visie, missie en waarden bepalen

Transcriptie

1 4. ontwerptekst schrijven 7. voortdurend communiceren 5. ontwerptekst valideren 1. actoren kiezen 3. verwachtingen inzamelen 6. tekst verheldere 2. belanghebbenden Deze thematische fiche wil inzicht verschaffen in een mogelijk stappenplan om tot een gedragen en uitgebalanceerde visie, missie en waardentekst te komen die het uitgangspunt is voor de werking van een politiekorps in al zijn aspecten. De definities van de begrippen 'visie', 'missie' en 'waarden' kan u terugvinden in het hoofdstuk 'voorafgaand' bij de thematische fiche 'verklarende woordenlijst' Een goede tekst van visie, missie en waarden voldoet onder meer aan de volgende voorwaarden: De tekst is kort, kernachtig en duidelijk, zowel voor de visie, de missie als de waarden. Elk woord heeft betekenis, zoniet wordt het geschrapt. De tekst is aantrekkelijk en spreekt mensen aan. Zowel zinsbouw, woordgebruik als visuele voorstelling is hier van belang. Een aantal visies en missies die onder meer in politiekringen circuleren, zijn veel te zwaar. Wellicht wordt te veel naar volledigheid gestreefd, wellicht wordt er te weinig rekening gehouden met de betekenis en het doel van de begrippen visie, missie en waarden. Daardoor verliezen ze elke meerwaarde om er intern en extern vlot mee te communiceren. Om de waarden voor te stellen, en ze gemakkelijk te laten onthouden door alle medewerkers, bestaat er een trucje: gebruik een acroniem. Een acroniem is een woord waarbij je aan elke letter een zinnetje, in dit geval een waarde kan koppelen. Een voor de hand liggend woord om de politiewaarden aan op te hangen is het woord POLITIE. Vier tot zeven kort omschreven waarden volstaan in een goed uitgebalanceerde tekst van visie, missie en waarden. Een aantrekkelijke tekst van visie, missie en waarden draagt ook een slagzin. In een beperkt aantal woorden worden de visie, missie en waarden geconcentreerd. Deze slagzin kan onder meer gebruikt worden als aandachtstrekker in allerhande vormen van communicatie. Een drietal bedenkingen gaan deze beproefde methode voor het ontwikkelen van een visie, missie en waarden in een politiezone vooraf: Voor het opstellen en/of bijschaven van een visie, missie en waarden zijn grote organisatorische aanpassingen, zoals de politiehervorming er één is, een ideaal tijdstip. Ook de aanvang van een nieuwe mandaatperiode van een korpschef is een ideaal ogenblik om de identiteit van de politiezone eens te herbekijken. Een brede betrokkenheid, zowel binnen als buiten de organisatie (zie 'leiderschap', thematische fiche 'belanghebbenden'), is wenselijk, maar is slechts tot op zekere hoogte mogelijk. Visieontwikkeling is een proces. Beelden van de toekomst zijn in de beginfase eerder wazig, en het moment waarop ze helder worden is niet altijd programmeerbaar. doel definities voorwaarden voor een duidelijke visie, missie en waardentekst voorafgaande bedenkingen Dirk Van Aerschot - provincie Vlaams-Brabant /5

2 Het proces van visieontwikkeling verloopt volgens deze methodiek, in een zevental stappen: betrekken van de juiste mensen; van de belanghebbenden bij politiewerk; van de kenmerken die de (belangrijkste) belanghebbenden willen terugvinden in het politiekorps (= verwachtingen peilen); uitschrijven van een tekst van visie, missie en waarden; intern en extern valideren van de ontwerptekst; verhelderen van de visie, missie en waarden; voortdurend communiceren over de visie, missie en waarden. Aangezien een breed draagvlak voor de identiteit van een organisatie noodzakelijk is, worden mensen van binnen en buiten de organisatie