Draaiboek. Crisiscommunicatie. Publieksvoorlichting Persvoorlichting Verwanteninformatie

Transcriptie

1 ORGANISATIEONDERDEEL ORGANISATIEONDERDEEL GEMEENTEN GEMEENTEN Draaiboek Crisiscommunicatie Publieksvoorlichting Persvoorlichting Verwanteninformatie Kennis en Beheerteam Crisiscommunicatie Versie 2.0, 31 oktober 2012

2 ORGANISATIEONDERDEEL GEMEENTEN Colofon Dit document is tot stand gekomen in opdracht van Kennis- en Beheerteam Crisiscommunicatie van het Organisatieonderdeel Gemeenten van de Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant. Het document is na vaststelling met status definitief aangeboden aan: functionarissen van de stafsectie Bevolkingzorg: en Algemeen Commandanten Bevolkingszorg gemeentesecretarissen binnen de Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant AOV ers binnen de Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant leden Kennis- en Beheerteam Crisiscommunicatie communicatiemedewerkers werkzaam binnen de Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant Adres Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant Organisatieonderdeel Gemeenten Postbus AL Tilburg Druk Versie 2.0, 31 oktober 2012 Status: Definitief Inhoud en Beheer Kennis- en Beheerteam Crisiscommunicatie - Procesverantwoordelijke deelproces /vz KB-team : G. Haanen, Gemeente Tilburg - Stafliaison Organisatieonderdeel Gemeenten : R. Gottmer, Veiligheidsregio MWB, Onderdeel Gemeenten - Mede-auteur: : S. Valk, ARSIS Personeelsmanagement & Organisatie-ontwikkeling Beheer Dit document beschrijft het Draaiboek Crisiscommunicatie in de Veiligheidsregio MWB, en kent een sterke verbondenheid met het Deelplan Crisiscommunicatie. Het Deelplan wordt beheerd door het Organisatieonderdeel Gemeenten van de Veiligheidsregio MWB. Jaarlijks wordt voor dit document en de genoemde achterliggende documenten bezien of actualisatie gewenst is. Op basis van (landelijke) ontwikkelingen, evaluaties etc. kunnen wijzigingen en aanpassingen worden doorgevoerd. Het Draaiboek behorende bij dit deelplan beschrijft de operationele uitvoering; het is een levend document dat continue kan worden aangepast en aangevuld. Vaststelling geschiedt via het Kennis- en Beheerteam Crisiscommunicatie. De website van de Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant biedt op de extranet-pagina gemeenten voor de gebruikers van dit draaiboek en bijbehorend deelplan de meest actuele versie. Een regionale App is in studie. Draaiboek Crisiscommunicatie Pagina 2 van 105

3 Inhoudsopgave Pagina 1 Inleiding en leeswijzer Positionering Draaiboek Crisiscommunicatie ten opzichte van regionale planvorming 5 2 Organogrammen Taakorganisatie Crisiscommunicatie 6 2A Crisiscommunicatie in de multidisciplinaire omgeving 7 2B De operationele taakorganisatie Crisiscommunicatie (GRIP 2 en 3) 8 2C De operationele taakorganisatie Crisiscommunicatie (GRIP 4) 9 2D Samenvatting proces Crisiscommunicatie per GRIP fase 10 2E Taakverdeling teams Crisiscommunicatie per GRIP fase 14 2F Samenhang proces Crisiscommunicatie met andere deelprocessen 16 2G Factsheet deelproces Verwanteninformatie 18 3 Taakomschrijvingen Crisiscommunicatie-functies 20 3A Communicatie adviseur Beleidsteam 21 3B Communicatie adviseur Operationeel Team 22 3C Liaison Operationeel Team 23 3D Voorlichter CoPI 24 3E Hoofd Taakorganisatie Crisiscommunicatie 25 3F Lokaal Hoofd Communicatie 26 3G Liaison Taakorganisatie Crisiscommunicatie 27 3H Assistent Hoofd Taakorganisatie Crisiscommunicatie 28 3I Logger 29 3J Omgevingsanalist 30 3K Teamleider Persvoorlichting 31 3L Persvoorlichter 32 3M Teamleider Publieksvoorlichting 33 3N Publieksvoorlichter 34 3O Contactpersoon rampenzender 35 3Q Webredacteur 36 3R Teamleider Verwanteninformatie 37 4 Communicatiemiddelen 38 4A Middelenmatrix 39 4B Waarschuwing- alarmeringssysteem 40 4C Persalarm 41 4D Rampenzender Omroep Brabant 42 4E Teletekstpagina Omroep Brabant 45 4F Gemeentelijke website 46 4G Publieksinformatienummer en callcenter NCC/cRC 47 4H Website Ia SMS Alert Regio 50 4Ib SMS Alert Landelijk 51 4J Mailing/Bewonersbrief 52 4K Bewonersbijeenkomst 53 4La Persstatement 54 Draaiboek Crisiscommunicatie Versie 2.0 Pagina 3 van 105

4 4Lb Persconferentie 55 4M Twitter 56 4N Radiobulletin 57 5 Checklisten voor persberichten 58 Nr 1 Evacuatie 59 Nr 2 Overstroming 60 Nr 3 Storm 61 Nr 4 Stroomstoring 62 Nr 5 Waterstoring 63 Nr 6 Verstoring openbare orde 64 Nr 7 Terroristische aanslag 65 Nr 8 Grote brand 66 Nr 9 Instorting 67 Nr 10 Volksgezondheid 68 Nr 11 Besmetting dieren 69 Nr 12 Gevaarlijke stoffen 70 Nr 13 Verkeersongeval/luchtvaartongeval 71 Nr 14 Aardbeving 72 Nr 15 Ongeval op het water 73 Nr 16 Hevige sneeuwval en ijzel 74 6 Convenanten/raamovereenkomsten etc. 75 6A Convenant Samenwerking Provincie Noord-Brabant 76 6B Convenant Samenwerking Omroep Brabant 78 7 Overige tools 86 7A Format Adviesgesprek in BT/OT 87 7B Format Briefing Taakorganisatie Crisiscommunicatie 90 7C Format Situatierapportage Omgevingsbeeld 91 7D Checklist inrichting Perscentrum 92 7E Voorbeeld Logboek 93 7F Voorbeeld Overdrachts- / Aflossingsformulier 94 7G Blanco Presentielijst 96 7H Inrichting Taakorganisatie Crisiscommunicatie 97 7I Inhoud gemeentelijke rampenkist 98 7J Adressenlijst Gemeentehuizen Regio Midden- en West-Brabant 99 7K NATO-alfabet 102 7L Lijst met afkortingen 103 Draaiboek Crisiscommunicatie Versie 2.0 Pagina 4 van 105

5 1 Inleiding en leeswijzer 1.1 Positionering Draaiboek Crisiscommunicatie ten opzichte van regionale planvorming Voor u ligt het Draaiboek Crisiscommunicatie. Het Draaiboek is een operationele Toolkit Crisiscommunicatie. Het bevat naast taakomschrijvingen per functionaris, onder meer procesbeschrijvingen, checklists, sjablonen, contactgegevens en diverse andere hulpmiddelen die de collega s kunnen ondersteunen bij hun werkzaamheden tijdens een ramp of crisis. Dit Draaiboek kent een sterke verbondenheid met het Deelplan Crisiscommunicatie. Het Deelplan gaat onder meer in op het wettelijk kader, de beheerorganisatie t.a.v. Crisiscommunicatie en de relatie met de overige processen Bevolkingszorg. Deelplan Draaiboek Zowel het Draaiboek als het Deelplan maken onderdeel uit van de planstructuur binnen de Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant. Onderstaande illustratie geeft weer hoe beide documenten zich verhouden tot andere planfiguren die reeds zijn opgesteld of nog in ontwikkeling zijn. Draaiboek Crisiscommunicatie Versie 2.0 Pagina 5 van 105

