VERTROUWELIJK. Reglement Bestuur Stichting Spine & Joint Centre

Transcriptie

1 VERTROUWELIJK Reglement Bestuur Stichting Spine & Joint Centre

2 Versieblad Versie Status Datum Wijzigingen 0.1 Concept Start 0.2 Concept Review opsteller 0.3 Concept Review bestuurder 0.4 Concept Review jurist Van Wylick 1.0 Definitief Raad van Toezicht SJC reglement bestuur Stichting SJC; 16 december 2014; versie

3 Begripsbepaling 1. In dit reglement wordt verstaan onder: - Stichting Spine & Joint Centre (SJC) de rechtspersoon - Het Bestuur het statutair bestuur van het SJC - De Raad van Toezicht (de Raad) de toezichthouder van het SJC - De Statuten de statuten van het SJC d.d. 27 januari Het bestuursreglement het reglement van het statutair bestuur van het SJC, i.c. onderhavig reglement - Het MT het managementteam van het SJC Algemeen 2. Het doel van dit reglement is het vastleggen van de taken, bevoegdheden, werkafspraken en de werkwijze van het Bestuur van het SJC. 3. Het Bestuur handelt conform de statuten, alsmede de wettelijke taken van het Bestuur zoals vastgelegd in het BW. 4. In geval van onverenigbaarheid van dit reglement met regels van het toepasselijk recht en/of de statuten, prevaleert het recht, gevolgd door de statuten. Bij vernietiging, nietigheid of niet toepasselijkheid van één van de bepalingen van dit reglement, blijven de overige bepalingen hiervan ongewijzigd van kracht. De ongeldige bepalingen zullen worden vervangen door geldige bepalingen waarvan het gevolg, qua inhoud en strekking zo veel mogelijk gelijk is daaraan. 5. Het Bestuur is (statutair) rechtstreeks verantwoording verschuldigd aan de Raad. Het afleggen van verantwoording vindt plaats in overlegvergaderingen met de Raad. 6. Het SJC hanteert de governancecode voor goed bestuur in de Zorg: de Zorgbrede Governancecode In dit reglement van het bestuur van het SJC wordt zo nodig verantwoord op welke specifieke punten door SJC van deze code wordt afgeweken. Daar is thans geen sprake van. Taken en bevoegdheden 7. Het bestuur informeert de Raad (c.q. rapporteert aan de Raad) conform daartoe opgestelde formats ten aanzien van: - strategische meerjaren beleid - jaarplan en begroting t kwartaalrapportage, inbegrepen de voortgang van actuele interne programma s en projecten (vooraf worden afspraken gemaakt welke projecten en programma s zich daarvoor lenen) SJC reglement bestuur Stichting SJC; 16 december 2014; versie

4 9. Het Bestuur verschaft de Raad gevraagd en ongevraagd tijdig alle informatie die de Raad nodig heeft om zijn taak optimaal te vervullen. In ieder geval zal de Raad worden geïnformeerd over: a. relevante externe beleidsmatige en strategische ontwikkelingen met mogelijke implicaties voor de Stichting; b. onderbouwing van plannen die ter goedkeuring aan de Raad worden voorgelegd; c. het functioneren van de Stichting, waaronder de voortgang van de reguliere activiteiten en de voortgang van de realisatie van het meerjaren- en jaarplan met begroting; d. de opvolging van actiepunten uit de managementletter van de externe accountant; e. de opzet en werking van de interne risicobeheersing- en controlesystemen. 10. De voorzitter van het Bestuur bepaalt de samenstelling van het MT en is tevens verantwoordelijk voor de taakverdeling en verdeling van aandachtgebieden binnen het MT. 11. De voorzitter wijst een medewerker aan die verantwoordelijk is voor het secretariaat en de verslaglegging, alsmede voor de archivering van belangrjjke documenten die aan de orde zijn geweest binnen het MT. Jaarlijkse verantwoording 12. Het Bestuur zorgt voor het tijdig voorleggen van het (concept) jaarverslag en de jaarrekening aan de Raad. De jaarrekening gaat vergezeld van een accountantsverklaring van de externe accountant en indien aanwezig van de managementletter met het schriftelijk commentaar van het Bestuur op de bevindingen. Bij de bespreking van de jaarrekening in de vergadering van de Raad is de externe accountant aanwezig. 13. De Raad beoordeelt jaarlijks het functioneren van het Bestuur en bespreekt deze beoordeling met hem in een specifiek daartoe belegde vergadering van de Raad. Van de beoordeling van het Bestuur wordt een verslag opgesteld. Werkwijze 14. Het Bestuur vergadert ten minste 1 x per 2 weken met het managementteam. De voorzitter van het Bestuur is verantwoordelijk voor de agenda en bijbehorende stukken. Van de vergaderingen van met managementteam (MT) wordt een verslag opgesteld. 15. De Raad kent een reguliere vergadercyclus van 4 x per jaar in aanwezigheid van het Bestuur (februari, mei, september en november van enig jaar). Van de vergaderingen wordt een verslag gemaakt. Naast de kwartaalrapportages zijn vaste agendapunten: februari: concretisering jaarplan t mei: jaarrekening jaar t-1 september: voortgang strategisch beleid november: jaarplan en begroting jaar t +1 SJC reglement bestuur Stichting SJC; 16 december 2014; versie

5 Overig Voor zover de Raad naast de reguliere vergadercyclus overlegvergaderingen met het bestuur wenselijk acht zal het bestuur op uitnodiging van de Raad daaraan zijn medewerking verlenen en de Raad voorzien van de benodigde informatie en bescheiden. 16. Het bestuur stemt de agenda en de voorbereiding van de Raad af met de secretaris en/of met de voorzitter van de Raad. 17. Voor de remuneratie van het Bestuur zijn de bepalingen van de WNT van toepassing: Regeling bezoldigings-maxima topfunctionarissen zorg- en welzijnssector. 18. Het Bestuur geeft schriftelijk informatie over alle nevenfuncties en nevenactiviteiten. Onverenigbaarheid wordt door de Raad getoetst. 19. Het SJC heeft voor de leden van het Bestuur een aansprakelijkheidsverzekering afgesloten. 20. Het Bestuur is zich bewust van zijn/haar verantwoordelijkheid, maatschappelijke positie en voorbeeldfunctie en zal uit dien hoofde geen handelingen verrichten waardoor, noch handelingen nalaten door welke schade wordt toegebracht aan het belang of de reputatie van het SJC. Het Bestuur bevordert dat werknemers van het SJC zich eveneens naar deze norm gedragen. 21. Het Bestuur zal alle informatie en documentatie die hij/zij in het kader van deze functie ontvangt vertrouwelijk behandelen en niet openbaar maken, ook niet na zijn/haar defungeren, tenzij dit noodzakelijk is voor zijn/haar verdediging in geval van een aansprakelijkstelling of tenzij het SJC deze informatie openbaar heeft gemaakt of vastgesteld is dat deze informatie reeds bij het publiek bekend is. 22. Onderhavig bestuursreglement dient te worden aangemerkt als het reglement als bedoeld in artikel 7 lid 2 van de statuten. 23. Dit reglement treedt inwerking na vaststelling door de Raad, blijkend uit het verslag van de Raad van 16 december SJC reglement bestuur Stichting SJC; 16 december 2014; versie