UITNODIGING. Algemene Ledenvergadering 25 mei aanvang uur. Matchroom Sloten - Slimmeweg EV Amsterdam

Transcriptie

1 UITNODIGING Algemene Ledenvergadering 25 mei aanvang uur Matchroom Sloten - Slimmeweg EV Amsterdam Agenda 1. Opening 2. Mededelingen bestuur 3. Ingekomen stukken 4. Notulen Algemene ledenvergadering 26 mei 2010 (bijlage) 5. Jaarcijfers 2010 (bijlage) Verslag Kascontrolecommissie Begroting 2011 (bijlage) Toelichting jaarcijfers 2010, begroting 2011 en komende jaren (bijlage) 6. Verkiezing bestuur Penningmeester: Secretaris: Volgens rooster aftredend en direct herkiesbaar, Tiny van Amsterdam Volgens rooster aftredend en direct herkiesbaar, Jacqueline Elderenbosch Er kunnen kandidaten gesteld worden voor de functie van bestuurslid. Het bestuur en drie leden kunnen schriftelijk kandidaten stellen tot uiterlijk een week voor de datum van de algemene vergadering. Benoeming kascontrolecommissie Voorgesteld wordt Mieke de Boer, Erwin Renkema en Niels Jan Stuiver te herbenoemen als lid van de kascontrolecommissie. 7. Jaarverslag bestuur (bijlage) 8. Goedkeuring activiteitenplan (bijlage) 9. Pauze 10. Vaststellen contributie Het Bestuur stelt voor de contributie niet te verhogen. 11. Aanpassing toernooireglement (bijlage) 12. Rondvraag Vragen voor de rondvraag kunnen tijdens de pauze worden ingediend bij de secretaris. 13. Sluiting. De algemene vergadering kan geen besluiten nemen over voorstellen die niet in de agenda zijn vermeld, tenzij de algemene vergadering anders beslist. Uiterlijk één week voor de dag van de algemene ledenvergadering kunnen tenminste 5 leden een voorstel of amendement schriftelijk bij het bestuur indienen en aan de agenda toevoegen. Het voorstel of amendement moet voorzien zijn van een toelichting.

2 Concept notulen van de Algemene Ledenvergadering 26 mei Opening De voorzitter opent de vergadering om uur en heet iedereen van harte welkom. 2. Mededelingen bestuur De voorzitter geeft aan dat we kunnen spreken over een matige opkomst, 12 leden hebben de moeite genomen de Algemene Ledenvergadering te bezoeken. Erwin Renkema, Theo v.d. Stroom en Niels Jan Stuiver hebben zich afgemeld. Wij kunnen op dit moment nog geen uitspraken doen over het aantal teams voor het seizoen , de inschrijving loopt nog tot en met zaterdag 29 mei George ten Brink vraagt wat de verwachting is. De voorzitter geeft dat wij een kleine terugloop verwachten. De voorzitter geeft aan bijzonder trots te zijn op de prestaties die Karin ten Kate, Floortje van Zanten en Niels Jan Stuiver hebben neergezet tijdens de Springcup. Deze spelers worden tijdens een andere gelegenheid in het zonnetje gezet. De voorzitter geeft aan dat beide teams van de LaCo zich hebben geplaatst voor de Play-offs. De Brabant Cup heeft zich op het nippertje niet geplaatst. Het bestuur ziet een goede toekomst in de Brabant Cup. 3. Ingekomen stukken Wij hebben geen voorstellen of kandidaatstellingen mogen ontvangen. 4. Notulen Algemene Ledenvergadering 27 mei 2009 John Roskam vraagt hoe het zit met de financiële afhandeling van speelgelegenheden die gedurende het seizoen worden toegevoegd. De voorzitter geeft aan als speelgelegenheden tijdens de 1 e helft van het seizoen toegevoegd worden zij het volledige bedrag betalen, worden zij toegevoegd gedurende de 2 e helft van het seizoen wordt de bijdrage aangepast. De notulen worden zonder verdere wijzigingen goedgekeurd. 5. Jaarcijfers 2009 De penningmeester vraagt de vergadering of er op- en/of aanmerkingen zijn betreffende de jaarcijfers van Fred Schiphorst vraagt hoeveel kopieën wij jaarlijks verbruiken. Fred vindt de leasekosten vrij hoog. Na een toelichting van de voorzitter zijn er geen verdere vragen. Verslag kascommissie De kascontrole is uitgevoerd door Erwin Renkema, Mieke de Boer en Niels Jan Stuiver. De kascommissie heeft de boekhouding gecontroleerd en in orde bevonden, zij vragen de vergadering het bestuur décharge te verlenen voor het gevoerde financiële beleid. De kascontrolecommissie complimenteert de penningmeester voor een nauwgezette boekhouding. De vergadering verleent décharge aan het bestuur. Begroting 2010 Er zijn geen vragen betreffende de begroting Toelichting jaarcijfers 2009, begroting 2010 en de komende jaren Fred Schiphorst vraagt of het bestuur een idee heeft hoeveel het wil gaan besteden aan een nieuw bondskantoor. De voorzitter geeft aan dat wij het zo goedkoop mogelijk proberen te realiseren. De penningmeester geeft aan dat deze kosten deel uitmaken van de structurele kosten en dus jaarlijks door de inkomsten moeten worden gedekt. 6. Verkiezing bestuur Verkiezing bestuur: Voorzitter: Volgens rooster aftredend en direct herkiesbaar: Gerard Elderenbosch Gerard wordt unaniem herkozen. Bestuurslid: Volgens rooster aftredend en direct herkiesbaar: Ruud Willersen. Ruud wordt unaniem herkozen. 7. Benoeming kascontrolecommissie Het bestuur stelt voor om Erwin Renkema, Niels Stuiver en Mieke de Boer te herbenoemen als lid van de kascontrolecommissie. Erwin Renkema wordt unaniem benoemd. Niels Stuiver wordt unaniem benoemd. Mieke de Boer wordt unaniem benoemd.

3 8. Jaarverslag bestuur De voorzitter complimenteert Marcel Otten, hoofdcontroleur en zijn crew. Het is voor het eerst sinds jaren dat alle speelgelegenheden gecontroleerd en goed zijn bevonden. 9. Activiteitenplan Mieke de Boer vraagt hoe de werving van vrijwilligers in zijn werk gaat. De voorzitter geeft aan dat wij vorig jaar een aanmelding hebben gedaan bij de vrijwilligerscentrale. Dit leverde echter niet het gewenste resultaat. Wij vragen via de website om vrijwilligers. René Boon vraagt of dit dan met een taakomschrijving kan zodat een toekomstige vrijwilliger direct kan zien of hij/zij geschikt is voor deze functie. Wij zullen een taakomschrijving publiceren op de website. Mieke de Boer vraagt hoe het gaat met de werving van jeugdleden. De jeugdcoördinator geeft aan dat wij een open dag gaan organiseren, er zal doormiddel van flyers uit te delen bij buurthuizen, scholen etc. gehoor aan gegeven worden. Uiteraard wordt deze dag gepromoot op onze website. Mieke de Boer, Karin te Kate, Floortje van Zanten en Niels Jan Stuiver hebben toezegging gedaan om hun medewerking te verlenen aan deze dag. René Boon geeft aan dat hij deze dag graag in Amstelveen wil promoten. Wij nemen tegen die tijd contact op met René. 10. Pauze Tijdens de pauze zijn de leden in de gelegenheid vragen in te dienen voor de rondvraag. Het bestuur nodigt alle aanwezigen uit voor een drankje. 11. Vaststellen contributie Het bestuur stelt voor de contributie voor het seizoen niet te verhogen. Dit voorstel wordt unaniem door de vergadering aangenomen. 12. Aanpassing reglementen Fred Schiphorst vraagt of art. 3.3 van het wedstrijdreglement tekstueel aangepast kan worden. Teams, welke willen deelnemen aan de wintercompetitie, mogen uitsluitend uitkomen voor een speelgelegenheid, welke is ingeschreven in het speelgelegenhedenregister. Wordt gewijzigd in, Teams, welke willen deelnemen aan de wintercompetitie, mogen uitsluitend spelen in een speelgelegenheid, welke is ingeschreven in het speelgelegenhedenregister. John Roskam vraagt hoe art. 7.11c tot stand is gekomen. De voorzitter geeft aan dat dit een besluit is van de vorige Algemene Ledenvergadering. De reglementwijzigingen worden unaniem goedgekeurd. Fred Schiphorst complimenteert de teksten. 13. Rondvraag Tijdens de pauze zijn er geen vragen ingediend. 14. Sluiting De voorzitter sluit de vergadering om uur en bedankt iedereen voor zijn of haar aanwezigheid.

4 Darts Organisatie Regio Amsterdam (D.O.R.A.) Resultatenrekening per 31 december 2010 Debet Credit Algemeen afschrijving computerapparatuur 1.138,56 verzekeringen 670,04 vrijwilligersfeest 3.237,30 algemene kosten 2.053,22 huur opslagruimte 1.200,00 bankkosten 242,62 website/internet 1.997,40 nagekomen lasten 4,00 inkopen algemeen 50,50 verkopen 52,00 ontvangen rente 699,62 Algemene baten 15, ,64 766, ,02 Bondskantoor huur en servicekosten 8.937,24 telecommunicatie 821,12 lease printer 3.119,20 kantoorkosten 52,20 inventaris 855,54 onderhoud inventaris 1.174,66 kantine-/schoonmaakkosten 146,37 vergoedingen 825,75 nagekomen lasten 22, , ,58 Bestuurskosten kantoorkosten incl. drukwerk 516,18 portokosten 226,42 vergoedingen 1.907, , ,00 Ledenadministratie kantoorkosten incl. drukwerk 182,27 portokosten 350,33 vergoedingen 311,60 afdracht NDB ,50 contributie WC ,00 contributie ZC 1.365,00 administratiekosten 665,00 bijdrage speelgelegenheden 3.140, , , ,30 Wedstrijdsecretariaat kantoorkosten 104,84 drukwerk 1.421,65 portokosten 563,60 vergoedingen 1.012,77 kampioenschappen c.a ,00 sponsoring 589, ,86 589, ,86

5 Toernooien kantoorkosten incl. drukwerk 136,79 portokosten 332,32 vergoedingen 423,80 bekers/prijzen 4.552,50 toernooien CLoD 1.248,50 inschrijfgeld toernooien 2.898,00 inschrijfgeld CLoD 760,00 contributie bondscafé's 1.435, , , ,91 Gesloten Amsterdam kosten 60,00 bekers/prijzen 2.085,00 inschrijfgeld 335, ,00 335, ,00 Open Noordwest Nederland kosten 7.823,19 bekers/prijzen 4.000,00 inschrijfgeld 5.870,00 bijdragen NDB/DONHN 5.471, , ,12-482,07 Controle vergoedingen 95,35 95,35-95,35 Jeugd vergoedingen 3,00 materialen/bijdragen 300,00 opens c.a ,47 LaCo 633,89 nagekomen lasten 150,60 sponsors 14,00 extra passagiers 122,50 bijdrage LaCo Gem. Amsterdam 339,00 Opbrengst uit contributie 3.942, , ,00-909,96 Ranking/Selectieteams reiskosten Brabantcup 1.507,40 reiskosten LaCo 1.871,19 overige kosten 1.507, , ,09 Kostenrekeningen totaal ,54 Verlies 1.614,54 Totaal 0,00

6 Darts Organisatie Regio Amsterdam (D.O.R.A.) Balans per 31 december 2010 Debet Credit Openingsbalans ,73 Computers 1.681,60 Kas penningmeester 1.579,22 Kas secretaris 690,89 Kas kantoor 270,00 ABN-AMRO 831,57 ING 1.963,82 Rentemeerrekening ,38 Debiteuren 734,62 Waarborgsom bondskantoor 1.730,26 Waarborgsom NDB 113,45 Waarborgsom Brabantcup 90,00 Waarborgsom sleutels kantoor 178,50 Waarborgsom opslagruimte 100,00 Crediteuren 3.938,41 Vooruitbetaalde bedragen 15,00 Voorraad kantoorartikelen en drukwerk 880,29 Verlies 1.614, , ,14

7 Darts Organisatie Regio Amsterdam (D.O.R.A.) Begroting 2011 Algemeen Afschrijving computers -950 Website/internet Verzekeringen -650 Algemene kosten Vrijwilligers/selectiefeest Huur opslagruimte Bankkosten -200 Te ontvangen rente Bondskantoor Huur incl. servicekosten, verwarming e.d Telecommunicatie -850 Lease printer Kantoorkosten -50 Onderhoud inventaris Kantine- en schoonmaakkosten -150 Vergoedingen Bestuur Kantoorkosten -350 Portokosten -250 Vergoedingen Ledenadministratie Kantoorkosten -300 Portokosten -400 Vergoedingen -200 Afdracht NDB Contributies WC Contributies ZC Administratiekosten 600 Bijdrage speelgelegenheden Wedstrijdsecretariaat Kantoorkosten -50 Drukwerk -950 Portokosten -250 Vergoedingen Kampioenschappen/bekers/prijzen Toernooien Kantoorkosten -300 Portokosten -350 Vergoedingen -400 Kosten CloD Bekers/prijzen Inschrijfgeld incl. CLoD Contributie café's Gesloten Amsterdam Kosten -150 Bekers/prijzen Inschrijfgeld

8 Controle Kantoor- en materiaalkosten -50 Vergoedingen -200 Jeugd Materiaal/vergoedingen -300 Toernooien -100 Opens c.a Bijdrage uit contributie Extra passagiers/sponsors 100 Selectieteams Reiskosten Overige kosten

9 Toelichting jaarcijfers 2010 Ook in 2010 werden minder kosten gemaakt m.b.t. met name het wedstrijdsecretariaat en de ledenadministratie. Bovendien was een stijgende lijn te zien in de opbrengst van de toernooien. Wel was sprake van een aantal noodzakelijke investeringen zoals een nieuwe pinautomaat, computervoorzieningen, shirts voor de selectieteams en deelbetalingen voor het uitslagenprogramma. Door het dalende ledental is ook sprake van lagere kosten voor het organiseren van de competitie. In 2010 werden het gehele jaar de wedstrijduitslagen via de website ingevoerd, wat aanzienlijk in kosten voor drukwerk en porti scheelde. De kosten voor de jeugd waren - doordat weer het gehele jaar de NDB rankingtoernooien evenals Open Antwerpen en Open Duitsland werden bezocht - hoger dan het jaar daarvoor (half jaar geen opens/geen buitenlandse toernooien). Door het geringe aantal jeugdspelers viel bovendien de bijdrage van de NDB weg. Per september kon geen jeugd- Lacoteam meer worden samengesteld. Zowel het BrabantCupteam als het Heren Lacoteam hadden qua reisafstand naar de uitwedstrijden een redelijk gunstige loting. De vaste kosten als huur en faciliteiten bondskantoor werden iets hoger door de jaarlijkse indexering. Al met al kan gesproken worden van een gezonde financiële situatie. De voornaamste verschillen tussen de jaarcijfers 2009 en 2010 onderstaand nog even op een rij: (afgerond) Algemeen extra investeringen/hogere kosten/lagere renteopbrengst Ledenadministratie minder leden Jeugd meer (buitenlandse) opens Wedstrijdsecretariaat minder drukwerk en portokosten Toernooien meer deelnemers Ranking/selectieteams iets minder reiskosten/aanschaf shirts Het overige verschil bestaat uit o.a. de organisatiekosten voor de NDB Ranking en Gesloten Amsterdam en op een aantal onderdelen minder vergoedingen en/of kosten. Toelichting Begroting 2011 De begroting 2011 kent geen bijzonderheden. De oplevering van een aantal modules van het competitieprogramma liep in 2010 vertraging op. De bedoeling is dat dit in 2011 helemaal rond komt. De kosten hiervoor waren al eerder begroot en worden uit de financiële reserve voldaan. In 2011 is ruim 1.400,-- gerestitueerd door de leverancier van het eerder aangeschafte maar niet werkbare uitslagenprogramma. De aangespannen rechtszaak kende begin 2011 een voor ons positieve uitspraak. Het betaalde bedrag plus de bijkomende kosten zijn inmiddels ontvangen. De definitieve sluiting van het bondskantoor is al een aantal malen door de verhuurder uitgesteld. Zolang verhuizing niet noodzakelijk is, blijven we op het Delflandplein. Al eerder is aangegeven dat als verhuizing noodzakelijk blijkt, de verhuiskosten uit de financiële reserve betaald kunnen worden. Tiny van Amsterdam penningmeester

10 Jaarverslag Wij kunnen terugkijken op een succesvol seizoen, zeker op organisatorisch gebied. De vele - trouwe en nieuwe - vrijwilligers die ons hebben bijgestaan, zijn wij dan ook veel dank verschuldigd. Het competitieprogramma is nu een jaar in gebruik. Inmiddels is iedereen er aan gewend, het bestuur is nog druk bezig om het programma verder te optimaliseren. In het nieuwe seizoen zal het mogelijk zijn om verzettingen via het programma door te geven. Wij verwachten het aankomende seizoen ook te kunnen starten met het invoeren van de uitslagen tijdens de bekercompetitie. Marcel Otten heeft met zijn controleurs de stijgende lijn weten voort te zetten. Diverse speelgelegenheden zijn voor aanvang van het nieuwe seizoen alweer gecontroleerd. Marcel mocht een nieuwe controleur, Remon Groen aan zijn lijstje toevoegen. John Roskam en Karin Brienen hebben afscheid genomen als jeugdbegeleiders. Wij danken hen voor hun inzet de afgelopen jaren. Hans v.d. Poel, vader van Tim, heeft de taak van John overgenomen. De afgelopen tijd kampt Louisa Lotz met wat gezondheidsproblemen, zij wordt indien nodig door Remco Maarse op een waardevolle manier vervangen. De jeugdspelers hebben het afgelopen seizoen alle open rankingtoernooien bezocht, tevens zijn zij naar Open Mariflex en Open Duitsland geweest. Beide zijn redelijk succesvol verlopen. Voor het eerst in de geschiedenis hebben wij geen jeugd LaCo team kunnen inschrijven. Wij hopen in de toekomst weer mee te kunnen doen in deze Landelijke Competitie. De LaCo-heren hebben nog een paar spannende wedstrijden voor de boeg, op dit moment heeft de LaCo zeker uitzicht op de play-offs. Het BrabantCup team onder de bezielende leiding van de beide captains Theo van der Stroom en Patrick Koningh, kende een redelijk seizoen. Wederom zaten zij in een zeer sterke poule. zoals de stand op het moment van het schrijven van het jaarverslag is zal het Brabant Cup Team zich niet plaatsen voor de play-offs. Aan het begin van de nieuwe competitie zijn leden ingeschreven (peildatum ). Er waren 163 na-inschrijvingen. Drie spelers zegden op en gingen bij een andere bond competitie spelen. De stand per medio april 2011 was als volgt : heren 1369 dames 196 jeugd jongens 16 jeugd meisjes 2 totaal leden (46,3%) komen uit Amsterdam en de overigen (53,7%) uit de regio. Er zijn 84 speelgelegenheden in en rond Amsterdam, waar competitie wordt gespeeld. Voor de wintercompetitie schreven 233 teams in, 13 minder dan het vorig seizoen. Het aantal poules in de 4e divisie werd hierop aangepast. Er waren geen inschrijvingen voor de Halve Competitie. Met ingang komend seizoen wordt deze niet meer georganiseerd. 13 Teams trokken zich terug, 1 (kunnen er dus nog meer worden) team werd op reglementaire gronden uit de competitie genomen. Ten opzichte van vorig seizoen is het ledental met 124 gedaald. Voor de Winmau 2010 plaatsten zich Niels Stuiver, Floortje van Zanten, Karin ten Kate, Thea Kaaijk en Angelique Maarse. Karin ten Kate was eén van de beste presterende dames, zij verloor in de 3 e ronde. Angelique daarentegen bereikte de kwartfinale. Al met al was dit voor Angelique een geweldige ervaring. Het finaletoernooi van de Dora Darts Masters werd in oktober 2010 gewonnen door Wouter Rietveld, Birgit Berrier mocht zich na de finale tegen Amanda v.d. Heuvel de beste dame noemen. De D.O.R.A. neemt ook deel aan de Champions League of Darts. Ieder jaar nemen wij twee pakketten af bij de N.D.B., zodat wij 10 spelers kunnen afvaardigen naar Egmond aan Zee. Daar kunnen zij zich kwalificeren voor de Zuiderduin Masters en een plaats verdienen voor de Winmau World Masters. In 2010 waren bij de heren Bobby Valies en Mike de Wit geplaatst, beide spelers konden hun droom in Egmond niet waarmaken. Bij de dames waren Floortje van Zanten en Karin ten Kate geplaatst. Bij de jeugd mochten, Wesley Koolhaas, Tim van de Poel, Angelique Maarse en Jeroen van Goor het beste van hun kunnen laten zien. Tim wist de finale te behalen maar moest toch het onderspit delven. Angelique wist met enerverende krachten de finale naar zich toe te trekken. Angelique mocht hierdoor voor het eerst naar de Winmau World Masters wat een geweldige ervaring voor haar is geweest.

11 Floortje van Zanten is bij de dames geselecteerd voor de Nederlandse Selectie, bij de meisjes heeft Angelique Maarse zich gekwalificeerd voor de Nederlandse selectie. Trainingsdagen zullen uitwijzen of zij daadwerkelijk worden opgenomen in het Nederlands Team. Angelique is inmiddels opgenomen in het EK team. Tijdens de ALV van 2009 is het voorstel aangenomen om minpunten toe te kennen bij het niet op komen dagen in de laatste 6 weken van de competitie. Afgelopen seizoen heeft bestuur een generaal pardon toegepast zodat een ieder kon wennen aan de nieuwe situatie. Dit seizoen zal er nauwkeurig op toe worden gezien en zal de regel onverkort worden toegepast. Namens het bestuur, Jacqueline Elderenbosch, secretaris Activiteitenplan Voor het komende seizoen zijn de volgende activiteiten gepland. Het uitbreiden van het competitieprogramma. Het werven van vrijwilligers ten behoeve van het spreekuur. Het werven van bestuursleden. Het aantrekken van jeugdspelers. Aanpassing toernooireglement Art. 11 lid 8 en 9 vervallen nieuw lid 8: Indien een speler/koppel zijn plicht verzaakt door niet te schrijven, of zich onbetamelijk gedraagt ten opzichte van de toernooileider(s) of andere spelers, worden de op het betreffende toernooi behaalde punten ingetrokken. Lid 10 wordt lid 9. Lid 11 vervalt.