Concept agenda. Opening (19.30 uur) Agenda d.d. 26 september 2013 (vaststellen) (19.31 uur) Ingekomen stukken (19.32 uur)

Transcriptie

1

2 Concept agenda Opening (19.30 uur) Agenda d.d. 26 september 2013 (vaststellen) (19.31 uur) Ingekomen stukken (19.32 uur) Informatie van het college in het kader van de actieve informatieplicht (kennisnemen) (19.35 uur) Concept beknopt verslag van de vergadering van 5 september 2013 (vaststellen) (19.40 uur) Afsprakenlijst van de commissie (bespreken) (19.45 uur) Rondvraag (19.50 uur) PROGRAMMA VEILIGHEID 8. Voorstellen Regio Rivierenland over invoering van het volume-frequentie tariefsysteem door AVRI (bespreken) ( uur) Aan u wordt gevraagd of het besluit van het college draagvlak kan vinden binnen de commissie bestuur PROGRAMMA BESTUREN VAN DE STAD 9. Bestuurlijk-Ambtelijk samenspel (bespreken) ( uur) Aan u wordt gevraagd of u kunt instemmen met de in de bespreeknota genoemde uitwerking het het besluit van de raad d.d. 19 april Onderzoek naar de inbesteding van de dienstverlening van BOR naar AVRI (om advies) ( ) OVERIG Terugkoppeling intergemeentelijke samenwerkingsverbanden ( uur) Sluiting (22.20 uur)

3 BEKNOPT VERSLAG VAN DE OPENBARE VERGADERING VAN DE COMMISSIE BESTUUR D.D. 26 SEPTEMBER 2013 Aanwezig: B. Brink (voorzitter) de leden Y. Aliskan, S. de Boer, P. van den Burg, N.E. Gradisen, B. van Gurp, I. Joustra, D. de Klerk, Th.J.M. van oostrom, M.E.C. Rijckenberg, W.G. van Rooijen, A. Saddiki, A.D. Sijpkes, J.D. Stoeten Flach, P.G. van Wijk, T. Zuidema en J.W. Westerholt (commissiegriffier) Eveneens aanwezig: L. Verspuij, H. Beenakker (portefeuillehouders) en E. van Keken (ambtelijk adviseur) I. Geerits (AVRI) 1. Opening De voorzitter opent de vergadering en heet de aanwezigen welkom. De commissiegriffier wijst op de informatiebijeenkomst voor raads- en commissieleden op 9 oktober om uur in Geldermalsen met als onderwerp: covernance CGT. 2. Vaststellen agenda De agenda wordt conform vastgesteld. 3. Ingekomen stukken commissie Op de stukken is niet ingetekend. 4. Actieve informatie van het college Van de gelegenheid wordt geen gebruik gemaakt. 5. Verslag van de commissievergadering d.d. 5 september 2013 Het verslag wordt conform vastgesteld. 6. Afsprakenlijst van de commissie de heer Sijpkes vraagt naar de stand van zaken m.b.t. de papierinzameling door AVRI en vrijwilligersorganisaties. Geantwoord wordt dat er bij de AVRI een proef met de vrijwilligers loopt. Binnenkort vindt hierover een gesprek op bestuurlijk niveau plaats. Mevrouw De Klerk geeft aan dat er sprake is van een stijgende lijn in de afname van het aantal inbraken. Cijfers over juli en augustus ontbreken echter. Zij vraagt of er daders zijn opgepakt en of veelplegers vastzitten. Zijn we als gemeente op de goede weg of is er sprake van dweilen met de kraan open. Vormen wettelijke bepalingen een belemmering en indien dat zo is, vraagt zij of Tiel een signaal moet geven richting Den Haag. Tijdens de komende informatiebijeenkomst in beslotenheid in het veiligheidshuis d.d. 17 oktober 2013 om uur kan op dit onderwerp verder worden ingegaan. Op dit moment bestaat er geen aanleiding een brief richting Den Haag te sturen. De cijfers gaan de goede kant op, maar er zal vooral nu de dagen donker worden een slag gemaakt moeten worden. Naast dalende cijfers is er sprake van een toename van de drugsoverlast. De oorzaak ligt niet bij de coffeeshops, maar bij de straathandel. Dit hangt samen met de registratie van de politie. Dit hangt af van de vraag hoe de delictomschrijving is. 7. Rondvraag De heer Sijpkes vraagt aandacht voor de hoeveelheid collectes die in deze periode plaatsvinden. In hoeverre kan de gemeente, los van de landelijke collectes, de hoeveelheid collectes per week beperken. Schriftelijk antwoord volgt. De vraag wordt geplaatst op de afsprakenlijst. 1

4 8. Voorstel regio Rivierenland invoering volume-frequentie tariefsysteem door AVRI (bespreken) Vanuit de commissie wordt het volgende naar voren gebracht. mevrouw Joustra vraagt indachtig de discussie over het bureau BTH of de Tielse BOA-capaciteit vanaf 1 januari 2014 vooral ingezet gaat worden voor de handhaving van het nieuwe afvalinzamelsyteem om zo het dumpen van afval te voorkomen. Er is wel gekozen voor het inbouwen van micro-chips. De containers zijn niet afsluitbaar. Zij vraagt hoe misbruik door derden kan worden tegengegaan. mevrouw De Klerk geeft aan dat binnen de fractie van de VVD verschillend tegen het voorstel wordt aangekeken. Haar fractie is niet tegen het belonen van het scheiden van afval. Burgers dienen echter de keuzevrijheid te hebben om hier wel of niet aan mee te doen. Volgens haar berekening, die ambtelijk niet kan worden weerlegd, gaat iemand die er voor kiest om de huidige afvalinzameling voort te zetten 43,- meer betalen. Haar is de kostenverdeling van de nieuwe systematiek niet helder. de heer Sijpkes wijst op de nadelige effecten als afvaldumping en misbruik van andermans containers. Als flankerend beleid wordt er voor gekozen om de handhavingscapaciteit uit te breiden. T.a.v. de financiële kant van het verhaal vraagt hij zich af of bij de nieuwe tarieven al rekening is gehouden met de kosten van het verbranden van het restafval. Zijn fractie is voorstander van hergebruik van afval door scheiding aan de bron. de heer Saddiki geeft aan dat zijn fractie instemt met het voorstel. Hij bepleit een goede monitoring in de beginfase om zo het succes van de nieuwe systematiek te kunnen beoordelen. mevrouw Rijckenberg vindt het logisch dat het gebruik van het nieuwe systeem wordt beloond. Scheiding aan de bron is goed voor het milieu en ieder geval beter dan het reinigen van het afvalwater. de heer Zuidema stelt vast dat er sprake is van een geringe tariefdaling en tegelijkertijd een kostenstijging. De verbrandingskosten zullen dalen naar mate er beter gescheiden wordt ingezameld. Hij is benieuwd naar de evaluatie. mevrouw De Boer sluit zich aan bij de woorden van mevrouw De Klerk en constateert dat er sprake is van een verkapte kostenstijging voor de inwoners. mevrouw Stoeten deelt de zorgen en is benieuwd naar de resultaten van de programmaraad. In het AB zou Tiel zich van stemming moeten onthouden. Van de zijde van het college wordt het volgende opgemerkt: in de programmaraad heeft geen stemming plaatsgevonden. De Tielse houding om eerst de eigen raadscommissie te consulteren kon niet op bijval rekenen. In regionaal verband kan het voorstel op voldoende draagvlak rekenen. Het gaat er nu om het Tielse AB-lid te voeden met een Tiels geluid. extra controles zijn bij het voorgestelde systeem nodig. De daarvoor beschikbare BOA's bij de AVRI gaan niet ten koste van Tielse BOA-capaciteit. de afsluitbaarheid van containers is een te hoge kostenfactor. De nieuwe systematiek gaat niet uit van het gewicht maar van het aantal malen aanbieden van containers. Door slechts 12/13 maal de mogelijkheid te bieden om huisvuil aan te bieden wordt het scheiden van afval bevorderd. Dit systeem wordt al bij ongeveer 50 gemeenten toegepast. Voortgaan op de oude voet is ook een bewuste keuze. er volgt een financieel-technische uitleg. Toegezegd wordt deze nog op papier aan te reiken om te hechten aan het verslag. voor het verbranden van het restafval zit de AVRI tot eind 2014 vast aan de ARN. Vanaf 2015 is een verdere daling van de afvalstoffenheffing te verwachten door gebruik te gaan maken van een goedkopere aanbieder. met het voorstel zal het lukken om het percentage gescheiden afval omhoog te krijgen. Een gootsteenvermaler is slechts een optie op termijn om te bezien of zo het afvalwater beter kan worden gereinigd. In de tweede termijn wordt door de commissie het volgende naar voren gebracht. 2

5 mevrouw Joustra kan instemmen met het tariefsysteem. Zij pleit voor overgangsperiode om met kleinere containers te gaan werken. Zij vraagt nog eens kritisch te kijken naar het kwijtscheldingsbeleid. mevrouw De Klerk mist een overzicht van zaken die goedkoper worden. Nu lijkt het dat de kosten alleen maar toenemen. Zij is er voorstander van om beter scheiden te belonen, maar is tegen het hogere tarief bij voortzetting van de huidige wijze van inzamelen. Dit heeft ook geen deel uitgemaakt van de eerdere kaderstellende documenten. de heer Zuidema is blij met de korting op de tarieven terwijl hij de indruk krijgt dat de kosten alleen maar stijgen. Hij zou aan het Tielse AB-lid willen vragen om hier meer helderheid over te vragen mevrouw Rijckenberg wijst er op dat niet alleen een beloning van belang is, maar vooral dat het afval wordt gescheiden aan de bron. Ook zij vindt de berekening mistig. Conclusie: De voorzitter concludeert dat een meerderheid van de commissie in kan stemmen met het nieuwe systeem van afvalverwerking (12/13 maal per jaar containers aanbieden) maar dat grote vraagtekens worden geplaatst bij de kostenberekening (PvdA, CDA, GL, D66 en CU, beide laatstgenoemden m.u.v. de tarieven) De heer Van den Burg geeft aan niet te kunnen instemmen met het voorstel omdat de tariefopbouw en de kosten niet helder zijn. Mevrouw Joustra geeft aan het niet eens te zijn met het kwijtscheldingsbeleid. 9. Bespreeknota bestuurlijk ambtelijk samenspel (BAS) De uitkomsten/conclusies uit deze bespreking (in volgorde van de bespreekpunten) zijn: 1. met de quick scan lokaal bestuur zal zo spoedig mogelijk worden gestart. Actie griffier 2. de organisatie van de beeldvorming wordt neergelegd bij griffie en organisatie onder aansturing van de raadswerkgroep en daarna van het presidium nieuwe stijl. 3. met ingang van 1 januari 2014 worden de blauwe besluitenlijsten vervangen door nieuwsbrieven aan het college 4. de bestuurlijke termijnkalender wordt verder versterkt. Actie organisatie, griffie, college en presidium. 5. het presidium wordt in samenstelling gehandhaafd en komt eerder in de vergadercyclus bijeen zodat ook de agenda's van de commissies zullen worden besproken. Daaraan gekoppeld wordt het vergaderen van de commissies in dezelfde week. Actie voorstel griffier/voorzitter tot wijziging RvO met invoeringsdatum 1 januari 2014 (andere wijzigingsvoorstellen volgen later). Tweede actie die hiermee samenhangt is aanpassing van het vastgestelde vergaderschema 2014 (qua naamgeving presidium i.p.v. agendacommissie en andere vergaderdata in de periode 1 januari maart 2014). 6. verdere heroriëntatie van de fracties m.b.t. de commissieleden niet raadsleden is niet meer nodig. De commissiebespreking leidt tot de conclusie dat de bestaande situatie wordt voortgezet en dat het aan de nieuwe raad is om te bepalen hoe hier mee om te gaan. Een aanpalende discussie in de commissie over het vergaderstelsel in Tiel leidt tot de conclusie dat ook dit overgelaten wordt aan de nieuwe raad. Actie griffie: opnieuw verstrekken van de bestaande informatienota vergadermodellen 7. een protocol voor het instellen van raadswerkgroepen zal door de griffier aan het presidium ter vaststelling worden aangeboden 8. er wordt een werkgeverscommissie voor de griffie ingesteld. De griffier bereidt een voorstel en ontwerpverordening voor ter vaststelling door de raad. 3

6 9. verdere bespreking van een aanpassing van de raadszaal wordt overgelaten aan de nieuwe raad 10. de commissie heeft dit punt (werkbezoeken van de raad) niet uitputtend besproken waaruit wordt afgeleid dat hiermee wordt ingestemd. Dit punt zal voor de nieuwe raad worden uitgewerkt door voorzitter en griffier. 11. het concept van een politiek café wordt niet verder uitgewerkt indien hieraan kosten zijn verbonden. Voorzitter en griffier gaan gesprek aan met directeur Agnietenhof voor verdere oriëntatie. 12. het lief- en leedfonds wordt op korte termijn anders georganiseerd. Actie: griffier. 13. er wordt door burgemeester, secretaris en griffier een overdrachtsdocument opgesteld dat daags na de verkiezingen aan de onderhandelaars wordt verstrekt. 14. de commissie stemt in met een startprogramma voor de nieuwe raad. Actie griffier. Budget ad als raad zelf opnemen in de begroting dan wel door het college op te laten nemen in de eerste voortgangsrapportage er wordt niet gekozen voor kieskompas of stemwijzer. De kosten wegen niet op tegen het beoogd effect en hieraan is veel werk, ook voor politieke partijen, aan verbonden. 9. Onderzoek naar de inbesteding dienstverlening BOR naar AVRI (om advies) Vanuit de commissie wordt het volgende naar voren gebracht. mevrouw Joustra geeft aan dat het onderzoek reeds uitvoerig is besproken. Het gaat er om één en ander vooral bij de overdracht naar de AVRI, goed te organiseren. Zij adviseert positief over het voorstel. de heer Van Gurp merkt bij dit onderzoek een verschil op ten opzichte van het onderzoek bureau toezicht en handhaving. Hij heeft vertrouwen in het inbedden van het beheer van de openbare ruimte in de organisatie van de AVRI. Bovendien is een tweede financiële check uitgevoerd. Als het beheer van de openbare ruimte niet wordt uitbesteed zal de raad een nog grotere bezuinigingsslag moeten maken. Dat de winst pas over 3 jaar gaat ontstaan, hoeft op zich geen struikelblok te zijn. Het borgen van de kwaliteit van de dienstverlening en het nakomen van afspraken zal via de dienstverleningsovereenkomst goed geregeld moeten worden. de heer Van Oostrom sluit zich aan bij de woorden van de heer Van Gurp. De DVO ziet wat hem betreft niet alleen toe op de kwaliteit, maar ook op de flexibiliteit van de dienstverlening. Hij verwacht dat de DVO ter bespreking aan de commissie wordt aangeboden. BOR is minder risicovol dan de inbesteding van BTH. Ook nemen de kansen voor de medewerkers toe. Het CDA adviseert positief over het voorstel. de heer Gradisen geeft aan dat BOR omvangrijker is dan BTH, terwijl ook stadsbeheer mogelijkheden ziet om te bezuinigen. Het is altijd vervelend om personele veranderingen door te voeren, maar het besparingsresultaat weegt zwaar. Het zou mooi zijn als een baangarantie voor vijf jaar kon worden gegeven. de heer Van Wijk geeft aan dat zijn fractie een positief advies geeft over het voorstel. Hij maakt een opmerking over winst maken door de AVRI. Z.i. gaan de kosten 1 op 1 over naar de AVRI. Hoe wordt bepaald dat de AVRI geen winst maakt. Tegelijkertijd met BOR loopt BTH. Worden hiermee synergie voordelen gehaald of levert dit problemen op. de heer Zuidema is van oordeel dat een zorgvuldige afweging op basis van dit voorstel mogelijk is. De raadscommissie krijgt bovendien de dienstverleningsovereenkomst nog te zien. Hij bepleit om een evaluatiemoment in te bouwen en pleit voor naamsverandering van de AVRI. de heer Van den Burg dankt het college voor de beantwoording van zijn vragen over de uitvoering van diverse taken. De beantwoording sluit echter niet 1 op 1 aan op zijn vragen. Hij geeft aan geen goed zicht te hebben op de over te dragen taken. Wat gaat precies over op b.v. het gebied van evenementen en wat blijft achter. Zolang hem dit niet met cijfers achter de komma duidelijk wordt gemaakt verzet hij 4

7 zich tegen het voorstel. Hij ziet liever dat eerst de DVO (ondanks kosten en extra tijd) wordt opgesteld en ter beoordeling wordt voorgelegd. Spreker wenst boter bij de vis. Om deze reden is hij tegen het voorstel en verzoekt om reguliere behandeling in de raad. Van de zijde van het college wordt als volgt gereageerd. de dienstverleningsovereenkomst (DVO) komt terug in de commissie. Hierin zal ook ingegaan worden op de gewenste flexibiliteit hetgeen in tegenspraak lijkt te zijn met de opmerkingen van de heer Van den Burg die alles op voorhand wil vastleggen. er wordt niet ingegaan op een baangarantie voor de medewerkers. Er wordt momenteel gesproken over een sociaal plan waarin het logisch is om het principe: mens volgt werk op te nemen. De onderhandelingen kunnen echter pas echt worden gevoerd nadat de raad een besluit heeft genomen. de AVRI is geen particulier bedrijf en mag derhalve ook geen winst maken. De taken en werkzaamheden gaan 1 op 1 over. Zo zullen in de voortgangsrapportages de afwijkingen van de budgetten moeten worden gemeld. Als zaken goedkoper kunnen worden uitgevoerd is de "winst" voor de gemeente. het is de bedoeling dat BTH in het voorjaar van 2014 overgaat en BOR in het najaar van De reden is dat voor BOR meer dingen moeten worden uitgezocht. een naamsverandering van de AVRI kan pas in gang worden gezet na de besluitvorming van de raad. Ook is medewerking van het regionaal bestuur nodig waarbij het wellicht niet mogelijk zal zijn om een meerderheid voor te krijgen. Het college zal zich inspannen om een naamsverandering te realiseren. de indirecte kosten van evenementen horen thuis bij de behandeling van de evenementennota en niet bij de inbesteding van BOR bij de AVRI. Advies: De leden van de commissie afkomstig uit PvdA, CDA, D66, GL, VVD en Pro Tiel adviseren positief over het voorstel De leden afkomstig uit de PvdB adviseren negatief over het voorstel en verzoeken om reguliere agendering. De leden afkomstig uit de fracties van de VVD en de CU verzoeken eveneens om reguliere agendering. 11. Terugkoppeling uit intergemeentelijke samenwerkingsverbanden Van de gelegenheid wordt geen gebruik gemaakt. 12. Sluiting De voorzitter dankt de aanwezigen voor hun inbreng en sluit de vergadering. Tiel, 7 oktober 2013 J.W. Westerholt griffier 5

