Manager HRM. Salarisschaal: A1a-A2a-A3a Afdeling: HRM Dienst: HRM

Transcriptie

1 Informatiefolder 1) Functiebeschrijving: Manager HRM Salarisschaal: A1a-A2a-A3a Afdeling: HRM Dienst: HRM Plaats in de organisatie Leiding, coaching en evaluatie Evaluator: Evaluator van: Algemeen directeur Medewerkers HRM-dienst Doel van de functie De manager HRM staat in voor het ontwikkelen van een beleid waardoor een sterke samenhang ontstaat tussen de verschillende diensten van bestuur Hoogstraten en tot realisatie van de visie op personeel van bestuur Hoogstraten: Met een gepast personeelsbeleid en het stellen van duidelijke taken en doelen benutten we onze capaciteiten optimaal. Alle medewerkers zijn deskundig, gemotiveerd en werken constructief samen. We werken efficiënt, voeren een open communicatie en gebruiken moderne hulpmiddelen. We zijn betrokken en trots op onze organisatie en we stralen dat uit. De manager HRM is verantwoordelijk voor het aansturen van de dienst HRM, inzake processen en budgetten teneinde een kwalitatieve dienstverlening te voorzien. De manager HRM is de hoofd- en eindverantwoordelijke voor het correcte personeelsbeheer en HRM-beleid van Hoogstraten. De manager HRM coacht de dienst om deze doelstellingen te bereiken. Resultaatgebieden en de daaraan verbonden taken Stadsbestuur Hoogstraten is een organisatie die steeds in beweging is en verwacht ook van zijn medewerkers dat ze meegroeien met de veranderende omgeving. Wat volgt is een opsomming van verschillende taken, om een beeld te geven van de functie. Deze lijst is niet volledig en kan in de toekomst wijzigen. De manager HRM is verantwoordelijk voor de uitbouw, coördinatie en de evaluatie van het HRM-beleid: o Je introduceert en bestendigt managementtechnieken om een maximaal personeelsrendement te krijgen en een maximale tevredenheid bij de werknemers. o Je introduceert, evalueert en bouwt een kwaliteitsvol en modern HRM-beleid voor bestuur Hoogstraten uit. o Je introduceert, evalueert en stelt gebruikte en moderne HRM-tools bij. i n f o r m a t i e f o l d e r H R M m a n a g e r p a g. 1 v a n 8

2 De manager HRM is verantwoordelijk voor de coördinatie van het personeelsbeheer binnen de dienst HRM: o Je houdt toezicht op de correcte uitvoering van de volledige loonadministratie en de daaruit voortvloeiende wettelijke verplichtingen voor de actieve personeelsleden, de actieve en de gepensioneerde mandatarissen. o Je houdt toezicht op de correcte toepassing van de relevante wetgeving (arbeidswet, rechtspositieregeling, ). o Je faciliteert de aanpassingen van de RPR en arbeidsreglementen om deze in lijn te brengen met de visie van de organisatie. De manager HRM coacht, begeleidt, evalueert en stuurt de medewerkers van de dienst HRM aan: o Je organiseert de vlotte werking van de dienst en zorgt ervoor dat alle verantwoordelijke taken ingevuld zijn. o Je leidt teamvergaderingen en multidisciplinair overleg,. o Je geeft duidelijke en opbouwende feedback over de prestaties van het team en indien gewenst stuur je de werkwijze bij. o Je voert evaluatie- en functioneringsgesprekken met de medewerkers van de dienst HRM. De manager HRM bouwt heldere processen, formats en systemen uit die het HRM-beleid vormgeven en concretiseren. Hij/zij implementeert deze systemen op de ganse werkvloer en zorgt ervoor dat ze gedragen worden: o Je werkt een heldere personeelsformatie en evenwichtig organogram uit waarbij hiërarchische lijnen duidelijk zijn en elke medewerker een volwaardig diensthoofd heeft. o Je zorgt voor bijgewerkte functiebeschrijvingen voor elke medewerker (gebaseerd op generieke sjablonen maar aangepast aan de realiteit van elke functie) gevoed door de elementen uit een competentiemanagement. o Je ontwikkelt een deontologische code waarin de waarden van de organisatie geconcretiseerd worden, maar die vooral uitdaagt tot onderlinge dialoog over deontologische thema s en vraagstukken. o Je geeft procedures vorm die elke fase in de loopbaan weergeven: aanwerving, loopbaanbegeleiding en ontwikkeling (rekening houdend met leeftijdsbewust personeelsbeleid en diversiteit) en ontslag. o Je zorgt voor een onderbouwd aanwezigheidsbeleid met afspraken over aanwezigheid en afwezigheid maar tegelijk met de nodige aandacht voor het (fysiek en mentaal) welzijn van elke medewerker. Als lid van het managementteam vertegenwoordigt de manager het HRM-beleid van Hoogstraten op het hoogste niveau. o Je toetst projecten en dossiers op managementniveau steeds af aan het personeelsbeleid. o Je geeft advies aan de leden van het managementteam rond de implementatie van HRM in hun domein. o Je geeft organisatie breed vorm aan de beleidsbeslissing om sterk in te zetten op HRM. De manager HRM is eindverantwoordelijke voor het opmaken en het opvolgen van het budget en van de meerjarenplanning van de dienst teneinde een efficiënt en doeltreffend financieel beheer mogelijk te maken: o Je stelt tijdig een gefundeerd en samenhangend budgetvoorstel en -wijziging voor en dit in overleg met de algemeen en financieel directeur. o Je beheert de vastgestelde budgetten (inclusief controle budget en facturen van de dienst) en zet de beschikbare middelen op de meest efficiënte manier in. o Je volgt de overheidsopdrachten op voor de dienst HRM. i n f o r m a t i e f o l d e r H R M m a n a g e r p a g. 2 v a n 8