betrokken bij het opstellen van de visie, de missie en de waarden. Maar er zijn diverse manieren om die betrokkenheid te solliciteren, elk met zijn eigen voor- en nadelen. De voorkeur gaat uit naar het samenstellen van een gemengde groep met vertegenwoordigers van de belangrijkste externe belanghebbenden, samen met een ruime groep medewerkers. Gedurende een halve tot één dag verzamelen zij de verwachtingen van de belanghebbenden ten aanzien van het politiekorps. Voor de groepssamenstelling kan gedacht worden aan: de burgemeester(s), leden van de politieraad, de Procureur des Konings of één van zijn magistraten, de arrondissementscommissaris, de bestuurlijke directeurcoördinator, collega's uit naburige zones, vertegenwoordigers van de media, vertegenwoordigers van diverse relevante comités en raden,... de korpschef en een aantal van zijn medewerkers (bij voorkeur zo heterogeen mogelijk samengesteld). Vooraleer van start te gaan met het van de verwachtingen is het nuttig om even stil te staan bij het aantal en de aard van alle belanghebbenden (dienstenafnemers, overheden-opdrachtgevers, partners, maatschappij of derden en medewerkers), om een duidelijk beeld te krijgen van de omgeving van het politiekorps. Zie 'leiderschap', thematische fiche ' van de belanghebbenden'. Om de betrokken mensen van buiten naar binnen te laten kijken naar het politiekorps, is het aangeraden om te starten met een opwarmertje. Tijdens de voorstellingsronde noemt iedereen een bedrijf of een organisatie waarvan hij als buitenstaander, als belanghebbende, vindt dat het een goede naam heeft. Van dat bedrijf of die organisatie worden dan kenmerken gevraagd die de betrokkene aanspreken. Heel dikwijls gaat het dan over: snelle bediening, klantgerichtheid, financieel gezond beheer, enthousiaste medewerkers, deskundigheid, relatie met de overheden, resultaatgericht, goede communicatie met klanten, Nadien wordt in kleine groepen van vier tot vijf mensen nagedacht over de vraag: welke kenmerken verwachten de - diverse groepen belanghebbenden terug te vinden bij de politie van de zone X/Y/Z? Afhankelijk van de aanwezige deelnemers worden de groepjes bewust gericht op één of twee van de vijf groepen belanghebbenden. Dit groepswerk resulteert in een reeks van verwachtingen en kenmerken die onder de vorm van sleutelwoorden worden genoteerd. Na de terugkoppeling van de groepjes aan alle aanwezigen wordt de lijst van verwachtingen en kenmerken, per groep belanghebbenden, aangevuld, verduidelijkt en gewijzigd. Deze lijst is het beginpunt voor de schrijvers van de visie en missie. De korte bijdrage van deze externe mensen lijkt beperkt. Toch zijn ze het er met zijn allen altijd over eens dat deze bezinning waardevol was, niet alleen omwille van de kennismaking, maar vooral om de eerste en belangrijke afstemming van hun diverse verwachtingen. stappenplan stap 1: de juiste mensen betrekken stap 2: belanghebbenden stap 3: verwachtingen Dirk Van Aerschot - provincie Vlaams-Brabant /5

3 Na het van de verwachtingen wordt afgesproken dat enkele (drie tot vier) politiemensen aan de slag gaan om een tekst te ontwerpen waarin alle geïnventariseerde verwachte kenmerken van de lokale politie aan bod komen en die voldoet aan de voorwaarden van een goede visie, missie en waardentekst. stap 4: de tekst schrijven Eerst wordt nagegaan welke geïnventariseerde verwachtingen of kenmerken van de politie behoren tot de visie (toekomst, uitdagend,...), welke tot de missie (kernopdracht) en welke tot de waarden (individuele gedragingen,...). Diverse bij elkaar aansluitende verwachtingen worden