8

9 CONCEPT BEKNOPT VERSLAG VAN DE OPENBARE VERGADERING VAN DE COMMISSIE BESTUUR D.D. 5 SEPTEMBER 2013 Aanwezig: B. Brink (voorzitter), de leden Y Aliskan, S. de Boer, P. van den Burg, N.E. Gradisen, B. van Gurp, I. Joustra, D. de Klerk, Th.J.M. van oostrom, M.E.C. Rijckenberg, W.G. van Rooijen, A. saddiki, A.D. Sijpkes, J.D. Stoeten Flach, P.G. van wijk, T. Zuidema en J.W. Westerholt (commissiegriffier) Eveneens aanwezig: L. Verspuij, H. Beenakker, R. Vermeulen (portefeuillehouders) en I. van der Valk en O. Sancak (ambtelijke adviseurs) 1. Opening De voorzitter opent de vergadering en heet de aanwezigen welkom. 2. Vaststellen van de agenda De agenda wordt conform vastgesteld. 3. Ingekomen stukken Mevrouw Rijckenberg vraagt n.a.v. ingekomen stuk 3 e (afwikkeling asbestproblematiek Fabriekslaantje) naar de veiligheid voor spelende kinderen. Het ambtelijk reeds gegeven antwoord stelt haar niet helemaal gerust. Geantwoord wordt dat op basis van advies van de GGD de hekken rond het terrein zijn verwijderd. Het gevaarlijke asbest ter hoogte van het trapveldje is gesaneerd. Overwogen wordt een periodieke controle om te bezien of er nog nieuwe asbestdelen boven komen. E.e.a. is gecommuniceerd met bewoners. Op haar verzoek zal jaarverslag 2012 van de stadsbouwmeester ook worden geplaatst op de lijst ingekomen stukkenvoor de commissie ruimte. Naar aanleiding van dit verslag merkt de heer Zuidema op dat hem niet duidelijk is of het niet openbaar vergaderen terugslaat op de tekst van het verslag. 4. Actieve informatie van het college burgemeester meldt dat voor de volgende commissievergadering een informatienota wordt aangeboden inzake de overdracht van de brandweerkazerne. voor de volgende commissievergadering zal een nieuw overzicht van de veiligheidscijfers beschikbaar zijn. De trend is dat het aantal inbraken is gedaald in de afgelopen periode. 5. Verslag van de commissievergadering d.d. 27 juni 2013 Het verslag wordt, met inachtneming van een tekstuele wijziging op verzoek van mevrouw Rijckenberg voorafgaand aan de vergadering ingediend, conform vastgesteld. 6. Afsprakenlijst commissie De afspraken 1 en 4 worden van de lijst afgevoerd. 7. Rondvraag de heer Zuidema vraagt of het college zich naast de positieve ontwikkelingen bij de Westluidense Poort blijft inzetten om te investeren in de stad. Schriftelijk antwoord wordt toegezegd. mevrouw De Klerk vraagt hoe het zit met een aantal ram-kraken in het winkelcentrum Passewaay. Geantwoord is dat hier extra aandacht aan is besteed en dat winkeliers inmiddels zelf maatregelen hebben genomen. Er zijn camerabeelden beschikbaar maar het is niet bekend of deze beelden hebben kunnen leiden tot aanhoudingen. 1

10 8. 41 e wijziging gemeenschappelijke regeling Regio Rivierenland (om advies) Mevrouw Rijckenberg geeft aan in de toelichting nieuwe informatie te hebben gelezen over contractgestuurde dienstverlening en betwijfelt of dit alleen maar een technische wijziging van de regeling betreft. Geantwoord wordt dat de huidige werkwijze bij contractgestuurde dienstverlening opnieuw en helderder is beschreven. De commissie adviseert positief over het voorstel en geeft het presidium in overweging het te agenderen als hamerstuk. De griffier zal in algemene zin opnieuw in het presidium aan de orde stellen de vraag om technische wijzigingen van gemeenschappelijke regelingen in het vervolg rechtstreeks voor de raad te agenderen. 9. Inbesteding dienstverlening BOR bij AVRI (bespreken) Voorafgaand aan de vergadering heeft de CU 1 schriftelijke vraag ingediend. Deze is beantwoord. De vraag en het antwoord is verspreid. De voorzitter geeft aan dat deze bespreking in de commissie tot doel heeft om vragen te stellen en antwoorden te geven. Afhankelijk van de bespreking zal worden bezien in hoeverre het onderzoek voorzien van een raadsvoorstel om advies voor de commissie kan worden geagendeerd. Vervolgens worden vragen gesteld en beantwoord. De heer Van den Burg heeft zijn bijdrage op papier gezet. Deze bijdrage wordt aan het verslag gehecht. Van de zijde van het college wordt aangegeven dat over de benaderingswijze van de heer Van den Burg zal worden nagedacht. Een reactie van het college zal echter enige tijd vragen. De voorzitter concludeert met instemming van de commissie dat het onderwerp rijp is voor bespreking in adviserende zin voor de volgende vergadering. 10. Terugkoppeling intergemeentelijke samenwerkingsverbanden Op 2 september jl. heeft het AB van de ODR vergaderd waarin ook het verzoek van de gemeente Neerijnen aan de orde is geweest om alsnog de taken op het gebied van bouw en woningtoezicht over te dragen aan de ODR. Zoals bekend hebben Tiel en 3 andere gemeenten deze taken niet overgedragen in verband met de achterblijvende overhead-kosten. De wens blijft bestaan om alle gemeenten deze taken te laten overdragen. Daarom wordt binnen de ODR nu gewerkt aan een voorstel voor een afbouwregeling ter vergoeding van overheadkosten. Te gelegener tijd zal hierover opnieuw een discussie worden gevoerd. Tiel, 11 september 2013 J.W. Westerholt 2

11

12

13 Afsprakenlijst van de commissie Bestuur NR. Onderwerp Afspraak/toezegging Datum afspraak Planning 1. Papierinzameling AVRI vrijwilligersorganisaties Op afsprakenlijst geplaatst om voortgang discussie te kunnen volgen. Binnen een jaar na heden zal de huidige wijze van oud papierinzameling worden bezien. Hieraan wordt gekoppeld de vraag van mevrouw Stoeten inzake werkzaamheden AVRI m.b.t. kleine ergernissen Evaluatie papierinzameling t.b.v. uitwerking per 2014 in cie. gemeld d.d Herhaling ongewijzigde inzameling in 2013 d.d Periodiek overzicht actuele criminaliteitscijfers vragen raads- / commissieleden 4. De heer Zuidema vraagt of het college zich, naast de positieve ontwikkelingen Westluidense Poort, actief blijft inzetten om te investeren in de stad Schriftelijk antwoord is toegezegd Wordt periodiek verstrekt Zie bijlagen NB: indien de commissie geen opmerkingen heeft over punt dan wordt deze bij de volgende uitdraai van de lijst verwijderd. Gemaakt op Pagina 1 van 1

14 Informatienota Aan: Van: Onderwerp: Portefeuillehouder Datum collegebesluit Geheimhouding: Commissie Bestuur Programmabureau veiligheid Ontwikkelingen op het thema veiligheid H. Beenakker nvt Nee Kennisnemen van: 1. Overzicht cijfers prioriteiten Veiligheid (zie bijlage 1) 2. Stand van zaken van een aantal activiteiten m.b.t. veiligheid de komende maanden 1. Inleiding In deze informatienota zijn een aantal (actuele) ontwikkelingen rond veiligheid opgenomen 2. Kernboodschap ad 1 Overzicht cijfers prioriteiten veiligheid. Hierin vindt u de stand van zaken per 10 september. M.b.t. woninginbraken is een positieve ontwikkeling te zien. In vergelijking tot dezelfde periode in 2012 is het aantal woninginbraken met 74 (ruim 20 %) afgenomen. ad 2 Stand van zaken van een aantal activiteiten op gebied van veiligheid Binnen de totale activiteiten die plaatsvinden op het gebied van veiligheid wil ik een aantal zaken specifiek onder de aandacht brengen: De prioriteit de komende maanden blijft onverminderd gericht op de aanpak van de woninginbraken en de aanpak van de criminele groep. In een bijeenkomst in het veiligheidshuis zult u vertrouwelijk worden geïnformeerd over de multidisciplinaire aanpak van deze groep In week 7 tot 11 oktober vindt de week van de veiligheid plaats. Activiteiten die worden georganiseerd; twee informatieavonden (9 en 10 oktober) voor burgers (zoals ook in 2012 zijn georganiseerd); een ontbijt met ondernemers (11 oktober) waar gesproken zal worden over een aantal veiligheidsaspecten en het stimuleren van preventieve maatregelen; Communicatie in diverse media rond de week van de veiligheid Organiseren van een informatieavond voor ondernemers met als thema overvallen Start van het 'donkere dagen offensief' (diverse extra maatregelen met name uitgevoerd door de politie en de communicatie hierover) Uitbrengen van een regionale krant (16 gemeenten nemen deel) specifiek m.b.t. woninginbraken (eind november). Dit is 1 van de extra maatregelen die vanuit het regionaal project woninginbraken wordt ingevuld Aanschaf mobiele camera. Proces van aanbesteding loopt. Verwachting is dat medio November de levering plaatsvindt Camera in beeld. De inventarisatie is in volle gang en zal eind van dit jaar gereed zijn Start met een pilot digitaal opkoopregister (gekoppeld aan de bestanden van politie) Het project waaks (oplettende hondenbezitters) is in een aantal wijken van start gegaan Het aantal buurtpreventieprojecten is inmiddels gestegen tot 11 Promoten Burgernet en omzetten van SMS alert naar burgernet heeft als resultaat dat we inmiddels de 15 % zijn gepasseerd. 3. Gevolgen Een betere bewustwording van burgers op het gebied van veiligheid. Door deze bewustwording Pagina 1 van 2

15 en alle extra activiteiten door gemeente en politie hopelijk een afname van de criminaliteit. 4. Vervolg In de commissie bestuur van december zal een uitgebreide evaluatie plaatsvinden en zal het uitvoeringsplan 2014 worden besproken. Bijlagen 1. Overzicht cijfers veiligheid Meer informatie: Afdeling: Programmabureau Veiligheid en afdeling Stadsbeheer Contactpersoon: Erik van keken Telefoon: Pagina 2 van 2

16 Analyse cijfers prioriteiten Veiligheid per 10 september 2013 Delict / periode Streefwaarde Opmerking/analyse 2014 Drugsoverlast < 45 Sterke stijging tov Boven streefwaarde MJP Drugshandel < 60 Lichte daling tov Boven streefwaarde MJP Vernieling < 400 Daling tov Onder streefwaarde MJP Inbraak woning (geslaagd + poging) < 180 Sterke Daling (22 %) tov 2012 (zie uitsplitsing hieronder). Streefwaarde ver uit beeld Poging inbraak woning 114 * % poging laatste jaren sterk gestegen. Niet tov 2012 Inbraak schuur * Gelijk tov Diefstal uit motorvoertuigen < 250 Sterke daling tov Onder streefwaarde Diefstal van motorvoertuigen < 45 Toename tov Op streefwaarde Diefstal (brom)fietsen < 359 Sterke daling tov Iets boven streefwaarde Mishandeling < 150 Gelijk tov Boven streefwaarde Bedreiging < 85 Lichte daling tov Boven streefwaarde Ruzie/vechtpartij < 380 Stijging tov Boven streefwaarde Zeden < 8 Stijging tov Boven streefwaarde Winkeldiefstal < 50 Daling tov Boven streefwaarde Inbraak winkel < 15 Sterke Stijging tov Boven streefwaarde Inbraak bedrijven < 50 Gelijk tov Boven streefwaarde Overvallen < 8 Gelijk tov Onder streefwaarde Overlast jeugd < 350 Daling tov Boven streefwaarde Brandstichting ** Daling tov 2012 Brand ** Toename tov 2012 Huiselijk geweld (incidenten) * Toename tov 2012 Huiselijk geweld (aangiften) < 70 Rond streefwaarde Huisverbod Daling tov 2012 * Geen streefwaardes benoemd in het Meerjaren Programma Veiligheid (MJP). **Betreft Politiecijfers Toelichting: cijfers afkomstig van politie (volgens VNG-BVH model) 2010 is nulmeting Streefwaarde 2014 is conform Meerjaren Programma Veiligheid

17 Nadere uitsplitsing aangiften woninginbraken Jaar/Maand januari februari maart april mei juni juli Aug. Sept. Okt. Nov. Dec. Totaal Totaal inbraken * 2012 Waarvan poging ** Totaal inbraken * 2013 Waarvan poging ** *vergelijkbare periode 2012 t/m augustus = 362 ** vergelijkbare periode 2012 t/m augustus = 135 Analyse woninginbraken: We zien de eerste acht maanden een daling van het aantal woninginbraken met in totaal 74. Augustus gaf een stijging tov voorgaande maanden (wel zelfde niveau augustus 2012). Het % aantal pogingen inbraak is de laatste jaren sterk gestegen, maar deze trend heeft zich in 2013 niet voortgezet. Het ophelderingspercentage in 2013 bedraagt tot september 9,3 %. (Gelderland zuid 8,8 %) Aantal aangehouden verdachten m.b.t. woninginbraken: jan feb maart april mei juni juli Aug. Sept. Okt. Nov. Dec. totaal Opmerking: Het aantal aangehouden verdachten wil niet alles zeggen over het oplossingspercentage. (1 verdachte kan bijvoorbeeld meerdere inbraken bekennen) Cijfers juni-augustus nog niet bekend Cijfers vanuit de brandweer April Mei 2013 Juni 2013 Juli 2013 Aug Brand Buitenbrand Brand bijstand hulpverlening * 7 HV bijstand Loos alarm Blusboot * (veel storm en wateroverlast uitrukken)

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41

42

43

44

45

46

47

48

49

50

51

52

53

54

55

56

57

58

59

60

61

62

63

64

65

66

67

68

69

70

71

72

73

74

75

76

77

78

79

80

81

82

83

84

85

86

87

88

89

90

91

92 Bespreeknota Aan: de commissie bestuur Van: Burgemeester secretaris - griffier Onderwerp: bestuurlijk ambtelijk samenspel (BAS) Portefeuillehouder: Burgemeester Datum : 12 september 2013 Geheimhouding: nee Vraag aan de commissie bestuur: Kunt u instemmen met de volgende uitwerking van het besluit van de raad d.d. 19 april 2012: 1. het uitvoeren van de quickscan lokaal bestuur om zo de samenwerkingsrelaties beter in beeld te krijgen. 2. de organisatie van de beeldvorming neerleggen bij de griffie en de organisatie met een toetsende rol voor de raadswerkgroep en vervolgens de agendacommissie. 3. de blauwe besluitenlijsten worden vervangen door nieuwsbrieven van het college aan de raad. 4. de bestuurlijke termijnkalender zo inrichten dat dit een sturingsinstrument van de raad en het college wordt. 5. het presidium ombouwen in een openbare agendacommissie en een besloten overleg van de fractievoorzitters onder voorzitterschap van de burgemeester 6. een heroriëntatie van de fracties laten uitvoeren m.b.t. het middel commissielid niet zijnde raadslid. 7. een protocol opstellen voor het instellen van raadswerkgroepen. 8. een werkgeverscommissie voor de griffie in stellen. 9. aanpassen van de raadszaal door middel van een geringe herinrichting. 10. werkbezoeken voor de raad organiseren. 11. het concept voor een Tiels politiek café uitwerken. 12. het lief en leedfonds anders organiseren. 13. burgemeester-secretaris-griffier vragen tijdig een overdrachtsdocument voor de nieuwe raad op te stellen. 14. mandaat geven om een startprogramma voor de nieuwe raad op te stellen. 15. de gemeentelijke ondersteuning bij de verkiezingen nader te bepalen m.n. op het punt van de inzet van kieskompas o.i.d. 1

93 Context / achtergrondinformatie: 1. INLEIDING In de vergadering van de raad op 19 april 2012 is besloten in te stemmen met een plan van aanpak versterking bestuurlijk-ambtelijk samenspel (BAS) op het snijvlak tussen college en raad (uitwerking hoofdstuk H8 van het Spoorboekje). Het raadsvoorstel en raadsbesluit met toelichting zijn integraal opgenomen in bijlage 1. In dit plan van aanpak zijn de volgende onderwerpen van belang omdat ze verdere uitwerkingen behoeven: uitwerken structuur/omgeving voor informele info uitwisseling richting raadsleden bepalen informele contactmomenten/werkvormen raad, college en deskundigen in de organisatie evalueren en zo nodig actualiseren van de formele verhoudingen raad college op basis daarvan uitwerken van een gezamenlijk werkproces van griffie en organisatie in de voorbereiding op en afwikkeling van raads- en commissievergaderingen herschrijven van positie en taakbereik van de griffie vanuit de raad als werkgever. De voorliggende bespreeknota bevat op onderdelen nog geen of niet volledig uitgeschreven teksten. Dit kan nog niet omdat op onderdelen eerst overleg met u nodig is. Er is naar gestreefd om alle aspecten van het bestuurlijk ambtelijk samenspel te benoemen. Dat betekent dat er zowel complexe als éénvoudige zaken aan bod komen. De concept-versie van deze nota is op 3 juli j.l. besproken met de (plv.)fractievoorzitters. De uitkomsten van deze bespreking zijn vervolgens in deze nota verwerkt. De (plv.) fractievoorzitters hebben de inhoud van de bespreeknota overwegend positief ontvangen. 2. HET HUIDIGE BESTUURLIJK AMBTELIJK SAMENSPEL Versterking van het bestuurlijk ambtelijk samenspel veronderstelt dat er zicht bestaat op het huidige bestuurlijke ambtelijke samenspel. Dat is voor een belangrijk deel het geval, althans het merendeel van de betrokkenen hebben hier een beeld van en een mening over. De vraag is echter of deze beelden en meningen voldoende met elkaar overeenkomen. Naast relatief eenvoudig door te voeren verbeteringen b.v. in de sfeer van de informatieprocessen is het verstandig meer onderzoek te doen naar de cultureel en daarmee samenhangende structuur bepalende factoren van het bestuurlijk ambtelijk samenspel. Een mogelijkheid om de huidige samenwerkingsrelaties in kaart te brengen en te beschrijven biedt de zogeheten "quick scan lokaal bestuur" (initiatief van het ministerie van BZK en de VNG). 3. QUICK SCAN LOKAAL BESTUUR Sinds maart 2002 is in de gemeenten in Nederland het duale stelsel ingevoerd, ook in Tiel. De raad stelt de kaders, controleert het gevoerde bestuur en vertegenwoordigt de inwoners. Het college is belast met de uitvoering en het besturen van de stad. Op dit onderscheid zou de bestuurlijke structuur, cultuur, de daaruit voortvloeiende informatiestromen en bestuursprocessen moeten rusten. Ook beïnvloedt het onderscheid, als het goed is, de politiek bestuurlijke meningsvorming en besluitvorming. 2

94 Het onderscheid kan spanning opleveren t.o.v. het gegeven dat er sprake is van één gemeente. Het is daarom van belang dat de spelers op het gemeentelijk veld de onderscheiden rollen kennen, herkennen en respecteren. Het ingezette organisatie veranderingstraject is mede ingegeven door een door de raad onderstreepte noodzaak van verbetering van de politiek bestuurlijke sensitiviteit van de ambtelijke organisatie. Dit zou ook een uitnodiging kunnen zijn om ook zelf naar de werking van de politiek bestuurlijke organisatie te kijken. Daarom stellen wij voor om nog deze periode een zogeheten quick scan van het actieprogramma Lokaal Bestuur (van VNG en BZK) uit te voeren (folder van de quick scan treft u aan in bijlage 2). De scan geeft de mogelijkheid om zelf na te gaan hoe raad, college en ambtelijke organisatie samenwerken. De scan bestaat uit een vragenlijst waarvan de invulling gemiddeld 20 minuten kost. Circa 150 gemeenten maakten al gebruik van dit gratis zelfdiagnose instrument, waarvan sommige zelfs meerdere malen. Thema's in de scan zijn: functioneren van raad, college en organisatie, het samenspel tussen raad, college, de vergaderpraktijk, integriteit en oriëntatie op de samenleving. Het Actieprogramma verwerkt de resultaten van de scan in een rapportage, uitgesplitst naar raadsleden, collegeleden en ambtenaren. De rapportage biedt geen kant en klare oplossingen, maar kan fungeren als een bespreekstuk. De griffier is procesbegeleider voor de quickscan. 4. DE TOEKOMST VAN HET GEMEENTEBESTUUR De rol van de lokale overheid zal in de komende jaren grondig veranderen. Verdergaande digitalisering heeft een verbeterde ontsluiting van beschikbare informatie tot gevolg, biedt mogelijkheden voor snellere communicatie en kan daarmee de besluitvorming en de daarmee samenhangenden processen sterk beïnvloeden. Sociale media zullen daarbij de beeldvorming verder inkleuren. We lopen het risico dat hierdoor de waan van de dag regeert en de koers voor de (middel)lange termijn uit het oog wordt verloren. Schaalvergroting en/of verdergaande samenwerking tussen gemeenten zal toenemen. De decentralisaties doen het takenpakket verder toenemen waarbij het maar zeer de vraag is of de zeggenschap van gemeenteraden daarmee gelijke tred houdt. Anders geformuleerd, waar gaat de politiek in de toekomst nog over. De betekenis van politieke stromingen in het land en de gemeenten in het bijzonder, zal verder afnemen. De verzuilde samenleving ligt reeds ver achter ons, maar het daar voor in de plaats gekomen individualisme leidt tot grotere politieke schommelingen en onvoorspelbaarheden (gezagsgetrouwen, verantwoordelijken, zelfredzamen en buitenstaanders zoals toegelicht tijdens de raadsconferentie van de regio Rivierenland van 29 mei 2013). Ook de belangstelling voor politieke partijen blijft daardoor onder druk staan. De visie op de samenleving waarbij de (zelf)redzaamheid van de burger voorop staat, vraagt om een andere visie op beleidsontwikkeling en uitvoering. Eerder het loslaten is aan de orde dan het ontwikkelen en vaststellen van sluitend beleid. Van het gemeentebestuur zal worden gevraagd om zwaar in te gaan zetten op het gebruik van de netwerken die burgers zelf hebben of kunnen opbouwen. Dit vraagt om nieuwe manieren van aansturing van bestuurlijke processen. Inmiddels heeft de raad besloten tot het voeren van stadsgesprekken met als centraal thema leefbaarheid. Daarmee wordt ingespeeld op de in de vorige alinea beschreven 3

