.. T^\ gemeente WOERDEN. Tel.nr.: Afd.: Planning en Control Bijlagen:

Transcriptie

1 .. T^\ gemeente WOERDEN VOORSTEL AAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS Gemeente Woerden 11 A Regislratiedatum: Behandelend afdeling Afgehandeld door/op: 02/03/2011 CZ Tekenstukken: JA D NEE Afschrift aan: Corina Kraan N.a.v. (evt. briefnrs.): Tel.nr.: Afd.: Planning en Control Bijlagen: Advies: 1. Voorstel voor onderzoeksplan Treasury Ik adviseer u met deze onderzoeksthema's in te stemmen. Geraadpleegd consulent Financieel: Juridisch: Personeel: Communicatie: ICT: Inkoop: datum: -i. HM 2011 nummer: afd.: raad: archief: on? a XiUyUvvWfy 2. Voor het Meerjarenonderzoeksplan adviseer ik u op dit moment nog geen keuze te maken uit de onderzoeksonderwerpen. 3. Het onderzoek: "Doelmatigheid inkopen en aanbesteden" als reserveonderzoek te benoemen. Paraaf afd. hoofd: Begrotingsconsequenties D JA NEE Opmerkingen leidinggevende/secretaris/portefeuillehouder: B. en W. d.d.: Besl.: (ev.nr.besl.lijst): 8 HAAIT 2011 ld 5 Cfm. Be&F. W W JW~ c 1 Naar raad ter kennisneming (weekmap): JA D NEE Portefeuillehouder: - wethouder Schreurs

2 Voorstel aan College van B. en W. Blad 2 van 6 Datu m: 22 februari 2011 Inleiding: Verordening op grond van artikel 213a Gemeentewet Conform de verordening onderzoekt het college periodiek of: bij de uitvoering van het gemeentelijk beleid wordt voldaan aan de eisen van doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur. de inrichting van de gemeentelijke organisatie (in de brede zin, de personeelsformatie, de informatievoorziening, de administratieve organisatie) en het gemeentelijk middelen beheer aan de gestelde eisen voldoet. Het college brengt schriftelijk verslag hiervan uit aan de raad. Doelmatigheid: het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen. Dit onderzoek richt zich primair op werkprocessen/taken en afdelingen. Doeltreffendheid: de mate waarin de gewenste prestaties en de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk behaald worden. Dit onderzoek vindt plaats op basis van het in de programma's of paragrafen geformuleerde doelen. De rol van de raad bij deze onderzoeken is kaderstellend. De verordening die de raad heeft vastgesteld, conform 213a, bevat deze kaders. Het stellen van de prioriteiten in het uitvoeren van onderzoeken is aan het college. Hierin voorziet het onderzoeksplan. Binnen twee raadsperiodes dient ieder programma, afdeling en paragraaf minstens eenmaal onderzocht te worden. Doel van de onderzoeken Het doel van de onderzoeken is tweeledig: -het inzicht geven over doelmatigheid van (onderdelen van) organisatieonderdelen van de gemeente en de uitvoering van taken door de gemeente en doeltreffendheid van (onderdelen van) programma's en paragrafen. -de aanbevelingen van de onderzoeken zijn gericht op het verbeteren van de doelmatigheid en de doeltreffendheid Lerende organisatie Vanaf 2005 zijn er 21 onderzoeken verricht: 5 onderzoeken in het kader van 213a, 3 onderzoeken door de raad, 13 onderzoeken door de rekenkamercommissie, waarvan 3 vervolgonderzoeken. In de vervolgonderzoeken kwam naar voren dat een groot deel van de aanbevelingen uit het raadsbesluit niet zijn uitgevoerd. Het idee leeft binnen gemeenteland dat veel zaken onderzocht worden, dat aan onderzoek veel geld en tijd besteed wordt, dat zinvolle aanbevelingen gedaan worden maar dat de aanbevelingen niet geïmplementeerd worden. Met als gevolg dat aan de zin van de onderzoeken getwijfeld wordt. Eerste belangrijke stap die daarom gezet moet worden is te analyseren waarom de aanbevelingen niet geïmplementeerd worden en te komen tot een systematiek die implementatie van aanbevelingen een natuurlijk onderdeel van de gemeentelijke werkwijze maakt.

3 Voorstel aan College van B. en W. Blad 3 van 6 Onderzoeksonderwerpen 2011 In 2011 zal onderzocht worden in hoeverre onderzoeksaanbevelingen uit voorgaande jaren geïmplementeerd zijn. Ook de borging van onderzoeksaanbevelingen in toekomstige jaren komt hierbij aan bod. Omdat dit veel tijd en aandacht zal vragen zal in 2011 één artikel 213a onderzoek uitgevoerd worden. Het uit te voeren onderzoek conform artikel 213a voor 2011 is: Treasury Toelichting Het onderwerp Treasury staat sinds 2008 op het onderzoeksplan echter is door gebrek aan capaciteit niet uitgevoerd. Wie beslist op basis waarvan welk geld voor welke termijn tegen welke kosten waarvandaan gehaald wordt en welk geld waar voor hoe lang tegen welke opbrengst uitgezet wordt. Wie kijkt er mee en wat wordt er vastgelegd? Welke risico's worden genomen en welke niet. Worden college en raad voldoende geïnformeerd? Mogelijke onderzoeksvraag is "In hoeverre is de organisatie en uitvoering van de treasuryfunctie conform wet- en regelgeving en dusdanig dat beheersing van de risico's redelijkerwijs kan worden verwacht. Wordt het college en de raad voldoende geïnformeerd?" Nadere uitwerking volgt. De onderzoeksopzet zal ter kennisgeving worden aangeboden aan het college. Meerjarenonderzoeksplan Op de longlist staat een groot aantal onderwerpen. Een aantal van deze onderwerpen komt in ieder geval niet in 2011 niet in aanmerking voor een onderzoek. Reden hiervoor is dat ofwel de rekenkamercommissie in 2011 een vergelijkbaar onderzoek uitvoert, ofwel dat er op de betrokken afdeling al een aantal keer een 213a onderzoek heeft plaatsgevonden. De rekenkamercommissie heeft aangegeven in 2011 de onderwerpen Defensie-eiland, Wijkgericht werken, uitvoering milieubeleid en vervolgonderzoek Verbonden Partijen te onderzoeken. Deze onderwerpen worden daarom niet voorgesteld voor een 213a onderzoek in Binnen twee raadsperiodes dient ieder programma, afdeling en paragraaf minstens eenmaal onderzocht te worden. In het overzicht hieronder is te zien dat de afdeling onderwijs&welzijn al drie keer betrokken is bij 213a onderzoeken. Het ligt daarom niet voor de hand om een onderzoek te doen op de huidige afdeling Samenleving. Niet in aanmerking komen voor 2011: Doelmatigheid leerlingenvervoer Gevolgen verdwijnen Plein 2 Wijkcentra Defensie eiland Relatie Verbonden partijen Wijkbeheer Wijkplatforms Reden Afdeling recent betrokken bij 213a onderzoek Afdeling recent betrokken bij 213a onderzoek Afdeling recent betrokken bij 213a onderzoek

4 Voorstel aan College van B. en W. Blad 4 van 6 Op de longlist staan nog diverse andere onderwerpen. Deze onderwerpen kunnen in 2011 of daarna onderzocht worden: Doelmatigheid inkopen en aanbesteden Personeels en/of salarisadministratie Reïntegratie - effectiviteit uitstroombeleid Schuldhulpverlening doeltreffendheid Wegenonderhoud Evaluatie Projectmatig werken Automatisering/ICT Omgevingsloket Ik stel voor dat er nog geen keuze gemaakt wordt voor onderzoeken in 2012 en verder. Bij het kiezen van een onderzoek 213a is het van belang om met de actualiteit rekening te kunnen houden en flexibel te kunnen zijn in de onderzoekskeuze. Nieuwe onderwerpen kunnen toegevoegd worden en meer prioriteit hebben, andere onderzoeksonderwerpen kunnen achterhaald blijken. Wel is het van belang om alvast een reserveonderwerp te benoemen. Dit reserveonderzoek wordt uitgevoerd wanneer bij nader analyse blijkt dat de onderwerpen uit het jaarplan niet geschikt te zijn of wanneer er nog tijd is voor een derde onderzoek. Voorstel reserveonderzoek: Doelmatigheid inkopen en aanbesteden Werkwijze De werkwijze bij de onderzoeken is als volgt: het onderzoek wordt uitgevoerd door de afdeling Concernzaken. Het onderzoek bestaat deels uit deskresearch, waar bij wordt gekeken naar te realiseren en gerealiseerde doelen, beschikbare middelen, de administratieve organisatie, rechtmatigheid e.d. Indien mogelijk wordt op basis van benchmarkgegevens een eerste oordeel gegeven over de doelmatigheid. Vervolgens vinden enkele interview plaats met medewerkers en externe betrokkenen om het beeld van het onderzoeksterrein aan te scherpen. Tot slot worden op basis van de bevindingen conclusies getrokken en aanbevelingen geformuleerd. Een en ander vindt in nauw overleg met het betrokken afdelingshoofd plaats. De bedoeling van het onderzoek is namelijk niet primair te confronteren, maar het verbeterpotentieel maximaal te benutten. De uitvoering van de aanbevelingen (voor zover daadwerkelijk vastgesteld door directie/college) wordt bewaakt via de checksessies. Na ongeveer een jaar, vindt rapportage over de voortgang van de uitvoering plaats. Onderzoeken tot nu toe. In 2007 is voor het eerst serieus met het verrichten van onderzoeken op grond van art 213a begonnen. Tot nu toe zijn de volgende onderzoeken uitgevoerd: Jaar Onderwerp afdeling programma 2007 Beheer gemeentelijke begraafplaatsen Burgerzaken Kwaliteit 2008 Beheer gemeentelijke binnensportaccommodaties Onderwijs & Welzijn Levendig 2009 Uitvoering beleid m.b.t. budgetsubsidies Onderwijs & Welzijn divers 2009 Onderzoek naar ontstaan exploitatietekort overdracht Openbaar primair Onderwijs Onderwijs en Welzijn Jong 2010 Uitvoering Nota Wonen Ruimtelijke ontwikkeling Bouwt

5 Voorstel aan College van B. en W. Blad 5 van 6 Toelichting Concernzaken beschikt niet over een onderzoeksbudget, wat betekent dat de onderzoeken in eigen beheer worden uitgevoerd. Dit blijkt een redelijk arbeidsintensieve klus te zijn. Dat heeft ertoe geleid dat niet alle onderzoeken binnen de planning zijn uitgevoerd, maar ook dat naar samenloop met andere activiteiten wordt gezocht. Zo is het in 2008 geplande onderzoeksthema 'paragraaf weerstandvermogen' meegenomen in de beleidsnota Risicomanagement, die in november 2008 door Planning & Control ter besluitvorming is aangeboden. In het onderzoeksplan 2010 is het aantal te verrichten onderzoeken teruggebracht naar 2. Er is echter slechts een onderzoek uitgevoerd. Con co^t^-z^kc^ In 2011 is er wel capaciteit beschikbaar op de afdeling Planning en Gontrol. Tevens kan er, onder begeleiding van de betrokken controller, een onderzoek uitgevoerd worden door een student in het kader van de opleiding bedrijfskunde. Bevoegdheid: College stelt het onderzoeksplan vast. De raad wordt op de hoogte gesteld van het onderzoeksplan. Beoogd effect: Uitvoering geven aan wettelijke verplichting Inzicht en verbetering van de organisatie. Argumenten: Kanttekeningen: CoiA C t^ ^ -Z-cih e *v Manning &'Control beschikt niet over een onderzoeksbudget, wat betekent dat de onderzoeken in eigen beheer worden uitgevoerd. Dit blijkt een redelijk arbeidsintensieve klus te zijn. Dat heeft ertoe geleid dat niet alle onderzoeken binnen de planning zijn uitgevoerd, maar ook dat naar samenloop met andere Financiën: N.V.T. Uitvoering:

6 Voorstel aan College van B. en W. Blad 6 van 6 Communicatie: De raad en de rekenkamercommissie worden geïnformeerd over het onderzoeksplan Samenhang met eerdere besluitvorming: Verordening 213a Bijlagen: