Voorjaars-ALV, maandag 11 mei 2015, The Sport Box Utrecht Locatie: Nijverheidsweg 29, Utrecht. Tijd: uur uur

Transcriptie

1 Voorjaars-ALV, maandag 11 mei 2015, The Sport Box Utrecht Locatie: Nijverheidsweg 29, Utrecht. Tijd: uur uur Aanwezig: Anne van der Sluis (voorzitter), Charlotte Scherphof (wedstrijdsecretaris), Han Hoogvliet (penningmeester), Tinka Kars (secretaris), Petra Berk, Arianne Niks, Moniek de Boer, Linda van Leeuwen, Sonja Vliek, Roselinde Goselink, Peter Retera, Ivette Groenendijk, Roeska Blankevoort, Wijnand Vellekoop, Coen Kaaij, Reinout van der Thiel, Marjolein Mulder, Annemiek van Vondel, Remco Top, Jan Willem Hendriks. Afgemeld: Femke Grievink, David Vermeulen, Nils Bonder, Ilonka Dijs (heeft Tinka Kars gemachtigd voor haar te stemmen), Anne ter Brugge, Lieke ten Voorde, Mariska Jager, Robin Schuurman, Lonneke Kraaijeveld, Ragmar Berendsen, Susanne van der Lugt, Lisanne de Wijs, Matthijs van Etten, Karin van Beusekom. 1. Opening Om 20:05 uur wordt de vergadering door de voorzitter geopend. 2. Vaststellen agenda De voorzitter heeft de TC en de verschillende commissies niet gevraagd om een jaarverslag in te leveren en vraagt de aanwezige commissieleden of zij wellicht ter plekke een update kunnen geven. Punt 5 Jaarverslag TC wordt derhalve wat ingekort tot TC update. Bij punt 8 wordt & spelregeltoets toegevoegd. De agenda wordt als volgt vastgesteld: 1. Opening 2. Vaststellen agenda 3. Notulen van de vorige ALV 4. Mededelingen 5. Ingekomen en verzonden stukken 6. TC update (jaarverslag en komend seizoen) 7. Jaarverslagen commissies 8. Scheidsrechtersbeleidsplan en spelregeltoets 9. Begroting (en vaststellen contributie) 10. Decharge (en benoeming) Kascommissie 11. Decharge en benoeming bestuursfuncties 12. Rondvraag + WVTTK 13. Verificatie besluitenlijst 14. Sluiting 3. Notulen van de vorige ALV Anne vraagt per pagina of er opmerkingen zijn op het verslag van de vorige ALV. Er zijn geen opmerkingen en de notulen van de ALV van 12 november 2014 (najaars-alv) worden goedgekeurd. 4. Mededelingen Het actiepunt van de vorige besluitenlijst is uitgevoerd door de Werkgroep Beleidsplan en de voorzitter. Anne deelt mede dat de leden digitaal hebben gestemd voor het nieuwe beleidsplan. Voorjaars-ALV 11 mei

2 4% was tegen en een ruime meerderheid (96%) was vóór. De leden die tegen stemden hebben bruikbare feedback gegeven over waarom ze het niet eens zijn met het plan zoals het er nu ligt. Dit waren voornamelijk tips en suggesties voor de Technische Commissie. Deze opmerkingen worden door de voorzitter naar de TC doorgestuurd. De voorzitter zal tevens een naar alle leden sturen dat het nieuwe beleidsplan is aangenomen, wat inhoudt dat alle commissies van Majella hun praktische plan schrijven met het algemene beleidsplan als uitgangspunt. De TC heeft dit werkplan al geschreven en de andere commissies zijn er mee bezig. 5. Ingekomen en verzonden stukken Er zijn geen ingekomen of verzonden stukken. 6. TC update (jaarverslag en komend seizoen) Remco geeft een update: de doelstellingen van afgelopen seizoen zijn gehaald voor D1, D6, H2, H3 en H4. Voor komend seizoen moeten de doelstellingen nog worden vastgesteld. Petra vult aan: H1 is gedegradeerd maar bij de bond is er een promotieplek (1 ste klasse) aangevraagd. Dit heeft consequenties voor de lagere herenteams en de teamindeling (o.a. doorstroming uit lagere teams. Voor zowel dames als heren zijn er veel nieuwe aanmeldingen, op alle posities. Het is lastig dat er weinig meetrainweken zijn. Er was geen trainingsavond op 5 mei. Linda gaat verder: de trainers voor komend seizoen zijn zo goed als