De versie BOB 50 Expert en de Expert modus

Transcriptie

1 De versie Expert en de Expert modus Expert BO B 5 Sch Living, breathing business

2 Het programma vormt nu reeds 10 jaar de onbetwistbare standaard voor boekhoudsoftware. De constante innovatie in het beleid van Sage beoogt de vereenvoudiging en verbetering van het financieel beheer van de ondernemingen en dit alles met het behoud van de uiterst essentieële nauwkeurigheid. De Accountants en Erkende boekhouders spelen hierin een belangrijke rol, want het zijn zij die garant staan voor de kwalitatieve diensten die de ondernemingen mogen verwachten zodat alle opgelegde vervaldagen door de administratie vervuld worden. In deze missie worden er door Sage enorme inspanningen geleverd om hun in deze taak zo goed mogelijk te ondersteunen. Het volgende document zal u wegwijs maken in de laatste essentiële ontwikkelingen waarin we de fiduciaires, Accountants en Erkende boekhouders tegemoetkomen. De versie Expert is het programma exclusief ontworpen voor de werkzaamheden van de fiduciaires, Accountants en Erkende boekhouders. Deze versie heeft 2 belangrijke hoofdlijnen: Het vereenvoudigen van het dossierbeheer via de transversale en duidelijke navigatie doorheen alle dossiers. De planning van alle taken die door de medewerkers uitgevoerd moeten worden en de opvolging hiervan zodat we zeker zijn dat alle taken uitgevoerd worden. Naast deze exclusieve versie werden er ook een aantal specifieke functies ontwikkeld die u zullen bijstaan in de supervisie van de boekhouding van de KMO s of het volledige beheer van hun dossiers op uw eigen site. Deze specifieke functies zijn eveneens beschikbaar in de boekhouding van de producten KMO en Expert. De toegang tot deze functies zijn echter gereserveerd voor u als Accountant en Erkende boekhouder en werden samengebracht in een Expert modus met zijn specifiek menu. Later in dit document vindt u de volledige toelichting van deze mogelijkheid.

3 Expert modus Als Accountant of Erkende boekhouder kent u beter dan wie ook de werkwijze van de boekhouding. Het bent u als accountant die de boekhouding organiseert, de rekeningen rechtzet en het bedrijf voorlicht over de werkelijke toestand op financieel, economisch en fiscaal vlak. Hierbij kan het zijn dat u enkel de boekhouding superviseert of de volledige boekhouding van een bedrijf intern bij de fiduciaire bijhoudt. In beide gevallen is het belangrijk dat u kan ingrijpen indien de ingeboekte documenten in de verkeerde periode werden ingegeven, of indien op de verkeerde rekening werd ingeboekt of een verkeerdelijk BTWuitsplitsing,... De Expert modus is het antwoord op deze problematiek. Deze modus geeft u als Accountant en Erkend boekhouder toegang tot de volgende nieuwe opties: 1. Boekhoudkundige audit 2. Audit nota s 3. Verwijderen van boekingen 4. Decentralisatie van boekingen 5. Herberekenen van balansen 1. Boekhoudkundige audit Als Accountant of Erkend boekhouder is het één van uw hoofdtaken om de juistheid van de rekeningen te controleren en procedures te respecteren. Als extern accountant zal u zeker een groot aantal specifieke punten controleren tijdens uw interventie bij de onderneming. Met name de controle van het saldo en de bewegingen ingeboekt op bepaalde rekeningen zoals de wachtrekeningen, de salarissen, de financiële transacties, de coherentie van de BTW ingaven, de dubieuzen, enz Het is natuurlijk mogelijk om met al deze controles op een efficiënte en eenvoudige manier individueel te realiseren en dit dankzij de duidelijke en gedetailleerde raadplegingen en afdrukken. In het menu Expert biedt de optie Boekhoudkundige audit u de mogelijkheid om het geheel van deze controles uit te voeren via één enkele verrichting en een gedetailleerd rapport op te stellen met de gevonden onregelmatigheden. U vindt de handleiding voor het gebruik van deze functie terug via onze website gereserveerd voor de gebruikers.

