EXTRA ALGEMENE LEDENVERGADERING Agenda

Transcriptie

1 EXTRA ALGEMENE LEDENVERGADERING 2010 Uitnodiging voor de Extra Algemene Ledenvergadering van Hockey Club Catwyck op dinsdag 19 oktober 2010 in het clubhuis aan de Krom in Katwijk, aanvang uur. Agenda Op de agenda staat een toestemmingsvraag van het bestuur aan de leden van Hockey Club Catwyck om als medeondertekenaar te mogen optreden bij een geldleningovereenkomst met SNS Fonds Katwijk e.o.. Volgens de statuten van Hockey Club Catwyck, artikel 6 lid 3 en artikel 14 lid 3, is het bestuur verplicht om voor een dergelijke verplichting toestemming te verkrijgen van de leden van Hockey Club Catwyck. Artikel 6, lid 3 luidt: Door de vereniging kunnen in naam van de leden geen verplichtingen worden aangegaan, dan nadat het bestuur daartoe door de algemene vergadering vertegenwoordigingsbevoegd is verklaard. Artikel 14, lid 3 luidt: Het bestuur is, mits met voorafgaande goedkeuring van de algemene vergadering, bevoegd tot het sluiten van overeenkomsten tot het kopen, vervreemden of bezwaren van registergoederen, het sluiten van overeenkomsten, waarbij de vereniging zich als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt of zich tot zekerheidsstelling voor een schuld van een derde verbindt. Gevraagd besluit van de leden van Hockey Club Catwyck: Het bestuur toestemming te verlenen om als medeondertekenaar op te treden bij het aangaan van een geldleningovereenkomst met SNS Fonds Katwijk e.o., groot euro. Het bestuur van Hockey Club Catwyck tekent samen met het bestuur van de Stichting Exploitatie Hockey Club Catwyck welke de gelden zal beheren en investeren in de verbouwingwerkzaamheden aan de kantine accommodatie. In bijgaande toelichting staat nader beschreven hoe de afspraken met het SNS Fonds Katwijk e.o. tot stand zijn gekomen en hoe de uitvoering ter hand zal worden genomen. Katwijk, 4 oktober 2010, Het bestuur van de Hockey Club Catwyck Maarten van der Plas secretaris Pagina 1 van 5

2 Toelichting Begin 2007 lanceerde het bestuur van Hockey Club Catwyck plannen voor de verbouwing van haar kantineaccommodatie. Deze plannen betroffen de volgende onderdelen: Beschrijving van het project Het clubhuis is inmiddels meer dan 25 jaar oud. Destijds had de club ca. 200 leden. Hoewel met de bouw wel op enige groei is gerekend is het clubhuis bij het huidige ledental van bijna 600, voornamelijk bestaande uit jeugd, op alle fronten te klein. Gewoekerd wordt met ruimten voor: Opslag voor kantine, keeperuitrusting en vergaderingen, en opleidingen. Tevens is er geen speciale ruimte voor de jeugd beschikbaar. De opslag kantine gebeurd momenteel verspreid door het gebouw en dikwijls gewoon bij de entree in de hal [A1]. Vergaderingen zijn meestal gelijktijdig en bijna altijd in de avonduren, zodat de tijd beperkt is [A2]. Voor een groeiend aantal teams is er onvoldoende ruimte om de keeperuitrustingen veilig op te bergen [D1/2]. De kantine is dikwijls en vooral op zaterdag te klein om alle kinderen en ouders een goede plek te bezorgen [B]. Kleine en soms ook grote reparaties gebeuren door zelfwerkzaamheid, wat door de gemeente zeer op prijs wordt gesteld. Opslag van gereedschap en reparaties gebeuren in een oude zeecontainer, die niet past in het fraaie beeld van Sport op de Stort, maar ook niet verwarmd en tevens te klein is [K2]. Scheidsrechter en trainerscursussen worden door de club zelf verzorgd. Cursussen worden in de kantine gegeven, hetgeen geen ideale situatie is, gezien de sociale functie van de kantine [B]. De toiletgroep is zeker niet berekend op groei. Een kleine aanpassing is meegenomen in de bouw echter financiën ontbreken om een adequate oplossing te bewerkstelligen [T]. Uitbreiding met een kleedkamer is noodzakelijk om in de toekomst een goede verdeling tussen Dames en Herenteams te kunnen bewerkstelligen [K1]. Zie voor nadere toelichting ook bijgaande tekening. Tijdens de diverse Algemene Ledenvergaderingen gehouden sinds begin 2007 heeft de voortgang van deze planvorming continu op de agenda gestaan. Financiering van het project Binnen het project wordt een onderscheid gemaakt tussen een gemeentelijk deel en een vereniging deel. Dit onderscheid heeft betrekking op de nieuw aan te bouwen kleedaccommodatie welke tot het gemeentelijke deel behoren en de nieuw aan te bouwen kantineruimtes welke tot het vereniging deel behoren. In de gesprekken met de gemeente Katwijk over uitbreiding van de sportaccommodatie (velden) zijn de verbouwplannen van de vereniging ingebracht ter onderhandeling om gelden beschikbaar te krijgen. Met de gemeente is afgesproken dat zij de uitbreidingsplannen voor hun deel voor hun rekening nemen. In het totaal van de volledige verbouwingsexploitatie komt deze gemeentelijke investering uit op ± euro. Voor het verenigingsdeel zijn gedurende het jaar 2008 door de toenmalige Commissie Financieel Advies diverse onderzoeken gedaan en berekeningen gemaakt. Diverse aanvragen werden voorbereid en verstuurd voor financiële ondersteuning van de vereniging waaronder ook een aanvraag aan het SNS Fonds Katwijk e.o.( en omstreken ). Begin 2009 besloot deze laatste de vereniging euro middels een lening toe te kennen. De nadere afspraken m.b.t. deze geldlening zullen tijdens de Extra Algemene Ledenvergadering worden voorgelegd. Pagina 2 van 5

3 Stichting Exploitatie Hockey Club Catwyck Het verbouwen van de kantineaccommodatie kost veel geld. Een groot onderdeel daarvan is de BTW last op de verbouwing. Hockey Club Catwyck zelf profiteert van een belastingregeling (de kantineregeling) waardoor zij geen BTW hoeft af te dragen over omzet en inkomsten. Nadeel van deze regeling is dat zij ook geen BTW over inkopen en investeringen kan terugvorderen. De kantineregeling is van toepassing als de omzet van de bar onder de drempel van euro blijft. Komt de vereniging daar structureel boven dat dient zij een volledige BTW administratie bij te houden. Aangezien dit moment er aan zit te komen en er dan ook echt geen weg terug meer is, is ervoor gekozen de exploitatie van de kantine uit handen te geven aan de Stichting Exploitatie Hockey Club Catwyck. Deze stichting is opgezet op advies van de Commissie Financieel Advies en een extern ingehuurde belastingadviseur. Deze stichting heeft als doel: het tegen vergoeding verstrekken van spijzen en dranken in de kantine van het clubhuis van de vereniging; het tegen vergoeding verstrekken van spijzen en dranken tijdens toernooien, wedstrijden, festiviteiten en andere sportieve gelegenheden; het tegen vergoeding verzorgen van reclamediensten; de exploitatie van eigendommen en rechten; het ondersteunen van de vereniging Hockey Club Catwyck door het verzorgen van werkzaamheden en activiteiten voor de vereniging en derden; het verrichten van alle verdere handelingen, die met het vorenstaande in de ruimste zin verband houden of daartoe bevorderlijk zijn. Voordeel van deze manier van werken is dat de vereniging haar recht op de kantineregeling behoudt en geen BTW administratie hoeft te voeren over de hockey exploitatie. Het oprichten van de Stichting Exploitatie Hockey Club Catwyck heeft als voordeel dat op kort termijn grote BTW voordelen behaald worden. Dit geldt dan tevens ook voor de verbouwing van de kantineaccommodatie. De exploitatie van de verbouwing komt er dan, excl. BTW, als volgt uit te zien: Kostenplaatje totaal excl. BTW Uitvoering Exploitatie Constructieve bouw Ouwehand Bouw ,00 Elektra De Wit Elektrotechniek ,00 Water, gas, verwarming, riolering Grimbergen-Noordermeer ,00 Architectkosten & bouwvergunning (+ leges) Overige kosten ,00 Verplaatsing vetputten en vergroten terras Overige kosten 9.000,00 Onvoorzien Overige kosten 5.000, ,00 AF: gemeentelijke uitvoering (kosten t.l.v. SODS) ,00 Kosten verbouwing kantineaccommodatie ,00 BIJ: Keuken inrichting (NIEUW) Hakvoort Professional ,00 BIJ: Bar bouw (NIEUW) = schatting, nog in te vullen ,00 BIJ: Vloer keuken & bar = schatting, nog in te vullen 3.000,00 Resteert kosten verbouwing clubaccommodatie HCC excl. BTW ,00 (excl. aanbouw kleedaccommodatie) Financiering totaal Lening SNS Fonds Katwijk ,00 Sponsoring AB-Inbev (te gebruiken in barbouw) 3.000,00 Vanuit reservering HCC (besluit BV d.d ) ,00 Totaal beschikbare financiering ,00 Totaal kostenplaatje totaal ,00 Verschil financiering Over 5.280,00 Pagina 3 van 5

4 Betaling De betaling zal in een aantal vast te stellen termijnen geschieden. Voor betaling van het gemeentelijk deel, zijnde euro gaan de rekeningen direct naar de gemeente Katwijk. Het resterende gedeelte zal worden voorzien uit de toegezegde geldlening van het SNS Fonds Katwijk e.o.. Voor het verrekenen van de BTW is de Stichting Exploitatie Hockey Club Catwyck opgericht die zorg zal dragen voor de afwikkeling van de termijnrekeningen. Zij zal tevens de beschikking krijgen over euro vanuit de reserves van de vereniging welke voor dit doel bijeen is gespaard. Hiervoor dient nog een constructie uitgewerkt te worden. Akte van geldlening met schenking door Stichting SNS Fonds Katwijk e.o. Om de gelden van SNS Fonds Katwijk e.o. beschikbaar te krijgen dient een notariële akte ondertekend te worden. De Stichting Exploitatie Hockey Club Catwyck is daarin de verantwoordelijke partij. Het bestuur van SNS Fonds Katwijk e.o. heeft echter bedongen dat het bestuur van Hockey Club Catwyck als medeondertekenaar optreedt. Dit heeft met risicospreiding te maken. Het bestuur van Hockey Club Catwyck had deze eis vanuit SNS Fonds Katwijk e.o. niet voorzien. Zij ging er van uit dat de opgerichte Stichting Exploitatie Hockey Club Catwyck enkel en alleen als ondertekenaar zou optreden. Gezien dat deze eis van SNS Fonds Katwijk e.o. tot gevolg heeft dat het bestuur van de vereniging nu ook als medeondertekenaar moet optreden en zij daar zonder toestemming van de Algemene Ledenvergadering niet toe gerechtigd is, is het noodzakelijk hiervoor toestemming te verkrijgen. Gezien het feit dat de verbouwingswerkzaamheden reeds zijn begonnen en eerdaags de eerste facturen hiervoor binnen zullen komen, is haast geboden. Vandaar dat het bestuur deze oproeping doet aan alle leden van Hockey Club Catwyck voor dinsdag 19 oktober Pagina 4 van 5

5 Pagina 5 van 5