95 ontwikkeling. Ook bezuinigingen zullen de komende jaren een centrale plaats in de besluitvorming gaan innemen. Fundamentele en raadsbreed te maken keuzes zullen daarbij onvermijdelijk zijn. Bezuinigingen bieden echter ook kansen voor bezinning op de rol en taken van de lokale overheid. Voor meer informatie over de toekomstige ontwikkelingen verwijzen wij u naar de in bijlage 3 opgenomen lezing "De gemeenteraad en sturen in een netwerk", d.d. 24 mei 2013, van de heer R. Fraanje, senior adviseur van de Raad voor het openbaar bestuur. Ook het tijdschrift over de veranderende relatie tussen samenleving en overheid, nr. 2: "De rol van de raad" is in dit verband aanbevelenswaardig. Het tijdschrift is te downloaden via Deze schets is niet als uitputtend bedoeld, maar als relativering. Deze relativering betekent dat de bestuurlijke organisatie niet in beton is gegoten en voor de eeuwigheid is bedoeld. Veranderingen, aanpassingen en verbeteringen zullen voortdurend overwogen moeten worden. U kunt deze schets zien als een stip aan de horizon voor een nieuwe wijze van besturen op basis waarvan nu al praktische zaken kunnen worden opgepakt. 5. DE VIER VELDEN Het voorgaande hoeft niet te betekenen dat we eerst nader onderzoek doen en in afwachting van de uitkomst daarvan achterover gaan leunen en afwachten. Het bestuurlijk ambtelijk samenspel kan op basis van de opvattingen hierover meer of minder breed worden benaderd. Een goede werkdefinitie is daarom van belang. Omdat veel zaken in elkaar grijpen, met elkaar samenhangen, in elkaars verlengde liggen en elkaar soms (ogenschijnlijk) tegenspreken is het verstandig het ambitieniveau te bepalen en structuur aan te brengen. Daarom is het onderwerp opgesplitst in de navolgende deelonderwerpen: 1. informatiestromen en processen 2. structuur van de bestuurlijke organisatie 3. bestuurscultuur 4. nieuwe raads- en collegeperiode Hierna volgt per deelonderwerp een opsomming van wat in gang is gezet en wat reeds loopt. Vervolgens wordt per deelonderwerp het mogelijke aantal bespreekpunten aangereikt. Deze punten bevatten een beschrijving, analyse van de beschrijving en mogelijke verbeteringen. Uiteraard kan het aantal bespreekpunten worden uitgebreid. De opsomming is niet als uitputtend bedoeld. 6. INFORMATIESTROMEN EN PROCESSEN (VELD 1) Dit is het eerste veld waarop de focus kan worden gericht en waar winst voor het samenspel kan worden bereikt. Wat is reeds bereikt/wat te doen? a. formats voor stukken 4

96 Een maand geleden zijn de raads- en commissieleden geïnformeerd over de invoering van nieuwe formats voor collegevoorstellen, informatienota's, bespreeknota's, keuzenota's raadsvoorstellen en besluiten. Door standaardisering van de informatie voor de bestuurlijke organisatie worden de leden daarvan in staat gesteld om de relevante informatie en de betekenis van die informatie snel te kunnen verwerken. Ook wordt zo de relevante informatie specifiek gericht op de doelgroep. Tegelijkertijd wordt completer weergegeven waarover besluiten worden genomen. Volledige invoering en borging is voorzien na de zomer. Borging is voorzien in de vorm van een groep ambtenaren die is aangewezen als coaches. Zij zullen het gebruik van de formats ook gaan monitoren. b. beeldvormingsavonden (BOB) Op 19 april 2012 heeft de raad ook besloten om de beeldvormingsavonden voort te zetten en de raadswerkgroep die is belast met de organisatie van deze avonden te continueren. De raad heeft daarmee het onderscheid tussen beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming (BOB) bevestigd. De afgelopen periode zijn er minder avonden georganiseerd. De oorzaken daarvan zijn: minder (geschikte) onderwerpen zijn aangemeld en een deel van de avonden is vrijgemaakt voor de in te voeren stadsgesprekken. Over de geagendeerde onderwerpen en de betrokkenheid van meerdere partijen daarbij (het ontbreken daarvan) is kritiek geuit. De beeldvorming raakt hierdoor achterop terwijl het een belangrijke schakel is in het bestuursproces. Beeldvormende avonden zijn daarbij geen doel op zich. Wij stellen voor de organisatie van de beeldvorming neer te leggen bij de griffie en de organisatie. De raadswerkgroep zou daarbij een toetsende rol kunnen vervullen om het beeldvormende karakter te bewaken. Nog beter zou deze taak kunnen worden toebedeeld aan de hierna te beschrijven agendacommissie zodat de reguliere raadsbetrokkenheid bij de beeldvorming wordt versterkt. In het concept vergaderschema voor 2014 zijn de beeldvormingsavonden ingepland voorafgaande aan de commissievergaderingen. c. de beleidscyclus De beleidscyclus wordt momenteel intern tegen het licht gehouden. Voor zover het u direct aangaat zijn met name de schriftelijke vragenrondes bij de voortgangsrapportages, Perspectievennota's, Jaarrekeningen en Begrotingen een punt van aandacht en zorg. De belasting van de organisatie is hierdoor aanzienlijk toegenomen. De fractievoorzitters hebben aangegeven dat waarde wordt gehecht aan de schriftelijke vragenrondes. De organisatie heeft hiermee in de loop van de jaren veel "goodwill" verworven. Door de beantwoording worden de beraadslagingen goed gestroomlijnd. Het is aan de fracties om een goede schifting te maken in de vraagstelling. Voorgesteld wordt om, voor zo ver het de raad betreft, de huidige werkwijze te handhaven. Het verdient aanbeveling om in de toekomst voor de behandeling van de perspectievennota meer tijd in te ruimen door middel van het beleggen van een extra raadsvergadering. d. de bestuurlijke termijnkalender Met dit nieuwe instrument zijn we begin 2012 gestart. Afgelopen mei constateerde het presidium dat de bestuurlijke termijnkalender een goede informatiebron is maar dat het voor 5

97 de raad lastig is om hiermee regie mee te kunnen voeren. In het overleg van de fractievoorzitters van 3 juli jl. werd onderstreept dat er sprake is van een prettig informatiedocument als basis om verder uit te bouwen tot een sturingsinstrument voor raad en college. Daarbij kan op termijn ook de werklast over het jaar beter worden verdeeld. De fractievoorzitters realiseren zich dat sprake is van een groeiproces. Intern wordt inmiddels onderzocht of een betere aansluiting met de beleidscyclus kan worden gerealiseerd. Voor de nieuwe raadsperiode geldt dat een eventueel coalitieakkoord vertaald kan worden in actiepunten voor de raad. e. nieuwsbrieven Het concept voor de nieuwsbrieven is gereed. Het uitrollen van de organisatie (inclusief borging) wordt voorzien in januari Dit betekent dat de raads- en commissieleden geen blauwe besluitenlijsten meer zullen ontvangen. In plaats daarvan ontvangen de raadsleden een nieuwsbrief voor de raad, waarmee zij, eerder dan de pers, toegespitste en voor hen relevante en actuele informatie ontvangen. Ook kunnen zij, met de via een nieuwsbrief verkregen informatie, eerder in het openbaar aan het werk (dit in tegenstelling tot veel informatie uit de blauwe lijst) en anderzijds worden zij niet belast met in de regel overbodige informatie. Dit laat onverlet dat de raadsleden de openbare besluitenlijsten van het college blijven ontvangen. De pers zal over de besluiten van het college worden geïnformeerd nadat de nieuwsbrief hierover, is verspreid. f. digitalisering Het papierloos vergaderen door de raad is ingevoerd. Gegeven het beschikbare budget is de gekozen methode via het RIS en de mogelijkheid tot annoteren via ianotate als voldoende door het presidium beoordeeld. Voor de volgende periode zullen verbeteringen worden voorgesteld, uiteraard voorzien van het daarbij horende prijskaartje. Tijdens het afgelopen presidium is in meerderheid ingestemd met het verder onderzoeken van audiovisuele verslaglegging als onderdeel van verdere digitalisering. Inmiddels is ook een start gemaakt met het verder intern structureren en stroomlijnen van de besluitvormingsprocessen zodat deze op termijn geheel kunnen worden gedigitaliseerd. De efficiency van de besluitvorming kan toenemen door de invoering van een documentvolgsysteem en het vervangen van deels digitale en deels papieren informatiestromen door een integraal digitaal systeem. 7. STRUCTUUR VAN DE BESTUURLIJKE ORGANISATIE (VELD 2) Bij dit tweede veld kan aan de volgende onderwerpen worden gedacht. Wat is reeds bereikt/wat te doen? a. commissiestructuur De commissiestructuur is medio 2012 geëvalueerd en heeft geleid tot enkele aanpassingen van ondergeschikt belang. Voor deze raadsperiode staat deze structuur. Bij de start van de raadsperiode is een informatie over dit onderwerp door de griffie verstrekt. Een nieuwe raad zal wellicht op dit punt andere afwegingen kunnen maken. 6

98 b. presidium ombouwen Reeds eerder is aan de fractievoorzitters voorgelegd de gedachte om het presidium om te bouwen in een overleg van de commissievoorzitters en de voorzitter van de raad. Taak van dit overleg is de agenda's van de commissies, de raad en andere bijeenkomsten van deze organen voor te bereiden. De plaats van dit overleg zou moeten zijn: voorafgaand aan de vergaderingen van de commissies. De voorgestelde naam voor dit overleg is: agendacommissie. De commissiegriffiers zijn secretaris van dit overleg. De gemeentesecretaris of haar vervanger worden uitgenodigd als adviseur van de agendacommissie. De agendacommissie zal in de regel maandelijks vergaderen. De werkzaamheden van een agendacommissie zijn voorbereidend van aard en kunnen in het openbaar plaatsvinden, tenzij het gaat om de voorbereiding van besloten vergaderingen. In de vergadering van het presidium d.d. 11 september 2013 is naar aanleiding van het vast te stellen vergaderschema 2014 nog kort stilgestaan bij de samenstelling van de agendacommissie. Het presidium onderkent het belang van een evenwichtige verdeling van de commissievoorzitters over de in de raad vertegenwoordigde politieke groeperingen in de nieuwe raadsperiode. In het overleg met de fractievoorzitters is gevraagd hoe om te gaan met de ingekomen stukken die het presidium plaatst op de concept lijst van ingekomen stukken. Te denken valt aan het digitaal toesturen van de lijst en de ingekomen stukken een week voorafgaand aan de agendacommissievergadering naar alle raadsleden. Eventuele mutaties op de lijst kunnen dan worden meegenomen in de vergadering van de agendacommissie. Formele vaststelling van de lijst vindt plaats in de raadsvergadering. De overige taken en werkzaamheden van het presidium zouden kunnen worden belegd bij een besloten overleg van de fractievoorzitters met de burgemeester dat bijeenkomt afhankelijk van de behoefte van de deelnemers en na afloop van een vergadering van de agendacommissie. Te denken valt aan het functioneren van de raad, het bewaken van het bestuurlijk samenspel, de organisatie van de overige werkzaamheden van de raad en de commissies en onderwerpen van persoonlijke aard. De werkgeversrol die het presidium vervult, kan worden ondergebracht bij een werkgeverscommissie die onder g. van deze nota verder wordt uitgewerkt. Indien u instemt met deze gedachtegang, zal dit worden vertaald in een voorstel tot aanpassing van het reglement van orde (RvO). c. commissieleden/niet-raadsleden Deze raadsperiode is gestart met 27 commissieleden niet raadsleden. Inmiddels is dit aantal teruggegaan naar 24, waarvan gemiddeld een viertal niet actief deelnemen aan vergaderingen. In vergelijking met andere gemeenten is het aantal commissieleden fors te noemen. De vraag is gerechtvaardigd of er sprake is van een topzware politiek bestuurlijke organisatie. Het vraagstuk van de democratische legitimatie en het primaat van de raad speelt hierbij een rol. Ook kan de vraag gesteld worden of Tiel zich, gegeven de financiële situatie nu en in de toekomst, nog een dergelijke omvangrijke organisatie kan veroorloven. Ten behoeve van bovenstaande vraagstelling is een klein vergelijkend onderzoek uitgevoerd bij de gemeente Buren, Culemborg, Harderwijk en Doetinchem. De vergaderstelsels zijn in deze gemeente anders, maar met een kleine vertaalslag levert dit een beeld op. Het vergelijkend onderzoekje is opgenomen in bijlage 4. 7

99 Indien u bereid bent om de discussie aan te gaan over de commissieleden/niet raadsleden zullen enkele varianten worden uitgewerkt die liggen tussen het geheel afschaffen van de mogelijkheid om niet raadsleden in commissies te benoemen en het handhaven van de huidige situatie. d. raadswerkgroepen De afgelopen periode zijn een aantal werkgroepen ingesteld. Te denken valt aan de denktank TSOB, de werkgroep ombuigingen, de werkgroep meetbare doelen, de raadswerkgroep jaarthema leren en werken, de raadswerkgroep stadsgesprekken, de raadswerkgroep verbetervoorstellen, de raadswerkgroep Wet werken naar vermogen, de raadswerkgroep prioritering ruimtelijke projecten. Een aantal werkgroepen waren gemengd samengesteld in de zin van een vertegenwoordiging van de raad en van het college. Andere werkgroepen omvatten raadsen commissieleden. De ondersteuning lag/ligt deels bij de griffie en deels bij de ambtelijke organisatie (of een combinatie van beiden). Het verdient aanbeveling om een aantal spelregels met elkaar vast te stellen wanneer een werkgroep de meest geschikte werkvorm is, hoe een werkgroep wordt ingesteld, aan wie een werkgroep rapporteert, wie de ambtelijke ondersteuning verzorgt.daarmee worden de werkbelasting en de verantwoordelijkheidsverdeling vooraf beter afgewogen. Ook belangrijk is om vast te leggen dat de doel- en taakstelling van een werkgroep duidelijk wordt omschreven en ingekaderd. De praktijk heeft geleerd dat raadsleden via werkgroepen "in de uitvoering" duiken. Dit kan leiden tot onnodige belasting van het raadslid. e. de rekenkamerfunctie De rekenkamerfunctie in de vorm van het directeursmodel zal eind dit jaar eindigen. Samenwerking met de rekenkamercommissie van Geldermalsen wordt gezocht. Uit een eerste bespreking is op te maken dat deze samenwerking neer zal komen op het inhuren van uren bij deze commissie, waarbij de eigen administratieve ondersteuning in omvang zal toenemen. Via een apart traject wordt dit verder uitgewerkt. Daarbij zal ook de vraag aan de orde komen of er nog een rol is weggelegd voor de huidige begeleidingscommissie rekenkamer. f. de accountant Bij de aanstelling van de nieuwe accountant is afgesproken dat twee leden van de raad die ook betrokken waren in de aanbestedingsprocedure, met de griffier zullen nadenken over de vraag of de relatie met de accountant kan worden geïntensiveerd. Haalt de gemeenteraad het maximale uit deze wettelijk voorgeschreven adviseur? Kan de huidige wijze van raadpleging van de accountant (bezoek aan de commissie beleidscyclus voorafgaand aan de bespreking van de Jaarrekening) blijven voortbestaan? g. werkgeversrol raad/werkgeverscommissie De raad is werkgever van de medewerkers van de griffie. In 2002 is deze taak, zei het niet expliciet, neergelegd bij het presidium dat is belast met de voorbereiding van de vergaderingen en overige werkzaamheden van de raad (RvO). Tevens heeft de raad een 8

100 aantal mandaatbesluiten genomen waarbij aan het presidium of de griffier mandaten zijn verleend om namens de raad rechtspositionele besluiten te nemen. Het College van Arbeidszaken heeft de gemeenteraden in Nederland geadviseerd om ter uitvoering van de werkgeversrol een werkgeverscommissie in te stellen die krachtens delegatie is belast met het vaststellen, wijzigen en aanvullen van de rechtspositieregelingen voor de medewerkers van de griffie, alsmede het nemen van rechtspositionele besluiten. Regel is overigens dat voor de medewerkers van de griffie dezelfde rechtspositionele regelingen gelden als voor de overige Tielse ambtenaren. In een ambtelijk advies dat inmiddels gereed is wordt voorgesteld om deze commissie samen te stellen uit vier leden (twee leden afkomstig uit de grootste coalitie- en oppositiepartij, de plaatsvervangend voorzitter van de raad en de burgemeester als voorzitter van de werkgeverscommissie.. De werkgeverscommissie kan ook fungeren als werkoverleg met de griffier, waarbij de inzet van de griffie en de prioriteitenstelling van het werk wordt besproken. In 2002 is in het RvO het presidium aangewezen als eerste aanspreekpunt en opdrachtgever voor de organisatie en werkzaamheden van de griffie. Gebleken is dat het presidium deze rol onvoldoende heeft kunnen invullen. De verwachting is dat een kleinere commissie met een éénduidige taakstelling deze rollen beter kan oppakken. Ook kan de werkgeverscommissie worden belast met de HRM-cyclus (functionerings en beoordelingsgesprekken) van de griffier. h. herzien en actualiseren formele regelingen zoals RvO Vrijwel alle door de raad vastgestelde verordeningen en andere regelingen behoeven een kritische toets. Zo zullen het reglement van orde en de verordening op de commissie moeten worden herzien als gevolg van de digitalisering van het raadswerk. Ook de veranderingen die het gevolg zijn van dit document zullen moeten verwerkt. Weliswaar is regelgeving in het algemeen het sluitstuk van een proces, maar niet onbelangrijk. Zo is het reglement van orde een document waarop vaak wordt teruggegrepen. i. inrichting raadszaal De inrichting van de raadszaal is geënt op het monistische stelsel, waarbij het college als dagelijks bestuur de voorstellen aan het algemeen bestuur verdedigt en verantwoording aflegt aan het algemeen bestuur over het gevoerde bestuur. Bespreking en debat worden gekenmerkt door een uitwisseling tussen raad en college. In het duale stelsel is het college nog altijd belast met de voorbereiding van de beslissingen van de raad, maar heeft het debat daarover meer het karakter van een interne discussie binnen de raad. De huidige inrichting van de raadszaal waarbij de leden van het college aan de collegetafel plaatsnemen, draagt risico's in zich voor het duale debat. Onderzocht wordt hoe de raadszaal met een marginale wijziging van de inrichting met ingang van de nieuwe raadsperiode hierop kan worden aangepast. In het overleg met de fractievoorzitters is aangegeven de behoefte van een katheder bij de begrotingsbehandeling en de behandeling van de perspectievennota. Wellicht dat een meer permanent gebruik van dit hulpmiddel kan worden overwogen. 8. BESTUURSCULTUUR (VELD3) Dit veld is het minst concreet, maar daarom niet minder essentieel. Veel onderwerpen zullen 9