rond, maar het past niet in het trainingsschema dus er zal nog wat geschoven worden met trainers en teams. In ieder geval positief dat er genoeg aanmeldingen zijn van leden die trainer willen zijn. Peter vraagt of er al wel bepaalde speerpunten per team zijn omdat de doelstelling nog niet zijn vastgesteld. Remco antwoordt dat het natuurlijk mooi zou zijn als iedereen promoveert maar het hangt onder andere af van de meetrainers en teamindeling. De heren hebben genoeg uitdaging met doelstelling handhaven. Petra legt uit dat er bij D2 veel dames meetrainen die promotieklasse-niveau hebben en als zij in dat team komen dan is de doelstelling promoveren. Charlotte merkt op dat het goed is om de TC-doelstellingen aan de teams te communiceren omdat dit bijvoorbeeld voor D2 niet duidelijk was aan het begin van het afgelopen seizoen. Linda geeft aan dat dit zeker de bedoeling is en dat de TC daarnaast meer met de trainers wil samenwerken en hen wil helpen. Een aantal leden gaat de TC verlaten (officieel moment in de najaars-alv) en er zijn al twee nieuwe leden voor komend seizoen namelijk Sonja Vliek en Vera Dekker. 7. Jaarverslagen commissies Beachcommissie door Reinout. Gestart met de verkoop van abonnementen voor Zuilen op dinsdagavond. De eerste abonnementen al verkocht. Alle beachvelden zijn op dinsdagavond bezet, door Majella maar ook door La Playa Blanca dus er is geen uitbreiding mogelijk zoals vorig jaar als het druk was. Er wordt twee keer een training gegeven op een dinsdag en er komt een toernooi. Naast de drie huidige leden, heeft Ragmar Berendsen zich bij de commissie aangesloten. Activiteitencommissie door Roselinde. Geciteerd uit het jaarverslag van de AC: Als verantwoordelijke commissie voor sportieve, culturele en hersenbrekende activiteiten buiten de reguliere volleybalcompetitie om, rustte op ons weer de Voorjaars-ALV 11 mei

3 zware taak om de opkomst op AC activiteiten hoog te houden. We hebben dit jaar dan ook weer een aantal proefballonnetjes opgelaten. Allereerst bubbelvoetbal bij het oliebollenmixtoernooi. Niet iedereen wilde het aan om als Obelix door het voetbalveld te stuiteren, waarmee ook de twee reguliere mixvelden goed bezet bleven, maar toch 10 betalende deelnemers en nog een korte damesronde als proef. Een leuke maar prijzige activiteit, wellicht voor herhaling vatbaar als het AC-budget verdubbelt.. Dan hadden we als nieuw item de PubQuiz op vrijdag 13 februari. Een uitstekende opkomst en ook achteraf enthousiaste reacties van de 10 deelnemende teams. De Quizmaster is bereid gevonden om deze uitdaging volgend jaar nogmaals aan te gaan, dus er kan revanche worden genomen op Three Daddies and a Player. Op woensdag 25 maart was er een culturele bierproeverij bij De Drie Dorstige Herten. Getuige de opkomst zijn er toch meer wijndrinkers bij Majella, al doen de thuisavonden anders vermoeden, maar de aanwezige die-hards hebben zich goed vermaakt met de variatie aan biertjes. Ook nog een aantal vaste activiteiten: - De nieuwjaarsborrel viel wat laat (eerste thuisavond op 16 januari) maar de prosecco smaakt ook half januari nog steeds goed. - De thuisfeesten werden weer goed bezocht, mede dankzij het enthousiasme van de organisatoren (D4: Oktoberfest, H2: Forza Azurri en D1: welkom in de jungle). - Binnenkort nog het eindmixtoernooi en daarna de zomer(beach)borrel. Komend seizoen zullen Roselinde Goselink, Friso Wouters en Ivette Groenendijk de Activiteitencommissie verlaten. Robin Schuurman komt in ieder geval bij de AC. Er wordt nog naar meer versterking gezocht. Peter vraagt hoe het gewoonlijk gaat met leden in commissies vinden en