaarschijnlijk altijd zal optreden als opdrachtnemer en PES (de gemeente) als opdrachtgever. Gebleken is dat voorwaarden gerelateerd aan gedrag van deelnemende partijen het meest door beide partijen worden genoemd wanneer gesproken wordt over meest noodzakelijke voorwaarden voor een succesvolle en meest optimale samenwerking. Het gaat hierbij om de voorwaarden: Heldere en gelijke doelen, openheid en eerlijkheid en goede communicatie. Deze voorwaarden zullen dan ook de kern vormen van dit protocol. Een andere conclusie uit de analyse die van groot belang blijkt voor het voeren van een optimale samenwerkingsvorm, is het belang van het goed

2 definiëren van de stappen, de termen en de voorwaarden, die door beide partijen worden benoemd in het arbeidstoeleidingsproces. Ook deze conclusie vormt een belangrijk aspect van dit protocol. Het protocol heeft betrekking op alle stappen die voorkomen in het arbeidstoeleidingsproces en die kunnen worden uitgevoerd door publieke en/of private partijen. Ondergetekenden erkennen dat er wederzijdse belangen zijn bij een verbeterde, geïntensiveerde samenwerking. De gemeente Apeldoorn, Adviesbureau De Overstap BV en Activa BV, hierna te noemen de samenwerkende partijen of partijen wensen via dit protocol hun nauwe betrokkenheid bij wederzijdse samenwerking en respect te bekrachtigen gebaseerd op de volgende beginselen en afspraken: Noodzakelijke gedragsvoorwaarden samenwerking: Artikel 1. Heldere en gelijke doelen Voor een optimale samenwerking is het essentieel dat partijen gelijke doelen nastreven en dat deze doelen helder geformuleerd zijn. De doelen zijn geformuleerd en vastgelegd in het contract. Partijen beloven deze doelen na te streven en bij onduidelijkheden hierover direct duidelijk te communiceren. Doelen moeten te allen tijde gelijk blijven, ongeacht de beweegredenen van beide partijen. 1 Hiervoor zijn een aantal sub-voorwaarden noodzakelijk: Vertrouwen 1.1. Essentieel in de samenwerking tussen publieke en private partijen is dat deze partijen elkaar kunnen vertrouwen. Beide partijen houden zich dan ook aan de gemaakte afspraken en handelen transparant. Contactmomenten tussen de partijen verlopen open en eerlijk Essentieel in de samenwerking met de cliënt is de mate van betrouwbaarheid. Voor beide partijen geldt dat zij zich aan de gemaakte afspraken houden Beide partijen zorgen ervoor dat voor de cliënt altijd duidelijk is waar naar toe gewerkt wordt. Cliënt kan erop vertrouwen dat de partijen alles in het werk stellen om dit vastgestelde doel samen met de cliënt te bereiken. Efficiëntie 1.4. Om efficiënt te kunnen werken, is het van belang dat er korte lijnen zijn, het doel duidelijk is en de partijen doelgericht werken. Partijen beloven de lijnen zo kort mogelijk te houden, duidelijke subdoelen te stellen naast de doelen die zijn vastgelegd in het contract en doelgericht te werk te gaan. Artikel 2. Goede communicatie Voor een optimale samenwerking is het essentieel dat partijen een heldere en goede onderlinge en externe communicatie voeren. Publieke en private partijen beloven dit te allen tijde na te streven en elkaar hierop aan te spreken. De lijnen zijn kort, er is een mate van gelijkwaardigheid waardoor er 1 Zie Analysis of the current situation of cooperation between public and private employment services in the Netherlands (1.1) over beweegredenen en afhankelijkheidspositie van privaat ten opzichte van publiek.

