OPLEIDINGSSESSIE 2: Registratie & Service Agreement Woensdag 16 november Antwerpen

Transcriptie

1 OPLEIDINGSSESSIE 2: Registratie & Service Agreement Woensdag 16 november Antwerpen

2 9u30 12u: THEORIE Registratie in AMS Identificatie dragertypes Voorstelling Service Agreement (SA) 12u-13u: broodjeslunch 13u-16u: PRAKTIJK Aan de slag met AMS Overlopen en finaliseren van eigen Service Agreement

3

4 Digitaliseringsgo lf Golf 1 Golf 2 Dragertypes U-matic, Betacam (SP), Audiocassette, ¼ audiotape Open reel video, Betamax, VCR, wassen rol, draadspoel, audiocd-r Globale timing (extra batches) Golf 3 Digital Betacam en Betacam SX Golf 4 VHS Golf 5 Shellac- en lakplaat Golf 6 dragertypes (o.a. mini-disc, ) Golf 7 DV-formaten (o.a. mini-dv) 2018 Golf 8 D11 HDCAM Golf 9 Vinyl Golf 10 DVD

5 DRAGERTYPE OPHALING (MM/JJ) Betacam (SP) dec/16 Digital Betacam mrt/17 Betacam SX mrt/17 Audiocassette apr/17 U-matic mei/17 1/4 audiotape mei/17 audio cd-r sep/17 Betamax sep/17 VHS mei/18

6 Digitaliseringsgolf Dragertypes Globale timing Aangetaste film Aangetaste Film Aangetaste film Bedreigde film 16 mm 35mm 16mm 35mm 8mm 9,5mm Nitraat Speciale collecties (Witte Paters) (?) (?)-2020

7

8 Waarom registreren? Metadata verzamelen voor digitalisering Opvolging van drager tijdens het gehele proces Overzicht voor VIAA Link tussen fysieke drager en digitale bestand!! Belangrijk om een drager correct te identificeren!!

9 Wat houdt registratie in? 1. Verzamelen van gegevens in AMS (registratiesysteem VIAA) 2. Barcoderen van de drager 3. Verpakken in een beschermende doos

10 Wat heeft u nodig voor de registratie? Verzameldoos Barcodes voor drager (+dragerdoos) en verzameldoos Opvulmateriaal Plakband + afroller Barcodescanner Handleiding

11

12 Unieke barcode Voor de drager en dragerdoos Voor de verzameldoos Vaste syntax

13 Afkortingen dragerformaten: ACC BMX BSP BSX BTC CDR DBE QIA UMA VHS Audiocassette Betamax Betacam SP Betacam SX Betacam oxide Cd-r Digital betacam Kwartduims audiotape U-matic VHS

14

15 Voor elk dragertype gebruikt u een nieuwe verzameldoos! Voorbeeld: U heeft 2 Digital Betacams en 3 Betacam SP tapes. Deze dragertypes passen allebei in doostype 1, toch gebruikt u voor beide formaten een aparte doos. Beide formaten vallen immers binnen een apart digitaliseringsproject en hebben dus een aparte ophaaldatum. De lege ruimte in de doos vult u op met luchtkussens of noppenfolie.

16 Al het registratiemateriaal waarvan sprake wordt voorzien door VIAA. U kunt altijd materiaal bijbestellen via het bestelformulier op

17 Elke verzameldoos wordt voor het transport nog eens in een plastieken transportbak geplaatst, voor extra bescherming. Ook deze bak heeft een barcode.

18 Dragers moeten ten laatste 2 weken voor de afgesproken transportdatum geregistreerd zijn. Planningen worden via doorgegeven. Als u zich niet aan de vooropgestelde timing kan houden, dan laat u dat ten laatste een maand voor de transportdatum weten! In principe worden dragers ca. 2 maanden na de ophaling bij u teruggebracht.

19

20

21 Webbased registratiesysteem Inloggen met adres en zelfgekozen paswoord Browser: Google Chrome

22 Taal aanpassen User informatie Uitloggen

23 Contact informatie van uw organisatie

24 Volgend transport Klaarzetten van dragers

25 Overzicht Allerlei acties Zoeken en filteren

26 Radarwieltje = opties voor schermindeling Acties knop

27 Acties knop Nieuw record

28 Algemene gegevens = automatisch ingevuld Velden met een rood sterretje voor de titel zijn verplichte velden Er staat telkens een help-icoontje naast de veldtitel

29

30

31

32 Vul in dit veld de productiedatum in (verplicht) De notatie van de datum is jjjj-mm-dd Voor onbekende waarden gebruikt u x Voorbeeld: U kent enkel het jaar waarin de productie plaatsvond, dan vult 1999-xx-xx in.

