NOTULEN ALGEMENE LEDENVERGADERING

Transcriptie

1 NOTULEN ALGEMENE LEDENVERGADERING Opening Voorzitter Marie-Louise opent de 46 e algemene ledenvergadering van TC Velden en heet alle aanwezigen welkom, m.n. de ereleden Emiel Borsboom, Ad Dirkx en de leden van verdienste Jos Vierkotten en Ferdie Luiten. Aanwezig zijn 39 leden en alle bestuursleden m.u.v. Hans Renkens 2. Ingekomen stukken Informatie over de BMV en de mogelijkheid tot het aanleggen van 2 nieuwe banen dicht bij de BMV om zo aansluiting te krijgen bij de nieuw te vormen sportomgeving. Op de TCV site hebben de leden al een bericht kunnen lezen over deze ontwikkeling. Ook zal er een beslissing genomen moeten worden over welk soort banen er aangelegd gaan worden. Hier komt men later in de vergadering weer op terug. 3. Notulen algemene leden vergadering De regeling om baan 8 vrij te houden voor recreanten tijdens de competitie is goed verlopen, er zijn geen klachten binnengekomen. De maandagochtend ploeg bestaat inmiddels 25 jaar en kan nog steeds aanvulling gebruiken, er is wel al een nieuwe vrijwilliger die dit seizoen baan 3 en 4 heeft onderhouden ( Miel Brueren) De banen hebben er ook dit jaar weer mooi bijgelegen met dank aan de gehele maandagochtend ploeg. Ad 6. Het gereed maken van de banen verloopt ook volgend voorjaar op dezelfde manier. Het realiseren van een invalide toilet wordt uitgesteld. Er is altijd de mogelijkheid om van het invalide toilet in de Visgraaf gebruik te maken. De nieuwe sponsorcommissie heeft goed werk verricht, er is met Lindeboom een grote sponsor binnen gehaald. 4. Jaarverslag 2011 De punten uit het jaarverslag worden door de voorzitter doorgenomen, de volgende opmerkingen werden gemaakt. 1

2 A. Voorzitter Fijn dat er meer 25+ leden zijn, dit is te merken aan de bezetting van de banen en de sfeer op het park. Marie-Louise dringt er op aan om vooral goed af te hangen, er ontstaat dan een goed beeld van de bezetting van de banen. Er wordt nog steeds gezocht naar nieuwe vrijwilligers, er is aanvulling nodig bij diverse commissies. Er wordt een soort vacature bank op de site gezet. B. Jeugdcommissie Door de jeugdcommissie worden veel activiteiten georganiseerd om jeugdleden te behouden en om nieuwe jeugdleden aan te trekken, bv maak kennis met tennis, het tenniskamp enz. Er wordt volgend jaar ook weer een start gemaakt met teamtrainingen voor de competitie teams ( mits voldoende vrijwilligers) Ouders worden gevraagd om te ondersteunen bij toernooien. C. Wedstrijdcommissie Er nemen veel teams deel aan de competitie dit ook dankzij de inspanning van Ton Wetjens. Er zijn ook weer een aantal teams kampioen geworden, 1 team en een jeugd team ( tot 17 jaar) zelfs in de voorjaars en de najaars competitie. De clubkampioenschappen zijn prima verlopen, de indeling in Grand Slam Masters en Challenger wordt als positief ervaren. Door deze wijze van indelen tellen de wedstrijden niet mee in de ranking van de KNLTB, mocht men hier wel behoefte aan hebben dan kan men dit bij Marie-Louise kenbaar maken. Het Gouverneur regentoernooi is weer goed verlopen er blijft een hoge bezetting. Theo Heijligers stopt met de organisatie van dit toernooi, hij blijft volgend jaar nog wel op de achtergrond meehelpen. Tim Lommen neemt het van hem over, het bestuur wenst Tim hierbij veel succes en bedankt Theo voor zijn inzet. D. Tennis Extra Dit verloopt perfect, 2 rolstoeltennissers zij afgevallen maar er komen ook steeds nieuwe leden bij. De groep blijft ongeveer gelijk. TCV heeft dit jaar het regionaal toernooi georganiseerd en dit is erg goed verlopen. De voorzitter bedankt alle begeleiders van Tennis Extra E. Parkonderhoud /Kantine Het park zag er ook afgelopen seizoen weer mooi uit, dank aan iedereen die hieraan een steentje heeft bijgedragen. 2

