Time Management. Brenda Klever Mirjam Boer LinkedIn:

Transcriptie

1 Time Management Brenda Klever Mirjam Boer LinkedIn:

2 Wie zijn wij? Mirjam Boer / Brenda Klever Afgestudeerd aan de UU / HU Beiden actief in de Sogyo Werkzaam bij Sogyo sinds 2005 / 2010 Passie voor recruitment, maar ook actief als coach en trainer SOFTWARE INNOVATORS 2

3 SOFTWARE INNOVATORS 3

4 Time Management Als time management zo simpel is, waarom doen we het dan niet gewoon? SOFTWARE INNOVATORS 4

5 SOFTWARE INNOVATORS 5

6 Herkenbaar? SOFTWARE INNOVATORS 6

7 Wat is Time Management? Time management refers to a range of skills, tools, and techniques used to Manage time when accomplishing specific tasks, projects and goals. This set encompasses a wide scope of activities, and these include planning, allocating, setting goals, delegation, analysis of time spent, monitoring, organizing, scheduling, and prioritizing. Initially, time management referred to just business or work activities, but eventually the term broadened to include personal activities as well. Kortom: Beheersen van tijd, middelen en je eigen gedrag om zo efficiënt mogelijk te werken. Valt onder persoonlijke effectiviteit SOFTWARE INNOVATORS 7

8 Waar besteed jij je werktijd aan? In de praktijk blijkt dat de helft van de werktijd opgaat aan terloopse activiteiten SOFTWARE INNOVATORS 8

9 Tijdstelers Zijn de dingen die ons ervan weerhouden onze tijd te gebruiken zoals we zouden willen. Ze kunnen noodzakelijk of onvermijdelijk zijn, maar we raken er toch door gefrustreerd. Ze zorgen ervoor dat het aan het einde van de dag net lijkt alsof de tijd nergens heen is gegaan. SOFTWARE INNOVATORS 9

10 Tijdstelers voorbeelden? Schrijf voor jezelf twee tijdstelers op Gemeenschappelijke tijdstelers? SOFTWARE INNOVATORS 10

11 Tijdstelers uit onze praktijk Twijfelen over het nemen van beslissingen Wachten op aanvullende gegevens Slechte communicatie msn / google talk Onderbrekingen door anderen Facebook Internet Telefoon / whatsapp SOFTWARE INNOVATORS 11

12 Een slechte time manager Is niet in staat deadlines te halen; Heeft een hoog stressniveau; Maakt een urige werkweek en heeft nog steeds het gevoel tijd tekort te komen; Is niet in staat prioriteiten te stellen; Heeft een rommelig bureau; Heeft weinig tijd voor thuis (familie/gezin). SOFTWARE INNOVATORS 12

13 Bij Time Management zit het probleem meestal niet in het bedenken van een oplossing, maar in het veranderen van gewoonte-gedrag SOFTWARE INNOVATORS 13

14 Gedrag & doelen Vele wegen leiden naar Rome, maar sommige routes zijn omslachtiger dan andere Start Start SOFTWARE INNOVATORS Einde Einde 14

15 Gedrag & doelen: of gewoon lui? Zet jezelf aan het werk, creativiteit forceer je niet, productiviteit wel. Werkt dat niet, neem dan pauze, maar probeer het wel! SOFTWARE INNOVATORS 15

16 Model van Eisenhower Veel theorieën over timemanagement delen activiteiten in op basis van twee criteria: urgentie belangrijkheid SOFTWARE INNOVATORS 16

17 Belangrijk zijn zaken die in het oog lopen en/of veel mensen treffen. Een reparatie aan een systeem waar veel gebruikers mee werken is in dat opzicht belangrijker dan een reparatie aan een systeem voor slechts tien gebruikers. Ook een klus voor de faculteitsdirecteur is vaak belangrijker dat de afhandeling van een kleine vraag van een medestudent. Urgent zijn zaken die vóór een bepaalde tijd af moeten zijn. Ook dingen die een gevaar vormen, zijn per definitie urgent. Je moet dan meteen actie ondernemen. Het vervelende van urgente klussen is dat ze zich niet altijd laten inplannen. SOFTWARE INNOVATORS 17

18 Wat vind je zelf? SOFTWARE INNOVATORS 18

19 Wat moet bovenaan je lijstje? SOFTWARE INNOVATORS 19

20 Time Management prioriteiten stellen SOFTWARE INNOVATORS 20

21 Wat wil je bereiken? Wat zijn je doelen? Heb je het antwoord niet onmiddellijk paraat, gebruik dan bijvoorbeeld het hulpmiddel dat Stephen Covey aanreikt in zijn boek 'The seven habits of highly effective people SOFTWARE INNOVATORS 21