101 terugkomen in de quick scan lokaal bestuur, reden waarom is afgezien van verdere uitwerking op dit moment. a. rolbewustzijn van raads- en commissieleden b. kaderstelling, controle en volksvertegenwoordiging c. agendavorming/regie en sturing d. debat terug in de raad (primaat van de raad) e. vertrouwen en loslaten/ elkaar versterken f. de "wat" vraag centraal g. zoek de politieke ruimte en het verschil i. rol van het college richting de raad j. rol van de raad richting college k. rol van de media l. integriteit m. werkbezoeken van de raad De uitjes van de raad met partners (beter gezegd de werkbezoeken) zijn om financiële redenen afgeschaft. Uitzondering hierop vormde het werkbezoek aan Enschede (zonder partners). Toch is het verstandig om met de nieuwe raad een formule te bedenken, waarbij raads- en collegeleden en ambtenaren elkaar in een andere setting ontmoeten. Te denken valt aan werkbezoeken aan andere gemeenten, andere overheidsinstellingen of bedrijven. Concreet denken wij aan een bezoek aan de gemeente Doetinchem, één van de acht GSOzustergemeenten. De kosten van een dergelijk bezoek kunnen beperkt blijven. n. politiek café (informele ontmoetingsmomenten en informatie uitwisseling) De regio Rivierenland organiseert de laatste tijd een zogeheten regiocafé. In een caféachtige setting kunnen raads- en collegeleden van de gemeenten uit de regio Rivierenland elkaar ontmoeten. Ook zijn diverse ambtenaren bij deze bijeenkomsten aanwezig. Bij iedere bijeenkomst zijn sprekers van buiten aanwezig die beschouwingen verzorgen die betrekking hebben op het onderwerp samenwerken. Het is wellicht een idee om dit concept te vertalen naar de lokale Tielse situatie. Aan u de vraag of dit nader uitgewerkt kan worden. In een ander verband is de directeur van de Agnietenhof ook bezig met het uitwerken van het idee van een politiek café. Met hem zijn de eerste contacten gelegd om te bezien wat wij voor elkaar kunnen betekenen. o. lief en leedfonds De raad beschikt over een lief- en leedfonds. Per maand wordt op de vergoeding van de raadsleden en de salarissen van de burgemeester, de wethouders, de secretaris en de griffier op vrijwillige basis 1,50 ingehouden. De bedragen worden door de gemeente 10

102 overgemaakt naar een (spaar)rekening die in beheer is bij de heer J. Beijer. De heer J. Beijer verzorgt ook de blijken van lief en leed aan de deelnemers van het fonds. Met de gedachte achter het fonds is niets mis, wel met de wijze waarop dit nu is georganiseerd. Zo moet de heer J. Beijer het saldo van de rekening voor de belastingen optellen bij zijn vermogen. Dit punt zal voor de nieuwe raadsperiode worden opgelost. Er wordt of een stichting opgericht of de inkomsten en uitgaven gaan via de gemeente lopen, waarmee ze komen te vallen onder het toezicht van de accountant. Het fonds beschikt inmiddels over een aanzienlijk saldo waarvan het de vraag is of hieraan voor een deel een andere bestemming dient te worden gegeven. 9. NIEUWE RAAD/NIEUW COLLEGE (VELD4) Dit laatste veld werpt de blik concreet vooruit. Op het gevaar af dat u over uw graf gaat heen regeren zijn echter toch een aantal richtinggevende uitspraken nodig of wenselijk a. overdrachtsdocument aan de nieuwe raad Aan het einde van de vorige raadsperiode is een overdrachtsdocument voor de nieuwe raad opgesteld door de secretaris en de burgemeester. De griffier heeft vervolgens per brief aanvullend een aantal zaken onder de aandacht van de nieuwe fractievoorzitters gebracht. Wij stellen voor en bieden aan om als driehoek burgemeester-secretaris-griffier op de dag na de verkiezingen in 2014 een overdrachtsdocument aan de raad te presenteren waarin de stand van zaken in de belangrijke dossiers wordt vermeld en waar gewezen wordt op langere termijn ontwikkelingen voor de gemeente Tiel. Het moge duidelijk zijn dat een overdrachtsdocument geen politiek document is, maar een document dat gebruikt kan worden bij de vorming van een nieuw college en het stellen van prioriteiten. Het vorige overdrachtsdocument verscheen op een zodanig laat tijdstip dat de politieke partijen er tijdens de verkiezingscampagnes geen gebruik van konden maken. Wellicht is dit een gemiste kans geweest. Bezien kan worden of de informatie uit het overdrachtsdocument stapsgewijs kan worden opgebouwd en eerder kan verschijnen. Intern wordt momenteel nagedacht over de mogelijkheden om in een eerder stadium objectieve informatie beschikbaar te stellen. In het overdrachtsdocument voor de vorige nieuwe periode is ook ambtelijke ondersteuning uit de organisatie voorgesteld tijdens de coalitieonderhandelingen. Tevens is gepleit voor een drietal overlegmomenten voor de burgemeester, secretaris en griffier tijdens de formatie van het nieuwe college. Het overlegmoment voor de griffier beperkte zich tot de start van de formatie. Wij doen voor maart 2014 opnieuw een aanbod voor ondersteuning en overleg. Ten aanzien van de inhoud van een overdrachtsdocument kan worden gedacht aan: de opbouw van de ambtelijke organisatie wat kan van de ambtelijke organisatie worden verwacht en gevraagd een beschrijving op hoofdlijnen van maatschappelijke ontwikkelingen die van invloed zijn of worden op de rol en positie van de gemeente in de samenleving een beschrijving van lopende dossiers een beschrijving van een ruimtelijk investeringsprogramma een beschrijving van mogelijke scenario's voor toekomstige bezuinigingen een beschrijving mogelijke verdere uitwerking van de decentralisaties een beschrijving van de Tielse positie in regionale samenwerking 11

103 b. startprogramma nieuwe raad Voor de nieuwe raad zal een startprogramma worden opgesteld waarbij een onderscheid gemaakt zal worden voor de nieuwe raadsleden en de meer ervaren raadsleden. Wij stellen ons voor om in ieder geval aan de volgende aspecten aandacht te besteden: voorstellen/introductie (nieuwe) organisatie met bezoek aan het stadhuis; uitleg over de facilitaire voorzieningen zoals de ipad en het RIS; de rol van het raadslid/integriteit (deels te verzorgen door een externe) en veiligheid; de werking van de bestuurlijke organisatie (rollen, taken en verantwoordelijkheden); de instrumentenkist van het raadslid; de werking van de beleidscyclus (gemeentefinanciën); toelichting over de beleidsterreinen, de lopende dossiers (overdrachtsdocument); gelardeerd met werkbezoeken op locatie; debattraining (voor alle raadsleden en rekening houdend met eerdere ervaringen met "het woord dat we niet meer in de mond mogen nemen, maar eindigt op..dam"). Het moge duidelijk zijn dat het voor te stellen programma intensiever van aard zal zijn. Een goede introductie zal echter zijn vruchten afwerpen gedurende de hele raadsperiode. Het voorgestane programma zal ook meer kosten. Het verdient aanbeveling hiervoor een werkkrediet te voteren van ,-. c. gemeentelijke ondersteuning bij de verkiezingen Diverse bedrijven hebben ons inmiddels benaderd voor ondersteuning bij de verkiezingen. Stemtesten, stemwijzers en kieskompassen zijn inmiddels bekende begrippen geworden. De principiële vraag is echter of er een rol is weggelegd voor de gemeente bij de verkiezingen. Indien het antwoord op deze vraag "ja" is dan zullen daarbij criteria als objectiviteit en transparantie van doorslaggevend belang zijn. Inmiddels ligt er een aanbod van de Gelderlander/Omroep Gelderland voor het organiseren van een debatbijeenkomst in de gemeente Tiel. De vraag die zij aan ons stellen is om dit in facilitaire zin mogelijk te maken. Tijdens de vorige raadsverkiezingen heeft de gemeente (op het laatste moment) nog een debatavond georganiseerd in Buitensporig (speeddaten). Van kieskompas of iets dergelijks is toen geen gebruik gemaakt o.a. vanwege het ontbreken van de daarvoor benodigde middelen. Wel is in Tiel Actueel aandacht besteed aan de formele spelregels voor het stemmen. In de voor- vorige raadsperiode is een vergelijking van de verschillende verkiezingsprogramma's gemaakt. Vanwege de hoeveelheid werk die dit kost is daar bij de laatste verkiezingen van afgezien. Het is te overwegen om deze keer wel te kiezen voor het instrument stemwijzer of kieskompas, omdat het takenpakket van de gemeente substantieel is gegroeid en de burger daarmee meer te kiezen krijgt uit veelal nog niet voldoende bekende items waar de politieke partijen een mening over hebben gevormd. De kosten hiervoor worden geïndiceerd op ,-. d. formuleren procesafspraken borgen BAS Om de te maken afspraken over het bestuurlijk ambtelijk samenspel en het samenspel zelf te borgen stellen wij voor om periodiek met de fractievoorzitters te overleggen. 12

104 Bijlagen: 1. besluit van de raad inclusief raadsvoorstel en toelichting aan de hand van de uitwerking spoorboekje H8; 2. folder quick scan Lokaal bestuur; 3. De gemeenteraad en sturen in een netwerk, bewerking van de lezing d.d. 24 mei 2013, van de heer R. Fraanje, senior adviseur van de Raad voor het openbaar bestuur. 4. Vergelijkend beperkt onderzoek andere gemeenten m.b.t. commissieleden, niet zijnde raadsleden Meer informatie: Afdeling: griffie Contactpersoon: J.W. Westerholt Telefoon:

105

106

107

108

109

110

111

112

113

114

115

116

117

118

119

120

121

122

123 Agendapunt : Raadsvergadering : 16 oktober 2013 Kenmerk : OS Portefeuillehouder : Dhr. L. Verspuij Begrotingsprogramma : 1 Onderwerp Aan de raad, : Onderzoek naar de inbesteding van de dienstverlening van BOR naar Avri Beslispunt: 1. Een krediet beschikbaar te stellen van ,-- ter dekking van de transitiekosten inbesteden BOR-taken bij Avri; 2. Dit bedrag te dekken uit de behaalde structurele besparing door inbesteden bij Avri en dit voor te financieren uit de algemene reserve. Inleiding Uw raad heeft bij de behandeling van de Perspectievennota 2011 opdracht gegeven voor een onderzoek naar bezuinigingsmogelijkheden bij een aantal taakvelden (de zogenaamde B-Lijst). Met het totaalpakket aan maatregelen wordt een efficiencyvoordeel van ca. 10% nagestreefd. Het te bereiken voordeel is geraamd op ,- vanaf Dit komt bovenop de in het coalitieakkoord overeengekomen besparing van ,- in het onderhoudsbudget. Het college heeft een onderzoek laten uitvoeren naar de mogelijkheid om 10% kostenbesparing te realiseren bij het beheer van de openbare ruimte. Uit het onderzoek is gebleken dat de doelstelling van kostenbesparing ruimschoots wordt behaald door de beheertaken in te besteden bij de Avri. Om dit te kunnen effectueren is een krediet noodzakelijk voor de transitiekosten. Beoogd effect Sluitende meerjarenbegroting vanaf 2015 Argumenten Dit voorstel is gebaseerd op de volgende argumenten. 1.1 Inbesteding leidt tot substantiële Kostenbesparing De beide varianten (zelf doen of inbesteden) voldoen aan de bezuinigingsdoelstelling van 10%. Het inbesteden van de werkzaamheden bij Avri levert echter meer kostenbesparing op. De kostenverlaging is ruim per jaar ten opzichte van de huidige situatie en ruim per jaar lager dan bij zelf doen. Dat komt door schaalvergroting, minder overheadkosten en een efficiëntere uitvoering van de werkzaamheden. Een krediet voor de transitiekosten is noodzakelijk om deze kostenbesparing te kunnen effectueren. 2.1 Voor de voorbereidingen is een budget nodig voor de transitiekosten De begrote transitiekosten van ,-- zijn éénmalig en hebben een terugverdientijd van maximaal 1,3 jaar. Meer informatie is opgenomen in de financiële paragraaf van dit raadsvoorstel.

124 Kanttekeningen 2.1 Ondergrens zelfdoen en ondergrens inbesteden De ondergrens uit variant 1, het zelf blijven uitvoeren van de BOR-taken, is gebaseerd op aantoonbare gegevens. De ondergrens uit variant 2, het inbesteden van BOR-taken bij Avri, is niet zozeer aantoonbaar als wel voldoende acceptabel als minimaal te realiseren besparing. Draagvlak - Aanpak/uitvoering Na besluitvorming in de raadsvergadering van oktober 2013 wordt een plan van aanpak voor uitvoering en implementatie opgesteld. Daarin worden de specifieke aanbevelingen van Deloitte in hoofdstuk 5, blz. 28, meegenomen. Over de inbesteding van BOR-taken bij de Avri, de hoe -vraag, zal uw raad geïnformeerd worden tijdens de voortgangsrapportages. Bij de verdere aanpak houden we rekening met: a. Het onderzoeksrapport Op 9 juli 2013 heeft ons college een besluit genomen om op basis van de in dat rapport beschreven feiten en afwegingsfactoren om de in afdeling Stadsbeheer ondergebrachte publieke taken op het terrein van dagelijks beheer openbare ruimte integraal in te besteden bij de Avri b. De belangen van het personeel zijn goed geborgd De belangen van het personeel leggen we uiterst zorgvuldig vast in een sociaal plan. In dat plan staan de belangen van het personeel verwoord. Het gaat dan om werkgelegenheid, inkomen en secundaire arbeidsvoorwaarden. c. De kwaliteit van de openbare ruimte en de dienstverlening aan de burger blijft op peil De kwaliteit van de openbare ruimte en de dienstverlening aan onze burgers is onderdeel van de overeenkomst met Avri. Hiermee garanderen we de huidige kwaliteit. Daarnaast gaan we de kwaliteit jaarlijks toetsen. Dit wordt opgenomen in de dienstverleningsovereenkomst(dvo). In de dienstverleningsovereenkomst werken we de opdracht aan Avri uit. Deze dienstverleningsovereenkomst zal voorafgaand aan de ondertekening door het college voor wensen en/of bedenkingen aan de commissie Bestuur worden voorgelegd. d. De bestuurlijke regie en zeggenschap is gewaarborgd De gemeente houdt de regie. De gemeente blijft het beleid bepalen en maakt jaarlijks afspraken met Avri over de prijs en kwaliteit van het onderhoud van de openbare ruimte. Deze afspraken worden vastgelegd in de DVO. Daarnaast is de gemeente Tiel medebestuurder van Avri (via de regio Rivierenland) e. Transitiekosten Speciale aandacht is nodig voor een samenhangende aanpak met aanpalende werkterreinen (bijv. BTH) wat tot verdere synergie- en besparingsvoordelen zou kunnen leiden. Wellicht kunnen op deze wijze ook de frictiekosten worden beperkt. f. Ondernemingsraad brengt nog advies uit De beslissing om te gaan inbesteden is een besluit over de uitvoering van een publiekrechtelijke taak. Een dergelijke besluit behoort tot het politiek primaat en is derhalve niet adviesplichtig. Wel adviesplichtig zijn de personele gevolgen van zo'n besluit.

125 g. Risico's zijn voor de gemeente Tiel Aangezien Avri geen winst maakt op het uitvoeren van werkzaamheden voor de gemeente Tiel, komen alle kosten die Avri maakt ten behoeve van het beheer van de openbare ruimte voor rekening van de gemeente Tiel. Daarbij bestaat altijd het risico dat de uitvoering van bepaalde taken duurder uitvalt dan begroot was. Dit risico is vergelijkbaar met de huidige uitvoeringspraktijk. Het weerstandsvermogen voorziet hierin. Alle besparingen zijn overigens voor de gemeente Tiel. Communicatie Gezien de ingrijpende gevolgen van het besluit volgen de medewerkers van de afdeling Stadsbeheer dit proces bezorgd en zeer kritisch. Uit hoofde van hun rol en verantwoordelijkheid geldt dit ook voor de Ondernemingsraad. Met name gelet op draagvlak is goede communicatie met de Ondernemingsraad en de medewerkers nodig. Tijdens het onderzoek is daaraan specifieke aandacht besteed. Bij de vervolgaanpak zal dit eveneens specifieke aandacht krijgen. De begeleidingsgroep zal ook bij het opstellen van het plan van aanpak en het implementatieplan worden betrokken. Financiën Voor de vervolgaanpak zullen transitiekosten (desintegratiekosten+ frictiekosten+ projectkosten) moeten worden gemaakt. De structurele besparing bij inbesteding bij Avri, d.w.z. het verschil tussen de huidige structurele kosten en de structurele kosten in de nieuwe situatie bedraagt tussen (ondergrens) en ,--(bovengrens). Op grond van een verkenning door Deloitte kan worden gesteld dat de ondergrens ( ) aan besparingen minimaal kan worden behaald (met behoud van het huidige kwaliteitsniveau) bij inbesteding Avri. De totale incidentele transitiekosten bij inbesteding bedragen ,--. Met genoemde ondergrens aan besparingen ("voorzichtigheidsprincipe") zullen deze transitiekosten derhalve in 1,33 jaar zijn terugverdiend. Voorgesteld wordt om voor deze transitiekosten een eenmalig krediet van ,-- beschikbaar te stellen, daarmee in te stemmen met de inbesteding, en deze te dekken uit de behaalde structurele besparing door inbesteden bij Avri en voor te financieren uit de algemene reserve. Bijlage(n) - Eindrapportage Deloitte: "Onderzoek naar de inbesteding van de diesntverelning BOR aan Avri, versie 1.2_def, d.d. 26 juni 2013 Burgemeester en wethouders van Tiel, de secretaris, de burgemeester,

126 Advies commissie(s) d.d.: Tiel, d.d. de commissiegriffier, Beslissing raad d.d.: de griffier, Voor nadere (technische) informatie kunt u zich wenden tot: de heer/mevrouw: Osman Sancak adres: osancak@tiel.nl telefoonnummer:

127 Nr., Afdeling concernstaf De raad van de gemeente Tiel, overwegende dat gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders gehoord het advies van de commissie Bestuur d.d. 26 september 2013 gelet op besluit: 1. Een krediet beschikbaar te stellen van ,-- ter dekking van de transitiekosten inbesteden BOR-taken bij Avri; 2. Dit bedrag te dekken uit de behaalde structurele besparing door inbesteden bij Avri en dit voor te financieren uit de algemene reserve. Aldus besloten in de openbare vergadering van 16 oktober 2013, de griffier, de voorzitter, Voor nadere (technische) informatie kunt u zich wenden tot: de heer/mevrouw: Osman Sancak adres: osancak@tiel.nl telefoonnummer:

128 Inbesteden of zelf doen? Onderzoek naar de inbesteding van de dienstverlening BOR aan AVRI

129 Betreft: Uitgebracht aan: Auteurs: Reviewer: Ons kenmerk: Onderzoek naar de inbesteding van de dienstverlening van BOR naar AVRI Gemeente Tiel t.a.v. de heer O. Sancak Postbus HH TIEL De heer drs. L. Konings Mevrouw mr. A.M. Visscher MBA Mevrouw M. Verwoert M.Sc. De heer R. Sijm M.Sc , versie 1.2_def Datum: 26 juni 2013

130 Inhoudsopgave 1. Inleiding Visie en aanpak Twee varianten uitgewerkt Analyse door middel van Referentiekader ZUS Conclusies en aanbevelingen Bijlage I: literatuurlijst Bijlage II: geïnterviewden Bijlage III: retrospectief Bijlage IV: omschrijving handvatten referentiekader

131 2

132 1. Inleiding In 2012 is Deloitte gevraagd een oordeel te geven over het onderzoek omtrent de inbesteding van Beheer Openbare Ruimte-taken (voortaan: BOR-taken). In deze rapportage uit 2012 is onder andere de conclusie opgenomen dat een zorgvuldig afwegingskader voor besluitvorming nog ontbreekt. Daarnaast is door Deloitte een aantal aanbevelingen gedaan op basis van geconstateerde witte vlekken in de business case en voor het verdere te doorlopen traject. De voorliggende rapportage houdt een consolidatie in van een aantal rapportages c.q. notities uit 2012 en tracht een bijdrage te leveren aan het besluitvormingsproces rondom de BORtaken. Achtergrond Op 24 april 2012 heeft het college van B&W van de gemeente Tiel een besluit genomen over het laten uitvoeren van een onderzoek naar de mogelijkheid om 10% kostenbesparing te realiseren bij de afdeling Stadsbeheer (voortaan: SB of afdeling SB). Initieel ging daarbij de gedachte uit naar een inbesteding van de BOR-taken bij de uitvoerende dienst van Regio Rivierenland, Afvalverwijdering Rivierenland (voortaan: AVRI). In de loop van 2012 is een viertal onderzoeken uitgevoerd die hebben geresulteerd in een aantal rapportages c.q. notities: Openbare Ruimte. Bezuinigingen door efficiënt beheer, opgesteld door de afdeling SB d.d. 10 oktober Verkenning uitbesteding IBOR Gemeente Tiel, opgesteld door AVRI d.d. 11 oktober Gemeente Tiel en AVRI: Profijt door Partnerschap? Onderzoek financiële en organisatorische aspecten van overdracht IBOR-taken aan AVRI, opgesteld door Bureau Excellent d.d. 5 november Beoordeling van het onderzoek naar de uitbesteding BOR taken aan AVRI, opgesteld door Deloitte d.d. 20 november Tenslotte is ten behoeve van objectieve besluitvorming het Referentiekader ZUS (d.d. 28 februari 2013) opgesteld. Dit document heeft als doel te voorzien in een gemeentebreed afwegingskader om te bepalen of gemeente Tiel zelf taken blijft uitvoeren, taken uitbesteedt of taken in samenwerking gaat oppakken. Inmiddels zijn veel ingrediënten voor besluitvorming verzameld en wenst de gemeente Tiel een eindrapportage als vertrekpunt voor de definitieve politiek-bestuurlijke besluitvorming met betrekking tot de taken van BOR. 3