samengebracht (geclusterd) om de tekst zo kort mogelijk te houden. Voor sommigen wordt naar synoniemen gezocht, andere begrippen worden dan weer eens uit elkaar getrokken. Nadien volgt een 'spel' met woorden, met het omkeren van zinnen, met herformuleringen, met zoeken naar betekenis van woorden, totdat een korte, krachtige verstaanbare tekst tevoorschijn komt. Tot slot, bekijkt de groep die dit ontwerp klaarstoomt of alle belangen van de dienstenafnemers, de overheden, de partners, de maatschappij en de medewerkers op een evenwichtige manier verweven zitten in het geheel van de tekst van de visie, de missie en de waarden. Het schrijven van een dergelijke tekst neemt één tot twee halve dagen in beslag. Hier zijn ook weer verschillende manieren mogelijk, afhankelijk van de keuze die de politiezone gemaakt heeft bij het betrekken van de juiste personen (Stap 1). Voor de interne validatie is het noodzakelijk dat er een discussie plaats heeft met alle of de meeste medewerkers van het korps over de ontwerptekst. Zij zullen immers de visie en missie moeten waarmaken. Als zij zich er niet in terugvinden, zit de korpschef met een probleem. Maar ook extern is validatie nodig. Wanneer externen werden uitgenodigd om de inventaris van verwachtingen op te stellen, ligt het ook daar voor de hand dat me t hen de ontwerptekst wordt besproken. Verder kan ook gedacht worden aan een validatie door het politiecollege, de politieraad, de procureur des Konings, Uiteindelijk zullen de burgemeester(s), de procureur des Konings en de bestuurlijke directeurcoördinator in de zonale veiligheidsraad hun zegen moeten geven over de visie, missie en waarden, die een plaatsje krijgen in het zonale veiligheidsplan. Op basis van de bemerkingen van degenen die betrokken worden bij de validatie kan de tekst bijgestuurd worden. De tekst over visie, missie en waarden die ontwikkeld wordt volgens de methode die we hier beschreven hebben, dient vooral als basis voor interne en externe communicatie. Omdat elk woord zijn betekenis heeft, verdient elk woord op termijn verduidelijking. Dit verhelderen vergt heel wat tijd en stopt eigenlijk nooit. Na verloop van tijd, na veelvuldige discussies met dienstenafnemers, overheden, partners, doelgroepen uit de maatschappij en met de medewerkers, zal steeds nauwkeuriger kunnen bepaald worden waar het korps naartoe wil. Specifiek voor de waarden zal na verloop van tijd steeds nauwkeuriger kunnen bepaald worden welk gedrag van de individuele medewerker gewenst is en welk gedrag niet kan of mag getolereerd worden. De verheldering van de visie, missie en waarden kan op verschillende plaatsen, onder verschillende vormen en op verschillende ogenblikken in de organisatie teruggevonden worden: in persoonlijke gesprekken, in zonale veiligheidsplannen, in interne richtlijnen, in opleidingen, in taakbeschrijvingen, in werkgroepen, in presentaties, in personeelskrantjes, in evaluaties, in tuchtzaken, Deze beperkte opsomming geeft nogmaals aan dat de visie, missie en waarden het vertrekpunt zijn voor de werking en de uitbouw van elke succesvolle organisatie. stap 5: ontwerptekst laten valideren stap 6: visie, missie, waarden verhelderen Dirk Van Aerschot - provincie Vlaams-Brabant /5

