EXPERT DIENSTVERLENING LOOPBAAN (M/V) (STATUTAIR - NIVEAU B-C VIA HORIZONTALE MOBILITEIT)

Transcriptie

1 EXPERT DIENSTVERLENING LOOPBAAN (M/V) (STATUTAIR - NIVEAU B-C VIA HORIZONTALE MOBILITEIT) Specialist in dienstverlening Vlimpers, iets voor jou? Het Vlimpers Diensten Centrum van AgO zoekt een nieuwe collega bij het Sociaal Secretariaat. In deze functie ben je verantwoordelijk voor het uitbouwen van een klantgerichte dienstverlening. Kenmerken van de functie? Door de beslissing van de Vlaamse Regering (25 april 2014) dienen er tegen 2020 meer agentschappen toe te treden tot Vlimpers. Daarom is het Vlimpers Diensten Centrum op zoek naar nieuwe collega s. Als expert dienstverlening loopbaan vervoeg je het team Sociaal Secretariaat en zal je ervoor zorgen dat problemen bij de personeelsdiensten via de tweedelijnshelpdesk vlot worden opgelost. Dit doe je door structurele oplossingen te bieden door het voorzien van efficiënte werkmiddelen (o.a. handleidingen en opleidingen). Daarnaast ben je bereid om je te verdiepen in meerdere facetten van de loopbaan van personeelsleden, zoals in- en uitdiensttreding, mobiliteit, Capelo en dergelijke meer. Wie zoeken we? Deze functie wordt opengesteld via horizontale mobiliteit en dit impliceert dat je enkel kan deelnemen aan deze procedure indien je reeds tewerkgesteld bent in een graad van de rang B1 en B2 en een graad van de rang C2 en C3 bij de Diensten van de Vlaamse overheid. De uitgebreide deelnemingsvoorwaarden kan je raadplegen door naar onder te scrollen. We zoeken een expert dienstverlening die bereid is om de klant de meest optimale oplossing aan te bieden. Werk jij binnen een dienstverlenende omgeving met een belangrijke focus op ICT en heb je ervaring met probleemoplossend werken? Ben jij bovendien een echte teamplayer met uitstekende communicatievaardigheden en oog voor detail? Dan is de functie van expert dienstverlening misschien iets voor jou! Wie zijn we? Je komt terecht op de afdeling GDVC bij het Agentschap voor Overheidspersoneel in Brussel, nabij het noordstation. Dit agentschap behoort tot het beleidsdomein Bestuurszaken van de Vlaamse overheid. De entiteiten van het beleidsdomein Bestuurszaken doen de Vlaamse overheid soepel draaien. Zo zorgen zij voor boeiende jobs in een aangename omgeving en maken zij de overheid slank en eenvoudig. Meer weten? U ontdekt het op de portaalsite van Bestuurszaken. De Vlaamse overheid is een moderne en dynamische werkgever die zich onderscheidt door een combinatie van voordelen en troeven: - Reële groei- en opleidingsmogelijkheden in je loopbaan - Gezinsvriendelijk: gebruik van telewerken na inwerkperiode - Gelijke kansen mentaliteit 1

2 Meer informatie? Scroll dan naar onder, je vindt er de uitgebreide functiebeschrijving met de arbeidsvoorwaarden, deelnemingsvoorwaarden en de sollicitatiemogelijkheden! Let wel: solliciteren kan tot 25/01/