6 2 Organogrammen Taakorganisatie Crisiscommunicatie 2A Crisiscommunicatie in de multidisciplinaire omgeving 2B De operationele Taakorganisatie Crisiscommunicatie (GRIP 2 en 3) 2C De operationele Taakorganisatie Crisiscommunicatie (GRIP 4) 2D 2E 2F 2G Samenvatting proces Crisiscommunicatie per GRIP-fase Taakverdeling teams Crisiscommunicatie per GRIP-fase Samenhang proces Crisiscommunicatie met andere deelprocessen Factsheet deelproces Verwanteninformatie Draaiboek Crisiscommunicatie Versie 2.0 Pagina 6 van 105

7 2A Crisiscommunicatie in de multidisciplinaire omgeving In bovenstaand schema ontbreekt het niveau CoPI en daarmee de Voorlichter CoPI; uiteraard maken beide volledig onderdeel uit van de regionale GRIP structuur en valt de voorlichting CoPI tevens onder de operationele crisiscommunicatie-organisatie. Draaiboek Crisiscommunicatie Versie 2.0 Pagina 7 van 105

8 2B De operationele taakorganisatie Crisiscommunicatie (GRIP 2 en 3) pm Draaiboek Crisiscommunicatie Versie 2.0 Pagina 8 van 105

9 2C De operationele taakorganisatie Crisiscommunicatie (GRIP 4) In geval van een GRIP 4 situatie is sprake van een opgeschaalde crisisorganisatie in meerdere gemeenten. Ook dan is er behoefte aan coördinatie tussen hulpverleningsdiensten en gemeenten, en wordt er gewerkt onder een eenhoofdige leiding. Regionaal Bij een GRIP 4 situatie zijn vaak meerdere gemeenten betrokken, dan wel is er sprake van een bijzonder aandachtsveld (impact). De gecoördineerde, operationele aansturing van de werkzaamheden blijft plaatsvinden vanuit het ROT. Voor Bevolkingszorg door de Algemeen Commandant Bevolkingszorg aan de betrokken gemeenten. Vanwege de behoefte c.q. noodzaak tot een gecoördineerde aanpak hebben de Stafsectieleden Bevolkingszorg bij GRIP 4 als verlengstuk van de Algemeen Commandant Bevolkingszorg een meer coördinerende rol (Coördinerend Hoofd Taakorganisatie) voor alle processen met uitzondering van het proces Crisiscommunicatie. Desgevraagd komt het Hoofd Taakorganisatie Crisiscommunicatie vanuit de incidentgemeente naar het RCC eventueel vergezeld van de leden Taakorganisatie Crisiscommunicatie. Het Hoofd Taakorganisatie Crisiscommunicatie blijft daarmee verantwoordelijk voor de aansturing van de gehele Taakorganisatie Crisiscommunicatie, in dit geval voor meerdere gemeenten. Lokaal De directe aansturing van processen en ingezet personeel binnen de incidentgemeente verloopt (net als bij GRIP 2 en 3) via de Hoofden Taakorganisatie onder coördinatie van de Voorzitter HTO-overleg. De lokale Hoofden Communicatie (vanwege betrokkenheid meerdere gemeenten) blijven het contactpunt tussen de HTO-overleggen en de Taakorganisatie Crisiscommunicatie. Draaiboek Crisiscommunicatie Versie 2.0 Pagina 9 van 105

10 2D Samenvatting proces Crisiscommunicatie per GRIP fase GRIP 0 Geactiveerde teams: geen, monodisciplinair optreden en samenwerking op basis van collegialiteit Beschrijving proces crisiscommunicatie: In beginsel niet geactiveerd. Hulpdiensten werken conform monodisciplinaire protocollen (ook aangaande communicatie/voorlichting Indien extra (crisis)communicatie inspanningen noodzakelijk zijn, kan men een beroep doen op piketteam Crisiscommunicatie (alarmering via meldkamer X, aansturing en taakverdeling afhankelijk van behoefte) Bijzonderheden: - Woordvoering door persvoorlichter politie = reguliere werkwijze monodisciplinair - Uitzondering is persvoorlichting bij branden = woordvoerder brandweer, tenzij: o (vermoeden tot) misdrijf zoals brandstichting, etc., of o zwaargewonden of dodelijke slachtoffers, of o overgegaan moet worden tot evacuatie van omgeving GRIP 1 Geactiveerde teams: CoPI Beschrijving proces crisiscommunicatie: CoPI is operationeel. Voorlichter CoPI neemt zitting in overleg en adviseert over/geeft invulling aan proces Crisiscommunicatie. Bijzonderheden: Geen GRIP 1 Geactiveerde teams: CoPI, activering proces Crisiscommunicatie Beschrijving proces Crisiscommunicatie: CoPI is operationeel. Voorlichter CoPI neemt zitting in overleg en adviseert over/geeft invulling aan proces Crisiscommunicatie. Indien extra (crisis)communicatie inspanningen noodzakelijk zijn, kan men een beroep doen op piketteam Crisiscommunicatie (alarmering via meldkamer X, aansturing en taakverdeling afhankelijk van behoefte). Bijzonderheden: Afhankelijk van invulling en omvang proces Crisiscommunicatie kunnen leden piketteam, op aangeven van voorlichter CoPI, ingezet worden Indien aanvullend aan piketteam Crisiscommunicatie ook de Taakorganisatie Crisiscommunicatie geactiveerd wordt, is dit aanleiding om op te schalen naar GRIP 2 of hoger of NB: Controleer bij opschaling of de aansturings- en informatielijnen aangepast zijn/moeten worden! Draaiboek Crisiscommunicatie Versie 2.0 Pagina 10 van 105

11 GRIP 2 Geactiveerde teams: CoPI, ROT, Taakorganisatie Crisiscommunicatie (eventueel ook overige gemeentelijke processen) Beschrijving proces Crisiscommunicatie: CoPI is operationeel. Voorlichter CoPI neemt zitting in overleg en adviseert over/geeft invulling aan proces Crisiscommunicatie. ROT is operationeel. Communicatieadviseur OT neemt zitting in overleg, en ondersteunt hierbij de Algemeen Commandant Bevolkingszorg. Ondersteuning proces communicatie in OT gebeurt door liaison OT. In OT wordt bepaald hoe invulling wordt gegeven aan proces Crisiscommunicatie. Relevante informatie, strategie en proces wordt afgestemd/uitgewisseld met Voorlichter CoPI en vice versa. Taakorganisatie CrisisCommunicatie is geactiveerd. Aansturing en informatie-uitwisseling (intern/extern) van liaison OT naar Liaison TO CC naar Hoofd Taakorganisatie Crisiscommunicatie naar leden Taakorganisatie. Bijzonderheden: Communicatieadviseur BT heeft vooralsnog geen operationele rol maar komt wel ter plaatse voor mogelijke ondersteuning Indien relevant, vindt afstemming over communicatieboodschap en -strategie met persofficier van het Openbaar Ministerie plaats door Comm. Adv. ROT NB: Controleer bij opschaling of de aansturings- en informatielijnen aangepast zijn/moeten worden! Draaiboek Crisiscommunicatie Versie 2.0 Pagina 11 van 105