4 Een visie, een missie en waarden heb je als politiekorps niet nodig om in overeenstemming te zijn met het zonale veiligheidsplan of om ze in de kast te leggen. Als vertrekpunt voor de werking en uitbouw van een organisatie moet er voortdurend over gecommuniceerd worden, enerzijds om ze te verhelderen zoals in de vorige stap werd geschreven, maar anderzijds ook om alles wat gedaan wordt in het korps te kunnen kaderen in of te kunnen ophangen aan de visie, missie en waarden. Daarvoor zijn vele ideeën te bedenken. Sommige korpsen vermelden hun slagzin op alle briefwisseling, op de voertuigen, Je kunt er ook voor zorgen dat de visie, missie en waarden worden uitgehangen in elk lokaal, ook waar publiek komt. De waarden kunnen op een bladwijzer gezet worden die elke medewerker in zijn agenda kan gebruiken. Je zou ook (een gedeelte van) de tekst kunnen laten afdrukken op naamkaartjes. Ook met sleutelhangers voor de sleutels van de dienstvoertuigen zijn leuke ideeën te bedenken. Kortom, creatieve mensen zullen deze opsomming van enkele voorbeelden met plezier aanvullen. In de vorige paragraaf ging het vooral over geschreven communicatie. Maar elke gelegenheid, intern of extern kan aangegrepen worden om één of meerdere aspecten van de visie, missie en waarden te verduidelijken. Het altijd opnieuw herhalen van dezelfde bood-schappen is geen overbodige luxe, want mondelinge communicatie kan zeer vluchtig zijn. Dienstenafnemers, partners, overheden en de doelgroepen uit de maatschappij moeten inderdaad weten waarvoor en onder welke omstandigheden ze bij de politie terechtkunnen maar ook waarvoor niet, Maar ook in iedere personeelsvergadering, bij elke opleiding, bij elke toespraak, bij elke operationele briefing, kan in mindere of meerdere mate aandacht geschonken worden aan deelaspecten van de korpsidentiteit. Als voorbeeld geven we de visie, missie, waardentekst van de politiezone Beringen/Ham/Tessenderlo mee: stap 7: Voortdurend communiceren voorbeeld Visie: Met enthousiaste medewerkers in een doorzichtige en professionele organisatie streven wij naar optimale tevredenheid van burgers en overheden. Ons korps legt hierbij de nadruk op: Zichtbaarheid en aanspreekbaarheid Preventie, repressie en nazorg Probleemoplossend werken in partnerschap Continu verbeteren Intern en extern gerichte communicatie Flexibiliteit en polyvalentie Gedurfd leiderschap Missie: Als fundamentele schakel in de veiligheidsketen bieden wij onder het gezag van onze overheden een kwalitatieve gemeenschapsgerichte politiezorg aan. Bijdragen tot een veilige en leefbare omgeving is onze zorg. Waarden:: Het succes van onze missie en visie steunt op de inzet van elke medewerker. Zeven waarden gelden als richtsnoer voor ons denken en handelen: P ermanent beschikbaar zijn we. O penheid kenmerkt ons. L eren doen we voortdurend. I ntegriteit is onze levenshouding. T eamwork is onze methode. I ndividuele verantwoordelijkheid nemen we. E mpathie kenmerkt onze dienstverlening. Dirk Van Aerschot - provincie Vlaams-Brabant /5

5 Enkele tips voor het opstellen van visie, missie en waarden op een rijtje: wees eerlijk en geloofwaardig wees ambitieus en toch realistisch houd het zo eenvoudig mogelijk wees beknopt formuleer helder en begrijpelijk wees inspirerend creëer betrokkenheid, verbondenheid, draagvlak en acceptatie verspreid de tekst op ruime schaal bekijk eens een missie van andere organisaties actualiseer wanneer nodig zoek naar het meest 'waarschijnlijke' toekomstbeeld kijk vooral zo ver mogelijk naar voor en vermijd kortetermijndenken wees creatief en origineel intuïtie en metaforen zijn belangrijker dan droge analyses zorg dat visie, missie en waarden op elkaar afgestemd zijn. tips Toekomst gezocht!? Visie, missie en waarden van de politiezone bepalen, D. Van Aerschot, J. Chanet, E. Raymaekers, J-M. Van Broeckhoven en G. Wouters, Handboek politiediensten, Kluwer, Afl. 62, juni 2002 bron en meer informatie Dirk Van Aerschot - provincie Vlaams-Brabant /5