RisicoAnalyse PsychoSociale aspecten (RAPS-i) Met behulp van de vragenlijstmethode

Transcriptie

1 WG RisicoAnalyse PsychoSociale aspecten (RAPS-i) Met behulp van de vragenlijstmethode

2 Inhoud 1. Risicoanalyse psychosociale aspecten: de vragenlijstmethode Twee methodes voor een risicoanalyse Voor- en nadelen van de vragenlijstmethode Voordelen van beide methodes combineren Frequently Asked Questions Kwaliteit? Inhoud? Inhoud wijzigen? Afname? Anonimiteit? Resultaten? Preventiemaatregelen? Timing? Persoonlijke feedback...14

3 1. Risicoanalyse psychosociale aspecten: de vragenlijstmethode Als werkgever bent u verplicht om een risicoanalyse uit te voeren van de mogelijke psychosociale risico s voor uw werknemers (Welzijnswet 4/8/1996). Geen eenvoudige opdracht en daarom ontwikkelde Groep IDEWE samen met de KU Leuven een vragenlijst: RAPS-i. 2. Twee methodes voor een risicoanalyse De vragenlijstmethode is een standaardvragenlijst met meerkeuzevragen en levert cijfers op in de vorm van grafieken en tabellen. De gespreksmethode bestaat uit groeps- of individuele interviews en resulteert in een verslag. Belangrijk Er bestaat geen beste methode! U kiest de methode die op dat moment het meest geschikt is voor uw organisatie. Elke methode heeft immers voor- en nadelen. Aangezien in deze brochure de focus ligt op de vragenlijstmethode, bespreken we bondig de voor- en nadelen van deze methode. 3

4 3. Voor- en nadelen van de vragenlijstmethode Voordelen Alle werknemers kunnen worden bevraagd terwijl het bij de gespreksmethode om een steekproef van werknemers gaat. De afname gebeurt bovendien volledig anoniem. - Bij minder dan 50 werknemers raden we de gespreksmethode aan. - Vanaf ± 50 werknemers kan u kiezen voor de vragenlijstmethode of voor de gespreksmethode. - Vanaf > 500 werknemers is de vragenlijstmethode het meest aangewezen. Naast stressoren (of mogelijke oorzaken van stress) worden ook stressindicatoren (of mogelijke gevolgen van stress) in kaart gebracht. Dit laatste is moeilijker met de gespreksmethode. Overzichtelijke resultaten in tabellen en grafieken. Gemakkelijk vergelijkbare resultaten, onderling of met een referentiegroep, waardoor een problematische groep kan worden geïdentificeerd. Groepen kunnen bijvoorbeeld gebaseerd zijn op functie, departement of vestiging. Objectiviteit want iedereen krijgt exact dezelfde vragen en de antwoorden worden niet beïnvloed door de interviewer. Volledigheid want er kunnen geen topics overgeslagen worden. Mogelijkheid tot persoonlijke feedback (zie punt 6). Nadelen Het gaat om een gestandaardiseerde vragenlijst waardoor het aanpassen van vragen op maat van uw onderneming moeilijker wordt. Dit kan deels opgevangen worden door zelf enkele vragen toe te voegen. Door de meerkeuzevragen kan er geen extra uitleg gegeven worden bij een vraag (zoals bij een interview). Dit kan deels opgevangen worden door open vragen toe te voegen. 4. Voordelen van beide methodes combineren Indien u de voordelen van beide methodes wil combineren, kan er ook eerst een vragenlijst worden afgenomen, waarna er in groepsgesprekken (met of zonder hulp van IDEWE) dieper wordt ingegaan op de resultaten en bijpassende maatregelen worden opgesteld. 4 RISICOANALYSE PSYCHOSOCIALE ASPECTEN (RAPS-I)

5 5. Frequently Asked Questions 5.1. Kwaliteit? Groep IDEWE ontwikkelde de RAPS-i in nauwe samenwerking met onderzoekers van het departement arbeids- en organisatiepsychologie van de KU Leuven. Zo garanderen we dat de vragenlijst: 1. wetenschappelijk onderbouwd is, 2. voldoet aan de wettelijke inhoudelijke criteria, 3. relevant is voor de praktijk Inhoud? Oorzaken van psychosociaal welzijn: de 5 A s Vragen worden gesteld over de arbeidsorganisatie, arbeidsinhoud, arbeidsvoorwaarden, arbeidsomstandigheden en de arbeidsverhoudingen conform het koninklijk besluit. Bij elk onderdeel wordt nagegaan waar het fout loopt maar ook wat goed is. Psychosociaal welzijn op het werk Ook worden er welzijnsindicatoren bevraagd, zowel de negatieve (pesterijen, agressie, ongewenste intimiteiten, discriminatie, burn-out, stress, ziekteverzuim) als de positieve (tevredenheid, blijfintentie en bevlogenheid) gevolgen. 5

6 Theoretisch model Het Job Demands-Rescources Model is het meest gangbare theoretische model in de huidige wetenschappelijke literatuur rond het psychosociaal welzijn op het werk. Eenvoudig geformuleerd stelt dit model dat er hulpbronnen en hinderpalen aanwezig zijn op de werkvloer. De hulpbronnen geven energie en motiveren ons, terwijl de hinderpalen energie vragen en ons demotiveren. Dit heeft een effect op de (on)welzijnsindicatoren die op hun beurt weer van invloed zijn op de hulpbronnen en hinderpalen. HINDERPALEN HULPBRONNEN NEGATIEVE UITKOMSTEN (ONWELZIJNSINDICATOREN) POSITIEVE UITKOMSTEN (WELZIJNSINDICATOREN) Verschil met tevredenheidsenquête Bij tevredenheidsenquêtes gaan onderzoekers ervan uit dat het aanpakken van aspecten van ontevredenheid automatisch leidt tot een hoger welzijn, terwijl bij de RAPS-i advies wordt gegeven over te nemen maatregelen aan de hand van statistische verbanden tussen de aan- of afwezigheid van hinderpalen/hulpbronnen en (on)welzijnsindicatoren. Bijvoorbeeld: Zo kan het zijn dat werknemers ontevreden zijn over hun loon, maar wordt er geen samenhang gevonden met psychosociaal welzijn, waardoor loon niet weerhouden wordt als werkpunt. Verder voldoet de RAPS-i aan de wettelijke criteria voor een risicoanalyse psychosociale aspecten, wat niet van alle tevredenheidsenquêtes kan gezegd worden. 6 RISICOANALYSE PSYCHOSOCIALE ASPECTEN (RAPS-I)

7 5.3. Inhoud wijzigen? De basisinhoud van de vragenlijst kan niet worden gewijzigd omdat het veranderen van één of meerdere vragen de betrouwbaarheid van de vragenlijst aantast. Bovendien maakt dit de ver gelijking met de referentiegroep onmogelijk. Bepaalde aanpassingen kunnen wel zoals het toevoegen van: Opsplitsingen (in een gesloten vraag). Zo kunnen werknemers in verschillende groepen worden opgedeeld. Bijvoorbeeld ik werk op dienst: X, Y, Z, of Bent u man of vrouw?. Wettelijk gezien is het verplicht om de leeftijd, het dienstrooster en het contracttype te bevragen. Deze 3 opsplitsingen worden dan ook gratis aangeboden. Extra vragen op maat. Zowel meerkeuzevragen (= gesloten vragen) als open vragen zijn mogelijk. Extra modules, bijvoorbeeld over agressie, alcoholgebruik of stijl van leidinggeven Afname? U kan kiezen voor: Elektronische afname: werknemers ontvangen een persoonlijke link via of surfen naar een weblink op het intranet. Papieren afname: werknemers ontvangen de papieren vragenlijst via de interne of gewone post, maar een collectieve afname is ook mogelijk. Ingevulde vragenlijsten worden ofwel gedeponeerd in een afgesloten collectebus van Groep IDEWE in de onderneming, ofwel opgestuurd via een retouromslag (al dan niet voorgefrankeerd), ofwel opgehaald (na de collectieve afname). Voor en nadelen: elektronische afname - papieren afname 1. Elektronische afname Is goedkoper en sneller. De respons kan opgevolgd worden. Herinneringen kunnen worden uitgestuurd (indien nodig). Voordeel van een persoonlijke link via - Een onderbreking tijdens het invullen is mogelijk. - De vragenlijst kan slechts eenmaal worden ingevuld. Voordeel van een weblink: biedt een groter gevoel van anonimiteit. mogelijkheid tot persoonlijke feedback (zie punt 6). 7

8 2. Papieren afname Wanneer elektronische afnames niet mogelijk zijn omdat de werknemers (of een deel ervan) niet beschikken over een computer. Als er een groter wantrouwen bestaat voor een elektronische afname omwille van de privacy. Hierbij boezemt een collectieve afname het meeste vertrouwen in: - Het invullen gebeurt door iedereen op hetzelfde moment, en wordt ingeleid door de preventieadviseur psychosociale aspecten. - Alle vragenlijsten worden nadien onmiddellijk afgegeven aan Groep IDEWE. - De afname verloopt snel, de respons is maximaal en er heerst een groot gevoel van anonimiteit Anonimiteit? Elk onderzoek van Groep IDEWE moet worden voorgelegd aan de ethische commissie, die waakt over de privacy. Concreet betekent dit dat alle gegevens (zowel ingevulde vragenlijsten als ruwe data) bij Groep IDEWE blijven. Wettelijk gezien mag u als werkgever namelijk geen (mentale) gezondheidsgegevens verzamelen. De ethische commissie zorgt er verder voor dat de data niet gedeeld worden met de werkgever en de anonimiteit van elke individuele werknemer gewaarborgd wordt! De werkgever krijgt enkel de verwerkte resultaten van groepen van minstens 6 respondenten te zien. 8 RISICOANALYSE PSYCHOSOCIALE ASPECTEN (RAPS-I)

9 5.6. Resultaten? Grafieken en tabellen Bij de verwerking van de resultaten wordt nagegaan of de hinderpalen/ hulpbronnen en (on)welzijnsindicatoren statistisch significant meer of minder voorkomen in vergelijking met een referentiegroep. Een vergelijking is mogelijk met de gemiddelde Vlaamse, Waalse of Belgische werknemer. Bij opsplitsingen worden de subgroepen ook vergeleken met de rest van de organisatie. Alle schalen worden u gepresenteerd op een overzichtelijke manier door grafieken. Bovendien ontvangt u tabellen met alle antwoorden per vraag per door u gekozen subgroep. Beslissingsruimte Ontplooiingsmogelijkheden * Sociale steun leidinggevende Sociale steun collega s Inspraak Arbeidsvoorwaarden Benchmark Organisatie X Zo zien we in dit voorbeeld de scores van organisatie X voor enkele hulpbronnen vergeleken met de gekozen benchmark of referentiegroep. Hoe hoger een score, hoe beter. In organisatie X valt het bijvoorbeeld op dat er maar 22% van de werknemers voldoende ontplooiingsmogelijkheden rapporteert. Dit is significant minder dan de 42% in de referentiegroep. 9

10 Overzichtsschema Vervolgens worden de resultaten voor u overzichtelijk samengevat aan de hand van het gehanteerde theoretisch kader op volgende manier: Rood = uw organisatie scoort significant slechter dan de gekozen referentiegroep. Groen = uw organisatie scoort significant beter dan de gekozen referentiegroep. Grijs = uw organisatie scoort niet significant beter of slechter dan de gekozen referentiegroep. Hinderpalen Work-life interference Werkdruk Te weinig werk Emotionele eisen Cognitieve eisen Overuren Jobonzekerheid Functieonzekerheid Conflicten Rolconflict Arbeidsomstandigheden Onwelzijnsindicatoren Ziekteverzuim Stress Emotionele uitputting Distantie Burn-out Pesterijen Geweld Ongewenste intimiteiten Discriminatie Hulpbronnen Beslissingsruimte Ontplooiingsmogelijkheden Sociale steun leidinggevende Sociale steun collega s Inspraak Arbeidsvoorwaarden Procedures Structuur Systeem Strategie Cultuur Vertrouwenspersoon gekend Welzijnsindicatoren Tevredenheid Bevlogenheid Blijfintentie 10 RISICOANALYSE PSYCHOSOCIALE ASPECTEN (RAPS-I)

11 Een bijkomende troef van de RAPS-i is de weging van de resultaten. Als uw organisatie sterk verschilt van de referentiegroep op aspecten zoals geslacht, leeftijd en diploma, dan zorgt deze weging er voor dat dergelijke verschillen de resultaten niet beïnvloeden. Wordcloud Handig is ook de wordcloud die de resultaten voorstelt op een intuïtieve manier. Het geeft snel een beeld van de grootste verschillen tussen uw organisatie en de gekozen referentiegroep. Hoe groter het lettertype, hoe groter het verschil. Hier verwijst rood naar een (al dan niet significant) slechtere score, terwijl groen verwijst naar een (al dan niet significant) betere score dan de gekozen referentiegroep. Functieonzekerheid Work-life interference Structuur Ziekteverzuim Sociale steun collega s Overuren Vertrouwenspersoon gekend Jobonzekerheid Inspraak Cognitieve eisen Strategie Beslissingsruimte Ontplooiingsmogelijkheden Ongewenste intimiteiten Lawaai Bevlogenheid Sociale steun leidinggevende Cultuur Emotionele uitputting Fysieke inspanning Werkdruk Pesterijen Blijfintentie Risico slachtoffer traumatische gebeurtenis Burnout 11

12 Heatmap Een andere praktische voorstelling is de heatmap. Deze correlatietabel geeft aan welke (on)welzijnsindicatoren samenhangen met welke hinderpalen of hulpbronnen. U krijgt hiermee een antwoord op twee vragen: Als ik een bepaalde indicator wil verbeteren, welke hulpbronnen/hinderpalen kan ik dan best eerst aanpakken? Als ik een bepaalde hinderpaal/hulpbron verbeter, voor welke indicatoren zou ik dan verbeteringen kunnen verwachten? Blauw duidt op een positief verband. Bijvoorbeeld: hoe meer conflicten, hoe meer pesterijen. Geel duidt op een negatief verband. Bijvoorbeeld: hoe minder beslissingsruimte, hoe meer burn-out. Discriminatie Ongewenste intimiteiten Geweld Pesterijen Burn-out Distantie Emotionele uitputting Stress Ziekteverzuim Blijfintentie Bevlogenheid Tevredenheid Organisatie X Work-life interference werkdruk Te weinig werk Emotionele eisen Cognitieve eisen Overuren Jobonzekerheid Functieonzekerheid Conflicten Rolconflict Beslissingsruimte Ontplooiingsmogelijkheden Sociale steun leidinggevende Sociale steun collega s Inspraak Arbeidsvoorwaarden Procedures Structuur Systeem Strategie Cultuur Verband Sterkst positief Geen Sterkst negatief Rapport Een extra troef is dat de resultaten niet enkel automatisch worden gegenereerd door de computer maar voor u ook worden geïnterpreteerd en samengevat door de onderzoeksmedewerker. Mondelinge presentatie Tijdens een presentatie licht een preventieadviseur psychosociale aspecten het eindrapport toe. Indien u dat wenst, zal de betrokken onderzoeksmedewerker aanwezig zijn. 12 RISICOANALYSE PSYCHOSOCIALE ASPECTEN (RAPS-I)