3 Het Agentschap voor Overheidspersoneel werft aan in statutair dienstverband via horizontale mobiliteit: EXPERT DIENSTVERLENING LOOPBAAN (M/V) Afdeling: Beleidsdomein: Niveau: Standplaats: GVDC Bestuurszaken B - C Brussel DE FUNCTIE EN ZIJN CONTEXT Het Agentschap voor Overheidspersoneel (AgO) situeert zich binnen het beleidsdomein Bestuurszaken. AgO ondersteunt het management van de Vlaamse overheid bij de uitbouw van hun specifiek personeels- en organisatiebeleid. Het Vlimpers Diensten Centrum ressorteert onder het Agentschap voor Overheidspersoneel en is verantwoordelijk voor het beheer van het personeelssysteem Vlimpers en staat in voor een groeiend pakket van gerelateerde diensten aan de organisaties van de Vlaamse overheid. Vlimpers is een volwaardig e-hrm systeem, op basis van Oracle/Peoplesoft HCM, ORTEC Harmony, en de L4 loonmotor. Het staat in voor betrouwbare verloning en beheert een schat aan data die management- en beleidsrapporten voedt. Daarnaast ondersteunt Vlimpers andere kritische HR processen zoals de personeelsplanning, het prestatiemanagement en kwaliteitsvol leidinggeven (PLOEG) en de personeelsontwikkeling. Personeelsleden en leidinggevenden beschikken over een 'selfservice' voor de toegang tot personeelsgegevens, de behandeling van afwezigheidsaanvragen, hun PLOEG dossier, opleidingen, etc. Vlaamse overheidsorganisaties die Vlimpers gebruiken kunnen hun personeelsbeleid sturen en opvolgen op basis van rapportering via Cognos, en daarbij gebruik maken van de Vlimpers rapportenshop op het Cognos-platform. Bovendien staat het Vlimpers Diensten Centrum ook in voor de loonberekening van haar klanten en ondersteunen ze hen bij hun fiscale en sociale verplichtingen als werkgever. Daarnaast zorgen ze voor bijkomende diensten, zoals het beheer van raamcontracten voor medische controle, hospitalisatieverzekering en vakantieopvang. Ze werken ondertussen voor meer dan 60 Vlaamse overheidsorganisaties, goed voor bijna personeelsdossiers. Deze worden behartigd door 19 collega s, uit het team e-hrm systemen en het team dienstverlening. De Vlaamse Regering heeft op 25 april 2014 een plan goedgekeurd waarmee tegen 2020 in de Vlaamse overheid de krachten gebundeld worden in één personeelssysteem, vertrekkende van de huidige Vlimpers. Om dit te realiseren mag het Vlimpers Diensten Centrum een aantal nieuwe collega s aantrekken, waaronder een expert dienstverlening loopbaan. 3

4 De expert dienstverlener In het nieuwe organisatiemodel van Vlimpers wordt de pijler dienstverlening versterkt. De experten die binnen dit team aan de slag zijn, zullen elk met hun eigen expertise een klantgerichte dienstverlening uitbouwen. Dat kan gaan van het oplossen van problemen bij de personeelsdiensten via de 2 de lijnshelpdesk, structurele oplossingen aanbieden via het verduidelijken of bijwerken van handleidingen en het voorzien van opleidingen, het zich eigen maken van de regelgeving, het uitbouwen van raamcontracten, het mee onderhouden van de website,. Als expert dienstverlening werk je nauw samen met de collega s binnen jouw team, de collega s van applicatiebeheer en de klantenbeheerders met als doel een klantgericht systeem en dienstverlening aan te bieden. Om het team dienstverlening te versterken zijn we in eerste instantie op zoek naar een collega die zich wil inwerken in alles wat in brede zin te maken heeft met de loopbaan van de personeelsleden: zoals in- en uitdiensttreding, anciënniteiten, terugvalposities, mobiliteit, bevorderingen, capelo,. Van een expert dienstverlening verwachten we voornamelijk iemand die zich inhoudelijk wil inwerken in de materie, maar die zich ook het Vlimperssysteem wil eigen maken. Voor de versterking van ons team zijn we in eerste instantie op zoek naar een collega die zich wil verdiepen in alles wat in brede zin te maken heeft met de loopbaan van de personeelsleden, zoals - Indiensttreding (contractueel, statutair, interim, jobstudent, mandaatfuncties, ) - Uitdiensttreding (vrijwillig ontslag, onderling overleg, verbreking, langdurige afwezigheid, ) - Mobiliteit/vacaturemarkt - Bevordering - Anciënniteiten - terugvalposities - Capelo/pensionering In de toekomst willen we onze dienstverlening nog verder uitbreiden. Op termijn zijn we dan ook op zoek naar collega s die de dienstverlening verder vorm willen geven buiten de verschillende Vlimpersmodules (o.m. contractbeheer overheidsopdrachten). De entiteiten van het beleidsdomein Bestuurszaken doen de Vlaamse overheid soepel draaien. Zo zorgen zij voor boeiende jobs in een aangename omgeving en maken zij de overheid slank en eenvoudig. Meer weten? U ontdekt het op de portaalsite van Bestuurszaken. JE TAKENPAKKET 1. De eigen werkzaamheden inhoudelijk voorbereiden, plannen en praktisch organiseren teneinde er voor te zorgen dat deze efficiënt kunnen verlopen. Kennis nemen van de uit te voeren opdrachten en op basis hiervan een eigen werkplan opstellen Als projectmedewerker meewerken aan de planning en voorbereiding van projectonderdelen Voorafgaandelijk inwinnen van informatie ter verduidelijking van de opdracht Contacteren van collega s, klanten en andere betrokkenen Uitvoeren van voorbereidende administratieve taken Voorbereidend studie- en opzoekwerk verrichten Uitvoeren van analyses 2. Diverse taken inherent aan de eigen specialisatie uitvoeren teneinde bij te dragen tot een vlotte en tijdige afhandeling van de opdrachten van de entiteit. Volgens de vooropgestelde kwaliteitsvereisten, procedures en veiligheidsvoorschriften. Als medewerker in projecten afgesproken werkpakketten uitwerken of optreden als projectleider 4

