Vergroot de betrokkenheid in je sportraad

Transcriptie

1 Vergroot de betrokkenheid in je sportraad

2 Inleiding Initiatieven in Izegem Stijn Werbrouck Sportfunctionaris-diensthoofd sportpromotie Izegem Zwembaden en intergemeentelijke samenwerking

3 Inleiding Vergroot of verhoog de betrokkenheid in de sportraad! Op het HOE? bieden we tijdens deze sessie graag een antwoord. Natuurlijk met praktijkvoorbeelden uit Ranst, Antwerpen en Zottegem. Tijdens het deeltje 'speeddating' of beter speedfriendshipping leer je andere sportraden kennen en wissel je ervaringen en ideeën uit.

4 Inleiding Betrokkenheid verhogen in oké maar eerst heb je gemotiveerde mensen/vrijwilligers nodig. Ook daarover zullen we spreken! Oké maar

5 Inleiding Izegem 1. lokken van mensen: door de raad te betrekken bij de beleidsvoering meer macht aantrekkelijker! Het jaar voor de verkiezing werd er een toekomstvisie opgemaakt door de sportraad. Ook nog voor de verkiezing werd er een ambitienota 2.0 geschreven. De nieuwe ploeg schreef intussen een heus sportbeleidsplan.

6 Inleiding Izegem 2. Betrokkenheid verhogen: door de manier van vergaderen Post-it verhaal! Kleinere groepen geen extra werkgroepen! Kunnen we nog veel in leren!

7 Timing is alles! Sessie van 14u15 tot 16u15 Twee grote stukken: 1. Praktijkvoorbeelden 1 uur 2. Speedfriendshipping 1 uur

8 Jeugdraad wordt themacafé Stefan Oorts Jeugdconsulent - Ranst Zwembaden en intergemeentelijke samenwerking

9 Artikel Dropzone december 2013

10 Hoeveel hou jij van de sportraad? Gijs Leyman Sportantenne district Antwerpen vzw Antwerpen Sportstad Zwembaden en intergemeentelijke samenwerking

11 Hoeveel hou jij van de sportraad? Aanleiding District Antwerpen Relatietest Resultaten Verdere plannen

12 Hoeveel hou jij van de Aanleiding sportraad? Nieuw werkkader stedelijke adviesraden Adviesraad adviseert het beleid Inspraak Nieuwe structuur Gevolg voor districtssportraad Antwerpen?

13 Hoeveel hou jij van de sportraad? Sportraad district Antwerpen Nieuwe verkiezingen in 2013 Graag nieuw bloed + motivatie huidige leden Hoe werven?

14 Hoeveel hou jij van de sportraad? Relatietest (digitale bevraging) Hoe wordt de sportraad gepercipieerd? 1. De sportraad betekent voor mij A. Een groepje sportfreaks. B. Een club grijze, oude & wijze mannen. C. Een moment waar je informatie krijgt over activiteiten van ander verenigingen, subsidies en sportprojecten. Afvaardiging van clubs naar sportraad? 3. Hoe maakt je vereniging de keuze om iemand af te vaardigen in de sportraad? A. Wie zich kandidaat stelt, wordt aanvaard. B. Er stelt zich nooit iemand kandidaat. We duiden dan één van de gepensioneerde leden aan: mensen met tijd! C. Om de 3 jaar vragen we alle vrijwilligers. Het bestuur selecteert 3 kandidaten. Een SMS-wedstrijd onder de leden bepaalt wie er wint.

15 Hoeveel hou jij van de Relatietest sportraad? Ben ik gemotiveerd om in de sportraad te zetelen? 6. Duid aan welke stelling voor jou van toepassing is: A. Mijn aanwezigheid in de sportraad is belangrijk omdat ik dan de werking en de problemen van mijn vereniging onder de aandacht kan brengen. B. De sportraad is voor mij een jaarlijks, ludiek ontmoetingsmoment met ander verenigingen. Meestal praten we wat bij met een goed glas wijn of een fris pintje bier. C. De sportraad is een plaats waar ik ander sportievelingen vind en waar ik samen met anderen ondersteuningsmaatregelen kan uitwerken voor het verenigingsleven.

16 Hoeveel hou jij van de sportraad? Resultaat (voorbeeld) De sportraad: je hartsvriend(in) (12 tot 17 punten) De sportraad is voor jou een boezemvriend(in) geworden. Je kan er met je vragen en problemen terecht en je toont je ook trouw van jouw kant. Regelmatig neem je deel aan de vergaderingen. Je bent ook bereid je er voor in te zetten, zonder dat je daar altijd direct iets voor terugkrijgt. Maar je mag ook wat meer openheid tonen naar je vereniging. Zo ben jij voornamelijk op de hoogte van wat er gebeurt en daar blijft het bij. Je inbreng op vergaderingen wordt zelden gevoed met ideeën van andere bestuursleden uit je vereniging. Goede vrienden moet je echter kunnen delen. Zo ook de informatie die je op de sportraad brengt en te horen krijgt. Het is duidelijk dat je nood hebt aan wat teambuilding en groepsgeest. Volg daarom de deel-je-vrienden -therapie.

17 Hoeveel hou jij van de Therapie sportraad? Deel-je-vriendentherapie De sportraad is dus je hartsvriend(in). Je bent als organisatie niet slecht bezig, maar aan relaties, ook goede, moet gewerkt worden. Het is vooral een kwestie om van je omgang met de sportraad een echte cultuur te maken binnen de eigen organisatie. Je moet je vrienden leren delen! Doe eens iets samen met de sportraad! De sportraad is niet alleen een praatcafé. Je kan de sportraad ook gebruiken om samen te werken met andere verenigingen. Elke goede relatie is vooral een spannende relatie. Ontgin nieuwe terreinen, experimenteer, adem nieuwe lucht in! Ook binnen de sportraad kan je je als organisatie laten meeslepen om een spannend idee mee uit te werken. Op die manier blijft de sportraad niet beperkt tot advisering, maar versterkt hij ook het sportbeleid. Jij en de sportraad: een liefde die mag gezien worden! Heb niet alleen op bestuursvergaderingen aandacht voor de sportraad. Gebruik ledenvergaderingen of je tijdschriften website om de sportraad onder de aandacht te houden. Je achterban, de leden en de sympathisanten zijn benieuwd naar de rol van hun geliefde vereniging in de sportraad. Op die manier worden ze ook betrokken bij het stedelijk sportbeleid. Hou de geesten scherp! Verandering van spijs doet eten. Dat gaat ook op voor je relatie met de sportraad. Laat een afgevaardigde na een tijdje de kans om andere dingen te doen en geef ruimte aan verjonging en vernieuwing. Je vertegenwoordiger is geen citroen! Het is onmogelijk om van mensen jarenlang hetzelfde dynamisch engagement te verwachten. De ideale afgevaardigde van jouw organisatie in de sportraad vandaag, is morgen misschien liever met iets anders bezig. Op hetzelfde moment wachten anderen binnen of buiten het bestuur op hun kans om hun beste beentje voor te zetten.

18 Hoeveel hou jij van de Resultaten sportraad? 28 volledige reacties 12 externen (nog geen lid van de sportraad) Opnieuw gecontacteerd 2 nieuwe gezichten in de sportraad

19 Hoeveel hou jij van de sportraad? Nuttig? Simpele, handige tool Interesse opwekken Achterliggend (hervormings)plan

20 Hoeveel hou jij van de sportraad? Verdere plannen met sportraad district Antwerpen Open en laagdrempelig Nadruk op inwoners van het district Nieuwe dynamiek Werkgroepen

21 Over de gemeentegrenzen heen Tips & tricks Jo Zwaenepoel Sportfunctionaris Zottegem Zwembaden en intergemeentelijke samenwerking

22 Over de gemeentegrenzen heen Tips & tricks

23 Vergroot de betrokkenheid in je sportraad Definitie: het betrokken zijn bij de belangen van iemand of iets Voorbeelden: `betrokkenheid van werknemers eisen, `maatschappelijke betrokkenheid` Synoniem: commitment Betrokkenheid: Identificeert zich met de eigen organisatie/onderzoek en levert extra inspanning in het belang daarvan. Band - Engagement Geëngageerd Geëngageerdheid - Verbondenheid

24 Vergroot de betrokkenheid in je sportraad

25 Uitgangspunt: Vergroot de betrokkenheid in je sportraad Voor ALLEN die GEÏNTERESSEERD zijn in het SPORTGEBEUREN van de GEMEENTE Deze definitie is zowel voor het individu als voor de verenigingen, scholen, organisaties, instellingen, journalisten, experts of deskundigen, commerciële sportaanbieders enzomeer bestemd.

26 Vergroot de betrokkenheid in je sportraad Onafhankelijk advies m.b.t. beleidsveld sport Meerjarenplanning -> betrekken + advies Jaarrekening -> bespreken Samenstelling vrij maar Beantwoorden aan gemeentedecreet Procedure: begin 2013: nieuwe SR cfr. huidige SVA-decreet 2013: nieuw bestuur en sportraad denken na over een eventuele nieuwe samenstelling i.f.v. nieuwe decreet lokaal sportbeleid ten vroegste vanaf of later: eventueel werking met nieuwe samenstelling sportraad

27 Nieuwe samenstelling sportraad COÖRDINATIETEAM VAN SPORTRAADADVISEURS NAAM FUNCTIE M/V ROMAN schepen van sport m DE VRIEZE voorzitter m DE GEYTER ondervoorzitter m HAEGEMAN adviseur v VANDEGEHUCHTE adviseur m VAN DEN BERGHE adviseur v VAN DER GUCHT adviseur m DE WEER adviseur m ZWAENEPOEL sportfunctionaris m

28 Vergroot de betrokkenheid in je sportraad Samenstelling coördinatieteam Zottegem (advies): Sportorganisator (sportakern Zottegem), G-sport (Psylos), individuele sport (zwemmen, judo, badminton), ploegsport (basketbal) en wielertoerisme. Waarnemende leden: schepen van sport (beleid) en sportfunctionaris/secretaris (uitvoering) Belangstellenden = Algemene vergadering 1 x per jaar zijn de leden, zie uitgangspunt Geïnteresseerden = Pool van geëngageerden = hieruit komen de adviseurs voor samenstelling com. Ad hoc.

29 Logo sportraad Vergroot de betrokkenheid in je sportraad Logo sportdienst

30 Over de gemeentegrenzen heen SPORTbeRAAD organisatie van ILV regiosportdienst Zuid-Oost-Vlaanderen Aalst Denderleeuw - Erpe-Mere - Geraardsbergen - Haaltert - Herzele - Lede - Lierde - Ninove - Sint-Lievens-Houtem Zottegem - Bloso - Provincie Oost-Vlaanderen dienst sport gastspreker Dhr. Pierre Van Thillo ervaringsdeskundige sport

31 Programma Over de gemeentegrenzen heen - 19u30: ontvangst & koffie of drankje - 19u45: verwelkoming en situering door Pierre Van Thillo, sportervarings-deskundige: samenstelling van de sportraad - 20u15: bespreking in werkgroepen: voorstelling aanwezigen - aantal leden voor de raad van bestuur - werken met secties of niet. - 20u40: bespreken in werkgroepen: Toekomstvisie Waar ziet de sportraad zichzelf staan binnen 6 jaar? Wat zijn de verwachtingen voor de komende 6 jaar? Wat zou er anders moeten en wat kan er zeker blijven?

32 Over de gemeentegrenzen heen Programma - 21u00: cartoon filmpjes en overlopen resultaten - 21u20: stappenplan en timing voor het opstellen van een nieuwe Algemene vergadering en raad van bestuur van de sportraad (door sportraad Ninove) - 21u30: afsluiter en receptie Doel: leden van de sportraden binnen een bepaalde regio kunnen ideeën uitwisselen in functie van thema s/stellingen en kunnen ze achteraf in een lokale context toepassen.

33 Over de gemeentegrenzen heen 1. Een sterk advies kan het beleid niet negeren. Het advies heeft tevens de steun van de sportdienst Sterke adviezen. Waarom? Daarom! 2. Een advies komt tot stand: Op vraag van het beleid Op eigen initiatief Beleid en sportdienst blijven geïnformeerd over de groei van een advies of hoe het advies tot stand kom AUB ziet advies groeien. AUB begrijpt de DAAROM

34 Over de gemeentegrenzen heen

35 Over de gemeentegrenzen heen 4. Geven en nemen om te kunnen delen. Sportraad geeft sterke adviezen en ontvangt daardoor erkenning, respect en wordt gewaardeerd; iedereen gelukkig. 5. De Vlaamse TrainersSchool vormt trainers; de sportraad heeft geen Vlaamse AdviesSchool. De sportfunctionaris is een professional, de schepen kan een politieke scholing krijgen; de adviseur heeft niets van scholing Tip: sportraadadviseurs kunnen bijscholing volgen: werking openbaar bestuur teamwork P.R. communiceren vrijwilligersproblematiek - Partners: sportdienst ISB dynamoproject

36 Over de gemeentegrenzen heen

37 Over de gemeentegrenzen heen 6. De sportraadvoorzitter begrijpt de tal van de politici, is de onzichtbare adviseur. Het is de schepen die officieel uw advies verkondigt. De adviseur kan onzichtbaar luisteren. Tip: Treed niet in plaats van de politiek (of van de sportdienst), speel geen burgemeester.

38 Over de gemeentegrenzen heen

39 Meer info Sportdienst Zottegem Bevegemsevijvers Zottegem sportdienst@zottegem.be 09/ Contactpersoon: Jo Zwaenepoel jo.zwaenepoel@zottegem.be

40 Speeddating Rika Rits Sportfunctionaris Brecht Zwembaden en intergemeentelijke samenwerking

41 Situatieschets Algemene Vergadering Sportraad Saaie verplichte vergadering éénrichtingsverkeer Weinig interactie Geen betrokkenheid Rijtje van bestuursleden vooraan Tribune opstelling

42 Evaluatie Over een nieuwe boeg gooien Brainstorm over mogelijkheden Iets extra toevoegen Interactief Meer betrokkenheid creëren Speeddaten?

43 Speeddaten

44 Doel / beoogd resultaat Kennismaken met andere leden Ideeën opdoen eigen clubwerking Informatie en kennis uitwisselen Netwerk uitbreiden Een band creëren en versterken Verbondenheid Betrokkenheid

45 Werkwijze Tijdens Algemene Vergadering Goede voorbereiding vooraf Grote groep 100 leden Opsplitsing in 3 groepen Gekleurde naamstickers (3 kleuren) 3 lange tafels met kleurthema Sfeer creëren: theelichtjes,

46 Gesprek 1 op 1 Korte voorstelling Werkwijze Naam + club/organisatie + functie Kort gesprek 5 minuten Meteen to the point Niet diepgaand Belsignaal = doorschuiven Doorschuifsysteem!

47 Tafelopstelling

48 Doorschuifsysteem Waterdicht systeem voorzien Slechts 1 zijde per tafel schuift door Tafeleinde opvolgen Bekenden langs dezelfde tafelzijde Doorschuiven vooraf aankondigen Streng zijn (plakkers) Reserve voorzien (oneven)

49 Enkele tips Notitiepapier voor deelnemers Fiches als hulpmiddel gesprek Gespreksonderwerpen Oplijsting relevante thema s Vragen formuleren per thema Strategische pionnen inschakelen Bestuursleden sportraad met opdracht Zelf ook deelnemen!

50 Enkele bedenkingen Fiches worden beperkt gebruikt Geen vat op gespreksonderwerpen Eénmalig? Speeddaten is vooral zelfverrijkend tenzij Post-it beste idee (in verslag) Zelf deelnemen Strategische pionnen

51 Tot slot Samengevat Positieve reacties van deelnemers Meer betrokkenheid! Meer positieve effecten dan verwacht Enkele lijstjes ter inspiratie

52 Benodigde materialen Stoelen en tafels in lange rijen Kookwekkertje Theelichtjes en aansteker Naamstickers in 3 kleuren Tafelpapier in 3 kleuren Knabbelnootjes Notitiepapier en balpennen Fiches per thema met vragen

53 Groepsindeling ROOD sportclubs volwassenen GROEN sportclubs jeugdwerking schoolsportgangmakers BLAUW sportclubs met eigen kantine organiserende clubs

54 Voorbeeld fiche sponsoring Is het voor je club eenvoudig om sponsors te vinden? Waar ga je sponsors zoeken Heb je een sponsordossier? Wat is de return die je aanbiedt aan sponsors? Wat verwacht je van de sponsor?

55 Leer de andere aanwezige sportraden en hun werking kennen Speeddating in de praktijk Zwembaden en intergemeentelijke samenwerking

56 Werkwijze 1 op 1 gesprek 5 minuten (belsignaal) Stoelendans Korte introductie naam gemeente/organisatie functie Fiches per thema Noteer contactgegevens?

57