13 5.7. Preventiemaatregelen? Het rapport legt duidelijk uit wat de pijnpunten of problemen zijn en waar ze zich situeren. Ook alle troeven van uw organisatie komen aan bod. Pasklare oplossingen over de te nemen preventiemaatregelen kan u echter niet verwachten. Cijfers leveren immers geen kant-en-klare oplossingen en vereisen altijd een vertaling door mensen van de onderneming. Hoe dit kan worden aangepakt wordt wel duidelijk uitgelegd in het rapport. Bovendien kan Groep IDEWE u bij dit laatste ondersteuning bieden Timing? maand 1 maand 4 maand 5 maand 6 Voorbereiding Afname Verwerking rapportering Terugkoppeling Invultijd (2 weken) Reservetijd (1 week) Verzameltijd (1 week) Gemiddeld rekent u best op een minimum van 6 maanden. De voorbereiding omvat het maken van afspraken, sensibiliseren personeel, vragenlijst opmaken en testen, offerte en bestelbon vastleggen, vragenlijst afdrukken of publiceren,... De afname van de vragenlijst duurt ongeveer 1 maand waarvan 2 weken invultijd, 1 week reserve en 1 week om de lijsten te verzamelen. De verwerking en rapportering van de resultaten. De terugkoppeling of presentatie van de resultaten aan de werkgever en eventueel het personeel. En dan is het aan u om, eventueel samen met Groep IDEWE, naar oplossingen te zoeken en de nodige preventiemaatregelen te nemen. Contacteer hiervoor uw preventieadviseur psychosociale aspecten voor meer informatie of voor een vrijblijvende offerte. 13

14 6. Persoonlijke feedback De resultaten van de RAPS-i vragenlijst worden verwerkt op (sub)groepsniveau zodat collectieve maatregelen kunnen worden genomen. Via de optie persoonlijke feedback kunnen via RAPS-i ook individuele werknemers met een specifiek probleem geholpen worden. Binnen de verwerking gebeuren dan interventies op individueel niveau. Via de persoonlijke feedback krijgt de werknemer een duidelijk beeld over zijn psychosociaal welzijn en ontvangt hij tips & tricks om de eventuele naar voren gekomen aandachtspunten zelf (of met hulp) te verbeteren. Het doel is om meer individuele werknemers sneller de weg naar een oplossing te laten vinden. Bovendien biedt persoonlijke feedback werknemers een extra stimulans om de lijst in te vullen en zo de globale responscijfers te verhogen. De feedback heeft betrekking op alle concepten die gemeten worden met de RAPS-i. Indien de werknemer bijvoorbeeld op het concept conflicten minder gunstig scoort, ziet de werknemer een rode score op conflict en krijgt hij met één click tips & tricks te zien over hoe hij best omgaat met conflicten op het werk (zie voorbeeld hieronder). Concepten die gunstig scoren, worden uiteraard ook belicht. Praktisch De persoonlijke feedback wordt onmiddellijk en automatisch gegenereerd na afname van de vragenlijst. De feedback kan onmiddellijk worden opgeslagen of geprint. De feedback is beschikbaar in het Nederlands, Frans en/of Engels. De werkgever, noch Groep IDEWE heeft toegang tot individuele rapporten zodat de anonimiteit van de werknemer gegarandeerd blijft. 14 RISICOANALYSE PSYCHOSOCIALE ASPECTEN (RAPS-I)

15 Indien een werknemer zijn persoonlijk resultaat verder wil bespreken, kan deze steeds terecht bij één van deze personen van de organisatie of van Groep IDEWE: de vertrouwenspersoon, de leidinggevende, de arbeidsgeneesheer, de preventieadviseur psychosociale aspecten. KLICK Voorbeeld persoonlijke feedback van een werknemer die te maken heeft met conflicten. 15

16 REGIONALE KANTOREN GROEP IDEWE Contacteer ons - Wij helpen u graag verder! Antwerpen Tel antwerpen@idewe.be Brussel Tel brussel@idewe.be Gent Tel gent@idewe.be Hasselt Tel hasselt@idewe.be Leuven Tel leuven@idewe.be Mechelen Tel mechelen@idewe.be Namur Tel namur@idewe.be Roeselare Tel roeselare@idewe.be Turnhout Tel turnhout@idewe.be Centrale diensten: IDEWE vzw Tel info@idewe.be IBEVE vzw Tel info@ibeve.be info@idewe.be IDEWE Niets uit deze uitgave mag, in enige vorm of op enige wijze, verveelvoudigd of openbaar gemaakt worden zonder schriftelijke toestemming van de uitgever. Verantwoordelijke uitgever: dr. Simon Bulterys, IDEWE, Interleuvenlaan 58, 3001 Leuven v Wettelijk depot: D/2015/11.422/10.