Jaarverantwoording Zorginstellingen 2013

Transcriptie

1 Jaarverantwoording Zorginstellingen 2013 TWB, Thuiszorg met Aandacht Postbus BC Roosendaal

2 Inhoudsopgave 1. Uitgangspunten van de verslaglegging Profiel van de organisatie Algemene identificatiegegevens Structuur van het concern Kerngegevens Kernactiviteiten en nadere typering Patiënten/cliënten, capaciteit, productie, personeel en opbrengsten Werkgebieden Samenwerkingrelaties Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap Normen voor goed bestuur Raad van Bestuur / Directie Toezichthouders, Raad van Commissarissen Bedrijfsvoering Cliëntenraad Ondernemingsraad Bezwarencommissie FWG / WGA / Klachten TWB Beleid, inspanningen en prestaties Meerjarenbeleid Algemeen beleid verslagjaar Algemeen kwaliteitsbeleid Kwaliteitsbeleid ten aanzien van patiënten/cliënten Kwaliteit van zorg Klachten Kwaliteit ten aanzien van medewerkers Personeelsbeleid Samenleving en belanghebbenden Financieel beleid Toekomstige ontwikkelingen Jaarrekening TWB, Thuiszorg met Aandacht Jaardocument Zorginstellingen 2013 Pagina 2

3 De Ziel van TWB Zit in onze medewerkers die met een warm hart hun werk doen, plaatselijk en dicht bij huis. Zij maken dagelijks geschiedenis en zijn de rots in de branding van onze klanten. Met ontroering in elke ontmoeting. Respect is hun leidraad. TWB, Thuiszorg met Aandacht Jaardocument Zorginstellingen 2013 Pagina 3

4 1. Uitgangspunten van de verslaglegging Graag heten wij u als lezer welkom in het jaardocument 2013 van Stichting Thuiszorg West-Brabant (TWB, Thuiszorg met Aandacht). In dit document wordt verslag gedaan van het boekjaar 2013 van TWB en Stichting Easeways en de daarbij behorende bedrijfsonderdelen. Centraal in de bedrijfsvoering van TWB staan de Missie, Visie en Doelen. Onze missie voor de periode 2010 tot en met 2013 hebben we samengevat in de woorden: SAMEN ONAFHANKELIJK. Wij laten ons nog steeds inspireren door de 3 M s van Medewerker, Markt en Money en deze 3 M s vormen de basis voor onze visie en doelstellingen. Het profiel van het Concern TWB is beschreven in hoofdstuk 2. Naast de structuur van het bedrijf worden hierin onze kernactiviteiten, werkgebied, productie en samenwerkingspartners beschreven. Goed bestuur, goed toezicht en adequate verantwoording. Gedragsregels hiervoor zijn vastgelegd in de zorgbrede Governance Code. TWB werkt met de Governance Code en doet hiervan verslag in hoofdstuk 3. De Raad van Bestuur is belast met het besturen van de stichting; het toezicht wordt uitgeoefend door de Raad van Commissarissen. Vanuit de medewerkers is de medezeggenschap geregeld via de Ondernemingsraad van TWB. Vanuit de cliënten is de medezeggenschap geregeld via de Cliëntenraad van TWB. In hoofdstuk 4 worden onze missie, visie en doelstellingen toegelicht en wordt verslag gedaan van de resultaten van het door ons gevoerde beleid, inspanningen en prestaties. Vanuit de meerjaren doelen wordt de realisatie van de bedrijfsdoelen 2013 gepresenteerd. Op het gebied van kwaliteit is het algemeen kwaliteitsbeleid beschreven, evenals de kwaliteit van zorg ten aanzien van medewerkers. Het hoofdstuk wordt afgesloten met het onderdeel maatschappelijk verantwoord ondernemen en het financieel beleid. TWB, Thuiszorg met Aandacht Jaardocument Zorginstellingen 2013 Pagina 4

5 2. Profiel van de organisatie 2.1. Algemene identificatiegegevens Naam verslagleggende rechtspersoon Stichting Thuiszorg West-Brabant TWB, Thuiszorg met Aandacht Adres Postbus 1116 Postcode 4700 BC Plaats Roosendaal Telefoonnummer Identificatienummer Kamer van Koophandel adres Internetpagina Structuur van het concern Juridische structuur De juridische structuur van het concern bestaat uit 2 stichtingen, Stichting Thuiszorg West-Brabant (TWB, Thuiszorg met Aandacht) en Stichting Easeways. Stichting Thuiszorg West-Brabant op zich heeft geen kapitaalsbelangen of zeggenschap in de andere entiteiten. De verbondenheid tussen Stichting Thuiszorg West-Brabant en Stichting Easeways wordt gevormd door het feit dat er sprake is van dezelfde Raad van Bestuur. Doordat er sprake is van eenzelfde bestuur is er sprake van een groep waarbij Thuiszorg West-Brabant als groepshoofd is aangemerkt en een geconsolideerde jaarrekening opstelt. In de consolidatie worden opgenomen de financiële gegevens van Stichting Thuiszorg West-Brabant en haar groepsmaatschappijen en andere rechtspersonen waarop zij een overheersende zeggenschap kan uitoefenen of waarover zij de centrale leiding heeft. Groepsmaatschappijen zijn rechtspersonen waarin Stichting Thuiszorg West-Brabant, direct of indirect, beslissende zeggenschap kan uitoefenen doordat zij beschikt over de meerderheid van de stemrechten of op enig andere wijze de financiële en operationele activiteiten kan beheersen. Hierbij wordt tevens rekening gehouden met potentiële stemrechten die direct kunnen worden uitgeoefend op de balansdatum. De groepsmaatschappijen en andere rechtspersonen waarop zij een overheersende zeggenschap kan uitoefenen of waarover zij de centrale leiding heeft worden voor 100% in de consolidatie betrokken. De grondslagen voor de consolidatie worden nader toegelicht in de jaarrekening. De in de consolidatie begrepen organisaties zijn: Stichting Thuiszorg West-Brabant, TWB Thuiszorg met Aandacht (100%) Stichting Easeways (100%) Ease Holding BV, Roosendaal (100%). Is dochter van Stichting BV, Roosendaal (100%). Is dochter van Ease Holding Lifestyle BV (100%). Is dochter van Ease Holding BV GezondShop BV (100%). Is dochter van Ease Holding BV TWB Select BV (100%). Is dochter van Ease Holding BV Flexillent BV (100%). Is dochter van Ease Holding BV TWB, Thuiszorg met Aandacht Jaardocument Zorginstellingen 2013 Pagina 5

