Crisiscommunicatie. Deelplan. Persvoorlichting Publieksvoorlichting verwanteninformatie

Transcriptie

1 Deelplan Crisiscommunicatie Persvoorlichting Publieksvoorlichting verwanteninformatie Kennis- en Beheerteam crisiscommunicatie Versie 1.4, 31 juli 2012 Deelplan Stafsectie Bevolkingszorg ROT Pagina 1 van 30

2 Colofon Dit document is tot stand gekomen in opdracht van Kennis- en Beheerteam Crisiscommunicatie van het Organisatieonderdeel Gemeenten van de Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant. Het document is na vaststelling met status definitief aangeboden aan: functionarissen van de piketteams en voorlichterpool Crisiscommunicatie en andere belanghebbenden gemeentesecretarissen binnen de Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant AOV ers binnen de Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant leden Kennis- en Beheerteam Crisiscommunicatie. Adres Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant Organisatieonderdeel Gemeenten Postbus AL Tilburg Druk Versie 1.4, 31 juli 2012 Status: Als CONCEPT vastgesteld door: mevrouw. I. Depmann directielid gemeenten VRMWB ( Coördinerend Gemeentesecretaris) namens de 26 gemeenten in de VRMWB. d.d. 01/08/2012 Inhoud en Beheer Kennis- en Beheerteam Crisiscommunicatie Voorzittter: Gabrielle Haanen, Gemeente Tilburg Stafliaison: R. Gottmer Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant, Organisatieonderdeel Gemeenten Mede-auteur S. Valk, ARSIS Personeelsmanagement en Organisatieontwikkeling,. Beheer Dit document beschrijft het Deelplan Crisiscommunicatie in de Veiligheidsregio MWB, en kent een sterke verbondenheid met het Draaiboek Crisiscommunicatie. Het Deelplan wordt beheerd door het Organisatieonderdeel Gemeenten van de Veiligheidsregio MWB. Jaarlijks wordt voor dit document en de genoemde achterliggende documenten bezien of actualisatie gewenst is. Op basis van (landelijke) ontwikkelingen, evaluaties etc. kunnen wijzigingen en aanpassingen worden doorgevoerd. Het Draaiboek behorende bij dit deelplan beschrijft de operationele uitvoering; het is een levend document dat continue kan worden aangepast en aangevuld. Vaststelling geschiedt via het Kennis- en Beheerteam Crisiscommunicatie. De website van de Veiligheidsregio Midden-en West-Brabant biedt op de extranet-pagina gemeenten voor de gebruikers van dit deelplan en bijbehorend draaiboek de meest actuele versie. Een regionale APP is in studie. Deelplan Stafsectie Bevolkingszorg ROT Pagina 2 van 30

3 1 Inleiding Positionering Deelplan Crisiscommunicatie ten opzichte van regionale documentstructuur Relevante context Leeswijzer 5 2 Toelichting op het proces Crisiscommunicatie Wettelijke kader en doel van het proces crisiscommunicatie Randvoorwaarden / Uitgangspunten Doelgroepen crisiscommunicatie Relatie met andere (deel)processen 7 3 De operationele inrichting en werkwijze van de crisiscommunicatieorganisatie Crisiscommunicatie in de operationele hoofdstructuur (GRIP) De samenstelling van de regionale crisiscommunicatie -organisatie Alarmering Opschaling Capaciteit: inzet, bijstand, samenwerking en aflossing Afschaling en overdracht aan de incidentgemeente(n) Nazorg van medewerkers Evaluatie van het optreden van de Taakorganisatie 21 4 Beheer regionale organisatie m.b.t. de Taakorganisatie crisiscommunicatie Kennis- en beheerteam Crisiscommunicatie Personeelsbeleid Verdeling van kosten Facilitaire voorzieningen 29 Bijlage 1 Toelichting op de relatie tussen het proces Crisiscommunicatie en de overige processen 31 Bijlage 2 Voorbeeld taakomschrijving operationele communicatie-functie 37 Bijlage 3 Operationele organisatiestructuur proces crisiscommunicatie 38 Bijlage 5 Convenant samenwerking Provincie Noord-Brabant met Brabantse Veiligheidsregio s 40 Bijlage 6 Quickscan t.b.v. evaluatie proces crisiscommunicatie 42 Deelplan Crisiscommunicatie Pagina 3 van 30

4 1 Inleiding 1.1 Positionering Deelplan Crisiscommunicatie ten opzichte van regionale documentstructuur Voor u ligt het Deelplan Crisiscommunicatie. In dit deelplan zijn de volgende onderwerpen beschreven: - Wettelijk kader Deelplan - Organisatie operationele Crisiscommunicatie binnen de Veiligheidsregio MWB; - Dwarsverbanden met de overige rampprocessen; Draaiboek - Voorbereiding van de processen Crisiscommunicatie; - Beleid m.b.t. alarmering, opschaling, afschaling, nazorg en evaluatie. Dit Deelplan kent een sterke verbondenheid met het Draaiboek Crisiscommunicatie, de operationele Toolkit Crisiscommunicatie. Het Draaiboek is een hulpmiddel voor iedere functionaris die een operationele functie in het proces Crisiscommunicatie bekleedt. Het beschrijft niet alleen de operationele structuur en bevat taakomschrijvingen voor iedere functionaris, maar bevat tevens diverse procedures, checklists en sjablonen. Zowel het Deelplan als het Draaiboek maken onderdeel uit van de planstructuur binnen de Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant. Onderstaande illustratie geeft weer hoe beide documenten zich verhouden tot andere planfiguren die reeds zijn opgesteld of nog in ontwikkeling zijn. Deelplan Crisiscommunicatie Pagina 4 van 30

5 1.2 Relevante context In juli 2007 is het Organisatieplan Gemeenten door het Algemeen Bestuur van de VRMWB vastgesteld. Hiermee werd een afsprakenkader tussen de 26 gemeenten voor de gemeentelijke rampenbestrijding en crisisbeheersing vastgelegd, en de kaders voor de doorontwikkeling van werkprocessen aangeduid. De afgelopen jaren is er veel geïnvesteerd in (regionale) samenwerking en een verdere professionalisering van de gemeentelijke crisisorganisatie. Met de invoering van de Wet Veiligheidsregio s in oktober 2010 is een nieuw wettelijk kader ontstaan. Tegen de achtergrond van het Regionaal Referentiekader CrisisPlan (RRCP, 2009) is binnen de Veiligheidsregio MWB de crisisorganisatie geactualiseerd. Daarnaast lopen diverse verbetertrajecten zoals onder meer het implementeren van het multidisciplinair netcentrisch werken en de uitwerking daarvan in de verbetering van de informatievoorziening tussen de crisisteams. In juni 2012 is door het Algemeen bestuur van de VRMWB het Regionaal Crisisplan VRMWB en daarmee in samenhang een nieuwe regeling in relatie tot de GRIP-structuur (GRIP- regeling VRMWB 2012) vastgesteld. Hiermee zijn de hoofdlijnen van de multidisciplinaire hoofdstructuur vastgelegd en kunnen de diverse organisatieonderdelen hun planvorming daarop synchroniseren en desgewenst op een lager abstractieniveau uitwerken. Monodisciplinair is binnen de kolom Bevolkingszorg in de periode van het totaal aan bovenstaande kaders een vertaling gemaakt. Kenmerkend daarbij is dat er op lokaal niveau ( GRIP 1 t/m 3) sprake is van een overleg Hoofden Taak Organisatie(HTO) in de getroffen gemeenten, hetgeen gevolgen heeft voor de samenstelling en werkwijze van de stafsectie Bevolkingszorg ROT. De aansturing van de deelprocessen Bevolkingszorg, zowel lokaal als regionaal, vindt - evenals vroeger - centraal plaats vanuit het ROT. De opgestelde nieuwe operationele hoofdstructuur Bevolkingszorg is vertaald en wordt geborgd in diverse deelplannen, waarvan dit document een uitwerking vormt. In de deelplannen wordt de (operationele) uitwerking van de diverse deelprocessen waar bevolkingszorg verantwoordelijk voor is nader omgeschreven en op een hoog detailniveau omschreven. Na het opleiden en oefenen van de functionarissen binnen de 26 deelnemende gemeenten zal op 1 december 2012 de nieuwe structuur operationeel gaan. In het nieuwe Organisatieplan Gemeenten zal, analoog aan de nieuwe structuur Bevolkingszorg, ook de organisatievorm van Bevolkingszorg in de koude fase nader worden bezien. Daarbij zal ook de werkwijze met en taken van de Kennis- en Beheerteams van de deelprocessen en taakorganisaties worden geactualiseerd In het Organisatieplan wordt tevens een basis gelegd voor verdere doorontwikkeling van de gemeentelijke crisisorganisatie(s). Dit document maakt integraal onderdeel uit van voornoemde ontwikkelingen. 1.3 Leeswijzer Dit deelplan kent thans een concept-status en zal op basis van de ervaringen van de systeemoefening september 2012 worden aangevuld en aangepast. Het deelplan omvat de kaders en organisatievorm; de draaiboeken vormen de meer operationele vertaling en bevat de taakkaarten, overzichtslijsten van taken e.d. Deelplan Crisiscommunicatie Pagina 5 van 30

6 2 Toelichting op het proces Crisiscommunicatie 2.1 Wettelijke kader en doel van het proces crisiscommunicatie Crisiscommunicatie is communicatie tijdens een crisissituatie en voorziet in de maatschappelijke informatiebehoefte. Crisiscommunicatie is een in de Wet veiligheidsregio s (Wvr) vastgestelde taak van de burgemeester of de voorzitter van de veiligheidsregio (Wvr; art. 7 en 39): Artikel 7: Artikel 39: 1. De burgemeester draagt er zorg voor dat de bevolking informatie wordt verschaft over de oorsprong, de omvang en de gevolgen van een ramp of crisis die de gemeente bedreigt of treft, alsmede over de daarbij te volgen gedragslijn. 2. De burgemeester draagt er zorg voor dat aan de personen die in zijn gemeente zijn betrokken bij de rampenbestrijding of de crisisbeheersing, informatie wordt verschaft over die ramp of crisis, de risico s die hun inzet daarbij heeft voor hun gezondheid en de voorzorgsmaatregelen die in verband daarmee zijn of zullen worden getroffen. 3. De burgemeester stemt zijn informatievoorziening, bedoeld in het eerste en tweede lid, af met de informatievoorziening door of onder verantwoordelijkheid van Onze bij rampen en crises betrokken Ministers. 1. In geval van een ramp of crisis van meer dan plaatselijke betekenis, of van ernstige vrees voor het ontstaan daarvan, is de voorzitter van de veiligheidsregio ten behoeve van de rampenbestrijding en crisisbeheersing in de betrokken gemeenten bij uitsluiting bevoegd toepassing te geven aan de artikelen 4, 5, 6 en 7 van deze wet, Ter uitvoering van deze taak kent de crisisorganisatie een multidisciplinair georganiseerde communicatieoperatie om een informatiepositie op te bouwen en om een communicatieaanpak te ontwikkelen en uit te voeren die er op gericht is te voorzien in informatiebehoeften. Deze operatie is gericht op het: informeren over aard, omvang, aanpak, gevolgen, duur en verloop, over maatregelen en/of over wat de getroffenen (betrokkenen, gedupeerden) zelf kunnen of moeten ondernemen. voor het voetlicht te brengen (toelichten, verklaren, duiden) van de overwegingen, dilemma s, beslissingen en keuzes van autoriteiten en hulpverleners. onophoudelijk schetsen van feiten en omstandigheden op basis waarvan een ieder in de gelegenheid is een correct en actueel beeld te verkrijgen van de (te verwachten) situaties en gebeurtenissen. De organisatie van de communicatie gericht op het kweken van begrip voor het bestaan van risico s, het draagvlak voor crisisbeheersende maatregelen en het verhogen van zelfredzaamheid onder bevolking (= risicocommunicatie) valt buiten het bestek van dit deelplan. Deelplan Crisiscommunicatie Pagina 6 van 30