133 Opdracht Op basis van bovenstaande achtergrond zijn wij gestart met de beantwoording van de volgende onderzoeksvraag: Kunnen beheertaken openbare ruimte worden inbesteed bij AVRI en indien dat mogelijk is wordt daarmee een kostenbesparing van minimaal 10% gerealiseerd? De kostenbesparing van minimaal 10% is een bezuinigingsdoelstelling van Dit bedrag wordt aangevuld met een in het coalitieakkoord opgenomen taakstelling van In totaal betreft de structurele kostenbesparing een bedrag van vanaf Bij de beantwoording van deze onderzoeksvraag sluiten wij voorts aan bij de inbreng van de afdeling SB. Hierdoor wordt in de volle breedte een advies gegeven over enerzijds twee varianten (zelf doen of inbesteden bij AVRI) en anderzijds toetsing van beide varianten aan het Referentiekader ZUS. Tijdens de uitvoering van dit onderzoek is, op nadrukkelijk verzoek van de opdrachtgever, afstemming en contact gezocht met belanghebbenden zoals het management van de afdeling SB, de ondernemingsraad van de gemeente Tiel en AVRI. Deze contacten hadden tot doel om enerzijds informatie uit de rapportage(s) uit 2012 te herijken en anderzijds draagvlak voor de voorliggende eindrapportage te creëren. Leeswijzer De voorliggende eindrapportage start met een hoofdstuk (hoofdstuk 2) waar onze visie op inbesteding en een toelichting op onze aanpak is weergegeven. Vervolgens gaat hoofdstuk 3 in op de (financiële) onderbouwing van beide varianten. Hierbij zetten wij de twee varianten (zelf doen en inbesteden) cijfermatig naast elkaar, waarbij wij ons hebben gebaseerd op de rapportages c.q. notities uit 2012 (en een eventuele herijking). Hoofdstuk 4 betreft een analyse aan de hand van het Referentiekader ZUS. Tenslotte sluiten wij de rapportage af met een hoofdstuk waarin onze conclusies, waarmee de onderzoeksvraag wordt beantwoord, en aanbevelingen zijn opgenomen. 4

134 2. Visie en aanpak In dit hoofdstuk geven wij onze visie op uitbesteding en inbesteding weer. Deze visie heeft nadrukkelijk betrekking op de wijze waarop de voorbereiding op en besluitvorming omtrent uitbesteding of inbesteding kan plaatsvinden. Deze visie dient op de achtergrond als basis voor de aanpak van het door Deloitte uitgevoerde onderzoek. Uitbesteding en inbesteding volgens Deloitte Een goede voorbereiding voor de beslissing om proces uit of in te besteden, begint met het beantwoorden van een aantal strategische vragen. Onderstaande figuur toont deze volgtijdelijk met elkaar als organisatie te beantwoorden vragen. Hoofdvraag Subvragen Onderzoeksvragen 1 A. Wat zijn de primaire drijfveren om uit te besteden? Waarom uitbesteden? B. Is de uitbestedingstrategie gekoppeld aan de algemene strategische doelstellingen? Welke processen kunnen worden uitbesteed? 2 Wat uitbesteden? 3 Wanneer uitbesteden C. Is de uitbestedingstrategie in lijn met andere strategieën (Processen, ICT, organisatie)? A. Wat zijn de potentiële sourcing kavels? B. Wat is de potentiële business / benefits case (business case)? A. Zijn er grote (tijdelijke) belemmeringen/hindernissen om de activiteiten uit te besteden? B. Zijn de activiteiten gereed voor uitbesteding of moeten er nog voor de overdracht tussentijdse stappen plaatsvinden? 4 Hoe uitbesteden? A. Wat is de meest geschikte uitbestedingsvorm? B. Welke methodiek minimaliseert de risico s?(lengte contractduur, één leverancier versus meerdere leveranciers)? C. Hoe wordt de uitbesteding gemanaged? Figuur 1 Strategische vragen bij uitbesteding c.q. inbesteding Voorafgaand aan deze strategische vragen, formuleren organisaties daarnaast doorgaans condities en voorwaarden waaronder uitbesteding of inbesteding van processen als onderwerp op de agenda komt. Deze condities en voorwaarden zijn op hun beurt afgeleid van een visie op de eigen organisatie. Recent hebben bijvoorbeeld veel organisaties in het publieke domein (onder andere gemeenten en provincies) besloten zichzelf om te vormen naar een regieorganisatie, waarbij zij bijvoorbeeld aangeven activiteiten en processen in eigen beheer te blijven uitvoeren, tenzij. Wanneer is sprake van uitbesteding en wanneer van inbesteding? Van uitbesteding is sprake, zodra een organisatie uitvoering geeft aan haar strategische besluit om de inzet van een deel van de eigen medewerkers, organisatiemiddelen en/of geïnvesteerd 5

135 Resultaten Doelen vermogen voor de uitvoering van ondersteunende bedrijfsprocessen niet (langer) noodzakelijk of gewenst is om de bedrijfsdoelstelling(en) na te streven. De uitbestedende organisatie contracteert op dat moment een externe dienstverlener of toeleverancier om de betreffende taken in het vervolg uit te voeren. Bij voorkeur wordt een partij gekozen voor wie de activiteiten in kwestie juist tot de kernactiviteiten behoren. Er ontstaat dan een nieuwe zakelijke relatie tussen twee organisaties: de outsourcende/uitbestedende partij en haar toeleverancier, dienstverlener, serviceprovider ofwel outsourcingspartner. Er is sprake van inbesteding wanneer een aanbestedende dienst, zoals een gemeente, een opdracht binnen zijn eigen organisatie plaatst. Aangezien AVRI een gemeenschappelijke regeling (overheids NV) betreft, waarvan gemeente Tiel (mede-)eigenaar is, is bij overdracht van activiteiten van gemeente Tiel aan AVRI sprake van inbesteding. Van verkenning, via een business case, naar feitelijke uitbesteding c.q. inbesteding Op het moment dat uitbesteden c.q. inbesteden een mogelijke optie wordt, voeren veel organisaties verkenningen uit. Deze verkenningen leiden ertoe dat besluitvorming plaatsvindt om formeel een business case uit te werken. Deze business case legt niet alleen de basis voor besluitvorming om al dan niet taken daadwerkelijk te gaan uitbesteden c.q. inbesteden. De business case dient ook als monitoring- en sturingsinstrument om te bezien of investeringen in de praktijk tot een bepaald verwacht rendement leiden. In onderstaande figuur is een aantal generieke stappen weergegeven vanaf het moment van verkenning van mogelijkheden tot en met de daadwerkelijke uitbesteding c.q. inbesteding. Uiteraard is ieder met elkaar te doorlopen traject uniek, waardoor deze stappen bij nadere uitwerking telkens anders ingevuld moeten worden. 1. Verkenning kansen voor uit-/ inbesteding 2. Consultatie, buca en PvE 3. Selectie van partij(en) 4. Ontwerp en operationalisatie 5. Implementatie Het in kaart brengen van randvoorwaarden en uitgangspunten voor uitbesteding c.q. inbesteding van taken. Het benoemen van taken(pakketten) die kansrijk zijn voor uitbesteding c.q. inbesteding. Het in kaart brengen van financiële, personele en organisatorische consequenties van kansrijke taken(pakketten). Het consulteren van partijen (private partijen bij uitbesteding en of een opgaaf van de GR waarnaar wordt inbesteed) voor overname van kansrijke taken(pakketten) Het kwalificeren en kwantificeren van het potentieel, effecten en randvoorwaarden in een business case. Het uitwerken van scenario s in ambities en tempo, incl. vormen van uitbesteden c.q. inbesteden. Het selecteren van geschikte partijen voor uitbesteden. In geval van inbesteden is er doorgaans sprake van slechts één partij. Het overeenkomen van vorm en wijze van uitbesteden of inbesteden met geselecteerde partij. Het inrichten van de vorm inclusief werkafspraken en spelregels. Het operationaliseren van het ontwerp naar concrete vervolgstappen ten behoeve van implementatie. Het uitvoeren en realiseren van het implementatieplan. Vastgesteld overzicht van taken inclusief (mogelijke) effecten en benodigde randvoorwaarden op hoofdlijnen. Business case per kansrijke taak, inclusief Programma van Eisen c.q. bestek. Vastgestelde scenario s. Overzicht van geschikte (markt)partijen. Vaststellen vorm waarin uitbesteding of inbesteding plaatsvindt. Figuur 2 Generieke stappen bij uitbesteding c.q. inbesteding Vastgestelde blauwdruk van de vorm inclusief werkafspraken en spelregels. Vastgesteld implementatieplan. Go live! 6

136 Resultaten Activiteiten Aanpak van dit onderzoek In 2012 heeft de gemeente Tiel een aantal stappen gelijktijdig gezet. Daarbij heeft volgens Deloitte een verkenning naar inbesteding én het opstellen van een business case voor inbesteding van BOR-taken bij AVRI, tegelijkertijd plaatsgevonden. In onderstaande aanpak zijn stappen geformuleerd om enerzijds te komen tot een definitieve business case voor zowel inbesteding alsook voor BOR-taken in eigen beheer blijven uitvoeren. Anderzijds beoogt deze aanpak een toetsing van beide scenario s aan het referentiekader. 1. Verzamelen en valideren rapportages 2. Aanvullen geconstateerde witte vlekken 3. Opstellen definitieve business case 4. Toepassen referentiekader ZUS 5. Vastleggen bevindingen in eindrapportage Geven toelichting aan ondernemingsraad over te doorlopen traject. Bestuderen en valideren de rapportage van afdeling Stadsbeheer d.d. 10 oktober Analyseren witte vlekken op basis van rapportage Deloitte d.d. 20 november 2012 van eindrapportage van Bureau Excellent en de verkenning van AVRI, beiden uit Constateren definitief uit te zoeken witte vlekken op basis van hogergenoemde rapportages. Houden van interviews met betrokkenen om witte vlekken in te vullen. Indien van toepassing: bestuderen aanvullende documentatie en onttrekken ontbrekende gegevens ten behoeve van business case. Houden van interviews ten behoeve van vormgeving communicatieproces richting betrokken medewerkers en ondernemingsraad. Opstellen definitieve kwalitatieve en kwantitatieve business case. Op basis van het Referentiekader ZUS uitvoeren van een toetsing van de definitieve business case. Vastleggen bevindingen in (concept-)eindrapportage, bestaande uit: Hoofdlijnen uitgevoerde onderzoeken. Toetsing van business case aan Referentiekader ZUS. Communicatie op hoofdlijnen voor betrokkenen afdeling en ondernemingsraad. Conclusies en eindadvies Deloitte Bespreken conceptrapportage met begeleidingsgroep. In afstemming met opdrachtgever: toelichten en presenteren eindrapportage in de stuurgroep. Overzicht stand van zaken informatie en overzicht ZUS-kader. Daar waar mogelijk herijken en aanvullen. Maken definitieve vergelijking (kwantitatief en kwalitatief). Toetsen variant 1 en variant 2 aan ZUS-kader. Vastleggen conclusies en aanbevelingen. Figuur 3 Onderzoeksvraag van de gemeente Tiel in activiteiten en resultaten 7

137 8

138 3. Twee varianten uitgewerkt Het voorliggende hoofdstuk laat een vergelijking zien van de twee varianten. Op basis van de rapportages c.q. notities uit bijlage III en een herijking van deze gegevens met de actualiteit, zijn beide varianten beoordeeld en waar noodzakelijk door Deloitte genuanceerd. Huidige situatie afdeling SB Huidig takenpakket en kwaliteit van de dienstverlening De afdeling SB houdt zich bezig met de sturing op het beheer van de openbare ruimte. Er is een scheiding aangebracht tussen enerzijds beleid, werkvoorbereiding en toezicht en anderzijds de uitvoering. De werkzaamheden van SB zijn te onderscheiden in taakgebieden met een dagelijks kortcyclisch karakter en langcyclische werkzaamheden. Kortcyclische werkzaamheden richten zich op repeterend beheer en continuïteit. Langcyclisch werk behelst vaak een keuze voor een andere inrichting (keuzes materiaal, begrenzing, profilering, capaciteit). Onder de kortcyclische werkzaamheden vallen: Groenonderhoud Zwerfafval en kleine reparaties Onderhoud en herstel aan wegen Trottoirs Straatmeubilair Riolering De langcyclische werkzaamheden zijn: Groot onderhoud aan wegen Verlichting Rioleringen Reconstructies van verkeersvoorzieningen Herinrichting plantsoenen en groenstroken. Er heeft geen verdere uitsplitsing van werkzaamheden, de zogenoemde bestekken, plaatsgevonden. 9

139 Mate van hardheid gebruikte informatie Werkelijke jaarlijkse kosten (peildatum 2012) De huidige jaarlijkse kosten bestaan uit een aantal componenten. Bij de berekening van de kosten van de eigen uitvoering is uitgegaan van een uurloon voor het team R&U van 69,19 en voor het team Projecten van 64,73. Het aantal uren op jaarbasis voor R&U bedraagt en voor Projecten Huidige kosten Eigen uitvoering R&U (loon, materieel, overhead) Eigen uitvoering Projecten (loon, materieel, overhead) Onderaanneming + overig Overig Subtotaal Werf IBOR Werf doorbelast overig Totaal Tabel 1 Werkelijke jaarlijkse kosten afdeling SB Formatie (peildatum 2012) De formatie die betrekking heeft op de BOR-taken bij de afdeling SB bestaat, zoals reeds eerder vermeld, uit 26,03 Fte van het team R&U en 2,7 Fte van het team Projecten. In totaal betreft de formatie 28,73 Fte. Belangrijk uitgangspunt bij beide varianten Evenals dat het geval was bij het onderzoek van Deloitte uit 2012, is nieuw aangeleverde data eveneens beoordeeld op zogeheten robuustheid. Deloitte gebruikt daarbij de reeds bekende kwalificaties als aantoonbaar, aannemelijk of best guess. De figuur hieronder visualiseert deze wijze van hardheid kwalificatie. Aantoonbaar De gebruikte informatie is feitelijk toonbaar vanuit authentieke bron Aannemelijk De gebruikte informatie is op basis van verifieerbare referentiegegevens (bijvoorbeeld benchmarks, ervaringsgetallen, casuïstiek) geconstrueerd Best guess De gebruikte informatie betreft een stellingname die niet nader onderbouwd is Figuur 4 Mate van hardheid van gebruikte informatie 10

140 Variant 1: zelf blijven uitvoeren van takenpakket 1 Jaarlijkse kosten bij variant 1 (peildatum 2012) Variant zelf blijven doen Bovengrens Ondergrens Eigen uitvoering R&U (loon, materieel, overhead) Eigen uitvoering Projecten (loon, materieel, overhead) Onderaanneming + overig Overig Subtotaal 1 basisvergelijking Werf IBOR Werf doorbelast overig Totaal incl. werf Verwachte bezuinigingen manuren Integraal beleid (1) Integraal bestek (2) Bezuiniging ivm productiviteitsnorm (3) Grijs-gebied (4) Centrum in eigen beheer (5) Niet invullen van vacatures (6) Niet invullen van vacatures per (7) Bezuiniging eenmalig materieel Verkoop van voertuig(en) (8) Bezuiniging regulier materieel Integrale bestekken (9) Huisvesting BTH en R&U (10) Structureel totale kosten Totale bezuiniging Tabel 2 Jaarlijkse kosten en bezuinigingspotentieel variant 1 1 De data uit 2012 is voorgelegd aan de afdeling SB en door het management herbevestigd. Een beoordeling van robuustheid van data heeft vervolgens door Deloitte plaatsgevonden. 11

141 Toelichting op de bezuinigingsposten Deloitte heeft de robuustheid van de door SB aangeleverde data beoordeeld en stelt op grond van de uitkomsten vast dat enkele bezuinigingsposten niet of beperkt kunnen worden meegenomen in de berekening van deze variant. Deloitte hanteert derhalve een bandbreedte voor het besparingspotentieel van de variant BOR-taken in eigen beheer uitvoeren. Hieronder volgt per onderdeel een toelichting. (1) Integraal beleid - bezuiniging manuren: De bezuiniging ad van manuren op het integrale beleid betreft circa 0,2 Fte. SB verwacht dat als gevolg van het voeren van integraal beleid, het opstellen van afzonderlijke beleidsdocumenten terugloopt. Deloitte acht deze bezuiniging aannemelijk. (2) Integraal bestek - bezuiniging manuren: De bezuiniging ad van manuren op het integrale bestek betreft eveneens circa 0,2 Fte. De reden hiervan is gelegen in het feit dat er minder tijd hoeft te worden besteed aan het beheren en onderhouden van meerdere bestekken (een lagere tijdsbesteding van de werkvoorbereider), evenals een terugloop in de mate waarop directievoering plaatsvindt (nu ook meer integraal). Deze bezuiniging vindt Deloitte aannemelijk. (3) Bezuiniging i.v.m. productiviteitsnorm: De gemiddelde productiviteitsnorm van de gemeente Tiel ligt op uren. Onderdeel van deze uren zijn onder andere 8 studiedagen en 18 dagen voor werkoverleg. De afdeling SB geeft aan dat de medewerkers in de buitendienst gemiddeld een productiviteit van uur realiseren, omdat zij minder studie c.q. trainingsdagen hebben, maar ook minder overleguren maken. Echter, deze cijfers kunnen niet worden aangetoond in het urenregistratiesysteem. Deloitte neemt derhalve slechts 50% van deze geclaimde bezuiniging mee te nemen in het besparingsvoorstel. Dit komt neer op 0,5 Fte. (4) Grijs gebied - bezuiniging manuren: De werkzaamheden in het grijs gebied betreffen met name de bel- en herstel meldingen vanuit zowel de interne organisatie alsook extern van burgers en bedrijven. Deze meldingen vallen buiten reguliere afspraken en werkzaamheden van de buitendienst. SB stelt in haar bezuinigingsclaim dat indien zij deze meldingen structureel niet meer oppakken een besparing van mogelijk is. In de lijn met het principe vasthouden aan het huidige kwaliteitsniveau is Deloitte van mening dat deze werkzaamheden toch zullen (moeten) worden uitgevoerd. Deze bezuinigingsclaim duidt Deloitte als niet aannemelijk en daardoor op 0. (5) Centrum in eigen beheer bezuiniging manuren: Het in eigen beheer uitvoeren van de BOR-taken in het centrum en de Waalkade leidt volgens SB tot een besparing van ten opzichte van uitbesteding aan een aannemer. De reden hiertoe is gelegen in onder andere specifieke kennis bij SB van het stadscentrum, maar ook het meer planmatig gaan vegen van de binnenstad (focus op 12