12 GRIP 3 Geactiveerde teams: CoPI, ROT, GBT, Taakorganisatie Crisiscommunicatie, eventueel ook overige gemeentelijke processen Beschrijving proces Crisiscommunicatie: CoPI is operationeel. Voorlichter CoPI neemt zitting in overleg en adviseert over/geeft invulling aan proces Crisiscommunicatie. ROT is operationeel. Communicatieadviseur OT neemt zitting in overleg, en ondersteunt hierbij de Algemeen Commandant Bevolkingszorg. Ondersteuning proces communicatie in OT gebeurt door Liaison OT. In OT wordt bepaald hoe invulling wordt gegeven aan proces Crisiscommunicatie. Relevante informatie, strategie en proces wordt afgestemd/uitgewisseld met Voorlichter CoPI en Communicatieadviseur BT via Liaison OT (eventueel via liaison TO CC). Taakorganisatie Crisiscommunicatie is geactiveerd. o Aansturing en informatie-uitwisseling (intern/extern) van liaison OT naar Liaison TO CC naar Hoofd Taakorganisatie CC naar leden Taakorganisatie. o Liaison TO CC informeert/adviseert namens Hoofd Taakorganisatie CC de Communicatieadviseur BT. o Lokaal Hoofd Crisiscommunicatie neemt zitting in HTO overleg en vertegenwoordigt Hoofd Taakorganisatie CC en brengt couleur locale in. o Desgevraagd adviseert Lokaal Hoofd Crisiscommunicatie de Communicatieadviseur BT t.a.v. couleur locale. GBT is operationeel. Aansturing proces Crisiscommunicatie verloopt via Vz GBT Leider OT Algemeen Commandant Bevolkingszorg Hoofd Taakorganisatie Crisiscommunicatie. Communicatieadviseur BT neemt zitting in overleg en adviseert aan leden (vz) BT. Ontvangt en deelt (inhoudelijke) informatie met (liaison) Communicatieadviseur OT via Liaison TO CC en desgevraagd Lokaal Hoofd Crisiscommunicatie. Bijzonderheden: Indien relevant, vindt afstemming over communicatieboodschap en -strategie met Openbaar Ministerie plaats in BT. NB: Controleer bij opschaling of de aansturings- en informatielijnen aangepast zijn/moeten worden! Draaiboek Crisiscommunicatie Versie 2.0 Pagina 12 van 105

13 GRIP 4 Geactiveerde teams: CoPI, ROT, RBT, Regionale Taakorganisatie Crisiscommunicatie, lokale Taakorganisaties Crisiscommunicatie, eventueel ook overige gemeentelijke processen Beschrijving proces Crisiscommunicatie: CoPI is operationeel. Voorlichter CoPI neemt zitting in overleg en adviseert over/geeft invulling aan proces Crisiscommunicatie. ROT is operationeel. Communicatieadviseur OT neemt zitting in overleg, en ondersteunt hierbij Algemeen Commandant Bevolkingszorg. Ondersteuning proces communicatie in OT gebeurt door Liaison OT. In OT wordt bepaald hoe invulling wordt gegeven aan proces Crisiscommunicatie. Relevante informatie, strategie en proces wordt afgestemd/uitgewisseld met Voorlichter CoPI en Communicatieadviseur BT via Liaison OT(eventueel via liaison TO CC). Meerdere Taakorganisaties CrisisCommunicatie zijn geactiveerd. o Aansturing en informatie-uitwisseling (intern/extern) van Liaison OT naar Liaison TO CC naar Hoofd Taakorganisatie CC naar leden Taakorganisatie. o Liaison TO CC informeert/adviseert namens Hoofd Taakorganisatie CC de Communicatieadviseur BT. o Lokaal Hoofd Crisiscommunicatie neemt zitting in HTO overleg en vertegenwoordigt Hoofd Taakorganisatie CC en brengt couleur locale in. o Desgevraagd adviseert Lokaal Hoofd Crisiscommunicatie de Communicatieadviseur BT t.a.v. couleur locale. RBT is operationeel. Aansturing proces Crisiscommunicatie verloopt via Vz RBT Leider OT Algemeen Commandant Bevolkingszorg. Communicatieadviseur BT neemt zitting in overleg en adviseert aan leden (vz) BT. Ontvangt en deelt (inhoudelijke) informatie met (liaison) Communicatieadviseur OT via Liaison TO CC en desgevraagd Lokale Hoofden Crisiscommunicatie. Bijzonderheden: Communicatieadviseur GBT verhuist naar RBT; Het ingezette Hoofd Taakorganisatie Crisiscommunicatie in de incidentgemeente verplaatst zich naar het ROT en neemt daar de rol op van Coördinerend Hoofd Taakorganisatie; Extra capaciteit voor verzwaring uitvoerende en coördinerende taken in RBT/OT/CoPI t.a.v. proces crisiscommunicatie wordt gehaald uit overige piketteams Crisiscommunicatie (vrije instroom); Extra capaciteit voor bemensing Taakorganisatie Crisiscommunicatie wordt gehaald uit overige piketteams Crisiscommunicatie (vrije instroom); Indien relevant, vindt afstemming over communicatieboodschap en -strategie met Openbaar Ministerie plaats in BT. NB: Controleer bij opschaling of de aansturings- en informatielijnen aangepast zijn/moeten worden! Draaiboek Crisiscommunicatie Versie 2.0 Pagina 13 van 105

14 2E Taakverdeling teams Crisiscommunicatie per GRIP fase pm Draaiboek Crisiscommunicatie Versie 2.0 Pagina 14 van 105

15 pm Draaiboek Crisiscommunicatie Versie 2.0 Pagina 15 van 105

16 2F Samenhang proces Crisiscommunicatie met andere deelprocessen De processen Bevolkingszorg staan uiteraard niet op zichzelf. Zowel binnen de crisisorganisatie Bevolkingszorg, als erbuiten in de multidisciplinaire crisisorganisatie, zijn tal van dwarsverbanden en afhankelijkheden te benoemen tussen processen. De exacte afhankelijkheid en de mate waarin loopt echter uiteen. In veel gevallen kan volstaan worden met informeren of delen van inzichten tijdens het HTO-overleg, hét platform waarin de Hoofden Taakorganisatie de processen onderling afstemmen. In enkele gevallen is aanvullende afstemming op inhoud of zelfs werkwijze noodzakelijk en heeft het ene deelproces een doorwerking op een ander deelproces (bijv. het geven van voorlichting op een opvanglocatie of het leveren van menskracht voor de uitvoering van het proces). Deze aanvullende koppelvlakken zijn in kaart gebracht in onderstaand schema. Daaronder wordt kort beschreven wat dit koppelvlak precies inhoudt en welke afspraken daarover zijn gemaakt. Eventuele uitwerkingen zijn verder opgenomen in het van toepassing zijnde Draaiboek. Koppelvlakken Crisiscommunicatie met processen Bevolkingszorg Bovenstaande tabel visualiseert op welke onderdelen van het proces er specifieke koppelvlakken te definiëren zijn. In navolgende tabel wordt dit op inhoud verder gespecificeerd. Draaiboek Crisiscommunicatie Versie 2.0 Pagina 16 van 105

