Administratief medewerker. Salarisschaal: C1 C2-C3 Afdeling: Dienst:

Transcriptie

1 Informatiefolder 1) Functiebeschrijving: Administratief medewerker Salarisschaal: C1 C2-C3 Afdeling: Dienst: Plaats in de organisatie Leiding, coaching en evaluatie Is eerste coach van: / Eerste evaluator: afhankelijk van de dienst Tweede evaluator: afhankelijk van de dienst Evaluator van: / Doel van de functie De administratief medewerker verleent ondersteunende diensten voor de organisatie en draagt bij tot een vlotte, efficiënte administratieve werking. De administratief medewerker verzorgt specifieke dienstverlening over de eigen materie aan de burger waarbij klantvriendelijk en met respect voor de specifieke wet- en regelgeving gehandeld wordt. Op deze manier wordt een kwaliteitsvolle dienstverlening naar interne en externe klanten gegarandeerd. De administratief medewerker werkt nauw samen met collega s binnen het team en met andere interne en externe diensten. Resultaatgebieden en de daaraan verbonden taken Stadsbestuur Hoogstraten is een organisatie die steeds in beweging is en verwacht ook van zijn medewerkers dat ze meegroeien met de veranderende omgeving. Wat volgt is een opsomming van verschillende taken, om een beeld te geven van de functie. Deze lijst is niet volledig en kan in de toekomst wijzigen. Je zorgt voor een vlotte en correcte uitvoering van de administratieve taken ter ondersteuning van de dienst: o Opmaken van brieven, documenten, nota s, o Registreren en versturen van briefwisseling zowel intern als extern. Informatiefolder administratief medewerker p a g. 1 v a n 8

2 o o o Bijwerken en actualiseren van documentatie, gegevensbestanden en archief. Diverse ondersteunende taken (hulp bij organisatie vergaderingen e.d.). Invoeren van gegevens en consulteren van de opgeslagen geautomatiseerde informatie. Je zorgt voor de voorbereiding, opmaak en administratieve verwerking van dossiers allerhande om bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier: o De opmaak van dossiers administratief correct en foutloos voorbereiden. o Opvolgen van de administratieve procesflow van begin tot einde van de toegewezen dossiers. Je verzorgt een klantvriendelijk onthaal voor wie contact neemt met de dienst via alle mogelijke kanalen: o Professionele en klantgerichte fysieke/telefonische/digitale/schriftelijke contacten. o Gericht luisteren naar en oriënteren van de vraagstelling. o Informatie verstrekken en doorverwijzen naar de dienst die op een andere manier een oplossing kan bieden op de gestelde vraag, indien nodig. o Opzoeken en correct overbrengen van de nodige informatie. o Mensen met klachten kunnen opvangen en via de correcte kanalen doorverwijzen. Je staat in voor een open interne communicatie naar collega s en leidinggevenden van de eigen en andere diensten: o Actief deelnemen aan werkoverleg. o Zorgen voor een goede organisatie van de dienst. o Naleven van taakverdeling en afspraken. o Samenwerken met de verschillende diensten binnen het bestuur Hoogstraten. o Actief meewerken aan de realisatie van de doelstellingen binnen het eigen team. Kennisprofiel Grondige administratieve vakkennis en vaardigheden. Grondige kennis van office-toepassingen (Word, Excel, PowerPoint, Acces, Outlook, ) Competentieprofiel COMPETENTIE SOORT NIVEAU KLANTGERICHTHEID Kerncompetentie III SAMENWERKEN Kerncompetentie II MONDELINGE COMMUNICATIE Functie specifiek II SCHRIFTELIJKE COMMUNICATIE Functie specifiek II ORGANISATIEBETROKKENHEID Functie specifiek I PLANNEN EN ORGANISEREN Functie specifiek II INFORMATIEVERWERKING Functie specifiek II ZIN VOOR KWALITEIT Kerncompetentie II Uitdieping competenties KLANTGERICHTHEID De dienstverlening afstemmen op de behoeften en wensen van (interne en externe) klanten, ook wanneer die niet rechtstreeks geuit worden. Een correcte service verlenen en klachten ernstig nemen; de zelfstandigheid/zelfredzaamheid van de klant stimuleren. Laagdrempelig werken. Informatiefolder administratief medewerker p a g. 2 v a n 8

3 Werkt proactief en structureel mee aan een klantgerichte dienstverlening en stimuleert anderen om klantgericht te werken. Past de dienstverlening, procedures, doelstellingen aan om beter aan (toekomstige) behoeften en verwachtingen van klanten te beantwoorden. Stimuleert anderen om de klantgerichtheid van hun aanpak voortdurend in vraag te stellen en te verbeteren. SAMENWERKEN Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op niveau van een team, afdeling, organisatie of in relatie met de burger. Stimuleert de samenwerking binnen de eigen afdeling, werkgroepen of projectgroepen. Neemt initiatieven om de samenwerking, sfeer of het resultaat te verbeteren. Steunt voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om tot een gezamenlijk resultaat te komen. Stemt de eigen inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep. Blijft meedenken en bijdragen tot een groepsopdracht, ook al is dit niet van persoonlijk belang. Draagt samenwerking uit als een belangrijke waarde. Stimuleert kennisoverdracht. MONDELINGE COMMUNICATIE Een mondelinge boodschap overbrengen op een wijze dat het publiek tot wie ze gericht is, de boodschap begrijpt. Zorgt voor een heldere communicatie in twee richtingen. Richt zich tot de gesprekspartner. Brengt structuur in de boodschap. Beperkt het gebruik van vakjargon. Past de communicatiewijze aan de mogelijkheden of eigenheden van de gesprekspartner aan. SCHRIFTELIJKE COMMUNICATIE Een schrijfstijl hanteren die past bij de boodschap en de doelgroep. Structureert de boodschap en hanteert een gepast taalgebruik afhankelijk van de situatie of het publiek. Gebruikt een stijl die aangepast is aan de situatie (zakelijk, informatief, ). Past taalgebruik aan de doelgroep aan. Maakt zelfstandig verschillende documenten op (brieven, raadsbesluiten, nota s, ). Informatiefolder administratief medewerker p a g. 3 v a n 8

4 Brengt structuur aan in de opbouw van teksten. ORGANISATIEBETROKKENHEID Zich verbonden tonen met de organisatie, taak en beroep; de belangen ervan verdedigen bij anderen. Is loyaal ten opzichte van de organisatie en handelt overeenkomstig de waarden en doelstellingen. Draagt een positief imago uit en staat achter de beslissingen die voor de organisatie nuttig zijn. Voert richtlijnen uit, ook al komen die niet overeen met de eigen belangen. Toont belangstelling voor de organisatie. Reageert correct en loyaal als buitenstaanders, klanten, kritiek uiten op de organisatie. Respecteert de binnen de organisatie bestaande afspraken en procedures. PLANNEN EN ORGANISEREN Een beleidslijn vertalen in meetbare objectieven; efficiënte, overzichtelijke plannen uitwerken in logische stappen en prioriteiten bepalen om de objectieven te halen. Coördineert acties, tijd en middelen. Voorziet een actieplan met benodigde middelen, mensen en informatie. Organiseert zich op zodanige wijze dat hij/zij een overzicht kan bewaren. Houdt rekening met de beschikbare middelen en zet deze zo in dat ze optimaal benut worden. Is resultaatgericht in zijn/haar actieplannen en doelstellingen (werkt met duidelijke doelen, timing, ). INFORMATIEVERWERKING Efficiënt en effectief zoeken, decoderen en verwerken van informatie. Verzamelt, ontcijfert en verwerkt informatie op een doeltreffende manier binnen de beschikbare termijn. Weet waar de benodigde informatie te vinden is. Verwerkt en zoekt informatie. Brengt informatie gestructureerd samen. Verwerkt grote hoeveelheden informatie binnen de beschikbare termijn op een onbevooroordeelde manier. Brengt de nodige gegevens over volgens de voorziene regels en procedures. Informatiefolder administratief medewerker p a g. 4 v a n 8

5 ZIN VOOR KWALITEIT Met de beschikbare middelen de best mogelijke kwaliteit bereiken en in stand houden door hoge eisen te stellen aan het resultaat van opdrachten, diensten, van zichzelf en van anderen. Bewaakt de kwaliteit van het eigen verantwoordelijkheidsdomein en bouwt kwaliteit in in de processen. Merkt fouten en onnauwkeurigheden op. Zoekt naar mogelijkheden om de nauwkeurigheid van het werk te verbeteren. Laat werk van mindere kwaliteit opnieuw uitvoeren. Verwerpt resultaten die niet aan de vereiste normen voldoen. 2) Toelatingsvoorwaarden: Aanwervingsvoorwaarden: Om toegelaten te worden tot de hierboven vermelde betrekking, dienen de kandidaten te voldoen aan volgende algemene voorwaarden: 1. Een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie. Dit wordt getoetst door een uittreksel uit het strafregister. Als hierop een ongunstige vermelding voorkomt, mag de kandidaat daarover een schriftelijke toelichting voorleggen. De geselecteerde kandidaat zal een uittreksel uit het strafregister (model B) te bezorgen aan de dienst HRM. 2. De burgerlijke en politieke rechten genieten. 3. Medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie. De arbeidsgeneesheer zal de geselecteerde kandidaat onderzoeken in een aanwervingsonderzoek en zijn bevindingen meedelen aan het bestuur Hoogstraten. De dienst HRM zal hiervoor een afspraak maken bij IDEWE. 4. Voldoen aan de vereist over de taalkennis opgelegd door de wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli Slagen in de selectieprocedure. Diploma: Beschikken over een diploma hoger secundair onderwijs of gelijkwaardig. Specifieke arbeidsomstandigheden: Bereid zijn tot occasioneel avond- en weekendwerk. Informatiefolder administratief medewerker p a g. 5 v a n 8

6 3) Selectieprocedure en samenstelling selectiecommissie Selectieprocedure: 1. Voorselectie: Bij meer dan 35 kandidaten zal een voorafgaande screening gebeuren op basis van motivatiebrief en curriculum vitae. 2. Schriftelijk gedeelte (40 punten): - Multiple choice vragenlijst gebaseerd op competenties nodig voor de functie (15 punten). - Case/open vraag die peilt naar het algemeen niveau, communicatiestijl, diepgang, taalvaardigheid (25 punten). Om geslaagd te zijn moet de kandidaat 60% behalen op het schriftelijk gedeelte. 3. Mondeling gedeelte (60 punten) Competentiegericht interview waarin de competenties, vaardigheden en de motivatie van de kandidaat wordt afgetoetst. Om geslaagd te zijn moet de kandidaat 60 % behalen op het mondeling gedeelte. 4. Samenstelling selectiecommissie: - Deskundige HRM - één of twee leidinggevende ambtenaren van een lokaal bestuur - Manager Interne Organisatie of iemand van de dienst HRM als verslaggever De leden van de gemeenteraad, de schepenen en de burgemeester en de afgevaardigden van de representatieve vakbonden mogen als waarnemer bij de selectieproeven aanwezig zijn. 4) Verloning: Het stadsbestuur en het OCMW leggen een gezamenlijke wervingsreserve aan voor de functie van administratief medewerker in contractueel dienstverband. Er wordt een wervingsreserve aangelegd van twee jaar waaruit zowel voor voltijdse als voor deeltijdse vacatures kan worden geput. Uitgewerkte salarisschalen: Hieronder vindt u de uitgewerkte salarisschalen. De bedragen zijn bruto jaarbedragen aan 100 %. Het bruto maandbedrag bekom je door vermenigvuldiging met de huidige index (1,7069) en deling door 12 en maal de prestatiebreuk. De berekening van het nettoloon is afhankelijk van de gezinssituatie. Schalen C1 C2 C3 Overgang Na 4 jaar schaalanciënniteit C1 en gunstige evaluatie Na 18 jaar schaalanciënniteit in C1 of C2 en gunstige evaluatie Minimum Maximum Jaarbedrag Jaarbedrag Jaarbedrag Informatiefolder administratief medewerker p a g. 6 v a n 8

7 Enkele voorbeelden voor een voltijdse functie: Personeelslid is alleenstaande & heeft geen relevante werkervaring. contractueel C1 aantal dj 0 jaarwedde à 100 % ,00 standplaatsvergoeding 359, ,95 index 1,7069 opdracht: 38/38 1,00 maandwedde 1 978,57 RSZ 130,90 belastbaar 1 847,67 BV 208,21 NETTO 1 639,46 Personeelslid is gehuwd/samenwonend & heeft 8 jaren relevante werkervaring. contractueel C1 aantal dj 8 jaarwedde à 100 % ,00 standplaatsvergoeding 719, ,89 index 1,7069 opdracht: 38/38 1,00 maandwedde 2 364,04 RSZ 265,86 Informatiefolder administratief medewerker p a g. 7 v a n 8

8 belastbaar 2 098,18 BV 359,53 NETTO 1 738,65 De jaren gepresteerd in overheidsdienst kunnen volledig worden overgenomen. Prestaties geleverd in de privésector kunnen tot maximum 8 jaren worden gevalideerd op voorwaarde dat ze rechtstreeks dienstig zijn voor de functie. Hiertoe dient een attest van de vorige werkgever(s) met omschrijving van de ervaring worden voorgelegd. Hoe stel ik mij kandidaat? U kan zich kandidaat stellen door een motivatiebrief met - curriculum vitae - kopie van diploma te versturen naar: College van burgemeester en schepenen, Vrijheid 149 te 2320 Hoogstraten. U kan uw motivatiebrief ook afgeven aan de onthaalbediende tijdens de openingsuren. Uiterste datum van indienen van de kandidaturen 19 april Bijkomende inlichtingen? Meer informatie of verduidelijkingen kan u vragen op de dienst personeel tijdens de openingsuren of telefonisch op het nummer 03/ of per mail personeel@hoogstraten.be Informatiefolder administratief medewerker p a g. 8 v a n 8