Verslag algemene jaarvergadering Stichting Beheer Oudergelden het Festival op maandag 8 september 2014

Transcriptie

1 Stichting Beheer Oudergelden Verslag algemene jaarvergadering Stichting Beheer Oudergelden het Festival op maandag 8 september 2014 Aanwezig: Bestuursleden: Aafje ter Avest, Karin Hogervorst en Janke Verheij, Kim van Egmond namens het team en ongeveer 25 ouders. 1. Opening Aafje opent de vergadering en heet alle aanwezigen van harte welkom. De algemene jaarvergadering wordt voor het eerst gecombineerd met de avond voor ouderhulpgroepen. Hierdoor is er een vrij grote groep betrokken ouders aanwezig, wat de Stichting erg prettig vindt. 2. Verslag algemene jaarvergadering 8 oktober 2013 Het verslag heeft het afgelopen jaar op de website gestaan en wordt ongewijzigd vastgesteld. 3. Toelichting op het financiële jaarverslag De secretaris Janke Verheij geeft een korte toelichting op het jaarverslag. (zie bijlage). Afgelopen jaar is door ruim 79% van de ouders de vrijwillige bijdrage voldaan, dit is 4% minder dan het jaar daarvoor. Vragen en opmerkingen: Betaalt 80% van de ouders voor alle kinderen? Antwoord: Ja, op Het Festival worden geen kinderen buitengesloten. Dit is een keuze van het team. Hoe worden de ouders die niet betalen aangesproken? Antwoord: Zij krijgen 2 keer een herinnering en in de Nieuwsbrieven wordt regelmatig aangegeven waarom het belangrijk is om de ouderbijdrage te betalen. Kan er niet meer een dwingend beroep op ouders gedaan worden; zij kiezen voor een Kracht van Acht-school en daarbij horen ook kosten voor Kracht van Acht-materialen en Talentontwikkeling. Antwoord: Wettelijk gezien is de ouderbijdrage vrijwillig. Geef nog meer bekendheid via de Nieuwsbrieven wat er met het geld gedaan wordt en dat 80% van de ouders voor alle kinderen betaalt. Is er de mogelijkheid om zelf een schoolshirt aan te schaffen? Antwoord: We kunnen onderzoeken of hier meer animo voor is en bekijken of we deze mogelijkheid willen gaan geven. Geef via de Nieuwsbrieven nog meer bekendheid aan de Back2School-actie. Laat ouders weten dat de opbrengsten van oud-papier uit de wijk Breecamp-oost komen, zodat mensen bewuster hun oud papier inzamelen. 5. Financieel jaarverslag De penningmeester Karin Hogervorst geeft aan de hand van een financieel overzicht de gelegenheid om vragen te stellen. (zie bijlage).

2 De kascontrole heeft op 3 september jl. plaatsgevonden. Op voorstel van de kascommissie wordt aan de penningmeester decharge verleend over het schooljaar De Stichting heeft het schooljaar af kunnen sluiten met een positief saldo. 5. Begroting De begroting (zie bijlage) is voorlopig en moet nog door de MR worden goedgekeurd. De penningmeester geeft een toelichting: De posten Talentontwikkeling en Koken worden komend schooljaar opgesplitst in onderbouw (groep 1-4) en bovenbouw (groep 5-8). Kim van Egmond merkt op dat groep 3 ook meedraait met Talentontwikkeling en Koken. We zullen de begroting hierop aanpassen. In de begroting wordt gesproken over ijs op de laatste schooldag. Dit moet veranderd worden in traktatie op de laatste schooldag. Vraag: Gaat de begroting uit van een 100% opbrengst of minder? Antwoord: De begroting gaat uit van een 80% opbrengst. De Stichting vergadert tweemaandelijks om de begroting evt. bij te stellen. Vraag: Is het mogelijk dat bedrijven de school sponsoren? Antwoord: Daar gaat de Stichting Beheer Oudergelden niet over. NB: Zowel het financieel jaarverslag als de begroting komen ter inzage op de website te staan. NB: De begroting (zie bijlage) kan gaandeweg het jaar bijgesteld worden, afhankelijk van de geïnde ouderbijdrage en onvoorziene omstandigheden. 6. Rondvraag. Kunnen ook andere groepen, bijvoorbeeld de fotogroep, opgenomen worden als post in de begroting? Antwoord: Mail ons of spreek ons aan als je een concreet verzoek hebt, we kijken dan of er ruimte is binnen de begroting. 7. Sluiting. Hierna sluit Aafje de vergadering en neemt Kim van Egmond het woord voor de Ouderhulpgroepen.. Voorzitter: Aafje ter Avest Secretaris: Janke Verheij Penningmeester: Karin Hogervorst Notulist: Janke Verheij