7 2.2 Randvoorwaarden / Uitgangspunten Bovenstaande artikelen uit de Wet Veiligheidsregio s vormt het wettelijke kader, eenzelfde geldt voor relevante artikelen uit het Besluit Veiligheidsregio s en Besluit Personeel Veiligheidsregio s. Daarnaast zijn er ook regionale beleidsinstrumenten en planvormen die een aanvullend beleidskader vormen voor dit plan, waaronder: Organisatieplan 26 samenwerkende gemeenten MWB; Regionaal Crisisplan ; GRIP-Regeling De VRMWB heeft crisiscommunicatie, in aanvulling op de vier landelijk beschreven basisvereisten crisismanagement, aangewezen tot vijfde basisvereiste crisismanagement Doelgroepen crisiscommunicatie Primaire doelgroepen In specifieke crisissituaties worden specifieke doelgroepen onderscheiden, waarmee bij de communicatieactiviteiten rekening zal moeten worden gehouden. De primaire doelgroepen van crisiscommunicatie vormen getroffenen, betrokkenen en hun verwanten. Andere groepen waarop de communicatie zich tijdens een crisis zal richten, zijn de mensen in de directe omgeving van het getroffen gebied en belangstellenden en geïnteresseerden (zoals media en publiek). Speciale aandacht vereist het waarschuwen en informeren van mensen die om de een of andere reden moeilijk bereikbaar zijn, zoals doven en slechthorenden, blinden, slechtzienden en anderstaligen. Om specifieke doelgroepen makkelijker te bereiken, kunnen intermediaire instanties worden ingeschakeld, zoals voorgangers van kerkgenootschappen, werkgevers of schooldirecties. Interne doelgroepen Er kan in het proces crisiscommunicatie ook een onderscheid worden gemaakt tussen interne en externe doelgroepen. Tot de interne doelgroepen behoren het bestuur en de (al dan niet direct betrokken) hulpverleners en medewerkers van de gemeente(n). De medewerkers van de hulpdiensten en gemeenten worden onder verantwoordelijkheid van het proces crisiscommunicatie via interne media geïnformeerd over de gebeurtenissen en relevante ontwikkelingen. Externe doelgroepen Tot de externe doelgroepen behoren zoals hierboven omschreven onder meer slachtoffers, omwonenden, bedrijven, het publiek en de media. Voor de externe doelgroepen is binnen het proces crisiscommunicatie voorzien in de organisatie van pers- en publieksvoorlichting. 2.4 Relatie met andere (deel)processen Het proces crisiscommunicatie heeft voor, tijdens, maar ook na een calamiteit een relatie met andere deelprocessen. Dit geldt voor zowel de gemeentelijke processen als de processen van de operationele partners: politie, brandweer en GHOR. Afhankelijk van het deelproces is er ook onderling contact tussen medewerkers van een actiecentrum voor het inhoudelijk uitwisselen en/of afstemmen van informatie. 1 De landelijke leidraden spreken van vier basisvereisten die nodig zijn om de crisisorganisatie effectief te laten funcioneren (Referentiekader Regionaal Crisisplan, 2009). Deelplan Crisiscommunicatie Pagina 7 van 30

8 Gemeentelijke deelprocessen waar crisiscommunicatie een relatie mee heeft zijn: Publieke Zorg o Opvang en verzorging en voorzien in primaire levensbehoeften; o Registreren van slachtoffers (CRIB); o Afhandeling schade (CRAS). Omgevingszorg; Nafase o Nazorg o Uitvaartverzorging; o Evacuatie; o Nafase Deelprocessen van operationele partners waar crisiscommunicatie een relatie mee heeft zijn: Waarschuwen van de bevolking (brandweer); Ontsmetten van mens en dier (brandweer); Ontruimen en evacueren (politie); Verkeer regelen (politie); Geneeskundige hulpverlening bij ongevallen en rampen (GHOR); Psychosociale hulpverlening bij ongevallen en rampen (GHOR). Tot slot kent het proces crisiscommunicatie ook een relatie met andere, bovenregionale partijen zoals het OM, het NVC, de provincie Noord-Brabant, het Nederlandse Rode Kruis en Defensie. Een nadere toelichting op de relatie tussen de diverse deelprocessen is terug te vinden in bijlage 1. Deelplan Crisiscommunicatie Pagina 8 van 30

9 3 De operationele inrichting en werkwijze van de crisiscommunicatie-organisatie 3.1 Crisiscommunicatie in de operationele hoofdstructuur (GRIP) Binnen de Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant wordt tijdens een calamiteit gewerkt conform het Regionaal Crisisplan. Het Regionaal Crisisplan bevat enerzijds een beschrijving van de operationele hoofdstructuur en anderzijds een éénduidige opschalingsmethodiek; de zogenaamde GRIP structuur. De Gecoördineerde Regionale Incidentbestrijding Procedure (GRIP) regelt de bestuurlijke en operationele coördinatie en leiding binnen de multidisciplinaire hulpverleningsorganisatie. Dit geldt zowel voor kleinschalige incidenten, waarbij behoefte is aan gestructureerde onderlinge coördinatie, tot en met een grote ramp in meerdere gemeenten. Ongeacht het feit of een ramp of zwaar ongeval in één of in meerdere gemeenten plaatsvindt, ontstaat conform de operationele hoofdstructuur de hieronder geschetste functionele leidingstructuur. Crisiscommunicatie, weliswaar een gemeentelijk deelproces, maakt volledig onderdeel uit van deze leidingstructuur. In bovenstaand schema ontbreekt het niveau CoPI en daarmee de voorlichter CoPI; uiteraard maken beide volledig onderdeel uit van de regionale GRIP structuur en valt de voorlichting CoPI tevens onder de operationele crisiscommunicatie-organisatie. Deelplan Crisiscommunicatie Pagina 9 van 30

10 Bij een ramp, crisis of incident heeft de burgemeester het zogenaamde opperbevel en is daarmee bestuurlijk verantwoordelijk voor de aansturing van de crisisbeheersing of incidentbestrijding. Hij wordt daarbij, situatieafhankelijk en proportioneel in relatie tot het incident, bijgestaan door diverse crisisteams, werkzaam op verschillende abstractieniveaus: operationeel, operationeel & tactisch, beleidsmatig & bestuurlijk. Conform artikel 2 van het Besluit Veiligheidsregio s, bestaat de hoofdstructuur van de rampenbestrijding en crisisbeheersing binnen een veiligheidsregio onder meer uit een Regionaal Operationeel Team. Dit ROT is gevestigd in het hoofdkantoor van Politie in Tilburg. De operationele leiding over alle bij de rampenbestrijding betrokken organisaties en/of diensten is handen van de Regionaal Operationeel Leider, tevens voorzitter van het ROT. De gemeentelijke kolom (Bevolkingszorg) maakt onderdeel uit van dit ROT in de persoon van de Algemeen Commandant Bevolkingszorg (ACBZ). De Algemeen Commandant Bevolkingszorg geeft functioneel leiding aan de gemeentelijke deelprocessen/bevolkingszorg, zowel lokaal als regionaal. De Commandant wordt bijgestaan door Stafsectieleden met een accentgebied zoals publiekzorg, omgevingszorg en Informatiemanagement en ondersteuning. GRIP 1-3 De Algemeen Commandant geeft leiding aan en heeft als aanspreekpunt in de incident gemeenten: Hoofd Taakorganisatie Crisiscommunicatie (i.s.m. adviseur Crisiscom ROT) Voorzitter Hoofden Taak Organisatie (vz HTO). De commandant geeft leiding aan de Hoofden TaakOrganisaties (HTO s) en heeft daartoe als aanspreekpunten het Hoofd Taak Organisatie Crisiscommunicatie en de Voorzitter Hoofden Taak Organisatie (overige vakorganisaties) in de getroffen gemeenten. Alle Hoofden Taakorganisatie zijn in een situatie GRIP 1 t/m GRIP aanwezig in het gemeentehuis van de getroffen gemeenten, tenzij de Commandant anders bepaalt. De voorzitter Hoofden Taakorganisatieoverleg geeft, als verlengstuk van de Algemeen Commandant Bevolkingszorg, functioneel leiding aan processen Bevolkingszorg binnen de incidentgemeente. Een uitzondering hierop betreft de sturing van het Hoofd Deelplan Crisiscommunicatie Pagina 10 van 30

11 Taakorganisatie Crisiscommunicatie. Deze wordt rechtstreeks door de Algemeen Commandant Bevolkingszorg aangestuurd. Het proces crisiscommunicatie wordt vertegenwoordigd in het HTO-overleg door het lokale hoofd communicatie. Deze vormt een linking pin tussen HTO en Hoofd Taakorganisatie Crisiscommunicatie en draagt zorg voor de onderlinge afstemming tussen de processen Bevolkingszorg. Tijdens het HTO-overleg worden werkzaamheden van de verschillende taakorganisaties en bijbehorende actiecentra op elkaar afgestemd, vindt overleg plaats en kan eventueel bijstand gevraagd worden. Het Hoofd Taakorganisatie Crisiscommunicatie geeft binnen de Taakorganisatie Crisiscommunicatie leiding aan de Communicatiemedewerkers, die zich vooral bezighouden met de uitvoerende (en coördinerende) communicatieactiviteiten bij een crisis. GRIP 4 Bij een GRIP 4 situatie zijn vaak meerdere gemeenten betrokken zijn, dan wel is er sprake van een bijzonder aandachtsveld (impact). De gecoördineerde, operationele aansturing van de werkzaamheden blijft plaatsvinden vanuit het ROT. In de uitzonderlijke situatie van GRIP 4 geeft de Commandant in Tilburg rechtstreeks leiding aan alle (Coördinerende) Hoofden Taakorganisatie. Standplaats voor het HTO-overleg is het RCC te Tilburg. Er is daarbij geen sprake meer van een stafsectie, maar een overleg Coördinerend Hoofd Taakorganisatie. De Hoofden Taakorganisatie Informatiemanagement en Crisiscommunicatie naar het RCC gevraagd. Indien van toepassing worden zij lokaal opgevolgd door een teamleider; Deelplan Crisiscommunicatie Pagina 11 van 30