17 KOPPELVLAKKEN CRISISCOMMUNICATIE MET PROCESSEN BEVOLKINGSZORG Algemeen: Crisiscommunicatie vormt het contactpunt tussen de interne crisisorganisatie en de buitenwereld ; Interne communicatie (in crisisorganisatie en/of intern bij de getroffen gemeente) wordt verzorgd door het proces Crisiscommunicatie, daar waar het de getroffen gemeente betreft, loopt dit via het Lokale Hoofd Crisiscommunicatie. Publieke Zorg: Moet geactiveerd zijn t.b.v. het proces Verwanteninformatie; Voorlichting op opvanglocatie gebeurt door vertegenwoordiger proces Crisiscommunicatie (op aangeven van proces Publieke Zorg); In taakkaarten moeten instructies opgenomen worden om de behoefte aan Verwanteninformatie te sturen. Omgevingszorg: Voorlichten van bedrijfsleven valt onder Publieksvoorlichting. Omgevingszorg signaleert behoefte en levert inhoud, Crisiscommunicatie verzorgt opstellen van communicatieproducten en verspreiding. Stafsectie Bevolkingszorg ROT: Het leveren van input voor de communicatie-operatie vanuit multidisciplinaire context. Ondersteuning: Crisiscommunicatie geeft bij het proces Ondersteuning aan welke vorm van ondersteuning zij nodig heeft bij communicatieacties (ICT/Multimedia, etc.). Informatiemanagement: Moet geactiveerd zijn t.b.v. het proces Verwanteninformatie; Verwerkt ruwe informatie uit proces Publieke Zorg tot bruikbare informatie voor Verwanteninformatie (eventueel via IRIS); Valideert ingekomen informatie en bevestigt eventuele matches. Nafase: Eventuele behoeftes aan crisiscommunicatie-acties ter voorbereiding op Nafase worden in acute fase besproken in het HTO-overleg. Initiatief daartoe ligt primair bij Hoofd Taakorganisatie Nafase. Eventuele behoefte aan Crisiscommunicatie in Nafase-operatie, wordt in acute fase verkend. Initiatief daartoe ligt bij het Hoofd Taakorganisatie Nafase. Evacuatie: Het proces Evacuatie wordt in multidisciplinaire context nader uitgewerkt. In algemene zin kan gesteld worden dat crisiscommunicatie ook ten dienste staat van dit proces; exacte koppelvlakken moeten nader uitgewerkt worden. Draaiboek Crisiscommunicatie Versie 2.0 Pagina 17 van 105

18 2G Factsheet deelproces Verwanteninformatie Het proces Verwanteninformatie is met de implementatie van het Regionaal Crisisplan een nieuw deelproces binnen Crisiscommunicatie. Hoewel nadere uitwerking nog nodig is, vormen de kaders in deze factsheet en de procesbeschrijving op de volgende pagina; het voorlopige kader waarbinnen het proces is ingericht c.q. ingevuld moet worden als dit geactiveerd is ten tijde van een crisis. BELEIDSREGELS MET BETREKKING TOT VERWANTENINFORMATIE Met betrekking tot de verwanteninformatie gelden de volgende beleidsregels: Welke verwanteninformatie kan worden verstrekt en door wie? De verwanteninformatie wordt niet eerder verstrekt dan nadat hiervoor toestemming/autorisatie is verleend door het Hoofd Taakorganisatie Crisiscommunicatie of de door hem daartoe gemandateerde ambtenaar. De aan verwanten te verstrekken informatie beperkt zich slechts tot de vastgestelde verblijfplaats van de vermiste persoon en uitdrukkelijk niet de (gezondheids)toestand van betrokkene. Het is de taak van de politie of het RIT om over zwaargewonde slachtoffers te communiceren of nabestaanden van een overledene te informeren over dit overlijden. Het callcenter Verwanteninformatie is hiertoe niet bevoegd! Het is de taak van het ziekenhuis / GHOR om over gewonden mensen in ziekenhuizen te communiceren. Het is de taak van de gemeente om aantallen slachtoffers/gewonden te duiden. Aan wie wordt de verwanteninformatie verstrekt? Een verwant is een ieder die een zoekvraag stelt aan het callcenter Verwanteninformatie, die te herleiden is tot één of meerdere specifiek te benoemen vermiste personen. Het callcenter Verwanteninformatie kan aan iedere verwante de verblijfplaats van de gezochte persoon terugmelden, tenzij de geregistreerde burger uitdrukkelijk heeft verzocht om de geheimhouding van zijn persoonsgegevens. De verwante hoeft zich niet te legitimeren, tenzij de geregistreerde om geheimhouding heeft verzocht. Autorisatie voor het verstrekken van verwanteninformatie? Voordat het callcenter Verwanteninformatie kan overgaan tot het verstrekken van verwanteninformatie, dient het Hoofd Taakorganisatie Crisiscommunicatie dit te autoriseren. De burgemeester mandateert deze bevoegdheid aan het Hoofd Taakorganisatie Crisiscommunicatie, met de mogelijkheid van submandaat aan een medewerker binnen de Taakorganisatie Crisiscommunicatie. Draaiboek Crisiscommunicatie Versie 2.0 Pagina 18 van 105

19 Draaiboek Crisiscommunicatie Versie 2.0 Pagina 19 van 105

20 3 Taakomschrijvingen Crisiscommunicatie-functies 3A 3B 3C 3D 3E 3F 3G 3H 3I 3J 3K 3L 3M 3N 3O 3Q 3R Communicatie adviseur Beleidsteam Communicatie adviseur Operationeel Team Liaison Operationeel Team Voorlichter CoPI Hoofd Taakorganisatie Crisiscommunicatie Lokaal Hoofd Communicatie Liaison Taakorganisatie Crisiscommunicatie Assistent Hoofd Taakorganisatie Crisiscommunicatie Logger Omgevingsanalist Coördinator Persvoorlichting Persvoorlichter Coördinator Publieksvoorlichting Publieksvoorlichter Contactpersoon rampenzender Webredacteur Teamleider Verwanteninformatie Draaiboek Crisiscommunicatie Versie 2.0 Pagina 20 van 105

21 3A Communicatie adviseur Beleidsteam PM Draaiboek Crisiscommunicatie Versie 2.0 Pagina 21 van 105

22 3B Communicatie adviseur Operationeel Team PM Draaiboek Crisiscommunicatie Versie 2.0 Pagina 22 van 105

23 3C Liaison Operationeel Team PM Draaiboek Crisiscommunicatie Versie 2.0 Pagina 23 van 105

24 3D Voorlichter CoPI PM Draaiboek Crisiscommunicatie Versie 2.0 Pagina 24 van 105

25 3E Hoofd Taakorganisatie Crisiscommunicatie PM Draaiboek Crisiscommunicatie Versie 2.0 Pagina 25 van 105

26 3F Lokaal Hoofd Communicatie PM Draaiboek Crisiscommunicatie Versie 2.0 Pagina 26 van 105

27 3G Liaison Taakorganisatie Crisiscommunicatie PM Draaiboek Crisiscommunicatie Versie 2.0 Pagina 27 van 105

28 3H Assistent Hoofd Taakorganisatie Crisiscommunicatie PM Draaiboek Crisiscommunicatie Versie 2.0 Pagina 28 van 105

29 3I Logger PM Draaiboek Crisiscommunicatie Versie 2.0 Pagina 29 van 105

30 3J Omgevingsanalist PM Draaiboek Crisiscommunicatie Versie 2.0 Pagina 30 van 105