plaatsen. Anne antwoordt dat leden in de TC-enquête aan het einde van het seizoen kunnen aangeven in welke commissie ze interesse hebben. Deze leden worden dan persoonlijk door de betreffende commissie benaderd. Peter stelt voor om een algemene naar de leden te sturen met de vraag of zij in een bepaalde functie interesse hebben, zeker voor bestuursfuncties. Zo krijgt iedereen de kans om erover na te denken en te reageren. Hij wist bijvoorbeeld niet dat de voorzitter zou stoppen en er al een nieuwe kandidaat was. Ook is alleen de TC-enquête wat weinig. Linda geeft aan dat de vacante TC-functies altijd in de nieuwsbrief worden genoemd maar dat niemand daarop reageert dus dat de TC dan zelf mensen persoonlijk benadert. Het bestuur denkt na over de beste procedure van communiceren naar de leden, voor alle commissies maar zeker als het gaat om vacante bestuursfuncties. 8. Scheidsrechtersbeleidsplan en spelregeltoets Anne geeft een inleiding zoals te lezen in de stukken voor de ALV. Kortom: (voldoende) scheidsrechters leveren wordt (weer) bij de teams neergelegd. Peter reageert dat volleybal een teamsport is dit staat ook zo in het plan maar gaan we dan ook het probleem van voldoende trainers en coaches bij de teams neerleggen? Wijnand licht toe dat er zeker per team gekeken wordt of er genoeg vrijwilligersfuncties worden vervuld. Als er al veel functies worden bekleed (trainers, commissies etc.) dan hoeft dat team misschien minder scheidsrechters te leveren. Voorjaars-ALV 11 mei

4 Remco vraagt of je niet hoeft te scheidsen als je al een functie hebt. Wijnand antwoordt dat de trainers, coaches en TC-leden in principe niet worden ingedeeld om te scheidsen zij zijn al belast op thuisavonden - maar dat het belangrijk is om het een beetje bij te houden dus dat ze toch af en toe worden ingedeeld. Annemiek oppert dat de scheidsrechterslicentie makkelijk te behalen is (voor de lagere klassen) dus dan hoef je het als scheidsrechter ook niet bij te houden. Anne concludeert dat we het leveren van voldoende scheidsrechters bij de teams willen neerleggen, vooral als een team nog niet veel vrijwilligers heeft op andere functies binnen de vereniging. Peter zegt dat dit niet op deze manier in het plan staat en stelt voor het er wel zo in te zetten. Petra geeft een voorbeeld van een consequentie als we niet genoeg regioscheidsrechters leveren, namelijk dat D1 geen 3 de divisie meer kan spelen. Wijnand: eigenlijk hebben we nu opgeschreven wat al langer zo werkt. Het zijn uitgangspunten. Peter: dat lost het probleem niet op. Wijnand: er is momenteel nog geen probleem. Er is nu een aantal leden die al veel voor de vereniging doen en die aan hebben gegeven dat ze liever niet scheidsen maar als het een keer moet dan doen ze het. Het doel was om op te schrijven hoe we het scheidsrechtersbeleid regelen mochten de scheidsrechterscoördinatoren ermee stoppen en het over moeten dragen. Er zijn geen keiharde regels maar er staat nu wel op papier wat we (beogen te) doen. Linda zegt dat het echt aan het begin van het seizoen bij alle teams neergelegd moet worden maar vraagt zich af wie dat dan gaat doen? Wijnand antwoordt dat hij en Roeska dat nu doen (scheidsrechterscoördinator) en als een team te weinig scheidsrechters levert dan wordt dat door hen met het team besproken. Anne concludeert dat er geen grote bezwaren zijn. De opmerkingen worden door het bestuur en de scheidsrechterscoördinatoren meegenomen. Spelregeltoets Roeska geeft een inleiding. Conclusie is dat het door de Nevobo nog niet verplicht is gesteld maar de kans is groot dat dit wordt doorgezet dus wil Majella het behalen van de toets al verplicht stellen. Sonja vraagt of het een makkelijke toets is. Roeska geeft aan dat het redelijk makkelijk is maar dat het goed is voor de toets de regels door te nemen. Han verzoekt (een samenvatting van) de spelregels op de Majella website te plaatsen. Dit boekje is te vinden op de Nevobo website. Wijnand stelt voor om dat boekje naar de leden te mailen. Anne concludeert dat er geen grote bezwaren zijn. De spelregeltoets wordt daarom verplicht gesteld. 