142 zogeheten waaihoeken ), waardoor minder uren hoeven te worden besteed voor een gelijkblijvende kwaliteit. Deloitte is van mening dat als gevolg van het niet meenemen van piekmomenten door SB er geen zekerheid is over het alsnog moeten aanwenden van de vrijgespeelde uren. Derhalve vindt Deloitte het meer aannemelijk dat een bedrag van kan worden bespaard. (6) Niet invullen bestaande vacatures (3,14 Fte): De afdeling SB werkt(e) met een flexibele schil van 3,14 Fte. Deze formatieplaatsen in schaal 5 hadden betrekking op de wijkteams ad en worden niet meer ingevuld. Werkzaamheden worden intern opgevangen door collega s en niet uitbesteed aan aannemers. Deze bezuiniging is aantoonbaar. (7) Niet invullen bestaande vacature vanaf 2015 (1 Fte): In 2015 zal als gevolg van natuurlijk verloop (pensioen) een vacature voor een beleidsmedewerker (ad ) vrijvallen. Deze taken worden binnen de afdeling SB door een collega opgevangen. Deze bezuiniging is aantoonbaar. (8) Verkoop van voertuig(en): De afdeling SB voert de verkoop van twee voertuigen op als bezuiniging. Deloitte is van mening dat dit niet een bezuiniging is, maar een opbrengst. Derhalve dient deze post in totaliteit uit de variant te worden gehaald. (9) Integraal bestek - van 28 naar acht bestekken: SB heeft verscheidene stappen gezet om te komen tot de toepassing van integrale bestekken. Hierbij is de stad in twee percelen verdeeld, waarbij voor perceel 2 met een open bestek wordt gewerkt. Dit betekent dat deelopdrachten worden verstrekt op het moment dat dit noodzakelijk wordt geacht. SB is voorzichtig bij het opnemen van een totaalbedrag aan bezuinigingen dat het voeren van integrale bestekken met zich meebrengt. Op basis van de huidige realisatiecijfers, die zullen worden aangetoond in de tweede voortgangsrapportage, neemt zij een bedrag van mee aan besparingsmogelijkheden. Gezien de conservatieve inschatting, vindt Deloitte dit bedrag ad voldoende aannemelijk. (10) Huisvesting BTH en R&U (werkplekken): Door het samenvoegen van werkplekken geeft SB aan dat een bedrag van bezuinigd kan worden. Aangezien deze bezuiniging afhankelijk is van politieke besluitvorming, acht Deloitte deze bezuiniging niet aannemelijk en wordt deze niet in de ondergrens meegenomen. In de notitie van SB uit 2012 is aangegeven dat het besparingspotentieel groter is dan door hen in variant 1 weergegeven. Echter, een aantal besparingen zijn afhankelijk van politieke keuzes dan wel berusten op scenario s die (nog) niet (kunnen) worden gerealiseerd. Deze kunnen derhalve niet worden meegenomen als besparing. Voorbeelden hiervan zijn een voorspelling van een daling van het ziekteverzuim ruim onder de norm, (vergroting) van de inzet van langdurig werklozen en bewoners van Tiel en uitbreiding van activiteiten op de werf. 13

143 Onderstaande tabel geeft de besparing weer die gerealiseerd wordt ten opzichte van de huidige situatie bij het in eigen beheer blijven uitvoeren van BOR-taken. Hieruit blijkt dat afgerond (met behoud van het huidige kwaliteitsniveau) à (met beperkte teruggang van het huidige kwaliteitsniveau) kan worden bespaard met het in eigen beheer blijven uitvoeren van BOR-taken. Kosten Besparing Nu Uitvoering door SB (bovengrens) Uitvoering door SB met correctie (ondergrens) Tabel 3 Kosten en besparing bij variant in eigen beheer uitvoeren BOR-taken Formatie (peildatum 2012) De formatie die betrekking heeft op de BOR-taken bij de afdeling SB betreft in totaal 28,73 Fte. In de notitie van de afdeling SB is aangegeven dat een verdere bezuiniging op deze formatie mogelijk is. Deze mogelijkheid kan deels door SB onderbouwd worden met ervaringen met efficiencymaatregelen van de afgelopen jaren. Dit hield bijvoorbeeld in dat een aantal vacatures niet meer zijn ingevuld en ook niet meer worden ingevuld. Het betreft 3,14 Fte in de buitendienst. Consequenties De financiële consequentie van de variant dat SB BOR-taken in eigen beheer blijft uitvoeren, is het mogelijk kunnen behalen van een aanzienlijke bezuiniging ten opzichte van de huidige situatie. Daarbij geldt dat het beheer van de openbare ruimte in eigen beheer van de gemeente Tiel blijft, een argument dat de afdeling SB zelf een grote pré vindt. In een gesprek met SB is aangegeven dat reeds een groot deel van de besparing is behaald in 2013 (met name als gevolg van de aanbesteding van integrale bestekken). Dit zal aantoonbaar worden in de tweede voortgangsrapportage. 14

144 Variant 2: inbesteden takenpakket bij AVRI Herijking en aanvulling data Van AVRI is tijdens het onderzoek additionele input verkregen. Dit betrof data die uiteindelijk niet zijn meegenomen in de rapportage van Bureau Excellent in De volgende onderdelen dienen volgens AVRI te worden toegevoegd: Additionele besparing in de eigen uitvoeringskosten, gebaseerd op onder andere een lager uurloon, hogere productiviteit en een lagere overhead van de AVRI (punt (17) in tabel 4). Teneinde in de vergelijking dezelfde aspecten mee te nemen, worden door SB geclaimde bezuinigingen (exclusief en inclusief correcties), ook bij variant 2 meegenomen (punten (1) tot en met (10) in tabel 4). Besparingen als gevolg van meer realistisch in plaats van defensief begroten. Dit bedrag is opgebouwd uit enerzijds een minder conservatieve raming van manuren en materieel uren. Anderzijds zijn opbrengsten van afval uit de huidige bestekken met aannemers meegerekend (punten (13) tot en met (16) in tabel 4). Bovengenoemde gegevens zijn volgens AVRI ingegeven als gevolg van onder andere ervaringen met BOR-taken bij de gemeente Buren en de door het regiobestuur vastgestelde begroting Op grond van herleiding van de door AVRI genoemde nieuwe data, is Deloitte van mening dat sommige data beperkt hard is dan wel niet kan worden meegenomen. Deloitte hanteert derhalve ook bij deze variant een bandbreedte voor het door AVRI geclaimde besparingspotentieel. De navolgende tabel laat de boven- en ondergrens bij de variant inbesteding bij AVRI zien. 15

145 Jaarlijkse kosten bij variant 2 (peildatum 2012) Variant uitbesteden aan AVRI Bovengrens Ondergrens Eigen uitvoering R&U (loon, materieel, overhead) Eigen uitvoering Projecten (loon, materieel, overhead) Totaal materieel Onderaanneming + overig Overig Subtotaal 1 basisvergelijking Werf IBOR Werf doorbelast overig Totaal incl. werf Besparingen Tiel Beeld en kwaliteitsturing IBOR ('slimmer werken') (1 en 2) Bezuiniging ivm productiviteitsnorm (3) Grijs-gebied (4) Centrum in eigen beheer (5) Niet invullen van vacatures (6) Niet invullen van vacatures per (7) Uitbesteed werk integraal benaderen ('slimmer werken') (9a) Terugbrengen bestekken van 28 naar 8 (9b) Huisvesting BTH en R&U (10) Slimmer werken Verhogen productiviteit (11) Werf Extra activiteiten (12) Besparing vgl realistisch scenario Uitbesteed werk (13) Verhoogde productiviteit manuren (14) Verhoogde productiviteit materieel (15) Afvalverwerking (16) Overhead AVRI (17) Desintegratiekosten Overhead constant (18) Accountmanager (19) Structureel totale kosten Incidenteel Frictiekosten Bezuinigingen uitvoering (20) Bezuiniging efficiency Overheadkosten Totale bezuiniging Tabel 4 Jaarlijkse kosten bij inbesteding bij AVRI 16

146 Toelichting op de bezuinigingsposten Deloitte heeft, analoog aan de conclusies inzake de robuustheid van de door SB aangeleverde data, ook de data van AVRI beoordeeld en stelt op grond van de uitkomsten vast dat enkele bezuinigingsposten niet of beperkt kunnen worden meegenomen in de berekening van deze variant. Hieronder volgt per onderdeel een toelichting. (1) Beeld en kwaliteitsturing IBOR (ook punt (2)): De bezuiniging ad is één van de drie onderdelen van het principe Slimmer werken dat AVRI toepast. Door onder andere integrale benadering van bestekken en heldere afspraken over te realiseren kwaliteitsniveau, claimt AVRI een hogere effectiviteit en efficiëntie te kunnen bereiken. Bij dit bedrag zijn overigens de besparingen zoals geclaimd door SB (integraal beleid (1) en integraal bestek (2)) toegevoegd. Deloitte acht dit onderdeel van Slimmer werken aannemelijk. (2) Zie voorgaande punt (1). (3) Bezuiniging i.v.m. productiviteitsnorm: Deloitte volgt dezelfde argumentatie als bij de ondergrens die gesteld is bij variant 1 en acht 50% van de door SB geclaimde bezuiniging ook aannemelijk bij variant 2. (4) Grijs gebied - bezuiniging manuren: Deloitte volgt dezelfde argumentatie als bij de ondergrens die gesteld is bij variant 1 en stelt deze bezuinigingspost op 0 (niet aannemelijk). (5) Centrum in eigen beheer bezuiniging manuren: Deloitte volgt dezelfde argumentatie als bij de ondergrens die gesteld is bij variant 1 en acht een besparing van reëel. (6) Niet invullen bestaande vacatures (3,14 Fte): Deloitte volgt dezelfde argumentatie als bij de ondergrens die gesteld is bij variant 1 en vindt de bezuiniging ad aantoonbaar. (7) Niet invullen bestaande vacature vanaf 2015 (1 Fte): Deloitte volgt dezelfde argumentatie als bij de ondergrens die gesteld is bij variant 1 en vindt de bezuiniging vanaf 2015 ad aantoonbaar. (8) Verkoop van voertuig(en): is een opbrengst, maar geldt ook niet in deze variant. (9) Uitbesteed werk integraal benaderen (9a): De bezuiniging ad is één van de drie onderdelen van het principe Slimmer werken dat AVRI toepast. Door onder andere integrale benadering van bestekken en heldere afspraken over te realiseren kwaliteitsniveau, claimt AVRI een hogere effectiviteit en efficiëntie te kunnen bereiken. Deloitte acht dit onderdeel van Slimmer werken aannemelijk. 17

147 Terugbrengen bestekken van 28 naar 8 (9b): Deloitte volgt dezelfde argumentatie als bij de ondergrens die gesteld is bij variant 1 en vindt de bezuiniging ad aantoonbaar. (10) Huisvesting BTH en R&U (werkplekken): Door het samenvoegen van werkplekken geeft SB aan dat een bedrag van bezuinigd kan worden. Deloitte volgt dezelfde argumentatie als bij de ondergrens die gesteld is bij variant 1 en stelt deze bezuinigingspost op 0 (niet aannemelijk). (11) Verhogen productiviteit: Deze bezuiniging ad maakt onderdeel uit van het eerder genoemde principe Slimmer werken dat AVRI toepast. Deloitte acht ook dit onderdeel van Slimmer werken aannemelijk. (12) Extra activiteiten werf: bij variant 1 zijn en mogen vooralsnog geen extra activiteiten van de werf worden meegenomen. In het kader van een eerlijke vergelijking worden een mogelijk besparingspotentieel bij variant 2 ook niet meegenomen. (13) Uitbesteed werk: Deloitte houdt de eerder afgegeven raming van AVRI aan volgens het defensief begroten -principe aan. Een belangrijke overweging hierbij is de vergelijking die wordt gemaakt met landelijke gegevens en met de ervaringen in de gemeente Buren. (14) Verhoogde productiviteit manuren: In combinatie met de post (11) en de versleuteling van bij de kosten Eigen uitvoering R&U en Eigen uitvoering Projecten, acht Deloitte het risico van dubbeltelling van besparingen aanwezig. Deloitte neemt derhalve dit bedrag in de ondergrens van de variant niet mee. (15) Verhoogde productiviteit materieel: In combinatie met de post (11) en de versleuteling van bij de kosten Eigen uitvoering R&U en Eigen uitvoering Projecten, acht Deloitte het risico van dubbeltelling van besparingen aanwezig. Deloitte neemt derhalve dit bedrag in de ondergrens van de variant niet mee. (16) Afvalverwerking: inkomsten vanuit huidige bestekken omtrent afval- en afvalverwerking betreffen geen bezuinigingen maar opbrengsten. Deze kunnen niet worden meegenomen in variant 2. (17) Overhead AVRI: Uitgaande van de door het regiobestuur vastgestelde begroting 2013, vindt Deloitte de besparing ad voldoende aannemelijk. (18) Overhead constant: De berekeningen in het rapport van Bureau Excellent omtrent de vaste overhead die achterblijft bij de gemeente Tiel, vindt Deloitte aannemelijk. 18

148 (19) Accountmanager: Op basis van ervaringsgegevens acht Deloitte de inzet van een functionaris die voorziet in a.) accountmanagement en contractmanagement en b.) contactpersoon voor oudmedewerkers van gemeente Tiel een tijdsbesteding van structureel 200 uren op jaarbasis meer realistisch. Hierbij zij vermeld dat in het eerste jaar extra contacturen moeten worden ingezet die als (deel van de) frictiekosten moeten worden meegenomen. Daarmee komen de kosten voor deze functionaris op afgerond (20) Bezuinigingen uitvoering: Bij de uitvoeringskosten kan AVRI een bezuiniging behalen ten opzichte van SB. Hieraan ligt een lager uurloon bij de AVRI ten grondslag. Het tarief R&U bij SB bedraagt 69,19 ten opzichte van 52,97 bij AVRI. Het uurtarief bij Projecten bedraagt bij SB 64,73 en bij AVRI 58,03. Hiermee kan AVRI een bezuiniging realiseren van Met inachtneming van hetgeen hierboven is vermeld, acht Deloitte een bandbreedte van de hoogte van de besparing bij inbesteding van BOR-taken tussen de ruim en (afgerond) reëel. Op het moment dat het takenpakket dat de gemeente Tiel wil inbesteden (werkprocessen) bekend is, maar ook beter zicht is op het verwachte kwaliteitsniveau, kan AVRI een formele offerte opstellen. Op grond van deze verkenning kan wel worden gesteld dat de ondergrens aan besparingen minimaal kan worden behaald. Kosten Besparing Nu Uitvoering door AVRI (bovengrens) Uitvoering door AVRI vgl Deloitte (ondergrens) Tabel 5 Kosten en besparing bij variant inbesteden BOR-taken aan AVRI Formatie (peildatum 2012) Bij inbesteding aan AVRI conform de rapportage van Bureau Excellent gaat de totale huidige bezetting die betrekking heeft op de uitvoering van BOR-taken (28,73 Fte) over naar AVRI (variant 2). Dit betreft 26,03 Fte van team R&U en 2,7 Fte van team Projecten. In de praktijk is thans geen sprake van gehele bezetting van deze formatie. Daardoor zullen bij inbesteding feitelijk minder medewerkers naar AVRI overgaan. Consequenties De financiële consequentie van de variant waarbij de gemeente Tiel de BOR-taken gaat inbesteden bij AVRI, is dat er minimaal een bezuiniging van kan worden behaald ten opzichte van de huidige situatie. Bij deze variant kan er meer bezuinigd worden dan bij de variant waarbij SB haar werkzaamheden zelf blijft uitvoeren. Op het moment een berekening kan plaatsvinden op feitelijk in te besteden werkprocessen tegen een bepaald kwaliteitsniveau, neemt de hardheid van de door AVRI aangegeven data toe. AVRI kan op dit moment aannemelijk maken dat, op basis van feitelijke ervaringen uit 2012/2013, bijvoorbeeld als gevolg van uitvoering van BOR-taken bij de gemeente Buren of landelijke benchmarks, een besparing mogelijk is. Hiermee is de opgegeven data van AVRI aannemelijk. 19

149 Ook dient rekening te worden gehouden met het feit dat de gemeente Tiel bij inbesteding van de BOR-taken bij AVRI met het variabele deel van de overhead ad achterblijft. Deze variabele kosten komen te vervallen, deels op korte termijn en deels na een periode van afbouw. Bureau Excellent is er in haar rapportage van uitgegaan dat deze kosten geleidelijk tot 2016 kunnen worden teruggebracht tot nul. In het rapport van KokxDeVoogd van 14 maart jongstleden inzake de eventuele outsourcing van BTH, wordt voor de beïnvloedbare transitiekosten een afbouwperiode van drie jaar gehanteerd. Deloitte sluit zich in onderhavige rapportage aan bij deze aanname en vindt een afbouwperiode van drie jaar voor het variabele deel van de overhead realistisch. Ten slotte bestaan er mogelijk gevolgen voor de BTW teruggave via het BTW Compensatiefonds. Wat betekent bijvoorbeeld het door het kabinet aangekondigde maximum te compenseren bedrag in de praktijk voor de gemeente Tiel? De nog op te stellen concept DVO tussen de gemeente Tiel en AVRI zal nader moeten worden afgestemd met de belastinginspectie om hier verdere helderheid over te verkrijgen. Daarmee sluit Deloitte aan bij het advies van KokxDeVoogd in haar BTH-rapportage. Vergelijk beide varianten In onderstaande tabel zijn de totale kosten per variant weergegeven. Hieruit blijkt dat uitvoering door AVRI, bij zowel onder- als bovengrens van de gehanteerde bandbreedte, voordeliger is. Kosten Besparing Huidige uitvoeringskosten Tiel voor BOR Uitvoering door SB (bovengrens) Uitvoering door SB met correctie (ondergrens) Uitvoering door AVRI (bovengrens) Uitvoering door AVRI met correctie (ondergrens) Tabel 6 Vergelijking beide varianten met elkaar, inclusief bandbreedte inbesteding AVRI 20

150 4. Analyse door middel van Referentiekader ZUS Naar aanleiding van de aanbevelingen van Deloitte in 2012 om onder andere een referentiekader op te stellen dat gebruikt kan worden ter ondersteuning van weloverwogen besluitvorming ten aanzien van uitbesteding van taakvelden, is het zogeheten Referentiekader ZUS opgesteld. Dit referentiekader is op 28 februari 2013 in de commissie Bestuur vastgesteld. In dit hoofdstuk staat respectievelijk een beschrijving, een beoordeling en de toetsing van de varianten aan desbetreffend referentiekader centraal. De hoofdstukken 3 en 4 zijn daarbij als vertrekpunt gebruikt. Beschrijving vastgestelde Referentiekader ZUS Het Referentiekader ZUS staat voor de opties zelf doen, uitbesteden of samenwerken ten aanzien van een aantal dienstverleningsconcepten binnen de gemeente Tiel. Dit referentiekader vloeit voort uit discussies over de visie op regionale samenwerking die in 2012 in het college zijn gevoerd. Parallel aan deze strategische discussies liepen namelijk onderzoeken naar bezuinigingsmogelijkheden door het uitbesteden van taakvelden als Vastgoed, Sportaccommodaties, BTH en BOR. Om tot weloverwogen besluitvorming hieromtrent te komen, is door college en raad de behoefte voor een referentie en afwegingskader kenbaar gemaakt. Met het Referentiekader ZUS is getracht zowel de wat - als de hoe -vraag een plaats te geven. De eerste vraag richt zich op het benoemen van de uitdagingen voor de gemeente Tiel en welke antwoorden hierop gegeven kunnen worden. Ter toelichting is in januari 2013 een presentatie voor college en raad gegeven. Belangrijke conclusies naar aanleiding van deze presentatie zijn dat als de gemeente Tiel met minder middelen meer wil doen, dit vraagt om creativiteit, slim combineren en het loslaten van het idee om als lokale overheid alles zelf en alleen te moeten doen. De tweede vraag van het referentiekader richt zich op de verschillende opties die gekozen kunnen worden om datgene wat de gemeente te doen staat, aan te pakken. Hierbij gaat het dus om het hoe, en de voor- en nadelen per optie. Per dienst kan de gemeente Tiel kiezen tussen het zelf (blijven) doen, het uitbesteden van taken en het oppakken van taken samen met andere gemeenten. Per optie is een aantal varianten en/of combinaties mogelijk. In de praktijk lijken uitbesteden en samenwerken soms veel op elkaar. In beide gevallen gaat het om het op afstand zetten van taken. De volgende figuur visualiseert de hoe -vraag. 21

151 Contract met marktpartij Uitbesteden Subsidie overeenkomst Zelf doen met semi overheid Samenwerken Voor en door op basis van samenwerkingsovereenkomst Gemeenschappelijke regeling Bestuursovereenkomst Figuur 5 Verschillende opties om gemeentelijke taken uit te voeren Het referentiekader bevat naast bovengenoemde strategische vraagstellingen ook enkele handvatten om te bepalen of de gemeente Tiel een taak zelf blijft uitvoeren, dan wel deze taak uitbesteedt (aan de markt of aan een publiekrechtelijk orgaan) of dat Tiel op dat taakveld wil samenwerken (met andere gemeenten of met maatschappelijke organisaties). Het referentiekader gaat daarbij niet in op het feit dat indien deze afweging per taakveld wordt gemaakt, het risico bestaat dat de 'winst' op het ene terrein teniet wordt gedaan door een keuze op een ander terrein. De volgende handvatten worden door de gemeente Tiel gehanteerd om een afweging te maken 2 : 1. kostenbesparing 2. kwaliteitsvergroting 3. kwetsbaarheid / continuïteit Aangevuld met de 'k' van: 4. kansen voor personeel (zowel huidig als toekomstig); Vanuit de opgaven voor Tiel 5. mogelijkheden voor verbinden van terreinen/domeinen 6. mogelijkheid voor leren en innoveren 7. mogelijkheid om meerwaarde te bereiken door in de regio samen te werken 8. nabijheid c.q. menselijke maat en politieke legitimatie en sturing. Door per taakveld de wijze van organisatie (zelf doen, uitbesteden, samenwerken) te combineren met bovengenoemde handvatten, ontstaat een afwegingsmodel. Hierbij wordt in het referentiekader echter duidelijk aangegeven dat gesprek en discussie nodig zijn om tot een daadwerkelijke keuze te komen: de werkelijkheid is te complex en te weinig maakbaar om in een matrix te vangen. Het model pretendeert daarom niet meer te zijn dan een hulpmiddel en een leidraad voor oordeel- en besluitvorming. 2 In bijlage VI zijn de omschrijvingen van de handvatten uit het Referentiekader ZUS opgenomen. 22

152 Kostenbesparing Beoordeling Referentiekader ZUS door Deloitte Een referentiekader is een vergelijking(-smaatstaf), bestaande uit bijvoorbeeld een set criteria, waarmee een afweging kan worden gemaakt. De basis voor het kunnen maken van referenties, in dit geval per criterium, is het vaststellen van een of meerdere vertrekpunten. Bijvoorbeeld 10% besparing ten opzichte van de huidige situatie of kwaliteitsverhoging van niveau 1 naar niveau 2 of mogelijkheden voor bijscholing/ leven lang leren onder 50% van de medewerkers binnen 10 jaar. Het Referentiekader ZUS geeft vooralsnog geen duidelijkheid over de visie van de gemeente Tiel of zij in principe, in dit geval, BOR-taken in eigen beheer wil uitvoeren of wil uitbesteden. Er is geen principebesluit dat Tiel taken in eigen beheer uitvoert, tenzij. Daarmee ontbreken vertrekpunten voor het beoordelen van varianten of scenario s aan de hand van de acht handvatten uit het Referentiekader ZUS. Het Referentiekader ZUS bevat volgens Deloitte derhalve enerzijds een reeks strategische vragen en opties en anderzijds een reeks handvatten, waaraan op basis waarvan getoetst kan worden. Wat, waaraan, hoeveel, wanneer enzovoorts getoetst wordt of kan worden, is vooralsnog niet of lastig te beantwoorden. Het voeren van gesprekken en discussies over kenmerken van een variant of scenario per onderwerp is derhalve noodzakelijk om te komen tot een besluit. In de volgende paragraaf geven wij bij elk handvat een aantal kenmerken weer, zoals deze in de verschillende rapportages c.q. notities (zie bijlage III) zijn weergegeven. Deze kenmerken zijn niet limitatief. Of deze opsomming van kenmerken per variant van doorslaggevend belang zijn voor de keuze voor één van de varianten, dient vervolgens te worden bediscussieerd in college en raad. Toetsing varianten aan Referentiekader ZUS 3 Handvatten Uitvoering door SB Uitvoering door AVRI Inzet verbetertraject heeft reeds geleid Lager uurtarief dan gemeente Tiel. tot besparing op formatie. Hogere productiviteit per medewerker Hogere productiviteit per medewerker dan gemeente Tiel. dan gemiddelde van gemeente Tiel. Lagere overhead dan gemeente Tiel. Meer dan 10% kostenbesparing Beperkte ervaring met BOR-taken (o.a. mogelijk. gemeente Buren). Meer dan 10% kostenbesparing mogelijk. 3 In de tabel zijn kenmerken opgenomen die voortkomen uit hoofdstuk 3. Deze kenmerken betreffen geen voors of tegens en zijn dus géén waardeoordeel. Recente ontwikkelingen zoals samenwerking tussen gemeente Tiel en andere gemeenten zijn niet als kenmerken meegenomen. Daarnaast is de verdeling van de kenmerken over de acht handvatten arbitrair vanwege de overlap in definities tussen de handvatten. 23

153 Mogelijkheid verbindingen van terreinen/domeinen Kansen voor personeel Kwetsbaarheid/ continuïteit Kwaliteitsvergroting Handvatten Uitvoering door SB Uitvoering door AVRI Geen harde gegevens beschikbaar over kwaliteit dienstverlening SB. Aanwezigheid van kennis van stad en ruime ervaring met uitvoering BORtaken. Korte lijnen tussen raad/college, afdeling SB en buitendienst. Geen harde gegevens bekend over kwaliteit dienstverlening AVRI. Schaalgrootte biedt kansen voor vergroten kwaliteit. Beperkte ervaring met BOR-taken (o.a. gemeente Buren). Rekening houden met kwaliteitsniveau gedurende het eerste jaar bij overgang naar AVRI. Medewerkers all round inzetbaar Specialismen op BOR-taken is mogelijk vanwege beperkte formatie op BORtaken vanwege schaalgrootte. Schaalgrootte zorgt voor minder Specialismen (specifieke taken bij één kwetsbaarheid. medewerker) maken kwetsbaar Voldoende kwantitatieve capaciteit om vanwege beperkte formatie op BORtaken. projecten gelijktijdig uit te voeren. Onvoldoende kwantitatieve capaciteit om gewenste projecten gelijktijdig uit te voeren. Geen onzekerheid over toekomst Arbeidsvoorwaarden grotendeels gelijk omtrent arbeidsvoorwaarden en (ambtenarenstatus en pensioen). baangaranties. Kansen aanwezig voor zowel Geen of beperkte veranderingen ten specialisatie alsook all round aanzien van functie-eisen en formatie. werkinvulling voor medewerkers Gepercipieerde afstand door vanwege schaalgrootte. medewerkers tussen medewerkers Schaalgrootte maakt differentiatie buitendienst en stadhuis. mogelijk in functiegebouw. Vakbroeders onder één dak. Verbinding met andere Kansen (en leervermogen) voor regiogemeenten, bijvoorbeeld op de verdere efficiëntie en effectiviteit door waterketen, mogelijk. voor meerdere gemeenten BOR-taken Optimaliseren van wijkgericht werken uit te voeren aanwezig. mogelijk. Managen wijken door middel van een Huisvesting van andere teams bij de wijkmeester mogelijk. werf is mogelijk. Duidelijke opdrachtnemer- (AVRI) en Alternatieve bronnen inzetten bij opdrachtgeverrol (gemeente Tiel). beheer en onderhoud (langdurig werklozen of inwoners) is mogelijk. 24

154 Menselijke maat én governance Regionale samenwerking Mogelijkheden tot leren en innoveren Handvatten Uitvoering door SB Uitvoering door AVRI Variatie (en innovatie) via aanbesteden Combineren van kennis en kunde van percelen mogelijk. medewerkers SB en medewerkers Persoonlijke ontwikkelingstrajecten van AVRI mogelijk. medewerkers mogelijk. Persoonlijke ontwikkelingstrajecten van Leren van samenwerking met andere medewerkers mogelijk. gemeenten (uitwisselen best practices) Innovatie vanuit de afval-/ mogelijk. reinigingssector mogelijk. Permanent inzetten van verbetertrajecten, bijvoorbeeld lean-trajecten, opleiding en training (zowel Gevarieerd aanbod en kansen voor mogelijk. specialisatie alsook andere vakgebieden binnen de afval-/ reinigingssector) aanwezig. Regionale samenwerking via BORtaken mogelijk. taken mogelijk. Regionale samenwerking via BOR- Ter beschikking stellen gemeentelijke Ontstaan van collectief van gemeenten werf als gevolg van centrale ligging in die BOR-taken aan AVRI hebben de regio aan andere gemeenten en uitbesteed mogelijk. derde partijen mogelijk. Korte lijn tussen beleid en uitvoering (Fysieke) afstand tussen aanwezig. opdrachtnemer/ uitvoering (AVRI) en Veel specifieke, lokale kennis bij opdrachtgever/ beleid (SB en medewerkers SB. college/raad). Geen onrust onder medewerkers SB. Mogelijke politieke gevoeligheid bij overgang medewerkers naar AVRI. Vinden van modus in aansturing oudmedewerkers Tiel bij overgang naar AVRI. Specifieke kennis van Tiel moet worden opgebouwd. Onrust in emoties onder medewerkers SB. Tabel 7 Niet limitatieve opsomming van kenmerken per variant 25

155 26

156 5. Conclusies en aanbevelingen Op basis van de voorgaande hoofdstukken waarin enerzijds een kwalitatief en kwantitatief overzicht is gegeven van de rapportages c.q. notities uit 2012 en anderzijds een toetsing van deze gegevens aan het Referentiekader ZUS heeft plaatsgevonden, geven wij hieronder op een compacte wijze de belangrijkste conclusies van ons onderzoek weer. Daarnaast doen wij een reeks aanbevelingen voor het vervolg van het traject waarbij BOR-taken dan wel in eigen beheer worden uitgevoerd dan wel worden inbesteed bij AVRI. Conclusies Wij constateren dat het Referentiekader ZUS beperkt houvast geeft bij een poging kenmerken van iedere variant te scoren per criterium. Helder is wel dat naar aanleiding van een tweetal gesprekken met enerzijds het management van SB en anderzijds AVRI, de conclusie kan worden getrokken dat beide varianten voldoen aan de bezuinigingsdoelstelling. 4 Daarbij geldt dat de variant waarin de BOR-taken aan AVRI worden overgedaan, een ruimere marge kent ten aanzien van deze bezuinigingsdoelstelling. Het antwoord op de onderzoeksvraag luidt daarmee ja. Aanbevelingen Wij onderscheiden een aantal aanbevelingen ten behoeve van de besluitvorming en de verdere voortgang van het traject rondom de BOR-taken. Algemene aanbevelingen Wij adviseren de gemeente Tiel om, los van de besluitvorming rondom de uitvoering van de BOR-taken, de belangrijkste aanbevelingen uit de rapportage van Deloitte d.d. 20 november 2012 op te pakken. Wij achten daarbij de onderdelen Takenpakket, Dienstverlening en Organisatie het meest cruciaal (zie figuren 4 en 5) voor het daadwerkelijk realiseren van genoemde besparingen. Met name het onderdeel organisatie, en daarbinnen de strategische formatieplanning teneinde het verloop van medewerkers SB in kaart te hebben, is noodzakelijk om uit te werken. 4 Zoals reeds gemeld bestaat deze bezuinigingsdoelstelling uit enerzijds een besparing van 10% op de kosten van de BOR-taken ad en anderzijds uit een bedrag van uit een eerdere taakstelling. Dit resulteert in een totale bezuinigingsopgave voor SB van

157 Wij bevelen aan om, ongeacht de besluitvorming rondom de uitvoering van de BORtaken, een plan van aanpak voor de realisatie van de besparingen op te stellen. Dit plan van aanpak dient minimaal een grondslag te hebben in de werkprocessen (taken) en het niveau van dienstverlening. Ook bevelen wij aan om, aan de hand van de business case van de gekozen variant, de verwachte besparingen te monitoren en, in geval van eventuele ongewenste afwijkingen, bij te sturen. Op basis van bijvoorbeeld werkelijk gemaakte kosten kan periodiek worden gemonitord of geclaimde besparingen in de uiteindelijk gekozen variant daadwerkelijk worden behaald. Specifieke aanbevelingen bij keuze om BOR-taken zelf te blijven uitvoeren Stel een plan van aanpak op dat voortborduurt op de organisatieontwikkelingen die thans bij de afdeling SB plaatsvinden. Met dit plan van aanpak kunnen specifiek de te realiseren en geclaimde besparingen worden gemonitord en eventueel bijgestuurd. Onderdeel van dit plan van aanpak zijn kritieke prestatie indicatoren (KPI s) die er specifiek op toezien dat de realisatie conform of onder begroting is. Bijvoorbeeld het voldoen van de output van een taak aan het afgesproken kwaliteitsniveau en/of het focussen op innovaties die een verdere besparing met zich meebrengen. Er moet een strategische formatieplanning worden opgesteld. Immers, op basis van natuurlijk verloop (bijvoorbeeld pensioen) onder medewerkers SB (in de buitendienst), vindt thans geen vervanging plaats met vaste formatie. Capaciteit wordt doorgaans ingehuurd via contracten met aannemers voor bepaalde (integrale) bestekken. Met een strategische formatieplanning wordt duidelijk wanneer BOR-taken (deels) door derden, via contracten, worden uitgevoerd. Specifieke aanbevelingen bij keuze om BOR-taken uit te besteden aan AVRI Stel een transitieplan op dat uitgaat van een omschrijving van zowel werkprocessen (taken) die overgaan alsook het kwaliteitsniveau. Dit transitieplan is de basis voor het meer gedetailleerd in kaart krijgen van de aanbieding van AVRI om desbetreffende BOR-taken tegen een bepaalde afgesproken kwaliteit uit te voeren. Daarnaast biedt dit transitieplan een basis voor het vormgeven van medezeggenschap vanuit diverse gremia binnen de Tielse organisatie. Het transitieplan dient een planning te bevatten die uitgaat van de inbesteding van BOR-taken richting AVRI. De BOR-taken gaan, inclusief medewerkers, op enig moment, na onder andere formele besluitvorming en inspraak c.q. advies vanuit ondernemingsraad/ georganiseerd overleg, in één keer over naar AVRI. De terugverdientijd van de business case kan daarmee relatief kort zijn. Zoals reeds hierboven genoemd is het in kaart brengen van de werkprocessen (taken) alsook het kwaliteitsniveau cruciaal voor een goede aanbieding van AVRI, maar ook voor de monitoring en sturing vanuit de afdeling SB van de uitvoering door AVRI. Deze informatie dient te worden vastgelegd in een (bilaterale) DVO. 28

158 Bijlage I: literatuurlijst Literatuurlijst Naam document 1 Openbare Ruimte. Bezuinigingen door efficiënt beheer, opgesteld door de afdeling Stadsbeheer Datum 10 oktober Verkenning uitbesteding BOR Gemeente Tiel, opgesteld door AVRI 11 oktober Gemeente Tiel en AVRI: Profijt door Partnerschap? Onderzoek financiële en organisatorische aspecten van overdracht IBOR-taken aan AVRI, opgesteld door Bureau Excellent 4 5 Beoordeling van het onderzoek naar de uitbesteding IBOR taken aan AVRI, opgesteld door Deloitte Referentiekader ZUS, opgesteld door Concernstaf gemeente Tiel (Sandra Reijmer en Ineke Stel) 6 Aanvullende informatie AVRI per 5 november november februari december 2012/ 16 mei

159 30

160 Bijlage II: geïnterviewden Geïnterviewden Geïnterviewden Functie 1 Karin van Dorenmalen Teamleider Beheer 2 Jeroen Gaasbeek Financieel adviseur AVRI 3 Ruben de Kruijf Manager IBOR AVRI 4 Ron Lamain Afdelingshoofd Stadsbeheer a.i. 5 Osman Sancak Projectleider onderzoeksopdrachten B-lijst 6 Erik de Vries Directeur AVRI 7 Afvaardiging ondernemingsraad gemeente Tiel 31

161 32

162 Bijlage III: retrospectief In deze bijlage zijn samenvattingen van de rapportages c.q. notities uit 2012 van de afdeling SB, AVRI en Bureau Excellent opgenomen. Daarnaast bevat deze bijlage een samenvatting van de rapportage van Deloitte uit Hiermee brengen wij de vier eerdere rapportages bij elkaar in één bijlage. Op de laatste samenvatting na, betreffen de samenvattingen géén weergave van de mening of conclusies van Deloitte. Opgesteld door afdeling SB d.d. 10 oktober 2012 Rapportage Openbare Ruimte. Bezuinigingen door efficiënt beheer Het rapport van de afdeling SB heeft tot doel een aantal voorstellen te doen ten aanzien van een efficiënter beheer van de openbare ruimte, om op deze manier de gewenste 10% besparing te behalen. Daarnaast gaat de rapportage in op enkele effecten van het uitbesteden van BORtaken ten opzichte van uitvoer in eigen beheer. De in de rapportage genoemde efficiencymaatregelen laten zien dat de gewenste bezuinigingsdoelstelling door de afdeling SB kan worden behaald. Verbetertraject In de notitie schetst de afdeling SB dat zij in 2010 een verbetertraject is gestart dat reeds bezuinigingen heeft opgeleverd. Deze bezuinigingen zijn volgens SB het gevolg van de wijzigingen in organisatiestructuur in De belangrijkste wijzigingen bestonden uit het doorbreken van de verkokering van de afdeling (vier teams in plaats van verdeling naar vakdisciplines), het in kaart brengen van de processen om op deze manier inefficiënties te filteren en het integreren van werkzaamheden in bestekken. Besparingsmogelijkheden Uiteindelijk leiden de voorgenomen maatregelen tot twee soorten financiële consequenties, namelijk personele bezuinigingen en materiële bezuinigingen. De personele bezuinigingen bestaan volgens SB uit: Integraal beleid en bestekken: door een minder versnipperd beleid en een kleiner aantal bestekken, hoeven er minder uren besteed te worden aan deze activiteiten. Hogere productiviteit: de diensten Realisatie & Uitvoering (voortaan: R&U) en Bureau Toezicht en Handhaving (voortaan: BTH) maken meer productieve uren dan andere gemeentelijke onderdelen (door minder vergaderingen/overleggen en cursussen). Bovendien maakt, volgens SB, een eventuele samenvoeging van de teams R&U en BTH op één locatie meer onderlinge uitwisseling van bijvoorbeeld coördinatiefuncties mogelijk. 33

163 Niet invullen van vacatures: door anders werken zonder kwaliteitsverlies hoeven volgens SB bestaande vacatures niet meer te worden opgevuld. 5 Terugbrengen van het ziekteverzuim: de afgelopen jaren is het ziekteverzuim geslonken van 10% naar 6,5%. Een verdere daling van 2% wordt door SB als realistisch beschouwd. De materiële bezuinigingen bestaan volgens SB uit: Integratie van bestekken: hier is een besparing volgens SB mogelijk door integratie van diverse reguliere werkzaamheden in acht bestekken in plaats van 28 bestekken en door marktwerking. De nieuwe bestekken worden opgesteld als raamcontracten waardoor volgens SB flexibeler en goedkoper op wijzigingen kan worden ingespeeld. Omvorming van delen van openbaar groen naar goedkoper te beheren groen: daarnaast meldt SB in de notitie worden langdurig werklozen en eigen inwoners (onder andere geveltuinen) ingezet voor het beheer en onderhoud. Verkoop pand team BTH: dit is opgenomen in de begroting voor Volgens SB kan daarnaast door het delen van dezelfde ruimte bezuinigd worden op twee werkplekken. Ten slotte kan volgens SB een nog onbekend bedrag bespaard worden door andere gemeentelijke afdelingen op de werf te huisvesten. Integrale bestekken: door de integrale bestekken hoeven volgens SB bepaalde tijdrovende activiteiten niet meer te worden uitgevoerd, waardoor meer tijd kan worden gestoken in serviceverlening en beheer van het centrum. Het in eigen beheer onderhouden van het centrum levert een besparing op, doordat dit werk uit de huidige bestekken gehaald wordt. Tractiekosten: eenmalige bezuiniging door verkoop van twee voertuigen en structurele bezuiniging (leasekosten voertuigen BTH, brandstof, onderhoud). SB meldt dat door de eventuele samenvoeging van R&U en BTH gezamenlijk gebruik gemaakt kan worden van het wagenpark. SB concludeert in haar rapport dat in totaal ruim een half miljoen euro bezuinigd kan worden. Hierbij zijn bezuinigingen op personeel vooral mogelijk bij R&U. De materiële bezuinigingen kunnen vooral behaald worden bij de andere teams van de afdeling SB. Tenslotte beveelt de afdeling SB aan om te zorgen voor visievorming, waarbij wordt gekeken naar wat voor gemeente de gemeente Tiel wil zijn (ZUS-discussie), voordat besloten wordt tot uitbesteding, zelf uitvoeren of privatiseren. Daarnaast wil de afdeling graag dat de ontwikkelingen die zijn ingezet binnen SB een kans wordt gegeven, zodat de bezuinigingspotenties die hier in zitten eerst worden benut. Een aantal van de hierboven genoemde argumenten c.q. onderwerpen, zijn door Deloitte aan een nadere beschouwing onderworpen en van eventuele opmerkingen voorzien (zie hoofdstuk 3). 5 Daar waar capaciteit wel nodig blijft, vindt inhuur van derden c.q. uitbesteding aan aannemers plaats. Hiermee neemt als gevolg van natuurlijk verloop het aantal medewerkers in de buitendienst gedurende de komende (10) jaren af. 34