6 Besturingsmodel De Raad van Bestuur is belast met het besturen van de Stichtingen. De bevoegdheden van de Raad van Bestuur zijn vastgelegd in de statuten van de Stichtingen en in het bestuursreglement, zoals dit is vastgesteld op 15 december 1997 (gewijzigd op 26 september 2007, 16 december 2009 en 19 augustus 2013). De Raad van Commissarissen houdt toezicht op de Raad van Bestuur en op de algemene gang van zaken binnen de Stichting. De Raad van Commissarissen staat de Raad van Bestuur met raad terzijde. Raad van commissarissen Raad van commissarissen Stichting Thuiszorg West-Brabant Stichting Easeways Raad van Bestuur Raad van Bestuur Ondernemingsraad Cliëntenraad Bestuursondersteuning bestuurssecretariaat beleidsmedewerker HRM programma manager projectleider nieuwe marktgebieden CIS (Centrum voor informatie & service) Facilitaire Dienst FEAD logistiek en uitleencentra huisvesting ICT public relations en communicatie marketing inkoop opleidingen klantenservicecentrum interne controle bedrijfseconomisch bureau applicatiebeheer salarisadministratie financiële administratie personeelsadministratie Ease Holding BV Ondernemingsraad Verpleging en Verzorging Verzorging Verpleging Begeleiding Dagverzorging Basiszorg Hulp bij het Huishouden PGB - bemiddeling Preventie en Gezondheids advies Advies, Instructie en Voorlichting Preventie Dieetadvies Jeugdgezondheidszorg Consultatiebureau 0-4 jr Advies Huisbezoeken zorg BV PGB Zorg Particuliere Zorg Palliatieve Zorg GezondShop BV Winkelverkoop Uitleen en verhuur verpleegartikelen Advies TWB Select BV Werving en selectie Intern uitzendbureau Flexillent BV ZZP bemiddeling Extern uitzendbureau Figuur 1. Organogram per TWB, Thuiszorg met Aandacht Jaardocument Zorginstellingen 2013 Pagina 6

7 2.3. Kerngegevens Kernactiviteiten en nadere typering De kernactiviteiten van de TWB zijn onderverdeeld in verschillende categorieën. Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten (AWBZ)-functies: Persoonlijke verzorging (extra, speciaal) Verpleging (extra, speciaal, Advies, Instructie en Voorlichting) Begeleiding (extra, speciaal, gespecialiseerd) Overige Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten (AWBZ)-prestaties: Uitleen verpleegartikelen Dagactiviteiten Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO): Hulp bij het Huishouden Overige zorg: Voedingsvoorlichting en Dieetadvisering Medisch Specialistische Verpleging Thuis Jeugdgezondheidszorg Verkoop en verhuur verpleegartikelen en hulpmiddelen Particuliere zorg PGB Zorg Doelgroepen cliënten Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten (AWBZ)-zorg: Somatische aandoening of beperking Psychogeriatrische aandoening of beperking Psychiatrische aandoening of beperking Lichamelijke handicap Zintuiglijke handicap of communicatieve stoornis Psychosociale problemen Palliatief terminale zorg TWB, Thuiszorg met Aandacht Jaardocument Zorginstellingen 2013 Pagina 7

8 Patiënten/cliënten, capaciteit, productie, personeel en opbrengsten Kerngegevens Verpleging en Verzorging (AWBZ) Cliënten /productie/capaciteit Aantal extramurale cliënten exclusief cliënten dagactiviteiten op 31 december Aantal/bedrag Aantal cliënten dagactiviteiten op 31 december 221 Aantal uren extramurale productie in verslagjaar Aantallen overige prestaties in verslagjaar Personeel Aantal personeelsleden in loondienst op 31 december 640 Aantal FTE personeelsleden in loondienst op 31 december 373 Bedrijfsopbrengsten Wettelijk budget voor aanvaardbare kosten Kerngegevens Hulp bij het Huishouden (WMO) Aantal/bedrag Cliënten /productie/capaciteit Aantal extramurale cliënten op 31 december Aantal uren extramurale productie in verslagjaar Personeel Aantal personeelsleden in loondienst op 31 december 565 Aantal FTE personeelsleden in loondienst op 31 december 200 Bedrijfsopbrengsten Totaal bedrijfsopbrengsten in verslagjaar Kerngegevens Jeugdgezondheidszorg Aantal/bedrag Patiënten/cliënten /productie Aantal cliënten 0-4-jarigen op 31 december Aantal consulten 0-4-jarigen in JGZ in verslagjaar Personeel Aantal personeelsleden in loondienst op 31 december 70 Aantal FTE personeelsleden in loondienst op 31 december 43 Bedrijfsopbrengsten Totaal bedrijfsopbrengsten voor JGZ (in euro s) in verslagjaar TWB, Thuiszorg met Aandacht Jaardocument Zorginstellingen 2013 Pagina 8

9 Werkgebieden TWB levert al haar AWBZ producten voor zorgkantoor West-Brabant en Zorgkantoor Oost-Brabant regio Eindhoven. De regio Oost-Brabant is er in 2012 bijgekomen voor het leveren van palliatieve zorg echter de dienstverlening in deze regio is eind 2013 beëindigd. Figuur 2. Werkgebied TWB 2013 TWB is gedurende 24 uur per dag telefonisch bereikbaar voor klanten. Door het inzetten van Intensieve Zorgteams die 24 uur per dag zorg kunnen leveren in combinatie met reguliere teams welke per regio de nachtelijke bereikbaarheid regelen kan 24 uurs zorg garantie afgegeven worden. Door het feit dat TWB voldoende gekwalificeerd personeel op alle niveaus tot haar beschikking heeft is er geen sprake van wachtlijsten en kunnen alle specialisaties in het hele werkgebied geleverd worden. TWB, Thuiszorg met Aandacht Jaardocument Zorginstellingen 2013 Pagina 9

10 2.4. Samenwerkingrelaties TWB overlegt regelmatig met onderstaande stakeholders en financiers. Met de gemeenten Roosendaal, Bergen op Zoom, Halderberge, Moerdijk, Steenbergen, Rucphen en Woensdrecht vond regelmatig overleg plaats over: beleid wonen, welzijn en zorg (via gemeentelijke zorgberaden) uitvoering JGZ 0-4 jarigen Jeugdgezondheidszorg invoering Centra Jeugd en Gezin (CJG) Met de gemeenten Roosendaal, Bergen op Zoom, Halderberge, Moerdijk, Steenbergen, Rucphen, Woensdrecht, Etten-Leur, Breda en Zundert vond regelmatig bestuurlijk en operationeel overleg plaats over: Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO) beleid Hulp bij het Huishouden (HbH) Zorgloketten decentralisaties WMO CZ Zorgkantoren. Bestuurlijk en operationeel overleg over: productie afspraken zorgtoewijzing materiële controle zorgvernieuwing en ketensamenwerking St. Franciscus Ziekenhuis te Roosendaal: invulling geven aan een adequate overdracht van klanten tussen ziekenhuis en thuiszorg uitvoering van de overeenkomst met betrekking tot partusassistentie bij poliklinische bevallingen uitvoering van de overeenkomst met betrekking tot gezamenlijk gebruik van een skills-lab ontwikkeling van het Zorgpad CVA en het CVA ketenprotocol voor patiënten uit het adherentiegebied van het Franciscus Ziekenhuis Terminale Thuiszorg Medisch Specialistische Verpleging Thuis Zorgloket TWB, waar medewerker en patiënt direct zorg kunnen regelen en hulpmiddelen lenen Lievensberg Ziekenhuis te Bergen op Zoom: invulling geven aan een adequate overdracht van klanten tussen ziekenhuis en thuiszorg uitvoering van de overeenkomst met betrekking tot partusassistentie bij poliklinische bevallingen uitvoering van de overeenkomst met betrekking tot Integrale vroeghulp uitvoering en verbetering van de overeenkomst met betrekking tot het Stroke-service Bergen op Zoom en omgeving Terminale Thuiszorg Medisch Specialistische Verpleging Thuis joint care Amphia Ziekenhuis Breda invulling geven aan een adequate overdracht van klanten tussen ziekenhuis en thuiszorg Terminale Thuiszorg Medisch Specialistische Verpleging Thuis Ketensamenwerking: TWB neemt deel aan de volgende ketens waar de betrokken organisaties gezamenlijk de zorg voor de bepaalde doelgroep nader afstemmen en verbeteren: Dementie: o Regionaal Platform Dementie Ondersteuning (RPD), voor de gemeenten Bergen op Zoom, Woensdrecht, Steenbergen, Roosendaal, Rucphen en Halderberge) o Regionaal netwerk Dementie Ondersteuning (RDO) in Etten-Leur-Zundert o Regionaal netwerk Dementie Ondersteuning (RDO) Breda-Oosterhout o Regionaal netwerk Dementie Ondersteuning (RDO) Breda-Oosterhout CVA; o keten CVA keten regio Roosendaal en omstreken o Stroke-service Bergen op Zoom en omgeving Palliatieve zorg: o Netwerk palliatieve zorg regio Roosendaal, Bergen op Zoom en Tholen o Palliatief netwerk Breda e.o. TWB, Thuiszorg met Aandacht Jaardocument Zorginstellingen 2013 Pagina 10

11 Vroegsignalering Kwetsbare Ouderen: Netwerk in Roosendaal en netwerk in regio Bergen op Zoom, Woensdrecht en Steenbergen waarbij VVT sectoren, huisarsten en gemeenten nauw samenwerken om kwetsbare ouderen op te sporen en vervolgacties in te zetten. Samenwerking met huisartsen zorggroepen met betrekking tot DBC s Diabetes mellitus, COPD en CVRM (Hart- en vaatziekten) (Zorggroep West-Brabant, Het Huisartsenteam, Zorggroep Breda TWB, GGD West-Brabant, Thuiszorg Thebe en Thuiszorg Careyn: Hebben gezamenlijk een bedrijfscorporatie opgericht op datum 30 juni De oprichting van de Coöperatie Integrale Jeugdgezondheidszorg West-Brabant U.A. is gericht op de inhoudelijke uitwerking van de ijgz van 0-19 jaar. Deelnemende partijen: TWB gevestigd te Roosendaal, Thebe Jeugdgezondheidszorg BV gevestigd te Tilburg, Careyn Thuiszorg Breda gevestigd te Breda, Gemeenschappelijke Regeling Openbare Gezondheidszorg West-Brabant gevestigd te Breda. Centrum Indicatiestelling Zorg: Afstemming en werkafspraken met betrekking tot indicaties. Zorgverzekeraars: VGZ, CZ, Achmea en Menzis, over contractering dieetadvisering en medisch specialistische verpleging thuis. Woningbouwcorporaties: Woningstichting Bernardus Wonen, Oudenbosch Woningstichting Stadlander, Bergen op Zoom Woningstichting Woensdrecht, Woensdrecht Woningstichting Aramis Allee Wonen, Roosendaal Woningstichting Thuisvester, Rucphen Met collega thuiszorg instellingen op bestuurlijk en operationeel niveau: tantelouise/vivensis, Bergen op Zoom Thebe, Tilburg DAT, Roosendaal De Markenlanden/ Surplus, Zevenbergen Stichting Groenhuijsen Roosendaal Stichting Avoord, Etten-Leur Vroegsignalering kwetsbare ouderen, een samenwerkingsverband van de Gemeente Roosendaal, seniorenraad Roosendaal, Stichting Sterk in Welzijn, TWB, Groenhuijsen en de GGZWNB Coördinatie netwerk Ouderen Roosendaal (COR) een initiatief van Stichting Sterk in Welzijn, Aramis Allee Wonen, Stichting wonen en Welzijn Het Punt. Het Punt, Roosendaal Stichting Welzijn Ouderen te Bergen op Zoom Vraagwijzer Steenbergen en Bergen op Zoom Huisartsenkringen en in de regio werkzame huisartsen Verloskundigen kringen en in de regio werkzame verloskundigen TWB, Thuiszorg met Aandacht Jaardocument Zorginstellingen 2013 Pagina 11

12 3. Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap 3.1. Normen voor goed bestuur TWB hanteert de zorgbrede governancecode. In het boekjaar 2013 is niet afgeweken van de richtlijnen uit de Zorgbrede Governancecode Raad van Bestuur / Directie TWB had tot en met 1 september 2013 een eenhoofdige Raad van Bestuur (RvB). Op 1 september heeft de bestuurder mevrouw S.B. Stilling in verband met vroegpensioen eervol afscheid genomen na een dienstverband van 15 jaar. Bij de opvolging heeft TWB gekozen voor een twee-hoofdig collegiaal bestuur passend bij een plattere organisatie met zelfsturende teams. De beide nieuwe bestuurders de heren C.J. Danen en J.C.P. Dijkers zijn aangesteld na een interne sollicitatieprocedure en waren dus al werkzaam binnen de organisatie TWB. De sollicitatieprocedure is begeleid door een gespecialiseerd bureau dat sollicitatieprocedures op bestuurlijk niveau als specialiteit heeft. Het managementteam van TWB, de Ondernemingsraad, Cliëntenraad en Raad van Commissarissen zijn nauw betrokken geweest bij de procedure voor de aanstelling van de nieuwe bestuurders en hebben alle positief geadviseerd. TWB beschikt over een in 2013 geactualiseerd reglement voor de Raad van Bestuur (RvB). Het reglement voldoet in haar geheel aan de in de governancecode opgenomen richtlijnen Toezichthouders, Raad van Commissarissen Raad van Commissarissen Middels de kwartaalrapportage, die door de Raad van Bestuur wordt aangeboden, wordt de Raad van Commissarissen in staat gesteld om zijn toezichthoudende taak adequaat uit te oefenen. De Raad van Commissarissen is zodanig samengesteld dat er voldoende deskundigheid aanwezig is om zijn taak naar behoren te vervullen. In 2009 is, met inachtneming van de zorgbrede governancecode, een nieuw reglement voor de Raad van Commissarissen vastgesteld. De voorzitter van de Raad van Commissarissen voert jaarlijks met de voorzitter van de Raad van Bestuur een gesprek over het functioneren van de Raad van Bestuur. De Raad van Commissarissen evalueert jaarlijks haar activiteiten. Voor de evaluatie gebruikt men de in de Toolkit Governance opgenomen evaluatiemethode. Evaluatie vindt plaats op de volgende punten: Samenspel Raad van Commissarissen / Raad van Bestuur Teameffectiviteit van de Raad van Commissarissen Beoordeling individueel lid Raad van Commissarissen Beoordeling voorzitter Raad van Commissarissen Toezichthouders, Raad van Commissarissen De Raad van Commissarissen houdt toezicht op de Raad van Bestuur en op de algemene gang van zaken binnen de Stichting. De Raad van Commissarissen staat de Raad van Bestuur met raad terzijde. De werkwijze van de Raad van Commissarissen is vastgelegd in een reglement. Dit reglement is in 2009 opnieuw vastgesteld. De bezoldiging van de leden van de Raad van Commissarissen is vastgesteld op basis van de adviesregeling van de Vereniging van Toezichthouders in de Zorg. De commissarissen worden op basis van een vastgesteld profiel geworven. In de statuten is vastgelegd dat commissarissen niet kunnen worden benoemd als er sprake is van tegenstrijdige belangen Verantwoord besturen en toezicht De Raad van Bestuur rapporteert de beleidsvoortgang middels een driemaandelijkse bestuursrapportage. In de rapportage wordt gerapporteerd over de voortgang van de speerpunten uit het jaarplan, welke zijn vertaald in doelen Raad van Bestuur alsmede over de exploitatie. Met de bestuurder is in het verslagjaar, in het kader van de periodieke beoordeling, een beoordelingsgesprek gevoerd door de voorzitter van de Raad van Commissarissen. TWB, Thuiszorg met Aandacht Jaardocument Zorginstellingen 2013 Pagina 12

