1. Functiebeschrijving

Transcriptie

1 1. Functiebeschrijving Boekhouder Salarisschaal: B1-B2-B3 Dienst: financiële dienst Doel: De boekhouder voert de boekhouding en de financiële verrichtingen van het bestuur volgens de principes van een BBC-boekhouding. Plaats in de organisatie Organogram in bijlage Leiding, coaching en evaluatie De boekhouder rapporteert aan de financieel beheerder. Resultaatsgebieden en de daaraan verbonden taken Stadsbestuur Hoogstraten is een organisatie die steeds in beweging is en verwacht ook van zijn medewerkers dat ze meegroeien met de veranderende omgeving. Hierdoor verandert ook het takenpakket van onze medewerkers regelmatig. Wat volgt is een opsomming van verschillende taken, om een duidelijk beeld te geven van de functie. Deze lijst is niet volledig en zal in de toekomst wijzigen. Wat doe je? 1. Boekhouding registreren, controleren en opvolgen van inkomende facturen; opmaken en registreren bestelbons; opmaken, registreren en opvolgen van uitgaande facturen; registreren en opvolgen van ontvangsten; debiteurenbeheer en crediteurenbeheer financiële boekingen uitvoeren; bedrijfsvoorheffing aangeven; btw aangiftes opmaken; allerlei fiscale fiches opmaken; opmaken belasting- en retributiereglementen; opmaak en opvolgen belastingkohieren. meewerken aan de wettelijke rapportages. H:\ P e r s o n e e l \ a l g e m e e n \ \ I n f o f o l d e r _ v a c a t u r e _ b o e k h o u d e r. d o c x p a g. 1 v a n 10

2 2. Administratie meewerken aan de voorbereiding, organisatie en opvolging van vergaderingen; opmaken, nalezen en lay-out verzorgen van verslagen, rapporten ; inbreng van gegevens in een geautomatiseerd systeem; bijhouden van het dynamisch archief; opvolgen en bijhouden documentatie; verwerken van in- en uitgaande post; brieven schrijven; maken van kopieën en bundels; huisstijl respecteren; opmaken jaarverslag. 3. Dossier verzamelen stukken; administratief afwerken; opmaken agendapunt, notule, uittreksel. 4. Ondersteuning van het beleid opzetten, optimaliseren en borgen van de financiële processen; finaliseren budget, budgetwijzigingen, financieel meerjarenplan en jaarrekening en de bijhorende toelichtingen; ondersteunen complexe financiële taken; rapportering opzetten, optimaliseren en borgen; advies geven aan het managementteam op eigen initiatief of op vraag van het diensthoofd of op vraag van het managementteam; proactief opmaken analyses en financiële adviezen. Kennisprofiel Wat verwachten we van je? Boekhoudkundige kennis Kennis van BBC (beleids- en beheerscyclus lokale besturen). Kennis van de organisatie van lokale besturen (gemeente en OCMW). Vaardig kunnen omgaan met gangbare computerprogramma s: word, excel, mail, internet,... Een goede kennis van excel is een pluspunt. H:\ P e r s o n e e l \ a l g e m e e n \ \ I n f o f o l d e r _ v a c a t u r e _ b o e k h o u d e r. d o c x p a g. 2 v a n 10

3 Competentieprofiel COMPETENTIE SOORT VERWACHTE NIVEAU KLANTGERICHTHEID Kern competentie II SAMENWERKEN Kern competentie II ORGANISATIEBETROKKENHEID Functie specifiek I PLANNEN EN ORGANISEREN Functie specifiek I INFORMATIEVERWERKING Functie specifiek II STRESSBESTENDIGHEID Functie specifiek II ZIN VOOR KWALITEIT Kern competentie II ZIN VOOR INITIATIEF Functie specifiek I Uitdieping competenties: competentiewoordenboek KLANTGERICHTHEID De dienstverlening afstemmen op de behoeften en wensen van (interne en externe) klanten, ook wanneer die niet rechtstreeks geuit worden. Een correcte service verlenen en klachten ernstig nemen; de zelfstandigheid/zelfredzaamheid van de klant stimuleren. Laagdrempelig werken. Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen en optimaliseert de dienstverlening. Past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening of het product aan om de klant verder te helpen. Gaat kritisch na op welke punten de eigen dienstverlening aan de klant kan worden verbeterd. Formuleert concrete voorstellen om de eigen dienstverlening te verbeteren (eventueel na specifieke feedback van klanten) Reageert binnen aanvaardbare tijd op vragen/klachten (cfr klachtenprocedure). Biedt een zo optimaal mogelijke oplossing. Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening. SAMENWERKEN - Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op niveau van een team, afdeling, organisatie of in relatie met de burger. Stimuleert de samenwerking binnen de eigen afdeling, werkgroepen of projectgroepen. Neemt initiatieven om de samenwerking, sfeer of het resultaat te verbeteren. Steunt voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om tot een gezamenlijk resultaat te komen. Stemt de eigen inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep. Blijft meedenken en bijdragen tot een groepsopdracht, ook al is dit niet van persoonlijk belang. Draagt samenwerking uit als een belangrijke waarde. Stimuleert kennisoverdracht. H:\ P e r s o n e e l \ a l g e m e e n \ \ I n f o f o l d e r _ v a c a t u r e _ b o e k h o u d e r. d o c x p a g. 3 v a n 10

4 ORGANISATIEBETROKKENHEID - Zich verbonden tonen met de organisatie, taak en beroep; de belangen ervan verdedigen bij anderen. Is loyaal ten opzichte van de organisatie en handelt overeenkomstig de waarden en doelstellingen. - Draagt een positief imago uit en staat achter de beslissingen die voor de organisatie nuttig zijn. - Voert richtlijnen uit, ook al komen die niet overeen met de eigen belangen. - Toont belangstelling voor de organisatie. - Reageert correct en loyaal als buitenstaanders, klanten, kritiek uiten op de organisatie. - Respecteert de binnen de organisatie bestaande afspraken en procedures. PLANNEN EN ORGANISEREN - Een beleidslijn vertalen in meetbare objectieven; efficiënte, overzichtelijke plannen uitwerken in logische stappen en prioriteiten bepalen om de objectieven te halen. Organiseert het eigen werk. - Werkt onder tijdsdruk alles tijdig en correct af. - Pakt de zaken efficiënt aan. - Kan inspelen op en omgaan met wijzigende omstandigheden. - Ontwikkelt een aanpak die blijk geeft van doorzicht en overzicht. INFORMATIEVERWERKING - Efficiënt en effectief zoeken, decoderen en verwerken van informatie. Verzamelt, ontcijfert en verwerkt informatie op een doeltreffende manier binnen de beschikbare termijn. - Weet waar de benodigde informatie te vinden is. - Verwerkt en zoekt informatie. - Brengt informatie gestructureerd samen. - Verwerkt grote hoeveelheden informatie binnen de beschikbare termijn op een onbevooroordeelde manier. - Brengt de nodige gegevens over volgens de voorziene regels en procedures. H:\ P e r s o n e e l \ a l g e m e e n \ \ I n f o f o l d e r _ v a c a t u r e _ b o e k h o u d e r. d o c x p a g. 4 v a n 10

5 STRESSBESTENDIGHEID - Efficiënt gedrag vertonen in situaties met hoge complexiteit, tijdsof werkdruk en/of bij tegenslag, teleurstelling of kritiek.. Blijft kalm en rustig in situaties van langdurig verhoogde druk of in crisissituaties die eigen zijn aan de opdracht. - Behoudt bij confrontaties een correcte en tactvolle houding: vermijdt woordenwisselingen, reageert respectvol. - Blijft zich in crisismomenten open opstellen voor kritiek van anderen, en blijft bereid zijn eigen aanpak te toetsen. - Kan voor zichzelf problemen, spanningen of tegenslagen verwerken of relativeren. - Blijft doorzetten in geval van tegenslagen en teleurstellingen. ZIN VOOR KWALITEIT - Met de beschikbare middelen de best mogelijke kwaliteit bereiken en in stand houden door hoge eisen te stellen aan het resultaat van opdrachten, diensten, van zichzelf en van anderen. Bewaakt de kwaliteit van het eigen verantwoordelijkheidsdomein en bouwt kwaliteit in in de processen. - Merkt fouten en onnauwkeurigheden op. - Zoekt naar mogelijkheden om de nauwkeurigheid van het werk te verbeteren. - Laat werk van mindere kwaliteit opnieuw uitvoeren. - Verwerpt resultaten die niet aan de vereisten normen voldoen ZIN VOOR INITIATIEF - Kansen zien en uit eigen beweging acties voorstellen en/of ondernemen. Anticiperen op toekomstige problemen. Neemt verantwoordelijkheid en acties op binnen het eigen takendomein. - Neemt zelf de verantwoordelijkheid voor een bepaalde taak of opdracht. - Ziet werk en gaat over tot actie. - Gaat uit zichzelf achter informatie aan. - Onderneemt uit eigen beweging gerichte acties om een concreet probleem binnen het eigen takendomein op te lossen. H:\ P e r s o n e e l \ a l g e m e e n \ \ I n f o f o l d e r _ v a c a t u r e _ b o e k h o u d e r. d o c x p a g. 5 v a n 10

6 2. Aanwervingsvoorwaarden Selectieprogramma Boekhouder Salarisschaal: B1-B2-B3 Dienst: financiële dienst Toelatingsvoorwaarden: Om toegelaten te worden tot de hierboven vermelde betrekking, dienen de kandidaten te voldoen aan volgende algemene voorwaarden: 1. Een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie. Dit wordt getoetst door een uittreksel uit het strafregister. Als hierop een ongunstige vermelding voorkomt, mag de kandidaat daarover een schriftelijke toelichting voorleggen. De geselecteerde kandidaat zal een uittreksel uit het strafregister bezorgen aan de dienst HRM. 2. De burgerlijke en politieke rechten genieten. 3. Medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie. De arbeidsgeneesheer zal de geselecteerde kandidaat onderzoeken in een aanwervingsonderzoek en zijn bevindingen meedelen aan het bestuur Hoogstraten. De dienst HRM zal hiervoor een afspraak maken bij IDEWE. 4. Voldoen aan de vereiste over de taalkennis opgelegd door de wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli Slagen in de selectieprocedure.. Diploma: Bachelordiploma in boekhouden of een financiële richting. Aanvullende voorwaarden: Beschikken over een rijbewijs B. Pluspunten zijn: Specifieke arbeidsomstandigheden: Bereid zijn tot occasioneel avond- en weekendwerk. H:\ P e r s o n e e l \ a l g e m e e n \ \ I n f o f o l d e r _ v a c a t u r e _ b o e k h o u d e r. d o c x p a g. 6 v a n 10

7 Selectieprocedure: 1. Voorselectie: Bij meer dan 10 kandidaten zal een voorafgaande screening gebeuren op basis van motivatiebrief en curriculum vitae. 2. Schriftelijk (40 punten) en mondeling gedeelte (60 punten): De kandidaat wordt geconfronteerd met een situatie of situaties die zich tijdens de latere uitoefening van de functie kan of kunnen voordoen. Op basis van een geschetste context en problematiek, werkt de kandidaat een plan van aanpak uit. Die wordt voorgesteld aan de jury, die hierover bijkomende vragen kan stellen. Aansluitend is er een interview waarin de competenties, vaardigheden en de motivatie van de kandidaat wordt afgetoetst. Zowel in het schriftelijk als het mondeling gedeelte kan de selectiecommissie de gevraagde kennis en vaardigheden testen. Om geslaagd te zijn moet de kandidaat zowel op het schriftelijk als het mondeling gedeelte 60 % van de punten behalen. Enkel de geslaagde kandidaten van het schriftelijk gedeelte gaan door naar het mondeling gedeelte. 3. Samenstelling selectiecommissie: - één of twee deskundige(n) met passende professionele activiteit of specialisatie. - één of twee gemeentesecretaris(sen) of leidinggevende ambtenaren van een lokaal bestuur. - financieel beheerder als verslaggever. 4. Timing selectieproeven: - Schriftelijke proef: 16 april 2018 Administratief Centrum Vrijheid 149 te 2320 Hoogstraten om 9:00 uur. - Mondeling gedeelte: 20 april 2018 Administratief Centrum Vrijheid 149 te 2320 Hoogstraten (in de namiddag). Kandidaten die niet of niet tijdig aanwezig zijn op één van de proeven of afzien van deelname aan één van de proeven, verzaakt aan zijn/haar kandidatuur. Er is geen mogelijkheid om het examen op een andere dan de vastgestelde datum af te leggen. H:\ P e r s o n e e l \ a l g e m e e n \ \ I n f o f o l d e r _ v a c a t u r e _ b o e k h o u d e r. d o c x p a g. 7 v a n 10

8 3. De verloning: De aanvangswedde voor de ploegbaas groendienst bedraagt euro bruto per maand. Dit bedrag verhoogt naargelang de relevante ervaring die de kandidaat kan bewijzen. De jaren gepresteerd in overheidsdienst kunnen volledig worden overgenomen. Prestaties geleverd in de privé-sector kunnen tot maximum 8 jaren worden gevalideerd op voorwaarde dat ze rechtstreeks dienstig zijn voor de functie. Hiertoe dient een attest van de vorige werkgever(s) met omschrijving van de ervaring worden voorgelegd. Uitgewerkte salarisschalen: Hieronder vindt u de uitgewerkte salarisschalen. De bedragen zijn bruto jaarbedragen aan 100 %. Het brutomaandbedrag bekom je door vermenigvuldiging met de huidige index (1,6734) en deling door 12. De berekening van het nettoloon is afhankelijk van de gezinssituatie. Een beetje verder vindt u enkele uitgewerkte voorbeelden. Schalen B1 B2 B3 Overgang Na 4 jaar schaalanciënniteit B1 en gunstige evaluatie Na 18 jaar schaalanciënniteit in B1 of B2 en gunstige evaluatie Minimum Maximum Jaarbedrag Jaarbedrag Jaarbedrag H:\ P e r s o n e e l \ a l g e m e e n \ \ I n f o f o l d e r _ v a c a t u r e _ b o e k h o u d e r. d o c x p a g. 8 v a n 10

9 Enkele voorbeelden: Personeelslid is alleenstaande & heeft geen relevante werkervaring. contractueel B1 aantal dj 0 jaarwedde à 100 % ,00 standplaatsvergoeding 359, ,95 index 1,6734 maandwedde 2 462,68 RSZ 13,07 % 321,87 belastbaar 2 140,81 BV 418,82 NETTO 1 721,99 Personeelslid is gehuwd/samenwonend & heeft 8 jaren relevante werkervaring. contractueel B1 aantal dj 8 jaarwedde à 100 % ,00 standplaatsvergoeding 0, ,00 index 1,6734 maandwedde 2 691,39 RSZ 13,07 % 351,76 belastbaar 2 339,62 BV 537,72 NETTO 1 801,90 1 kind ten laste 1 837,90 2 kinderen ten laste 1 898,90 3 kinderen ten laste 2 054,90 H:\ P e r s o n e e l \ a l g e m e e n \ \ I n f o f o l d e r _ v a c a t u r e _ b o e k h o u d e r. d o c x p a g. 9 v a n 10

10 4. Hoe stel ik mij kandidaat? U kan zich kandidaat stellen door een motivatiebrief met - curriculum Vitae - kopie van diploma - en kopie rijbewijs te versturen naar: College van burgemeester en schepenen, Vrijheid 149 te 2320 Hoogstraten. U kan uw motivatiebrief ook afgeven aan de onthaalbediende tijdens de openingsuren. Uiterste datum van indienen van de kandidaturen 31 maart Bijkomende inlichtingen? Meer informatie of verduidelijkingen kan u vragen op de dienst personeel tijdens de openingsuren of telefonisch op het nummer 03/ of per mail personeel@hoogstraten.be H:\ P e r s o n e e l \ a l g e m e e n \ \ I n f o f o l d e r _ v a c a t u r e _ b o e k h o u d e r. d o c x p a g. 10 v a n 10