12 3.2 De samenstelling van de regionale crisiscommunicatie -organisatie De functies en taken die in een operationele situatie betrokken zijn bij het deelproces crisiscommunicatie worden deels ingevuld door medewerkers van de getroffen gemeente en deels door regionale functionarissen. Reden hiervoor is enerzijds vanwege het grote aantal benodigde functionarissen en anderzijds de kennis, ervaring en vaardigheden die gewenst is bij dergelijke functies. Er is sprake van een situationele en proportionele inrichting van het actiecentrum crisiscommunicatie:. 1. De communicatiefunctionarissen van de incidentgemeenten, vaak reeds aanwezig, starten de activiteiten op, veelal als deelnemer in een overleg ( kernbeleidsteam, etc.). Zij geven invulling aan de lokale basiszorg. 2. Vanaf GRIP 2 arriveert standaard een deel van het piketteam crisiscommunicatie bestaande uit een strategisch adviseur crisiscommunicatie, een Hoofd Taakorganisatie Crisiscommunicatie (hoofd actiecentrum) en een liaison Taakorganisatie Crisiscommunicatie. 3. Vervolgstap is het bepalen van de benodigde omvang en inzet van het actiecentrum crisiscommunicatie enerzijds en de vanuit de incidentgemeente leverbare capaciteit anderzijds. Het Hoofd Taakorganisatie Crisiscommunicatie stelt vast of alarmering van de voorlichterpool noodzakelijk is om de gewenste bijstand te verlenen in de incidentgemeente. Bij GRIP 0 en 1 geeft hij hier zelf opdracht toe, vanaf GRIP 2 verloopt dit formeel via de Algemeen Commandant Bevolkingszorg. Indien er meer capaciteit nodig is dan beschikbaar worden voor de ontbrekende functies in het actiecentrum vanuit de voorlichterpool functionarissen opgeroepen. In de volgende alinea s wordt dit nader toegelicht Lokale basiszorg crisiscommunicatie De rol van de lokale communicatiemedewerker(s) van de getroffen gemeente is in crisissituaties heel essentieel. Hij of zij is degene, die letterlijk en figuurlijk de weg weet, de geschiedenis, de specifieke gebruiken en gewoonten van de inwoners kent. Hij is zonder meer onmisbaar in de organisatie en zal altijd een belangrijke functie in de organisatie van de Crisiscommunicatie innemen. Indien zich een ramp of crisis voordoet in een gemeente dient minimaal één lokale communicatiemedewerker beschikbaar te zijn. Na komst van het piketteam Crisiscommunicatie neemt de lokale communicatiemedewerker deel aan het HTO-overleg als vertegenwoordiger van het Hoofd Taakorganisatie Crisiscommunicatie Regionale Ondersteuning: piketteam en aanvullend voorlichterpool Uit ervaring is gebleken dat communicatie een zeer grote rol speelt in de wijze waarop de burger de ramp beleeft. Met name in de eerste uren na de ramp is vaak nog veel onduidelijk, maar bestaat onder de bevolking een enorme behoefte aan communicatie. Juist in deze hectische fase is het van belang dat het bestuur kan beschikken over een team van specialisten op het gebied van Deelplan Crisiscommunicatie Pagina 12 van 30

13 crisiscommunicatie, die beschikbaar, goed georganiseerd en geoefend is en beschikt over de juiste competenties. Deze heeft de regio ter beschikking in de vorm van een regionaal team Crisiscommunicatie. Het regionaal team Crisiscommunicatie is multidisciplinair samengesteld en bevat zowel communicatiespecialisten vanuit de hulpdiensten als vanuit de 26 gemeenten. Het regionaal team Crisiscommunicatie bestaat uit een piketteam en een voorlichterpool. Het piketteam crisiscommunicatie bestaat uit een team van 6 personen die gegarandeerd beschikbaar zijn en diverse sleutelfuncties kunnen vervullen in de operationele hoofdstructuur, zowel op het gemeentehuis van de getroffen gemeente alsook in de regionale crisiscentra. De sleutelfuncties die vanuit het piketteam worden bemenst zijn: 1. Voorlichtingsfunctionaris CoPI, standplaats: locatie Commando Plaats Incident; 2. Communicatieadviseur ROT, standplaats : RCC-Tilburg; 3. Liaison Regionaal Operationeel Team, standplaats :RCC-Tilburg; 4. Hoofd Taakorganisatie crisiscommunicatie, standplaats incidentgemeente tenzij GRIP 4; 5. Liaison Taakorganisatie Crisiscommunicatie, standplaats incidentgemeente tenzij GRIP 4; 6. Communicatieadviseur BT, standplaats incidentgemeente tenzij GRIP 4. Er zijn vier piketteams, die ieder een teamverantwoordelijk gemeentesecretaris kennen: Tilburg; Bergen op Zoom/Roosendaal; Waalwijk/Oosterhout; Breda. De bemensing van de team vindt plaats vanuit alle gemeenten op basis van competenties. Iedere week heeft één van de vier teams piket en wordt opgeroepen als dit noodzakelijk is De voorlichterpool voorziet in de invulling van verschillende functies op het gebied van onder meer pers- en publieksvoorlichting. De pool bestaat uit de communicatiemedewerkers van de 26 gemeenten ingedeeld naar functies van medewerkers in de taakorganisatie crisiscommunicatie. De volgende functies worden daarbij onderscheiden: Coördinator Persvoorlichting; Coördinator Publieksvoorlichting; Assistent Taakorganisatie crisiscommunicatie; Contactpersoon Rampenzender; Logger; Omgevingsanalist; Persvoorlichter; Publieksvoorlichter; Webredacteur. Bij een volledige bemensing van de taakorganisatie zijn er dus in totaal 6 piketteamleden en 9 actiecentrumleden, minmaal 15 functionarissen actief ( bijlage 3 omvat een detailuitwerking).. Deelplan Crisiscommunicatie Pagina 13 van 30

14 3.3 Alarmering Alarmering van functionarissen voor het deelproces crisiscommunicatie kent een eerste en een tweede lijn alarmering. De leden van het Piketteam Crisiscommunicatie worden door middel van het P2000-systeem (pager) gealarmeerd; de leden van de voorlichterpool worden door middel van de belcomputer gealarmeerd. De gealarmeerde functionaris/team begeeft zich naar de locatie waar zij/hij operationeel ingezet wordt. De opkomsttijden van de functionarissen zijn afhankelijk van de functie die men invult en vloeien voort uit de Wet Veiligheidsregio s. Onderstaande tabel geeft weer voor welke functionarissen welke opkomsttijd geldt. Voor alle andere functies geldt het principe van vrije instroom en komt men, indien men beschikbaar is, zo spoedig mogelijk op naar de gewenste locatie. Functie Opkomsttijd Locatie Voorlichter CoPI 30 minuten Plaats Incident Communicatieadviseur OT 30 minuten Regionaal Coördinatiecentrum Leden Piketteam Crisiscommunicatie 60 minuten Gemeentehuis incidentgemeente of RCC Voorlichterspool en overigen z.s.m. Afhankelijk van functie* * Een team bevolkingszorg begint binnen negentig minuten met uitzondering van de functionaris die met de coördinatie van de voorlichting is belast, die functionaris, het Hoofd Taakorganisatie Crisiscommuniatie uit het piketteam crisiscommunicatie, begint eveneens binnen dertig minuten (sub f). Het kan voorkomen dat sleutelfuncties tijdelijk ingevuld worden totdat de beoogde functionaris ter plaatse is. Een duidelijke overdracht is daarbij van belang. Hierbij wordt o.a. een beeld van de situatie geschetst en een toelichting gegeven aan welke taken alvast uitvoering is gegeven. Deelplan Crisiscommunicatie Pagina 14 van 30

15 3.4 Opschaling De opschaling binnen het deelproces crisiscommunicatie geschiedt op basis van de GRIP-structuur en is door de verschuiving van taken en bevoegdheden complex. Bijzonder aandachtspunt bij opschaling is dat voor een aantal functies de verantwoordelijkheden cq. aansturings- en/of informatielijnen veranderen; in geval van een GRIP 4 tevens de verplaatsing van de Taakorganisatie Crisiscommunicatie vanuit de incidentgemeente naar het RCC in Tilburg Geen GRIP/ GRIP 0 Geactiveerde teams: geen, monodisciplinair optreden en samenwerking op basis van collegialiteit Beschrijving proces crisiscommunicatie: In beginsel niet geactiveerd. Hulpdiensten werken conform monodisciplinaire protocollen (ook aangaande communicatie/voorlichting Indien extra (crisis)communicatie inspanningen noodzakelijk zijn, kan men een beroep doen op piketteam crisiscommunicatie (alarmering via meldkamer X, aansturing en taakverdeling afhankelijk van behoefte) Bijzonder heden: GRIP 1 - Woordvoering door persvoorlichter politie = reguliere werkwijze monodisciplinair - Uitzondering is persvoorlichting bij branden = woordvoerder brandweer, tenzij: o (vermoeden tot) misdrijf zoals brandstichting, etc., of o Zwaar gewonden of dodelijke slachtoffers, of o Overgegaan moet worden tot evacatie van omgeving. Geactiveerde teams: Commando Plaats Incident (CoPI) Beschrijving proces crisiscommunicatie: CoPI is operationeel. Voorlichter CoPI neemt zitting in overleg en adviseert over/geeft invulling aan proces crisiscommunicatie. Bijzonderheden: Geen Geactiveerde teams: Commando Plaats Incident (CoPI), activering Taakorganisatie CrisisCommunicatie (OT CC), Beschrijving proces crisiscommunicatie: CoPI is operationeel. Voorlichter CoPI neemt zitting in overleg en adviseert over/geeft invulling aan proces crisiscommunicatie. Indien extra (crisis)communicatie inspanningen noodzakelijk zijn, kan men een beroep doen op piketteam crisiscommunicatie (alarmering via meldkamer X, aansturing en taakverdeling afhankelijk van behoefte). Bijzonder heden: Afhankelijk van invulling en omvang proces crisiscommunicatie kunnen leden piketteam, op aangeven van voorlichter CoPI, ingezet worden. Indien aanvullend aan piketteam crisiscommunicatie ook de taakorganisatie crisiscommunicatie geactiveerd wordt, is dit aanleiding om op te schalen naar GRIP 2 of hoger of Deelplan Crisiscommunicatie Pagina 15 van 30