13 De Raad van Commissarissen vergadert regulier minimaal 4 keer per jaar. Tijdens deze vergaderingen wordt op basis van bovengenoemde kwartaalrapportages verantwoording afgelegd over het resultaat van het gevoerde beleid. Tevens bevat de rapportage informatie met betrekking tot de gevoerde strategie en de risico s die hieraan verbonden zijn. Eenmaal per jaar voert de Raad van Commissarissen overleg met de externe accountant. Op basis van de door de Raad van Bestuur vastgestelde jaarrekening, de managementletter, het accountantsverslag en de capita selecta wordt de Raad van Commissarissen geïnformeerd over het functioneren van de interne beheersing- en controlesystemen en de mogelijke financiële risico s. Daarbuiten komt de Raad van Commissarissen bij elkaar om zich te laten informeren over strategische ontwikkelingen binnen de zorg. Eenmaal per jaar vergadert de Raad van Commissarissen met de Ondernemingsraad. Tijdens deze bijeenkomst, door de Ondernemingsraad zelfstandig voorbereid, komen onderwerpen aan de orde die betrekking hebben op de personele zorg binnen de Stichting. De Raad van Commissarissen vergadert eenmaal per jaar zonder de aanwezigheid van de bestuurder. Tijdens deze vergadering evalueert de Raad het eigen functioneren en dat van de bestuurder. Tevens worden in dit overleg besluiten genomen met betrekking tot de beloning van de bestuurder. Twee-maandelijks voert de voorzitter van de Raad van Commissarissen werkoverleg met de voorzitter van de Raad van Bestuur. Tijdens dit overleg informeert de Raad van Bestuur de voorzitter van Raad van Commissarissen over actuele onderwerpen en ontwikkelingen die van belang zijn voor TWB en staat de voorzitter van de Raad van Commissarissen de Raad van Bestuur met raad bij. Tevens worden tijdens deze overleggen de vergaderingen van de Raad van Commissarissen voorbereid. In 2013 heeft de Raad van Commissarissen zich in een studiedag samen met de bestuurder gebogen over de nadere invulling van het nieuwe meerjarenplan Daarnaast is de Raad van Commissarissen frequent geïnformeerd over de ontwikkelingen van het nieuwe meerjarenbeleid en de borging hiervan binnen de organisatie. De samenstelling van de Raad van Commissarissen per 31 december 2013 luidt als volgt: De heer P. van den Heuvel Voorzitter Nevenfuncties: Directeur / Bestuurder bij Woningcorporatie Woonlinie Voorzitter bij de VVD afdeling Uden De heer B. Tuithof Vice Voorzitter Nevenfuncties: Manager Inkoopr Cegelec Dordrecht, Raadslid gemeente Udens namens VVD Leefbaar Uden De heer R. Oomens Lid Nevenfuncties: Directeur bij Oomens Beheer BV en Oomex BV. De heer R. Leus Lid Nevenfuncties: Registeraccountant bij Verstegen Accountants en adviseurs De bovenstaande commissarissen vervullen tevens het commissariaat voor stichting Easeways en ontvangen hiervoor een aanvullende bezoldiging welke is verantwoord in de geconsolideerde jaarrekening van TWB. Onderstaande commissarissen vervullen alleen het commissariaat voor TWB. Mevrouw M. van den Boogaard Lid op voordracht van de ondernemingsraad Nevenfuncties: Eigenaar Cheops adviesbureau zorg, Verpleegkundige Care for Women specialiste De heer F. Claessens Lid op voordracht van de cliëntenraad Nevenfuncties: Adviseur verenigingszaken bij Het Nederlands Rode Kruis Duo Raadslid en lid bestuur bij de PVDA afdeling Bergen op Zoom TWB, Thuiszorg met Aandacht Jaardocument Zorginstellingen 2013 Pagina 13