3 open, direct en eerlijk met elkaar gecommuniceerd wordt. Partijen zijn er op gericht beschikbare nieuwe informatie op elk mogelijk contactmoment te delen. Een belangrijk onderdeel van de communicatie is het duidelijk definiëren van de verschillende termen en condities in het arbeidstoeleidingsproces. De definities worden vastgelegd. Medewerkers van de samenwerkende partijen dienen op de hoogte te zijn van deze definities. Aanvullende voorwaarde: 2.1. Bij wijzigingen in de bezetting wordt duidelijk aangegeven (richting opdrachtgever/-nemer en cliënt) wie de opvolger van de vertrekkende medewerker is en hoe de communicatie zal verlopen. Bij het niet nakomen van de afspraken hieromtrent, spreken beide partijen elkaar aan. Publieke en private partijen beloven tevens naar de cliënt toe helder te communiceren. Van belang is dat de partijen de communicatie aanpassen op het niveau van cliënt. De begeleiding dient toegankelijk voor hem te zijn. 3. Openheid en eerlijkheid Voor een optimale samenwerking is het essentieel dat partijen open en eerlijk zijn naar elkaar. Ondergetekenden beloven dit te doen en beloven elkaar hierop aan te spreken. Noodzakelijke sub-voorwaarden: Flexibiliteit en creativiteit 3.1. De partijen dienen om te kunnen gaan met veranderingen en hierover open te communiceren. Publieke partij handelt zo veel mogelijk flexibel wanneer er tijdens een traject zaken aan de orde komen die niet ingekaderd zijn De publieke partij heeft vertrouwen in creatieve ideeën van de private samenwerkingspartner en durft hierin mee te gaan, mits de wetgeving dit toelaat. Partijen beloven elkaar zoveel mogelijk de ruimte te geven om creatief te zijn. Verantwoordelijkheid 3.3. Partijen voelen zich verantwoordelijk voor het project en komen afspraken na. Beide partijen zijn er verantwoordelijk voor om een traject tot een goed einde te brengen. Partijen spreken elkaar aan op hun verantwoordelijkheid Alle partijen dragen de verantwoordelijkheid en hun commitment aan het project breed in hun eigen organisatie uit Partijen zorgen ervoor dat hun kennis te allen tijde voldoende is om verantwoordelijkheid te kunnen nemen. Partijen delen hun kennis en zijn bereid van elkaar te leren. Ethiek 3.6. Beide partijen behandelen cliënten op een positieve en stimulerende manier. De partijen verwachten dat de cliënt zich aan afspraken houdt. Dit wordt ook van de partijen verwacht Partijen zullen de cliënten volgens een respectvolle benadering behandelen Van belang voor een goede samenwerking is dat beide partijen handelen naar eer en geweten. Partijen zijn zich bewust van eigen waarden en normen. Mocht hierin de begeleiding stagneren dan dient de begeleiding over gedragen te worden. Dit kan zowel intern als extern Mits aanwezig, sluiten de partijen zich aan bij de bestaande gedragscode van de opdrachtgevende partij. (gilde, omgang met cliënten, handhaving, etc.)

