Notulen ledenvergadering C.O.V

Transcriptie

1 Notulen ledenvergadering C.O.V Datum: 24 mei Voorzitter: Sander Jongsma Notulist: Erna Nijkamp Afwezig: met kennisgeving: Gerrit Aanstoot, Karin Stam, Jan Paalman. zonder kennisgeving: Nicole Sledsen, Freddie Paalman. Agenda: 1. Opening 2. Vaststellen agenda. 3. Notulen ledenvergadering 6 april In en uitgaande post 5. Mededelingen 6. Financieel overzicht. 7. Evaluatie Juttemis 8. Evaluatie familievoorstellingen. 9. Nieuw te spelen stukken: -avondvullend -familievoorstelling 10. Verenigingsplan. 11. Kraamschudden. 12. Jaarverslag. 13. Rondvraag. 14. Sluiting. 1. Opening: De voorzitter heet iedereen welkom, in het bijzonder John en Antoinette, 2 nieuwe leden. Erna Nijkamp opent met een pinkster gedicht. 2. Vaststellen agenda. Punt 10 het Verenigingsplan komt i.v.m tijd vanavond te vervallen. Hieraan wil het bestuur een extra interactieve avond wijden in september. 3. Notulen vorige vergadering. De notulen 2006 worden goedgekeurd. Wel zien de leden de notulen liever eerder tegemoet. In verband met goedkeuring van de notulen door de leden zal een concept op de site worden geplaatst onder noemer Verslag ledenvergadering. Dank aan Karin voor het notuleren. 4. In en uitgaande post. 1 Parkgebouw : Als reactie op onze brief over de meneergrijs voorstelling met op- en aanmerkingen omtrent klachten van bezoekers ontvingen we een brief retour: Oprechte verontschuldigingen. Boekingskosten a 1,00 is afgeschaft. 2. Aris Bremer: Reactie geplaatst op de site n.a.v. Juttemis: Complimenten. 3. Geboortekaartjes: Luuk Stam Bente ter Steege. 1

2 5. Mededelingen: 5, 6, en 7 juli is er een openluchtspel in Rijssen (muziekkoepel Parkgebouw): De Scheerbaas van Riessen Het is een opera met een lach. Sander speelt namens COV mee in deze productie. Kaarten a 10,00 verkrijgbaar bij het Parkgebouw. Jumelageweekend: De onderhandelingen omtrent dit uitwisselingsweekend zijn helaas op niets uitgelopen. We hebben een nieuwe lichtset aangeschaft en inmiddels al 5 x kunnen gebruiken. Er zijn pietenpakken ingekocht voor de pietenprodukties rond 5 december. We hebben Lianne een waarderingsbonus geschonken van 100,00 voor het schrijven van onze kinderstukken. Zij wil dit geld gebruiken voor een schrijverscursus..( dank voor je inzet Lianne!) We hebben een nieuwe website / adres is: info@toneelgroepcov.nl We zijn lid geworden van de NVA. Kosten zijn 80,00 op jaarbasis. Voordelen zijn: *We zijn verzekert voor calamiteiten tijdens voorstellingen. *We kunnen advies inwinnen omtrent het uitzoeken van toneelstukken. *We kunnen gebruik maken van hun bibliotheek. 6. Financieel overzicht: De kascontrole heeft plaatsgevonden door Jan Paalman en Mannes Kruithof met goedkeuring. Kascontrole volgend jaar door Jan Paalman en Henk Aanstoot. Met de complimenten voor de penningmeester: Bart Lubberdink. 7. Evaluatie Juttemis *We mogen tevreden zijn over het bezoekers aantal : Parkgebouw :202 Kandelaar: 80 *Financieel: ongeveer + 200,00. *Stukkeuze: De leescommissie heeft een eigentijds stuk gekozen, waarin diepgang zat, maar waarbij ook gelachen kon worden. *Het decor was fantastisch, Complimenten voor de bouwers! Het publiek deelde deze complimenten door spontaan te applaudisseren bij het openen van de gordijnen. In de Kandelaar gaf het verlengde toneel een mooi effect. * Regie: voor het eerst werd zonder souffleur gespeeld, hetgeen positief merkbaar was. De spelers geven aan veel geleerd te hebben van de regisseur. * Reacties publiek: We speelden een ander stuk dan menigeen verwachtte. Ook waren er nieuwe bezoekers, die juist hierop afkwamen. * Reacties leden: Er zit een duidelijk verschil tussen spelers en niet spelers. Er volgt een discussie waarbij allerlei facetten aan de orde komen: Spelers zijn nauw betrokken bij de te spelen productie, regelen gaandeweg hoe het een en ander vorm moet krijgen. (denk bijv. aan opnames op het strand, niet spelers waren hiervan niet op de hoogte.) Niet spelers hebben ervoor gekozen niet te spelen, betrokkenheid is derhalve ook minder. Een repetitie avond bezoeken geeft geen gevoel van betrokkenheid omdat er hard gewerkt wordt door de spelers. Het stuk leeft (nog) niet bij de niet spelers. Voor de première moet er veel werk verzet worden, de spelers hebben het gevoel dat er veel op hen neer komt, zien zich graag gesteund. Goede PR in de media, verrassende stukjes. Prachtige posters ontworpen. Over 2