9. Begroting (en vaststellen contributie) Han geeft een toelichting op de begroting. Het vermogen moet tussen 3% en 8% zijn. De kosten zijn ongeveer gelijk gebleven maar er waren te weinig (competitiespelende) leden begroot. De kosten voor de zaalhuur zijn meegevallen. Petra vraagt of het bestuur erover na wil denken dat leden die halverwege het seizoen stoppen toch het hele seizoen betalen. Peter vraagt of je een splitsing kan maken tussen mensen die stoppen omdat ze er zelf voor kiezen ( het team in de steek laten ) of door onvoorziene omstandigheden/overmacht zoals blessure, zwangerschap, verhuizing etc. maar het bestuur vindt dit een lastige scheiding dus geen oplossing. Voorjaars-ALV 11 mei

5 Han geeft aan dat hij de begroting heeft aangepast op 11 competitiespelende leden per team, in plaats van 12 per team vorig seizoen. Petra snapt niet dat er bij kosten 125 leden x 10 Nevobo-lidmaatschap staat. Tinka licht toe dat je voor elk nieuw aangemeld lid dit bedrag betaalt, ook als ze halverwege het seizoen lid worde, en je krijgt het niet terug voor leden die halverwege stoppen of slapend lid worden. Het bestuur stelt voor om de contributie voor competitiespelend lid te verhogen van 245 naar 260. De verhoging van 15 wordt unaniem aangenomen met 20+1 stemmen voor en 0 stemmen tegen. 10. Decharge (en benoeming) Kascommissie Arianne Niks wordt door de voorzitter gedechargeerd in de Kascommissie. Haar functie is vacant en wordt zo snel mogelijk vervuld. De ALV geeft het bestuur toestemming een nieuw lid voor de kascommissie te chargeren. Jasper Labohm blijft in de Kascommissie. 11. Decharge en benoeming bestuursfuncties Anne van der Sluis wordt gedechargeerd als voorzitter. Arianne Niks wordt voorgesteld als nieuwe voorzitter. Er wordt unaniem vóór gestemd (19+1 stemmen vóór en 0 stemmen tegen) en Arianne wordt gechargeerd als voorzitter van VC Majella. (Roeska neemt het notuleren over) Anne legt uit dat volgens de statuten elke twee jaar de bestuursleden moeten wisselen of herkozen worden. De secretaris en de penningmeester mogen niet gelijktijdig aftreden. Tinka Kars wordt gedechargeerd als secretaris en stelt zich herkiesbaar. Er wordt unaniem vóór gestemd (19 stemmen vóór en 0 stemmen tegen) en Tinka wordt gechargeerd als secretaris. (Tinka gaat weer verder met notuleren) 12. Rondvraag + WVTTK Annemiek vraagt zich af hoeveel aanmeldingen er zijn voor de bekercompetitie. Charlotte antwoordt dat zich 3 herenteam hebben opgegeven. Roeska weet wellicht nog een sponsor voor de nieuwe wedstrijdshirts. Dit gaat via de shirtcommissie. Han maakt de opmerking dat het bestuur de koffie en de beachvelden voor deze avond heeft betaald maar dat de drankjes vanaf nu voor eigen rekening zijn. 13. Verificatie besluitenlijst - naar de leden betreft aangenomen beleidsplan - vacature kascommissie uitzetten en opvullen - informati en spelregelboekje Nevobo naar de leden mailen betreft de spelregeltoets 14. Sluiting Om 21:05 uur wordt de vergadering door de voorzitter gesloten. De datum, locatie en tijd van de volgende ledenvergadering (najaars-alv) worden zo spoedig mogelijk bekend gemaakt. Voorjaars-ALV 11 mei