33 Voor analoge dragers geldt: de drager wordt van begin tot einde gedigitaliseerd Op sommige analoge cassettes staat de opnametijd vermeld, vb.: Betacam Audiocassette

34 Visueel waarneembaar Voor elk dragertype kunnen verschillende deterioratiefenomenen voorkomen, enkele voorbeelden: Voor tape: sticky shed, schimmels, gebroken tape, Voor cd-r: krassen, stift, verkleuring,

35

36 Annuleer: record wordt niet bewaard, terugkeer naar de overzichtspagina (Dragers tab) Bewaar: record wordt bewaard, terugkeer naar de overzichtspagina (Dragers tab) Bewaar & dupliceer: record wordt bewaard, er opent een nieuw formulier met kopie van de velden die niet uniek moeten zijn. Bewaar & nieuw: record wordt bewaard, er opent een nieuw formulier met lege velden.

37 Klik in het overzicht op het record dat je wil wijzigen Klik bovenaan op Wijzig record

38 Scannen van de transportbakken Status aanpassen Verzendingslijst

39 Via Edit-knop Gebruik barcodescanner Bij grote verzendingen: regelmatig op de Save-knop klikken

40 Als alles klaar staat voor ophaling: Klaar voor verzending bij CP Als de ophaling gebeurd is: Uitgecheckt bij CP Als alles is teruggeleverd: Ingecheckt bij CP

41 Verzendingslijst wordt gedownload in pdf 2x afprinten: 1 voor CP en 1 voor chauffeur

42 Vink de te bewerken records aan in het dragersoverzicht Klik op de Acties-knop Bulkbewerking

43 1x aanvinken: Toont dragers die WEL zijn geïmporteerd, ingedeeld in een batch of gedigitaliseerd 2x aanvinken: Toont dragers die NIET zijn geïmporteerd, ingedeeld in een batch of gedigitaliseerd 3x aanvinken: De zoekfilter wordt verwijderd

44

45 Specifieke velden in AMS: IEC-type Ruisonderdrukking

46 Specifieke velden in AMS: Opnamesnelheid Kern/spoel Bit diepte

47 Specifieke velden: Deterioratiefenomenen Herkennen van een audio cd-r(w) Vermelding op schijf (cd-r of cd-rw) Één of meerdere audio-tracks Muziek of gesproken woord Twijfel? Afspelen! Geen data cd, cd-rom, commerciële cd Geen barcode op de drager!

48 Klein & groot formaat

49 Klein & groot formaat Speelduur staat op tape

50 Klein & groot formaat Niet te verwarren met andere Betacam formaten!

51 Verschillende formaten: - VHS (standaard) - Super-VHS - VHS-compact Speelduur: zie tapelabel (bv. E-120)

52 Voor de meest recente handleiding, slides, of andere informatie

53

54 Bijlage bij de Samenwerkingsovereenkomst Specifieke afspraken per organisatie Online tool

55 CONTRACT.VIAA.BE

56

57 Deels automatisch opgeladen: adres, website, etc. Deels handmatig ingevuld: Uw contactpersoon voor het Service Agreement Contactpersoon Service Agreement bij VIAA Uw logo:.png formaat Transparante achtergrond 1280 pixels

58

59 Digitalisering: welke dragertypes en hoeveel worden door VIAA gedigitaliseerd? Inschatting van het aantal TB aan gedigitaliseerd materiaal in het archief Digitale collectie: Omschrijving en geschatte grootte (in TB) Bevraging volgt in

60

61 Is er bepaalde metadata al aanwezig in uw eigen systemen? En zo ja: kunnen we die importeren in het VIAA archief? In welk formaat dan (xml, csv, )? Praktische afspraken over mapping van bestaande metadata zullen opgenomen worden in de technische fiche (eveneens via contract.viaa.be)

62 Bepaling samenwerkingsovereenkomst: VIAA heeft niet-exclusieve gebruiksrechten op het materiaal Titel, korte beschrijving en/of trefwoorden mogen door VIAA publiek gemaakt worden U gaat akkoord U gaat niet akkoord en geeft eigen suggestie

63 = een kopie van het gedigitaliseerd materiaal in het archiefformaat (high res) Standaard = op LTO export op maat via kostenmodel Meer details in technische fiche

64 Planning transporten = bindend, de ophaaldatum wordt vastgelegd in week/maand Wordt toegevoegd als bijlage

65

66 Alle vragen beantwoorden Document opslaan en downloaden Afprinten en tekenen Als bijlage opladen Proces afronden

67 VIAA medewerker krijgt de melding dat het Service Agreement door de CP is getekend VIAA print af en tekent het document VIAA scant het document in en laadt het als finale bijlage op Service Agreement is afgewerkt CP krijgt hiervan een bevestigingsmail

68