3 o Je spoort subsidiemogelijkheden op, vraagt aan en handelt deze af in samenspraak met de financieel directeur. Kennisprofiel Grondige kennis van humanresourcesmanagement en beleid. Grondige kennis van organisatiebeleid en kan de nodige managementinstrumenten hanteren. Grondige kennis van project- en procesmanagement. Affiniteit met personeelsbeheer, sociale wetgeving, loonadministratie, Heeft kennis van budget en meerjarenplanning bij lokale besturen specifiek voor personeelsmaterie. Competentieprofiel COMPETENTIE SOORT NIVEAU KLANTGERICHTHEID Kerncompetentie II SAMENWERKEN Kerncompetentie III LUISTEREN Functie specifiek II ORGANISATIEBETROKKENHEID Functie specifiek III ZIN VOOR KWALITEIT Kerncompetentie II VISIE Functie specifiek II RICHTING GEVEN Functie specifiek III ONTWIKKELEN VAN ANDEREN Functie specifiek III Uitdieping competenties KLANTGERICHTHEID De dienstverlening afstemmen op de behoeften en wensen van (interne en externe) klanten, ook wanneer die niet rechtstreeks geuit worden. Een correcte service verlenen en klachten ernstig nemen; de zelfstandigheid/zelfredzaamheid van de klant stimuleren. Laagdrempelig werken. Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen en optimaliseert de dienstverlening. Past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening of het product aan om de klant verder te helpen. Gaat kritisch na op welke punten de eigen dienstverlening aan de klant kan worden verbeterd. Formuleert concrete voorstellen om de eigen dienstverlening te verbeteren (eventueel na specifieke feedback van klanten). Reageert binnen aanvaardbare tijd op vragen/klachten (cfr klachtenprocedure). Biedt een zo optimaal mogelijke oplossing. Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening. i n f o r m a t i e f o l d e r H R M m a n a g e r p a g. 3 v a n 8