4 2. Audit nota s Tijdens de controle van de boekhouding van uw klanten kan het nodig zijn dat u een specifieke nota opslaat in een dossier en dat deze nota permanent raadpleegbaar blijft. biedt u de mogelijkheid om nota s te bewaren, gelinkt aan een periode, op verschillende niveau s zoals documenten, dagboeken, derden of zelfs nog algemener gelinkt aan een periode of een boekjaar. U kan op elk moment het geheel van audit nota s relatief aan een periode of fiscaal boekjaar raadplegen en afdrukken. De optie Audit nota s in het menu Expert biedt u de mogelijkheid om dit soort nota s toe te voegen en in elk scherm zal het contextueel menu u dezelfde mogelijkheid bieden. U vindt de handleiding voor het gebruik van deze functie terug via onze website gereserveerd voor de gebruikers. 3. Verwijderen van boekingen Het heeft zich al zeker voorgedaan dat een klant een rekeninguittreksel in de verkeerde periode heeft geboekt of een verrichting tweemaal heeft ingeboekt. Bovendien werd het grootboek al bijgewerkt voor deze periode. Dit is uitermate vervelend maar met de Expert modus kan u gebruik maken van de functie Verwijderen van boekingen. Via de raadpleegmodus kan u boeking per boeking verwijderen. En via de assistent kan u boekingen verwijderen voor een selectie boekingen bv. voor een bepaalde periode, Hiermee kan u de desbetreffende boeking(en) verwijderen uit de grootboeken om deze nadien opnieuw in te geven. Indien er reeds officiële documenten zoals de BTW-aangifte werd opgesteld voor deze periode, dan houdt u als Accountant en Erkend boekhouder uiteraard rekening met de gevolgen van deze tussenkomst. Om de verschillen tussen de BTW-aangifte en de omzetrekeningen op te sporen, beschikt u over de lijst Overeenstemming omzetcijfer. Deze optie is toegankelijk via het menu Aangiften Overeenstemming omzetcijfer. Na het verwijderen van één of meerdere boekingen moet er ook rekening gehouden worden met de coherentie van de documentnummers en kan u via het menu van de Dagboekenlijst de volgorde van de nummering van de boekhouding opnieuw instellen. U vindt de handleiding voor het gebruik van deze functie terug via onze website gereserveerd voor de gebruikers.

5 4. Decentralisatie van boekingen Bij de klanten die hun boekhouding zelf bijhouden kan het al eens mislopen en heeft de bediende bijvoorbeeld een aankoopfactuur op de verkeerde rekening geboekt. De klant heeft reeds gecentraliseerd en alles werd in de grootboeken opgenomen. Om deze boekingen recht te zetten opteert u in de Expert modus voor de optie Decentralisatie van boekingen. Hier kan u alle types van dagboeken selecteren, dus de decentralisatie is eveneens beschikbaar voor de financiële en diverse dagboeken. Hier bestaat eveneens de mogelijkheid om ofwel via de raadpleegmodus of via de assistent de geselecteerde boeking(en) te decentraliseren. Na deze actie kan u de rekening aanpassen in het tijdelijke dagboek via het menu Ingaven. Uiteraard worden alle gegevens op niveau van de balansen enz. automatisch bijgewerkt. Indien er reeds officiële documenten voor deze periode werden opgesteld dan houdt u als Accountant of Erkend boekhouder uiteraard rekening met de gevolgen van deze tussenkomst. U vindt de handleiding voor het gebruik van deze functie terug via onze website gereserveerd voor de gebruikers. 5. Herbereken van balansen Indien er een incoherentie is ontstaan tussen de balansen en de historieken door het toepassen van verschillende acties zoals het verwijderen en decentraliseren van boekingen dan kan u ten alle tijden de balans laten herbereken om het evenwicht te herstellen. U kan deze functie toepassen voor de algemene rekeningen, klanten/leveranciers en analytische balansen voor alle periodes of periodiek. U vindt de handleiding voor het gebruik van deze functie terug via onze website gereserveerd voor de gebruikers.