16 3.4.3 GRIP 2 Geactiveerde teams: Commando Plaats Incident (CoPI), Regionaal Operationeel Team (ROT), Taakorganisatie CrisisCommunicatie (OT CC), eventueel ook andere gemeentelijke processen Beschrijving proces crisiscommunicatie: CoPI is operationeel. Voorlichter CoPI neemt zitting in overleg en adviseert over/geeft invulling aan proces crisiscommunicatie. ROT is operationeel. Communicatieadviseur ROT neemt zitting in overleg, en ondersteunt hierbij de Algemeen Commandant Bevolkingszorg. Ondersteuning proces communicatie in ROT gebeurt door liaison ROT. In ROT wordt bepaald hoe invulling wordt gegeven aan proces crisiscommunicatie. Relevante informatie, strategie en proces wordt afgestemd/uitgewisseld met Voorlichter CoPI en vice versa. Taakorganisatie CrisisCommunicatie is geactiveerd. Aansturing en informatie-uitwisseling (intern/extern) van liaison ROT naar Liaison Taakorganisatie Crisiscommunicatie (OT CC) naar Hoofd Taakorganisatie Crisiscommunicatie naar leden Taakorganisatie. Bijzonderheden: Communicatieadviseur BT heeft vooralsnog geen operationele rol maar komt wel ter plaatse voor mogelijke ondersteuning en anticiperend op eventuele opschaling naar GRIP 3. Deze functionaris buigt zich over de interpretatie van het beeld dat bij de buitenwacht leeft en de te volgen communicatiestrategie. Indien relevant, vindt afstemming over communicatieboodschap en strategie met persofficier van het Openbaar Ministerie plaats door Comm. Adv. ROT Deelplan Crisiscommunicatie Pagina 16 van 30

17 3.4.4 GRIP 3 Geactiveerde teams: Commando Plaats Incident (CoPI), Regionaal Operationeel Team (ROT), Taakorganisatie CrisisCommunicatie (OT CC), eventueel ook andere gemeentelijke processen Gemeentelijk BeleidsTeam (GBT) Beschrijving proces crisiscommunicatie: CoPI is operationeel. Voorlichter CoPI neemt zitting in dit overleg en adviseert over/geeft invulling aan proces crisiscommunicatie. ROT is operationeel. Communicatieadviseur ROT neemt zitting in overleg, en ondersteunt hierbij de Algemeen Commandant Bevolkingszorg. Ondersteuning proces communicatie in ROT gebeurt door Liaison ROT. In ROT wordt bepaald hoe invulling wordt gegeven aan proces crisiscommunicatie. Relevante informatie, strategie en proces wordt afgestemd/uitgewisseld met Voorlichter CoPI en Communicatieadviseur BT via Liaison ROT (eventueel via liaison TO CC). Taakorganisatie CrisisCommunicatie is geactiveerd. o Aansturing en informatie-uitwisseling (intern/extern) van liaison ROT naar Liaison TO CC naar Hoofd Taakorganisatie CC naar leden taakorganisatie. o Liaison TO CC informeert/adviseert namens Hoofd Taakorganisatie CC de Communicatieadviseur BT o Lokaal Hoofd Crisiscommunicatie neemt zitting in HTO overleg en vertegenwoordigt Hoofd Taakorganisatie CC en brengt couleur locale in o Desgevraagd adviseert Lokaal Hoofd Crisiscommunicatie de Communicatieadviseur BT t.a.v. couleur locale GBT is in functie; burgemeester neemt als opperbevelhebber deel van de communicatieactiviteiten op zich: burgervader, boegbeeld, handelperspectief,bestuurder. Communicatieadviseur BT neemt zitting in overleg beleidsteam en adviseert aan leden (vz) BT. Staat daartoe in voortdurend contact met actiecentrum, en daarmee doormiddel van de liaisons zowel ROT, CoPI als HTO-overleg( lokale HTO crisiscommunicatie voor couleur locale). Aansturing proces crisiscommunicatie verloopt formeel via Vz GBT Leider ROT Algemeen Commandant Bevolkingszorg Hoofd Taakorganisatie Crisiscommunicatie. De communicatie over de niet-bestuurlijkgevoelige feiten van de operatie (bron en effectgebied) worden op ROT-niveau afgedaan (afsprakenkader /mandaat). Bijzonder heden: Indien relevant, vindt afstemming over communicatieboodschap en strategie met Openbaar Ministerie plaats in BT. Deelplan Crisiscommunicatie Pagina 17 van 30

18 3.4.5 GRIP 4 Geactiveerde teams: Commando Plaats Incident (CoPI), Regionaal Operationeel Team (ROT), Taakorganisatie CrisisCommunicatie (OT CC), eventueel ook andere gemeentelijke processen Regionaal BeleidsTeam (RBT) lokaal informele overleggen: zogenaamde kernbeleidsteam Beschrijving proces crisiscommunicatie: Idem GRIP 3, Coördinerende taakorganisatie Crisiscommunicatie naar de incidentgemeenten.. Meerdere lokale Taakorganisaties CrisisCommunicatie zijn geactiveerd. o Aansturing en informatie-uitwisseling (intern/extern) van Liaison OT naar Liaison TO CC naar Hoofd Taakorganisatie CC naar leden taakorganisatie. o Liaison TO CC informeert/adviseert namens Hoofd Taakorganisatie CC de Communicatieadviseur BT o Lokaal Hoofd Crisiscommunicatie neemt zitting in HTO overleg en vertegenwoordigt Hoofd Taakorganisatie CC en brengt couleur locale in o Desgevraagd adviseert Lokaal Hoofd Crisiscommunicatie de Communicatieadviseur BT t.a.v. couleur locale RBT is in functie; voorzitter Veilgiheidsregio neemt als opperbevelhebber deel van de communicatie-activiteiten op zich: burgervader, boegbeeld, handelperspectief,bestuurder. Communicatieadviseur BT neemt zitting in overleg beleidsteam en adviseert aan leden (vz) BT. Staat daartoe in voortdurend contact met actiecentrum, en daarmee doormiddel van de liaisons zowel ROT, CoPI als HTO-overleg( lokale HTO crisiscommunicatie voor couleur locale). Aansturing proces crisiscommunicatie verloopt formeel via Vz RBT Leider ROT Algemeen Commandant Bevolkingszorg Coördinerend Hoofd Taakorganisatie Crisiscommunicatie. De communicatie over de niet-bestuurlijkgevoelige feiten van de operatie (bron en effectgebied) worden op ROT-niveau afgedaan (afsprakenkader /mandaat). RBT is operationeel. Bijzonderheden: Communicatieadviseur in BT incidentgemeente verhuist naar RBT; Het ingezette Hoofd Taakorganisatie Crisiscommunicatie in de incidentgemeente verplaatst zich naar het ROT en neemt daar de rol op van Coördinerend Hoofd Taakorganisatie; Extra capaciteit voor verzwaring uitvoerende en coördinerende taken in RBT/OT/CoPI t.a.v. proces crisiscommunicatie wordt gehaald uit overige piketteams crisiscommunicatie (vrije instroom); Extra capaciteit voor bemensing Taakorganisatie Crisiscommunicatie wordt gehaald uit overige piketteams crisiscommunicatie (vrije instroom); Indien relevant, vindt afstemming over communicatieboodschap en strategie met Openbaar Ministerie plaats in BT. Deelplan Crisiscommunicatie Pagina 18 van 30

19 3.5 Capaciteit: inzet, bijstand, samenwerking en aflossing Inzet en bijstand De benodigde inzet is afhankelijk van de aard en omvang van het incident: situationeel en proportioneel. Voor crisiscommucnatie geldt een gefaseerde inrichting van de taakorganisatie ( paragraaf 3.3.). Het deelproces Crisiscommunicatie onderkent in een taakorganisatie/actiecentrum 11 functies, waarvan er drie vanuit een Piketteam Crisiscommunicatie worden ingevuld. In de overige functies dient te worden voorzien met personeelsinzet vanuit de getroffen gemeenten, dan wel door inzet vanuit de Regionale Voorlichterpool. Binnen de Voorlichterpool kan functiegericht worden opgeroepen (in voorbereiding, ombouw en doorontwikkeling belcomputer), zodat maatwerk in de capaciteitsinzet en/of specialismen kan plaatsvinden. Het vraagstuk capaciteitsinzet voor de taakorganisaties van Bevolkingszorg is een speciaal aandachtspunt voor de Algemeen Commandant Bevolkingszorg (ACBz), en één van de accenttaken van het ROT- Stafsectielid I&O Bijstand van buiten de regio : samenwerking met partners Nationaal Crisiscentrum (NCC) Sinds 2008 ligt de ontwikkeling en het beheer van en de voorbereiding van het proces crisiscommunicatie in de zogenoemde koude fase bij het Nationaal CrisisCentrum (NCC). In crisistijd de warme fase begeleidt het NCC veiligheidsregio s en gemeenten bij crisiscommunicatie en adviseert en coördineert zij desgewenst voor de rijksoverheid bij kleinere crises. Voor de inzet van de nationale website Crisis.nl kan eveneens een beroep gedaan worden op het NCC. Nadat afstemming met de Algemeen Commandant Bevolkingszorg, kan het Hoofd Taakorganisatie Crisiscommunicatie contact opnemen met het NCC voor ondersteuning, advies of bijstand. Het NCC is 24 uur per dag, 7 dagen per week bereikbaar en is gevestigd in het Ministerie van Veiligheid en Justitie in Den Haag. Buurregio s Hoewel niet vastgelegd in een convenant kan er een beroep worden gedaan Communicatiemedewerkers van de twee andere Veiligheidsregio s in Noord-Brabant; Provincie Noord-Brabant Met de afdeling communicatie van de Provincie Noord-Brabant is een convenant gesloten 2 (zie bijlage 5) aan de hand waarvan personele ondersteuning van communicatiemedewerkers van de provincie kan plaatsvinden Aflossing In voorbereiding op een langere inzet bij het proces crisiscommunicatie zal ook vroegtijdig aandacht geschonken moeten worden aan aflossing zodat een continue inzet is gegarandeerd. 2 Convenant communicatie bij incidenten en rampen, Provincie Noord-Brabant, 26 september 2006 Deelplan Crisiscommunicatie Pagina 19 van 30

20 Hiertoe voert het Hoofd Taakorganisatie Crisiscommunicatie de volgende taken uit: De leden van het piketteam worden afgelost door een ander piketteam dat tijdig wordt geinformeerd en noodzakelijkerwijs zal worden samengesteld uit leden van verschillende teams (incl. functie Hoofd Taakorganisatie CC). Nieuwe communicatiemedewerkers uit de voorlichterpool worden opgeroepen en standby gezet via de sectie gemeenten in het ROT, op verzoek van het Hoofd Taakorganisatie Crisiscommunicatie. In overleg met de ACBz wordt een dienstrooster voor de taakorganisatie crisiscommuncatie opgezet en kenbaar gemaakt aan de communicatiemedewerkers. Daarbij wordt uitgegaan van de volgende richtlijnen: o Het eerste team communicatiemedewerkers uit de voorlichterspool wordt voor 10 uren ingezet; o De volgende teams worden ingezet voor 8 uren; o Eén uur overlapping van de ploegen is noodzakelijk voor de overdracht van taken en werkzaamheden en gewenste persoonlijke (de)briefing. 3.6 Afschaling en overdracht aan de incidentgemeente(n) Indien de situatie niet meer vereist dat het deelproces crisiscommunicatie actief is en blijft, kan besloten worden tot afschaling van dit proces. De taken en bevoegdheden zijn daarbij als volgt verdeeld: Het ROT beslist op grond van feiten en omstandigheden op advies van de Algemeen Commandant Bevolkingszorg (via het Hoofd Taakorganisatie Crisiscommunicatie) of en wanneer het proces crisiscommunicatie afgeschaald kan worden; Het ROT beslist wie hierover geïnformeerd wordt; Het Hoofd Taakorganisatie Crisiscommunicatie informeert alle communicatiemedewerkers die nog actief, opgeroepen of geroosterd zijn; Het Hoofd Taakorganisatie Crisiscommunicatie zorgt dat de taakorganisatie crisiscommunicatie wordt ontruimd en wordt opgeleverd in oorspronkelijke staat; De communicatie-inventaris wordt: o Verwijderd o Gecontroleerd o Eventueel aangevuld o Eventueel hersteld o Opgeslagen De werkplekken worden weer ter beschikking gesteld voor reguliere werkzaamheden. Multi Indien na verloop van tijd de aard van de dreiging dusdanig verminderd is dat de afbouw van de Crisisorganisatie gewenst en verantwoord is, kan worden besloten tot het afschalen van de crisisorganisatie. Afschalen gebeurt trapsgewijs, gecoördineerd en door de functionaris met de hoogste bevoegdheid. De bevoegdheid tot afschalen varieert daarmee per opschalingfase. De Leider CoPI (van GRIP 1 naar GRIP 0) en de Operationeel Leider (GRIP 2 naar GRIP 1) zijn bevoegd tot afschalen. Het afschalen van GRIP 3 geschiedt door de Burgemeester van de getroffen gemeente. Het afschalen van GRIP 4 geschiedt na een besluit van de Voorzitter van het RBT. Deelplan Crisiscommunicatie Pagina 20 van 30