3 Ben die altijd zorgt voor een goede sfeer blijft ook volgend jaar weer de kantine beheren. F. Trainingen Ruud v. Bunnik verzorgt de trainingen bij TCV er wordt nog contact gezocht met een andere trainer (Willem op t Root is benaderd) zodat men ook eens van iemand ander lessen kan volgen. G. Seniorplustoernooi Dit toernooi werd goed bezocht en was erg gezellig. Voor de seniorracket tos is weinig belangstelling. Er is wel steeds een groepje dat tennist op de woensdag ochtend. I. ledenadministratie Jeanne Clabbers is hier al goed in thuis. We zien dat het ledental terug loopt, dit probleem hebben ook de andere clubs in de regio. J. Sponsorcommissie Deze commissie is goed actief. Er bestaat het voornemen om in 2012 de sponsor pakketten aan te passen en te vereenvoudigen 5. Financieel overzicht Marie-Louise deelt het overzicht uit aan de aanwezigen. De overzichten zijn genummerd en dienen na de vergadering weer te worden ingeleverd. Dit gebeurt omdat we een geprivatiseerde vereniging zijn en de cijfers verkeerd kunnen worden geïnterpreteerd door derden. De penningmeester geeft een toelichting op het financieel overzicht en de begroting. Baten: - We hebben te maken met een dalend ledental, de contributie is iets verhoogd. - De rente gaat stijgen - Subsidie voor jeugd en tennis extra van de gemeente Venlo is gestegen, dit wordt ook daadwerkelijk besteed aan deze beide groepen voor bv. KNLTB bijdrage, korting op tennislessen en andere activiteiten. - Kantine inkomsten ( BTW is aftrekbaar) 3

4 Lasten: - De eco subsidie daalt waardoor de kosten voor verlichting en verwarming stijgen. - Onderhoud en kleine aanschaffingen gaat bv. om onderhoud aan hekwerken, aanschaf van een pomp voor de handsproeiers, schilderwerk enz. - Specifieke jeugdkosten zijn bv. de ballen en kosten bij toernooien. - Voor de baanverlichting is een contract afgesloten. - Er wordt een bedrag gereserveerd voor het jubileum ( 50 jaar bestaan van TCV) over 3 jaar. - In het sponsorsaldo zijn de terrasmeubelen niet meegenomen. Wat overblijft gaat naar de reservering voor het onderhoud van de banen Er wordt gevraagd of het een bewuste keuze is om geld van sponsoren te reserveren voor baanrenovatie. Sjef geeft aan dat dit inderdaad een bewuste keuze is, TCV moet geld hiervoor aan de kant leggen en het maakt niet uit of dat met sponsorgeld of op een andere manier wordt gedaan. De vraag komt of sponsoren het niet prettiger vinden om te weten waar het geld naar toe gaat bv voor de jeugd binnen de club. Je zou ook doelgerichter sponsoren kunnen gaan werven specifiek voor Jeugd of bv Tennis Extra. Sjef: er zijn 2 soorten sponsoren de ene groep geeft bv. shirtjes voor de jeugd met daarop eigen logo. De andere groep wil alleen algemeen reclame verspreiden bv. door middel van een bord. Met de wensen van de sponsor wordt altijd rekening gehouden. Begroting 2012 Sjef bespreekt de begroting voor 2012, de verwachting is dat het ledental weer verder daalt, dit is in de begroting meegenomen. Jeanne Clabbers geeft aan dat ze nu al 28 afmeldingen heeft binnen gekregen. Ledenwerving en behoud zullen van belang blijven. Goedkeuring kascommissie De kascommissie bestaande uit Emiel Borsboom en Alex Maas verklaart de kas te hebben gecontroleerd, er zijn geen afwijkingen geconstateerd, de penningmeester heeft een duidelijk overzicht gepresenteerd en de cijfers komen overeen met de werkelijkheid. 4