6 Precentralisatie van derden boekingen Expert Volgens de deontologie van de boekhouding is het centraal dagboek ongetwijfeld het meest instructieve dagboek. In het begin van het boekjaar worden de openingsverrichtingen hierin geregistreerd en worden meteen alle grootboekrekeningen geopend. Vanuit het aankoopdagboek, het verkoopdagboek en de financiële dagboeken worden de centralisaties er periodiek in verwerkt. Het komt er dus op neer dat in het aankoopdagboek bv. chronologisch alle aankopen worden ingeschreven: handelsgoederen, investeringen, dienstverleningen Met de centralisatie worden ze gegroepeerd tot één journaalpost in het centraal dagboek en tegelijk op de respectieve grootboekrekeningen ingeschreven. Schoo Voor de bedrijven waar u de boekhouding superviseert raadt u misschien aan om de boekingen niet te centraliseren alvorens ze door u als Accountant of Erkend boekhouder werden nagekeken. Dit veroorzaakt echter een belangrijk nadeel in het dagelijkse beheer van bedrijven omdat zij hierdoor hun financiële verrichtingen niet voor honderd procent kunnen opvolgen. biedt de oplossing met de optie precentralisatie van de derden rekeningen en behoort dit obstakel tot het verleden. Eénmaal deze optie geactiveerd is, worden de verrichtingen op de klanten- leveranciersrekeningen direct weggeschreven in de historiek en kan men de financiële verrichtingen zonder problemen afpunten. En hierdoor kunnen we van dag tot dag alle lopende zaken uitstekend opvolgen (aanmaningen, betalingen, kredietlimiet, ). Opgelet, voor bestaande dossiers zal deze functie via de Opties van de Algemene configuratie ingesteld moeten worden. Op niveau van de leveranciershistoriek kan de gebruiker alle boekingen, inclusief de tijdelijke boekingen, die herkenbaar zijn aan het symbool in de eerst kolom, raadplegen. In het tabblad D/C van de signalitiek wordt eveneens rekening gehouden met de tijdelijke boekingen. Opgelet, om dit laatste resultaat te bekomen dient u de optie Berekening balansen derden met geprecentraliseerde boekingen te activeren. U vindt de handleiding voor het gebruik van deze functies terug via onze website gereserveerd voor de gebruikers. Politiek omtrent de centralisatie van de boekingen Volgens de deontologie van de boekhouding zijn de grootboeken na centralisatie onveranderlijk en dus definitief. Zoals we hierboven al hebben aangehaald kan de niet ervaren gebruiker nu dankzij de optie precentralisatie zijn boekingen al in de historieken raadplegen en toch nog hierna de nodige controles laten uitvoeren door de Accountant of Erkend boekhouder. De ondernemingen kunnen dus bijgevolg al hun verrichtingen ivm de derden uitvoeren zonder te moeten wachten op de komst van hun boekhouder. Ze kunnen hun afpuntingen uitvoeren, hun aanmaningsbrieven versturen, hun leveranciers betalen, het kredietlimiet perfect opvolgen. De gebruikers die de centralisatie gedurende een hele tijd uitstellen, moeten er wel rekening mee houden dat de toegang tot de ingaven kan vertragen. We moedigen dus toch wel aan om niet te lang te wachten met de centralisatie zeker aangezien u nu als Accountant of Erkend boekhouder in de en Expert beschikt over de mogelijkheid om achteraf boekingen te decentraliseren en de fouten recht te zetten.