21 Mono Monodisciplinair kan de Algemeen Commandant Bevolkingszorg besluiten om processen af te schalen als de noodzaak tot het volledig operationeel houden van de desbetreffende taakorganisatie niet meer van toepassing is. Hij laat zich hierover adviseren door de Voorzitter van het HTO-overleg en stemt dit met zijn multidisciplinaire partners af alvorens dit besluit te nemen (i.v.m. eventuele behoefte aan ondersteuning vanuit de andere kolommen). Overdracht aan getroffen gemeente(n)/ lokale basiszorg Na het opheffen van het ROT komt de aansturing van de deel- of navolgende processen te liggen bij de getroffen gemeente(n). Vanuit de Stafsectie wordt een overdrachtsdocument opgesteld en aan de getroffen gemeente ( VZ HTO, Gemeentesecretaris) gezonden. Hiermee wordt schriftelijk de stand van zaken van de operatie, contactpersonen, openstaande acties etc. overgedragen. 3.7 Nazorg van medewerkers Het Hoofd Taakorganisatie Crisiscommunicatie overlegt met de communicatiemedewerkers die zijn ingezet in de taakorganisatie crisiscommunicatie of (psychosociale) begeleiding van de communicatiemedewerkers na afloop van de operationele inzet wenselijk is. Dit kan bijvoorbeeld voorkomen als medewerkers van een crisisteam zijn geconfronteerd met impactvolle situaties waarbij ondersteuning bij verwerking van beelden etc. sterk wenselijk is. Indien nazorg nodig of wenselijk wordt geacht neemt het Hoofd Taakorganisatie en/of VZ HTOoverleg hiertoe contact op met de Algemeen Commandant Bevolkingszorg (ACBz), die hiervoor als aanspreekpunt voor het totale team bevolkingszorg optreedt. Vanuit de GHOR is een proces voor psychosociale hulpverlening voor alle hulpverleners op afroep inzetbaar. 3.8 Evaluatie van het optreden van de Taakorganisatie Monodisciplinair : teamfunctioneren Na de inzet van een team is het goed om gezamenlijk af te sluiten en in het kort terug te blikken op hoe een en ander verlopen is, wat verbeterpunten zijn etc. Deze korte monodisciplinaire teamevaluaties vormen een bouwsteen voor de Kennis- en Beheerteams en worden gebruikt voor verbetering van werkprocessen etc. Het Hoofd taakorganisatie ziet toe op een korte evaluatie en aanlevering van een korte notitie bij het betreffende Kennis- en Beheerteam en het Organisatieonderdeel Gemeenten/KB-team stafsectie Bevolkingszorg. Bij de evaluatie komen in ieder geval onderwerpen aan de orde als: Algemeen Melding en alarmering Coördinatie en opschaling Informatiestromen Teamaflossing en ondersteuning Inzet en functioneren taakorganisatie bevolkingszorg Samenwerking externe partners (o.a. inzet waakvlamovereenkomsten) Verslaglegging Deelplan Crisiscommunicatie Pagina 21 van 30

22 Nazorg medewerkers Facilitaire voorzieningen Een uitgebreidere versie is in de vorm van een vragenlijsten proces crisiscommunicatie beschikbaar. (Zie bijlage 6). Multidisciplinair :evaluatieprotocol Situatieafhankelijk kan tot een evaluatie van het totale systeem en daarmee het multidisciplinair optreden van de crisisteams worden overgegaan. Centraal persoon en aanspreekpunt voor Bevolkingszorg is de (eerste) Algemeen Commandant Bevolkingszorg (ACBz); de monodisciplinaire evaluatie is dan reeds een eerste bouwsteen. Deelplan Crisiscommunicatie Pagina 22 van 30

23 4 Beheer regionale organisatie m.b.t. de Taakorganisatie crisiscommunicatie 4.1 Kennis- en beheerteam Crisiscommunicatie Het kennis- en beheerteam Crisiscommunicatie is als proceseigenaar verantwoordelijk voor het onderhoud, de organisatie en de doorontwikkeling van het proces Crisiscommunicatie in de koude situatie op het gebied van: Planvorming deelproces Stafsectie Bevolkingszorg ROT Opleiden, trainen en oefenen Evaluatie Middelen Informatiebijeenkomsten Het kennis- en beheerteam Crisiscommunicatie is samengesteld uit: * een delegatie van teamleden die in de operationele fase een functie in de taakorganisatie vervullen, * de politie, die voor twee van de zes piketfuncties zorg draagt; * een tweetal adviseurs. In een verdere actualisatie rond het functioneren van de KB-teams, voorzien najaar 2012, zullen aan de aandachtsvelden specifieke teamleden worden gekoppeld, zodat er meer sprake is van een taakverdeling. Het team staat onder leiding van een regionaal procesverantwoordelijke, de gemeentesecretaris van Tilburg. Het team komt minimaal vier keer per jaar bijeen om aan de hand van ervaringen (o.a. evaluaties uit teaminzet) en ontwikkelingen het deelproces Crisiscommunicatie te optimaliseren. Daarnaast stelt zij adviezen op richting de multidisciplinaire partners voor optimalisatie van de multidisciplinair crisisbeheersing. Uitwerking van (deel)producten vindt deels plaats door de leden van het Kennis- en Beheerteam en deels door het Organisatieonderdeel Gemeenten van de VR MWB. 4.2 Personeelsbeleid Taakomschrijvingen Iedere operationele functie is beschreven in een taakomschrijving. Deze taakomschrijving beschrijft de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden die de desbetreffende functionaris heeft in de Taakorganisatie Crisiscommunicatie. Een impliciete taak, maar bij competentiebepaling voor piketteamleden nadrukkelijk mee te nemen is naast politiek/bestuurlijke antenne het empathisch vermogen voor de situatie alsook de (context van) de getroffen gemeente. Het samenwerkingsverband kent gemeenten met uiteenlopende omvang, ervaring en cultuur; het besef daarvan en situationeel er naar handelen bepalen mede het succes van de samenwerking en de doro de getroffen gemeente ondervonden ondersteuning vanuit het collectief. De taakomschrijvingen vormen de basis voor de competentieprofielen. De taakomschrijven zijn opgenomen in het Draaiboek Crisiscommunicatie, in bijlage 2 is hiervan een voorbeeld te zien. Deelplan Crisiscommunicatie Pagina 23 van 30

24 4.2.2 Werving en selectie Vacatures in het piketteam zullen worden opengesteld door middel van een sollicitatieprocedure 3. Deze functies staan primair open voor de communicatieadviseurs in de 26 gemeenten in de regio. In tweede instantie komen ook communicatieadviseurs van de hulpdiensten voor deze functies in aanmerking. Het werving en selectieproces voor de functionarissen die deel uitmaken van het piketteam en voorlichterpool crisiscommunicatie varieert naar (sleutel-)functionaris. Daar waar sprake is van landelijk uniforme functies, zijn op basis van landelijke samenwerkingsverbanden ( GROOT,GROOTER) competentieprofielen en opleidingskaders beschikbaar. In geval crisiscommunicatie geldt dat voor de functies strategisch adviseur BT, hoofd taakorganisatie en adviseur crisiscommunicatie ROT. Met het beschikbaar komen van deze landelijke profielen ontstaat er de gelegenheid om op basis van competenties geschikte functionarissen te werven. Een (ontwikkel)assessment is daarbij een goed aanvullend selectieinstrument. Voor de overige functies bestaan vooralsnog geen landelijke vorm of evenknie, en wordt uitgegaan van de regionaal ontwikkelde competentieprofielen.. Algemeen uitgangspunt: geschiktheid voor de functie (competent irt benodigde eigenschappen ) geen dubbele piketrollen gelijktijdig reeele kans op voldoen aan wettelijk kader opkomstverplichting Waar mogelijk wordt gezocht naar een representatieve vertegenwoordiging en lastenverdeling over de regio. Leden piketteam Voor de functie van Strategisch adviseur BT en Hoofd Taakorgansaitie Crisiscommunicatie worden de competentieprofielen gebaseerd op het landelijk competentieprofiel (GROOT) en in eerste instantie (aan)gezocht binnen de 26 gemeentelijke organisatie s of daaraan gelieerde partijen. Daarbij wordt gewerkt met een regionale selectiecommissie waarvan ook (regio- )externe leden deel uit kunnen maken en wordt een assessment gebruikt. Ook voor de twee liaisonfunctie wordt gebruik gemaakt van de regionale selectiecommissie en een assessment. Opgemerkt zij dat er een competentiescan ter beschikking staat waarmee de potentiële kandidaat kan bepalen welk functie het meest passend is. Daarnaast geschiedt opgave via de gemeentesecretaris, waarmee in feit een eerste (pre)selectie door de lokaal hoogst leidinggevende plaatsvindt Leden voorlichterpool Voor de werving en selectie van functies in de voorlichterpool zijn de gemeenten zelf verantwoordelijk. Daarbij kan gebruik worden gemaakt van de regionaal ontwikkelde competentieprofielen, die voor alle gemeenten en gelieerde partijen beschikbaar zijn. Bij de selectie wordt gewerkt met een lokale selectiecommissie. 3 Zie extranet voor meer informatie. Deelplan Crisiscommunicatie Pagina 24 van 30