3 het flyeren waren de meningen verdeeld, vergt veel tijd, en de resultaten??? Leden vinden de manier waarop ze benadert worden om mee te helpen onplezierig. (mails komen te dwingend over) Er volgt een discussie over de sfeer binnen de vereniging, de saamhorigheid is volgens een aantal verdwenen, er zou groepsvorming zijn. Er is zelfs een lid die overweegt het lidmaatschap op te zeggen. We zijn met z n allen van mening dat dit niet mag gebeuren. Het blijkt dat deze gevoelens veelal door miscommunicatie worden gewekt. Het is goed dat we dit punt openhartig met elkaar bespreken,we willen er dan ook met z n allen positief tegen aan. In dit kader hebben we met elkaar een aantal afspraken gemaakt: De leescommissie bepaalt samen met de regisseur het te spelen stuk. De leden geven aan (in de ledenvergadering)wat ze het komende seizoen binnen de vereniging willen doen. Er wordt naast de regisseur een producent aangesteld die de randactiviteiten coördineert. 6 weken voor de première wordt er een productie vergadering gepland. Aan de hand van checklisten worden de randactiviteiten weergegeven. De voortgang van de repetities, afspraken of andere zaken worden (bijv. 1x per maand) doorg d naar de leden ( door de regisseur of de producent) 8. Evaluatie kindervoorstellingen: KOC: Ligt al weer even achter ons, was een leuk stuk om te spelen. Er wordt voorgesteld om de stukken te evalueren tijdens de ledenvergadering van desbetreffend seizoen, (ook al wordt het stuk daarna nogmaals gespeeld) Meneer Grijs: Een verrassend stuk dat we 4x ten tonele hebben gebracht. Spelers waren ook enthousiast over dit stuk. Veel typetjes, lachwekkende hilariteit. In de Kandelaar hadden we (met het oog op brandgevaar) teveel kinderen binnen. (aandacht hiervoor volgend seizoen. Pietenstuk: Rond 5 december willen we dit stuk weer graag op de planken brengen bij bedrijven, personeelsverenigingen enz. Laten we hier allemaal alert op zijn. Jerry geeft aan dat de NS (Hengelo)misschien belangstelling heeft. Rondje Kulturhus: We deden mee met de dierenfabels, Dolf Moed benaderde ons hiervoor. Voor de vereniging een goed stukje PR. 9. Nieuw te spelen stukken. Familievoorstelling: Er is al een leescommissie in het leven geroepen via de mail: Hetty, Erika en Erna zijn al aan het lezen. (Lianne heeft te kennen gegeven dit jaar geen kinderstuk te schrijven i.v.m. haar zwangerschap) Op 16 januari spelen we de familievoorstelling in het Parkgebouw In de herfstvakantie spelen we het stuk op woensdag 17 oktober 1 of 2x: Om uur en uur. We hopen dat er nog meer aanvragen komen. Pietenstuk: Hengelo? Wil iedereen deze produktie promoten! ( financiele afhandelingen via de penningmeester ) Avondvullende voorstelling: Voor het seizoen 2007/2008 worden we niet ingeboekt in het Parkgebouw, dit i.v.m. toezeggingen andere amateurverenigingen. Voorstel: We spelen 28 en 29 maart 2008 in de Kandelaar, en in september 2008 in het Parkgebouw (dit valt dan in het seizoen 2008/2009) Er is al een leescommissie in het leven geroepen voor het jaar 2007/2008 via de mail: 3