31 3K Teamleider Persvoorlichting PM Draaiboek Crisiscommunicatie Versie 2.0 Pagina 31 van 105

32 3L Persvoorlichter PM Draaiboek Crisiscommunicatie Versie 2.0 Pagina 32 van 105

33 3M Teamleider Publieksvoorlichting PM Draaiboek Crisiscommunicatie Versie 2.0 Pagina 33 van 105

34 3N Publieksvoorlichter PM Draaiboek Crisiscommunicatie Versie 2.0 Pagina 34 van 105

35 3O Contactpersoon rampenzender PM Draaiboek Crisiscommunicatie Versie 2.0 Pagina 35 van 105

36 3Q Webredacteur PM Draaiboek Crisiscommunicatie Versie 2.0 Pagina 36 van 105

37 3R Teamleider Verwanteninformatie PM Draaiboek Crisiscommunicatie Versie 2.0 Pagina 37 van 105

38 4 Communicatiemiddelen Zie overzicht in middelenmatrix, nr. 4A Draaiboek Crisiscommunicatie Versie 2.0 Pagina 38 van 105

39 4A Middelenmatrix pm Draaiboek Crisiscommunicatie Versie 2.0 Pagina 39 van 105

40 4B Waarschuwing- alarmeringssysteem pm Draaiboek Crisiscommunicatie Versie 2.0 Pagina 40 van 105

41 4C Persalarm pm Draaiboek Crisiscommunicatie Versie 2.0 Pagina 41 van 105

42 4D Rampenzender Omroep Brabant pm Draaiboek Crisiscommunicatie Versie 2.0 Pagina 42 van 105

43 Voorbeeld Fax inschakelen Omroep Brabant Besluit inschakelen rampenzender De (coördinerend) burgemeester van de gemeente...(naam gemeente),...(naam burgemeester), besluit om de Regionale Omroep, Omroep Brabant, op grond van het convenant voor de rampenzender met ingang van... (dag, maand, jaar én tijdstip) te laten fungeren als rampenzender, volgens de bepalingen gegeven in het genoemde convenant, tot het tijdstip, waarop deze status als rampenzender door een schriftelijk besluit van de burgemeester wordt beëindigd. namens deze, operationeel leider van het Operationeel Team... (naam operationeel leider)... (handtekening operationeel leider) Draaiboek Crisiscommunicatie Versie 2.0 Pagina 43 van 105

44 Voorbeeld Fax uitschakelen Omroep Brabant Besluit uitschakelen rampenzender De (coördinerend) burgemeester van de gemeente...(naam gemeente),...(naam burgemeester), besluit om de periode waarin Regionale Omroep, Omroep Brabant, op grond van het convenant voor de rampenzender met ingang van... (dag, maand, jaar én tijdstip) te beëindigen. namens deze, operationeel leider van het Operationeel Team... (naam operationeel leider)... (handtekening operationeel leider) Draaiboek Crisiscommunicatie Versie 2.0 Pagina 44 van 105

45 4E Teletekstpagina Omroep Brabant pm Draaiboek Crisiscommunicatie Versie 2.0 Pagina 45 van 105

46 4F Gemeentelijke website pm Draaiboek Crisiscommunicatie Versie 2.0 Pagina 46 van 105

47 4G Publieksinformatienummer en callcenter NCC/cRC pm Draaiboek Crisiscommunicatie Versie 2.0 Pagina 47 van 105

48 4H Website pm Draaiboek Crisiscommunicatie Versie 2.0 Pagina 48 van 105

49 Factsheet Technische handleiding Bereikbaarheid NCC: Buiten kantoortijden en in geval van crisis op: Tijdens kantooruren op: Het Nationaal CrisisCentrum (NCC) biedt strategisch communicatieadvies aan bestuurders en/of communicatieadviseurs tijdens (dreigende) crises. Op basis van crisiservaring adviseert het NCC ondermeer welke crisiscommunicatiemiddelen de betreffende overheidsinstantie daarbij het beste in kan zetten. In juni 2012 heeft het NCC de vernieuwde website in gebruik genomen. Sinds 2005 biedt het NCC de website aan. Gemeenten, veiligheidsregio s en departementen kunnen tijdens een (dreigende) crisis kosteloos de website aanvragen en inzetten. Dat gebeurt meestal als de eigen (overheids)website overbelast dreigt te raken door de vele bezoekers. Social media De nieuwe website vereenvoudigt de verspreiding van informatie via sociale media. Op de site staan de gebruikelijke buttons van Twitter, Facebook, Hyves en LinkedIn. Zo kan een bezoeker de informatie gemakkelijk delen op het eigen sociale netwerk. Op deze wijze spelen burgers zelf een actieve rol bij de verspreiding van betrouwbare en juiste informatie over de crisis. Daarnaast kan de overheid die de website inzet er tevens voor kiezen om nieuwsberichten te verspreiden via het Twitteraccount (@crisisupdate_nl) en het Facebookaccount ( Ook is het mogelijk om Twitterberichten van zelf gekozen Twitteraccounts op de website weer te geven. Voorbeelden van dit laatste zijn het Twitteraccount van de gemeente, de burgemeester of de veiligheidsregio. Werkwijze De inzet van moet officieel (door middel van een fax of een ) en voorafgaand aan de inzet worden bekrachtigd door de verantwoordelijke bestuurder. Bij een crisis beheert het NCC de website. Als een overheidsorganisatie gebruik maakt van moet zij zelf zorgen voor het tijdig aanleveren van geaccordeerde teksten en afbeeldingen bij de webredactie van het NCC. De snelheid waarmee kan worden ingezet is vooral afhankelijk van de snelheid waarmee de gebruikmakende overheid de geaccordeerde content aanlevert. De website kan pas online worden gezet als er tenminste één artikel, een logo van de gebruikmakende overheid en enkele veelgestelde vragen (wat is er aan de hand? Wat moet ik doen of laten? Wat doet de overheid?) zijn aangeleverd bij de webredacteur van het NCC. Over de inzet van mag pas worden gecommuniceerd in de richting van pers en publiek als de website daadwerkelijk online is. Zodra de crisisorganisatie wordt afgeschaald, wordt uit de lucht gehaald. Het is nadrukkelijk niet de bedoeling dat het middel voor langere tijd wordt ingezet. Doorontwikkeling en training Om de kwaliteit van de website te borgen, zorgt het NCC voor doorontwikkeling van de website en voor de training van regionale webredacteuren in het gebruik van de website. Naar verwachting kunnen zij vanaf 2013 bij een crisis in hun veiligheidsregio worden ingeschakeld voor het plaatsen va informatie op de website. Het NCC heeft dan de rol van superuser. Vanuit die rol biedt het NCC de regionale webredacteuren hulp bij de inzet van Opgeleide redacteuren krijgen ruimschoots mogelijkheden om regelmatig te trainen met een oefensite. Deze webredacteuren worden ook betrokken bij de verdere ontwikkeling van Hoe kan worden ingezet? Neem via het telefoonnummer contact op met het NCC Bespreek de inzet van met de adviseur crisiscommunicatie De webredacteur van het NCC neemt contact op met de webredacteur van de gebruikmakende overheid. Deze webredacteur stuurt zo snel mogelijk teksten en afbeeldingen door naar de webredacteur van het NCC om te plaatsen. Tips Wees voorbereid: stel alvast, zover het mogelijk is, standaardteksten en veelgestelde vragen op. Bewaar het logo van je organisatie en een paar afbeeldingen in een map. Kijk op de website voor voorbeelden van veelgestelde vragen tijdens crises. De website is een publiekswebsite, maak daarom leesbare en begrijpelijke teksten. Zorg dat het bevoegd gezag snel een officiële bekrachtiging kan sturen Juni 2012 J Draaiboek Crisiscommunicatie Versie 2.0 Pagina 49 van 105