25 Voor alle gemeentelijke communicatiemedewerkers, die geen deel uitmaken van het piketteam, geldt dat zij deel uit maken van de voorlichterpool en daar waar mogelijk inzetbaar te zijn. De medewerkers van de voorlichterpool kunnen in beginsel zelf aangeven in welke communicatiefunctie hun kwaliteiten liggen. Dit hoeft niet overeen te stemmen met de functie die zij bekleden binnen hun eigen gemeentelijk proces. Een competentiescan, die voor alle functies is ontwikkeld, kan de medewerkers behulpzaam zijn bij het maken van een functiekeuze. 4 Vanuit de werkgever/lokale gemeente dient na bepaling van de functie in de voorlichterpool dit in het vakbekwaamheidmanagementsysteem(vms) te worden verwerkt, zodat in geval van een incident, in eigen of een andere gemeente, op regionale schaal functiegerichte bijstand kan worden gezocht Personeelmanagement functionarissen crisisorganisatie De Veiligheidsregio en gemeenten dienen de mate van vakbekwaamheid van de in de crisisbeheersing opererende functionarissen inzichtelijk te beheren en desgewenst te kunnen overleggen aan bestuur, inspectie VenJ of bijv. de Nationale Onderzoeksraad. Uiteraard kan ook het gemeentebestuur met behulp van dit regionaal uniforme administratiesysteem overzicht houden op de mate van voorbereiding op rampenbestrijding en crisisbeheersing. De regio en het samenwerkingsverband van gemeenten maken hiervoor gebruik van één regionaal administratiesysteem: het vakbekwaamheidmanagementsysteem (VMS). Dit systeem is ingericht op schaal van de regio voor o.a. de 26 gemeenten en Organisatieonderdeel Gemeenten. Het ondersteunt de bemensing van zowel de monodisciplinaire als multidisciplinaire teams, en wordt door gemeenten indirect gebruikt voor het databeheer van de belcomputer ( eenmalig invoeren gegevens). Op schaal van de Veiligheidsregio wordt het tevens gebruikt voor de (sleutel-)functionarissen van multidisciplinaire teams (CoPIi-ROT-BT). Alle functies die voorkomen in Bevolkingszorg VRMWB zijn opgenomen in dit VMS-systeem. Dit systeem biedt de mogelijkheid om per persoon een portfolio te beheren met betrekking tot * de verschillende functies * de mate van vakbekwaamheid: de deelname aan opleiden, trainen en oefenen alsook de inzet in de repressiefase. * beheer faciltaire voorzieningen: legitimatiepas, toegangspas RCC, autorisatie LCMS, pagerbeheer, etc. Door de opzet van het systeem is het ook mogelijk inzicht te krijgen over de bezetting van functies, bijv. in onze regio zijn 7 Hoofden Taakorganisatie Nafase beschikbaar. Speciaal voor bevolkingszorg is er een koppeling gemaakt met de belcomputer voor de tweede lijns alarmering; dagelijks vindt synchronisatie plaats van databestanden die hierdoor slechts in één systeem dienen te worden beheerd. Bij een goed beheer van dit gezamenlijke VMS-bestand is het mogelijk om bij een incident in eigen gemeente, op regionale schaal geautomatiseerd functiegerichte bijstand te zoeken bij andere gemeenten binnen de regio. Verschillende processen kennen een bemensing op het niveau van 4 Zie extranet voor meer informatie. Deelplan Crisiscommunicatie Pagina 25 van 30

26 clusters van buurgemeenten hetgeen extra eisen stelt aan inrichting en beheer van de belcomputer. Daarnaast is voor de inzet van de voorlichterpool Crisiscommunicatie een actueel gegevensbestand essentieel. Beheer van de gegevens bevolkingszorg in het vakbekwaamheidmanagementsysteem vindt door gemeenten alsook het Organisatieonderdeel gemeenten. Vanuit de werkgever/lokale gemeente dienen na bepaling van de functie in een taakorganisatie of crisisteam, de persoonsgegevens (naam, telefoonnummer mobiele telefoon, etc.) in het vakbekwaamheidmanagement te worden gekoppeld aan de functienaam. Voor gebruik en taakverdeling van overige beheersaspecten is een Beheerplan VMS beschikbaar Piketvorm en beschikbaarheid De piketvorm en daarmee tevens wijze van waarop de beschikbaarheid van de functionarissen binnen het ROT varieert per functie.per functie is bepaald in welke mate de beschikbaarheid van functionarissen noodzakelijk is. Voor een aantal functies is een regionale voorziening getroffen in de vorm van een piketdienst en/of pool: Piketdiensten Door middel van hard piket is voorzien in de beschikbaarheid van een aantal functionarissen van wie het essentieel is dat deze op korte termijn kunnen worden ingezet. Om piketdiensten op te kunnen vangen en voldoende ondersteuning te kunnen bieden, zijn vier piketteams ingesteld. De drie functionarissen die naar de incidentgemeente komen vormen de basis; afhankelijk van de aanvullende lokale inzet kan aanvulling vanuit de voorlichterpool noodzakelijk zijn om over voldoende bemensing van de noodzakelijke functies en een volwaardig actiecentrum te kunnen beschikken. Voor de sleutelfunctionarissen onder hard piket wordt een piketrooster opgesteld; uitgangspunt is een weekrooster. Voorlichterpool Voor onder meer de uitvoering en coördinatie van pers- en publieksvoorlichting, zal het piketteam een beroep doen op communicatieve ondersteuning vanuit de regionale voorlichterpool. De communicatiemedewerkers, die deel uitmaken van de voorlichterpool, zijn oproepbaar via een zogenaamd zacht piket. Deelplan Crisiscommunicatie Pagina 26 van 30

27 Taakorganisatie Crisiscommunicatie piketvorm en omvang Sleutelfunctie piketvorm poolomvang Beschikbaarheid Adviseur CC BT Hard 6-7 Regionale pool Hoofd taakorganisatie Hard 6-7 Regionale pool Liaison Taakorganisatie Hard 6-7 Regionale pool Opmerking Liaison ROT Hard 6-7 Regionale pool Persvoorlichter CoPi Hard Politie Adviseur Crisiscom ROT Hard Politie Functies voorlichterpool Coördinator Persvoorlichting; Coördinator Publieksvoorlichting; zacht Momentopname te raadplege in het VSM voorlichterpool Alle gemeenten Assistent Taakorganisatie crisiscommunicatie; Contactpersoon Rampenzender; Logger; Omgevingsanalist; Persvoorlichter; Publieksvoorlichter; Webredacteur Opleiden, trainen en oefenen Om nauw en adequaat met elkaar samen te werken, moeten de communicatiemedewerkers in het regionaal team Crisiscommunicatie gericht worden opgeleid en regelmatig met elkaar oefenen. Deze oefeningen vinden op twee fronten plaats. Enerzijds moeten de communicatieadviseurs uit de piketteams de ruimte krijgen hun functie te vervullen in de jaarlijkse oefeningen van bijvoorbeeld het beleidsteam. Anderzijds moeten zuiver op communicatie gerichte oefeningen worden georganiseerd, waarin de doelstelling is de onderlinge afstemming en samenwerking binnen de crisiscommunicatie te oefenen en waar nodig te verbeteren. De oefeningen kunnen horizontaal plaatsvinden (alle functionarissen met dezelfde functie worden getraind) en verticaal (een compleet communicatieteam, dat bestaat uit alle genoemde functies, wordt getraind). Er is een apart opleidings- en trainingsprogramma voor het regionaal team Crisiscommunicatie 5. In dit document wordt beschreven aan welke opleidingen en trainingen communicatiefunctionarissen kunnen deelnemen. Het programma heeft als doel elkaar tijdens een ramp of crisis deskundig te kunnen ondersteunen een ieder vanuit de functie die hij of zij vervult in het deelproces crisiscommunicatie. 5 Zie extranet Deelplan Crisiscommunicatie Pagina 27 van 30

28 Alle communicatiefunctionarissen maken deel uit van het Regionaal team crisiscommunicatie en vervullen óf in een piketteam óf in de voorlichterspool een functie. De leden van het piketteam bemensen een sleutelfunctie en vormen een kritiek massa in het deelproces crisiscommunicatie en aan hen worden zwaarder eisen gesteld. Daartoe volgen zij een intensiever opleidings- en trainingsprogramma; elk jaar worden zij opgeleid en getraind en wordt aan oefeningen deelgenomen. Voor leden van de voorlichterpool worden deze onderdelen één keer in de twee jaar georganiseerd. Het kan zijn dat de rollen van het piketteam tijdens het eerste uur van de ramp worden vervuld door medewerkers uit de getroffen gemeente. Van hen wordt niet hetzelfde niveau verwacht, maar toch moeten zij zich in het eerste uur kunnen redden. Deze medewerkers kunnen de verkorte cursus voor Communicatieadviseur Beleidsteam en Hoofd Actiecentrum Communicatie volgen. De Veiligheidsregio MWB neemt het initiatief voor relevante opleidingen of faciliteert of ondersteunt deze. Onderscheid wordt gemaakt naar het vakbekwaam worden( start, eenmalig) en vakbekwaam blijven ( op niveau blijven). Voor de opleidingen wordt gebruik gemaakt van de landelijke ontwikkelde opleidingskaders (GROOT,GROOTER) voor Commandant alsook Hoofd Taakorganisatie. Waar mogelijk wordt samenwerking en aansluiting gezocht bij de buurregio s. Het afleggen van een proeve van bekwaamheid conform de landelijke kwaliteitsnormen wordt gestimuleerd. De GROOT-opleidingen kennen een nog nader te bepalen capaciteitsinzet (in voorbereiding) Taakorganisatie Crisiscommunicatie vakbekwaam worden en blijven Sleutelfunctie Vakbekwaam worden (dagdeel) Inzet systeemoefening (dagdeel) Vakbekwaam blijven KB-team-/informatie bijeenkomsten(dagdeel) Adviseur CC BT Hoofd taakorganisatie Liaison ROT Liaison actiecentrum Persvoorlichter CoPi Adviseur Crisiscom ROT Functies voorlichterpool 2 PM 1 Bij de inzet voor systeemoefeningen ( georganiseerd vanuit de VR, mede als verplichting voortkomende uit rampenbestrijdingsplannen) is vanuit het KB-team besloten om dan het team dat die week piket heeft in te zetten. Het is een gemeentelijke verantwoordelijkheid om de beschikbaarheid voor de bemensing van de lokale component van het team Crisiscommuncatie te garanderen binnen de gestelde kaders (zoals bijv. opkomsttijden, kwaliteit in te zetten personeel, etc.). Deelplan Crisiscommunicatie Pagina 28 van 30