4 Voorwaarden uitvoerende taken arbeidstoeleiding Artikel 4: Arbeidstoeleidingsproces Heel praktisch zijn er naast bovengenoemde noodzakelijke gedragsvoorwaarden in de analyse van de huidige samenwerking in Nederland en in de sterkte-zwakte analyse van de projectpartners enkele voorwaarden naar voren gekomen die opgenomen moeten worden in het protocol. Met deze voorwaarden in het protocol kan men dan de meest ideale samenwerkingsvorm nastreven. Voor al deze stappen in het arbeidstoeleidingsproces geldt dat: I. het contract leidend is. Alle onduidelijkheden zullen tijdig worden besproken. Zo mogelijk kunnen dan bijstellingen van het contract plaatsvinden. II. III. partijen elkaar aanspreken op het naleven van dit protocol. termen en voorwaarden vooraf gedefinieerd worden om verwarring en onduidelijkheden te voorkomen. Aanvullende voorwaarden per stap zijn: Dossieronderzoek 4.1. De partijen zijn het met elkaar eens dat een goede cliëntscreening essentieel is voor een goed resultaat. Alle partijen zullen ervoor zorgen dat dossiers die volgens afspraak dienen te worden aangeleverd, kloppend en compleet zijn. Selectie van cliënten 4.2. Voor aanvang van elk project dient duidelijk beschreven te worden waaruit de doelgroep bestaat en welke eisen er aan cliënten worden gesteld om deel te mogen/kunnen nemen aan het project. 4.3 Deelnemende partijen beloven per opdracht de afspraken te volgen met betrekking tot de aan te leveren cliënten. Wanneer een cliënt niet goed bediend kan worden door de private partij, maar toch al is aangemeld, dienen beide partijen hierover eerlijk te communiceren en zo nodig de aanmelding terug te draaien, ongeacht de belangen van beide partijen Zodra er op korte termijn cliënten geselecteerd moeten worden voor een project of opdracht waardoor de kwaliteit van de selectie onder druk komt te staan, treden partijen in overleg hoe dit het meest effectief kan worden opgelost, zo nodig met assistentie van privaat Partijen spreken af bij individuele trajecten waar mogelijk een warme overdracht van de cliënt te verzorgen. Dit betekent dat naast een cliënt-dossier een toelichting door opdrachtgever wordt gegeven over (alle) zaken die van belang zijn om zo snel mogelijk met de cliënt aan de slag te kunnen. Intake/diagnose 4.6. In de opdracht moet het doel van de intake waar voor deze gebruikt gaat worden duidelijk zijn. Bijvoorbeeld; de intake kan gebruikt worden voor het bevorderen van een volgende fase op de participatieladder of voor het verkrijgen van een passende baan Na de intake moeten de te behalen resultaten (vastgelegd in een trajectplan) altijd S.M.A.R.T. geformuleerd worden. Dit maakt het vervolgproces duidelijk en meetbaar voor de opdrachtgever, de uitvoerende partij en de cliënt De cliënt mag onder geen beding verkeerde verwachtingen krijgen van het traject. Partijen beloven hiervoor te allen tijde zorg te dragen. 2 Zie Analysis of the current situation of cooperation between public and private employment services in the Netherlands (1.1) over beweegredenen en afhankelijkheidspositie van privaat ten opzichte van publiek.

5 Vervolgonderzoek 4.9. Wanneer na de intake/diagnose blijkt dat een vervolgonderzoek nodig is, zal hierover overleg plaatsvinden met opdrachtgever. Uitgangspunt daarbij is zoveel mogelijk te kijken naar het effect op lange termijn Opdrachtnemer (PRES) signaleert en adviseert, opdrachtgever beslist (PES). Trajectplan opstellen In bijna elk project is een trajectplan voor de cliënt een onderdeel van de opdracht. Het opstellen van een trajectplan dient S.M.A.R.T te geschieden. Het trajectplan is een middel om de voortgang (en de kwaliteit) van de dienstverlening te meten. Partijen beloven elkaar aan te spreken wanneer dit niet het geval is. Het trajectplan kan aan de hand daarvan worden aangepast Het trajectplan moet altijd (tenzij in de opdracht anders aangegeven) getekend worden door de cliënt en de uitvoerende partij. Kennis van de wetgeving Bij veranderingen die de samenwerking tussen partijen beïnvloeden, dient PES PRES tijdig op de hoogte te stellen. Bij (algehele) significante verandering van wetgeving die van invloed kan