4 SAMENWERKEN Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op niveau van een team, afdeling, organisatie of in relatie met de burger. Creëert gedragen samenwerkingsverbanden zowel binnen als buiten de organisatie. Werkt actief aan het creëren van een vertrouwensband met andere afdelingen en creëert structuren om de samenwerking te verbeteren. Onderneemt acties om contacten te leggen en te onderhouden binnen en buiten de organisatie. Maakt actief gebruik van de externe relaties om bij te dragen tot de realisatie van de doelstellingen van de organisatie. LUISTEREN (non-) verbale boodschappen opnemen en begrijpen. Vraagt actief naar meningen of bezorgheden van anderen en pikt signalen op. Stimuleert de andere om zich uit te spreken en om problemen of klachten te uiten. Pikt non-verbale signalen op van gesprekspartners en nodigt uit om erover te praten. Kan een situatie scheppen die uitnodigt tot een gesprek. Reserveert voldoende tijd om te luisteren. ORGANISATIEBETROKKENHEID Zich verbonden tonen met de organisatie, taak en beroep; de belangen ervan verdedigen bij anderen. Bewaakt en verdedigt op consequente wijze de belangen en de opdracht van de organisatie. Verdedigt de beleidsbeslissingen en strategische keuzes van de organisatie bij collega s, medewerkers en derden, Vertaalt en verdedigt de missie en visie ten aanzien van derden. Houdt rekening met de invloeden en gevolgen van de eigen beslissingen en/of acties op andere onderdelen op de organisatie. ZIN VOOR KWALITEIT Met de beschikbare middelen de best mogelijke kwaliteit bereiken en in stand houden door hoge eisen te stellen aan het resultaat van opdrachten, diensten, van zichzelf en van anderen. Bewaakt de kwaliteit van het eigen verantwoordelijkheidsdomein en bouwt kwaliteit in in de processen. Merkt fouten en onnauwkeurigheden op. Zoekt naar mogelijkheden om de nauwkeurigheid van het werk te verbeteren. Laat werk van mindere kwaliteit opnieuw uitvoeren. Verwerpt resultaten die niet aan de vereiste normen voldoen. i n f o r m a t i e f o l d e r H R M m a n a g e r p a g. 4 v a n 8

5 VISIE De dagdagelijkse praktijk overstijgen door feiten te bekijken van op een afstand, door ze in een ruimere context en op een langetermijnperspectief te plaatsen. Betrekt bredere (maatschappelijke, technische ) factoren bij zijn/haar aanpak. Kent de relevante trends en ontwikkelingen binnen en buiten de organisatie en het eigen beroep of domein. Kadert adviezen, beslissingen en initiatieven in de bredere organisatiecontext. Denkt kritisch en zelfstandig. Heeft een globaal inzicht in het geheel van (niet-) gerelateerde domeinen. RICHTING GEVEN Het aansturen, ontwikkelen en motiveren van medewerkers zodat ze hun doelstellingen en die van de organisatie op een correcte manier kunnen realiseren, zowel individueel als in teamverband. Geeft richting zowel via processen en structuren als via het bepalen en uitdragen van een visie. Geeft richting en/of sturing aan het team/organisatie door het uitdragen van een duidelijk inspirerend beleid. Communiceert op regelmatige momenten over de opdracht van het team/organisatie en het belang daarvan (de visie op de afdeling). Zet haalbare, maar uitdagende doelstellingen voor het eigen team/organisatie. Stuurt het functioneren van individu en team bij, met het oog op het bereiken van de doelstellingen. Introduceert nieuwe structuren, processen en procedures, in functie van het realiseren van het beleid. ONTWIKKELEN VAN ANDEREN Medewerkers ondersteunen ter bevordering van hun professionele en persoonlijke ontwikkeling. Neemt verantwoordelijkheid op voor leren binnen de organisatie. Stimuleert een open communicatie onder de medewerkers. Fungeert als rolmodel voor het opnemen van de verantwoordelijkheid voor het leren binnen de organisatie. Faciliteert kennisoverdracht binnen een team/groep. Is in staat om diverse rollen als instructeur, mentor, supervisor, coach, intervisor, op te nemen en in functie van de omstandigheden voor de juiste rol op het juiste ogenblik te kiezen. i n f o r m a t i e f o l d e r H R M m a n a g e r p a g. 5 v a n 8

6 2) Toelatingsvoorwaarden: Aanwervingsvoorwaarden: Om toegelaten te worden tot de hierboven vermelde betrekking, dienen de kandidaten te voldoen aan volgende algemene voorwaarden: 1. Een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie. Dit wordt getoetst door een uittreksel uit het strafregister. Als hierop een ongunstige vermelding voorkomt, mag de kandidaat daarover een schriftelijke toelichting voorleggen. De geselecteerde kandidaat zal een uittreksel uit het strafregister (model 1) bezorgen aan de dienst HRM. 2. De burgerlijke en politieke rechten genieten. 3. Medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie. De arbeidsgeneesheer zal de geselecteerde kandidaat onderzoeken in een aanwervingsonderzoek en zijn bevindingen meedelen aan het bestuur Hoogstraten. De dienst HRM zal hiervoor een afspraak maken bij IDEWE. 4. Voldoen aan de vereist over de taalkennis opgelegd door de wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli Beschikken over een diploma master. 6. Slagen in de selectieprocedure. Interne of externe personeelsmobiliteit 1. Titularis zijn van een graad van niveau A bij stad of OCMW-Hoogstraten (statutair of contractueel); 2. Minimum 3 jaar graadanciënniteit hebben in een graad van niveau A; 3. Over een gunstige evaluatie beschikken; 4. Slagen voor de selectieprocedure. Bevorderingsvoorwaarden: 1. Titularis zijn van een graad van niveau B bij stad of OCMW-Hoogstraten (statutair of contractueel); 2. Minimum 3 jaar graadanciënniteit hebben in een graad van niveau B; 3. Over een gunstige evaluatie beschikken; 4. Voldoen aan de diplomavereiste die geldt bij aanwerving voor de functie; 5. Slagen voor de selectieprocedure. i n f o r m a t i e f o l d e r H R M m a n a g e r p a g. 6 v a n 8

7 3) Selectieprocedure en samenstelling selectiecommissie: Selectieprocedure: 1. Thuisopdracht (40 punten): De kandidaat wordt geconfronteerd met een situatie die zich tijdens de latere uitoefening van de functie kan voordoen. Op basis van een geschetste context en problematiek, werkt de kandidaat een plan van aanpak uit. Om geslaagd te zijn en door te gaan naar het mondeling gedeelte dient de kandidaat 60% te behalen op de thuisopdracht. 2. Mondeling gedeelte (60 punten): De thuisopdracht wordt voorgesteld aan de selectiecommissie, die hierover bijkomende vragen kan stellen. Aansluitend is er een competentiegericht interview waarin de competenties, vaardigheden en de motivatie van de kandidaat wordt afgetoetst. Om geslaagd te zijn moet de kandidaat 60 % behalen op het mondeling gedeelte en op het geheel van de selectieprocedure. De drie meest geschikte kandidaten worden toegelaten tot het assessment. 3. Assessment: Het assessment bestaat uit een uitgebreid onderzoek naar het potentieel van de kandidaat, met focus op de vooropgestelde competenties. Hiervan wordt een beschrijvend verslag gemaakt waarin van elke kandidaat wordt weergegeven over welke competentie hij/zij beschikt of waar aandachtspunten zijn vastgesteld. Het assessment is adviserend. Selectiecommissie - twee deskundigen met passende professionele activiteit of specialisatie van een andere organisatie; - algemeen directeur stad-hoogstraten; - iemand van de dienst HRM als verslaggever De leden van de gemeenteraad, de schepenen en de burgemeester en de afgevaardigden van de representatieve vakbonden mogen als waarnemer bij de selectieproeven aanwezig zijn. 4) Verloning: Uitgewerkte salarisschalen: Hieronder vindt u de uitgewerkte salarisschalen. De bedragen zijn bruto jaarbedragen aan 100%. Het bruto maandbedrag bekom je door vermenigvuldiging met de huidige index (1,7069) en te delen door 12. Het nettoloon is afhankelijk va de gezinssituatie. Schalen A1a A2a A3a Overgang Na 4 jaar schaalanciënniteit A1a en gunstige evaluatie Na 18 jaar schaalanciënniteit in A1a of A2a en gunstige evaluatie Minimum Maximum Jaarbedrag Jaarbedrag Jaarbedrag i n f o r m a t i e f o l d e r H R M m a n a g e r p a g. 7 v a n 8

8 Aanbod: - voltijdse job in contractueel dienstverband - verloning volgens wettelijk barema. De aanvangswedde bedraagt euro bruto per maand. Dit bedrag verhoogt als je relevante ervaring bewijst (maximum 8 jaar). - maaltijdcheques met een waarde van 7,60 euro - hospitalisatieverzekering - opbouw tweede pensioenpijler via OFP PROVANT - fietsvergoeding: 0,24 euro/km of terugbetaling kosten openbaar vervoer. 5) Hoe stel ik mij kandidaat? Stel je uiterlijk op 29 oktober 2019 kandidaat voor deze functie door je motivatiebrief, cv en een kopie van het vereiste diploma te mailen naar jobs@hoogstraten.be of op te sturen naar: Dienst HRM Vrijheid Hoogstraten i n f o r m a t i e f o l d e r H R M m a n a g e r p a g. 8 v a n 8