29 Vanwege de ontwikkelingen rondom de implementatie van het Regionaal Crisisplan en de vertaling richting de processen Bevolkingszorg wordt in het najaar 2012 extra geïnvesteerd om alle operationele functionarissen op te leiden en te oefenen op hun (nieuwe) rol en de gewijzigde organisatiestructuur. Voor 2013 e.v. wordt een nieuw Multi- en Monodisciplinair oefenplan opgesteld. 4.3 Verdeling van kosten De hoogte en de wijze van piketvergoeding en overige arbeidsvoorwaarden, zoals verzekering, kilometervergoeding en compensatie/betaling van gewerkte (over)uren voor ingezette functionarissen van het ROT zijn conform de afspraken piketvergoeding gemeentelijke sleutelfunctionarissen (dec.2009) respectievelijk Samenwerkingsovereenkomst Organisatieonderdeel gemeenten (dec.2009) binnen de Veiligheidsregio MWB. De opleiding, training en oefening voor de regionale sleutelfunctionarissen, de piketteamleden crisiscommunicatie wordt in principe vanuit het samenwerkingsverband van de 26 gemeenten, het Organisatieonderdeel Gemeenten, bekostigd. 4.4 Facilitaire voorzieningen Goede verbindingen en communicatiekanalen tussen de diverse functionarissen en teams is van essentieel belang om het proces goed uit te kunnen voeren. De gemeente is verantwoordelijk voor goede (technische) verbindingen tussen het gemeentehuis c.q. de actiecentra en de verschillende opvangcentra en de aanwezigheid van Free-Wifi. Het gebruik van het LCMS-systeem, waarmee CoPI ROT - BT en actie- of opvangcentra met elkaar real-time verboden zijn en informatie uitwisselen is voor het deelproces Crisiscommunicatie uiteraard essentieel. Alle regionale sleutelfunctionarissen, de gemeentelijke leden van de piketteams, vanuit het Organsaitieonderdeel Gemeenten de beschikking over: een pager een deelplan een draaiboek, incl taakkaart een legitimatiepas VRMWB/OG de Liaison ROT een toegangspas tot het RCC te Tilburg. Daar waar relevant (hard piket) wordt een piketrooster en lijst met telefoonnummers vanuit Organisatieonderdeel Gemeenten beschikbaar gesteld.. Deelplan Crisiscommunicatie Pagina 29 van 30

30 4.4.1 Middelen t.b.v. diverse communicatieteams Afgesproken is dat voor de piketteamleden een (smart-phone)telefoon en - in de toekomst een I-PAD vanuit de werkgever worden beschikbaar gesteld. In voorbereiding is het gebruik van de I-pad tbv gebruik flexibele belscenario s voor de belcomputer en het gebruik van APP s tbv taakkaarten en andere benodigdheden Actiecentrum crisiscommunicatie Om het regionaal team Crisiscommunicatie slagvaardig te kunnen laten presteren, dient zij de beschikking te hebben over een adequaat ingericht onderkomen en diverse materialen. Het actiecentrum crisiscommunicatie dient minimaal te beschikken over voldoende (computer)werkplekken en een internetverbinding. In het draaiboek Crisiscommunicatie is een overzicht toegevoegd van de primaire benodigdheden die aanwezig dienen te zijn. Ten behvoe van gebruik van Smart-phone of I-pad is een free-wifi verbinding noodzakelijk en als faciliteit in de gemeentehuizen voorgeschreven. In het actiecentrum wordt meegelezen in het LCMS-systeem. Publieksvoorlichting Ten behoeve van publieksvoorlichting staat de regio Midden- en West-Brabant een aantal informatiemiddelen en media ter beschikking. In het draaiboek Crisiscommunicatie is beschreven welke middelen in welke situaties kunnen worden ingezet. Een bijzondere rol in de publieksvoorlichting is weggelegd bij het callcenter. Wanneer het beleidsteam besluit dat een callcenter dient te worden ingeschakeld, activeert het Hoofd Taakorganisatie het callcenter. Persvoorlichting Ten behoeve van persvoorlichting heeft de politie de mogelijkheid gecreëerd om media door middel van een persalarm snel en adequaat op een incident te attenderen. Wanneer een gemeente of een van de andere hulpdiensten de media wil attenderen op een aan veiligheid gerelateerd incident, kan zij hiervoor een beroep doen op de attenderingsmogelijkheid van de politie ( zie ook draaiboek ) Legitimatie en herkenbaarheid Alle medewerkers die betrokken zijn bij het proces crisiscommunicatie dienen te beschikken over een legitimatiepasje. De medewerkers zijn verplicht deze bij zich te dragen op het moment dat zij zich vanuit hun functie in het proces crisiscommunicatie naar de getroffen gemeente, het actiecentrum crisiscommunicatie, een opvanglocatie, een perscentrum of het Regionaal Coördinatie Centrum begeven. Deelplan Crisiscommunicatie Pagina 30 van 30

31 Bijlage 1 Toelichting op de relatie tussen het proces Crisiscommunicatie en de overige processen Het proces crisiscommunicatie heeft voor, tijdens, maar ook na de uitvoering als gevolg van een calamiteit een relatie met andere deelprocessen. Dit geldt voor zowel de gemeentelijke processen als de processen van de operationele partners: politie, brandweer en GHOR. Relatie met andere processen Bevolkingszorg Voor enkele van deze processen geldt dat de medewerkers van het proces direct communiceren met het publiek. Het betreft dan met name de volgende gemeentelijke processen: Publieke Zorg; Omgevingszorg; Nafase; Evacuatie; Informatiemanagement (backoffice); Ondersteuning (backoffice). Om te voorkomen dat ruis in de communicatie optreedt, is het van essentieel belang dat in de organisatie en inrichting van deze processen verbinding is gewaarborgd met het proces Crisiscommunicatie. Bij de inrichting van het proces Crisiscommunicatie is in de taakbeschrijving van met name de publieksvoorlichter rekening gehouden met de afstemming naar deze processen. Voor al deze processen wordt, onder meer op grond van informatie van specialisten en wetenschap vanuit het beleidsteam, binnen het proces Crisiscommunicatie de boodschap bepaald. Medewerkers van het betreffende proces dragen deze boodschap uit. Maar daarnaast borgen zij de aanwas van nieuwe boodschappen: de vragen, die hun worden gesteld en opmerkingen, die bij hen binnenkomen, vormen immers een belangrijke indicatie van onderwerpen, die leven bij de betreffende doelgroep. Het is derhalve van groot belang dat deze vragen en opmerkingen worden doorgegeven aan het proces Crisiscommunicatie. Wanneer capaciteit nodig is voor de uitvoering van en advisering over de communicatieve aspecten in deze processen dient deze binnen het eigen proces te worden georganiseerd. Zo vindt communicatie in de richting van slachtoffers plaats binnen het proces Publieke Zorg en wordt niet vanuit het proces Crisiscommunicatie direct met slachtoffers gecommuniceerd. Hoewel niet volledig kan worden uitgesloten dat ook vertegenwoordigers van de media zich al dan niet anoniem onder het publiek scharen en langs deze weg in contact komen met medewerkers uit de genoemde processen, dienen journalisten in principe te worden doorverwezen naar persvoorlichters uit het proces Crisiscommunicatie. In navolgende alinea s wordt de relatie tussen een gemeentelijk deelproces en het deelproces crisiscommunicatie nader toegelicht. Publieke Zorg Opvang en verzorging en voorzien in primaire levensbehoeften Onder opvang en verzorging wordt verstaan: het verschaffen van (tijdelijk) onderdak, voeding, drinken, kleding en psychosociale zorg voor evacues, minder zelfredzame en behandelde gewonden en daklozen. Ook het tijdelijk onderbrengen van kleine huisdieren en meegebrachte (kostbare) eigendommen valt onder dit proces, voor de periode dat de getroffenen nog niet naar hun huizen kunnen terugkeren. Deelplan Crisiscommunicatie: BIJLAGE, pagina 1 van 1

32 Het is van essentieel belang dat de slachtoffers in een opvangcentrum tijdig en volledig worden voorzien van de juiste informatie. Om een adequate informatie-uitwisseling te garanderen, onderhoudt de publieksvoorlichter uit het proces crisiscommunicatie over en weer nauwe contacten met de coördinator opvanglocatie. De coördinator opvanglocatie stemt zo spoedig mogelijk met de publieksvoorlichter af over de uitvoering van de voorlichting in het opvangcentrum. NB: De coördinator opvanglocatie is verantwoordelijk voor de acties die binnen de opvanglocatie uitgevoerd worden. Registreren van slachtoffers (CRIB) Het proces CRIB houdt zich bezig met het verzamelen, groeperen en registeren van informatie over gedupeerden en het verstrekken van publieksinformatie over gedupeerden. Als gedupeerden gebruik wensen te maken van de opvangcentra en/of wensen te worden voorzien van primaire levensbehoeften, dienen ze geregistreerd te worden. Deze gegevens vormen de basis voor de verificatie en het proces nazorg wat hierop volgt. De coördinator opvanglocatie is verantwoordelijk voor een goede registratie van slachtoffers en verwanteninformatie binnen het opvangcentrum. De teamleider Publieke Zorg en het Hoofd Taakorganisatie Informatiemanagement stemmen zo spoedig mogelijk af omtrent de uitvoering van het registreren van gedupeerden in een opvangcentrum. Ook ten aanzien van het bekend maken van informatie over de slachtoffers is afstemming met het proces crisiscommunicatie essentieel. Om een adequate informatie-uitwisseling te garanderen, onderhoudt de publieksvoorlichter over en weer nauwe contacten met de coördinator opvanglocatie en stemmen zij zo spoedig mogelijk af over de uitvoering van deze voorlichting, waarbij gebruik gemaakt wordt van het call-centrum voor verwanteninformatie. Afhandeling schade (CRAS) De medewerkers van dit proces houden zich bezig met de afhandeling van de aangerichte schade. Eventueel en afhankelijk van het incident kunnen gemeentelijke medewerkers van het proces CRAS in een opvanglocatie de aangerichte schade gaan registreren. Aandachtspunt hierbij is de verificatie van de gegevens van de gedupeerden die in de opvanglocatie geregistreerd zijn. De benodigde gegevens hiervoor worden aangeleverd door het hoofd actiecentrum Registeren van slachtoffers. Om een adequate informatie-uitwisseling te garanderen, heeft de publieksvoorlichter uit het proces crisiscommunicatie over en weer nauwe contacten met het Hoofd Taakorganisatie Informatiemanagement. Omgevingszorg Het proces Omgevingszorg houdt zich bezig met het ten tijde van een ramp zorgen voor de handhaving van de kwaliteit, dan wel herstel van het milieu, openbare ruimte of de leefomgeving, als ook het inschatten van de risico's voor de omgeving en het nemen van maatregelen om de rampenbestrijding voor de omgeving (bouw, ruimte, milieu) optimaal te laten verlopen. Dit proces richt zich ook op het voorkomen van extra en/of gedupeerden c.q. besmetting van personen door het inzamelen van besmette waren. Bij een verstoring van de voedsel- en/of drinkwatervoorziening zal een beroep worden gedaan op de gemeente om de bevoorrading in stand te houden. Naast het regelen van het vervoer dient een opslag- en distributiesysteem te worden opgezet. Het Hoofd Taakorganisatie Omgevingszorg is verantwoordelijk voor de inzameling en opslag van de besmette waren en het Hoofd Taakorganisatie Publieke Zorg is verantwoordelijk voor het distribueren van nieuwe (vervangende) waren. Hierbij wordt zonodig ook gebruik gemaakt van de locaties en bemensing van de stemlokalen. De hoofden taakorganisatie Publieke Zorg en Omgevingszorg stemmen zo spoedig mogelijk af omtrent het Deelplan Crisiscommunicatie: BIJLAGE, pagina 1 van 1

