NOTULEN ALGEMENE LEDENVERGADERING

Transcriptie

1 NOTULEN ALGEMENE LEDENVERGADERING Hilversum, 8 oktober 2013, 20:30 uur 23:18 uur Aanwezig: Bestuur: Dick van Schooneveld, Jan Willem Jonkman, Edwin van Eijk, Nico Rosenbaum, Wout Staal, Martin Ketelaar; Leden: 26 stemgerechtigde (ouders van) leden. 1. Opening & welkom Opening door de voorzitter om 20:30 uur. Eerst wordt het glas geheven voor de verjaardag van Victoria. Gefeliciteerd allemaal. Feestelijke vergadering vanavond, veel goed nieuws, maar ook kritische noten. Aart Prinsen is overleden op 19 juni De vergadering neemt een moment stilte om deze bijzondere Victoriaan te herdenken. 2. Ingekomen stukken de vergadering aangaande Fred Habold en Rob Beker hebben zich afgemeld. Felicitaties voor de verjaardag van Victoria ontvangen van: Oud- voorzitter Rob Beker Gemeente Hilversum FC Loosdrecht Vele leden 3. Vaststellen notulen ALV d.d. 3 juni 2013 Secretaris wordt bedankt voor het notuleren. Notulist functie vacant. Niek vraagt om alle gegevens op te nemen in de notulen. Notulen worden goedgekeurd en vastgelegd zonder verdere opmerkingen. 4. Terugblik seizoen Het seizoen was voor Victoria een belangrijk jaar om, te midden van de grote maatschappelijke turbulentie op en rond de amateurvoetbalvelden, duidelijk te tonen waar onze vereniging echt voor staat. GEWELD HOORT NIET THUIS OP HET VOETBALVELD! En dat hebben we op Victoriaanse wijze intern en extern gedemonstreerd, door spelersbijeenkomsten, vermelding in de landelijke pers en door strakke afspraken met het scheidsrechtercorps van Victoria. De handhaving van onze normen en waarden wordt van groot belang geacht en dat geldt voor al onze leden evenals voor de gasten op het Victoria- complex. Al met al zijn we in het afgelopen seizoen wederom een trede hoger gekomen in de ingezette positieve spiraal voor Victoria. Groeiend ledental, aansprekende sportieve prestaties, verbeteringen op/rond onze accommodatie en beheersing op operationeel, organisatorisch en financieel vlak. Hetgeen niet wegneemt dat er nog een behoorlijk aantal aandachtspunten voor de vereniging blijven bestaan: vrijwilligersbeleid, kleedkamervoorzieningen, horeca, seniorenvoetbal en communicatie, om enkele belangrijke te noemen. 1

2 Met een versterkt bestuursteam is hier veel aandacht aan gegeven en zijn stappen voorwaarts gemaakt. Ledenontwikkeling Aantal leden in : 1190 Overzicht aantallen teams per categorie: LS 10, MS 6, F 21, E 15, D 7, C 5, B 5, A 6, Meisjes 7, Senioren 7 Tennisleden 69 Oudste lid: Wim Boekhout ( ) Jongste lid: Sil Koppenhol ( ) Jongste spelend lid: Hilbert Jonkman ( ) Jeugdvoetbal Het jeugdbeleidsplan onder leiding van Jeroen Roest en TC heeft een boost gekregen. Binnen de hele club wordt er nu op dezelfde manier en vanuit dezelfde theorie getraind. Deze ontwikkeling zal de komende jaren worden verbeterd en verfijnd. Samenwerking met Ajax speelt hierbij een belangrijke rol. We gaan richting 15% meidenvoetbal, waaronder een aantal zeer getalenteerde speelsters. Ook spelend in KNVB teams. Helaas dit jaar geen A team. Samenwerking met BINK blijft prettig en levert kwaliteit op. Grote ouder tevredenheid. Onderhandelingen met PIOS zijn afgerond en we gaan komen tot eigen huiswerkinstituut op Victoria. De JC is een soepel draaiend orgaan waar achter de schermen heel, heel veel werk wordt verzet om 1000 kinderen te laten trainen, spelen. De inzet van eigen jeugdleden bij de trainingen van de E en F verloopt steeds beter. Op de rol voor komend jaar (inmiddels gestart) staat een opleiding voor trainers vanuit de ouders. Samenwerking met het wedstrijdsecretariaat verloopt soepel en ontspannen. Tekort aan adequate kleedkamers is schrijnend en Victoria onwaardig. Zakelijk (Accommodatie/Horeca/Sponsoring/Kleding) Nieuwe website van Victoria 10 sponsor Headline Interactive. Bink als lange termijn partner voor training allerkleinsten. Sport2000 als retailpartner voor nieuwe wedstrijdtenue. AH Kerkelanden levert lunch Voetbalkamp en plaatst zuil voor financiering nieuwe omheining Westerhout Arena. Voskamp/EMKA en FrieslandCampina sluiten zich aan bij Victoria 10. Volvo Buitenweg draagt gelden bij m.b.t. levering 6 Volvo's aan Victorianen. Vrienden van Victoria hebben primeur met ronde tafel Michael van Praag van KNVB en Johan Wakkie van KNHB na grensrechterincident over spelregels voetbal en hockey. Financiële aangelegenheden Naar aanleiding van de geconstateerde verbeterpunten door Koeleman, zijn wij in het seizoen begonnen uitvoer te geven aan de verbetering van deze punten. 2

3 Aanschaf kassa om beter inzicht te krijgen in de omzet en producten. Financieel belangrijk voor controle op inkomsten en controle op storting. Mogelijkheid tot gebruik pin (ideaal, geen contant). Start met het aannemen van een manager bar om leiding en sturing te geven aan het team vrijwilligers. Afgesproken dit 5 maanden te proberen en daarna evaluatie. Helaas heeft dit niet het gewenste resultaat gehad, maar heeft ons wel genoeg inzicht gegeven over de te volgen route. Voor dan ook een contract gesloten met een professionele partij (Luno) om leiding en sturing te geven aan barmedewerkers. Voorstel om in een vaste medewerker aan te nemen voor leiding bar en keuken. Systeem opgetuigd om de assistent trainers d.m.v. een vrijwilligers vergoeding te betalen. Dit verder geoptimaliseerd door een formulier met urenverantwoording. Fine- tuning gewenst voor Optimalisatie factuurstroom deels gerealiseerd. Ook punt van aandacht Optimalisatie betalingsverkeer deels gerealiseerd. Ook punt van aandacht Optimalisatie autorisatie betalingsverkeer stichting vereniging. Autorisaties worden opnieuw vastgesteld/beoordeeld. Optimalisatie personeelsadministratie. Voor beoordelen onkostenvergoeding op fiscale haalbaarheid. Administratie filen bij Victoria. Deze inzichtelijk maken en toegankelijk. Contracten trainers voor Legitimatie aanwezig van alle op loonlijst vermelde personeelsleden. Loonheffingsverklaring aanwezig van alle op loonlijst vermelde personeelsleden Concluderend Het seizoen is een geslaagd seizoen geweest voor de jeugd, senioren en tennissers van Victoria. Zo hebben we een groei van het aantal jeugdleden (kwantitatief/kwalitatief), een grotere inzet van eigen spelers in de A- selectie en een verdere professionalisering in de technische organisatie kunnen realiseren. Verhoging van de betrokkenheid van ouders/verzorgers ten behoeve van training, coaching en commissie werkzaamheden staat hoog genoteerd en dient een verdere positieve wending te krijgen. Minder kritische klanken en meer positivisme langs de lijn, we streven naar toenemende bereidheid tot inzet voor Victoria. Uiteraard blijven er voldoende verbeterpunten voor de toekomst waaronder de horecavoorzieningen, de accommodatie (bijv. kleedkamers), de vrijwilligersorganisatie, het seniorenvoetbal en de administratieve organisatie. Al met al zal het Victoria Vooruit program onverminderd worden doorgezet in de toekomst, waar wij als bestuursteam en met een versterkte organisatie ons vaste vertrouwen in willen uitspreken. Tenslotte weer een speciale vermelding voor Wout Appels gezien zijn bijdragen aan Victoria. Zonder Wout zou Victoria, Victoria niet zijn, zijn 80e verjaardag hebben we met elkaar gevierd en bij Victoria uiteraard! 3

4 5. Jaarrekening seizoen Bart van Lunteren vraagt om Reservering te maken voor de tennisbaan. Verder geen vragen over de cijfers. 6. Verslag kascommissie & vaststelling jaarrekening Kascommissie heeft decharge verleend aan het bestuur voor de jaarrekening. Applaus. Koeleman wordt bedankt. Samenwerking bevalt zeer goed! Begeleiding in het administreren, fiscaliteiten, samenstelling jaarrekening, etc. 7. Bedanken Bestuur bedankt in het bijzonder Hank Oude Reimer, als leider van het eerste. Kampioen geworden, binding, strijd, vrienden, etc. Een toost op het eerste elftal door de aanwezige leden. Prachtige presentatie. 7. Bestuursaangelegenheden Voorzitter bedankt Nico Rosenbaum voor de afgelopen drie jaren. Een goede job gedaan, scheidsrechter, verenigingswerk, etc. Nu aftredend als bestuurslid, maar direct weer benoemd als leden Nico willen voor een tweede termijn: Ja, applaus van de aanwezige leden en de voorzitter feliciteert Nico. Voorzitter bedankt Martin Ketelaar, Wout Staal, Edwin van Eijk en Jan Willem Jonkman voor en goed bestuursjaar. De voorzitter blijft beschikbaar voor allerlei functies na zijn voorzitterschap. Dick van Schooneveld heeft in zijn periode als voorzitter goed werk verricht voor Victoria. Vandaag legt hij zijn functie neer. René van den Berg bedankt Dick voor het prachtige voorzitterschap en overhandigt hem een cadeau. De nieuwe voorzitter Jan Willem Jonkman wordt met unanieme stemmen geaccepteerd en in zijn openingsspeech bedankt hij Dick voor zijn voorzitterschap. Dick wordt vervolgens met algemene instemming benoemd tot lid van verdienste. 8. Rondvraag André Klinkert: samenwerking met Luno Kitchen. 20% van de winst met een minimum bedrag van 10K. Jaarcontract. Horeca moet wel anticiperen op bestuurskamer op zondag. Ontvangst moet goed zijn voor de gasten van Victoria. We hebben niets verpacht. Baas in eigen huis. Wij houden de sturing. Sandra van Geel met ondersteuning van René van den Berg: geconstateerd wordt dat breedteteams nog niet goed begeleid. Gevoel bij ouders is dat het nog niet goed is, maar dat het wel beter wordt. Er moet beter gecommuniceerd worden. Bestuur is blij dit te horen en geven aan, dat dit zeker verder wordt opgepakt. René van den Berg geeft aan dat de jeugd moet komen kijken naar Victoria 1. Daar moet meer aandacht aan worden besteed door het bestuur/de club. Bestuur gaat daar meer energie in steken. 4

5 Door René van den Berg wordt onrust geconstateerd tussen B1, A1 en 1 e elftal. Hij wil dit graag snel opgelost zien. Bestuur belooft dit te doen. Sandra van Geel: 2e training nu alleen voor F en E. Geldt dit ook voor bovenbouw teams? Facultatieve 2e training staat open voor alle leden, de ouders van deze categorie moeten de trainerscursus krijgen. Niek Kreugel: Dank voor het vele werk. Ziet er zeer verzorgd uit allemaal. 9. Sluiting Sluiting door de voorzitter. Bestuur biedt een 2 e rondje aan. De ledenvergadering wordt gesloten om 23:18 uur. 5