HKZ-norm 107 Certificatieschema Tandartspraktijken (2005) Incl Add. HKZ 107/A1 (2009)

Transcriptie

1 Productinformatie HKZ-norm 107 Certificatieschema Tandartspraktijken (2005) Incl Add. HKZ 107/A1 (2009) SECTOR Zorg TYPE Kwaliteitsmanagement & systemen BRON

2 PRODUCTINFORMATIE HKZ-norm 107 Certificatieschema Tandartspraktijken (2005) Incl Add. HKZ 107/A1 (2009) SECTOR Zorg INHOUDSOPGAVE 1. Informatie 2. Modules en proces 3. Inhoud (onderwerpen) TYPE Kwaliteitsmanagement & systemen BRON BESCHRIJVING Portfolio (uw werkruimte) inclusief de officiële norm, eisen met richtlijnen voor gebruik. Volledige inhoud, indeling en normstelling handzaam geordend en opgedeeld. Yucan maakt het eenvoudig, toegankelijk en beheersbaar. Voordelig kennismaken? Kopieer en gebruik deze code voor 25% voordeel: 60CT22 GESELECTEERDE MODULES 01. Modules: Evaluatie (looptijd 1 jaar) PRIJS 198,00 (excl. btw) incl. 25 gebruikers

3 1. Informatie In Yucan: HKZ-norm 107 Tandartspraktijken U start uw eigen online werkruimte inclusief de officiële norm Met de implementatie van HKZ 107 binnen Yucan heeft u uw kwaliteitsmanagement systeem direct op orde. In de voorbereiding van uw accreditatie en vooral ook als de omgeving waarin u uw kwaliteitszaken blijvend meet, borgt en beheert. Als krachtige onderlegger voor verbetering, groei en succes! Voordelig kennismaken? Kopieer en gebruik deze code voor 25% voordeel: 60CT22. U kunt deze 1 x gebruiken t/m 31 juli Yucan biedt u alle instrumenten om goed en structureel te werken met HKZ 107 (2005) inclusief de daarop doorgevoerde aanpassingen uit het Addendum HKZ 107/A1. U en uw collega s kunnen Yucan alleen of samenwerkend en naar keuze inzetten: om te zien waar u staat (evaluatie), voor een accreditatieproces (audit), om risico- en impactanalyses te maken (ontwikkelen), behandellijsten en acties te beheren (ontwikkelen), en projecten en plannen te beheren (ontwikkelen), Documentenbeheer (standaard beschikbaar), Rapportage en verslaglegging (standaard beschikbaar). Het proces van meting, verbetering en ontwikkeling tot en met borging wordt eenvoudig en beheersbaar. Op ieder moment en blijvend beschikbaar voor u en uw collega's. Jaar in jaar uit. Uw input blijft voor u bewaard. Doelmatige en gebruiksvriendelijke processen Inclusief alle benodigde instrumenten De inhoud van de norm is handzaam en doelmatig voor u opgedeeld, De normbeschrijvingen zijn toegankelijk gesteld, Er wordt informatieve en ondersteunende informatie geboden, U toetst op de eisen en kunt toelichtingen en verbeterpunten benoemen, Direct documenten toevoegen die uw conclusies onderbouwen of als bewijsmateriaal dienen, Inclusief geautomatiseerde rapportages. Start een gratis demo en laat u adviseren! Start een gratis demo om te zien wat uw inzet van Yucan voor u kan betekenen. Yucan biedt u veel en is zeer volledig. Neem daarom geheel kosteloos contact op met één van onze adviseurs om uw demo samen te doorlopen. Binnen 10 minuten heeft u een totaal beeld, u ziet direct hoe u alles rondom uw HKZ implementatie doelmatig en zelfstandig organiseert. Tel:

4 Van NEN / HKZ Het certificatieschema Tandartspraktijken bevat een set normen voor externe toetsing van kwaliteitssmanagementsystemen binnen de reikwijdte van het schema. Deze normen zijn door de veldpartijen zelf beschreven, onder regie van HKZ. Certificatie dient te worden uitgevoerd door een geaccrediteerde Certificerende Instelling. Voldoen aan de normen leidt tot afgifte van een HKZ-ISO 9001-certificaat. Het gebied waarop het certificatieschema betrekking heeft, is het kwaliteitsmanagementsysteem van de algemene tandartspraktijk. Onder de algemene tandartspraktijk wordt in dit schema verstaan: een organisatorische eenheid met daarin ten minste één werkzame tandarts die beoogt eerstelijnstand- heelkundige zorg te verlenen. Het schema is opgesteld vanuit het perspectief van meermanspraktijken. Ook solisten kunnen op dit schema gecertificeerd worden. Hiervoor is een interpretatiedocument nodig. In dit kader wordt met een solist een tandarts bedoeld die geen medewerkers in dienst heeft, in welke functie dan ook. Wél kunnen bepaalde functies zijn uitbesteed. Primair proces staat centraal Specifieke kenmerken van de zorg- en welzijnssectoren zijn: de individuele relatie tussen zorgaanbieder en patiënt de betrokkenheid van de patiënt bij de totstandkoming van de zorgverlening de afhankelijkheidspositie waarin de patiënt verkeert ten opzichte van de aanbieder de bijzondere relatie tussen het proces van behandeling en de uitkomst bij de patiënt en het feit dat deze relatie wordt bepaald door de behoefte van de patiënt meer dan door de vraag de professionele verantwoordelijkheid van de hulpverlener in de zorgverlening. Een HKZ-certificaat op basis van dit schema mag alleen worden afgegeven na een toetsing met goed gevolg door een certificatie-instelling (CI) die een contract heeft afgesloten met Stichting HKZ. Een overzicht van deze CI en vindt u op Binnen uw account werken met meerdere normen U kunt voor het werken met iedere afzonderlijke norm binnen uw account steeds een portfolio (uw werkruimte) activeren en daar parallel mee werken. Inhoud Bekijk de inhoud via de betreffende tab hierboven. Werkwijze kiezen Kies een werkwijze door onder de tab 'Modules en proces' een combinatie van modules te kiezen. U kunt compact beginnen en altijd uitbreiden. U ziet daar het gekozen proces en of deze het beste bij uw doelstellingen past. U leest in het kort wat u in de verschillende modules kunt doen en wat uw output is.

5 Documentenbeheer Uw Yucan portfolio heeft standaard uitgebreid documentenbeheer. U kunt bij ieder onderwerp documenten toevoegen. Zo blijven deze altijd op de voor u en uw stakeholders relevante onderwerpen zichtbaar. Uw documenten zijn ook via uw bibliotheek te benaderen en blijven jaar na jaar voor u bewaard. Rapportage Met een druk op de knop heeft u op ieder gewenst moment de beschikking over allerhande keurig verzorgde rapportages (scherm en pdf). Van de uitkomsten uit een enkel portfolio tot en met aggregaties uit verschillende portfolio s. Inclusief behandellijsten. projectoverzichten en jaarplannen. In de digitale versie van uw PDF rapportages zijn bijgesloten documenten direct te benaderen. Een enkele klik waarna u natuurlijk indien u niet bent ingelogd nog wel moet inloggen Meten is weten, maar dan Binnen Yucan kunt u kiezen voor alleen een evaluatie. U weet dan waar u staat. Door ook te kiezen voor de ontwikkelmodule geeft u snel, eenvoudig en structureel vorm aan uw ontwikkeling en verbetering. U kunt dit ook later doen d.m.v. een upgrade.

6 2. Modules en proces Proces in beeld

7 Evaluatie individueel Evaluatie - Conclusie U evalueert de in het portfolio aangeboden onderwerpen. U beantwoordt de vragen, geeft eventueel toelichtingen en benoemd verbeterpunten. Zo nodig voegt u per onderwerp onderbouwende documenten (bewijsstukken) toe. Conclusies uit een eventuele eerdere periode of (teamevaluatie) input van deelnemers aan de peiling kunt u met een druk op de knop kopiëren. Door u benoemde verbeterpunten worden - indien de ontwikkelmodule wordt gebruikt - ook automatisch in uw behandellijst getoond. U hebt de beschikking over uitgebreide rapportage van uw conclusies. Heeft u meerdere portfolio s? Dan kunt u de gegevens in rapporten combineren. Uw gegevens blijven bewaard en kunnen in een volgende periode eenvoudig worden hergebruikt.

8 3. Inhoud Deelweergave uit de norm (HKZ-norm 107: 2005 incl Addendum HKZ 107/A1: 2009): 2005/2009 HKZ / Nederlands Normalisatie-instituut (NEN) 1. Inhoudsopgave Voorwoord Leeswijzer Hoofdstuk 1: Inleiding Hoofdstuk 2: Gebiedsbeschrijving 1. Algemeen 2. De tandartspraktijk 3. Productomschrijving van de tandartspraktijk 4. De relevante landelijke organisaties in de sector tandheelkunde Hoofdstuk 3: Kwaliteitsbeleid en kwaliteitsbepalingen die gelden voor de tandartspraktijk 1. Inleiding 2. Kwaliteitsbeleid en -bepalingen opgesteld door de beroepsgroep van de tandartsen 3. Kwaliteitsbepalingen vanuit het perspectief van de ketenpartner 4. Kwaliteitsbepalingen vanuit het perspectief van de patiënt/consument 5. Kwaliteitsbepalingen vanuit het perspectief van de zorgverzekeraar 6. Richtlijnen opgesteld door derden 7. Wettelijke bepalingen Hoofdstuk 4: Toelichting op de thema s en de normen 1. Het HKZ Harmonisatiemodel 2. Samenvatting van de rubrieken in het certificatieschema 3. Inleiding op de normen van beoordeling 4. Samenhang tussen de normen in het certificatieschema Hoofdstuk 5: Wijze van beoordeling en auditeisen 1. Inleiding op de beoordeling 2. Wijze van beoordeling 3. Specifieke auditeisen 4. Frequentie van toetsing Hoofdstuk 6: Normen van beoordeling Rubriek 1 t/m 3 Rubriek 1: Intake/indicatie Rubriek 2: Uitvoering

9 Rubriek 3: Evaluatie Rubriek 4 t/m 9 Rubriek 4: Beleid en organisatie Rubriek 5: Personeel Rubriek 6: Onderzoek en ontwikkeling Rubriek 7: Fysieke omgeving en materiaal Rubriek 8: Diensten door derden Rubriek 9: Documenten Hoofdstuk 7: Bijlagen Bijlage 1: Definities Bijlage 2: Afkortingen Bijlage 3: Samenstelling werkgroep certificatieschema tandartspraktijken Bijlage 4: Referentietabel ISO 9001:2000 vs. HKZ-certificatieschema tandartspraktijken, versie Bijlage 5: Kwaliteitscriteria voor tandartsenzorg vanuit cliëntenperspectief 2. VOORBEELDEN VAN EISEN UIT DE NORM Informatieve en ondersteunende informatie, zowel tekstueel als grafisch beschikbaar in de norm inclusief inline bijlagen. De eisen zijn pragmatisch gegroepeerd en zodanig opgedeeld dat u er eenduidig mee kunt werken. U hebt op ieder punt de mogelijkheid om direct toelichtingen, verbeterpunten en ondersteunende documenten (of bewijsstukken) te plaatsen. Rubriek 1: Intake/indicatie Inleiding In deze rubriek gaat het om het onderzoeken en vaststellen van de zorgvraag van de patiënt en het omzetten van de vraag in het formuleren van een passend aanbod. Het is van belang dat de tandarts vastlegt hoe hij te werk gaat bij de beoordeling van de zorgvraag en bij de coördinatie van bijbehorende activiteiten. Onder meer moet de tandarts ervoor zorgen dat hij geen opdrachten aanvaardt waaraan zijn praktijk niet kan of mag voldoen. Hierbij wordt uitgegaan van de reële zorgvraag van de patiënt. De in deze rubriek beschreven thema s hebben betrekking op het werkproces binnen de praktijk vanaf het moment dat het primaire proces aanvangt, dus vanaf het moment dat de patiënt binnenkomt. In het schema wordt onderscheid gemaakt tussen enerzijds zorg (en zorgplan) en anderzijds behandeling (en behandelplan): Zorg heeft betrekking op de periode die loopt van het moment van inschrijving in de tandartspraktijk tot het moment van uitschrijving. In het zorgplan zijn de langetermijnzorgdoelen vastgelegd. Een behandeling heeft een aflopend karakter en heeft betrekking op de verrichtingen naar aanleiding van de diagnose of indicatiestelling tijdens het periodiek preventief onderzoek. In het behandelplan is o.a. het (kortetermijn)behandeldoel vastgesteld. 1.1 Aanmelding Eerste contact Bij de aanmelding dient de tandarts te bekijken of de praktijk redelijkerwijs de gewenste zorg kan leveren. Soms zal bij de aanmelding blijken dat de verwachtingen van de patiënt niet passend zijn bij het zorgaanbod van de desbetreffende praktijk. In dat geval wordt de patiënt niet ingeschreven.

10 In de aanmeldingsfase kan de tandarts ook omschrijven hoe hij omgaat met nieuwe aanmeldingen op het moment dat de praktijk vol is. Normen Bij aanmelding wordt bekeken of de patiënt bij de juiste zorgverlener is De tandarts gaat na of de gewenste zorg redelijkerwijs geleverd kan worden. 1.2 Inschrijving Leg de gegevens van de patiënt vast De cliënt dient geïnformeerd te worden over de in norm genoemde zaken. De tandarts beslist zelf op welke manier hij dat doet. Dit kan via een telefoonbeantwoorder (bijvoorbeeld voor het vermelden van een nummer voor spoedgevallen), via internet, door informatie op te hangen in de wachtkamer, e.d. De informatie die bijvoorbeeld via internet aangeboden wordt, zou op verzoek ook schriftelijk beschikbaar moeten zijn. Het vastleggen van de persoons- en achtergrondgegevens moet zodanig gebeuren dat duidelijk is welke gegevens bij welke patiënt horen. Dit gebeurt vaak digitaal, maar kan ook met een kaartenbaksysteem. Het toekennen van een unieke code is een mogelijkheid bij het werken met een kaartenbak. Zie hiervoor ook de NMT-praktijkrichtlijn Patiëntendossier. Normen Bij inschrijving wordt de patiënt zo nodig geïnformeerd over openingstijden, wachttijden, zorgaanbod van de praktijk, spoedgevallendienst, betalingsvoorwaarden, klachtenprocedure, toegankelijkheid, e.d De persoons- en achtergrondgegevens van de patiënt worden vastgelegd. 1.3 Beoordeling van de zorgvraag Wensen en behoeften van de patiënt Het eerste bezoek van de patiënt aan de praktijk heeft overwegend het karakter van een kennismaking. Tijdens dit bezoek verkent de tandarts de zorgvraag van de patiënt. Ook wordt de anamnese afgenomen. In de NMT-praktijkrichtlijn Patiëntendossier is hiervoor een aantal punten opgenomen. Het beoordelen van de zorgvraag heeft een repeterend karakter (zie onder Inleiding voor de omschrijving van de termen zorg en behandeling ). Bij het vaststellen van de zorgvraag worden de behoeften en de wensen van de patiënt in acht genomen. Het gaat hier om de wensen die de patiënt zelf naar voren brengt Wat wil de patiënt graag? maar ook om datgene wat in het kader van de zorgverlening naar het oordeel van de tandarts voor de patiënt nodig is. Bij zijn beoordeling houdt de tandarts rekening met de vereiste doelmatigheid. Volgens de norm moet de tandarts de wensen van de patiënt in acht nemen voorzover dat niet strijdig is met zijn professionele verantwoordelijkheid en de Gedragsregels voor tandartsen. Bij deze professionele verantwoordelijkheid hoort ook dat de tandarts rekening houdt met de (on)mogelijkheden die voortvloeien uit de wet- en regelgeving. Normen Na inschrijving van de patiënt wordt de zorgvraag beoordeeld.

11 1.3.2 De tandarts zorgt dat hij de noodzakelijke tandheelkundige en medische voorgeschiedenis verkrijgt en onderhoudt De tandarts neemt de wensen van de patiënt in acht, voorzover dat niet strijdig is met zijn professionele verantwoordelijkheid en het zorgaanbod van de praktijk (zie rubriek 4) De beoordeling van de zorgvraag wordt vastgelegd in het patiëntendossier. Rubriek 2: Uitvoering Inleiding In dit traject gaat het om het daadwerkelijk verlenen van de zorg en/of het uitvoeren van de behandeling, een en ander in samenspraak met de patiënt. De zorgverlening en behandeling gebeurt volgens een vast patroon, uiteraard na instemming van de patiënt. Belangrijk hierin zijn de planning en de beheersing van de werkzaamheden, welke methoden en welke teamleden ingezet worden, hoe de organisatie van het werk eruitziet, wie in de praktijk de eindverantwoordelijkheid draagt, en hoe binnen de praktijk en met de patiënt wordt gecommuniceerd. De kwaliteit van de verslaglegging is essentieel. Er moet achteraf getraceerd kunnen worden wie wát heeft gedaan en wie dat heeft gecontroleerd. 2.1 Informatie en voorlichting Geef zo veel mogelijk relevante informatie In dit certificatieschema komt het informeren van de patiënt een aantal malen voor. Het is van belang dat de patiënt tijdens het gehele primaire proces waar relevant en nodig informatie krijgt. De tandarts moet de patiënt onder andere informatie geven over inhoudelijke aspecten van de behandeling. Daarbij moet hij de patiënt wijzen op de risico s die de behandeling met zich meebrengt. Volgens norm moet de tandarts de patiënt ook wijzen op de kosten die met de verschillende behandelalternatieven samenhangen. Dat wil niet zeggen dat tandarts de verzekeringsvoorwaarden moet uitleggen, maar het betekent wél dat hij de patiënt het advies geeft in zijn polis na te gaan waarvoor hij is verzekerd. Voor het beantwoorden van vragen van patiënten en voor het geven van advies heeft de NMT het TIP opgericht. Norm is, net als een aantal andere normen, afkomstig uit de Gedragsregels voor tandartsen. Toelichting bij 2.1.1b Het TIP is een landelijke patiënteninformatielijn die informatie geeft over tandheelkundige behandelingen. Het is een dienstverlening van de NMT aan patiënten. Bij het TIP werken informatrices die zijn opgeleid voor het geven van tandheelkundige voorlichting en die daar ervaring mee hebben. Normen 2.1.1a De patiënt wordt geïnformeerd over de diagnose, de therapie, de daaraan verbonden risico's, andere behandelingsmogelijkheden en de prognose. De tandarts zal deze mogelijkheden met de patiënt bespreken en kenbaar maken welke overwegingen voor hem aanleiding zijn om een bepaalde behandeling te adviseren. Daarbij zal hij zich niet beperken tot de strikt tandheelkundige aspecten, maar hij zal ook wijzen op de kosten die met de verschillende behandelalternatieven samenhangen

12 2.1.1b De patiënt wordt geïnformeerd over de mogelijkheid tot het stellen van vragen aan het Tandheelkundig Informatie Punt (TIP) 2.1.1c De patiënt wordt geïnformeerd over de mogelijkheid tot het vragen van een second opinion bij een collega-tandarts De tandarts geeft de patiënt informatie en voorlichting op een voor de patiënt begrijpelijke wijze met inachtneming van de onzekerheden die de uitoefening van het tandartsberoep met zich meebrengt De tandarts legt vast welke informatie aan de patiënt is gegeven. 2.2 Zorgverlening/behandeling In het patiëntendossier moet worden vastgelegd wát wánneer is uitgevoerd en met welk materiaal. Dit betreft meer dan de verrichtingenadministratie. Norm De patiënt ontvangt de tandheelkundige zorg zoals is afgesproken en/of vastgelegd in het zorgplan/behandelplan De verleende zorg en de uitgevoerde behandeling worden vastgelegd in het patiëntendossier (zie 2.8). 2.3 Professioneel handelen Het handelen conform de professionele standaard houdt in dat vakkennis en vaardigheden op peil worden gehouden en gedragsregels en praktijkrichtlijnen worden nageleefd. Dit geldt ook voor de richtlijnen met betrekking tot praktijkhygiëne, waaronder het gebruik van handschoenen en maskers. Toelichting bij Met professionele standaard wordt bedoeld: de zorgvuldige, op grond van wetenschap en ervaring aangewezen wijze van tandheelkundig handelen, zoals een gemiddeld bekwaam tandarts/ tandarts-specialist in gelijke omstandigheden zou doen, met middelen die in een redelijke verhouding staan tot het concrete behandelingsdoel. Toelichting bij Als het woord procedure wordt gebruikt, wordt bedoeld: een gedocumenteerde procedure. Normen De tandarts handelt conform de professionele standaard. Bij de uitoefening van zijn beroep neemt hij de eisen in acht die volgens de stand van de wetenschap en vigerende praktijkrichtlijnen redelijkerwijs aan hem mogen worden gesteld De tandarts hanteert een procedure met betrekking tot medische noodsituaties.