33 opzetten van een gezamenlijk inzamel-, opslag- en distributiesysteem. Om te voorkomen dat nieuwe extra slachtoffers of besmetting van nieuwe personen of dieren ontstaat, is van belang dat goede informatie wordt verstrekt. Om een adequate informatie-uitwisseling te garanderen, onderhoudt de publieksvoorlichter uit het proces Crisiscommunicatie over en weer nauwe contacten met het Hoofd Taakorganisatie Omgevingszorg. Nafase Nazorg Communicatie is een zeer essentieel onderdeel in het deelproces Nazorg. Omtrent de producten en de activiteiten, die worden ontplooid binnen het deelproces Nazorg zal er tussen beide hoofden taakorganisatie dan ook nadrukkelijk afstemming moeten plaatsvinden. Uitvaartverzorging Uiteraard spelen veel communicatieve aspecten een rol bij de behoefte om uiting te geven aan het verdriet door middel van collectieve rouwverwerking. Daarnaast is het ook in verband met de noodzakelijke begeleiding van media van belang dat afstemming plaatsvindt tussen de processen Uitvaartverzorging en Crisiscommunicatie. Binnen het proces Crisiscommunicatie is de publieksvoorlichter de centrale contactpersoon voor informatie-uitwisseling tussen deze processen. Hij zal desgewenst over de begeleiding van media afstemming zoeken met de Coördinator persvoorlichting. Evacuatie Bij de overgang tot de inzet van het instrument van de actie evacuatie moet gedacht worden aan het op grote schaal verplaatsen van mens en dier, bijvoorbeeld in relatie tot een dreigende overstroming, besmetting, e.d. Het gaat hierbij bij dus om grootschalige verplaatsingen waarbij er sprake is van een logistiek vraagstuk. Ten behoeve hiervan zal in multidisciplinair verband een generiek plan worden opgesteld waarbij aspecten als ontruiming, vervoersvoorzieningen ( geheel,minder- tot niet zelfredzamen), processen CRIB en CRAS, begidsing route, opvang en verzorging, crisiscommunicatie (verwanteninformatie) in onderling verband voor enkel voorbeeldgevallen (omvang) in de regio worden uitgewerkt oorzaak van grootschalige verplaatsing kan overigens ook buiten de regio zijn gelegen; de regio kan ook als doorvoer- en/of opvanggebied functioneren bij regio-overschrijdende calamiteiten. Informatiemanagement (backoffice) Pm Ondersteuning (backoffice) Pm Het proces verbindingen houdt zich bezig met het realiseren en in stand houden van verbindingen tussen het Gemeentelijk Coördinatie Centrum (GCC), het Regionaal Coördinatie Centrum (RCC), het Provinciaal Coördinatie Centrum (PCC), de (gemeentelijke en regionale) actiecentra en de eenheden en functionarissen in het veld. De gemeentelijke onderdelen van de rampenbestrijdingsorganisatie zoals het Gemeentelijke Beleidsteam, het HTO-overleg, het Gemeentelijk Coördinatie Centrum, de gemeentelijke taakorganisaties dienen ook van voedsel en drinken te worden voorzien, ongeacht de locatie waar zij zich bevinden. Deze verzorging valt echter onder het draaiboek Gemeentelijk Coördinatie Centrum. In voorkomende gevallen kan het voorkomen dat dezelfde cateraar hiervoor ingezet wordt. Voor de verbindingen met de verschillende actiecentra en de opvanglocatie(s) kan ondersteuning gevraagd worden aan het gemeentelijk coördinatiecentrum. De inzet, en inzet van externen ter ondersteuning, gaat conform de richtlijnen uit het draaiboek GCC. Deelplan Crisiscommunicatie: BIJLAGE, pagina 1 van 1

34 Relatie met processen van de politie, brandweer en GHOR Ook in diverse processen van de hulpdiensten speelt communicatie in de richting van de bevolking een belangrijke rol. Denk daarbij aan processen als Waarschuwen van de bevolking (brandweer), Ontsmetten van mens en dier (brandweer), Ontruimen en evacueren (politie), Verkeer regelen (politie), Geneeskundige hulpverlening (GHOR) en Psychosociale hulpverlening (GHOR). De uitvoering van deze werkzaamheden komt voor rekening van de verantwoordelijke hulpdienst. Over de boodschap zal afstemming moeten plaatsvinden met de voorlichtersfunctionaris CoPI of communicatieadviseur ROT. Waarschuwen van de bevolking (brandweer) Het proces waarschuwen van de bevolking behelst het attent maken van de bevolking op een acuut ontstane dreiging of feitelijke rampsituatie met als doel zodanige gedragsveranderingen teweeg te brengen dat materiële en immateriële schade zoveel mogelijk beperkt wordt. In het kader van de preventieve voorlichting met betrekking tot rampsituaties kan voor het waarschuwen gebruikt worden gemaakt van het sirenenet. Afstemming vindt plaats omtrent de informatievoorziening aan de bevolking en de pers. Ontsmetten van mens en dier (brandweer) Het proces ontsmetten van mens en dier heeft als doel zo snel mogelijk mensen en dieren te ontsmetten om de gevolgen van chemische, biologische en/of radioactieve besmetting (inwendig, en/of uitwendig) te voorkomen, dan wel te beperken. De bevolking kan daarbij handelingsadviezen krijgen door middel van collectieve voorlichting. Ontruimen en evacueren (politie) Het proces ontruimen en evacueren houdt zich bezig met het uit de (woon)omgeving weghalen van mensen en dieren teneinde de mogelijke schadelijke gevolgen van een ramp of een zwaar ongeval (of de dreiging daarvan) zoveel mogelijk te voorkomen, dan wel te beperken. Verkeer regelen (politie) Het proces verkeer regelen houdt zich bezig met het voorkomen, dan wel oplossen van verkeersopstoppingen of stremmingen, zowel binnen als buiten het rampterrein. Dit geldt zeker wanneer verkeersproblemen leiden tot onveilige situaties of tot stagnatie van de rampenbestrijding. Geneeskundige hulpverlening bij ongevallen en rampen (GHOR) Het proces geneeskundige hulpverlening houdt zich bezig met het redden van mensen en beperken van letsel (en schade). Om dit te kunnen bereiken moet snelle en hoogwaardige geneeskundige hulp direct na het ontstaan van een ramp of zwaar ongeval gegarandeerd worden, door in zo kort mogelijke tijd een zo groot mogelijk aantal gedupeerden op te vangen, te stabiliseren, vervoersgereed te maken en te transporteren naar een ziekenhuis of behandelcentrum, met als uiteindelijk doel het minimaliseren van ziektelast en sterfte van ongevalgedupeerden. Psychosociale hulpverlening bij ongevallen en rampen (GHOR) Het proces psychosociale hulpverlening houdt zich bezig met de psychosociale opvang van direct en indirect gedupeerden, alsmede hulpverleners. Het gaat hierbij om het begeleiden van emoties, de herkenning en behandeling van verwerkingsstoornissen en/of acute psychische klachten, en het faciliteren van verwerking. De alarmering van het PSHOR team verloopt via de lijn Algemeen Commandant Geneeskundige Zorg in het ROT en de strategisch adviseur Geneeskundige Zorg. Deelplan Crisiscommunicatie: BIJLAGE, pagina 1 van 1

35 Relatie met overige betrokken partijen Naast de regionale partners of samenwerkingsverbanden zijn er ook andere, bovenregionale partijen waar het proces crisiscommunicatie een relatie mee heeft: Het OM Het OM vervult een specifieke rol in crisisbeheersing. Zij heeft namelijk in samenspraak met de burgemeester het gezag over de politie. Daarnaast komt het OM in beeld na afloop van een crisis wanneer strafbare feiten zich hebben voorgedaan. Bijvoorbeeld in een onderzoek naar het tot stand komen van een brand. Wie heeft een brand aangestoken als dit leidt tot een ramp en is er door alle partijen zorgvuldig gehandeld? Ook heeft het OM een rol wanneer er sprake is van een ontvoering, gijzeling of andere soort dreiging. De officier van justitie zal dan het opsporingsonderzoek leiden met als gevolg dat een afbakening zal plaatsvinden tussen handhaving openbare orde en strafrechtelijke handhaving van de rechtsorde. De burgemeester treft geen maatregelen die zijn gebaseerd op strafrechtelijke bevoegdheden. De burgemeester (of voorzitter van de veiligheidsregio) stemt af met de officier van justitie vanwege het opsporingsbeleid, de twee hoofdige leiding over de politie, tolerantiegrenzen en afspraken over het elkaar informeren. Het OM opereert op het gebied van crisisbeheersing vooral op de achtergrond. Tijdens een crisis heeft het OM geen operationele eenheden op straat zoals politie, brandweer en ambulancedienst. De activiteiten van deze organisatie spelen zich grotendeels buiten het gezichtsveld van de bevolking en de hulpverleningsdiensten af. Nationaal Voorlichtingscentrum (NVC) Het Nationaal Voorlichtingscentrum is onderdeel van het Nationaal Coördinatie Centrum (NCC), dat strategisch communicatieadvies biedt aan bestuurders of communicatieadviseurs tijdens (dreigende) crises. Op basis van crisiservaring adviseert het NVC wie, wat, wanneer en hoe het beste te communiceren en welke middelen de betreffende overheidsinstantie daarbij het beste in kan zetten. Het NVC komt in actie, zodra de crisis nationale proporties aanneemt en meerdere departementen door de crisis getroffen worden. Het NVC is een team van specialisten op het gebied van crisiscommunicatie, die beschikbaar, goed georganiseerd en geoefend zijn en die beschikken over de juiste competenties. In (dreigende) crisissituaties coördineert het NVC de crisiscommunicatie en verzorgt het de analyses en advisering op het gebied van crisiscommunicatie. Provincie Noord-Brabant Met de afdeling communicatie van de Provincie Noord-Brabant is een convenant gesloten, Convenant samenwerking provincie en Brabantse Veiligheidsregio s 6, aan de hand waarvan personele ondersteuning van communicatiemedewerkers van de provincie kan plaatsvinden. Nederlandse Rode Kruis Voor de registratie van slachtoffers in de opvangcentra is de VR MWB; Organisatieonderdeel Gemeenten een overeenkomst aangegaan met het Nederlandse Rode Kruis (NRK). Het gaat in casu om ondersteuning middels inzet van de landelijke Dienst Verwanteninformatie die in de opvanglocaties en in een call centrum ondersteuning biedt ten aanzien van de registratie en het verstrekken van inlichtingen aan verwanten. Hierbij wordt gebruik gemaakt van het Internet Registratie en Informatie Systeem van het Rode Kruis (I-RIS). 6 Zie extranet Deelplan Crisiscommunicatie: BIJLAGE, pagina 1 van 1

36 Defensie Defensie wordt ook wel de 5 e partner binnen de veiligheidsregio s genoemd. Ook in veiligheidsregio Midden en West Brabant is defensie vertegenwoordigd. Deze samenwerking bestaat ook in de repressieve fase. Defensie kan onder meer een adviserende en ondersteunende rol spelen in het ROT en het aanbieden van mensen en middelen voor de bestrijding van het incident. Deelplan Crisiscommunicatie: BIJLAGE, pagina 1 van 1

37 Bijlage 2 Voorbeeld taakomschrijving operationele communicatie-functie pm Deelplan Crisiscommunicatie: BIJLAGE, pagina 1 van 1