5 Verzamelen, invoeren en verwerken van specifieke data Uitvoeren van analyses Aanmaken van documenten zoals bestanden, lijsten, statistieken, overzichten, projectgebonden registers Reactief en proactief oplossen van problemen Redactie van o.a. invoerinstructies, handleidingen, Afhandelen van helpdeskvragen m.b.t. het vakgebied Contacten leggen en onderhouden met leveranciers, Afhankelijk van de functie meewerken aan contractbeheer overheidsopdrachten 3. Verslag uitbrengen over de eigen werkzaamheden en resultaten teneinde de chef in staat te stellen het resultaat met de kwaliteitsnormen te vergelijken en indien nodig bij te sturen. Opmaken van een logboek of activiteitenverslag, registers,.. Signaleren van knelpunten en/of uitzonderlijke waarnemingen of gebeurtenissen Bijhouden van een agenda van de uitgevoerde taken en outputindicatoren Verslag uitbrengen aan de betrokken opdrachtgever/projectleider over het verloop van de werkzaamheden in een project Verslag uitbrengen op interne overlegmomenten 4. Inventariseren en verzamelen van data teneinde altijd te beschikken over degelijke en bruikbare gegevens. Verzorgen van een documentbeheerssysteem Documenteren van processen, procedures, veel voorkomende problemen en hun oplossingen, Deze documentatie periodiek updaten en de back-up collega s erover instrueren 5. Informeren over producten, diensten, systemen of procedures teneinde er voor te zorgen dat de (interne of externe) klant inzicht heeft in het gebruik en de mogelijkheden ervan. Vanuit de vakinhoudelijke specialisatie en binnen duidelijk afgebakende bevoegdheden. Beantwoorden van vragen en advies verstrekken aan collega s en klanten Organiseren van en/of ondersteunen van opleidingen Assistentie verlenen bij het gebruik van gespecialiseerde systemen Verspreiden van gebruikersinformatie naar klanten Deelnemen aan vergaderingen, werkgroepen, stuurgroepen Verslagen maken van overlegmomenten 6. Zichzelf voortdurend vervolmaken in het eigen vakgebied en werkterrein teneinde via integratie van de nieuwe evoluties de kwaliteit van de uit te voeren opdrachten voortdurend te verbeteren. Informatie-uitwisseling met vakgenoten Kennen en opvolgen van de ontwikkelingen binnen het vakgebied Kennis en opvolgen van de reglementering en/of wetgeving binnen het vakgebied Lezen van vakliteratuur, bijwonen van studiedagen, volgen van gespecialiseerde opleidingen Zoeken naar optimalisaties binnen de eigen werking 7. Coördineert en stuurt een groep medewerkers aan om het werk zo efficiënt mogelijk te laten verlopen Is binnen de projectwerking actief als teammanager of projectleider 8. Helpt collega s vakinhoudelijk, bouwt de kennis verder uit en stelt die ter beschikking om het kennisniveau van anderen (bv het eigen team) op peil te houden. Uitwerken van opleidingen Kennisdelen binnen het team 5

6 9. Volgt tendensen in het vakdomein en integreert die op creatieve wijze in de werking van anderen bv. het eigen team. Kennisdeling met back-up en collega s JE PROFIEL DEELNEMINGSVOORWAARDEN Je werkt als ambtenaar op proef of vastbenoemd ambtenaar in een graad van de rang B1 - B2 of C2 - C3 binnen de Diensten van de Vlaamse overheid. Of je bent ambtenaar op proef of vastbenoemd ambtenaar binnen de Diensten van de Vlaamse overheid en geslaagd voor een loopbaanselectie voor een graad van de rang B1 - B2 of C2 - C3. Of je bent contractueel tewerkgesteld in een gelijkwaardige functie in de rang B1 B2 of een graad van de rang C2 binnen de Diensten van de Vlaamse overheid en hebt een vrijstelling voor het generieke gedeelte van de graad van deskundige - hoofddeskundige of de graad van hoofdmedewerker (artikel VI 18, 4 en III 22 VPS). JE WERKERVARING Affiniteit hebben (blijkens opleidingen en /of beroepservaring) met de volgende belangrijke inhoudelijke aspecten van de functie: - Werken in een dienstverlenende omgeving met een belangrijk gehalte aan ICT - Vertaling van de functionele aspecten van het systeem naar gebruikersinformatie - Probleemoplossend werken JE TECHNISCHE COMPETENTIES Je hebt een algemeen inzicht in de structuur en de werking van de Vlaamse overheid in het algemeen en de problematiek van de gemeenschappelijke dienstverlening in het bijzonder. Aangezien het beheer van raamcontracten ingebed is binnen het team dienstverlening, is kennis van overheidsopdrachten een pluspunt Algemene inzichten in en kennis van de functionaliteiten en de werking van personeelssystemen Kennis van het Vlaams personeelsstatuut en sociale wetgeving Inzicht en specifieke kennis van personeelssystemen of kennisdomeinen ervan zijn een pluspunt. Indien geen kennis aanwezig is moet de bereidheid er zijn om zich degelijk in te werken in de functionele aspecten en in sommige aspecten van de onderliggende technologie JE PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES 1. Verantwoordelijkheid nemen Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie. Niveau 1: Neemt verantwoordelijkheid voor zijn werk 2. Klantgerichtheid Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren Niveau 2: Optimaliseert de dienstverlening aan belanghebbenden binnen afgesproken kaders 3. Samenwerken Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is Niveau 2: Stimuleert de samenwerking binnen zijn entiteit, werkgroepen of projectgroepen 6

7 4. Plannen en organiseren Op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken Niveau 1: Plant en organiseert zijn werk effectief 5. Analyseren Een probleem duiden in zijn verbanden en op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende relevante informatie Niveau 2: Legt verbanden en ziet oorzaken 6. Zorgvuldigheid Handelen met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten Niveau 2: Blijft onder verhoogde druk kwaliteitsvol werk afleveren 7. Zelfontwikkeling Blijven verbeteren van het functioneren door te leren en mee te groeien met veranderingen Niveau 1: Ontwikkelt zich binnen zijn functie HOE SOLLICITEREN Ben je geïnteresseerd? Solliciteren kan tot uiterlijk 25 januari Je stuurt het standaard cv, samen met een kopie van je diploma en meest recente aanstellingsbesluit of arbeidscontract bij voorkeur via mail naar of per post naar MOD Bestuurszaken, t.a.v. Rita Creyelman, Boudewijnlaan 30 bus 38, 1000 Brussel. Om een objectieve vergelijking tussen alle kandidaten mogelijk te maken, zullen enkel sollicitaties via het standaard CV in aanmerking genomen worden. Gelieve in het onderwerp van je mailbericht de functietitel te vermelden. Indien je in het bezit bent van een buitenlands diploma, dien je de erkenning van de gelijkwaardigheid aan te vragen bij NARIC-Vlaanderen : Voor extra informatie kan je contact opnemen met de P&O-consulent. Indien u als contractueel personeelslid solliciteert voor een statutaire betrekking dien je ook een bewijs van vrijstelling van het generieke gedeelte van de graad van deskundige hoofddeskundige of de graad van hoofdmedewerker door te sturen. SELECTIEPROCEDURE CV-screening: 28/01/2015 De 10 kandidaten met het meest relevante profiel worden toegelaten tot het vervolg van de procedure. Jurygesprek: 04/02/ /02/2015 (datum onder voorbehoud) Het jurygesprek wordt voorafgegaan door een case. De meest geschikte kandidaat komt in aanmerking voor onmiddellijke indiensttreding. De andere kandidaten worden opgenomen in een werfreserve met rangschikking met een geldigheid van 1 jaar en mogelijkheid tot verlenging. Deze reserve kan tijdens de geldigheidsperiode aangesproken worden voor dezelfde functies op verschillende standplaatsen. ONS AANBOD Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. Je komt terecht in een open landschapsomgeving, gebaseerd op het anders werken principe. 7

8 Om werk en privé zo goed mogelijk op elkaar af te stemmen is het mogelijk om na je inwerkperiode gebruik te maken van telewerken. MEER WETEN? - Voor extra informatie over de jobinhoud kun je contact opnemen met: Nele Eggermont, teamhoofd Dienstverlening Tel. : nele.eggermont@bz.vlaanderen.be - Voor de arbeidsvoorwaarden kan je onze website consulteren of contact opnemen met de P&O-consulent : Elisa Verstraete, P&O-consulent Boudewijngebouw 3 toren A Boudewijnlaan Brussel Tel. : elisa.verstraete@bz.vlaanderen.be - Voor meer informatie over het beleidsdomein Bestuurszaken kan u terecht op deze link: portaalsite van Bestuurszaken. 8