50 4Ia SMS Alert Regio pm Draaiboek Crisiscommunicatie Versie 2.0 Pagina 50 van 105

51 4Ib SMS Alert Landelijk pm Draaiboek Crisiscommunicatie Versie 2.0 Pagina 51 van 105

52 4J Mailing/Bewonersbrief pm Draaiboek Crisiscommunicatie Versie 2.0 Pagina 52 van 105

53 4K Bewonersbijeenkomst pm Draaiboek Crisiscommunicatie Versie 2.0 Pagina 53 van 105

54 4La Persstatement Handleiding persstatement/ bericht voor rampsituatie Controleer alle namen, adressen, feiten, getallen minimaal twee keer en laat twee anderen het persbericht lezen alvorens het uit te doen!! Laat uit het persbericht zorg' spreken van de overheid (caring government). Kop: [kop] Lead: - Wat is er gebeurd? - Wie waren erbij betrokken? - Waar en wanneer vond het plaats? - Waarom? (Voorzichtig over oorzaak!) - Met welke gevolgen? Tekst: - Tijdstip eerste alarmmelding. - Tijdstip eerste hulpdiensten ter plaatse. - Verloop rampbestrijding. - Mogelijke vervolgrampen. - Wat kunnen/moeten burgers wel/niet doen? - Vermelding algemeen informatienummer publieksvoorlichting. Mogelijke slotzin: De hulpverlening is inmiddels volledig op gang gekomen. Mogelijke noten voor de redactie: - Om # uur is er een persconferentie met leden van het College van burgemeester en wethouders in locatie x. U bent uitgenodigd hierbij aanwezig te zijn. Locatie x is te bereiken via (ROUTEBESCHRIJVING). - Er is/wordt een perscentrum ingericht op de locatie #. Hier is ruimte om te schrijven, om laptops neer te zetten, om te telefoneren, te internetten en om te faxen. - Bij het rampterrein is de voorlichter (NAAM) van de Politie District Midden- en West-Brabant aanspreekpunt voor de pers. Zijn telefoonnummer is (NUMMER). U wordt automatisch doorgeschakeld. Hij is oproepbaar via de meldkamer van de politie Breda, telefoon Voor meer informatie kunt u bellen met telefoonnummer (NUMMER PERSVOORLICHTING) of nummer (TWEEDE NUMMER). Hier kunt u vragen naar (NAMEN). Draaiboek Crisiscommunicatie Versie 2.0 Pagina 54 van 105

55 4Lb Persconferentie Aandachtspunten persconferentie Locatie: [per gemeente centrale ruimte] Communicatieadviseur GBT is technisch voorzitter, Teamleider Persvoorlichting is plaatsvervangend technisch voorzitter. De burgemeester doet het woord, eventueel aangevuld met andere verantwoordelijken/deskundigen. Laat niet meer dan drie personen het woord voeren. Zorg dat er een strakke regie wordt gehouden op de persconferentie en deze niet teveel uitloopt. De woordvoerders van de persconferentie blijven namelijk ook dringend nodig in het GBT voor de rampbestrijding zelf. Bij de voorbereiding moeten alle verklaringen die tijdens de persconferentie worden uitgesproken op elkaar afgestemd zijn. Zorg dat de media in de vorm van een persbericht per voor de persconferentie worden uitgenodigd. Registreer journalisten bij aankomst bij het perscentrum op een presentielijst. Laat nog niet te beantwoorden vragen notuleren en zorg dat deze in de volgende persconferentie en/of overige perscommunicatie worden beantwoord. Zorg voor opnamen (video of audio) van de persconferentie. Schakel een tolk in (zie bijlage E) om tijdens, maar bij voorkeur na, de persconferentie buitenlandse media te woord te staan (kortsluiten met Teamleider Publieksvoorlichting, die ook gebruikmaakt van tolken). Draaiboek Crisiscommunicatie Versie 2.0 Pagina 55 van 105

56 4M pm Twitter Draaiboek Crisiscommunicatie Versie 2.0 Pagina 56 van 105

57 4N Radiobulletin Handleiding Radiobulletin Controleer alle namen, adressen, feiten, getallen minimaal twee keer en laat twee anderen het bulletin lezen alvorens het uit te doen!! Laat uit het bulletin zorg' spreken van overheid (caring government). Inleiding: Dit is een bericht van de gemeente [naam gemeente] voor de inwoners van # de bewoners van # Blijft u luisteren totdat dit bericht volledig is voorgelezen. Lead: - Wat is er gebeurd? - Wie waren erbij betrokken? - Waar en wanneer vond het plaats? - Waarom? (Voorzichtig over oorzaak!) - Met welke gevolgen? Tekst: - Wat is er gebeurd, waar en wanneer - Wat zijn de (mogelijke) oorzaken - Wie zijn erbij betrokken - Welke gevolgen zijn er - Wat moeten bewoners doen - Wat moeten bewoners niet doen Wat gebeurt er op dit moment. Wat zijn de gevolgen voor betrokkenen: - evacuatie - afzettingen en dergelijke - rampbestrijding Nummer dat publiek kan bellen voor verwanteninformatie [nummer Rode Kruis] Wanneer meer informatie? Mogelijke slotzin: De hulpverlening is inmiddels volledig op gang gekomen. Afsluiting: Dit was een bericht van de Gemeente [naam gemeente] in verband met de # noodsituatie #. Blijft u naar deze zender luisteren voor actuele berichtgeving. U kunt voor de meest actuele informatie de website raadplegen. Dit bericht wordt herhaald om.. uur./nieuwe berichten om... Einde bericht. Draaiboek Crisiscommunicatie Versie 2.0 Pagina 57 van 105

58 5 Checklisten voor persberichten Nieuwswaarde en feiten Een persbericht moet nieuws en feiten bevatten. Dat betekent dat het onderwerp actueel is en voor veel mensen van belang is. Voorbereiding persbericht Welke doelstelling heeft het persbericht? Op welk publiek richt het zich? Aan wie moet het verzonden worden? Wat is het optimale tijdstip van publicatie? Is er sprake van een embargo (een publicatieverbod van het nieuws tot een bepaalde datum / tijd)? Komt de informatie van een bevoegd persoon (bijvoorbeeld beleidsteam, burgemeester, commandant rampterrein)? Is er een multidisciplinaire aanpak en berichtgeving? Gelden er afspraken over de fiattering van het persbericht? Zijn alle genoemde zaken zeker en duidelijk? Gelden er afspraken over het noemen van namen (bijvoorbeeld slachtoffers, betrokken bedrijven)? Inhoud persbericht Staat het belangrijkste in de titel en de eerste alinea? De structuur van een persbericht heeft de vorm van een omgekeerde piramide; het basisnieuws staat bovenaan, de uitleg volgt daarna. Geeft de eerste alinea een samenvatting van de essentie van het bericht (de boodschap)? Zijn de vijf W-vragen in de eerste alinea besproken (wie, wat, waar, wanneer, waarom en hoe)? Is het persbericht oprolbaar? Is de tekst kort en zakelijk? Is de zinslengte gemiddeld 10 tot 15 woorden en maximaal 25 tot 30 woorden? Is er -bij een bericht langer dan een half A4- structuur in het bericht aangebracht door middel van tussenkopjes? Is geschreven in de tegenwoordige tijd? Is gebruik gemaakt van een actieve vorm? Staat er onder het bericht een 'Noot voor de redactie' met contactgegevens voor meer informatie? Is er een telefoonnummer en een datum en tijdstip vermeld in het bericht? Per soort incident zijn ter ondersteuning aanvullende checklists bijgevoegd in dit draaiboek: Nr. 1 Evacuatie Nr. 2 Overstroming Nr. 3 Storm Nr. 4 Stroomstoring Nr. 5 Waterstoring Nr. 6 Verstoring Openbare Orde Nr. 7 Terroristische aanslag Nr. 8 Grote brand Nr. 9 Instorting Nr. 10 Volksgezondheid Nr. 11 Besmetting dieren Nr. 12 Gevaarlijke stoffen Nr. 13 Verkeersongeval/luchtvaartongeval Nr. 14 Aardbeving Nr. 15 Ongeval op water Draaiboek Crisiscommunicatie Versie 2.0 Pagina 58 van 105