3 Stichting Beheer Oudergelden JAARVERSLAG De Stichting Beheer Oudergelden Op 9 april 2010 is de Stichting Beheer Oudergelden het Festival (hierna te noemen de stichting ) opgericht en in die hoedanigheid ingeschreven bij de Kamer van Koophandel Oost Nederland. In het Huishoudelijk Reglement, behorende bij de Stichtingsakte, zijn alle reglementaire zaken waarmee de Stichting te maken krijgt vastgelegd. Het Huishoudelijk Reglement is voor iedereen te raadplegen via de site van het Festival ( In het schooljaar vergaderde het bestuur van de Stichting in totaal zeven maal, waarvan notulen zijn opgemaakt. Daarnaast heeft op 8 oktober 2013 de algemene jaarvergadering plaatsgevonden. De notulen hiervan zijn terug te vinden op de site van het Festival. Samenstelling bestuur Het vrijwillige bestuur van de Stichting bestond dit schooljaar uit de volgende ouders: Aafje ter Avest - voorzitter; Karin Hogervorst- penningmeester en Janke Verheij- secretaris. Doelstelling De Stichting Beheer Oudergelden het Festival stelt zich ten doel het beheer en de besteding van: a. de vrijwillige bijdrage van ouders van leerlingen van de school, en/of; b. andere bijdragen van ouders ten behoeve van activiteiten van of voor de school; en c. hetgeen de stichting op enigerlei andere wijze verkrijgt. De uit de ouderbijdrage gefinancierde activiteiten zijn activiteiten die niet tot het gewone lesprogramma behoren en die dus niet door het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap worden betaald. De door de stichting beheerde gelden komen geheel ten goede aan de leerlingen, met uitzondering van de overheadkosten (bankkosten) en de kosten voor lief en leed doeleinden. De bijdrage Kamer van Koophandel is met ingang van 2013 afgeschaft. Ouderbijdrage De vrijwillige ouderbijdrage bedroeg 40,- per leerling. In het schooljaar is voor 79.37% van de leerlingen een ouderbijdrage voldaan. Dit is 4% minder dan in het schooljaar Uitgaven In het schooljaar zijn de volgende activiteiten/materialen bekostigd uit de ouderbijdrage: - Kracht van Acht Naast de Kracht van Acht materialen die zijn aangeschaft als sinterklaascadeaus voor de groepen, zijn er - in verband met uitbreiding van de school - Kracht van Acht (decoratie)materialen aangeschaft voor in de nieuwe kleutergroepen en aanvullingen in de bestaande groepen.

4 - Talentontwikkeling Voor de verschillende workshops zijn materialen gekocht. Verder kon elke groep boeken aanschaffen in het kader van de Kinderboekenweek. - Thema s - Voor de vier jaarthema s heeft de decogroep diverse materialen aangeschaft om de school mooi aan te kleden. - Veel klassen zijn op een excursie geweest of hebben op school een workshop gevolgd. - Sinterklaas Dit schooljaar hebben alle leerlingen (groep 1 t/m 8) een sinterklaascadeautje vanuit de ouderbijdrage ontvangen en zijn ze getrakteerd op een schoencadeau en wat lekkers. Verder zijn er 2 pietenpakken aangeschaft van het geld dat al een aantal jaren gereserveerd is. - Kerst Naast decoratiemateriaal zijn er spullen gekocht om de kerstviering aan te kleden. - Pasen De leerlingen zijn getrakteerd op limonade, paaskoekjes en paaseitjes. - Juffen- en meestersdag Evenals vorig schooljaar hebben de teamleden van het Festival op 2 juli 2014 namens alle ouders en leerlingen een lunch aangeboden gekregen bij het Strandhuis Milligerplas. - Afscheid groep 8 Op 30 juni 2014 is er afscheid genomen van groep 8. De leerlingen hebben met elkaar pannenkoeken gebakken. Alle leerlingen hebben als afscheid een USB-stick met foto s ontvangen. - Laatste schooldag Op de laatste schooldag zijn alle leerlingen getrakteerd op een ijsje. - Diversen Omdat er op diverse posten geld over is gebleven, hebben we aan een aantal niet begrote posten geld uitgegeven. Dit zijn een nieuwe geluidsinstallatie en stellages en opruimbakken voor in de berging onder de trap. De kosten voor een deel van de keukeninventaris is betaald uit een reservering die gemaakt is in 2012/2013. Dit geldt ook voor buitenspeelgoed. - Overheadkosten Dit betreft o.a. de maandelijkse bankkosten. - Lief en leed Er zijn dit jaar geen kosten uit de lief en leed-pot gemaakt. Inkomsten - Bag2School actie In schooljaar heeft de stichting - in samenwerking met Bag2School - tweemaal een kledinginzamelingsactie op het Festival georganiseerd. Met de slogan Oud voor Nieuw wil de stichting op deze manier geld inzamelen om financiële middelen beschikbaar te hebben voor het aanschaffen van schoolshirts. De inzamelingen hebben een totaalbedrag van 456,- opgeleverd. Dit schooljaar heeft de stichting hierdoor 36 nieuwe schoolshirts kunnen aanschaffen. - Oud papier Vanaf februari 2013 is de ROVA gestart met het doorberekenen van de kosten van de beladers van het oud papier. Wanneer de kosten van de opbrengsten worden afgetrokken, houden we dit schooljaar ruim 900,- over. Dit geld is deels uitgegeven voor het aanschaffen van nieuwe schoolshirts. Door de hoge opbrengst dit jaar zullen

5 we een deel van het geld komend schooljaar gaan gebruiken voor het aanschaffen voor jacks of bodywarmers voor de begeleiders van evenementen. Communicatie - De stichting heeft regelmatig overleg gehad met de directie van het Festival (Dick Bremmer), een vertegenwoordiger namens het team (Kim van Egmond) en de MR van het Festival. - De stichting levert voor bijna iedere Festival nieuwsbrief input aan over de actuele zaken met betrekking tot de stichting/ouderbijdrage. De bestuursleden verzorgen bij toerbeurt de aanlevering van deze informatie. September 2014