Dit reglement is opgesteld en vastgesteld ingevolge de statuten van Stichting De Gruitpoort. December 2016

Transcriptie

1 BESTUURSREGLEMENT Preambule De Gruitpoort werkt volgens de Code Cultural Governance. De Governance Code biedt een normatief kader voor goed bestuur en toezicht in culturele organisaties. Met het onderschrijven van de code laten de verantwoordelijk bestuurder en de toezichthouders aan de buitenwereld zien dat zij zich conformeren aan de gangbare standaarden voor goed bestuur in de cultuursector. Waar toepassing van de code niet realistisch is, geldt het beginsel: pas toe of leg uit. De code onderscheidt vier functies: beleidsvoorbereiding, uitvoering van beleid, toezicht en verantwoording van beleid. Voorbereiding, uitvoering en verantwoording zijn belegd bij het bestuur. De toezichtfunctie is belegd bij de raad van toezicht. Het toezicht heeft op twee momenten plaats. Vooraf: de plannen (missie, strategie, beleidsplan en begroting) worden ter goedkeuring aan de raad van toezicht voorgelegd. En achteraf: de raad van toezicht beoordeelt het bestuur en de organisatie kritisch en keurt het jaarverslag goed. Daarnaast heeft de raad van toezicht ook een stimulerende en adviserende functie jegens het bestuur. Dit reglement is opgesteld en vastgesteld ingevolge de statuten van Stichting De Gruitpoort. December 2016 HOOFDSTUK I. BEGRIPSBEPALINGEN Artikel 1. Begripsbepalingen - directeur-bestuurder : statutair bestuur van de stichting; - raad van toezicht : toezichthoudend orgaan van de stichting; - adviesraad : vertegenwoordiging van medewerkers, vaste vrijwilligers en klanten; - coördinatorenoverleg : team van afdelingscoördinatoren; - schriftelijk : document verzonden of te verzenden bij brief of ; - de stichting : stichting De Gruitpoort. 1

2 HOOFDSTUK II. DE DIRECTEUR-BESTUURDER Artikel 2. Directeur-bestuurder 1. Het statutair bestuur van de stichting bestaat uit één directeur-bestuurder. 2. De directeur-bestuurder wordt benoemd door de raad van toezicht. (Een delegatie van het) personeel van De Gruitpoort wordt voorafgaand in de gelegenheid gesteld een zwaarwegend advies uit te brengen over de benoeming. HOOFDSTUK III. VERANTWOORDELIJKHEDEN, TAKEN, BEVOEGHEDEN, Artikel 3. Verantwoordelijkheden 1. De directeur-bestuurder is belast met het besturen van de stichting. Ingevolge deze verantwoordelijkheid is de directeur-bestuurder belast met de beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering en de beleidsverantwoording van de activiteiten van de stichting. 2. De directeur-bestuurder richt zich bij de vervulling van zijn taak naar het belang van de stichting en weegt daarbij de belangen af van alle bij de stichting betrokken partijen en instanties. 3. De directeur-bestuurder is verantwoordelijk voor het ontwikkelen en onderhouden van de externe relaties van de stichting. 4. De directeur-bestuurder ziet toe op de naleving van wet- en regelgeving door de stichting. 5. De directeur-bestuurder zorgt dat de directeur-bestuurder en toezichthouders adequaat zijn verzekerd tegen bestuurlijke en wettelijke aansprakelijkheid. Artikel 4. Taken en bevoegdheden 1. Bij de directeur-bestuurder berusten alle taken en bevoegdheden die krachtens de wet en de statuten van de stichting aan hem/haar zijn opgedragen. 2. De directeur-bestuurder is bevoegd alle handelingen te verrichten die, in het perspectief van artikel-3 van dit reglement, ingevolge de statuten van de stichting of het reglement raad van toezicht, niet zijn voorbehouden aan de raad van toezicht. 3. De directeur-bestuurder neemt besluiten, tenminste ten aanzien van de volgende onderwerpen: a. de strategie van de stichting, waaronder begrepen het artistieke en zakelijke beleid ter realisatie van de statutaire doelstellingen; 2