59 Nr 1 Evacuatie pm Draaiboek Crisiscommunicatie Versie 2.0 Pagina 59 van 105

60 Nr 2 Overstroming Pm Draaiboek Crisiscommunicatie Versie 2.0 Pagina 60 van 105

61 Nr 3 Storm pm Draaiboek Crisiscommunicatie Versie 2.0 Pagina 61 van 105

62 Nr 4 Stroomstoring pm Draaiboek Crisiscommunicatie Versie 2.0 Pagina 62 van 105

63 Nr 5 Waterstoring pm Draaiboek Crisiscommunicatie Versie 2.0 Pagina 63 van 105

64 Nr 6 Verstoring openbare orde Pm Draaiboek Crisiscommunicatie Versie 2.0 Pagina 64 van 105

65 Nr 7 Terroristische aanslag pm Draaiboek Crisiscommunicatie Versie 2.0 Pagina 65 van 105

66 Nr 8 Grote brand pm Draaiboek Crisiscommunicatie Versie 2.0 Pagina 66 van 105

67 Nr 9 Instorting pm Draaiboek Crisiscommunicatie Versie 2.0 Pagina 67 van 105

68 Nr 10 Volksgezondheid pm Draaiboek Crisiscommunicatie Versie 2.0 Pagina 68 van 105

69 Nr 11 Besmetting dieren Pm Draaiboek Crisiscommunicatie Versie 2.0 Pagina 69 van 105

70 Nr 12 Gevaarlijke stoffen pm Draaiboek Crisiscommunicatie Versie 2.0 Pagina 70 van 105

71 Nr 13 Verkeersongeval/luchtvaartongeval pm Draaiboek Crisiscommunicatie Versie 2.0 Pagina 71 van 105

72 Nr 14 Aardbeving pm Draaiboek Crisiscommunicatie Versie 2.0 Pagina 72 van 105

73 Nr 15 Ongeval op het water pm Draaiboek Crisiscommunicatie Versie 2.0 Pagina 73 van 105

74 Nr 16 Hevige sneeuwval en ijzel pm Draaiboek Crisiscommunicatie Versie 2.0 Pagina 74 van 105

75 6 Convenanten/raamovereenkomsten etc. 6A 6B Convenant samenwerking Provincie Noord-Brabant Convenant samenwerking Omroep Brabant (incl. toelichting) Draaiboek Crisiscommunicatie Versie 2.0 Pagina 75 van 105

76 6A Convenant Samenwerking Provincie Noord-Brabant Convenant communicatie bij incidenten en rampen Ondergetekenden, de commissaris van de Koningin in de provincie Noord-Brabant (hierna: de Provincie), en de besturen van de Veiligheidsregio Brabant-Noord, de Veiligheidsregio Brabant Zuidoost, en de Veiligheidsregio Midden- en West Brabant (hierna: de veiligheidsregio s), bij deze vertegenwoordigd door hun voorzitters, Overwegende dat, - bij grootschalige rampen, incidenten en crises de communicatie met de media en de burgers van belang is voor een goede en effectieve aanpak van de problemen en het beperken van maatschappelijke ontwrichting; - bij rampen en crises de personele capaciteit op het gebied van communicatie in de veiligheidsregio s en bij de Provincie beperkt is en daardoor een knelpunt kan vormen; - een snelle inzet van communicatiemedewerkers bij rampen en crises van belang is; - er in de veiligheidsregio s pools gevormd zijn waarvan de communicatiemedewerkers van de gemeenten en hulpverleningsdiensten deel uit maken; - ook de Provincie beschikt over communicatiemedewerkers; - op grond van artikel 15 van de Wet rampen en zware ongevallen (Wrzo) de gemeenten bij een ramp of zwaar ongeval een beroep kunnen doen op bijstand van de provinciale diensten; - ook de Provincie bij langdurige rampen en crises behoefte kan hebben aan extra personele capaciteit ten aanzien van communicatie. 1) Spreken uit dat zij de communicatie bij rampen en crises willen borgen door gebruik te maken van elkaars personele capaciteit. 2) Hanteren daarbij als uitgangspunt dat er gezamenlijke afspraken gemaakt worden over de vakeisen die aan de opleiding van communicatiemedewerkers gesteld wordt. 3) Spreken uit dat de gemeenten vertegenwoordigd in de veiligheidsregio s, hulpverleningsdiensten en de Provincie ieder voor zich verantwoordelijk zijn voor de opleiding van de betrokken medewerkers. Draaiboek Crisiscommunicatie Versie 2.0 Pagina 76 van 105

77 4) Hanteren daarbij als uitgangspunt dat medewerkers die ingezet worden, werken onder de verantwoordelijkheid van en op aanwijzing van het dan bevoegde gezag. 5) Spreken uit dat een werkgroep communicatiemedewerkers van de veiligheidsregio s en de Provincie de opdracht krijgt om artikel 15 van de Wrzo nader uit te werken en de voortgang hiervan te bewaken. 6) Dit convenant is gesloten voor onbepaalde duur. Partijen kunnen tussentijds eenzijdig de medewerking aan het convenant opzeggen. Beëindiging geschiedt door een schriftelijke mededeling aan de overige partijen. 7) Bijstandsverlening en activiteiten in het kader van dit convenant geschiedt met gesloten beurzen. Aldus opgemaakt te s-hertogenbosch op 26 september 2006, De commissaris van de Koningin, J.R.H. Maij-Weggen Namens het bestuur van de Veiligheidsregio Brabant Noord De voorzitter, Mr. dr. A.G.J.M. Rombouts Namens het bestuur van de Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant De voorzitter, Dr. R.L. Vreeman Namens het bestuur van de Veiligheidsregio Brabant Zuidoost De voorzitter, Drs. A.B. Sakkers Draaiboek Crisiscommunicatie Versie 2.0 Pagina 77 van 105

78 6B Convenant Samenwerking Omroep Brabant Convenant Inschakeling Omroep Brabant bij rampen De provincie Noord-Brabant, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de commissaris van de Koningin, mevrouw J.R.H. Maij-Weggen; De gemeenten in de provincie Noord-Brabant, vertegenwoordigd door de voorzitters van de veiligheidsregio s; en de Stichting Regionale Omroep Brabant, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de directeur van genoemde omroep, de heer drs. G. Bielderman, hierna te noemen: Omroep Brabant; tezamen te noemen: partijen, overwegende: - dat op grond van artikel 173 van de Mediawet en het Besluit van 23 juni 1988, houdende regelen ter uitvoering van artikel 173 van de Mediawet door de ministerpresident, minister van Algemene Zaken, in geval van een dreigend gevaar voor de openbare veiligheid of de volksgezondheid of in andere buitengewone omstandigheden, de uitzending van een programma van de regionale omroepinstelling kan worden onderbroken ten einde hem of een door hem aan te wijzen autoriteit in staat te stellen een voor het publiek bestemde dringende mededeling te doen, die noodzakelijk is in het algemeen belang; - dat het daarenboven gewenst is dat de commissaris van de Koningin of een burgemeester van een gemeente die deel uitmaakt van dit convenant, in bovengenoemde omstandigheden ook zonder tussenkomst van de ministerpresident, minister van Algemene Zaken, van de regionale omroepinstelling gebruik kan maken voor het doen van een voor de bevolking dringende mededeling, die noodzakelijk is in het algemeen belang; - dat Omroep Brabant in staat is om desgevraagd de bovengenoemde dringende mededelingen voor de bevolking uit te zenden: komen het volgende overeen: Paragraaf 1 Algemene Bepalingen Artikel 1 In dit convenant wordt verstaan onder: a. Studio: de studio met toebehoren die eigendom is van Omroep Brabant; b. Bijzondere omstandigheden: omstandigheden met (dreigend) gevaar voor de openbare veiligheid of de volksgezondheid of andere buitengewone omstandigheden; c. Mededeling: een mededeling van de burgemeester of commissaris van de Koningin voor de bevolking in bijzondere omstandigheden, bedoeld onder b., die noodzakelijk is in het algemeen belang. Deze mededeling kan de vorm hebben van een instructie aan de bevolking; Draaiboek Crisiscommunicatie Versie 2.0 Pagina 78 van 105

79 d. Programma: een publieke (uitzend)service met woord-, toon- of beeldinhoud die kan worden beluisterd en/of bekeken door een algemeen publiek; e. Teletekst: teletekstpagina nummer 112 met woordinhoud, die via de teletekstfaciliteit van Omroep Brabant wordt uitgezonden naar het algemene publiek in het zendgebied van Omroep Brabant; f. Minister-president: de minister-president, minister van Algemene Zaken, of vanwege deze de hoofddirecteur van de Rijksvoorlichtingsdienst; g. Bevoegd gezag: 1. Commissaris van de Koningin: De commissaris van de Koningin in de provincie Noord-Brabant of een ambtenaar namens hem/haar; 2. Burgemeester: De burgemeester van een gemeente in de provincie Noord Brabant of een ambtenaar namens hem/haar; h. Operationeel leidinggevende: de regionale functionaris (zoals genoemd in de Wet rampen en zware ongevallen) van de brandweer, politie of geneeskundige hulpverlening die door de burgemeester is aangewezen om de operationele leiding uit te oefenen bij (dreigende) zware ongevallen, rampen, crises of calamiteiten; i. Operationele leiding: de bevoegdheid om in opdracht van de burgemeester bindende aanwijzingen te geven aan commandanten/hoofden van de bij de rampenbestrijding samenwerkende zelfstandige diensten, zonder daarbij te treden in de bevoegdheden van de commandanten/hoofden van diensten; j. Rampenzender: status van de regionale omroep waarbij de zender mededelingen van het bevoegd gezag zonder tussenkomst van derden uitzendt. De radiozender van Omroep Brabant is permanent beschikbaar om bij rampen een mededeling van het bevoegd gezag ongewijzigd en integraal uit te zenden. Paragraaf 2 Gebruikmaking en beschikbaarheid van regionale omroepvoorzieningen Artikel 2 1. In bijzondere omstandigheden kan het bevoegd gezag of, namens hem, de operationeel leidinggevende, Omroep Brabant opdragen om te fungeren als rampenzender. Wanneer de sirene ingeschakeld wordt, fungeert Omroep Brabant automatisch als rampenzender. 2. Indien Omroep Brabant fungeert als rampenzender zendt zij zo snel mogelijk via in ieder geval de radio en indien mogelijk op televisie (tekstbalk in tv-scherm/tickertape) één of meer mededelingen van of namens de burgemeester dan wel de commissaris van de Koningin ongewijzigd en integraal uit. Zij onderbreekt zonodig haar programma. Onder uitzenden wordt ook verstaan het plaatsen van één of meer teksten op internet, teletekst en het plaatsen van ondertiteling voor doven en slechthorenden. Draaiboek Crisiscommunicatie Versie 2.0 Pagina 79 van 105

80 3. Een mededeling als bedoeld in het tweede lid wordt opgesteld door of namens de burgemeester of commissaris van de Koningin. 4. De burgemeester, dan wel de commissaris van de Koningin kan de regionale omroep opdragen één of meerdere mededelingen te herhalen of te blijven herhalen. 5. Het doen uitzenden van een mededeling wordt steeds voorafgegaan door een door de regionale omroep verzorgde aankondiging waaruit duidelijk blijkt door of namens wie een mededeling wordt verstrekt. Ook in de afkondiging van een mededeling wordt de afzender duidelijk vermeld. Artikel 3 Omroep Brabant stelt een faciliteit voor teletekst ter beschikking aan elke veiligheidsregio in de provincie, zodat deze zelf in staat zijn teksten voor uitzending via teletekst aan te maken. Artikel 4 1. Indien de burgemeester Omroep Brabant opdraagt te fungeren als rampenzender stelt hij/zij de commissaris van de Koningin daarvan onmiddellijk op de hoogte. 2. Indien de commissaris van de Koningin Omroep Brabant opdraagt te fungeren als rampenzender, stelt hij/zij de minister van Binnenlandse Zaken en de betreffende burgemeester(s) onmiddellijk op de hoogte. Artikel 5 1. Bij vereiste spoed geschiedt inschakeling van Omroep Brabant rechtstreeks via de meldkamer brandweer door de operationeel leidinggevende. 2. In alle overige gevallen geschiedt inschakeling van de zender door het bevoegd gezag of namens hen de operationeel leidinggevende. Artikel 6 1. Omroep Brabant zal zich onthouden van eigen journalistieke inbreng bij de uitvoering van haar verantwoordelijkheid als rampenzender. 2. Van Omroep Brabant mag in de hoedanigheid van nieuwszender - onverminderd het recht op vrije nieuwsgaring en de erkenning daarvan - een bijzondere betrokkenheid worden verwacht, die zich uit in een meer dan gewone zorgvuldigheid als het gaat om vrije nieuwsgaring. 3. Van het bevoegd gezag mag een bijzondere betrokkenheid verwacht worden, in die zin dat Omroep Brabant als volwaardige partner beschouwd wordt bij vrije nieuwsgaring. 4. Partijen stellen elkaar zo vroeg mogelijk op de hoogte van alle zaken en gebeurtenissen die voor de uitvoering van dit convenant van belang zijn. 5. In het bijzonder stelt Omroep Brabant de meldkamers brandweer onmiddellijk ervan op de hoogte zodra er sprake is van een situatie, waarin een goede uitvoering van dit convenant niet langer mogelijk is of wanneer een dergelijke situatie zich dreigt voor te doen. Draaiboek Crisiscommunicatie Versie 2.0 Pagina 80 van 105