4 Lianne, Jerry, Karin. Voor het seizoen 2008/ 2009 willen we ook al een leescommissie samenstellen. Lianne, Antoinette, Janny W. stellen zich beschikbaar. Hier komt nog een bestuurslid bij. We noteren welke stukken er gelezen zijn en maken een shortlist van de stukken die in de smaak vallen. De leescommissies moeten van stukken die op de shortlist geplaatst moeten worden een korte samenvatting weergeven en het aantal spelers benoemen. Bart is de contactpersoon voor het opvragen van een zichtzending en het versturen hiervan. Hij houdt ook de shortlist bij. Wie geeft zich op voor welke activiteit komend seizoen? Familievoorstelling: Spelers: Dinie., Diederik. ( kleine rol) Janny., Johan., Antoinette, Jan v.d. D, Hetty, John, Bart, Addie ( kleine rol) Jerry ( of regie) Erika ( of grime) Regie: Jerry? Productie : Francis, Erna Grime: Erika Decor: Mannes, Henk Souffleur: Evt. Henk PR: Sander Avondvullende voorstelling: Spelers: Diederik,( kleine rol) Dinie ( kleine rol), Erika, Ria, Jerry ( i.p) Susan, Lianne ( of regie) Jan vd D. John, Gerrit, Bart. Erna, Hetty ( reservelijst) Regie: Lianne? Productie: Johan, Addie, Francis. Grime:? Decor: Henk + Souffleur: Evt.Henk PR: Sander Pietenstuk: Francis, Addie, Janny W, Hetty, John, Bart. 11. Kraamschudden: Janny, Susan en Erna gaan op kraambezoek bij Bente Erika en Mannes gaan op kraambezoek bij Luuk. 12. Jaarverslag: Het jaarverslag wordt voorgelezen namens Karin door Erna. Wijzigingen: blad1; Beatrixschool in Rijssen en Shalomschool in Wierden Blad 1: Erik was reeds erelid sinds het 50 jarig jubileum. 13. Rondvraag: Sander: * Wie heeft er opslagruimte voor de toneelkleding? Ria Tromop meldt zich onder voorbehoud aan. * Wie organiseert dit jaar een feestavond? Jerry, Addie en Erika melden zich aan.datum volgt. 4

5 Dinie: Erik : Lianne: Jerry: Jan v.d. D. Bart: Janny W: *Heeft een korte evaluatie gemist in de Open Hof. Iedereen begon direct op te ruimen. Afspraak is : even gezellig wat drinken of napraten met elkaar of bekenden. Daarna met z n allen opruimen! * Miste de namen van de spelers in het programmaboekje. Hier is bewust voor gekozen omdat anders direct duidelijk zou zijn dat Juttemis een vrouw was. * In het kerkblaadje heeft geen vooraankondiging gestaan. Is wel op tijd aangeleverd, maar niet gepubliceerd. * KOC wordt 30 mei om uur gespeeld in Barneveld. * De podiumelementen kunnen we m.i.v. volgend jaar niet meer huren. Aandacht hiervoor. * Jerry hoopt dat de gevoerde discussie de sfeer binnen de vereniging ten goede komt. *Wil graag een DVD van Meneer Grijs. * Wil iedereen de contributie betalen. * S.v.p. aandacht voor kinderen op het toneel bij op- en afbouw van het decor. Afspraak is dat er geen kinderen meehelpen i.v.m. risico s die hier aan kleven. 14. Sluiting door de voorzitter. PS: Actielijst: Vergadering Verenigingsplan plannen (in sept.) en voorbereiden; Bestuur Kraambezoek Bente: Janny,Erna Luuk: Mannes, Erika Organiseren feestavond 2007: Jerry, Addie, Erika Kascontrole 2008: Jan P, Henk A Leescommissie familievoorstelling2007: Erika, Hetty, Erna Leescommissie avondvullend 2008: Lianne, Jerry, Karin Leescommissie avondvullend 2008/2009: Lianne, Antoinette, Janny W. Pietenstuk promoten: Allen Shortlist gelezen stukken aanmaken: Bart Checklisten ontwikkelen diverse commissies: Bestuur. Aandacht voor podiumelementen volgend seizoen: Bestuur. Aandacht brandveiligheid in de Kandelaar (max.aantal bezoekers): Producent 5