5 De ledenvergadering keurt vervolgens het financieel verslag goed en verleent decharge aan het bestuur voor het in 2010/2011 gevoerde beleid. Alex gaat stoppen met de kascommissie en de voorzitter vraagt een nieuwe vrijwilliger voor deze taak, uiteindelijk wil Marja van de Venne deze taak over nemen, Alex wordt reserve in de kascommissie 6. Baanrenovatie / BMV en SV Velden Marie-Louise geeft aan dat er door TCV al een aantal jaar aan de zijlijn wordt meegekeken met de ontwikkelingen van de BMV en de vorming van SV Velden. Er werd wel meegeluisterd maar er was geen actie vanuit TCV. Toen de plannen concreter werden was het voor TCV wellicht toch interessant om eens te gaan praten over de mogelijkheden voor aansluiting van TCV bij de sportomgeving rond de BMV. Vooral omdat er een renovatie van een aantal banen zat aan te komen. Om te voorkomen dat achteraf wordt gezegd: waarom is TCV niet meegegaan in deze ontwikkeling, worden nu een aantal voorstellen gedaan richting de leden. De renovatie banen commissie heeft voorstellen gedaan voor wat betreft de mogelijkheden van ondergrond voor de nieuwe banen, deze voorstellen worden gepresenteerd door Sjef middels een aantal sheets. De voor- en nadelen worden besproken van gravel banen, kunstgravel (smash court) of zand ingestrooid kunstgras. Verder worden ook de kosten besproken. Hierin is ook de variant opgenomen als er 2 nieuwe banen aangelegd gaan worden bij de BMV. De vraag volgt hoe het zit met de regengevoeligheid van kunstgravel en wie er onderhoud pleegt. Regen trekt sneller weg dan bij de gravel banen, er moet altijd na een partijtje tennis geveegd worden en het onderhoud bestaat uit 1 maal per jaar reinigen van de banen door de firma die ook de banen aanlegt. Verder volgen de sheets over de voor- en nadelen: blijven op het bestaand park of 2 nieuwe banen bij de BMV. De tekening met daarin opgenomen 2 nieuwe tennis banen (aan de overzijde van het vilgertpaadje) en het nieuw aan te leggen korfbalveld wordt gepresenteerd. 5

6 6 Er zou met deze nieuwe banen een aansluiting gemaakt kunnen worden met het bestaande tennis park en de nieuwe sportomgeving rond de BMV ( zien tennissen doet tennissen) De eigen kantine van TCV blijft bestaan, in tijden dat deze niet geopend is zoals bv. in de winter kan gebruik worden gemaakt van de BMV kantine. Er volgt een discussie door de leden waaruit enkele vragen naar voren komen: - Is het al duidelijk of de ondergrond van het korfbalveld geschikt is voor de tennisbanen? Sjef geeft aan dat dit nog onderzocht moet worden, KNLTB stelt ook bepaalde eisen aan een ondergrond en dat moet worden meegenomen. - De geruchten gaan dat baan 3 en 4 opgegeven moeten worden voor parkeerplaatsen, dit wordt gezien als kapitaal vernietiging. Marie-Louise: De gemeente heeft geen behoefte aan parkeerplaatsen op de plek van baan 3 en 4. - Als er gebruik gemaakt gaat worden van 2 kantines krijg je dan geen splitsing van de club? Marie-Louise verwacht dit niet. Het voordeel van de BMV kantine is dat deze altijd open is en dat er alleen gebruik van gemaakt zal worden als de eigen kantine niet open is. De opmerking van uit de leden wordt gemaakt dat er op dit moment ook gebruik wordt gemaakt van de kantine in de Visgraaf als de eigen kantine niet open is en dat dit dus geen reden is om aan te sluiten bij de BMV. - Als de tennis banen langs het korfbal veld komen te liggen krijg je wel te maken met lawaai, tijdens een korfbalwedstrijd wordt erg veel geschreeuwd en dit stoort de tennisspelers! Deze opmerking is geheel terecht, hier is door het bestuur nog niet bij stilgestaan. Het is een goed argument, vooral tijdens wedstrijden zullen de activiteiten rondom de velden de spelers afleiden. - Zijn we wel afhankelijk van het aanleggen van deze nieuwe banen om bij de sportomgeving te horen? Het is natuurlijk zo dat ook later het park een meer open karakter kan krijgen, de plannen rond het vilgert paadje blijven wijzigen en middels andere beplanting zou in de toekomst ook meer aansluiting gerealiseerd kunnen worden.

7 - Is er al bekend wat er gebeurt met de motorclub? De motorclub blijft daar waar hij nu ook is. Het was te duur om deze te verplaatsen. Ook de Jeu de Boules club blijft op de huidige plaats. Er worden de volgende keuzes voorgelegd aan de leden: 1) aansluiten bij de BMV wil zeggen 2 nieuwe banen aanleggen in de nieuwe sportomgeving en 2 banen renoveren op het bestaand TCV park. 2) 4 banen renoveren op het bestaande TCV park en geen aansluiting bij de BMV. Verder moet er besloten worden welk soort banen er moet worden aangelegd, blijft het bij gravel of gaan we voor kunstgravelbanen. Stemming volgt Vraag: Gravel of kunstgravel Meerderheid van de aanwezige leden kiest voor de aanleg van kunstgravel banen. Vraag: Blijven op het eigen park en daar 4 banen renoveren of aansluiten bij de BMV met 2 nieuwe banen en 2 banen renoveren op het bestaande park. Meerderheid van de aanwezige leden kiest voor renovatie van 4 banen op het eigen TCV park. Deze besluiten zullen door het bestuur worden gerespecteerd en er zal in het najaar van 2012 gestart worden met de renovatie van baan 1 en 2 plus baan 5 en Jubilarissen Van de 4 leden die inmiddels 25 jaar lid zijn van de club is alleen Boy Bos aanwezig, hij krijgt uit handen van de voorzitter een speldje en een mooie fles wijn. Er wordt opgemerkt dat Boy ook nog eens 20 jaar in de maandag ochtend ploeg actief is. Koos Christiaans, Leo Koetsenruijter en Jacques Geraets zijn niet aanwezig. 7

8 8. Bestuursverkiezing Er wordt afscheid genomen van Ans Wammes, ze is al lid vanaf 1977 en heeft al verschillende vrijwilligers taken op zich genomen bij TCV zoals bij de jeugdcommissie, het maken van het Belke en 3 jaar in het bestuur voor de wedstrijdcommissie. Marie-Louise bedankt haar voor haar inzet en overhandigt haar een leuk cadeau. Ans wordt opgevolgd door Roel Maas, hij wordt verwelkomt in het bestuur en succes gewenst. Annette Engels heeft inmiddels Helga Thissen opgevolgd ( vanaf jan 2011) als secretaresse, zij is vanaf nu ook officieel bestuurslid. 9. Rondvraag Rob Uylings: Er is gezegd dat als de banen zijn gerenoveerd dit gepaard gaat met een eenmalige verhoging van de contributie met ong. 15 euro betekent dit dan dat er de volgende jaren geen verhoging meer volgt? Met deze beperkte verhoging kun je straks het hele jaar door tennissen, er komt geen apart zomer- of winterlidmaatschap. In de komende jaren zal de verhoging afhankelijk zijn van het aantal leden. Maria Kuijpers: Bij de tennisvereniging in het Ven hebben ze ervaren dat de winteropenstelling van de banen gepaard gaat met extra kosten voor o.a. verlichting en verwarming. Sjef geeft aan dat dit inderdaad het geval is, de 15 euro verhoging zijn hier dan ook voor bedoeld er is nodig 5 euro voor energie, 5 euro voor onderhoud en 5 euro voor t verlies aan rente de dekken. Ad Dirkx neemt als erelid het woord. Namens alle leden bedankt hij iedereen die zich inzet voor de club. Marie-Louise heeft nog een mededeling van Willem op t Root: Het nieuwjaars toernooi gaat niet door, het wordt een kersttoernooi en wordt gehouden op 18 december, opgeven kan bij Marie-Louise. 8

9 9 10. Sluiting Er zijn verder geen vragen en Marie-Louise bedankt alle aanwezigen voor hun komst en sluit de vergadering.