7 Wist u dat in Expert Van alle afdrukken via een simpele knop een pdf document kan aanmaken en dit via mail aan uw klanten kan bezorgen. De belangrijkste actieknoppen altijd beschikbaar zijn via de rechtermuisknop. Verschillende afdrukken in een reeks kan plaatsen om deze bijvoorbeeld maandelijks af te drukken en deze in één pdf aan uw klant bezorgen. Een Migration kit bestaat om Software dossiers in versie 3.3 en gelijktijdig te beheren. In enkele minuten kan u alle taken aanmaken voor alle dossiers. Een controle op dubbels kan laten uitvoeren zodat u vermijdt om hetzelfde document opnieuw te boeken voor dezelfde periode. Tijdens de ingaven altijd het detail van de historiek en de derden kan opvragen om een informatie op te vragen. Via lijstmodus klanten- en of leveranciersgegevens gehergroepeerde wijzigingen kan uitvoeren. De niet gecentraliseerde dagboeken kan afdrukken voor controle. Compatibel is met FiSta, het product voor het neerleggen van uw jaarrekeningen.

8 MigrationKit De MigrationKit werd ontwikkeld om op een eenvoudige manier de volgende verrichtingen uit te voeren: Software dossiers te converteren naar de Expert versie (activeer de kolom Sel. en To Convert). De lijst met gebruikers en de toegekende toegangsrechten over te zetten naar de Expert versie. Om dossiers beheerd in Software weer te geven in het dashboard van de versie om op deze manier de takenplanning voor deze dossiers te kunnen beheren (activeer enkel de kolom Sel.). U vindt de handleiding voor het gebruik van deze functies terug via onze website gereserveerd voor de gebruikers. Expert Modus versus Software In onze aanbod Software is het voor u als Accountant of Erkend boekhouder eveneens mogelijk om de Expert modus te activeren via de rechtermuisknop indien de optie op niveau van het dossier geactiveerd is en als de nodige toegangsrechten werden toegekend. U verkrijgt dan het menu Expert met de volgende mogelijkheden: Verwijderen van boekingen via raadpleegmodus of assistent Decentralisatie van boekingen voor de dagboeken aankopen en verkopen Herberekenen balansen U vindt de handleiding voor het gebruik van deze functies terug via onze website gereserveerd voor de gebruikers.

9 Demo Sessions Vanaf 23 november organiseert Sage Roadshows over heel België en Luxemburg om u de laatst nieuwe versie van Expert voor te stellen. U zal weldra uitgenodigd worden om u in te schrijven op data en stad van uw keuze. Wenst u datums en bijkomende informatie over de Expert en zijn functionaliteiten dan brengen wij u graag in contact met één van onze gecertifieerde partners. U kan ook altijd een kijkje nemen op onze website waar u aan de hand van korte filmpjes kan kennismaken met de verschillende modules van. De Sage groep in de wereld Sage, s werelds nummer 1 in beheersoftware voor KMO s, steunt op de ervaring en kennis van zijn werknemers en een netwerk van verdelers om: Meer dan 5,5 miljoen klanten wereldwijd een eenvoudig beheer te garanderen. Oplossingen aan te bieden die aangepast zijn aan de grootte van ondernemingen in alle sectoren. In deze missie werkt Sage nauw samen met de accountants en erkende boekhouders om de kwaliteit van de boekhouding voor de KMO s steeds te verbeteren en te laten evolueren. Sage op de Belgische en Luxemburgse markt Met onze drie kantoren in Gent, Zaventem en Luik, en meer dan 40 medewerkers waarvan 20 voor de ontwikkeling en de ondersteuning van de producten, garandeert Sage u de expertise en souplesse van een lokaal bedrijf. Sage biedt u langetermijnoplossingen die u bij uw groei zullen begeleiden. Onze constante investeringen in Research & Development zijn voor u de zekerheid dat u over producten beschikt die steeds aangepast zijn aan de wettelijke, fiscale en technologische ontwikkelingen. Excelsiorlaan Zaventem Phone +32 (2) Fax +32 (2) info@sage.be