22 Niveaus van doelen stellen groei Produktief Dagelijkse taken Middellange termijndoelen Als je dagelijkse taken niet aansluiten bij je middellange termijndoelen, dan werk je weliswaar hard, maar lever je geen/weinig productie en oogst je weinig waardering. Als je middellange termijndoelen niet aansluiten bij je lange termijndoelen, dan heb je weliswaar een hoge productie, maar komt je persoonlijke groei mogelijk in de knel. Lange termijndoelen Persoonlijke waarden Als je langetermijndoelen niet aansluiten bij je persoonlijke waarden, heb je weliswaar een hoge productie en goede persoonlijke groei, maar zal je niet tevreden zijn met je persoonlijke leven. Uit: First things first, Stephen Covey SOFTWARE INNOVATORS 22

23 Niveaus van doelen stellen Het zeshoogtenmodel geeft je zes perspectieven om te bezien wat je werk precies is om prioriteiten te bepalen: voet of hoger: een heel leven voet: visies voor over 3-5 jaar voet: doelen voor over 1-2 jaar voet: gebieden waarvoor je verantwoordelijk bent voet: huidige projecten Startbaan: huidige acties (Uit: Getting Things Done, David Allen) SOFTWARE INNOVATORS 23

24 Waar ligt je verantwoordelijkheid Covey s Circle of Influence : Ook van toepassing op je stageopdracht! Wees dus pro-actief, stel vragen, spreek verwachtingen uit, etc. SOFTWARE INNOVATORS 24

25 Prioriteiten Op basis van je doelen kun je focus leggen op prioriteiten: resultaten die jíj belangrijk vindt. Je prioriteiten vormen het gereedschap om je leven ernaar in te richten. SOFTWARE INNOVATORS 25

26 SOFTWARE INNOVATORS 26

27 Praktisch niveau dagelijkse taken : wat doe je wel en wat niet? SOFTWARE INNOVATORS 27

28 Getting Things Done SOFTWARE INNOVATORS 28

29 Wat doe je wel & wat niet? Hulp van David Allen om de keuzemogelijkheden op een intelligente manier op een rijtje te zetten: 1. Drievoudige model voor dagelijks werk 2. Viercriteriamodel SOFTWARE INNOVATORS 29

30 GTD - Drievoudige model Voor dagelijks werk. Drie soorten activiteiten tijdens je werk: Vooraf vastgesteld werk Werk zoals zich dat aan je voordoet (ad hoc) Vaststellen van nieuwe acties SOFTWARE INNOVATORS 30

31 GTD - Viercriteriamodel Voor specifieke situaties: 1. Situatie 2. Beschikbare tijd 3. Beschikbare energie 4. prioriteit SOFTWARE INNOVATORS 31

32 Time Management - tools SOFTWARE INNOVATORS 32

33 Tools Kennen van je eigen storingsgrafiek Realistisch plannen & timesheets Pomodoro-techniek Doe het nu-principe Kaasschaafmethode Samenwerken SOFTWARE INNOVATORS 33

34 Storingsgrafiek SOFTWARE INNOVATORS 34

35 Storingsgrafiek Houd rekening met je eigen energiepatroon Maak een realistische tijdinschatting Plan buffertijd in voor onverwachte zaken Hoe reageer je bij onderbrekingen? Kun je orde aanbrengen in de dag? Kies; wanneer doe je de lastige dingen Breek moeilijke taken in brokken SOFTWARE INNOVATORS 35

36 Realistisch plannen Meten is weten: gebruik een timesheet om te weten hoeveel tijd een activiteit daadwerkelijk kost, vooral als je nog geen ervaring hebt met de taken die je moet uitvoeren (denk aan: een afstudeerscriptie schrijven) Veel mensen plannen te optimistisch of vergeten bepaalde activiteiten in te calculeren (een stuk schrijven geeft ook voorwerk en zeker een heleboel nawerk ). Let op het woord even in je planning Plan moeilijke klussen op het moment dat je het meeste energie hebt, want als je moe bent, ben je minder geconcentreerd en kosten dingen meer tijd. Ruim tijd in voor 'sluitposten'. Ook opruimen, archiveren, ordenen, planningen maken horen bij het werk. Maak onderscheid tussen project en taken die daaruit voortvloeien. SOFTWARE INNOVATORS 36