zijn voor het functioneren van opdrachtnemers in relatie tot uitgegeven opdrachten, zal bij voorkeur door opdrachtgever een voorlichtingsbijeenkomst worden georganiseerd PRES blijft zelf verantwoordelijk voor het verkrijgen van de juiste kennis en zal altijd zoveel mogelijk kennis halen en delen. Trajectbegeleiding/nazorg In het contract wordt vastgelegd welke resultaten worden nagestreefd, wie verantwoordelijk is voor de trajectbegeleiding en op welke wijze en hoe gerapporteerd dient te worden aan opdrachtgever. Trajectbegeleiding en nazorg moeten te allen tijde een logisch gevolg zijn van hetgeen beschreven is in het trajectplan Tenzij in het contract anders is aangegeven, zal de regie over de trajectbegeleiding en de nazorg bij de opdrachtgever liggen. Bij voorkeur worden zoveel mogelijk de bestanden met cliëntgegevens van opdrachtgever en opdrachtnemer aan elkaar gekoppeld. Samenwerken met andere hulpverleners Tenzij in het contract anders is aangegeven heeft PES de verantwoordelijkheid over het inzetten van aanvullende hulpverlening. PRES adviseert in voorkomend geval, PES beslist. PRES neemt daarom altijd contact op met de opdrachtgever alvorens andere hulpverleners in te schakelen. Werkgeversnetwerk Beide partijen hebben contacten in hun werkgeversnetwerk die voor de cliënten benut zouden kunnen worden. Partijen beloven zoveel mogelijk kennis en netwerk met elkaar te delen. Waar mogelijk zullen zij samen optrekken in het vinden van de juiste werkgever Partijen maken per opdracht duidelijke afspraken over wie welke werkgever waarvoor benadert. Per contact wordt een primaire contactpersoon aangewezen. Die legt het eerste contact. Daarna volgt zo nodig een (warme) overdracht Werkgevers zullen zoveel mogelijk vraaggericht worden benaderd, waar mogelijk wordt informatie over werkgevers tussen de partijen gedeeld Tijdens de opdracht zal de werkgeversbenadering van de samenwerkende partijen met regelmaat worden geëvalueerd en zo nodig worden aangepast Partijen beloven te allen tijde zorgvuldig om te gaan met het gezamenlijke werkgeversnetwerk.

6 4.23. Bovenstaande artikelen gelden zowel bij het jobhunten voor proefplaatsingen, voor werkervaringsplaatsen en voor regulier werk. Loonwaarde In het arbeidstoeleidingsproces kan loonwaarde worden ingezet als schadelastbeperking. Echter, of het wordt ingezet zal afhangen van de opdracht en het trajectplan (= maatwerk). Mochten hierover geen duidelijke afspraken zijn gemaakt en het is in het traject wel de wens loonwaarde in te zetten, zullen hierover nieuwe afspraken worden gemaakt. Partijen beloven zich aan deze afspraken te houden en spreken elkaar hierop aan. Als loonwaarde wordt ingezet, moet dit te allen tijde een logisch gevolg zijn van hetgeen beschreven is in het trajectplan. Jobcoaching werknemer/werkgever In bepaalde situaties waarbij de afstand tot de arbeidsmarkt wordt veroorzaakt door beperkingen bij de cliënt, kan jobcoaching worden ingezet. E.e.a. is vastgelegd in het contract. Het jobcoachen van zowel de cliënt als de werkgever is noodzakelijk voor het bereiken van een structurele plaatsing. In de opdracht is vaak al vastgelegd hoeveel uur jobcoaching per cliënt en per werkgever ingezet kan worden. Is dit niet het geval, kan dit na goedkeuring opdrachtgever, alsnog worden vastgelegd in het trajectplan. Als jobcoaching werknemer/werkgever wordt ingezet, moet dit te allen tijde een logisch gevolg zijn van hetgeen beschreven is in het trajectplan. Detacheren/Payrollen/Uitzenden Detacheren, payrollen of uitzenden is primair voorbehouden aan de private partijen. Het moet leiden tot het ontzorgen van werkgevers en inspelen op de vraag van werkgevers. Anderzijds dient de private partij de belangen van de cliënt niet uit het oog te verliezen en zich te houden aan wet- en regelgeving. PES zal hierin een faciliterende rol spelen.

7 Ondertekening Dit protocol is van toepassing op de samenwerking in het project/de opdracht lopend van dd/mm/jjjj tot dd/mm/jjjj Namens Publiek (PES) Namens Privaat (PRES) Organisatie: Organisatie: Bevoegde Vertegenwoordiger: Bevoegde Vertegenwoordiger: Datum: Handtekening: Datum: Handtekening: