Informatiesessie Podiumkunstensector

Transcriptie

1 Informatiesessie Podiumkunstensector Kaaiforum - 26 mei 2016

2 PROGRAMMA 13.30u: Verwelkoming 13.35u: Waarom digitaliseren en duurzaam bewaren? 14.00u: Toelichting werking VIAA 14.30u: Digitalisering en archivering door VIAA 15.15u: Vragenronde u: Pauze 16.00: Rol Kunstenpunt, Packed en Het Firmament 16.15u: Concrete stappen en planning operationalisering 16.45u: Vragenronde u: Einde

3 Waarom digitaliseren en duurzaam bewaren?

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16 TOELICHTING WERKING VIAA

17 OPRICHTING 21/12/ OPSTART 2016 AD NOMINATIM CULTUUR FINANCIERING MINISTERS GATZ & CREVITS 2015 OVERGANGS- JAAR

18 VIAA-MODEL

19 VIAA: FOCUS EN MODEL DIGITALISEREN INTERACTIE ARCHIVEREN uur AV te digitaliseren CE & Media 90+ content partners uit cultuur, media en overheid Duurzaam digitaal bewaren Reeds >1PB in het VIAA-archief Ontsluiten van digitaal AVmateriaal voor onderwijs, wetenschappelijk onderzoek, openbare bibliotheken

20 opyright: Het Huis van Alijn KOSTEN- EFFICIENT & KOSTEN- BESPARING IN EEN NETWERK VAN PARTNERS SAMEN STERKER

21 Musea Archieven Omroepen Overheid Content Partners Onderwijs CP s Brede publiek Bibliotheken Wetenschap Content Gebruikers PARTNERS VIAA Packed Faro Kunstenpunt Cinematek Kennis- en expertisecentra IBG, FIAT/IFTA, AV Preserve Internationale Partners VLAAMSE OVERHEID Leveranciers Zeticon Videohouse Picturae Memnon

22 VIAA 2016 Algemene lijnen digitalisering archivering - interactie

23 Introfilmpje

24 DIGITALISEREN

25 DIGITALISERING VIAA biedt aan zijn content partners: - Gratis digitalisering van bedreigd audiovisueel materiaal - Verpakkingen, handleidingen, registratietool, verzending, De analoge dragers keren terug naar de CP. Hij beslist wat hij hiermee wil doen.

26 CONTENT PARTNERS VIAA Verder met bestaande groep (+90 CP S): KRING 1: Erkende en gesubsidieerde CE-instellingen Openbare omroep Regionale en private landelijke omroepen KRING 2: Erkende CE-instellingen (Q-label) Stadsarchieven (centrumsteden - werkgroep VVBAD) Vlaamse overheidsinstelllingen Uitbreiding 2016: KRING 3: Stadsarchieven (beperkt met belangrijkste audiovisuele collecties) Podiumkunstensector, ism. KP, Packed, Het Firmament Erfgoedcellen (ifv noden, prioriteiten en haalbaarheid)

27 DIGITALISERING: aanpak per drager, niet per instelling 8 digitaliseringsgolven Ca AV-dragers Ca pagina s 18 dragertypes 90+ content partners 8 digitalisatiebedrijven

28 audiocassette (sticky shed syndroom) kromgetrokken film (azijnsyndroom)

29 wassen rol (kennis over technologie nagenoeg verdwenen) open reel videotape (afspeelapparatuur verdwijnt snel)

30 kwartduims audiotape (verlies van plasticizer) VCR-cassette (afspeelapparatuur verdwijnt snel)

31 LT-VERHAAL: PROGNOSE VOORTGANG gedigitaliseerd in gedigitaliseerd in ,8 13,2 11,3 50,9 10,8 te digitaliseren in 2016 te digitaliseren in (ca) te digitaliseren na 2020 (ca, nietaangetaste film) 0% 20% 40% 60% 80% 100%

32 ARCHIVEREN

33 ARCHIVERING VIAA biedt aan zijn content partners: - Duurzame opslag in 3 kopieën - Toegang tot de digitale kopie (met mogelijkheid tot annotering en eigen hergebruik) - Integriteitscontrole van de bestanden - Langetermijnbewaring en preservering (dus ook omzetten naar andere formaten wanneer bestandstypes dreigen onleesbaar te worden voor mediaplayers)

34 DUURZAME OPSLAG VIAA 17 PB duurzame opslag 2 datacenters + 1 kopie offline in bunker

35 STAND VAN ZAKEN ARCHIEF (maart 2016) Grootte (in TB en uren)

36 NIEUW: IMPORT DIGITALE COLLECTIES Uitwerking dienstverlening in 2016: STAP 1: pilootprojecten VRT, Provant, RMM, Vlaams Parlement in productie STAP 2: verdere inventarisatie van digitale collecties & prioriteren STAP 3: generiek inzetbaar proces als dienst beschikbaar en graduele rollout naar CP s.

37 BIJDRAGE CP AAN OPSLAGKOST De CP s worden verwacht 15% van de opslagkost te betalen. Concreet komt dit momenteel neer op 14,7 euro/tb/jaar (excl. BTW) waarvan de eerste 5TB niet worden aangerekend. Zie voorbeelden

38 RAMING BIJDRAGE CP AAN OPSLAGKOST Voorbeeld 1 (veel audio, weinig video) Organisatie X heeft 964 audiocassettes en 127 VHS cassettes. - Audiocassettes: (gem.) 1,33 uur x 964 = 0,86 TB - VHS cassettes: (gem.) 2 uur x 127 = 12,7 TB Totaal van 13,56 TB in archief 125, 83 euro + 21% BTW per jaar voor gedigitaliseerde materiaal

39 RAMING BIJDRAGE CP AAN OPSLAGKOST Voorbeeld 2 (weinig audio, veel video) Organisatie Y heeft 10 audiocassettes en 410 VHS cassettes. - Audiocassettes: (gem.) 1,33 uur x 10 = 0,009 TB - VHS cassettes: (gem.) 2 uur x 410 = 41 TB Totaal van 41,1 TB in archief 530,67 euro + 21% BTW per jaar voor het gedigitaliseerde materiaal

40 RAMING BIJDRAGE CP AAN OPSLAGKOST Voorbeeld 3 (kleine collectie) Organisatie Z heeft 10 Betacam SP cassettes, 76 kwartduims audiotapes en 9 audio-cd-r s - Betacam SP: (gem.) 0,7 uur x 10 = 0,35 TB - Audiotape: (gem.) 0,66 uur x 76 = 0,03 TB - Audio cd-r (gem.) 1 uur x 9 = 0,006 TB Totaal van 0,39 TB in archief Gratis (want < 5 TB)

41 INTERACTIE FOCUS: ONDERWIJS

42 CONTENT PROVIDERS 4 DOEL GROEPEN GROOT PUBLIEK ONDERWIJS WETEN- SCHAPPELIJK ONDERZOEK

43 NIET-EXCLUSIEVE GEBRUIKERSRECHTEN Via de samenwerkingsovereenkomst: nietexclusieve gebruikersrechten ifv ontsluiting onderwijs, wetenschappelijk onderzoek en bibliotheken INFRASTRUCTUUR TE ONTWIKKELEN: het B2B uitwisselingsplatform catalogus: voor bepaalde segmenten waarbij een bijdrage voor toegang wordt vooropgesteld

45 PERSCONFERENTIE Jan Van Ruusbroeckcollege Laken LANCERING 19 januari 2016

46 + 17% Vlaamse onderwijsinstellingen + 52% Vlaamse onderwijsinstellingen

47 OBJECTIEVEN webplatform met AV materiaal gratis toegankelijk voor alle Vlaamse leerkrachten en leerkrachten-in-spe VRAAGgedreven ipv AANBODgedreven geselecteerd voor en door leerkrachten less is more -principe metadata en contextualisering voor onderwijs, maar geen educatieve lespakketten

48 HUIDIG AANBOD: BASISVAKKEN LAGER ONDERWIJS: 2-3 G WETENSCHAPPEN & TECHNIEK MENS & MAATSCHAPPIJ MUVO SECUNDAIR ONDERWIJS: 1-2 G GESCH MAVO PAV AA NW TECHNIEK BIO NED

49 AANBOD 2016: UITBREIDING BASISVAKKEN ACTUALISATIE BESTAAND AANBOD NIEUW AANBOD SECUNDAIR 3 GRAAD GESCH MAVO PAV AA NW NED

50 AANBOD 2016: SPECIFIEKE CONTENT

54

55 PARTNERS

56 REGISTRATIE & DIGITALISERING

57 In het kort Audiovisueel materiaal van de VIAA content partners (CP) Via inventarisatie Gedigitaliseerd door de VIAA service providers (SP) VIAA als facilitator Op basis van dragerformaten Rekening houdend met aantallen, al dan niet bedreigd materiaal of afspeelapparatuur,

58 Huidige projecten: dragerformaten AV AUDIO VIDEO Compact audiocassette Betacam (SP, Oxide, Digital, SX) ¼ audiotape U-matic Audio cd-r(w) - zelfgeschreven Betamax Wassen rol Open reel video (2, 1, ½ ) Draadspoel VCR Shellac & lakplaat VHS

59 Inventarisatie Podiumkunsten AUDIO: Dragerformaat Aantal dragers Aantal partners Compact audiocassette ¼ audiotape Audio-cdr* Gesneden plaat (lakplaat of shellac) *in de inventaris aangeduid als compact disc, nadere selectie is nodig!

60 Inventarisatie Podiumkunsten Organisaties met audio dragers (25): Alibi collectief CAMPO Damaged Goods De Koe De Maan De Singel De Spiegel Froefroe Het Paleis KJT Laika LOD Malpertuis Muziektheater Transparant Theater Aan Zee Sering Stuk t Arsenaal TG Ceremonia TG Stan Toneelhuis Theater Stap Ultima Vez A Two Dogs Company NTG -> Hierin is nog niet opgenomen: audio CD-r, er wordt nader onderzoek gedaan naar aantal zelfgeschreven audio-cd-r in een apart project gedurende de zomer.

61 VIDEO: Inventarisatie Podiumkunsten Dragerformaat Aantal dragers Aantal partners U-matic Betacam SP Betacam (Oxide) Betacam SX 0 0 Digital Betacam Betamax 16 3 Open reel video 18 5 VCR 2 1 VHS

62 Inventarisatie Podiumkunsten Organisaties met video dragers (47): Action Scenique Alibi Collectief Bij de Vieze Gasten Bloet CAMPO Cie Tartare Damaged Goods De Maan De Roovers De Singel De Spiegel De Werf Froefroe Het Paleis Kaaitheater KJT Kopergietery Kunstenfestival Kunstwerk Kwaad Bloed Laika Martha Tentatief Les ballets c de la b Muziektheater Transparant LOD Luxemburg Malpertuis Needcompany NTG Operaballet Vlaanderen TG Stan Sering STUK t Arsenaal TG Ceremonia Theater Aan Zee Theater Stap Toneelhuis Ultima Vez Walpurgis WP Zimmer Antigone A Two Dogs Company Fabuleus Zuidpool De Koe De Tijd

63 Tijdslijn

64 Workflow audio en video Planning PER DRAGERFORMAAT VIAA levert verpakkingsmateriaal aan CP maakt dragers klaar voor transport 2 weken voor transportdatum! VIAA/SP haalt dragers op voor digitalisering Evt. via regionale ophaalpunten Digitalisering bij SP Teruglevering bij CP 2 maanden na ophaaldatum

65 Workflow audio en video CP VIAA/SP SP VIAA/SP Klaarmaken voor transport Transport Digitalisering Teruglevering Klaar 2 weken voor transport Datum maand op voorhand gecommuniceerd Duur ca. 2 maanden Ca. 2 maanden na ophaling

66 Wat verwachten we van CP? Dragers klaarmaken voor transport Registreren (registratie.viaa.be) Barcoderen Verpakken Klaarzetten voor ophaling

67 Registratie.viaa.be

68 Wat doet VIAA? Opleiding & ondersteuning registratie registratie.viaa.be (AMS) support.viaa.be & (Helpdesk) Voorzien verpakkingsmateriaal Dozen, barcodes, scanner, handleiding, Transport naar SP Digitalisering (SP) Transport terug naar CP

69 Verpakkingsmateriaal

70 Bestandsformaten: Digitalisering Audio & Video Audio wordt gedigitaliseerd naar High res: LineairPCM/WAV Low res: aac/mp4 Video wordt gedigitaliseerd naar High res: MXF/JPEG2000 Low res: H264/mp4 Consensus cultureel-erfgoedsector Beslist i.s.m. eerste kring CP s & PACKED

71 Filmproject Dragerformaten Film 8mm 9,5mm 16mm (negatief, positief) 16mm magnetische klankband (apart) 35mm (negatief, positief) 35mm magnetische klankband (apart)

72 Inventarisatie Film: Podiumkunsten Dragerformaat Aantal dragers Aantal partners 8mm ,5mm mm (negatief, positief) mm magnetische klankband (apart) mm (negatief, positief) mm magnetische klankband (apart) 13 1

73 Workflow film Workflow van audio en video Starten met testen op azijnsyndroom! VIAA haalt dragers op voor registratie Registratie wordt gedaan door Cinematek Selectie voor digitalisering door CP Digitalisering bij SP Teruglevering bij Cinematek/ mogelijkheid tot in depotgeving -> Apart infomoment voor film, ism Packed en Het Firmament

74 Planning 2016 Registratie & research Azijntesten film Opleiding registratie Start registratie Nader onderzoek naar optische schijven (identificatie audio cd-r) Digitalisering VCR

75 Planning Registratie & digitalisering Registratie loopt verder Planning digitalisering (onder voorbehoud!) Januari - juni 2017 Juli december 2017 Januari juni 2018 Audiocassette Digital Betacam VHS Betacam (SP, Oxide) VHS Nieuwe projecten U-matic Betamax ¼ audiotape Open reel video CD-r Film en nieuwe projecten

76 ARCHIVERING

77 Wat nu? Na digitalisering zijn de digitale bestanden beschikbaar in het VIAA archief Archief.viaa.be Ingest validatie door VIAA Controle op bestandstype Controle op metadata Bestanden beschikbaar in een buffer omgeving (ingest space) in afwachting van de goedkeuring door de CP

78

79

80 Rol van de CP Manuele kwaliteitscontrole Bekijken en beluisteren van de digitale bestanden manuele kwaliteitscontrole Steekproeven Verrijken van de metadata manueel mapping van bestaande informatie bij de CP Hergebruik van de digitale bestanden Exporteren van archiefbestanden (high res) Exporteren van het raadpleegformaat (low res)

81

82

83

84 Opleidingen VIAA organiseert op geregelde tijdstippen opleidingen Hoe gebruik ik het VIAA archiefsysteem? Hoe annoteer ik mijn digitale bestanden adhv het VIAA datamodel? VIAA invulboek met richtlijnen Documentatie beschikbaar support.viaa.be Indien vragen

85

86

87 VRAGENRONDE 1

88 PAUZE

89 Rol van Het Firmament, Kunstenpunt en PACKED

90 WIE DOET WAT? Samenwerking VIAA PACKED HET FIRMAMENT - KUNSTENPUNT BART MAGNUS 26 MEI 2016

91 Image by Scott Maxwell CC 2.0 BY-SA (

92 1. WAT DOET VIAA? o Digitaliseren o Duurzaam archiveren o Onsluiten naar specifieke doelgroepen o Algemene coördinatie 103 KUNSTENPUNT

93 Gezamenlijke ondersteuning PACKED Het Firmament - Kunstenpunt Informeren op maat: - infosessies - opleidingsdagen - vragen ivm registratie, kwaliteitscontrole, beheer digitale collectie en data Centrale coördinatie bij VIAA. PACKED, Het Firmament en Kunstenpunt springen bij waar nodig. Werk gebeurt door CP. Ondersteuning = wegwijs maken, naar oplossingen zoeken bij problemen, KUNSTENPUNT

94 Specifieke ondersteuning PACKED Kunstenpunt Het Firmament Coördinatie controle zuurtegraad van filmpellicule (opsporen van azijnsyndroom) Inzetten van specifieke expertise rond herkenning van 'obscure' audiovisuele formaten. Coördinatie regionale ophalingspunten Faciliteren Service Agreements (vb. locatie) Ervaringen met eigen collectie + proeftraject met aantal organisaties Uitwisseling metadata Controle zuurtegraad van filmpellicule (opsporen van azijnsyndroom) 105 KUNSTENPUNT

95 Vragen? Nu of straks, of via

96 VOLGENDE STAPPEN

97 Stap 1: contractuele fase WAT? Intentieverklaring Samenwerkingsovereenkomst Service Agreement TIMING? Start intentieverklaring: vanaf 31 mei Start samenwerkingsovereenkomst: vanaf 13 juni Indien nodig: aparte infosessie samenwerkingsovereenkomst Service Agreement: vanaf oktober WAT WORDT ER VAN U VERWACHT? Proces via contract.viaa.be

98 DEMO contract.viaa.be

99 Stap 2: voorbereidende fase WAT? - Opleidingsdagen - Registratiesysteem VIAA (AMS) - Verpakken van dragers - Administratieve opvolging van dragers - Start registratie - CP s met kleine aantallen (<50): mogelijkheid om ter plekke te registreren - Opmaken Service Agreement - Addendum bij samenwerkingsovereenkomst - Praktische afspraken

100 Stap 2: voorbereidende fase TIMING? Opleidingsdagen donderdag 20/10 - Brussel woensdag 16/11 - Antwerpen dinsdag 13/12 - Gent donderdag 19/1/2017 Brussel (optioneel) Locatie en details worden via mail meegedeeld. WAT WORDT ER VAN U VERWACHT? Registratie van AV dragers in registratiesysteem VIAA (registratie.viaa.be) Verpakken & barcoderen

101 Stap 3: operationele fase - digitalisering WAT? Transport van de dragers heen Digitalisering (door SP) Transport van de dragers terug TIMING? Vanaf voorjaar 2017 WAT WORDT ER VAN U VERWACHT? Administratieve opvolging (in registratie.viaa.be) Indien via regionale ophaalpunten: brengen/ophalen dragers

102 Stap 4: operationele fase - archivering WAT? - Ingest van gedigitaliseerd materiaal in het VIAA archief TIMING? Na digitalisering (vanaf midden 2017) WAT WORDT ER VAN U VERWACHT? Metadata verrijken van digitale bestanden Manuele kwaliteitscontrole (manual QC) via steekproeven & op basis van instructies VIAA

103 Tijdslijn volgende stappen Intentieverklaring Deadline ondertekening: 15 juli 2016 Samenwerkingsovereenkomst Deadline ondertekening: 15 september 2016 Start registratie Eerste opleidingsdag: 20 oktober 2016 Start digitalisering Eerste dragertypes: voorjaar 2017 Start QC & annotatie Vanaf digitalisering tot 18 maanden later

104 VRAGENRONDE 2

105 EINDE