37 Timesheet Helpt je tijdens de taak bewust te blijven van tijd. Staan kosten en baten tot elkaar in verhouding? Leert je hoeveel tijd bepaalde taken in beslag nemen. Levert uiteindelijk hulp tot het maken van een realistische planning. SOFTWARE INNOVATORS 37

38 Pomodoro-techniek The Pomodoro Technique is a time management method developed by Francesco Cirillo in the late 1980s. The technique uses a timer to break down periods of work into 25-minute intervals called 'pomodori' (from the Italian word for 'tomato') separated by breaks. The method is based on the idea that frequent breaks can improve mental agility, and seeks to provide an effective response to time as an anxiety-provoking state. There are five basic steps to implementing the technique: decide on the task to be done set the pomodoro (timer) to 25 minutes work on the task until the timer rings; record with an x take a short break (5 minutes) every four "pomodori" take a longer break (15 20 minutes) SOFTWARE INNOVATORS 38

39 Doe het nu-principe Stel niet uit tot morgen wat je vandaag nog kunt doen. Als het om lastige zaken gaat, schuiven we ze vaak liever door naar de volgende dag. Doe het nu! Werk eerst de taken af die voor je liggen. Werk de onaangename taak af, voordat je aan iets leuks begint. Het geeft je meteen een gevoel van succes waar je de hele dag op kunt teren. Het doe het nu-principe geldt ook voor de dagelijkse informatiestroom. Sorteer post bij binnenkomst: gooi weg wat je niet denkt te gebruiken, berg informatie voor later op en handel zaken waarop je actie moet ondernemen onmiddellijk af. SOFTWARE INNOVATORS 39

40 Besluiten over acties uitstellen tot het laatste moment leidt tot enorme inefficiëntie en onnodige stress SOFTWARE INNOVATORS 40

41 Kaasschaafmethode Een kaas is niet in één keer te nuttigen, maar wel in kleine stukjes. Ziehier het nut van de kaasschaaf. De kaasschaafmethode is simpel maar effectief: hak omvangrijke klussen in stukken. Plan elke week tijd in om een onderdeel van de klus te doen. Door gestructureerd te werken en stug door te zetten, krijg je zelfs het meest omvangrijke project voor elkaar. Hulpmiddelen zijn een realistische planning (zie eerder) het vastleggen van tussentijdse overlegmomenten met anderen. Zo'n afspraak helpt je om in actie te komen. SOFTWARE INNOVATORS 41

42 Samenwerken Een moeilijke klus of lastige taak? Vraag anderen om ideeën en advies. Door te vertellen wat je dwars zit, wat je moeilijk vindt of waar je tegenop ziet, lok je emotionele steun uit. Anderen zullen bereid zijn te helpen of te steunen. Beheer je tijd in teamverband. Maak bijvoorbeeld afspraken over het tijdstip van vergaderingen. SOFTWARE INNOVATORS 42

43 Praktische planningstips 1. Neem ook tijd voor plannen en organiseren 2. Stel doelen vast 3. Identificeer prioriteiten 4. Gebruik een to-do-list 5. Wees flexibel 6. Hou rekening met je biologische klok 7. Doe de juiste dingen goed (concentreer op effectiviteit en efficiëntie) 8. Elimineer het urgente 9. Overwin uitstelgedrag 10. Plan de dag van morgen, liefst aan het einde van de dag 11. Plan per dag iets dat je wilt afmaken 12. Plan essentiële, niet-urgente taken op rustige tijdstippen 13. Doe Eerst RotKlussen (DERK) 14. Regel blokuren 15. Plan vergaderingen aan het einde van de dag of voor de lunch 16. Leer nee zeggen (DIA) 17. Start (telefoon)gesprekken met het doel 18. Handel post/mail op gezette tijden af 19. Doe gelijksoortige taken achter elkaar 20. Denk in de ochtend, praat in de middag 21. Orden je werkplek 22. Ga gewoon door met je werk als iemand je onverwacht stoort 23. Gebruik je hoofd om te denken, niet om te onthouden! Kortom: reken niet op je geheugen, maar leg dingen vast. 24. Hou ruimte voor onverwachte dingen!! SOFTWARE INNOVATORS 43

44 Welke toepassing werkt voor jou? SOFTWARE INNOVATORS 44

45 Meer over Sogyo Schrijf je in voor onze nieuwsbrief en/of rss feeds via Afstuderen: n-sogyo// Werken bij Sogyo: wij zoeken nieuwe collega s (ook wiskundigen )! Meer info: Blog: Twitter: LinkedIn: SOFTWARE INNOVATORS 45

46 Vragen? SOFTWARE INNOVATORS 46