14 3.4. Bedrijfsvoering De bedrijfsvoering van het concern TWB wordt structureel gemonitord. Beoordeling vindt plaats op basis van de onderstaande elementen: planning en controlcyclus administratieve organisatie en interne controle risicomanagement In het verslagjaar zijn geen significante wijzigingen aangebracht in bovenstaande elementen. Deze elementen zullen in dit hoofdstuk verder toegelicht worden. Planning en controlcyclus Binnen het concern TWB wordt gewerkt met een planning & controlcyclus waarin de belangrijkste procedures en processen vast liggen. Vanuit de planning & controlcylus is over het verslagjaar 2012 evenals in voorgaande jaren conform de volgende stappen gewerkt: Opstellen beleid (meerjarenkader, jaarplannen, doelstellingen) Er wordt gewerkt op basis van een meerjarenkader waarbinnen jaarlijks op organisatie- en divisieniveau jaarplannen geformuleerd worden. Deze jaarplannen worden in samenwerking tussen Raad van Bestuur (RvB), Management Team (MT) en vertegenwoordigers uit de divisies opgesteld tijdens de MT-dagen. Begroting In juli wordt door de Raad van Bestuur en directie een Kaderbrief opgesteld waarin de uitgangspunten voor de begroting zijn opgenomen. Op basis van deze Kaderbrief worden in de maanden juli en augustus door de resultaatverantwoordelijke managers begrotingsvoorstellen voor het komende jaar geformuleerd. Deze voorstellen worden getoetst aan de Kaderbrief en verwerkt in een begrotingsbrief voor het concern. De begrotingsbrief wordt samen met de jaarplannen besproken met het MT. Op basis van de vastgestelde begrotingsbrief en met de input uit de jaarplannen worden de concernbegroting, investeringsbegroting en divisiebudgetten opgesteld. De vaststelling van de begroting vindt plaats in de maand november. Managementrapportages Jaarlijks wordt op basis van een evaluatie met de gebruikers van de managementinformatie de managementinformatie voor het komende jaar vastgesteld. Per 2 weken wordt gerapporteerd over de belangrijkste prestatie-indicatoren ( productiecijfers ) zoals productie, productiviteit, dekking en omzet. Maandelijks wordt er over de exploitatie gerapporteerd. In de analyse van de exploitatie wordt een verbinding gelegd tussen de productiecijfers en de exploitatiecijfers, aangezien directe aansturing van de uitvoerende divisies grotendeels op basis van de productiecijfers plaatsvindt. Door middel van het geven van managementresponse bij de belangrijkste prestatie-indicatoren, verantwoorden leidinggevenden hun resultaten en acties richting management. Deze structuur loopt door tot aan de Raad van Commissarissen waarbij de Raad van Bestuur rapporteert richting Raad van Commissarissen. Jaarrekening In principe maakt de jaarrekening geen deel meer uit van de cyclus om de interne bedrijfsvoering te beheersen. De jaarrekening en de bijbehorende documenten, zoals de nacalculatie en verklaringen rondom de kwaliteit van de AO/IC voor Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten (AWBZ) en Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO) zorgaanbieders, is vooral bedoeld als externe verantwoording. De exploitatiecijfers tot en met december vormen het einde van de jaarcyclus voor de interne verantwoording. Administratieve Organisatie / Interne Controle Binnen TWB zijn een tweetal medewerkers belast met interne controle activiteiten. Deze activiteiten zijn op te splitsen in gegevensgerichte en procedurele controles vanuit de regeling AO/IC Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten (AWBZ) zorgaanbieders en financiële controles. Op basis van deze controles wordt periodiek aan bestuur en management gerapporteerd over de voortgang van de controles en over de bevindingen en waar nodig worden door de verantwoordelijke managers verbeteracties uitgezet. Tijdens de controle van de accountant bij de productieverantwoording en de interim-controle is wederom gebleken dat TWB op alle onderdelen voldoet aan de regeling AO/IC Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten (AWBZ) zorgaanbieders. TWB, Thuiszorg met Aandacht Jaardocument Zorginstellingen 2013 Pagina 14

15 De regeling AO/IC Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten (AWBZ) zorgaanbieders is, zoals de naam al aangeeft, gericht op de Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten (AWBZ) zorg binnen TWB. Echter wij hebben er voor gekozen om deze richtlijnen ook toe te passen op de Hulp bij het Huishouden (HbH) in het kader van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO). Zo kunnen wij borgen dat wij ook binnen dit segment alleen geïndiceerde zorg declareren bij de financiers (de gemeenten). Risicomanagement Externe veranderingen in de zorg volgen elkaar steeds sneller op. Deze veranderingen hebben directe invloed op de interne processen en procedures en / of de financiële positie van TWB. In dat kader wordt er binnen TWB extra aandacht besteed aan Risicomanagement. Aan de begroting is een risicoparagraaf toegevoegd. In deze paragraaf worden risico s ingeschat en gewaardeerd op financiën. Naast de begroting wordt aan de hand van de exploitatieoverzichten gekeken naar veranderingen en worden risico s ingeschat. Eventueel vindt aan de hand van deze gegevens een bijstelling plaats in de begroting en of worden risico beperkende maatregelen getroffen. In de risicoparagrafen wordt aangegeven op welke wijze de risico s kunnen worden beperkt, welke maatregelen worden getroffen en op welke wijze de risico s financieel kunnen worden afgedekt. TWB, Thuiszorg met Aandacht Jaardocument Zorginstellingen 2013 Pagina 15