3 b. financiering van de strategie, inclusief de plannen voor fondsenwerving; c. naleving van alle relevante wet- en regelgeving; d. de voorzieningen voor het beheersen van het functioneren van de organisatie door middel van een adequaat risicobeheersing- en controlesysteem; e. het arbeidsvoorwaardenbeleid en de arbeidsvoorwaarden van de medewerkers; f. het vrijwilligersbeleid. 4. De directeur-bestuurder stelt jaarlijks tenminste de volgende documenten vast en legt deze ter goedkeuring voor aan de raad van toezicht: a. het meerjarenbeleidsplan (koersdocument) indien gewijzigd; b. het jaarplan en de daarbij behorende begroting (productenboek); c. het jaarverslag en de jaarrekening. 5. De directeur-bestuurder adviseert de raad van toezicht op alle onderwerpen waar de raad van toezicht uit hoofde van haar functie een advies vraagt en voorts tenminste over de volgende onderwerpen: a. aangaan of verbreken van duurzame of belangrijke samenwerkingsverbanden; b. rechtshandelingen, zoals het aangaan van leningen, het stellen van zekerheden en de aanof verkoop van registergoederen; c. wijziging van de statuten; d. bestuursreglement; e. reglement raad van toezicht; f. het aanvaarden van nevenfuncties door de directeur-bestuurder. Artikel 5.Vertegenwoordiging De stichting wordt, behoudens het bepaalde in de statuten, in en buiten rechte, vertegenwoordigd door de directeur-bestuurder. HOOFDSTUK IV. VERGADERING EN WERKWIJZE Artikel 6. Besluitvorming 1. De directeur-bestuurder legt voorgenomen besluiten aangaande de richting van de (afdelingen binnen de) stichting voor in het team van coördinatoren in het tweewekelijkse coördinatorenoverleg. Dit gebeurt in een zodanige vorm en in een fase dat de deelnemers aan het overleg inbreng kunnen hebben en deze inbreng nog verwerkt kan worden. 2. De directeur-bestuurder bevordert dat besluiten zoveel als mogelijk op basis van consensus binnen het coördinatorenteam worden genomen. 3

4 Artikel 7. Medezeggenschap 1. De directeur-bestuurder overlegt tenminste twee maal per jaar met de adviesraad. De adviesraad geeft gevraagd en ongevraagd advies over zaken aangaande de richting en de inrichting van het beleid van de stichting. 2. De directeur-bestuurder overlegt tenminste viermaal per jaar met een vertegenwoordiging van het personeel zoals bedoeld in artikel 9.2 van de CAO Kunsteducatie. HOOFDSTUK V. TRANSPARANTIE EN VERANTWOORDING Artikel 8. Informatie 1. De directeur-bestuurder voorziet de raad van toezicht tijdig, gevraagd en ongevraagd van alle informatie die nodig is voor een goede taakvervulling door de raad van toezicht. Tenminste een maal per jaar overlegt de directeur-bestuurder over de lange-termijnstrategie. Dit overleg vindt plaats in een fase van beleidsontwikkeling dat de adviezen van de raad van wezenlijke invloed op het strategisch beleid van de stichting kunnen zijn. 2. De directeur-bestuurder bespreekt periodiek met de raad van toezicht de algemene gang van zaken binnen de stichting. In beginsel gebeurt dit aan de hand van het jaarverslag en de kwartaalverslaglegging. 3. De directeur-bestuurder overlegt tenminste eenmaal per jaar met de externe accountant. In dit gesprek komen in ieder geval aan de orde de P&C-cyclus en de risicobeheersing aan de orde. De raad van toezicht ontvangt een afschrift van de rapportage van de externe accountant aan de directeur-bestuurder. 4. Het artistiek-inhoudelijk beleid van de stichting en de concretisering daarvan, maken deel uit van de brengplicht van de bestuurder zoals die in het vorige lid is voorzien. Voor zover de voorbereiding en/of de uitvoering van het artistiek-inhoudelijk beleid in handen ligt van coördinatoren, ziet de directeur-bestuurder erop toe dat relevante informatie tijdig wordt aangeleverd. Afspraken over de inhoud en de frequentie van de reguliere informatievoorziening worden schriftelijk vastgelegd. 4

5 Artikel 9. Klokkenluidersregeling De directeur-bestuurder draagt er zorg voor dat werknemers zonder gevaar voor hun rechtspositie melding kunnen maken van (vermeende) onregelmatigheden van algemene-, operationele- en financiële aard. Artikel 10. Integriteit en tegenstrijdig belang 1. De directeur-bestuurder kan behoudens ontheffing door de raad van toezicht geen directeur-bestuurder, bestuurslid of toezichthouder zijn van een instelling die in het zelfde werkgebied eenzelfde of een gelijksoortig of een tegenstrijdig doel heeft als de stichting. Een overzicht van nevenfuncties wordt opgenomen in het jaarverslag. 2. De directeur-bestuurder doet actief melding aan de raad van toezicht wanneer er een eigen belang bestaat of in de toekomst zou kunnen gaan bestaan, dat strijdig is met het belang van de stichting. 3. Het gestelde in het vorige lid is evenzeer van toepassing indien de directeur-bestuurder het gevaar van belangenverstrengeling elders in de organisatie waarneemt of vermoedt. 5