164 Notitie Verkenning uitbesteding BOR Gemeente Tiel Opgesteld door AVRI d.d. 11 oktober 2012 De notitie van AVRI beschrijft de visie van AVRI op het beheer van de openbare ruimte, de besparingen die door middel van het uitbesteden van BOR-taken aan AVRI kunnen worden gerealiseerd en daarnaast een aantal extra besparingsmogelijkheden. Werkwijze In de notitie wordt in eerste instantie ingegaan op de werkwijze van AVRI. Deze werkwijze wordt gekenmerkt door vier aspecten: Werkwijze IBOR+: een integrale aanpak van het beheer van de openbare ruimte. Belangrijke onderdelen hiervan zijn het reinigen volgens beeldkwaliteit, het gebruik van een wijkmeester en preventie (door gedragssturing). Deze laatste twee punten vormen de plus van IBOR+. Schaalvergroting en uitvoeringscultuur: de schaalgrootte van AVRI zorgt er volgens AVRI voor dat de kwetsbaarheid van de gemeentelijke dienstverlening verminderd wordt, doordat specialisatie mogelijk is. AVRI schetst daarnaast dat zij een professionele uitvoeringscultuur bezit en qua kostenniveau op hetzelfde niveau als commerciële afvalinzamelaars zitten. Perspectief voor medewerkers: bij AVRI bevinden zich regelmatig vacatures in de uitvoering waar medewerkers van diensten die overkomen naar AVRI ook voor in aanmerking komen. Zij hebben dezelfde mogelijkheden als de huidige medewerkers van AVRI. Hiermee ontstaan volgens AVRI kansen voor ontwikkeling en voor nieuwe functies, terwijl de ambtelijke status blijft behouden. Gemeente in regie: door de uitvoering te professionaliseren kan de gemeente volgens AVRI de regie op de uitvoering versterken, onder andere door het opdrachtgeverschap (sturing op resultaten en budget) en opdrachtnemerschap (uitvoering) te scheiden. Besparingsmogelijkheden De notitie gaat vervolgens in op verschillende aspecten binnen de organisatie waar besparingen mogelijk zijn. AVRI merkt op dat kostenbesparingen beginnen bij goed inzicht in de werkprocessen en koppeling met de kostenkant. Vanwege de opzet van de business case van de gemeente Tiel (zie volgende paragraaf) waarbij niet van werkprocessen (takenpakket) maar van begrote uren is uitgegaan, is een verdiepingsslag tot op productniveau voor AVRI niet mogelijk. Op basis van de hoofdlijnen van de producten uit de begroting van de gemeente Tiel, zijn maatgevende werkprocessen benoemd en vervolgens vertaald in een kostenmodel van AVRI. Dit kostenmodel brengt de hoeveelheden, de kostprijs en de verschillen in beeld. Het uitgangspunt dat hierbij telkens gehanteerd is, is het proces waar de kosten gemaakt worden. AVRI geeft in de notitie de volgende besparingsmogelijkheden aan: Structurele besparing op de totale formatie die betrekking heeft op de BOR-taken die bij uitbesteding over gaan naar AVRI (26,03 Fte van team R&U en 2,7 Fte van Team Projecten). De doorbelaste kosten van de werf aan AVRI zijn in de berekening bij de gemeente Tiel (SB) in mindering gebracht. 35

165 Verwachte extra besparingen op een aantal onderdelen. Hierbij zijn de kosten en mogelijke besparingen op de werf ook meegenomen. Er kan volgens AVRI bespaard worden op onderstaande onderdelen: Werk voor de marktpartijen: het uitbestede werk integraal benaderen in samenhang met het werk van de buitendienst en de schaalvoordelen van AVRI. Beeld/kwaliteit werken en integraal beheer van de openbare ruimte, eventueel ondersteund door gedragssturing met toezicht en handhaving. Productieve uren en budget transparantie: het aantal productieve uren is door de gemeente Tiel vastgesteld op uur. Bij AVRI wordt gerekend met een productiviteit van uur. Budgettransparantie houdt volgens AVRI onder andere in dat operaties scherp worden geregistreerd en aan elk werkproces een probleemeigenaar wordt toegewezen. De werf: in de toekomst ziet AVRI mogelijkheden om extra activiteiten te huisvesten in de werf die zorgen voor een kostenreductie voor de buitendienst van Tiel. Hierbij gaat AVRI uit van de centrale ligging van Tiel. Voorbeelden van extra activiteiten zijn een centrale calamiteitendienst voor meldingen, calamiteitendienst voor riool- en gemalen, gladheidsbestrijding en BOR-taken in meerdere gemeenten. Uitbesteden van het vergaren, opslaan en afvoeren van afvalstromen: afvalspecialisten zoals AVRI kunnen besparen door slimme logistiek, schaalvoordelen en scherpe storttarieven. Grijze werkzaamheden: het transparant maken van deze werkzaamheden ten behoeve van sturing, kosten en de noodzaak van deze werkzaamheden. Schaalvoordeel bij samenwerking met meerdere gemeenten en/of andere partijen. Op basis van bovenstaande besparingen komt AVRI in haar notitie van oktober 2012 uit op een totale besparingsmogelijkheid van ruim een half miljoen euro. Ten aanzien van de hierboven genoemde argumenten c.q. onderwerpen, is op basis van een andere beschouwing door Deloitte eventuele opmerkingen gemaakt (zie hoofdstuk 3). 36

166 Rapportage Gemeente Tiel en AVRI: Profijt door Partnerschap? Onderzoek financiële en organisatorische aspecten van overdracht IBOR-taken aan AVRI Opgesteld door Bureau Excellent d.d. 5 november 2012 Uit de rapportage opgesteld door Bureau Excellent komt naar voren dat de gewenste bezuiniging van 10% op de afdeling SB, gerealiseerd kan worden door zowel een interne efficiëntieslag door de afdeling SB zelf op de BOR-taken alsook door uitbesteding van deze taken aan AVRI. Uit een kostenvergelijking door Bureau Excellent tussen beide opties, waarbij tevens rekening wordt gehouden met structurele desintegratiekosten en incidentele frictiekosten, blijkt dat in beide gevallen de bezuinigingsdoelstelling van wordt behaald. Uitgangspunten Aan het rapport van Bureau Excellent ligt een aantal uitgangspunten ten grondslag, welke zijn besproken met de project- en stuurgroep. De belangrijkste uitgangspunten zijn: Financiële vergelijking op basis van de peildatum 1 januari 2012 en de cijfers gemeentebegroting Kwaliteitsvergelijking op basis van input (kwantitatieve en kwalitatieve inzet van mensen en middelen). Bureau Excellent geeft hierbij aan dat het niet mogelijk is om genormeerd vast te stellen welke kwaliteit nu wordt gerealiseerd. De gemeente verzamelt hier namelijk niet systematisch informatie over. Hierdoor is er geen harde basis voor een vergelijking van de kwaliteit die door de afdeling SB wordt gerealiseerd en de kwaliteit die bij uitbesteding wordt verlangd. Er wordt uitgegaan van een integrale benadering (IBOR) en van sturen op beeldkwaliteit. Er is niet uitgegaan van integratie van de taken Toezicht en handhaving. Er wordt uitgegaan dat het wijkgericht werken wordt gecontinueerd. De beheer- en onderhoudstaken van team R&U zijn naar wijk georganiseerd. Bij een eventuele uitbesteding moet dit gecontinueerd worden. Daarnaast wordt binnen de gemeente Tiel belang gehecht aan een directe relatie met burgers via wijkgericht werken. Ook moeten burgers met vragen en opmerkingen over hun leefomgeving terecht kunnen. Beide aspecten moeten bij een eventuele uitbesteding procesmatig gefaciliteerd worden. Riolering, hondenpoepbeleid en begraafplaatsen worden ondanks aparte financiering wel bij het onderzoek betrokken. Zij worden in de rapportage afzonderlijk zichtbaar gemaakt en als lastenverlichting benoemd. Het rapport gaat ervan uit dat het gebruik en de kosten van de gemeentewerf en beschikbaar materieel worden overgenomen. Dit betekent dat gemeentewerf volgens Bureau Excellent integraal mee overgaat naar AVRI. De ligging en omvang van de werf maken het mogelijk de werf mede te gebruiken voor werkzaamheden in andere gemeenten in de regio. De kosten van de werf en materieel zijn opgenomen tegen de door gemeente Tiel gehanteerde boekwaarde. Uitvoering van essentiële delen van niet gedefinieerde werkzaamheden wordt gegarandeerd. Hierbij gaat het om de taken die niet duidelijk zijn omschreven, maar waaraan 20% van de tijd wordt besteed. Hierbij kan gedacht worden aan de dagelijkse serviceverlening of aandacht voor (groepen) burgers, wijkschouwen en veiligheidsoverleg. Ook hand- en spandiensten voor derden of afdelingen binnen de gemeente, bijvoorbeeld uithuiszettingen, interne verhuizingen of promotiewerk voor Flipje vallen hier onder. 37

167 Het voetveer, havenbedrijf en marktmeesterschap blijven buiten beschouwing. Governance Het rapport stelt dat op dit moment taken door AVRI worden uitgevoerd op basis van dienstverlenings-overeenkomsten (DVO s). In het geval van uitbesteding aan AVRI gaat Bureau Excellent uit van een bilaterale overeenkomst (bilaterale DVO). Dit geeft een gemeente de kans om zeer gericht te sturen op resultaten en middelen. Andere gemeenten hebben hier geen invloed op. Dit betekent dat de gemeente AVRI in feite direct aanstuurt. Dit verkleint (financiële) risico s en geeft bovendien de mogelijkheid tot sturing op kwaliteit. Vervolgens stelt het rapport dat in het huidige model waarin SB de taken van BOR onder haar hoede heeft, een functiescheiding is ontwikkeld. Hierbij zijn enerzijds het beleid, de werkvoorbereiding en het toezicht georganiseerd (team Beheer en team Projecten) en anderzijds de uitvoering (team Realisatie en Uitvoering). Deels is er sprake van een onderlinge opdrachtgever-opdrachtnemer relatie, maar het werk dat R&U uitvoert, wordt bijvoorbeeld niet formeel getoetst door de toezichthouders. De basis is samenspraak en overleg. Uitbesteding zorgt voor een aanscherping van de rollen van opdrachtgever (de gemeente) en opdrachtnemer (AVRI). Ervaring In de rapportage staat dat AVRI in de regio bekend is als afvalverwerker en op dit taakgebied monopolist is. Sinds kort voert AVRI tevens taken op het gebied van openbare ruimte uit voor de gemeente Buren. Daarnaast is met meerdere gemeenten overleg gaande. De IBOR is volgens Bureau Excellent voor AVRI een nieuw taakveld. In het rapport wordt aangegeven dat bij inbesteding aan AVRI de kennis en kunde van (delen van) de afdeling SB worden ingezet om IBOR voor het Rivierenland vorm en inhoud te geven. AVRI brengt daarnaast kennis in op het gebied van bedrijfsmatige organisatie- en managementcultuur en inrichting van bedrijfs- en bestuursprocessen. Scenario s Bureau Excellent beschrijft drie mogelijke scenario s indien gekozen wordt voor uitbesteding aan AVRI, te weten: 1. Scenario 1: dagelijks beheer gecontroleerd uitbesteed Hierbij gaan de uitvoerende taken ten behoeve van kort cyclisch onderhoud en herstel naar AVRI. Dit betekent dat het team Projecten onderdeel blijft van de gemeente Tiel en het grootste deel van het team R&U naar AVRI over gaat. 2. Scenario 2: dagelijks beheer integraal uitbesteed Scenario 1 + taken ten aanzien van voorbereiding, toezicht voor kort cyclisch onderhoud en klein herstel. AVRI rapporteert in dit geval op prestatieniveau aan de gemeente. Bij deze variant gaan zowel het team R&U als een deel van het team Projecten over naar AVRI. Hierbij moet de wijze waarop het team Projecten wordt opgedeeld worden bepaald, evenals de formatie. 3. Scenario 3: beheer openbare ruimte in regie uitbesteed Scenario 2 + voorbereiding en toezicht voor lang cyclisch onderhoud en reconstructies. Dit betekent dat slechts een kleine kern van medewerkers bij de gemeente Tiel blijft ten 38

168 behoeve van het strategisch beleid en control. De technische kennis komt bij AVRI te liggen. Hierbij ontstaat een regierelatie waarbij de gemeente de wat-vraag stuurt en AVRI de hoe-vraag uitvoert. In alle varianten is sprake van een periodiek bestuurlijk overleg, hoewel het niveau (operationeel, tactisch, strategisch) waarop dit plaatsvindt, zal verschillen. In de huidige bestuurscultuur overlegt de wethouder op uitvoeringsniveau met burgers en uitvoerende medewerkers. Scenario 1 sluit volgens Bureau Excellent het best op deze situatie aan, gevolgd door scenario 2. Scenario 3 staat te ver af van de huidige ontwikkelingen. Gebaseerd op zowel de kwantitatieve als kwalitatieve vergelijking is daarom in de rapportage gekozen voor scenario 2. Het kostenverschil tussen scenario 1 en 2 is volgens Bureau Excellent namelijk gering en bestaat slechts uit de kosten die samenhangen met de formatie van het team Projecten. Scenario 2 biedt echter meer ruimte om efficiencyvoordelen binnen het gehele proces van werkvoorbereiding tot uitvoering te realiseren. Kwalitatieve vergelijking Als onderdeel van de kwalitatieve vergelijking wordt in de rapportage gekeken naar vier personele aspecten, namelijk: Vertaling voorkeursscenario s in formatie: bij inbesteding gaat 26,03 Fte van het team R&U en 2,7 Fte van het team Projecten naar AVRI. In de praktijk is niet de hele formatie bezet. De beschikbare vacatureruimte wordt bovendien door SB betrokken in de efficiencyvoorstellen. Deze ruimte zal ook bij verdere uitwerking door AVRI benut worden. Hierdoor zullen volgens het rapport bij inbesteding minder mensen naar AVRI overgaan. Inbesteding en rechtspositie: AVRI is een publieke organisatie waardoor bij inbesteding medewerkers vanuit de gemeente Tiel hun ambtelijke status behouden, waaronder hun pensioen via het ABP. Belangrijke inhoudelijke keuzes en afspraken voor een eventuele inbesteding aan AVRI worden vastgelegd in een sociaal plan dat maatwerkafspraken bevat. Dit plan wordt volgens Bureau Excellent het belangrijkste document over arbeidsvoorwaarden. De kosten voor het plan zijn onderdeel van de frictiekosten. Passendheid formatie en functies: voor de uitvoering van IBOR voor de gemeente Buren heeft AVRI functies beschreven. De medewerkers van Tiel zullen bij inbesteding in ditzelfde functiegebouw worden ingepast, aldus de rapportage. Eventuele verschillen in functiewaardering zijn nog niet onderzocht. AVRI heeft uitgesproken dat zij de betrokken medewerkers zonder onderscheid overneemt. Dit geldt niet voor de ondersteunende functies. Plaatsbaarheid en aanpassingen medewerkers: binnen de plaatsingsregels kunnen alle medewerkers onder de noemer mens volgt functie geplaatst worden. De andere manier van werken van AVRI kan tot aanpassingen in functie-eisen en formatie leiden. Hiervoor kunnen aanvullende opleidingen of inspanningen worden gevraagd van medewerkers. AVRI biedt aldus de rapportage meer interne loopbaanmogelijkheden. Bij de gemeente wordt daarnaast uitgegaan van een productiviteit van uren op jaarbasis, terwijl AVRI een aantal van uren hanteert. 39

169 Kwantitatieve vergelijking De kwantitatieve vergelijking tussen inbesteden bij AVRI of zelf uitvoeren bestaat volgens Bureau Excellent uit een financiële basisvergelijking. De basisvergelijking in de rapportage is gebaseerd op de uitvoering van bestaande taken, uitgaande van de peildatum 1 januari Bij deze basisvergelijking zijn de kosten van de werf buiten beschouwing gelaten. Deze basisvergelijking laat zien dat inbesteding aan AVRI leidt tot een grotere besparing dan het in eigen beheer blijven uitvoeren van dezelfde taken. Dit verschil is vooral te verklaren door een verschil in overheadkosten. De basisvergelijking wordt daarnaast aangevuld met enkele efficiëntievoorstellen, desintegratiekosten en frictiekosten. De efficiëntievoorstellen van AVRI en SB zijn rond dezelfde thema s te groeperen en blijken veelal in elkaars verlengde te liggen, elkaar te overlappen en elkaar aan te vullen. Onderdeel van de kwantitatieve vergelijking in de rapportage van Bureau Excellent, zijn de desintegratiekosten. Dit zijn kosten voor overhead die niet langer aan de betreffende taken kunnen worden toegerekend wanneer deze worden inbesteed, maar nog wel worden gemaakt. Voor de gemeente Tiel bestaan de desintegratiekosten uit drie groepen constante overheadkosten, namelijk: Kosten van de middelenfuncties (Financiën, P&O, Juridische Zaken). Kosten van het facilitair bedrijf (informatie, documentatie en huisvesting): ten behoeve van huisvesting en ten behoeve van overige kosten. Kosten van de directie en centrale receptie. De kosten voor de werf worden bij deze berekeningen van Bureau Excellent meegenomen in de vergelijking. Daarnaast spelen accountmanagementkosten voor AVRI om tot afstemming met de gemeente te komen een belangrijke rol. Deze kosten zijn in de rapportage vooralsnog buiten de berekening gelaten. Wel zijn de accountmangementkosten voor de gemeente Tiel ad meegenomen. AVRI is hierbij uitgegaan van 150 uur. Daarnaast worden in de kwantitatieve vergelijking in de rapportage frictiekosten meegenomen. Deze kosten bestaan uit een aantal eenmalige kosten die de overname door AVRI met zich meebrengt, te weten: Compensatie van eenmalige secundaire arbeidsvoorwaarden. Kosten voor aanvullende scholing of trainingen ter overgang naar een andere bedrijfscultuur. Kosten voor opleiding en training van medewerkers van de gemeente Tiel in professioneel opdrachtgeverschap. Externe ondersteuning voor het management en voor interne HRM-consulenten ter begeleiding van de medewerkers. De rapportage van Bureau Excellent sluit af met een kwantitatieve vergelijking van de twee varianten met elkaar. Daarbij concludeert Bureau Excellent dat de variant inbesteden aan AVRI gunstiger is dan het in eigen beheer blijven uitvoeren van BOR-taken. Daarmee rest slechts de kwalitatieve vergelijking tussen beide varianten, waarvoor een onafhankelijk referentiekader vooralsnog ontbrak in de rapportage. 40

170 Rapportage Beoordeling van het onderzoek naar de uitbesteding IBOR taken aan AVRI Opgesteld door Deloitte d.d. 20 november 2012 In het rapport van Deloitte is ten aanzien van het onderzoek uitbesteding BOR, uitgevoerd door Bureau Excellent (november 2012), onderzocht in hoeverre een objectief en verifieerbaar afwegingskader is opgesteld, gebruikte informatie robuust is (aantoonbaar, aannemelijk of best guess ) en in hoeverre een reconstructie van de kwalitatieve en kwantitatieve business case mogelijk is. Hierbij werd het initiële onderzoek niet over gedaan, maar werd een mening gevormd over de objectiviteit van het onderzoek zoals uitgevoerd door Bureau Excellent. In het onderzoek heeft Deloitte met behulp van een afwegingskader ten behoeve van het opzetten van business cases, een beoordeling gegeven waarvan de resultaten in de volgende figuren zijn weergegeven: Figuur 6 Beoordeling aan de hand van afwegingskader (1) 41

171 Figuur 7 Beoordeling aan de hand van afwegingskader (2) Op basis van de scores op het afwegingskader is door Deloitte aanbevolen om de geconstateerde witte vlekken met nader onderzoek in te vullen. Daarnaast is een belangrijke aanbeveling om een referentiekader op te stellen dat gebruikt kan worden ter ondersteuning van weloverwogen besluitvorming ten aanzien van bezuinigingsmogelijkheden bij uitbesteding van taakvelden als Vastgoed, Sportaccommodaties, BTH en BOR. Dit kader (Referentiekader ZUS) is in hoofdstuk 5 besproken. 42