16 3.5. Cliëntenraad De cliëntenraad Thuiszorg West-Brabant (TWB) stelt ieder jaar een schriftelijk verslag op van zijn werkzaamheden in het afgelopen jaar. Op deze manier kan de raad verantwoording afleggen tegenover TWB en de eigen achterban. Evenals voorgaande jaren is onderstaand het eigen jaarverslag van de CR integraal overgenomen. Een doelstelling die steeds belangrijk is in de cliëntenraad is het belang van de cliënt, de CR wil er dan ook graag aan meewerken om deze doelstelling als belangrijkste uitgangspunt aan te houden. Samenstelling van de cliëntenraad: De cliëntenraad bestaat uit minimaal 9 en maximaal 15 leden. De leden zijn grotendeels afkomstig uit maatschappelijke groeperingen. Zij vertegenwoordigen alle cliënten. De cliëntenraad is een goede afspiegeling van de maatschappij en vertegenwoordigd zodoende alle cliënten van TWB. In 2013 maakten de volgende leden deel uit van de CR: Voorzitter: John Coppens tot 1 oktober 2013 (statutair aftredend), John Kamp vanaf 1 oktober 2013 Vice - voorzitter: Henk van Geffen; Penningmeester: Henk Claessens Secretaris: Antoine van de Weijgert Leden: Heleen Boogmans Wessel; tot 1 oktober 2013 (statutair aftredend, niet herkiesbaar) Edwin Stallaert; Peter Hermans; Yolanda Geers van der Heijden; vanaf 1 februari 2013 Patrica Borghouts van Etten; vanaf 1 februari 2013 tot 12 november 2013 Renée Pechtold; vanaf 1 november Bestuurswisseling Er is afscheid genomen van de voorzitter van de Raad van Bestuur mevrouw Stilling. Voor haar opvolging heeft TWB gekozen voor een tweehoofdige leiding. De heren Dijkers en Danen vormen nu samen de Raad van Bestuur en zijn de gesprekspartner van de Cliëntenraad. De Cliëntenraad is betrokken geweest bij de benoeming van de Raad van Bestuur. De vergaderingen In het verslagjaar vergaderde de cliëntenraad 10 maal. Daarnaast had de cliëntenraad 4 maal overleg met de Raad van Bestuur (RvB). De voornaamste onderwerpen in willekeurige volgorde - die tijdens deze vergaderingen aan de orde kwamen waren:: Audit jaarplanning; Begroting 2014 en vacatiegelden Cliëntenraad; Benoeming Raad van Bestuur; Benoemingscriteria voor de Raad van Commissarissen; Contact met andere Cliëntenraden; Contact met de OR van TWB; Evaluatie Convenant en reglement Cliëntenraad; Hospice Thuis; Jaarverslag Cliëntenraad 2012; Kennismaking met de nieuwe Raad van Bestuur; Meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling; Monitoring consultatiebureaus; Ontwikkelingen en aanbestedingen HbH (Hulp bij het Huishouden); Plan van aanpak dienstverlening LOC; Planning cursus Cliëntenraad; Rol buurtregisseurs; Rooster van aftreden; Samenwerking met tantelouise Vivensis; Sleutelkastjes bij woningen van cliënten; Voorgenomen sluiting dagopvang Halsteren; Transitie Jeugd Gezondheidszorg; Vacatures in de Cliëntenraad; Vergelijking klachten cliënten 2011 en 2012 en klachtenafhandeling; TWB, Thuiszorg met Aandacht Jaardocument Zorginstellingen 2013 Pagina 16

17 Vervoerskosten dagbegeleiding; Welkomsbrief van de Cliëntenraad aan nieuwe cliënten; Zorg op afstand (Beeldzorg); Uitgebrachte adviezen In het afgelopen verslagjaar heeft de cliëntenraad de volgende adviezen aan de directie van TWB uitgebracht. Benoemingscriteria voor de Raad van Commissarissen; Begroting TWB 2013; Sluiting dagopvang Halsteren; Herbenoeming leden Cliëntenraad; Voordracht nieuwe leden Cliëntenraad; Ontwikkelen en implementeren van een organisatie kwaliteitsmodel; Jaarverantwoording zorginstellingen 2012, Benoeming nieuwe Raad van Bestuur; Hospice Thuis; Contact met de achterban De Cliëntenraad wil graag weten wat er onder de cliënten leeft. In het 2012 heeft de Cliëntenraad activiteiten ontwikkeld om een zelfstandige enquête te houden onder een aantal cliënten. Door de directie van TWB is alle medewerking toegezegd. Deze enquête werd beschouwd als een nulmeeting. In de loop van 2013 heeft er een tweede meeting plaatsgevonden. De resultaten geven de verbeteringen duidelijk weer. Nu op van beter naar best. Functioneren van de cliëntenraad De werkdruk in de Cliëntenraad werd als hoog ervaren gelet op de vacatures die in de loop van het jaar zijn ontstaan. Inmiddels is er aanvulling gekomen maar er zijn nog vacatures. De invulling van de vacatures blijft een permanent punt van zorg en aandacht. De status van de Cliëntenraad is geregeld in de Wet medezeggenschap cliënten zorginstellingen (WMCZ), die op 1 juni 1996 in werking is getreden. Daarin is vastgelegd dat de cliënten van zo als bij TWB inspraak hebben door middel van een cliëntenraad. De wet wil mensen die afhankelijk zijn van zorg, invloed geven op de zorgverlening. Een cliëntenraad heeft de volgende grondrechten: Het adviesrecht; Het initiatiefrecht; Het informatierecht; Het overlegrecht; Het adviesrecht; Het doen van een bindende voordracht van een lid van de Raad van Commissarissen. De Cliëntenraad is op basis van de wet een zelfstandig medezeggenschapsorgaan. De positie van de Cliëntenraad wordt echter niet alleen bepaald door de WMCZ en andere regelgeving, maar ook door: De wijze waarop door de RvB en het management van TWB met de Cliëntenraad wordt omgegaan; De taakopvatting en de deskundigheid van de Cliëntenraad; De faciliteiten waarover de Cliëntenraad kan beschikken; TWB, Thuiszorg met Aandacht Jaardocument Zorginstellingen 2013 Pagina 17

18 In verband hiermee is het van belang dat de visie op belangenbehartiging verder wordt ontwikkeld en versterkt. De Cliëntenraad wil een volwaardige en herkenbare plaats binnen TWB innemen. Deze visie zal gedragen moeten worden door de RvC, RvB en het management zodat de belangenbehartiging geen belemmering vormt, maar juist voor de organisatie een meerwaarde oplevert. Ontwikkelingen Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO) De heer Claessens zit namens de samenwerkende Cliëntenraden en de heer Stallaert namens de ROGEP in de Wmo-raad. Indirect kan de cliëntenraad zijn invloed uitoefenen. De ontwikkelingen op het gebied van de Wmo stonden dan ook permanent op de agenda. De Wmo-raad is de laatste maanden erg druk geweest met het formuleren van advies over de transitie of te wel het overhevelen van een aantal AWBZ taken naar de gemeenten, het gaat dan over de uitvoering van o.a. langdurige zorg, jeugdzorg, persoonlijke begeleiding, persoonlijke verzorging enz. De Wmo-raad heeft samen met 5 andere gemeenten uit de regio een advies uit gebracht. Alle burgers die een beroep doen op de gemeente in verband met de Wmo of bijstand krijgen te maken met de regelgeving die vanuit Den Haag wordt opgelegd en er is minder geld voor beschikbaar. De Wmo-raad zal zich inzetten dat de hulp voor mensen die het absoluut nodig hebben in takt blijft. Er wordt veel gesproken over eigen kracht, het zelf zoeken naar mogelijkheden om hulp te krijgen, dit kan soms lukken en soms ook niet. De gemeente heeft wel de plicht om alle aanvragen objectief te beoordelen en diegene die zelf niet in staat zijn om dit goed te doen te begeleiden. De samenwerking met de Wmo-raad biedt veel kansen om de belangen van de cliënten voor de toekomst goed te kunnen blijven te behartigen. Vooruitblik De Cliëntenraad heeft als belangrijkste speerpunt het inzichtelijker maken van de klachtenafhandeling van de cliënten. De Wet Kwaliteit, klachten en geschillen zorg (KKGZ) zal een wijziging ondergaan. Afhankelijk van de vaststelling van de wet door de 1ste Kamer en de datum waarop de wet in werking treedt, moeten mogelijk procedures en reglementen worden aangepast. De Cliëntenraad wil dat combineren met een analyse van de klachtenafhandeling en de samenstelling van de klachtencommissie.. TWB, Thuiszorg met Aandacht Jaardocument Zorginstellingen 2013 Pagina 18

19 3.6. Ondernemingsraad Ter advisering: Ontwikkelen en implementeren kwaliteitsmodel Klant en Service Inrichting HR Organisatiestructuur na Reorganisatie WIA-beleid Ter instemming: Verzuimmanagement in control binnen zelfsturende teams BIG-herregistratie en eenduidig beleid onderhoud bekwaamheid medewerkers Adviestraject personele consequenties bij organisatiewijziging Procedure verzuimbeleid , versie 7 Pakket sociale maatregelen Eigen risicodrager ziektewet Ter kennisgeving: Evaluatie en advies Task Force verzuim Lief- en leedregeling 2013 Exploitatiecijfers t/m dec Digitaal leerplein Installeren projectgroepen Exit rapportage Prismant 2012 Meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling Zorg-op-afstand 1 e kwartaalrapportage 2013 Gebruikersovereenkomst mobiele apparaten 2 e kwartaalrapportage 2013 Sturen op inzet vaste medewerkers Rolbeschrijving coach Intern communicatieplan inzake reorganisatie Kaders Belder-teams Rolbeschrijving bereikbare Rolbeschrijving ondersteuner Resultaten kwaliteitsverbetering TWB Vaststelling functiebeschrijving coach Document werken met teamrollen Begroting 2014 Rol leidinggevende Resultaten medewerkers onderzoek TZmA-teams 3 e kwartaalrapportage 2013 Samenstelling OR TWB per 31 december 2013 Agnes Koch Voorzitter en lid Karin Jongmans Secretaris/Vice voorzittter Bob Goud Lid Angelina Hoogeveen Lid Hélène Willemsen Lid José van Loon Lid Christian van Leeuwe Lid Marc de Leeuw Aspirant-lid Anne-Marie van Dorst Administratief ondersteuner TWB, Thuiszorg met Aandacht Jaardocument Zorginstellingen 2013 Pagina 19

20 3.7. Bezwarencommissie FWG / WGA / Klachten TWB TWB, Thuiszorg met Aandacht (TWB) heeft op 10 mei 2010 de Bezwarencommissie klachten Cliënten, klachten Medewerkers, FWG en WGA, kort gezegd Bezwarencommissie, ingesteld. De commissie bestaat uit drie externe en vier interne leden en is te bereiken via het directiesecretariaat. De commissieleden worden voor 3 jaar benoemd en zijn eenmaal herkiesbaar voor een periode van 3 jaar. De commissie behandelt klachten van cliënten, klachten van medewerkers en bezwaren in het kader van het Eigen Risicodragerschap voor WGA (Werkhervatting Gedeeltelijk Arbeidsongeschikten) en Functiewaardering. In 2013 is het aandachtsgebied Sociale Begeleiding toegevoegd aan de taken van de Bezwarencommissie. De Bezwarencommissie is in het verslagjaar tweemaal bijeen geweest voor de reguliere vergaderingen. Dit kalenderjaar werd door de Raad van Bestuur advies gevraagd aan de Bezwarencommissie, inzake drie bezwaren FWG. De Bezwarencommissie heeft de Raad van Bestuur ongevraagd advies gegeven met betrekking tot de duidelijkheid van de functiebeschrijvingen in het algemeen. De commissie heeft kennis genomen van het aantal en het soort klachten van cliënten dat in het verslagjaar is behandeld binnen TWB. In het verslagjaar heeft de commissie geen klachten van cliënten of medewerkers in behandeling hoeven te nemen. TWB, Thuiszorg met Aandacht Jaardocument Zorginstellingen 2013 Pagina 20